Архивное дело

Архивное дело

  • составление и оформление номенклатуры дел
  • формирование архива
  • сроки хранения документов
  • передача документов в архивные органы
    • Как передать документы в архив на хранение

      Как корректно передавать входящую, исходящую корреспонденцию в архив на хранение, а также приказы и распоряжения? Вероятно, нужны опись, нумерация, сшивание, акт передачи, приказ?

      Запись в блоге, 23.01.2019, 10:00

    • Ответы на вопросы по применению нового Перечня документов со сроками хранения

      Публикуем ответы на вопросы по работе с новым нормативным документом в сфере архивного дела, которыми задаются практикующие делопроизводители и архивисты.

      М.М. Сичкарева, юрист, специалист по архивному делу

      Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №5, 2020

    • Ответы на вопросы по применению нового Перечня документов со сроками хранения

      Для подписчиков журнала прошел вебинар «Новый Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения». Отвечаем на вопросы, которые возникли у участников вебинара: нужно ли вносить изменения в описи дел и как понимать срок хранения «Постоянно»?

      В.Ф. Янковая, доцент РГГУ, канд. ист. наук

      Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» №4, 2020

    • Аудиовизуальные документы: юридическая сила, систематизация, хранение, учет и использование

      Автор статьи расскажет об опыте работы с аудиовизуальными документами, чтобы вы могли организовать их хранение, учет и использование в работе пресс-службы и рекламного отдела.

      Н.В. Артонкина, документовед, архивист

      Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №3, 2020

    • Как обновить номенклатуру дел в связи с выходом нового Перечня 2019

      С 18.02.2020 номенклатуры дел организаций ссылаются на недействующий Перечень 2010. Вступил в силу новый Перечень 2019, поэтому стараемся обновить номенклатуру дел как можно быстрее. Из статьи вы узнаете, как это сделать.

      Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

      Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №3, 2020

    • Новый Перечень документов со сроками хранения: что изменится в номенклатуре дел отдела кадров

      Вы узнаете, что изменится в кадровой службе в связи с появлением нового Перечня, какими стали сроки хранения некоторых видов документов по личному составу, а также поймете, что делать с номенклатурой дел отдела кадров.

      Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

      Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №3, 2020

    • Номенклатура дел: учим коллег работать с этим документом

      Посоветуем, как «подружить» номенклатуру дел, работников и другие документы организации.

      Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

      Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №1, 2020

    • Как секретарю уточнить номенклатуру дел: 7 шагов

      Как собрать информацию со структурных подразделений, внести актуальные изменения в номенклатуру дел и оформить ее? Как именно должен действовать секретарь организации, чтобы решить эти задачи? Нам поможет универсальный алгоритм уточнения номенклатуры дел.

      Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

      Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №10, 2019

    • Как оформить и передать личные дела на хранение в архив

      Как оформить и передать на архивное хранение документы из личного дела работника, который увольняется? Из статьи узнаете, как все сделать правильно.

      Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

      Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №10, 2019

    • Как передать документы в архив

      Как передать в архив журналы регистрации приказов и распоряжений с постоянным сроком хранения? Как правильно это оформить? Что нужно отразить в описи? Каждый лист? Нужно ли полное оформление? Что делать, если необходимо сформировать дело приказов по основной деятельности?

      Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

      Статья опубликована частично, полностью её можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» №9, 2019

    Страницы: 1 2 3 4 5 6 Следующая >

  • Архив организации: что это такое

    Темы: КадрыОрганизация бизнесаСотрудники

    В хозяйственной деятельности любой организации образуется большое количество различных документов. Большую часть из них необходимо хранить в течение достаточно большого периода времени. Чтобы не загромождать структурные подразделения дополнительными местами для хранения документации, целесообразно создать архив организации.

    Архив организации и его функции

    Архив организации — это комплекс мер по обеспечению временного хранения документов, которые уже не используются в повседневной деятельности компании, но имеют важное значение.

    Архив является:

    • структурным подразделением компании;
    • системой, обеспечивающей длительную сохранность бумажных и электронных документов;
    • комплексом мер по систематизации, хранению и дальнейшей передаче документов в госархивы.

    Архивное хранилище может быть создано в подразделении, отвечающем за организацию документооборота в компании, либо выделено в отдельную структурную единицу — архив.

    В небольших фирмах формирование и функционирование архива может быть возложено на секретаря, кадровика или бухгалтера. Начиная с бизнеса среднего размера целесообразно вводить в штатное расписание отдельных сотрудников, которые будут заниматься только архивом.

    Крупные компании, с разветвленной структурой и большим количеством бизнес-направлений, могут выделять архив в отдельные подразделения.

    Конкретные решения по организации архивов необходимо принимать исходя из объема документооборота.

    При организации архивного хранения документации необходимо руководствоваться правилами, утвержденными Минкультом еще в 2015 году (приказ № 526).

    В первую очередь, архив необходимо обеспечить помещениями для хранения и приема-выдачи документов, а также рабочим местом для архивариуса.

    В качестве архива можно использовать подходящие помещения в офисе компании, либо выделить на территории организации отдельное здание для архива.

    Помещения должны отвечать определенным требованиям для сохранности архива (приказ № 526).

    В первую очередь необходимо обеспечить пожарную безопасность, определенное сочетание температуры и влажности. Кроме того, на бумажные документы не должен попадать свет. Архив нужно располагать как можно дальше от помещений, в которых присутствуют посторонние запахи или вещества, наносящие повреждения бумажным или электронным носителям — пищеблоков, химлабораторий, вольеров для животных и т. д.

    Для хранения документов необходимо закупить специальные стеллажи, шкафы и коробки.

    Самым простым примером архива организации можно назвать хранение документов в небольших фирмах. Как правило, в таких субъектах хозяйствования все делопроизводство и архивирование документации возложено на секретаря. Рядом с его рабочим местом устанавливают специальный шкаф, в котором и содержатся архивные документы.

    Передача документов в архив компании и их хранение

    Начиная с самого первого дня функционирования любой фирмы, в ее деятельности образуются различные документы. Для их сортировки и хранения используют номенклатуру дел. По мере надобности документы раскладываются по отдельным папкам — делам.

    После того, как документация перестает использоваться в работе, ее передают в архив.

    В обязательном порядке архивируют документы с длительными (более десяти лет) сроками хранения.

    Документация со сроками хранения менее десяти лет может оставаться в том подразделении, где эти документы использовались в работе.

    Вместе с тем, руководство компании, исходя из объема документации, может принять решение о сдаче в архив и дел с короткими сроками хранения.

    Один раз в год каждое подразделение подготавливает свои дела для передачи на архивное хранение. Документы формируют в папки, составляют описи и передают архивариусу.

    Тот в свою очередь проверяет наличие документов и оформление дел и принимает на хранение.

    Систематизируют архив в хронологическом порядке, а внутри временного периода согласно номенклатуре дел или срокам их хранения.

    Состояние архива периодически проверяется. Само помещение обследуют дважды в год (в привязке к отопительному сезону) на наличие факторов, оказывающих негативное воздействие на сохранность содержимого архива.

    Кроме того, с определенной периодичностью (десять лет для бумажных, пять лет для электронных документов), проверяют их сохранность. Делает это специально созданная комиссия.

    По окончании сроков хранения документов назначается их экспертиза. Важные для дальнейшего хранения документы передаются в госархивы. Не представляющие важности бумаги и электронные носители уничтожают.

    Учет движения архива ведется в специальном журнале (книге). Один раз в год, по состоянию на 1 января, составляется итоговая запись о наличии, выбытии и поступлениях документов в архив.

    В период архивного хранения документы можно получить для работы.

    Основанием для их выдачи служит докладная записка либо распоряжение руководителя. Факт выдачи и возврата архивных документов фиксируют в специальной книге.

    Передача архива в иные организации

    Архив организации не хранится постоянно. Он является составной частью системы архивов. По мере необходимости архивы компаний передаются в соответствующий госархив.

    Принадлежность архива организации тому или иному госархиву устанавливается нормативными актами местных органов власти.

    Документы передаются в госархив:

    • по окончании срока хранения;
    • при ликвидации компании;
    • по договору между компанией и архивом.

    После того, как закончится срок хранения дела в архиве, проводится его экспертиза. Документы, представляющие ценность, передают в соответствующий госархив.

    В случае отсутствия правопреемника у ликвидируемого субъекта хозяйствования, архив организации также направляется в государственное архивное учреждение для дальнейшего хранения.

    Когда юридическое лицо реорганизуется, его архивные документы передаются на дальнейшее хранение в создаваемую компанию.

    Вместе с тем, в процессе хранения архивов может возникнуть необходимость незапланированной передачи части архивных фондов в госархив.

    Например, если объем архивируемой документации превысит возможности помещений для их хранения.

    В этом случае организация может заключить договор о передаче документов в государственное архивное учреждение до окончания срока их временного хранения.

    Хранение архива электронных документов

    В настоящее время все больше организаций используют в своем документообороте электронные документы. Их также необходимо архивировать. Процедура формирования дел и их передача на архивное хранение аналогична бумажному варианту документации.

    В качестве папки с документами выступает физический носитель информации, на котором создают папку (диск, флэшка). В нее помещают электронные документы. Один носитель содержит одно дело.

    Перед формированием электронного архивного дела, необходимо защитить документы от изменений.

    Для этого в основном используют PDF-формат файлов.

    Во избежание потери или порчи электронных документов, каждое дело оформляют в 2 экземплярах.

    Чтобы выполнять прием электронных документов архив компании должен быть оборудован техникой для чтения физических носителей информации (компьютер).

    При приеме на хранение архивариус проверяет правильность оформления электронного дела, соответствие его вложений, описи и номенклатуре дел.

    По мере совершенствования технологий хранения электронных документов, их перезаписывают на более современные носители.

    Раз в пять лет проверяют целостность носителей информации и сохранность самих документов. При необходимости их восстанавливают.

    Процедура перемещения электронных документов в госархивы аналогична передаче бумажных архивов.

    Таким образом, для хранения неиспользуемых в повседневной деятельности документов в организациях создают архивы. Они предназначены для временного нахождения в них бумажных и электронных документов.

    Компания должна обеспечить особые условия для сохранности своих архивов. Это и повышенные меры противопожарной безопасности, и поддержание определенных температурно-влажностных условий, и определенный учет движения архивов.

    По окончании сроков временного хранения, архивные фонды организации передают в госархивы.

    Архипова Ольга Сергеевна

    «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

    • ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА
      • Введение
      • 1. Общие положения
        • 1.1. Понятие архива организации
        • 1.2. Виды архивов
        • 1.3. Основные задачи и функции архива
        • 1.4. Права архива
        • 1.5. Ответственность архива
      • 2. Экспертиза ценности документов
        • 2.1. Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов
        • 2.2. Организация проведения экспертизы ценности документов
        • 2.3. Порядок проведения экспертизы ценности документов
        • 2.4. Оформление результатов экспертизы ценности документов
      • 3. Комплектование архива
        • 3.1. Комплектование архива организации
        • 3.2. Источники комплектования архива
        • 3.3. Состав документов, подлежащих передаче в архив
        • 3.4. Номенклатура дел
        • 3.5. Порядок формирования дел в организации
        • 3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив
        • 3.7. Составление и оформление описей дел
      • 4. Обеспечение сохранности документов архива
        • 4.1. Система мер обеспечения сохранности документов
        • 4.2. Требования к зданиям и помещениям архива
        • 4.3. Режимы хранения документов
        • 4.4. Размещение документов в хранилище
        • 4.5. Порядок выдачи дел из хранилищ
        • 4.6. Обеспечение физико-химической сохранности документов
        • 4.7. Проверка наличия и состояния документов
        • 4.8. Особо ценные и уникальные документы архива
        • 4.9. Страховой фонд и фонд пользования
      • 5. Организация документов в архиве
        • 5.1. Документальный и архивный фонд организации
        • 5.2. Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда
        • 5.3. Хронологические границы архивного фонда
        • 5.4. Организация документов в пределах архивного фонда
      • 6. Учет документов в архиве
        • 6.1. Общие требования к учету документов
        • 6.2. Единицы учета
        • 6.3. Система учетных документов архива
        • 6.4. Порядок ведения основных учетных документов
        • 6.5. Учет дел и документов, находящихся на депозитарном хранении
        • 6.6. Ведение учетных баз данных
      • 7. Научно-справочный аппарат к документам архива
        • 7.1. Система научно-справочного аппарата
        • 7.2. Описи дел, документов
        • 7.3. Каталоги и ведомственные картотеки
        • 7.4. Указатели
        • 7.5. Обзоры
        • 7.6. Историческая справка
        • 7.7. Автоматизированный научно-справочный аппарат архива
      • 8. Использование документов архива
        • 8.1. Понятие использования документов архива
        • 8.2. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера
        • 8.3. Работа читального зала архива
        • 8.4. Выдача дел во временное пользование
        • 8.5. Использование документов архива при подготовке информационных мероприятий, в средствах массовой информации и публикационной деятельности
        • 8.6. Учет использования дел и документов архива
      • 9. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение
      • 10. Организация работы архива
        • 10.1. Создание архива организации
        • 10.2. Планирование работы и отчетность архива
        • 10.3. Контроль за состоянием хранения документов и их организацией в делопроизводстве структурных подразделений
        • 10.4. Выполнение платных работ и услуг
        • 10.5. Прием-передача документов при смене руководителя архива
        • 10.6. Порядок приема-передачи документов при реорганизации организации
    • Приложение 1. ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
    • Приложение 2. ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
    • Приложение 3. ОПИСЬ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
    • Приложение 4. АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
    • Приложение 5. ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
    • Приложение 6. ЛИСТ ФОНДА
      • 1. Учет неописанных документов
      • 2. Учет описанных документов
    • Приложение 7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
    • Приложение 8. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
    • Приложение 9. ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
    • Приложение 10. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
    • Приложение 11. ОБЛОЖКА ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
    • Приложение 12. ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
    • Приложение 13. ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ И ЗАВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ
    • Приложение 14. ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
    • Приложение 15. КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
    • Приложение 16. КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
    • Приложение 17. ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) НА ВЫДАЧУ ДОКУМЕНТОВ
    • Приложение 18. АКТ О ВЫДАЧЕ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
    • Приложение 19. КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
    • Приложение 20. ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
    • Приложение 21. КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
    • Приложение 22. АКТ ПРОВЕРКИ, НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ
    • Приложение 23. ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ
    • Приложение 24. КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ
    • Приложение 25. СПИСОК ФОНДОВ
    • Приложение 26. РЕЕСТР ОПИСЕЙ
    • Приложение 27. КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
    • Приложение 28. ОПИСЬ СТРАХОВОГО ФОНДА
    • Приложение 29. ПАСПОРТ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ
    • Приложение 30. ПАСПОРТ ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ ДОКУМЕНТЫ ОТРАСЛЕВОГО ФОНДА
    • Приложение 31. УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА ЕДИНИЦЫ УЧЕТА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ (ЭД)
    • Приложение 32. АКТ О МИГРАЦИИ И ПЕРЕЗАПИСИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
    • Приложение 33. ЖУРНАЛ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
    • Приложение 34. ЖУРНАЛ УЧЕТА МИГРАЦИЙ И ПЕРЕЗАПИСЕЙ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
    • Приложение 35. АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
    • Приложение 36. АКТ О НЕОБНАРУЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, ПУТИ РОЗЫСКА КОТОРЫХ ИСЧЕРПАНЫ
    • Приложение 37. АКТ О НЕИСПРАВИМЫХ ПОВРЕЖДЕНИЯХ ДОКУМЕНТОВ
    • Приложение 38. АКТ ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
    • Приложение 39. АКТ ОБ ОБРАЗОВАНИИ ОБЪЕДИНЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА
    • Приложение 40. АКТ О ТЕХНИЧЕСКИХ ОШИБКАХ В УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТАХ
    • Приложение 41. АКТ ОБ ОБНАРУЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ
    • Приложение 42. АРХИВНАЯ СПРАВКА (ОБРАЗЕЦ)
    • Приложение 43. КАРТОЧКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
    • Приложение 44. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВЫДАННЫХ КОПИЙ, ВЫПИСОК, СПРАВОК, ТЕМАТИЧЕСКИХ МАТЕРИАЛОВ
    • Приложение 45. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПОСЕЩЕНИЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА
    • Приложение 46. ГОДОВОЙ ПЛАН РАБОТЫ АРХИВА
    • Приложение 47. КАРТОЧКА УЧЕТА РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ
    • Приложение 48. АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ АРХИВА

    Открыть полный текст документа

    Организация работы по архивному делопроизводству в районном (городском, межрайонном) суде

    По общему правилу, следующему из законодательства, аппарат федерального суда общей юрисдикции выполняет функции, направленные на организационное обеспечение деятельности соответствующего федерального суда общей юрисдикции по осуществлению правосудия. Руководство деятельностью аппарата суда, осуществляется председателем соответствующего федерального суда общей юрисдикции. В ряд его многочисленных функций входит утверждение конкретных задач и направлений деятельности всех структурных подразделений аппарата суда в соответствии с Положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции (утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21 декабря 2012 г. № 238).

    Одним из таких основных направлений деятельности выступает специализированный отдел делопроизводства, предназначенный для обеспечения организации, сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства суда1. Наряду с другими основными функциями названного отдела выступает организация и ведение архивного делопроизводства, включающая в себя:

    • ? создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов;
    • ? выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке, установленном председателем суда;
    • ? оформление, ведение, хранение учетных документов архива, оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение;
    • ? контроль за правильностью оформления и своевременным поступлением архивных документов;
    • ? участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда;
    • ? отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения;
    • ? подготовка соответствующих сводных описей, актов и т.д.

    Архивное делопроизводство является заключительным этапом

    документооборота в суде. Своевременное и качественное оформление судебных дел выступает залогом сохранности документов, имеющих научную и практическую ценность. В целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районных судов разработана специализированная инструкция по судебному делопроизводству , которая призвана обеспечивать единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства, обязательного для всех работников районного суда. Так, организация работы по архивному делопроизводству, ведется с учетом общих требований законодательства1 и Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования .

    Основные правила работы архивного делопроизводства базируются:

    • ? на методике подготовки и оформления документов к последующему хранению;
    • ? порядке их учета, использования и хранения в архиве суда;
    • ? отборе дел для постоянного хранения и выделения их к уничтожению;
    • ? правилах передачи дел в государственный архив.

    Основным правилом для передачи дела в архив является положение о том, что судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяцев после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта. Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, который их рассматривал, либо председатель суда (судебной коллегии). В задачи такого судьи входят, проверка всего производства по делу или материалу с последующим проставлением на обложке дела или материала отметки о передаче документов в архив, даты передачи и скрепления своей подписью. Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает начальник либо специалист отдела.

    Передаче дела в архив также предшествует ряд действий, совершаемых работниками специализированного отдела делопроизводства суда или отдела судопроизводства (секретариата судебной коллегии). Работники данного отдела должны прошить и пронумеровать все приобщенные к делу, производству документы, составить их внутреннюю опись и провести другие необходимые действия по подготовке дела к сдаче. В конце составленного дела на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись, а на обложке дела обязательно проставляется его индекс и срок хранения (постоянный или временный, свыше 10 лет). Сроки хранения передаваемых в архив дел определяются в соответствии с правилами, указанными в инструкции. К примеру, по общему правилу сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента погашения судимости, вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела и другими особенностями, указанными в инструкции.

    Полное оформление дела, для передачи его в архив, предусматривает:

    • ? подшивку и переплет дела в хронологическом порядке (все приобщенные к делу в процессе судебного заседания документы — в порядке их поступления);
    • ? изъятие из дела металлических скрепок и скобок;
    • ? нумерацию листов и заполнение листа-заверителя;
    • ? составление внутренней описи документов;
    • ? внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (например, уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения).

    Еще одним важным технологическим моментом, является обязательное приобщение к протоколу судебных заседаний, средств аудиозаписи и иных технических средств, используемых судом на электронных носителях. Предусмотрено их обязательное хранение вместе с делом с учетом определенных особенностей — в упакованном виде (конверте), обеспечивающем сохранность носителя от повреждений и порчи, с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписи уполномоченного работника аппарата суда.

    Итоговым оформлением архивного дела является указание на обложке дела и производства:

    • ? наименования суда;
    • ? фамилии, имени, отчества осужденного лица и полного наименования статьи Уголовного кодекса РФ, по которой лицо осуждено лицо, а также фамилии, инициалов истца, ответчика (наименование организации), сути иска (заявления);
    • ? даты начала и окончания дела;
    • ? номера производства по делу;
    • ? количества листов в деле и срока хранения дела, производства.

    Порядок определения общих сроков хранения дел устанавливается

    специальным Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента от 09.06.2011 № 112. К примеру, при определении сроков хранения уголовных дел учитываются несколько составляющих. Общее правило исчисления сроков для всех судебных дел установлено с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Далее учитываются срок назначенного наказания (как основного, так и дополнительного); срок погашения судимости в зависимости от тяжести совершейного преступления, вида и размера наказания. Затем в соответствии с категорией совершенного преступления из Перечня выбирается срок хранения уголовного дела. Суммирование всех перечисленных сроков в совокупности и будет составлять срок хранения уголовного дела.

    Если вновь принятыми нормативными правовыми актами сроки хранения судебных дел и документов будут сокращены, новые сроки хранения распространятся лишь на те дела и документы, которые были переданы на архивное хранение после вступления в силу соответствующих нормативных правовых актов.

    Другим столь же важным вопросом архивного делопроизводства выступает отбор документов и оформление их на уничтожение. Иными словами — экспертиза ценности судебных дел. Она проводится с целью дачи юридической, исторической и иной оценки значимости дела и документов для отбора на государственное хранение при определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению в архиве суда и их передаче на постоянное хранение либо на уничтожение. Для этого создается специализированная экспертная комиссия суда из числа не менее трех наиболее квалифицированных работников. Обычно одним из экспертов выступает заместитель суда, ответственный за ведение архива, либо судья, секретарь,— работник суда, ответственный за ведение архива. Иногда по решению председателя соответствующего суда в состав экспертной комиссии включают представителя государственного архива, для которого суд является источником комплектования. Свои заседания они проводят по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Итоговое заседание оформляется протоколом с отметкой о принятом большинством голосов решении. К основным функциям, которые выполняет экспертная комиссия, относятся:

    • ? дача заключения о характере документов для определения сроков хранения гражданских, административных и уголовных дел, апелляционных, кассационных и надзорных производств по судебным делам и по документам общего делопроизводства;
    • ? рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, описей дел по личному составу долговременного хранения;
    • ? вынесение решения о представлении описей дел постоянного хранения на утверждение экспертно-проверочной комиссией;
    • ? вынесение решения о представлении описей дел по личному составу на утверждение председателем суда (судебной коллегией) и на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива;
    • ? рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов общего делопроизводства и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
    • ? рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов личного состава постоянного и временного хранения;
    • ? рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного и временного хранения и актов об отсутствии дел, подлежащих передаче в государственный архив;
    • ? рассмотрение проектов номенклатуры дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел суда;
    • ? участие в подготовке и рассмотрении проектов методических пособий по организации делопроизводства и работы архива суда.

    По общему правилу дела, по которым истек срок хранения в архиве, отбираются к уничтожению работниками архива суда, экспертная комиссия принимает такие решения в случае спорных моментов. Отбор дел к уничтожению оформляется специальным актом и производится только после составления сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. Между тем из отобранных к уничтожению дел необходимо оставлять на постоянное хранение подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений (с обязательной отметкой в акте уничтожения об их изъятии), а также личные документы, которые помещаются в отдельную папку с внутренней описью.

    Дела, подлежащие утилизации, сдаются на уничтожение в специализированную организацию или сжигаются комиссией в отведенном для этого месте. Разумеется, использование отобранных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных нужд — запрещено.

    Еще одним основным правилом добросовестной работы архивного делопроизводства, является порядок передачи дела в государственный архив. Передаче на хранение в государственные архивы подлежат:

    • ? дела общего делопроизводства постоянного срока хранения — по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда (судебной коллегии);
    • ? судебные дела постоянного срока хранения — по истечении 75-летнего срока хранения в архиве суда (судебной коллегии).

    Перед сдачей дел на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива работник отдела судопроизводства (делопроизводства), ответственный за работу архива, проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, включенных в годовые разделы описей по структурным подразделениям.

    При обнаружении неисправимых повреждений документов в делах работник отдела судопроизводства (делопроизводства), ответственный за ведение архива, и работник государственного архива составляет соответствующий акт. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников суда (судебной коллегии). Акты о неисправимых повреждениях документов рассматриваются и согласовываются с экспертно-проверочной комиссией государственного архива. В свою очередь, сдатчик (архив суда) и приемщик (государственный архив) расписываются в акте приема-передачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в государственный архив вместе с документами передаются три экземпляра утвержденных описей. Описи в трех экземплярах и один экземпляр акта остаются в государственном архиве. Второй экземпляр акта возвращается в архив суда после его оформления.

    Свод всех вышеназванных обзорных положений в соответствии с Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования создает необходимый базис знаний и представлений о деятельности архивного делопроизводства в суде.

    • См. подробнее об этом: Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФот 21 декабря 2012 г. № 238 «Об утверждении Положения об аппарате федерального судаобщей юрисдикции»; Положение об аппарате федерального суда общей юрисдикции (утв.приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21 декабря 2012 г. № 238).
    • См. подробнее об этом: Приказ Судебного департамента при Верховном СудеРФ от 29.04.2003 № 36 (ред. от 16.04.2014) «Об утверждении Инструкции по судебномуделопроизводству в районном суде».
    • Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТа Р51141—98 «Делопроизводствои архивное дело. Термины и определения» и в соответствии с законодательными актамиРоссийской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации,постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.
    • Основные правила работы архивов организаций утверждены Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральнойархивной службы (ВНИИДАД Росархива), на основании решения коллегии Росархиваот 6 февраля 2002 г.
    • См. подробнее об этом: Приказ от 28 декабря 2005 г. № 157 Об утверждении инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикциидокументов, их комплектования, учета и использования.
    • См. подробнее об этом: Приказ от 28 декабря 2005 г. № 157 Об утверждении инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикциидокументов, их комплектования, учета и использования.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *