Аудит подотчетных лиц

Планирование аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами

Планирование аудита расчетов с подотчетными лицами состоит в разработке аудиторской фирмой:

  • — общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита;
  • — аудиторской программы, которая определяет объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудитором объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчетности организации.

Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. С помощью последних аудитор должен выявить области значимые для аудита. В общем плане необходимо предусмотреть сроки проведения аудита, составить график его проведения, предусмотреть сроки подготовки отчета и аудиторского заключения .

Программа является развитием общего плана и представляет собой более детальный перечень аудиторских процедур, которые необходимы для практической реализации плана .

В процессе планирования аудитор должен также:

  • — оценить эффективность системы внутреннего контроля и учета клиента;
  • — установить приемлемый аудиторский риск и рассчитать уровень существенности, которые позволили бы считать бухгалтерскую отчетность достоверной;
  • — выявить значимые для аудитора области и спланировать необходимые аудиторские процедуры.

Программа тестов средств контроля представляет собой перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и учета.

Программы помогают выявить существенные недостатки, являясь составной частью рабочей документации аудита, способствуют документальному оформлению процесса аудита и его результатов.

План аудиторской проверки учета расчётов с подотчётными лицами должен содержать: название проверяемой организации, период в течении которого будет проводиться проверка данной организации на этом участке, число человеко-часов, фамилию, имя, отчество руководителя аудиторской проверки, состав аудиторской группы, планируемый аудиторский риск, а также планируемый уровень существенности. Аудиторская организация определяет в общем плане роль внутреннего аудита, а также необходимость привлечения экспертов в процессе проведения аудита.

Программа аудиторской проверки учета расчётов с подотчётными лицами составляется на основании Плана аудиторской проверки данного участка. Программа аудиторской проверки также как и план содержит обязательные реквизиты: название проверяемой организации, период проверки, число человеко-часов, фамилию, имя, отчество руководителя аудиторской группы, состав аудиторской группы, планируемый аудиторский риск, планируемый уровень существенности .

Она служит подробной инструкцией аудиторам и одновременно средством контроля сроков проведения работы для руководителя аудиторской организации и аудиторской группы.

Составляя программу проверки расчётов с подотчётными лицами, аудитор направляет свои усилия на проверку тех участков, которые не подвергались контролю или мало контролировались бухгалтерией.

Программа аудита учета расчётов с подотчётными лицами представляет собой детальный перечень содержания аудиторских процедур, необходимых для практической реализации плана аудита, для сбора аудиторских доказательств.

Аудиторская организация, если сочтет это целесообразным, может согласовать с руководством проверяемого экономического субъекта отдельные положения общего плана и программы аудита. При этом аудиторская организация является независимой в выборе приемов и методов аудита, отраженных в общем плане и программе, но несет полную ответственность за результаты своей работы в соответствии с данным общим планом и данной программой.

По окончании процесса планирования аудита общий план и программа аудита должны быть оформлены документально и завизированы в установленном порядке .

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании гл. 23 и 24 НК РФ подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены и подлежат обложению единым социальным налогом (ЕСН) .

Основные контрольные процедуры:

  • — «Подотчет 1.1.1» — проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;
  • — «Подотчет 1.1.2» — проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;
  • — «Подотчет 1.1.3» — проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
  • — «Подотчет 1.1.4» — проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;
  • — «Подотчет 1.1.5» — проверка правильности списания подотчетных сумм в налоговом учете на расходы, не принимаемые для целей исчисления налога на прибыль предприятия.

В случае, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет собственных средств предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан налог на доходы физических лиц в соответствующем размере и, в-третьих, на эту сумму начислен единый социальный налог;

— «Подотчет 2.1.1» — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены.

Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций;

  • — «Подотчет 2.1.2» — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;
  • — «Подотчет 2.1.3» — проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;
  • — «Подотчет 2.1.4» — проверка правильности возмещения командировочных расходов .
  • — «Подотчет 2.1.5» — проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;
  • — «Подотчет 2.2.1» — проверка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.
  • — «Подотчет 3.1.1» — проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями, расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в расходы предприятия без налога на добавленную стоимость при наличии счета-фактуры.

Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, принимаемым для целей уплаты налога на прибыль, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх норм — относятся к расходам, не принимаемым для целей исчисления налога на прибыль (ст. 172 НК РФ);

— «Подотчет 4.1.1» — проверка соответствия фактических расходов понятию представительских расходов. В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий .

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

— «Подотчет 4.1.2» — проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм. В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов для исчисления налога на прибыль в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

№п/п

ФИО работника, получавшего суммы под отчет в течение проверяемого периода

Соответствует ли списку лиц, имеющих право получать деньги под отчет, утвержденному директором

Примечание

Да

Нет

Егоров Д.В.

Х

Миронова И.А.

Х

Гайцман И.А.

Х

Лавровская Э.И.

Х

Иванов И.И.

Х

Ефимов Г.В.

Х

Мироненко А.В.

Х

Миронович А.Р.

Х

Адутова Е.Р.

Х

Самофалов К.А.

Х

Карпович М.К.

Х

Пронникова П.Р.

Х

Сергеев А.Л.

Х

Литвиненко О.А.

Х

  • — «Подотчет 5.1.1» — проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто;
  • — «Подотчет 5.1.2» — проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере №7 «Расчеты с подотчетными лицами» .

Как проверить авансовый отчет

После того, как сотрудник предоставит в бухгалтерию авансовый отчет, его нужно проверить, заполнить отрывную часть и передать ее сотруднику. В статье рассмотрим как проверить авансовый отчет и как исправить ошибки, если они есть.

Как должен заполняться авансовый отчет

По истечении срока, на который сотруднику были выданы деньги, не позднее 3 рабочих дней он обязан предоставить авансовый отчет по истраченным средствам. Отчет предоставляется по унифицированной форме (АО-1), либо по самостоятельно разработанной форме. Если организация выбрала второй вариант, то следует в бланке предусмотреть все необходимые реквизиты. В любом случае форму АО, по которой сотрудники будут предоставлять отчет должен утвердить директор. Для этого он издает приказ к учетной политике. На лицевой стороне АО должны указываться ФИО сотрудника, его должность, а также назначение выданного ему аванса. На оборотной стороне отражаются расходы, которые были произведены сотрудником. Все оправдательные документы прикладываются к АО и нумеруются в том порядке, в каком они записаны в отчете (Читайте также статью ⇒ Ошибка в расходном кассовом ордере: как исправить?).

К АО должны быть приложены платежные документы, а также документы, которые могут подтвердить покупку.Например, товарный чек, накладная, акт выполненных работ и др. документы.

Важно! После проверки АО утверждает руководитель компании, либо уполномоченный на то сотрудник. Это нужно сделать в срок, установленный руководителем.

Промежуточный авансовый отчет

В определенных ситуациях требуется составление промежуточного АО. Заполнение промежуточных АО возможно, если это предусмотрено в локальных нормативных актах компании. К примеру, сотрудника направили в командировку на длительный срок – 6 и более месяцев. Для правильного формирования себестоимости, сотрудники могут предоставлять промежуточные АО за каждый месяц. Правило о промежуточных АО также необходимо прописать в положении о расчетах с подотчетными лицами и положении о командировках. Также следует указать способ, которым сотрудник будет передавать документы. Он это может делать лично, по почте, через курьера или сканы документов с досылкой оригиналов по почте. После того, как сотрудник вернется, с ним уже можно будет провести окончательный расчет (Читайте также статью ⇒ Форма КО-2. Расходный кассовый ордер).

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Для проверки авансового отчета в первую очередь стоит обратить внимание на наличие документов, подтверждающих расходы сотрудника. Если расчет производился наличными средствами, то в качестве подтверждения должны быть приложены кассовые чеки, квитанции к ПКО или БСО. Если при расчете сотрудник использовал банковскую карту, то должны быть оригиналы слипов, квитанции или банкомата или терминала.

После этого проверяется целевое использование средств. Для начала следует выяснить на какие цели сотруднику были выданы деньги. Эти данные будут указаны в документы, который является основанием для выдачи денег под отчет (к примеру, РКО, приказ или заявление). Далее цель выдачи сравнивается с документами, приложенными сотрудником к отчету. Если все совпадает, то это означает, что деньги сотрудником были использованы по целевому назначению.

После этого следует проверить правильность всех сумм. Денежные средства, которые потратил сотрудник по отчету должны соответствовать суммам, указанным в прилагаемых к отчету документах.

Ошибки в авансовом отчете

Рассмотрим, на что обратить внимание при проверке авансового отчета в первую очередь и к чему может привести допущенная ошибка:

  1. Дата отчета. Работник обязан предоставить авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который ему были выданы денежные средства. Если дата в АО не указана, то контролирующие органы просто не примут такой документ. Данный реквизит для первичных документов является обязательным. По дате утверждения документа будет определяться период затрат (например, для командировки). Однако, если отчет сотрудником предоставлен позже положенного срока, это не будет являться препятствием для признания затрат.
  2. Данные о подотчетном сотруднике. Организация может выдать деньги не только своему сотруднику, но и лицу, с котором был заключен гражданско-правовой договор. Если будут допущены ошибки в ФИО подотчетника, то расходы не будут приняты налоговыми органами, так как они не смогут идентифицировать это лицо.
  3. Суммы и реквизиты платежных документов. новый аванс сотруднику можно выдавать только после того, как он отчитается по предыдущему. При этом по каждой сумме в АО должен быть приложен подтверждающий документ. Если этих документов нет, то подотчетные суммы будут признаны доходом сотрудника и на него будет начислен НДФЛ.
  4. Подписи. Подписывает АО руководитель компании, либо имеющий соответствующую доверенность сотрудник. Помимо этого в АО должна быть подпись бухгалтера и подотчетного лица. Если всех подписей в отчете нет, то документ будет признан недействительным и принять в расходы указанные суммы компании не удастся.
  5. Бухгалтерская запись. Если будут нарушены правила ведения бухучета, то на бухгалтера директором может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Указанные ошибки в АО недопустимы, поэтому их исправить следует в первую очередь. Также желательно исправить и следующие ошибки:

  1. Номер АО. Нумерация АО ведется в хронологическом порядке, однако номер для первичных документов не является обязательным и никак не влияет на учет расходов.
  2. Наименование компании. В АО можно указать наименование полностью или кратко, это не имеет значения. Если в документе будет допущена подобная ошибка, то расходы все равно будут приняты, так как определить, что АО относится к данной компании можно и по иным реквизитам.
  3. Реквизиты РКО или ПКО. В АО должны быть указаны дата и номер РКО, по которому работнику вернули перерасход, либо дата и номер ПКО, если деньги вернул работник. Если в реквизитах будут допущены ошибки, то расходы будут приняты, но контролеры могут попросить дать пояснения, так как нет информация о том, все ли долги погашены.

Если к АО не приложен чек

Если работник приложил к АО квитанцию к ПКО, выданную контрагентом, то такой документ может быть принят. Таким документом также можно подтвердить расходы. Законодательно не установлено, что в качестве оправдательного документа к АО должен быть приложен кассовый чек.Кассовый ордер представляет собой первичную учетную документация, а значит и квитанция, оформленная к ордеру будет являться оправдательным документом, таким же как чек.

К АО приложен кассовый чек без товарного чека или накладной

Если к АО приложен только кассовый чек, то его можно принять. Однако, при этом следует оформить дополнительный документ, который будет подтверждать поступление ценностей. Например, если в фирму поступили материалы без документов, то составить следует акт приемки материалов. Это необходимо, так как кассовым чеком можно подтвердить только то, что сотрудник израсходовал определенную сумму.

Как исправить ошибку в авансовом отчете

Авансовый отчет подлежит проверке главным бухгалтером и в установленный срок утверждается руководителем. АО является первичным документом и все исправления в нем следует делать по правилам бухучета.

Важно! В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» исправления в первичных документах допускаются, если иное не предусмотренное иными нормативными актами.

При исправлении в первичном документе должна указываться дата, подписи лиц, составивших этот документ, а также указание их ФИО. Запрет на исправление установлен только на кассовые и банковские документы.

Порядок исправлений в первичных документах будет следующим:

  1. Неправильные данные (сумма или текст) зачеркивают, а над ними записываются верные данные (сумма или текст). Зачеркивать текс следует одной чертой, чтобы то, что перечеркнули можно было прочесть.
  2. Далее ставится надпись «Исправлено», которая подтверждается подписью лиц, подписывающих АО;
  3. Ставится дата исправления документа.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Нужно ли оформлять АО, если подотчетный сотрудник всю полученную сумму аванса вернул?

Ответ: Нет, не нужно. Наличные работнику выдаются под отчет из кассы по РКО. Работник, который получил наличные обязан выполнить поручение и отчитаться за потраченные деньги. С этой целью он предоставляет отчет. Если поручение работодателя он выполнить по каким-либо причинам не смог, то и отчет ему предоставлять не нужно. Он просто должен вернуть в кассу полученный аванс.

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
Верхнеуральский агротехнологичческий техникум- казачий кадетский корпус
Методическая разработка
тестовых заданий
Тема: «Учет расчетов с подотчетными лицами»
Профессия 112201.01 «Управляющий сельской усадьбы» (учётчик)
Разработал: мастер п/о Тыныштыкова Б.Б.
с. Кизильское
2016г
Тестовые задания на тему: «Учет расчетов с подотчетными лицами»
В-1
1.Подотчетными называют лица:
А)получившие в кассе заработную плату б) получившие в кассе предприятия аванс на хозяйственные расходы в) получившие в кассе материальную помощь
2.Подотчетная сумма-это:
А)заработная плата б) материальная помощь в) денежный аванс, выдаваемый работникам предприятия на командировочные расходы, на хоз.нужды.
3.Выдача аванса подотчетным лицам на хоз.расходы производится из кассы предприятия:
А) по расходному кассовому ордеру б) по приходному кассовому ордеру в) по накладной
4.Отчетными документами подотчетного лица, который приобрел товарно-материальные ценности будет являться авансовый отчет с приложением к нему:
А)кассового и товарного чеков б)накладных, счетов-фактур в) табелей учета рабочего времени
5.Кто может быть подотчетным лицом организации:
А) работники данной организации б) работники другой организации, с которой осуществляются кооперативные связи в) работники других организаций, обслуживающих основное производство данной организации
6.На какой срок могут выдаваться денежные средства под отчет?
А) на неопределенный срок б) срок, определенный руководителем организации, исходя из цели выдачи денег в) три дня г) 10 дней
7.какая сумма денежных средств выдается под отчет:
А) не ограничивается б) определенная руководителем организации исходя из цели выдачи денег по плановому расчету в) не больше однодневного расхода г) не больше трехдневного расхода
8.В какие сроки подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет по подотчетным суммам?
А)срок не ограничен б) в течение трех дней после истечения срока, на который были выданы деньги под отчет в) в течение 10 дней
9.Если подотчетное лицо осталось должно организации, то:
А) оно должно вернуть в кассу учреждения остаток неиспользованной суммы б) может оставить остаток и использовать на собственные нужды в) передать остаток другому подотчетному лицу
10.Если организация осталась должна подотчетному лицу, то:
А) возмещает долг по личному заявлению и авансовому отчету б)может не возвращать долг работнику в)возвращает в виде премии
11.Служебной командировкой признается поездка работника организации:
А) на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы б) в другую организацию, находящуюся в этой же местности на 2часа
12.Срок командировки работников:
А) определяется руководителем организации б) определяется самостоятельно работником
13.Расходы по служебной командировке складываются из:
А) расходов по найму жилого помещения б) из расходов на приобретение товаров для личных нужд
В) суточных г) расходов на проезд
14.Из перечисленных документов выбери документы, которые отнесутся для расчетов по служебным командировкам:
А) командировочное удостоверение б) накладные в) табеля г) приказ руководителя организации
О направлении в командировку д)штатное расписание
15.За период нахождения в командировке за работником:
А) сохраняется средняя заработная плата за весь период нахождения в командировке
Б)не сохраняется заработная плата
16.На каком счете ведется учет расчетов с подотчетными лицами:
А) 60 б) 70 в)71 г)50 д)76
17.Представительские расходы-это:
А)расходы, связанные с деловыми переговорами в неформальной обстановке(обеды и др.)
Б) расходы на приобретение материалов
В) расходы на проезд
18.какое будет сальдо у счета 71, если организация должна подотчетному лицу
А)по кредиту б) по дебету
19.Какое будет сальдо у счета 71, если подотчетное лицо должно организации:
А) по дебету б) по кредиту

Тестовые задания на тему: «Учет расчетов с подотчетными лицами»
В-2
1.Выдача аванса подотчетным лицам на хоз.расходы производится из кассы предприятия:
А) по расходному кассовому ордеру б) по приходному кассовому ордеру в) по накладной
2.Подотчетными называют лица:
А)получившие в кассе заработную плату б) получившие в кассе предприятия аванс на хозяйственные расходы в) получившие в кассе материальную помощь
3.Отчетными документами подотчетного лица, который приобрел товарно-материальные ценности будет являться авансовый отчет с приложением к нему:
А)кассового и товарного чеков б)накладных, счетов-фактур в) табелей учета рабочего времени
4.Подотчетная сумма-это:
А)заработная плата б) материальная помощь в) денежный аванс, выдаваемый работникам предприятия на командировочные расходы, на хоз.нужды5.Кто может быть подотчетным лицом организации:
А) работники данной организации б) работники другой организации, с которой осуществляются кооперативные связи в) работники других организаций, обслуживающих основное производство данной организации
6.В какие сроки подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет по подотчетным суммам?
А)срок не ограничен б) в течение трех дней после истечения срока, на который были выданы деньги под отчет в) в течение 10 дней
7.какая сумма денежных средств выдается под отчет:
А) не ограничивается б) определенная руководителем организации исходя из цели выдачи денег по плановому расчету в) не больше однодневного расхода г) не больше трехдневного расхода
8.На какой срок могут выдаваться денежные средства под отчет?
А) на неопределенный срок б) срок, определенный руководителем организации, исходя из цели выдачи денег в) три дня г) 10 дней
9.Если подотчетное лицо осталось должно организации, то:
А) оно должно вернуть в кассу учреждения остаток неиспользованной суммы б) может оставить остаток и использовать на собственные нужды в) передать остаток другому подотчетному лицу
10.Если организация осталась должна подотчетному лицу, то:
А) возмещает долг по личному заявлению и авансовому отчету б)может не возвращать долг работнику в)возвращает в виде премии
11.Служебной командировкой признается поездка работника организации:
А) на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы б) в другую организацию, находящуюся в этой же местности на 2часа
12.Из перечисленных документов выбери документы, которые отнесутся для расчетов по служебным командировкам:
А) командировочное удостоверение б) накладные в) табеля г) приказ руководителя организации
О направлении в командировку д)штатное расписание
13.За период нахождения в командировке за работником:
А) сохраняется средняя заработная плата за весь период нахождения в командировке
Б)не сохраняется заработная плата
14.Срок командировки работников:
А) определяется руководителем организации б) определяется самостоятельно работником
15.Расходы по служебной командировке складываются из:
А) расходов по найму жилого помещения б) из расходов на приобретение товаров для личных нужд
В) суточных г) расходов на проезд
16.На каком счете ведется учет расчетов с подотчетными лицами:
А) 60 б) 70 в)71 г)50 д)76
17.Представительские расходы-это:
А)расходы, связанные с деловыми переговорами в неформальной обстановке(обеды и др.)
Б) расходы на приобретение материалов
В) расходы на проезд
18.какое будет сальдо у счета 71, если организация должна подотчетному лицу
А)по кредиту б) по дебету
19.Какое будет сальдо у счета 71, если подотчетное лицо должно организации:
А) по дебету б) по кредиту
Ключ к тестовым заданиям:
1вариант: 1-б; 2-в;3-а;4-а,б; 5-а; 6-б; 7-б; 8-б; 9-а; 10-а; 11- а; 12-а; 13-а,в,г; 14-а,г; 15-а; 16-в; 17-а; 18-а; 19-а
2 вариант: 1-а; 2-б; 3-а,б; 4-в; 5-а; 6-б; 7-б; 8-б; 9-а; 10-а; 11-а; 12-а,г; 13-а; 14-а; 15-а,в,г; 16-в; 17-а; 18-а; 19-а

Аудит расчетов с подотчетными лицами

Обновление: 26 июля 2017 г.

Под подотчетными суммами понимают денежные авансы, которые получает сотрудник компании из кассы или с расчетного счета с целью приобретения услуг или товаров, относимых на операционные расходы, которые не могут быть оплачены безналичным способом, а также расходы на командировки и представительские расходы. Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится с целью подтверждения корректности отражения в бухгалтерском учете операций по расчетам с подотчетными лицами.

Процедуры аудита расчетов с подотчетными лицами

Аудит расчетов с подотчетными лицами представляет собой перечень процедур, которые необходимо провести аудитору, чтобы убедиться в корректности отражения фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете и отчетности предприятия.

Для проведения аудита расчетов с подотчетными лицами сопоставляется сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с суммами в главной книге, а также кредитовые обороты по данному счету с дебетом счетов затрат, материалов и прибыли.

После того, как установлено соответствие сумм на вышеперечисленных счетах, проводится проверка сумм в авансовых отчетах и документах, подтверждающих расходы.

Среди процедур, выполняемых аудитором при проверке расчетов с подотчетными лицами, можно выделить следующие:

  • проверка соответствия перечня лиц, получавших денежные средства под расчет, с перечнем лиц, имеющих на это право, утвержденным руководством предприятия;
  • проверка соблюдения запрета на выдачу авансов под расчет сотрудникам, которые не отчитались за предыдущие полученные таким способом суммы;
  • проверка соответствия расходов заявленным в авансовых отчетах целям;
  • проверка наличия подтверждающих документов (товарных чеков, актов приема-передачи услуг гостиниц, проездные билеты и т.д.) по командировочным расходам;
  • проверка соответствующим образом оформленных приказов предприятия о направлении сотрудников в командировку;
  • проверка соответствия сумм суточных расходов и прочих расходов по командировкам суммам, утвержденным на предприятии;
  • проверка начисления НДФЛ, который не следует начислять на суточные сверх норм, если данные суммы включены в коллективный договор;
  • проверка начисления НДС к возмещению из бюджета – налог с суммы расходов сверх норм не возмещается и покрывается за счет чистой прибыли;
  • проверка наличия счетов-фактур для возмещения НДС по материальным ценностям, приобретенным подотчётными лицами;
  • проверка отнесения корректных сумм представительских расходов на себестоимость продукции – речь идет о транспортировке официальных гостей, питании во время деловых встреч и оплате труда внешних переводчиков в сумме, не превышающей 4% от общего фонда оплаты труда предприятия;
  • контроль остатков на конец периода по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и движения по данному счету в журнале-ордере N 7 на соответствие авансовым отчетам.

При аудите расчетов с подотчетными лицами чаще всего используется метод сплошной проверки, т. е. каждый авансовый отчет подвергается анализу. Это делает данный участок проверки трудозатратным. После проведения данных процедур аудитор может удостовериться, что авансовые отчеты и сопроводительные документы оформлены правильно и информация в них соответствует действительности и что затраты отнесены корректно на себестоимость или на расходы за счет чистой прибыли.

Типовые ошибки участка расчетов с подотчетными лицами

Типовыми ошибками, совершаемыми при ведении расчетов с подотчетными лицами, не учитывая намеренного хищения и оформления несуществующих командировок для выдачи средств из кассы, являются некорректное оформление НДС, а также выдача подотчетных сумм сотрудникам, которые не входят в перечень лиц, уполномоченных получать данные суммы в соответствии с внутренними документами компании.

Многие организации сталкиваются с необходимостью выдавать деньги сотрудникам на те или иные цели. Наличные могут понадобиться, если сотруднику поручили приобрести какие-либо товары или материалы. Или – когда его отправили в командировку. Между тем, правила выдачи денег под отчет и их контроля строго регламентированы. Несоблюдение этих правил может привести к излишним тратам организации, а также претензиям со стороны контролирующих ведомств.

На что можно выдать деньги под отчет

Как правило, денежные средства выдают сотрудникам под отчет в следующих случаях:

  • если работник приобретает для организации товары, работы или услуги (на хозяйственные нужды);
  • если сотрудника направляют в командировку.

Как выдать деньги под отчет

Независимо от того, на какие цели выдается аванс, основанием для его выдачи служат:

  • либо приказ руководителя организации;
  • либо письменное заявление сотрудника.

На практике, как правило, составляют приказ руководителя организации. Его можно оформить, например, так:

Если есть приказ, требовать от работника заявление о выдаче подотчетных сумм необязательно.

На основании приказа руководителя (либо заявления работника) бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер. Документ составляют по унифицированной форме № КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). И по этому документу выдает работнику наличные средства. Такие правила установлены пунктом 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У

Важно!

Законодательство не запрещает выдавать денежные средства под отчет путем их перечисления на банковскую карту такого работника. При этом не имеет значения, личная ли это карта работника, открытая им самостоятельно, или так называемая «зарплатная» карта, оформленная на работника в рамках соглашения работодателя с банком для перечисления на нее заработной платы.

Оформлять новый подотчет можно даже в том случае, ели сотрудник не отчитался по предыдущим подотчетным суммам.

Если речь идет о выдаче аванса на командировку, то здесь есть один нюанс. Сумма аванса должна быть выдана с тем расчетом, чтобы покрыть затраты:

  • на проезд в командировку;
  • на наем жилья во время командировки;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные).

Такой порядок предусмотрен статьей 168 ТК РФ.

Контроль подотчетных сумм на хозяйственные нужды

Выполнив задание организации, сотрудник обязан отчитаться о потраченных деньгах. Срок отчета – три дня с окончания срока, на который был выдан аванс. Работник представляет в бухгалтерию:

  • авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
  • первичные документы, подтверждающие расходы.

На лицевой стороне авансового отчета сотрудник указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он перечисляет все расходы за счет аванса и указывает реквизиты подтверждающих документов. Подтверждающие документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету. Бухгалтер при поступлении авансового отчета заполняет в нем расписку (отрывную часть отчета) и передает ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке.

Проверка авансового отчета

Проверяют авансовый отчет по такому алгоритму.

Во-первых, проконтролировать целевое расходование денег. Для этого надо посмотреть, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем нужно сравнить цель с результатом по документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.

Во-вторых, необходимо проверить саму израсходованную сумму. Здесь возможны такие варианты:

  • работник потратил ровно столько, сколько ему было выдано;
  • сотрудник потратил меньше, чем ему было выдано;
  • сотрудник израсходовал денег больше, чем ему выдали.

Если работник не израсходовал всю сумму аванса, то остаток он должен вернуть. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в этот срок. Сотрудник вносит их в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер по унифицированной форме № КО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Важно!

Пробивать чек ККТ при возврате неизрасходованного аванса не нужно – это следует из статьи 1.1, пункта 1 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Если сотрудник допустил перерасход средств, то его нужно возместить. Но лишь в том случае, когда перерасход обоснован.

Перерасход аванса считается обоснованным, если работник:

  • израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
  • предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).

Если хотя бы одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать.

Такие правила следуют из ст. 22 ТК РФ, пунктов 6–6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, ему выдают из кассы. Для этого оформляют расходный кассовый ордер.

Важно!

Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно в безналичном порядке, перечислив деньги на его банковский счет.

В-третьих, бухгалтер должен убедиться в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверить правильность их оформления и подсчет сумм.

Оправдательные документы такие:

  • чек ККТ или фискальный БСО – подтверждают расход денег. Суммы, которые сотрудник потратил согласно авансовому отчету, должны соответствовать суммам из этих платежных документов;
  • товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д. – они подтверждают сам факт покупки.

После того, как бухгалтер проверил авансовый отчет, его утверждает руководитель организации. Сделать это нужно в разумный срок, который также устанавливается руководителем. Так сказано в пункте 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Контроль подотчетных сумм на командировку

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Работник представляет в бухгалтерию:

  • авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
  • первичные документы, подтверждающие расходы.

В принципе, механизм проверки авансового отчета по командировке тот же, что и в случае закупок для хозяйственных нужд. Но есть ряд особенностей, на которые следует обратить внимание при контроле подтверждающих документов.

Расходы на проезд в командировку

Билет на проезд является бланком строгой отчетности, подтверждающим расходы. Важно помнить, что с 1 июля 2019 года изменились требования к БСО – типографские бланки применять нельзя. После этой даты бланки должны быть напечатаны только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в редакции от 03.06.2016). Это касается также авиакомпаний и железнодорожного транспорта.

Если работник приобрел электронный билет, при возвращении из командировки он прилагает к авансовому отчету его распечатку, а также подтверждает оплату билета.

Форма электронного билета зависит от вида транспорта:

  • маршрут/квитанция для авиатранспорта (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134);
  • контрольный купон электронного билета для железнодорожного транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322);
  • квитанция электронного многоцелевого документа для всех видов пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 18.05.2010 № 116).

Оплату билета подтверждает один из документов:

  • чек ККТ;
  • слипы, чеки электронных терминалов при оплате банковской картой, держателем которой является командированный сотрудник;
  • подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
  • другой документ об оплате поездки, который оформлен на утвержденном бланке строгой отчетности.

Если работник отправился в командировку на самолете, то в дополнение к билету необходимо потребовать с него посадочный талон с отметкой о досмотре для перелета.

Расходы на проживание в командировке

С 1 июля 2019 года применять типографские БСО вместо кассового чека гостиницы не вправе. Они должны применять ККТ или автоматизированную систему БСО. Если гостиница применяет ККТ, то документом, подтверждающим расходы на проживание, будет кассовый чек. В него гостиница может включить часть реквизитов БСО (например, даты заезда и выезда).

Дополнительно к чеку гостиница может выдать и типографский БСО. Если гостиница использует бланки строгой отчетности, то они должны быть отпечатаны с помощью онлайн-ККТ или автоматизированной системы БСО в фискальном режиме (ст. 4, 4.2, абз. 3 п. 1 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Таким образом, бухгалтер должен проконтролировать, чтобы документы гостиницы соответствовали новым требованиям законодательства.

Суточные

Порядок и размер (норматив) возмещения суточных коммерческая организация устанавливает самостоятельно, оформив это приказом руководителя или закрепив в коллективном (трудовом) договоре (ст. 168 ТК РФ). Каких-либо законодательных ограничений на размер суточных нет. Суточные – это дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Их командированный работник тратит по своему усмотрению, никаких требований и запретов нет. Чаще всего сотрудники тратят суточные на питание.

Суточные – не целевой расход, за который нужно отчитаться. Соответственно, работник не должен предъявлять никаких документов о том, на что он потратил суточные. Такой порядок следует из статьи 168 ТК и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Важно!

Дополнительно отметим, что налоговые инспекторы при проверках уделяют авансовым отчетам по командировкам особо пристальное внимание.

Если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям (а необходимые приложения к нему отсутствуют или оформлены неверно), то выплаты по нему не будут признаны компенсацией командировочных расходов. А значит, инспекторы исключат их из состава расходов при расчете налога на прибыль. Кроме того, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ.

Вот какие требования налоговики предъявляют чаще всего:

  1. Авансовый отчет должен быть обязательно утвержден руководителем. Именно на дату утверждения отчета командировочные расходы признаются в составе налоговых затрат. Если отчет не утвержден, расходы признать нельзя.
  2. Если авансовый отчет разработан организацией самостоятельно, то в нем должны быть указаны все необходимые для «первички» реквизиты. Их перечень приведен в ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
  3. Чеки и другие подтверждающие документы должны быть оформлены таким образом, чтобы можно было идентифицировать расход. То есть одной суммы, например, в чеке гостиницы – недостаточно. Должно быть написано, к примеру «проживание за период…».
  4. Принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Как учитывают подотчетные суммы

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на одноименном счете 71.

По дебету этого счета отражаются:

  • выдача работнику денег под отчет (в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетный счет» или счета 50 «Касса» );
  • возмещение сотруднику перерасхода подотчетных сумм (в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетный счет» или счета 50 «Касса»).

По кредиту этого счета, в частности, учитывают:

  • стоимость приобретенных для организации материальных ценностей или подтвержденных командировочных расходов (в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов – например, 10 «Материалы» или 20 «Основное производство»);
  • входной НДС по приобретенным ценностям (в корреспонденции с дебетом счета 19);

Важно!

Принимать НДС к вычету по товарам (работам, услугам), приобретенным подотчетным лицом, по кассовому чеку или бланку строгой отчетности без оформленного счета-фактуры опасно, даже если сумма налога выделена в них отдельной строкой.

  • возврат сотрудником неизрасходованной части аванса (в корреспонденции с дебетом счета 50 «Касса»).

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами – один из самых важных и трудоемких участков бухгалтерии. Поэтому в крупных компаниях, особенно там, где имеют место постоянные командировки, на этот участок часто выделяют целый штат бухгалтеров. Между тем, работа на этом участке требует определенных качеств. В частности – предельной внимательности и ответственности.

Инструкция для подотчетников

Специалисты 1C-WiseAdvice разработали специально для наших клиентов наглядную и понятную инструкцию для подотчетных лиц. Скачать документ можно здесь >>>

Передача участка на аутсорсинг решает массу проблем. Мы не только возьмем на себя все рутинные операции, но и поможем вам убедить руководство в целесообразности такого шага.

Заказать услугу

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *