Должностная инструкция делопроизводителя, образец

Должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ составлена на основе Профстандарта: «07.002 Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н); с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012 г. «Об образовании в Российской Федерации» в редакции от 1 марта 2020 года; согласно Трудовому кодексу РФ и иным нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем.

1.2. Настоящая должностная инструкция делопроизводителя ДОУ устанавливает функциональные обязанности, права и ответственность сотрудника, занимающего в дошкольном общеобразовательном учреждении должность делопроизводителя.

1.3. На должность делопроизводителя может назначаться лицо, имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих.

1.4. Делопроизводителя назначает и освобождает от занимаемой должности заведующим ДОУ в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и трудовым договором (контрактом) с работником.

1.5. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и находится в прямом подчинении у заведующего дошкольным общеобразовательным учреждением.

1.6. Делопроизводитель в ДОУ при выполнении должностных обязанностей руководствуется:

  • Конституцией Российской Федерации;
  • порядком организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам;
  • Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локально-правовыми актами общеобразовательного учреждения;
  • административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
  • Федеральным государственным образовательным стандартом общего среднего образования;
  • СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы общеобразовательных организаций» с изменениями от 27 августа 2015 г;
  • постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
  • стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правилами орфографии и пунктуации;
  • правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
  • правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
  • данной должностной инструкцией и трудовым договором (контрактом);
  • Конвенцией о правах ребенка.

1.7. Делопроизводитель ДОУ обязан знать следующее:

  • Государственный стандарт РФ «Делопроизводство и архивное дело»;
  • нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции и иные материалы и документы по ведению делопроизводства в ДОУ;
  • современные информационные технологии работы с документами;
  • порядок работы с документами;
  • схемы документооборота;
  • правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
  • правила организации и формы контроля исполнения документов в общеобразовательном учреждении;
  • типовые сроки исполнения документов;
  • принципы работы со сроковой картотекой;
  • назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
  • правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
  • правила документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения;
  • виды документов, их назначение;
  • требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
  • правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
  • правила создания и ведения баз данных служебных документов в образовательной организации;
  • системы электронного документооборота;
  • правила и сроки отправки исходящих документов;
  • требования охраны труда и пожарной безопасности на рабочем месте;
  • методические рекомендации по выполнению работы с документами в общеобразовательных учреждениях;
  • порядок контроля прохождения служебной документации и материалов;
  • структуру общеобразовательного учреждения и состав сотрудников;
  • виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
  • порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
  • правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
  • правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
  • критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
  • порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
  • правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
  • правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
  • правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
  • правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
  • правила передачи дел в архив общеобразовательного учреждения;
  • правила использования телефона, факса, ксерокса, принтера, сканера, компьютера;
  • правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базой данных, электронной почтой, интернет браузерами;
  • технологию создания, обработки, передачи и хранения различных документов;
  • правила деловой переписки, составления и набора деловых писем с применением типовых образцов;
  • делопроизводство и его ведение;
  • требования по сохранности служебной информации, защите персональных данных;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • порядок оказания первой доврачебной помощи;
  • порядок действий при пожаре или иной чрезвычайной ситуации, эвакуации.

1.8. Делопроизводитель ДОУ должен уметь:

  • работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов общеобразовательного учреждения:
  • пользоваться справочно-правовыми системами;
  • пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами ДОУ;
  • применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
  • организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
  • использовать номенклатуру дел при изучении структуры общеобразовательного учреждения, составлении описей дел;
  • организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел ДОУ;
  • правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
  • систематизировать документы внутри дела;
  • обеспечивать сохранность и защиту документов общеобразовательного учреждения;
  • пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
  • оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
  • производить структурную систематизацию дел;
  • осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
  • составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

1.9. Работник должен ознакомиться с должностной инструкцией делопроизводителя в ДОУ, с инструкцией по охране, с инструкцией о мерах пожарной безопасности.

1.10. Делопроизводитель ДОУ систематически улучшает свои знания, повышает квалификацию и профессиональное мастерство с помощью теоретической подготовки и практической деятельности, своевременно проходит периодические медицинские осмотры.

1.11. Делопроизводитель ДОУ должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации в дошкольном образовательном учреждении.

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель в ДОУ осуществляет выполнение следующих обязанностей:

2.1. В рамках трудовой функции организации работы с документами:

2.1.1. прием и первичная обработка входящих документов в ДОУ;

2.1.2. предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые документы и не регистрируемые;

2.1.3. подготовка входящих документов для рассмотрения заведующим ДОУ;

2.1.4. регистрация входящих документов;

2.1.5. организация доставки документов исполнителям;

2.1.6. ведение базы данных документов ДОУ;

2.1.7. ведение информационно-справочной работы;

2.1.8. обработка и отправка исходящих документов;

2.1.9. организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

2.1.10. контроль исполнения документов в организации.

2.2. В рамках трудовой функции организации текущего хранения документов:

2.2.1. разработка номенклатуры дел ДОУ;

2.2.2. проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

2.2.3. формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;

2.2.4. формирование дел;

2.2.5. контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в делаю

2.3. В рамках трудовой функции организации обработки дел для последующего хранения:

2.3.1. проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

2.3.2. составление внутренней описи дел для особо ценных документов;

2.3.3. оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;

2.3.4. оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;

2.3.5. составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;

2.3.6. передача дел в архив ДОУ.

2.4. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.

2.5. Ведет прием поступающей на имя заведующего дошкольным образовательным учреждением корреспонденции (электронной почты) регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в ДОУ порядку, после ее рассмотрения заведующим передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.

2.6. Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам.

2.7. Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.8. Осуществляет учет часов работы работников дошкольного образовательного учреждения, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников ДОУ. Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под роспись.

2.9. Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.

2.10. Формирует личные дела воспитанников, посещающих ДОУ.

2.11. Ведет книгу движения воспитанников.

2.12. Осуществляет учет воспитанников льготных категорий.

2.13. Готовит проекты приказов по движению контингента детей.

2.14. Ведет книги приказов.

2.15. Печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит сотрудников детского сада с приказами под подпись в день их издания.

2.16. Согласно распоряжениям заведующего ДОУ печатает и оформляет требуемую документацию для ведения воспитательно-обучающего процесса в детском саду, выполнения годового плана.

2.17. Занимается подготовкой общих собраний работников ДОУ, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.

2.18. Является секретарем административного совещания при заведующем ДОУ.

2.19. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства дошкольного образовательного учреждения, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства.

2.20. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных.

2.21. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта или наличия другого законного основания.

2.22. Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных сотрудников и воспитанников дошкольного образовательного учреждения.

2.23. Строго соблюдает положения должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ, систематически проходит медосмотры.

3. Права

Делопроизводитель детского сада имеет полное право:

3.1. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.

3.2. Принимать участие в управлении ДОУ в порядке, установленном Уставом.

3.3. На рабочее место, которое соответствует всем требованиям охраны труда и противопожарной безопасности.

3.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.

3.5. На запрашивание от администрации ДОУ, получение и применение информационных материалов, нормативных и правовых документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Знакомиться со всеми имеющимися материалами его личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку его труда, предоставлять по ним пояснения.

3.7. На моральное и материальное поощрение, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников ДОУ.

3.8. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы согласно своей квалификации, количеству и качеству выполненной работы.

3.9. Отказаться от выполнения работ при возникновении угрозы жизни и здоровью вследствие нарушения требований по охране труда.

3.10. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию.

3.11. На неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи предусмотренные законом.

3.12. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики.

3.13. На вступление в профсоюзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.

3.14. Получать социальные гарантии и льготы, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность

4.1. За невыполнение или нарушение без уважительных причин данной должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений заведующего ДОУ и других локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение воспитательно-образовательного процесса, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации.

4.2. За применение, даже однократно, способов воспитания, включающих в себя физическое и (или) психологическое насилие над личностью ребенка, делопроизводитель может освобождаться от занимаемой должности согласно трудовому законодательству и Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации». Увольнение за такой поступок не принимается за меру дисциплинарной ответственности.

4.3. Несет дисциплинарную ответственность за сохранность документации, находящейся в кабинете делопроизводителя.

4.4. Привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и детей дошкольного образовательного учреждения.

4.5. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм и правил делопроизводитель может привлекаться к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством.

4.6. За любое виновное причинение ДОУ или участникам воспитательно-образовательного процесса ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих прямых должностных обязанностей делопроизводитель детского сада несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимоотношения. Связи по должности

Делопроизводитель ДОУ:

5.1. Выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному заведующим ДОУ.

5.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом детского сада, с родителями детей (лицами их заменяющими).

5.3. Получает от заведующего дошкольным образовательным учреждением информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.

5.4. Вовремя сообщает заведующему ДОУ и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.

5.5. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом заведующего ДОУ. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

6. Порядок утверждения и изменения должностной инструкции

6.1. Внесение изменений в должностную инструкцию осуществляется в следующих случаях:

  • при изменении должностных прав и обязанностей;
  • при возложении на работника наряду с его основными должностными обязанностями дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности);
  • при реорганизации юридического лица;
  • при изменении штатного расписания (сокращении штатов, введении новой штатной единицы);
  • при изменении наименования организации (или внесения иных изменений в учредительные документы) или структурного подразделения и т.д.

6.2. Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится в том же порядке, в котором принимается должностная инструкция.

6.3. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией.

6.4. Факт ознакомления сотрудника с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Должностная инструкция делопроизводителя школы по профстандарту

Должностная инструкция делопроизводителя школы

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция делопроизводителя в школе составлена на основе Профстандарта: 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н); с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012г «Об образовании в Российской Федерации» (в редакции от 1 марта 2020 года); согласно Трудовому кодексу РФ и иным нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Настоящая должностная инструкция делопроизводителя школы по профстандарту устанавливает функциональные обязанности, права и ответственность сотрудника, занимающего в общеобразовательном учреждении должность делопроизводителя.
1.3. На должность делопроизводителя может назначаться лицо, имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих.
1.4. Делопроизводителя назначает и освобождает от занимаемой должности директор общеобразовательного учреждения в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и трудовым договором (контрактом) с работником.
1.5. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и находится в прямом подчинении у директора общеобразовательного учреждения.
1.6. Делопроизводитель в школе при выполнении должностных обязанностей руководствуется:

  • Конституцией Российской Федерации;
  • Порядком организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам;
  • Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локально-правовыми актами общеобразовательного учреждения;
  • административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
  • Федеральным государственным образовательным стандартом общего среднего образования;
  • СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно — эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы общеобразовательных организаций» с изменениями от 27 августа 2015 г;
  • постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
  • стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правилами орфографии и пунктуации;
  • правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
  • правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
  • данной должностной инструкцией и трудовым договором (контрактом);
  • Конвенцией о правах ребенка.

1.7. Делопроизводитель школы обязан знать следующее:

  • Государственный стандарт РФ «Делопроизводство и архивное дело»;
  • нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции и иные материалы и документы по ведению делопроизводства в школе;
  • современные информационные технологии работы с документами;
  • порядок работы с документами;
  • схемы документооборота;
  • правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
  • правила организации и формы контроля исполнения документов в общеобразовательном учреждении;
  • типовые сроки исполнения документов;
  • принципы работы со сроковой картотекой;
  • назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
  • правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
  • правила документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения;
  • виды документов, их назначение;
  • требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
  • правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
  • правила создания и ведения баз данных служебных документов в образовательной организации;
  • системы электронного документооборота;
  • правила и сроки отправки исходящих документов;
  • требования охраны труда и пожарной безопасности на рабочем месте;
  • методические рекомендации по выполнению работы с документами в общеобразовательных учреждениях;
  • порядок контроля прохождения служебной документации и материалов;
  • структуру общеобразовательного учреждения и состав сотрудников;
  • виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
  • порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
  • правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
  • правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
  • критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
  • порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
  • правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
  • правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
  • правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
  • правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
  • правила передачи дел в архив общеобразовательного учреждения;
  • правила использования телефона, факса, ксерокса, принтера, сканера, компьютера;
  • правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базой данных, электронной почтой, интернет браузерами;
  • технологию создания, обработки, передачи и хранения различных документов;
  • правила деловой переписки, составления и набора деловых писем с применением типовых образцов;
  • делопроизводство и его ведение;
  • требования по сохранности служебной информации, защите персональных данных;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • порядок оказания первой доврачебной помощи;
  • порядок действий при пожаре или иной чрезвычайной ситуации, эвакуации.

1.8. Делопроизводитель школы должен уметь:

  • работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов общеобразовательного учреждения:
  • пользоваться справочно-правовыми системами;
  • пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами школы;
  • применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
  • организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
  • использовать номенклатуру дел при изучении структуры общеобразовательного учреждения, составлении описей дел;
  • организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел школы;
  • правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
  • систематизировать документы внутри дела;
  • обеспечивать сохранность и защиту документов общеобразовательного учреждения;
  • пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
  • оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
  • производить структурную систематизацию дел;
  • осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
  • составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

1.9. Работник должен ознакомиться с должностной инструкцией делопроизводителя в школе с учетом профстандарта, с инструкцией по охране труда для делопроизводителя школы, с инструкцией о мерах пожарной безопасности в общеобразовательном учреждении.
1.10. Делопроизводитель школы должен соблюдать Конвенцию ООН о правах ребенка, быть обучен и иметь навыки оказания первой доврачебной помощи пострадавшим.


скачать: Должностные инструкции для Школы (Профстандарт)
43 инструкции поштучно и пакетом, обновление — 24 марта 2020 года

2. Трудовые функции

К основным функциям делопроизводителя относятся:
2.1. Документационное обеспечение деятельности общеобразовательного учреждения:
2.1.1. Организация работы с документами.
2.1.2. Организация текущего хранения документов.
2.1.3. Организация обработки дел для последующего хранения.

3. Должностные обязанности

Делопроизводитель в школе осуществляет выполнение обязанностей:
3.1. В рамках трудовой функции организации работы с документами:

  • прием и первичная обработка входящих документов;
  • предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;
  • подготовка входящих документов для рассмотрения директором школы;
  • регистрация входящих документов;
  • организация доставки документов исполнителям;
  • ведение базы данных документов общеобразовательного учреждения;
  • ведение информационно-справочной работы;
  • обработка и отправка исходящих документов;
  • организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
  • контроль исполнения документов в общеобразовательном учреждении.

3.2. В рамках трудовой функции организации текущего хранения документов:

  • разработка номенклатуры дел общеобразовательного учреждения;
  • проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
  • формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
  • формирование дел;
  • контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

3.3. В рамках трудовой функции организации обработки дел для последующего хранения:

  • проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  • составление внутренней описи дел для особо ценных документов школы;
  • оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
  • оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
  • составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;
  • передача дел в архив общеобразовательного учреждения.

3.4. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.
3.5. Вместе с администрацией школы подготавливает отчетные документы для вышестоящих организаций, готовит служебные письма, справки.
3.6. Ведет прием поступающей на имя директора школы корреспонденции (электронной почты), регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в общеобразовательном учреждении порядку, после ее рассмотрения директором передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.
3.7. Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам.
3.8. Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
3.9. Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.
3.10. Формирует личные дела учеников, обучающихся в школе.
3.11. Осуществляет учет обучающихся льготных категорий.
3.12. Ведет книги приказов, печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит сотрудников школы с приказами под подпись в день их издания.
3.13. Согласно распоряжениям директора школы печатает и оформляет требуемую документацию для ведения учебно-воспитательной деятельности в школе, выполнения годового плана.
3.14. Выполняет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
3.15. Занимается сбором необходимых материалов для подготовки совещаний работников школы, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.
3.16. Является секретарем административного совещания при директоре общеобразовательного учреждения.
3.17. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства общеобразовательного учреждения, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства общеобразовательного учреждения.
3.18. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных (далее – ПД).
3.19. Делопроизводитель в школе строго соблюдает свою должностную инструкцию, разработанную по профстандарту, проходит периодические медицинские осмотры.
3.20. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности ПД при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.

4. Права

Делопроизводитель школы имеет полное право:
4.1. Принимать участие в управлении общеобразовательным учреждением в порядке, установленном Уставом.
4.2. На рабочее место, которое соответствует всем требованиям охраны труда и пожарной безопасности.
4.3. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.
4.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.
4.5. На запрашивание от администрации школы, получение и применение информационных материалов, нормативных и правовых документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей.
4.6. Знакомиться со всеми имеющимися материалами его личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку его труда, предоставлять по ним пояснения.
4.7. На моральное и материальное поощрение, на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников школы.
4.8. Отказаться от выполнения работ при возникновении угрозы жизни и здоровью вследствие нарушения требований по охране труда.
4.9. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию.
4.10. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики. На неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи предусмотренные законом.
4.11. На вступление в профсоюзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов. На получение социальных гарантий и льгот, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5. Ответственность

5.1. За невыполнение или нарушение данной должностной инструкции делопроизводителя в школе, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений директора школы и других локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение учебно-воспитательных отношений, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации.
5.2. За применение, даже однократно, способов воспитания, включающих в себя физическое и (или) психологическое насилие над личностью ребенка, делопроизводитель может освобождаться от занимаемой должности согласно трудовому законодательству и Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации». Увольнение за такой поступок не принимается за меру дисциплинарной ответственности.
5.3. Несет дисциплинарную ответственность за сохранность документации, находящейся в кабинете делопроизводителя.
5.4. Привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и обучающихся общеобразовательного учреждения.
5.5. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм и правил делопроизводитель может привлекаться к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством Российской Федерации.
5.6. За любое виновное причинение общеобразовательному учреждению или участникам образовательных отношений ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих прямых должностных обязанностей делопроизводитель школы несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

Делопроизводитель школы:
6.1. Делопроизводитель выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному директором общеобразовательного учреждения.
6.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом школы, с родителями детей (лицами их заменяющими).
6.3. Получает от директора общеобразовательного учреждения информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.
6.4. Вовремя сообщает директору школы и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.
6.5. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом директора школы. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

7. Заключительные положения

7.1. Ознакомление делопроизводителя школы с настоящей должностной инструкцией, разработанной с учетом профстандарта, осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления делопроизводителя с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/

С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
«___»_____20___г. _____________ /_______________________/

Профстандарт делопроизводителя

Профессиональный стандарт делопроизводителя помогает определить круг задач работника, требуемые от него навыки и его уровни квалификации. По действующему законодательству он обязателен для госсектора, а компании из частной сферы применяют его для профилактики конфликтов с проверяющими инстанциями, а также для корректного формирования списка требований к претендентам на позиции.

ФАЙЛЫ
Скачать образец профстандарта делопроизводителя .doc

Правовые основы профстандартов

Внедрение профстандартов в кадровое делопроизводство началось в 2015-м году, с принятием Федерального закона №122-ФЗ. На его основе были проведены следующие изменения:

  • В Трудовой кодекс была внесена статья 195.3. В ней говорилось, что профстандарты обязательны для профессий, к которым в законах особо установлены квалификационные требования. Эти положения были подтверждены статьей 57 ТК РФ, которая установила их необходимость для позиций, имеющих законодательно оформленные льготы или ограничения.
  • Правительством было принято Постановление №584, обязавшее использовать профстандарты организации, находящиеся под государственным контролем (бюджетный характер или доля государства свыше 50%).

Для разъяснения положений этих актов на практике Минтруд дополнительно издал Письмо №14-0/10/В-2253. На основе данных актов можно сказать, что профстандарты необходимы:

  • Когда организация находится под полным или частичным контролем государства (доля в капитале больше 50%).
  • Когда для позиции законодательно установлены особые требования – льготы, компенсации, квалификационные параметры.

В иных случаях они внедряются в практику на добровольной основе для получения некоторых плюсов:

  • Корректировки имеющейся трудовой документации, что не только помогает навести порядок в документообороте, но и снижает вероятность конфликтов с контролерами (ФНС, трудовая инспекция и пр.).
  • Закрепления квалификационных параметров для действующих сотрудников и кандидатов.
  • Получения возможности корректно указывать сотрудникам на необходимость дополнительных мер по повышению квалификации.
  • Проведения аттестации или переаттестации работников.

Внимание! Вместе с профстандартами сохраняют силу должностные классификаторы (ЕКС, ЕТКС). Работодатель вправе выбрать предпочтительный документ при решении кадровых вопросов.

Структура и содержание профстандарта делопроизводителя

В 2015-м году приказом Минтруда был принят стандарт 07.002 для специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией. В него входят четыре раздела, содержащие основные характеристики деятельности делопроизводителя.

Во вводной части содержится группа и вид деятельности по классификаторам ОКВЭД и ОКЗ.

Вторая часть дает перечень обобщенных функций, лежащих в основе профессии, а также их составляющих. Насчитывается 4 обобщенных функции и 24 их составляющих. Так, обобщенная функция по документационному обеспечению работы организации включает три составляющих:

  • организация работы с документами;
  • их хранение;
  • обработка дел для дальнейшего хранения.

Для функций и их составляющих приведены коды и уровни (подуровни) квалификации, нужные специалисту для их выполнения.

Третий раздел состоит из перечня функций с их подробными характеристиками. Для каждой обобщенной профильной функции приведены следующие параметры:

  • наименование и происхождение;
  • требования к образованию и рабочему опыту специалиста;
  • критерии для допуска специалиста к работе;
  • прочие характеристики.

Так, делопроизводителю для выполнения обязанностей по обеспечению документационной деятельности нужно среднее профессиональное образование.

Для составляющих трудовых функций приведены следующие характеристики:

  • трудовые действия;
  • нужные специалисту для их выполнения знания и умения;
  • прочие характеристики.

Например, для составляющей «Организация работы с документами» приведены:

  • десять трудовых действий (прием и первичная обработка документации, её регистрация и пр.);
  • пять умений в практической области (уметь пользоваться БД, СПС и т.д.);
  • нужные от специалиста знания в девятнадцати областях (понимание структуры организации, порядка обработки документов и пр.).

В заключительную часть документа входит список его организаций-разработчиков.

Внимание! Часть должностных характеристик (полномочия, льготы и пр.) отсутствуют в документе. Для освещения этих аспектов дополнительно используется должностная инструкция.

Нюансы внедрения профстандартов

Корректное применение профстандартов обычно включает следующие стадии:

  • Создание регламента, регулирующего процессы внедрения. В нем должны содержаться порядок этапов, их продолжительность, ответственные лица.
  • Рассмотрение организации, её отраслевых особенностей, иерархической структуры, нагрузки сотрудников.
  • Нахождение профстандартов, подходящих для профиля деятельности сотрудников.
  • Изменение на их основе действующей трудовой документации.
  • Документирование новых параметров квалификации сотрудников.
  • Анализ, на основе новой документации, нагрузки работников, соответствия обязанностей их позициям и прочих кадровых аспектов.
  • Проведение изменений в организационной структуре – освобождение сотрудников от непрофильных обязанностей, переименование позиций и т.д.

В итоге работодатель приобретет возможности корректно отказывать кандидатам, проводить переаттестацию действующих работников, требовать от них прохождения профильного обучения для повышения квалификации.

Внимание! Трудовой кодекс не предполагает возможности увольнения сотрудника за его несоответствие параметрам, установленным в профстандарте. В этом случае можно предложить ему переход на другую позицию по ст. 72.1 ТК.

Общие положения

  1. Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
  2. Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
  3. Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
  4. Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
  5. Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
    • актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
    • законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
    • внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
    • принципов составления аналитических документов по документообороту;
    • должностной структуры компании;
    • действующих системы электронного оборота документов в компании;
    • ведения базы данных документов компании;
    • типовых сроков и принципов обращения с документами;
    • требований к сохранности и хранению документации;
    • требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
    • норм архивирования документов;
    • нормативов составления описи документов по заданным критериям;
    • правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
  6. В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
    • действующими законами;
    • положениями данной инструкции;
    • документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
  7. Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
  8. Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

  1. Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
  2. После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
  3. Ведет внутреннюю базу документов компании.
  4. Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
  5. Обеспечивает ведение текущей документации компании.
  6. Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
  7. Контролирует доведение документов до их адресатов.
  8. Дает справки по документам компании.
  9. Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
  10. Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
  11. Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
  12. Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
  13. Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.

Права

Делопроизводитель обладает правами:

  1. На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
  2. Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
  3. Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
  4. Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
  5. Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.

Ответственность

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

  1. За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
  2. За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
  3. За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
  4. За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *