Акт передачи трудовых книжек

Акт приема-передачи трудовых книжек

Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи трудовых книжек .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи трудовых книжек .doc

Процесс передачи трудовых книжек

Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.

  1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
  2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

    Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

Создание комиссии

Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.

Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.

Как составлять документ

Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут выбрать один из дух способов:

  • либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),
  • либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.

Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать в себя следующие данные:

  • информацию о компании,
  • составе комиссии, участвующей в передаче документов,
  • сведения о самих трудовых книжках, вкладышах в них и новых бланках – это лучше оформить в виде таблицы.

Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.

При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников. Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить». Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.

Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» автографы всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.

Ставить печать на нем не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости визировать печатями и штампами свои бумаги.

Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

Образец составления акта приема-передачи трудовых книжек

Заполнение информационной шапки документа

  1. Вначале посередине строки пишется полное наименование компании и название документа.
  2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
  3. После этого справа (или слева – это роли не играет) отводится несколько строк для утверждения руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, фамилию-имя-отчество, а также поставить дату утверждения.
  4. Далее вписывается сотрудник, который передает трудовые книжки и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и персональные данные.

Заполнение перечня трудовых книжек и вкладышей

Таблица, в которую вписывается все самое основное о трудовых книжках:

  • фамилии-имена-отчества владельцев,
  • серии и номера документов,
  • наличие вкладышей,
  • а также отдельно пишутся необходимые примечания: состояние, сведения о записях, востребованности или невостребованности и т.д.

Под таблицей указывается общее количество внесенных в акт документов.


Вторая таблица отражает информацию о вкладышах и чистых бланках трудовых книжек, хранящихся на предприятии. Здесь точно также фиксируются их серии и номера, но никакие дополнительные данные можно не указывать.


В завершение акт необходимо удостоверить подписями передающего и принимающего сотрудника, а также членов комиссии, которые принимали участие в процедуре передачи трудовых книжек. У всех у них нужно указать должности, а подписи должны быть с расшифровками.

Прием и передача трудовых книжек: образец акта

В обязанность работодателя входит правильное заполнение трудовых книжек, а также их хранение. Поэтому необходимо время от времени проводить проверки, чтобы убедиться, что все условия выполнены надлежащим образом. Также это рекомендовано делать при смене должностного лица, в чью ответственность входит работа с этими документами. Если подобное происходит, то составляют акт передачи трудовых книжек. Образец, который вы найдете по ссылке в конце этой статьи, поможет правильно его подготовить. Кроме того, данный акт может быть нужен и в некоторых других ситуациях, поэтому стоит разобраться во всех тонкостях его оформления.

Причины составления

Назначение данного документа в том, чтобы зафиксировать движение большого количества книжек. При необходимости работодатель сможет использовать его в дальнейшем, чтобы подтвердить этот факт. Поэтому составление акта приема-передачи трудовых книжек по образцу, предлагаемому нами, будет не лишним: необходимо сделать всё правильно и без ошибок.

Подобная потребность может возникнуть в следующих ситуациях:

  • при смене сотрудника, в ответственность которого входит работа с книжками;
  • во время реорганизации компании, если происходит выделение новой структуры или поглощение предприятия;
  • при передаче определенной части книжек в отдельные подразделения.

Возможны и другие причины. Акт приема-передачи трудовых книжек необходим в любом случае, кроме выдачи книжки непосредственно на руки ее владельцу.

Также см. «Как правильно написать заявление на выдачу трудовой книжки?».

Составление и заполнение

В конце этой статьи вы сможете скачать образец акта приема-передачи трудовых книжек, чтобы правильно его составить. В любом случае, это должен делать не один человек: назначают комиссию, которая может состоять из 3-х лиц и более. Для этого подготавливают соответствующий приказ, который выпускают в организации.

ВНИМАНИЕ

В состав комиссии не может входить сотрудник, который передает бланки и тот, кто будет их принимать.

Члены созванной комиссии должны выбрать председателя, который будет руководить процессом.

Акт подписывают члены комиссии. Также этот документ должен быть утвержден руководителем организации.

Если книжки передают в другую компанию, то утвердить акт для совершения этого действия может любой из руководителей.

При необходимости мы предлагаем скачать образец акта передачи трудовых книжек и использовать его для заполнения. Дело в том, что официально утвержденного варианта для этого документа нет, поэтому многие организации пользуются готовыми образцами либо разрабатывают собственные варианты, если это необходимо.

В акте должны присутствовать следующие пункты:

  • полное название организации (при этом для составления документа можно использовать официальный бланк компании);
  • дата составления;
  • гриф утверждения и печать (если она есть);
  • указывают полный состав комиссии и непосредственную причину, по которой передают книжки;
  • сведения о книжках вносят в таблицу, а также их количество;
  • подписи.

Несмотря на то что установленной формы не существует и можно использовать образец акта проверки трудовых книжек или разработать собственный вариант, есть некоторые общие требования к этому документу:

  • он может быть составлен в письменном виде, на компьютере или от руки;
  • в нем не должно быть исправлений, недопустимы помарки (вариант, составленный от руки, должен хорошо читаться);
  • подписи должны быть поставлены лично владельцами;
  • если в документе несколько страниц, то их нумеруют по порядку и сшивают вместе.

Всё это имеет значение, когда производят проверку трудовых книжек. Ведь если документация подготовлена неправильно, она не будет иметь юридической силы.

Также см. «Книга (журнал) учета трудовых книжек».

С нашего сайта бесплатно скачать образец акта приема-передачи трудовых книжек можно по прямой ссылке далее.

Трудовая книжка — документ, содержащий в себе сведения о трудовой деятельности работника и его стаже. Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, таким образом, смена ответственного за их хранение лица должна фиксироваться посредством составления акта приема-передачи трудовых книжек.

Файлы в .DOC:Бланк акта приема-передачи трудовых книжекОбразец акта приема-передачи трудовых книжек

Трудовое законодательство и трудовая книжка

Трудовой кодекс оговаривает обязанность работодателя:

  • оформить трудовую книжку на впервые трудоустраивающегося работника;
  • вносить в трудовую книжку записи о трудовой деятельности работника, в том числе о работе по совместительству, если время работы у данного работодателя оказывается более пяти дней;
  • заменить трудовую книжку в случае утраты или необратимого повреждения;
  • выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения.

В настоящее время трудовые книжки ведутся только в бумажном виде, однако в 2020 году в обороте появятся и электронные трудовые книжки.

Форма трудовой книжки является унифицированной и утверждена Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Этот же нормативный документ определяет порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек.

В соответствии с ним на предприятии или в организации распоряжением руководителя должно быть назначено ответственное за ведение трудовой книжки лицо (как правило, работник кадровой службы). Трудовые книжки подлежат строгому учету, поэтому при смене ответственного лица их передача должна быть зафиксирована документально.

В каких случаях составляется акт

Сразу отметим, что передача трудовой книжки работнику также должна фиксироваться документально, однако в этом случае составление акта не требуется. Законом определена обязанность работодателя выдавать работнику трудовую книжку в следующих случаях:

  • оформление пенсионного страхования (ст. 62 ТК РФ);
  • увольнение.

В остальных случаях работнику по его письменному заявлению выдается заверенная копия книжки.

Поскольку движение трудовых книжек фиксируется в установленном вышеупомянутыми правилами порядке в Журнале учета движения трудовых книжек, отметка о выдаче работнику книжки делается именно там. В момент получения книжки работник проставляет в соответствующей графе дату и подпись, свидетельствующую о том, что книжка им получена. До момента возврата книжки (если книжка взята для оформления пенсии) ответственность за ее хранение несет работник.

Оформляется актом прием-передача трудовых книжек, как правило, при смене сотрудника предприятия или организации, отвечающего за их хранение, например, при увольнении или уходе в отпуск работника отдела кадров.

Передача трудовых книжек

Составляется акт на основании приказа о смене (назначении) ответственного за их учет и хранение лица. Номер и дата приказа вписываются в акт в качестве основания для его составления.

Непосредственно в день приема-передачи книжек сотрудник, передающий книжки, и сотрудник, принимающий книжки, сверяют их фактическое наличие с количеством и поименным списком сотрудников, а также проверяют полноту внесенных в книжки данных. Если имеются какие-то особенности, например, книжка повреждена, отсутствуют листы, не внесены записи, отметка об этом также делается в акте.

После того, как акт составлен, принявший и передавший книжки сотрудники ставят свои подписи. С момента подписания акта ответственность за книжки несет принявший их сотрудник.

Составление акта

Форма акта приема-передачи законом не оговорена и оставлена на усмотрение работодателя. Как правило, в организации существует разработанная форма, которая и заполняется при передаче трудовых книжек и вкладышей к ним.

В общем виде акт приема-передачи книжек выглядит так:

  1. наверху документа находится «шапка», в которой указывается наименование организации, ее юридический адрес, дата и место составления акта;
  2. под «шапкой» по центру располагается название документа и его номер;
  3. ниже начинается текст документа. Он может выглядеть следующим образом: «На основании приказа от 25 марта 2020 года № 456 «О назначении лица, ответственного за ведение, учет и хранение трудовых книжек ООО «Мамонт» начальник отела кадров Скромная А.Т. передает, а ведущий инженер отдела кадров Спесивцева Д.Л. принимает трудовые книжки и вкладыши к ним». Ниже под вводной частью располагается таблица с графами, в которые вносятся сведения о каждой книжке;
  4. завершают акт подписи и расшифровки подписей составивших его лиц.

Акт хранится в отделе кадров 3 года, после чего уничтожается в установленном в организации порядке.

Акты по трудовой книжке

Приема — передачи

Составляется для передачи другому сотруднику кадровой службы, назначенному приказом руководителя ответственным за ведение и хранение бланков. Документы в этом случае передаются по акту в соответствии с книгой учета движения книжек. В нем указывается перечень передаваемых документов, также вносится информация о наличие вкладышей. После этого производится передача.

Как оформляется акт приема-передачи трудовых книжек? Образец можете посмотреть здесь:

скачать

О списании испорченных бланков

Испорченные при заполнении бланки и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Для того, чтобы списать испорченные документы, руководитель должен издать приказ, который бы разрешал создание комиссии для проведения списания. Сформированной комиссии предъявляются испорченные бланки. Составляется акт на списание трудовых книжек, образец заполнения смотрите ниже. В нем указываются номера книжек, их количество, причины списания. Далее происходит их уничтожение.

скачать

Об отказе от получения ТК

В день увольнения сотруднику возвращается книжка. В случае, если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, составляется акт. Он подписывается сотрудником отдела кадров, а также двумя свидетелями отказа. В нем указывается ФИО работника, должность, причина увольнения, а также то, что ему было предложено получить документ в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления. Это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.

Если же гражданин не только отказывается забирать бумаги, но и не явился в день увольнения на предприятие, работодатель должен направить ему уведомление с просьбой явиться в отдел кадров, или дать разрешение на их пересылку почтой. В случае отказа, он вправе оформить акт об отказе в получении трудовой книжки.

скачать

О непредоставлении трудовой книжки

Оформляется в случае, если новый сотрудник приступил к выполнению своих профессиональных обязанностей, отработал неделю, но бланк для оформления рабочих отношений не сдал работодателю.

Требования к оформлению

Для оформления используется бланк, разработанный компанией, или утвержденная форма.

Обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:

  • наименование компании;
  • название;
  • дата подписания и номер;
  • место составления;
  • заголовок;
  • подпись руководителя и ответственных за составление лиц.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *