Должностные обязанности помощника руководителя

Содержание

Личный помощник руководителя: обязанности и критерии подбора

Вопросы, рассмотренные в материале:

  1. Личный помощник руководителя – кто это и чем отличается от секретаря
  2. Обязанности личного помощника руководителя
  3. Минусы работы личным помощником руководителя
  4. Должностная инструкция личного помощника руководителя
  5. Удалённый личный помощник руководителя – кому нужен и какие функции выполняет
  6. Требования к кандидату на должность помощника руководителя
  7. Так в итоге, какими качествами должен обладать хороший личный помощник руководителя

Наверняка многие слышали о такой должности, как личный помощник руководителя. Но какие функции он выполняет и чем отличается от того же секретаря, знают немногие.

По сути, личный помощник – это главный ассистент, можно сказать, правая рука руководителя, организатор его мероприятий, без которого вечно занятому боссу пришлось бы очень туго. Если вы хотите лучше разобраться в этой профессии, узнав её плюсы и минусы, а также ключевые особенности, читайте далее нашу статью.

Личный помощник руководителя – кто это и чем отличается от секретаря

Итак, давайте определим для начала, кто же такой личный помощник руководителя. У многих может сложиться впечатление, что секретарь, офис-менеджер и личный помощник — это один и тот же человек. Естественно, обязанности данных должностей в чем-то схожи, но есть существенные отличия.

Личный помощник, или, как некоторые называют, ассистент руководителя — это не только профессионал своего дела, но еще и человек, который помнит всё и всегда до мельчайших деталей.

От правильного выбора кандидата на должность личного помощника зависит успех всего дела. Для нее подойдет человек, который сможет поставить интересы шефа выше своих собственных.

Одной из основных задач личного ассистента можно считать решение всех административных и организационных вопросов деятельности руководителя. Помощник должен сделать рабочий процесс своего босса максимально комфортным.

Далее давайте выясним основные отличия личного помощника руководителя от других административных должностей. Для того чтобы избежать путаницы, стоит четко определить виды административных позиций и их основные функции.

Бизнес-ассистент (ВА) (персональный ассистент (РА) или личный помощник) – в таком сотруднике нуждаются руководители или собственники крупных корпораций (российских и международных). Подчинение происходит напрямую генеральному директору.

Правая рука, лицо, приближенное к руководителю, составляет рабочий план на день, неделю, месяц и т. д., ведет бизнес-календарь, является связующим звеном с внешним миром. Этот универсальный человек может быть няней, домоуправляющим, туристическим агентом, прогнозом погоды. Зачастую он также выполняет некоторую работу за руководителя, естественно, результаты которой босс с легкостью присваивает себе. Обладает специальными знаниями, имеет профильное образование в той же сфере, что и руководитель. Может самостоятельно принимать решения.

Секретарь есть практически в каждой компании, от мелкой до крупной. Его функционал достаточно прост: работа с документопотоком, обработка корреспонденции, встреча гостей, организация кофе-пауз, хозяйственное обеспечение деятельности офиса, телефонные переговоры, исполнение поручений руководителя и его заместителей. Подчиняется, как правило, всем топ-менеджерам организации.

Основные требования, чаще всего предъявляемые к кандидатам на должность секретаря: возраст до 30 лет, образование высшее или среднее профессиональное (зависит от масштаба компании), опыт работы необязателен, уверенный пользователь ПК и оргтехники, знание делового этикета, владение иностранным языком (в качестве дополнительного требования). Личные качества: способность выполнять однотипную работу, доброжелательность, ответственность и исполнительность.

Читайте нашу статью «Как планировать день: ТОП-12 ценных советов».

Секретарь-помощник работает в компании с численностью сотрудников не более 50 человек. Подчиняется напрямую директору (собственнику) организации. В данном случае работник совмещает функции секретаря и помощника руководителя. В его обязанности входит выполнение несложных поручений топ-менеджеров.

Основные требования к кандидату: образование неоконченное высшее или высшее, возраст от 25 до 32 лет, уверенное владение различными средствами оргтехники, высокая скорость печати.

Личные качества: ответственность, исполнительность, дисциплинированность, способность выполнять однообразную работу.

Офис-менеджер – сотрудник с такими функциональными обязанностями необходим для средних компаний с численностью свыше 30 человек. Подчинение офис-менеджера происходит как руководителю, так и остальному управленческому составу. К основным функциям относятся: материально-техническое обеспечение работы офиса, обработка и ведение первичной документации, частичное выполнение функций секретаря (таких как встреча гостей, телефонные звонки и организация документооборота).

Основные требования к кандидату: образование высшее, возраст о 25 до 35 лет, обязательно наличие организационных навыков и опыта аналогичной работы.

Личные качества: доброжелательность и коммуникабельность.

Секретарь на ресепшен. Его наличие просто необходимо в компаниях с численностью сотрудников более 50 человек и высоким трафиком посетителей. Может быть в подчинении офис-менеджера, помощника руководителя, административного директора или всего руководящего состава. Его функции – выполнение простых технических задач: встреча гостей, организация кофе-брейков, прием входящих звонков, взаимодействие с курьерами и водителями.

Основные требования к кандидату: привлекательная внешность, возраст от 22 до 27 лет, опыт работы необязателен, владение оргтехникой.

Личные качества: коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость и улыбчивость.

Как мы можем заметить из описания основного функционала рассмотренных административных должностей, между ними есть существенное различие: основной задачей секретаря является управление информационным потоком, а личного помощника – управление продуктивностью руководителя.

Обязанности личного помощника руководителя

1. Общие обязанности ассистента

Перечень функциональных обязанностей данной категории работников достаточно обширен и содержит следующие пункты:

  • формирование графика рабочего дня руководителя: составление расписания деловых встреч, организация поездок, оформление командировок, подготовка к подписанию служебной документации;
  • организация и поддержание комфортного рабочего места босса: поддержание чистоты, тишины, бесперебойной работы необходимой оргтехники;
  • работа с документооборотом руководителя и распределение потока звонков;
  • проведение первичных переговоров, отработка запросов линейных руководителей;
  • поддержание психологического комфорта руководителя на высоком уровне: составление удобного рабочего графика, напоминание о важных встречах и мероприятиях, поиск и предоставление запрошенной информации в удобном для него формате.

В некоторых компаниях личный помощник руководителя также отвечает за весь документооборот организации, а иногда и руководит секретариатом.

2. Дополнительные функции ассистента

Как правило, перечень обязанностей помощника гораздо шире, чем у администратора или секретаря. Возложение на него дополнительного функционала — обычное дело.

Зачастую для того, чтобы занять должность личного помощника, требуется отыскать человека с большим количеством разноплановых способностей и талантов. Он должен обладать отличными коммуникативными навыками, уметь переводить документы с иностранного языка или выполнять функцию переводчика на деловой встрече руководителя с партнерами, если это подразумевается кругом обязанностей. Также личный ассистент должен быть тем человеком, которому можно, не опасаясь, доверять конфиденциальную информацию.

Кроме этого на него часто возлагаются задачи по решению бытовых потребностей директора компании: организация питания, оформление поездок (заказ билетов, гостиничного номера, трансфера, составление необходимых сопутствующих документов). То есть каждый руководитель предъявляет индивидуальные требования к кандидату на должность своей «палочки-выручалочки» и «правой руки».

3. Подробный разбор обязанностей

Далее более подробно рассмотрим каждую из обязанностей.

Ведение документации:

  • работа с документами – грамотное составление организационной, распорядительной, информационно-справочной и иной документации компании;
  • при необходимости подготовка презентаций и проектов документов, редактирование писем, автором которых является директор компании;
  • работа с корреспонденцией: сортировка по степени важности и срочности, запрос необходимых отчетов в установленные сроки.

Тайм-менеджмент:

  • составление рабочего графика руководителя и внесение его в планер, ранжирование задач по приоритетности;
  • своевременное информирование шефа о предстоящих задачах, напоминание о дедлайнах, уведомление о деловых встречах и поездках;
  • оптимальная организация рабочего дня руководителя;
  • составление собственного рабочего расписания на день.

Организация рабочих мероприятий:

  • подготовка к проведению рабочих совещаний, презентаций, встреч и переговоров с участием руководителя;
  • протоколирование, рассылка приглашений участникам мероприятий, подготовка и предоставление информации по итогам состоявшихся встреч всем заинтересованным лицам;
  • организация служебных командировок руководителя.

Выполнение функций заместителя (функции второго лица):

  • быть всесторонне развитым, то есть обладать достаточным уровнем компетенций в различных сферах и областях;
  • иметь способность управлять: оказывать воздействие как на рядовых сотрудников, так и на руководящий состав компании, обеспечивая тем самым своевременное выполнение поставленных задач подразделениями;
  • руководить отдельными бизнес-проектами;
  • не бояться брать на себя ответственность и в дальнейшем отвечать за свои слова и действия;
  • самостоятельно решать ряд вопросов, относящихся к бизнесу (например, необходимость проведения встреч и переговоров);
  • давать выступления от лица руководителя и уметь проводить корректные торги;
  • представлять первое лицо компании на бизнес-мероприятиях, озвучивать его позицию и отвечать на вопросы.

Управление секретариатом:

  • обеспечивать бесперебойное функционирование кабинета босса и его приемной;
  • оперативное решение вопросов, касающихся технического обеспечения, выполнение работ по оформлению договоренностей с поставщиками;
  • проведение закупок для организуемых мероприятий, постановка задач водителям и курьерам и контроль их деятельности;
  • совмещение функций офис-менеджера.

Поддержание деловых контактов:

  • управление информационными потоками: кого с кем соединить, на кого переключить или переадресовать входящий звонок, кого и когда пропустить к руководителю;
  • держать руку на пульсе всех событий, происходящих в компании;
  • защищать руководителя от излишне настойчивых контактов, не нанося при этом урон имиджу шефа и компании;
  • максимально оперативно решать большинство вопросов и достигать положительного результата в 100 % случаях;
  • вести базу клиентов компании, поздравлять их с днями рождения, праздниками и иными памятными датами, быть с ними на связи.

Travel-сопровождение:

  • организация служебных командировок и иных поездок руководителя (бронирование билетов, отелей и трансферов, оформление виз при необходимости);
  • продумывание всей логистики поездки туда и обратно;
  • осуществление контроля работы подрядных организаций и служб в других городах и странах;
  • доскональный мониторинг цен на стоимость аренды автомобилей, яхт, способность в нужный момент договориться о скидке;
  • подготовка полного сценария путешествия: от приобретения билетов до точного времени ужина в ресторане по определенному меню и покупки подарка.

Работа переводчиком:

  • устный перевод на деловых встречах и переговорах с иностранными партнерами;
  • перевод служебной документации;
  • ведение деловой переписки на иностранном языке.

Личное сопровождение руководителя. Название должности «личный помощник» совсем не случайно звучит именно так: в его обязанности входит не только решение ежедневных деловых задач, но и выполнение личных поручений босса.

  • осуществление контроля работы нянь, преподавателей, отслеживание посещаемости кружков детьми руководителя;
  • организация отдыха шефа и его семьи: от выбора страны до контроля ежедневных передвижений;
  • компетентность в сферах luxury-обслуживания;
  • взаимодействие с обслуживающим персоналом загородного дома и решение иных вопросов, связанных с его содержанием;
  • организация контроля медицинских мероприятий: своевременное прохождение профилактических обследований, запись к специалистам, при необходимости контроль приема препаратов и др.;
  • безупречное знание luxury-брендов и марок, взаимодействие с известными модельерами и домами мод, работа с персональными мерками;

    Читайте нашу статью «Стратегия голубого океана: что это и как применить в своём бизнесе».

  • организация спортивных хобби руководителя: контроль расписания посещения занятий, секций, приобретение аксессуаров;
  • отслеживание проведения знаковых мероприятий (скачек и гонок) и открытия новых заведений: кафе, ресторанов, гольф-полей и др.;
  • аналогичное сопровождение родственников руководителя, его родителей, друзей и партнеров.

Минусы работы личным помощником руководителя

  1. У каждого руководителя, ищущего себе личного помощника, представление о его функционале и качествах, которыми он должен обладать, существенно различается. Поэтому каждый из работодателей предъявляет свои требования к кандидатам на данную должность.
  2. Вторым минусом можно считать то, что личный помощник всегда находится в тени известности своего шефа, принимает все особенности его характера, манеру ведения бизнеса и выстраивания отношений с партнерами и персоналом. Помощник должен быть до последнего максимально предан своему руководителю и отстаивать его точку зрения.
  3. Перспектива карьерного роста, по сути, отсутствует по той простой причине, что, даже несмотря на тот опыт и знания в области бизнеса, которым занимается компания, ассистент в понимании многих является обычным секретарем. И вряд ли для него настанут такие времена, когда поступит предложение стать полноправным заместителем или партнером по бизнесу своего руководителя.
  4. Еще один минус – ненормированный рабочий день. Порой количество часов, проведенных на работе, у ассистента значительно превышает рабочее время самого руководителя, так как первому нужно еще подготовиться к встрече, организовать поездку и т. д. Также к минусам можно отнеси и весьма низкую оценку выполняемых помощником функций окружающими: в их понимании это не кто иной, как обычный секретарь, тень своего начальника. Хотя на самом деле круг выполняемых им функциональных обязанностей ничуть не меньше, чем у руководителя отдела, и управленческий состав компании обязан ему подчиняться и прислушиваться к его мнению.

Должностная инструкция личного помощника руководителя

Основные требования к должности личного помощника руководителя, круг обязанностей, функций и порядок решения возможных спорных ситуаций прописываются в должностной инструкции. Это внутренний нормативный документ организации, на основании которого легко осуществлять контроль выполнения работником своих обязанностей. Должностная инструкция – это своеобразное руководство к действию. Она обязательна для исполнения.

В связи с тем, что работа в этой должности имеет ряд существенных особенностей, к составлению должностной инструкции стоит подойти со всей ответственностью и серьезностью, чтобы прописать все нюансы рабочего времени и отдыха, компенсацию за переработки и др.

Ни в коем случае не стоит путать должностную инструкцию личного помощника руководителя и помощника руководителя проекта. Должность последнего, как правило, временная и ограничивается периодом реализации конкретного проекта.

Также в должностной инструкции стоит грамотно и четко прописать название должности, при этом внимательно следить за актуальностью и соответствию действующим нормативным актам.

Как за 1 неделю заработать больше, чем за месяц? Разбор от Петра Осипова: тест ниш | Бизнес Молодость

Удалённый личный помощник руководителя – кому нужен и какие функции выполняет

Сейчас достаточно легко найти себе личного помощника на биржах фриланса. Он будет выполнять свою работу онлайн. Существенный плюс для соискателя — ему не нужно будет тратить время, чтобы добраться до офиса. Более того, он сможет работать из любой точки мира.

1. Кому требуется удалённый личный помощник

В эпоху интернета существует множество онлайн-магазинов, сервисов, тренинговых центров, агентств, которые осуществляют свою работу удаленно. В каждом подобном бизнесе явно найдется человек, который выполняет самостоятельно весь объем обязанностей.

Давайте на примерах рассмотрим, к кому вы сможете устроиться личным помощником.

  • Инфобизнесмены — это люди, ведущие свой бизнес путем предоставления платных услуг (тренингов, курсов, вебинаров и др.).
  • Владельцы интернет-сервисов и магазинов. Для примера можно взять такой сервис, как Юла. Безусловно, это может быть слишком масштабным примером. Но если мы рассмотрим менее глобальные сервисы, каких в интернете великое множество, то там явно найдется немало руководителей, ищущих личных помощников.
  • Блогеры, разработчики контентных проектов. Для создания качественного прибыльного продукта, поддержания и роста его популярности нужно очень много всего знать и уметь. Например, для ведения видеоблога нужно не только снимать, монтировать видео, а еще заниматься продвижением, искать партнеров и т. д. Когда данный проект наберет обороты и разрастется до внушительных размеров, личный помощник будет очень кстати!
  • Фрилансеры-профессионалы и удалённые сотрудники. В данном случае вполне может понадобиться помощник со специальными знаниями: дизайнер, программист, который будет не только решать общие вопросы, но и помогать выполнять рабочие задачи.
  • Офлайн-предприниматели, чей бизнес нужно продвигать через сайт и социальные сети. Личному помощнику вполне может быть поручено данное направление деятельности. Иногда бывает так, что ассистент крупного предпринимателя нанимает себе личного помощника для выполнения определенных мелких задач.

2. Обязанности и функции

Весь круг обязанностей личного помощника руководителя мы можем поделить на три группы:

  • секретарь, который организует и выполняет работу с документами, составляет всевозможные отчёты, отправляет и получает почту, распределяет ее, также общается с клиентами и т. д.;
  • менеджер проектов, который взаимодействует с фрилансерами и удаленными сотрудниками;
  • специалист, обладающий определенными знаниями и опытом в той же сфере бизнеса, что и его руководитель (наниматель).

Все перечисленные группы, безусловно, связаны между собой. Каждый предприниматель сам определяет круг задач, которые он готов передать помощнику.

Ранее было принято считать, что секретарь должен всегда находиться рядом, на расстоянии вытянутой руки, ну или максимум за стенкой кабинета. Теперь же пришло время ассистентов, работающих в онлайн-режиме.

Что может выполнять этот сотрудник:

  • поиск новых клиентов и партнеров;
  • ведение ежедневного рабочего календаря руководителя;
  • осуществление контроля выполнения поручений шефа другими работниками;
  • SMM-продвижение и реклама;
  • приобретение товаров, заказ различных услуг для компании или руководителя.

К плюсам можно отнести то, что такой специалист может выполнять и ряд задач профильного направления: от редактирования фотографий до составления текстов. Этот вид удаленной занятости позволяет развиваться в профессиональной сфере и получать прибыль. Бесспорно, организовать и настроить работу офиса реального намного сложнее, чем виртуального.

3. Карьерный рост удаленного работника

Офис-менеджер, выполняя работу онлайн, может как продвинуться по карьерной лестнице, так и повысить свой уровень дохода за счет расширения спектра своих занятий. Либо он может найти себе более крупного заказчика. Можно выполнять свои функции даже без определенного опыта. Несомненным плюсом данной работы можно считать то, что постоянно меняющиеся задачи позволят вам овладеть новыми навыками и обучаться чему-то новому. Благодаря этому ваш багаж знаний непрерывно пополняется. В дальнейшем вы можете менять место работы.

Бытует мнение коучей профессионального развития и HR-менеджеров, что для того, чтобы достичь высокого результата, работая удаленно, нужно сотрудничать только с одним заказчиком продолжительное время.

Читайте нашу статью «Номинальный директор: административная, уголовная и налоговая ответственность».

4. Какова заработная плата личного помощника руководителя, работающего удаленно

Средняя стоимость услуг такого специалиста в месяц составляет от 30 до 35 тысяч рублей. При работе в офлайн-режиме прибавляем к этому официальное трудоустройство, 40-часовую рабочую неделю и оплачиваемый отпуск. С каждым кандидатом уровень заработной платы может обсуждаться индивидуально и будет зависеть от его компетенций. Если рассматривать столицу, то там можно встретить предложения от 60 000 рублей.

Но тогда сразу оговариваются следующие условия:

  • ненормированный рабочий график;
  • свободное владение иностранным языком;
  • наличие личного автомобиля.

Есть несколько способов мотивации личного помощника руководителя, они бывают указаны в описании вакансии. К наиболее распространенным относятся:

  • почасовая оплата;
  • фиксированная ставка с одной или двумя выплатами в месяц (зависит от желания кандидата на должность);
  • понедельная оплата труда;
  • фиксированная ставка + % от выполнения задачи.

Рассмотрим стоимость услуг и перечень основных задач для помощников (взяты на основе данных с бирж фриланса):

Основные задачи

Оплата

Отвечать на письма, телефонные звонки (базовые задачи — БЗ)

от 50 рублей за час

БЗ + составление списка клиентов и работа с ними

20 тыс. рублей за месяц

БЗ + продвижение продукта, реализация маркетинговых мероприятий, ведение социальных сетей, рассылка объявлений, обзвон холодной базы

от 25 тыс. руб. до 30 тыс. рублей за месяц

БЗ + спичрайтер, имиджмейкер, индивидуальный психолог

с каждым кандидатом проговаривается индивидуально, от 200 долларов за месяц

БЗ + разработка стратегии развития

от 25 000 рублей + % с продаж

БЗ + развитие сайта заказчика, подготовка и проведение рекламной кампании

от 30 000 до 35 000 рублей за месяц

Размер вознаграждения зависит как от масштаба компании, решения руководителя, так и от определенных результатов работы сотрудника за конкретный промежуток времени. Удаленная работа позволяет вам зарабатывать из любой точки мира. Дальнейший рост и развитие вас как специалиста не ограничены территориями, что, несомненно, является большим преимуществом.

5. Плюсы и минусы профессии

Давайте теперь подытожим и посмотрим, какие же преимущества и недостатки имеет профессия личный помощник руководителя при удаленной работе. Основные преимущества:

  • Непрерывное развитие. Перенимать бесценный опыт и знания предпринимателя, работая с ним рука об руку, дорогого стоит.
  • Неограниченность в передвижениях. Вам не нужно тратить время на дорогу на работу и обратно. Вы можете выполнять свои профессиональные задачи, даже находясь на другом континенте.
  • Вы получаете возможность иметь высокую заработную плату или дополнительный доход к своему основному заработку, все зависит от сложности выполняемых вами задач.

В качестве недостатка удаленного должности личного помощника руководителя можно отметить следующий фактор: в основном вы подстраиваетесь под график работодателя, иногда жертвуя своим временем, так как вы должны быть на связи в режиме 24/7.

Требования к кандидату на должность помощника руководителя

Требования, предъявляемые к такому специалисту, достаточно высоки. Сюда входит высшее образование, иногда и несколько, наличие опыта работы на аналогичных должностях от 2 лет, активная жизненная позиция, хорошо развитые коммуникативные и организаторские способности, высокий уровень стрессоустойчивости, самоорганизации и умение разрешать конфликтные ситуации.

Также кандидат должен обладать грамотной устной и письменной речью, свободно общаться и писать на английском языке, в совершенстве знать деловой этикет, компьютерные программы.

Читайте нашу статью «Организационная структура предприятия: основные виды, их плюсы и минусы».

В среднем получается, что заработная плата такого специалиста от 800 евро, но, опять же, это зависит от сложности выполняемых им заданий и поручений.

Кому точно не стоит доверять поиск личного помощника?

Ни в коем случае не поручайте поиск одного из нескольких помощников уже работающему ассистенту. Он будет воспринимать всех кандидатов в качестве потенциальных конкурентов и отберет человека, который будет выполнять рутинную однообразную работу. В нужный момент времени, когда действительно от него потребуется помощь команде, он не сможет оказать должную поддержку остальным сотрудникам.

При отборе кандидатов на должность личного помощника руководителя обязательно как можно более подробно стоит уточнять у генерального директора компании, какого именно человека он хотел бы видеть на этой должности, вплоть до мельчайших деталей: не только профессиональные навыки и умения, но и особенности характера. Это облегчит задачу подборщику. Он не будет отнимать время руководителя на беседу со всеми подряд и в то же время не отклонит кандидатов, подходящих или не подходящих только лишь по одному критерию.

Как уже говорилось ранее, специфика работы личного помощника руководителя предполагает еще и обладание рядом личностных характеристик из-за особенности работы.

В первую очередь это:

  • многозадачность – способность выполнять несколько задач одновременно без ущерба для их результатов – одно из самых ценных качеств хорошего ассистента;
  • стрессоустойчивость – при общении с руководителем помощнику часто приходится принимать удар на себя;
  • высокая обучаемость – гибкий склад ума и желание постоянно развиваться и узнавать что-то новое, въедчивость в каждый этап рабочего процесса;
  • позитивное мышление – эта черта характера поможет справляться с дополнительным объемом обязанностей, порой выходящих за рамки делового сотрудничества в стандартном его понимании.

Это самые основные черты характера, которые необходимы каждому личному помощнику руководителя для выполнения своей деятельности. В идеальном варианте – основные черты характера шефа и его ассистента должны гармонично дополнять друг друга, а не противоречить друг другу.

Так в итоге, какими качествами должен обладать личный помощник руководителя

Хороший личный помощник:

  • владеет навыками различных специальностей: управлением персоналом, тайм-менеджментом, кризис-менеджментом, обязанностями офисного сотрудника;
  • в совершенстве знает процесс и умеет провести переговоры;
  • обладает высокой степенью интеллектуального развития, может участвовать в беседе на любую тематику, даже не имеющую отношения к бизнесу;
  • интересы своего руководителя ставит выше своих собственных;
  • имеет хороший вкус, тактичен и доброжелателен;
  • обладает быстрой скоростью мышления, способен оперативно и правильно принимать верные решения;
  • знает сферу своей ответственности, четко чувствует и соблюдает границы своих функциональных обязанностей: не задает слишком много ненужных вопросов по пустякам и не совершает сомнительных действий за спиной руководителя;
  • логичен во всем, может предопределять принципы и взгляды руководителя на основные вопросы; когда действует и принимает решения от его имени, то, как правило, без ущерба для дела.

КАК ИЗМЕНИТЬ СВОЮ ЖИЗНЬ?! ЖЕСТКИЙ РАЗБОР с Петром Осиповым и Михаилом Дашкиевым | Бизнес Молодость

Каким должно быть резюме персонального ассистента в 2020 году?

Если вы не занимались активным поиском работы в последние пару лет, то ваши знания о форме, дизайне и контенте резюме уже неактуальны. Используйте рекомендации в этой статье для написания современного резюме для следующих позиций: бизнес-ассистент, персональный ассистент, помощник руководителя.

1. Подготовка

Перед тем, как приступить к созданию резюме изучите статью «Универсальный метод написания продающего резюме». В этой публикации вы познакомитесь с кейсом, который поможет собрать всю необходимую информацию для написания продающего резюме. Напомню, что продающее резюме создается под конкретную цель поиска, соответствует требованиям вакансий по аналогичным позициям и содержит определенный набор ключевых слов.

2. Цель поиска

Формулировка вашей цели поиска должна быть расположена в начале резюме. В случае, если вы хотите откликнуться на вакансию, название позиции которой отличается от вашей текущей должности, то измените ее на ту, что указана в вакансии.

Список позиций, для которых можно использовать примеры в этой статье:

  • Позиции начального уровня (0): помощник администратора офиса, секретарь на ресепшен — ресепшионист (Receptionist), административный координатор, администратор ресепшен (Front Desk Receptionist), секретарь-референт, офис-менеджер, администратор офиса (Front Office Assistant), ассистент, специалист по административной поддержке (Administrative Assistant), делопроизводитель.
  • Позиции первого уровня (1): персональный ассистент (Personal Assistant), помощник руководителя, личный помощник, бизнес-ассистент, помощник генерального директора, помощник топ-менеджера, менеджер по документообороту, руководитель отдела секретариата.
  • Позиции второго уровня (2): начальник административно-хозяйственного отдела, управляющий офисом, административный менеджер, операционный менеджер, менеджер бизнес-проекта, административный управляющий, менеджер по административно-хозяйственной деятельности (Facility Manager).

3. Профиль должности

Профиль должности — это эталон идеального кандидата, который содержит перечень требований к знаниям, навыкам, квалификации кандидата, необходимых для успешного выполнения должностных обязанностей. Описание вакансии – краткая версия профиля должности, которая включает список обязательных требований для первичного отбора кандидатов по резюме.

Персональный ассистент
Курирование нескольких блоков работ:
Тревел поддержка:

  • Полное туристическое сопровождение: разработка маршрутов, покупка билетов, бронирование отелей, бизнес-авиация, удаленное решение всех вопросов по поездке.
  • Круглосуточная поддержка по телефону: 24/7/365.
  • Ведение, координация и контроль прохождения платежей.

Административные функции:

  • Планирование деловых встреч/графика руководителя, напоминания, организация конфколлов.
  • Ведение личного почтового ящика руководителя: контроль входящих писем, подготовка и написание ответов от имени руководителя.
  • Выполнение личных поручений руководителя: покупка товаров, организация мероприятий, поиск информации и др.
  • Контроль исполнения поручений руководителя.
  • Подготовка презентаций.
  • Организация корпоративных мероприятий.
  • Бизнес-поддержка руководителя, составление отчетов, подготовка аналитических обзоров. Работа в программах Excel, Power Point.

Секретариат:

  • Взаимодействие с секретарями на ресепшен, умение правильно распределить объем задач и установить сроки выполнения.
  • Организация встреч, совещаний, переговоров.
  • Исполнение поручений, поиск необходимой информации.
  • Выбор и покупка подарков к дням рождения и другим праздникам для партнеров.

4. Обязанности

Ниже приведены списки обязанностей по позициям разного уровня. Это ключевые слова/словосочетания, по которым HR-менеджеры отбирают кандидатов по резюме. Выберите из предложенного перечня те, которые соответствуют вашему опыту и распределите их по вашим местам работы.

Административный координатор:

  • Административная поддержка офиса (обработка входящих звонков, получение и отправка корреспонденции, бронирование переговорных).
  • Взаимодействие с поставщиками услуг (курьерские и почтовые службы, аутсорсинговые компании).
  • Поиск новых поставщиков при необходимости.
  • Travel и визовая поддержка сотрудников и руководителей.
  • Управление документооборотом: подготовка презентаций по запросу.
  • Взаимодействие с внутренними подразделениями компании, в т.ч. с маркетингом, финансами, HR.
  • Коммуникация с глобальными службами по административным вопросам.
  • Участие в планировании и организации мероприятий.
  • Подготовка ежемесячных отчетов.

Административный ассистент:

  • Координация работы топ-менеджеров компании.
  • Подготовка необходимых договоров, документации на подписание.
  • Прием входящих звонков и их распределение.
  • Отправка, получение и регистрация корреспонденции.
  • Встреча и координация гостей.
  • Помощь в организации корпоративных мероприятий.
  • Travel-поддержка.
  • Административная поддержка генерального директора.
  • Обеспечение офиса всем необходимым для полноценной работы.
  • Координация работы курьерских и клининговых служб.

Руководитель секретариата:

  • Организация работы секретариата, управление отделом (секретариат + курьерская служба).
  • Event-поддержка (организация мероприятий, участие в организации конференций, выставок; сопровождение корпоративных мероприятий, оформление праздников, выбор и составление подарков сотрудникам компании).
  • Полный travel support (оформление виз, загранпаспортов, оформление командировок, трансфер, билеты, гостиницы, аренда машин, организация сложных поездок).
  • Организация материально-технического обеспечения центрального офиса (снабжение офиса продуктами, канцтоварами, медикаментами, оборудованием, мебелью, техникой, и т.д.).
  • Регистрация входящей и исходящей документации, ведение журнала регистрации и базы данных исходящих писем.
  • Планирование рабочего времени первых лиц компании.
  • Контроль исполнения требований распорядительных документов и поручений руководства.

Персональный ассистент:

  • Полная административная и информационная поддержка руководителя.
  • Полная бизнес-поддержка и ассистирование генеральному директору.
  • Cогласование документов.
  • Составление графиков, таблиц.
  • Приём звонков.
  • Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя (организация встреч, переговоров, совещаний и т.д.).
  • Ведение Личного Календаря Руководителей на ежедневной основе (встречи, графики поездки).
  • Организация рабочего дня руководителя, ведение календаря в MS Outlook.
  • Отслеживание исполнения поручений руководителя.
  • Ведение делопроизводства: составление служебных записок, информационных писем, контроль исполнения, регистрация документов и пр.
  • Работа с входящей и исходящей корреспонденцией и ведение деловой переписки (сортировка входящей корреспонденции, ответы, ранжирование по важности/срочности).
  • Работа с контактами (адресная книга, дни рождения и др.)
  • Организация и участие в совещаниях и переговорах, протоколирование.
  • Организация встреч руководителя и прием посетителей.
  • Подготовка аналитических и справочных материалов, сбор информации.
  • Оформление презентаций в PowerPoint.
  • Подготовка материалов к совещаниям, переговорам.
  • Непосредственное участие в переговорах, деловых встречах, приемах.
  • Ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результаты совещаний, встреч, переговоров.
  • Ведение деловой переписки (в том числе на английском языке).
  • Сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для Руководителя.
  • Доведение до работников указаний, распоряжений, поручений Руководителя, контроль их исполнения точно в срок.
  • Общение с банками (российские, зарубежные) предоставление платежных поручений, сводки, контроль транзакций.
  • Контроль выполнения задач руководителя (отчет по статусу выполнения задач).
  • Проведение переговоров вместе с топ-менеджментом компании.
  • Контроль расходов.
  • Переводы документов с русского языка на английский язык и с английского языка на русский язык.
  • Подготовка, обновление, систематизация информации на регулярной основе.
  • Контроль своевременного поступления отчетов Руководителю от сотрудников.
  • Информационно-справочное и документационное обеспечение руководителя.
  • Подготовка проектов документов (письма, приказы, отчеты), выполнение печатных, копировальных работы.
  • Предварительное рассмотрение и контроль качества, правильности составления документов, предоставляемых на подпись руководителя.
  • Участие во всех бизнес-процессах компании, контроль исполнения распоряжений на всех уровнях с предоставлением «обратной связи» руководителю.
  • Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками: переписка (в т. ч. на английском), заключение договоров, контроль оплаты услуг.
  • Формирование бюджета для текущих административных расходов и оплата счетов (в том числе за границей).
  • Проверка финансовой отчетности, предоставляемой руководителю из департаментов холдинга.
  • Организация и обеспечение деловых поездок и отдыха руководителя: оформление виз; аренда вилл, яхт, автомобилей; заказ частных самолетов, трансферов, VIP-залов; бронирование отелей и ресторанов.
  • Решение организационных и хозяйственных вопросов.
  • Участие в переговорах, в т. ч. в качестве переводчика (англ. яз.)
  • Организация переговоров и встреч руководителя.
  • Решение нестандартных задач.
  • Организация и протоколирование совещаний.
  • Ведение переписки с деловыми партнерами.
  • Организация и ведение делопроизводства и архивного дела:
    • работа с входящей и исходящей документацией
    • организация подписания документов
    • разработка и внедрение регламентов
  • Организация корпоративных мероприятий.
  • Подготовка авансовых отчетов.
  • Координация работы курьеров и водителей.
  • Подготовка деловых писем партнерам и сотрудникам.
  • Ведение и актуализация базы контактов руководителя.
  • Информационная поддержка руководителя.
  • Travel-поддержка (поиск и покупка билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка) руководителя.
  • Поиск, анализ и обработка информации по запросу руководителя.
  • Подготовка презентаций, отчетов по поручению руководителя.
  • Сопровождение руководителя в бизнес командировки.
  • Организация личных и партнерских встреч и мероприятий руководителя.
  • Выполнение личных поручений руководителя (подарки клиентам и партнерам, поручения касающиеся семьи и т.д.).
  • Деловая переписка (на русском/английском).
  • Ведение проектов и решение организационных вопросов.
  • Координация административно-хозяйственных блока.
  • Взаимодействие с иностранными бизнес-партнерами.
  • Непосредственное участие в переговорах, деловых встречах.
  • Составление и перевод документации с русского на английский язык и обратно.

5. Примеры достижений

Основные точки притяжения в резюме – достижения. Приведите конкретные примеры того, чем вы занимались на своем текущем/предыдущем местах работы. Используйте предложенные ниже примеры как основу для создания собственных результатов. Они должны отражать основные KPIs вашей работы с учетом задач позиции на которую вы претендуете в настоящее время. Это могут быть результаты как в цифрах, так и без них.

Примеры результатов по KPIs в цифрах:

  • Большой и успешный опыт по travel-support, в том числе работы с бизнес-авиацией. В течение года организовывала более 300 деловых поездок, в том числе личные перелеты руководителя.
  • Провела совместный тренинг с кадровым отделом по In-room service. Показатель уровня качества обслуживания клиентов увеличился на 40%.
  • Сократила расходы на закупку оборудования, материалов и услуг на 15%.
  • Сократила транспортные и командировочные расходы на 35%.
  • Сократила расходы на закупку оборудования, материалов и услуг на 12%.

Не на каждой позиции результаты деятельности поддаются количественному измерению. В таком случае вам нужно будет представить результаты в качественном выражении. Это могут быть: успешные проекты, положительные отзывы, награды, дипломы, продвижение по карьерной лестнице.

Примеры достижений по KPIs без цифр:

  • Разработала новый формат мероприятий для привлечения новых клиентов и повышения лояльности уже существующих.
  • Разработала и внедрила новую систему отчетности.
  • Разработала положение по предотвращению аварийных ситуаций и ситуаций угрожающих безопасности персонала.
  • Разработала и внедрила новую систему работы с поставщиками.
  • Организовала учебно-тренировочные сборы команды за рубежом.
  • Принимала участие в организации проведения Финала Лиги Чемпионов.
  • Принимала участие в заключении годового контракта с российским сообществом в Китае по проведению мероприятий.
  • Провела мероприятие от российской школы Skolkovo «Название».
  • Организовала эффективное взаимодействие со смежными подразделениями, руководителями обособленных подразделений, топ-менеджерами.
  • Разработала и внедрила новую систему работы с поставщиками.
  • Внедрила стандарты оформления документов, инструкцию по корпоративной этике, регламенты.
  • Успешно выполнила полный комплекс мероприятий по переезду офисов.
  • Разработала и реализовала проект по организации корпоративного автопарка (лизинг, техобслуживание/ремонт, страхование).
  • Успешно проводила переговоры с крупными поставщиками и заключала договора на выгодных условиях.

Награды:

  • «Лучший сотрудник года» (2016). За обеспечение слаженной работы всех подразделений компании.
  • По итогам 2017 года получила звание «Лучший по профессии».
  • Получил награду за создание программы «Х» (2016).
  • «Почетная грамота за высокий профессионализм, образцовое выполнение служебных обязанностей».
  • «Почетная грамота за достижение высоких показателей в работе».
  • «За активное улучшение структуры бизнес-центров» (2017).

6. Ключевые навыки

Далее я привожу список навыков, которые требуются для успешного выполнения работы в вашей сфере. Выберите навыки, которыми вы владеете и включите их в свое резюме.

  • Администрирование
  • Делопроизводство
  • Деловой этикет
  • Высокая скорость печати
  • Бизнес-этикет
  • Архивное дело
  • Электронный документооборот
  • Работа с конфиденциальной информацией
  • Грамотный русский язык (устный и письменный)
  • Ведение переговоров
  • Этика и культура делового общения
  • Владение орг. техникой
  • Работы с бухгалтерскими документами
  • Работа с первыми лицами компании
  • Договорная работа
  • Протоколирование
  • Travel-поддержка
  • Event Management
  • Lifistyle management
  • Грамотный русский язык (устный и письменный)
  • SAP
  • Lotus Notes
  • Банк-Клиент
  • ПК — уверенный пользователь (Word, Excel, Outlook, Power Point)
  • Подготовка презентаций
  • Организация встреч
  • Свободное владение английским языком (письменный и устный, бизнес английский)
  • Письменный перевод
  • Устный перевод
  • Ведение календаря в MS Outlook

7. Профессиональные качества

Список личностных качеств, которые требуются для необходимого уровня исполнения должностных характеристик в профиле должности. Выберите качества, которыми вы обладаете и включите в свое резюме/сопроводительное письмо.

  • Аккуратность
  • Активная жизненная позиция
  • Аналитический склад ума
  • Амбициозность
  • Внимательность к деталям
  • Высокая обучаемость
  • Высокий уровень самоорганизации
  • Вежливость
  • Гибкость
  • Дипломатичность
  • Доброжелательность
  • Готовность к интенсивной рабочей нагрузке и ненормированному рабочему дню
  • Инициативность
  • Исполнительность
  • Коммуникативность — умение находить контакт с различными категориями людей
  • Мобильность
  • Пунктуальность
  • Оперативность и самостоятельность в принятии решений
  • Стрессоустойчивость
  • Самостоятельность
  • Способность работать в команде
  • Способность работать в высоком темпе весь рабочий день, переключаясь между задачами и проектами
  • Способность быстро обучаться
  • Способность работать под напряжением с высоким уровнем эффективности
  • Способность работы в многозадачном режиме
  • Умение расставлять приоритеты
  • Умение работать с большим объемом информации в условиях решения разноплановых задач
  • Умение грамотно излагать свои мысли устно и письменно
  • Умение эффективно работать в режиме многозадачности
  • Честность
  • Энергичность
  • Целеустремленность
  • Клиентоориентированность
  • Организованность
  • Умение систематизировать информацию
  • Нацеленность на результат
  • Ответственность
  • Способность систематизировать большой объем информации
  • Высокая психологическая адаптивность

8. Примеры для раздела «О себе»

Раздел «О себе»- общее описание вашего профессионального бэкграунда. Он может быть оформлен в виде короткого абзаца из 1-4-х предложений или маркированного списка. Укажите те стороны вашей квалификации, которые являются неотъемлемыми компонентами вакансии, такие как направления деятельности, области специализации, ключевые компетенции, технические навыки, лицензии, сертификаты.
Далее я привожу примеры заполнения раздела «О себе», чтобы вы могли понять и наглядно представить, как это сделать правильно.

  • Опыт работы 3 года в административной сфере. Умею самостоятельно решать и доводить до конечного результата все вопросы, и находить нестандартное решение, при котором качество результата растет, а затраты уменьшаются. Способна выстраивать коммуникации с внутренними подразделениями компании для эффективного выполнения задач. Готова быть на связи 24/7.
  • Опыт работы секретарем, референтом, ассистентом руководителя в крупных компаниях более 5-ти лет. Опыт планирования рабочего дня руководителя, определения приоритетности задач и отслеживание результатов и сроков их выполнения. Владею навыками построения эффективного взаимодействия на всех уровнях менеджмента. Опытный пользователь электронного документооборота. Готова всегда быть на связи.
  • Опыт работы в активном и стрессовом режиме. Умею работать с большим объемом информации в режиме многозадачности. Способна оперативно реагировать на изменение условий работы. Умею вести календарь руководителя, организовывать встречи, сопровождать руководителя на деловых встречах и фиксировать достигнутые договоренности; контролировать выполнение задач, которые руководитель ставит смежным подразделениям. Готова к командировкам и ненормированному графику.
  • Опыт работы офис-менеджером/административным менеджером более 5-ти лет в крупных компаниях. Опыт работы в электронных системах документооборота. Свободное знание английского языка. Знание основ этикета, бизнес-лексики. Хорошее знание компьютерных программ пакета MS Office. Опыт организации командировок в РФ и за рубеж. Готова к ненормированному рабочему дню.
  • Опыт работы в качестве ассистента руководителя 3 года. Имею высшее юридическое образование. Опыт ведения делопроизводства, планирования, организации встреч, совещаний, поездок, командировок. Опыт работы с первыми лицами организации. Свободный английский язык (письменный и устный).

9. Примеры резюме «Персональный ассистент»

Материалы по данной теме:

  • Универсальный метод написания продающего резюме
  • Как написать продающее резюме для конкретной вакансии
  • Что написать в разделе «Обо мне» в резюме на сайте hh.ru?
  • Как создать резюме на hh.ru: 15 советов
  • Примеры достижений и результатов
  • Правила оформления резюме
  • Как научиться писать сопроводительное письмо

Следующие две вкладки изменить содержание ниже.

  • Об авторе
  • Последние записи

Раиса Сорокина

Узнать больше на www.raisasorokina.ru Карьерный эксперт, копирайтер по резюме и деловому письму, тренер по собеседованию, основатель и автор публикаций на bosshunt.ru.

Последние записи от Раиса Сорокина (Посмотреть все)

  • Составляем резюме: Руководитель электронной коммерции (E-commerce) — 24.04.2020
  • Составляем резюме: менеджер по взаимодействию с органами государственной власти (GR) — 08.04.2020
  • Составляем резюме: директор по клинингу — 02.04.2020

Доверенное лицо. Всё о работе помощника руководителя

Говорят, что короля играет свита, и в этом смысле личный помощник руководителя – это та свита, которая не только «играет» своё начальство, но и делает всё возможное, чтобы работа руководителя была максимально эффективной.

Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.

Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций – например, переводчика или юриста.

Сформулировать полностью должностные обязанности личного помощника практически невозможно. Он должен уметь и читать мысли Первого Лица, и уже по звонку определять плохое настроение босса, и не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда на тебе просто сорвали зло. Самые главные требования, которые предъявляют первые лица к личному помощнику, – это высокие человеческие качества будущей правой руки и та самая искра, которая должна вспыхнуть между работодателем и работником. Руководитель скорее отдаст предпочтение человеку с менее скромным послужным списком, но находящимся с ним «на одной волне», чем крутому специалисту, но с шероховатостями при первом знакомстве.

Личный помощник должен быть лояльным и преданным руководителю в частности и компании в целом. Как правило, он работает не за деньги, а за идею, и именно это ценно в первую очередь. Начальник должен быть абсолютно уверен в своём помощнике, ведь тот знает о нём всё, бывает у него дома, обладает немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред фирме и шефу. По личному помощнику партнёры и клиенты могут судить о делах в компании. Также он служит своеобразным барометром состояния дел на фирме в глазах сотрудников.

Что предстоит делать

У помощника масса обязанностей – от секретарских до заместительских. Итак, что обычно должен делать личный помощник и каковы сферы его деятельности?

Тайм-менеджмент:

• составление и планирование графика начальника – договариваться о встречах, отслеживать его рабочее расписание;

• фиксировать и напоминать руководителю о том, что он должен сделать, информировать его о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.

Организация и обеспечение рабочих мероприятий:

• подготавливать и проводить встречи, переговоры, совещания, презентации, требующие участия начальника, вести протоколы, рассылать уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, а также предоставлять им информацию об итогах встреч;

• организовывать или контролировать организацию командировок (подготовка проездных документов, организация размещения, транспорта, переводчика и т.д.).

Ведение документации:

• работа с почтой – сортировать почту по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма;

• работа с документами – грамотно со всех точек зрения составлять необходимые деловые бумаги, письма, заявления и т.д., редактировать бумаги, написанные шефом.

Поддержание деловых контактов:

• отвечать на телефонные звонки, знать, кого и когда можно соединить с шефом, кого – нет, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно;

• ограждать руководителя от ненужных контактов, делая это без ущерба для имиджа начальника и вашей компании.

Работа офис-менеджера:

• следить за тем, чтобы рабочее место руководителя полностью отвечало его требованиям, чтобы в его кабинете, чтобы всё работало, а необходимые расходные материалы были всегда под рукой;

• поддерживать контакты с поставщиками, знать, как и куда обратиться, чтобы оперативно решать проблемы с техническим обеспечением процесса работы.

Работа заместителя:

• находить для шефа нужную информацию, причём делать это быстро, зная, куда и к кому следует обращаться с теми или иными вопросами;

• самому решать часть вопросов – например, о проведении тех или иных встреч;

• при необходимости представлять начальника на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы.

Обязанности отличаются не только в зависимости от того, какие функции считает необходимым возлагать на него босс, но и в соответствии с требованиями компании.

Как в маленьких, так и в больших фирмах личный помощник может совмещать эту должность с руководством отделами или, наоборот, делить свои функции с другими работниками.

Минусы работы

Понимание того, что является обязанностями личного помощника руководителя, у многих работодателей может коренным образом отличаться. Поэтому в разных местах от вас могут потребовать самых разных навыков. Разными могут быть также и представления шефа о человеческих качествах помощника.

Второй минус состоит в том, что «тень» шефа полностью подчиняется его манере ведения бизнеса, мирится со всеми особенностями его характера и до последнего вздоха отстаивает позицию босса, с которой может быть не согласна.

Ещё один нюанс – туманные перспективы карьерного роста в компании, где вы работаете. Притом что к определённому моменту вы можете накопить значительный опыт и знания, связанные с руководством тем бизнесом, которым занимается ваша фирма, вряд ли наступит момент, когда вам, в понимании большинства – секретарю, предложат занять кресло заместителя начальника или даже его полноценного партнёра.

Немаловажный минус связан с графиком работы. Работа помощника руководителя может хорошо оплачиваться, но ваш рабочий день будет никак не короче, чем у начальника, а, скорее всего, длиннее – подготовка графиков, встреч, документации, работа с корреспонденцией могут занимать значительное время. И ещё один минус – зачастую невысокое мнение окружающих о представителях этой профессии. Для большинства помощник руководителя – секретарь, «тень», девочка на побегушках, и отношение к нему соответствующее, хотя во многих случаях его функции могут быть шире, чем у руководителей отделов, и руководители обязаны ему подчиняться.

Идеальный помощник руководителя:

• обладает навыками смежных и несмежных специальностей – тайм-менеджера, кризис-менеджера, офис-менеджера, может и умеет управлять людьми;

• умеет организовать и провести переговорный процесс;

• интеллектуально развит, может поддерживать беседу, не относящуюся напрямую к бизнесу;

• предан интересам дела и своему начальнику;

• доброжелателен, тактичен, обладает хорошим вкусом;

• обладает отличным знанием логики, принципов и взглядов руководителя – умеет предугадывать его реакцию и решения и способен от имени босса решать отдельные вопросы без его участия и без ущерба для результата;

• знает сферу своей ответственности и умеет держаться в её рамках, с одной стороны, не перекладывает решение вопросов, находящихся в его компетенции, на плечи начальства и не бегает к нему с консультациями по каждому пустяку, и с другой стороны – понимает, где заканчивается эта сфера, и не решает принципиальные вопросы за спиной руководства;

• быстро соображает и умеет оперативно и самостоятельно принимать правильные решения.

Текст Елена Ерголина

Должностная инструкция начальника отделения почтовой связи

Скачать: Начальник отделения почтовой связиСкачано: 82, размер: 97 KB, дата: 16 Дек. 2019

I. Общие положения

  1. На должность начальника отделения почтовой связи назначается лицо не моложе 18 лет, имеющее среднее профессиональное образование. При наличии среднего профессионального образования (программы подготовки специалистов среднего звена) общий трудовой стаж не менее трех лет, в том числе по специальности — не менее года.
  2. Назначение на должность начальника отделения почтовой связи, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.
  3. Начальник отделения почтовой связи должен знать:
    • Порядок учета денежных средств, условных ценностей
    • Почтовые правила, стандарты, правила оказания услуг почтовой связи, почтовая терминология
    • Порядок хранения, учета и рассылки знаков почтовой оплаты, других условных ценностей
    • Требования к эксплуатации контрольно-кассовых машин, применяемых в сфере почтовой связи
    • Методы идентификации поддельных документов, денежных знаков и банковских карт
    • Порядок использования тарифов на оказываемые услуги
    • Технологический процесс выполняемой работы
    • Порядок изготовления, оформления и использования ответного внутреннего почтового отправления
    • Порядок приема и выдачи внутренних и международных почтовых отправлений, в том числе дефектных и с уведомлением таможенных органов
    • Порядок оформления сопроводительных документов при приеме внутренних партионных почтовых отправлений
    • Порядок обработки и хранения персональных данных клиентов
    • Перечень товаров и предметов, запрещенных и ограниченных к пересылке на территории Российской Федерации и в международных почтовых отправлениях
    • Список объектов почтовой связи, в адрес которых периодически ограничивается прием посылок и бандеролей для пересылки наземным транспортом
    • Требования, предъявляемые к качеству выполняемых работ
    • Порядок возврата неликвидного товара
    • Правила продажи, возврата и обмена товаров
    • Перечень отдельных видов товаров, не подлежащих обмену или возврату
    • Порядок приема коммунальных платежей
    • Порядок изготовления, оформления и использования ответного внутреннего почтового отправления
    • Порядок приема подписки и обработки подписной документации на периодические печатные издания
    • Регламенты кредитных и иных организаций — партнеров организации
    • Трудовое законодательство Российской Федерации, локальные нормативные акты
    • Документы системы менеджмента качества
    • _____________________________________________________________________
  4. Начальник отделения почтовой связи подчиняется непосредственно ______________________________
  5. На время отсутствия начальника отделения почтовой связи (отпуск, болезнь, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.
  6. ________________________________________________________________

II. Должностные обязанности

В обязанности начальника отделения почтовой связи входит:

  1. Учет движения денежных средств в отделении почтовой связи:
    • Учет движения денежных средств в отделении почтовой связи
    • Прием страховой сумки с денежной наличностью от инкассаторов, осмотр сумки, сличение оттиска пломбы с образцом, роспись в получении
    • Вскрытие страховой сумки, подсчет денежной наличности, сверка с сопроводительным документом, составление акта при обнаружении расхождения
    • Заделывание сверхлимитных остатков денежных средств и денежных документов в страховые сумки, составление препроводительных документов
    • Высылка сверхлимитных остатков, передача кодированного извещения о высылке или отсутствии сверхлимитных остатков
  2. Учет и контроль кассовых операций при использовании контрольно-кассовой техники:
    • Выдача денежных средств почтальонам для выплат, производимых на дому; прием неизрасходованных сумм; ведение журнала
    • Выдача денежных средств на операционные кассы отделения почтовой связи
    • Прием от кассового работника наличных денежных средств и денежных документов по кассовым справкам, проверка правильности составления справки в соответствии с первичными документами, выдача расписки работнику операционной кассы
    • Ведение журнала учета движения наличных денежных средств
    • Составление сводно-денежного отчета за операционный день с использованием прикладных программ или вручную
    • Подсчет денежной наличности, сверка с выведенным по сводному денежному отчету остатком, составление акта при обнаружении расхождения
    • Опечатывание сейфа с денежной наличностью
    • Осуществление совместно с работником операционной кассы операций по открытию дня (смены) и закрытию дня (смены), оформление всех видов печатных документов контрольно-кассовых машин
    • Контроль правильности осуществления почтово-кассовых операций работниками операционных касс, выполнение операции актирования при выявлении допущенных ошибок
    • Определение суммы денежной выручки и сравнение ее с фактическим наличием денег в кассе на основании показаний контрольных счетчиков совместно с кассовым работником
    • Составление акта контрольной проверки в случае выявления излишков или недостачи денежной наличности и установление совместно с кассовым работником причины расхождений
    • Проверка правильности заполнения кассовым работником журнала кассира-операциониста
    • Выполнение служебных кассовых операций, использование формируемых на контрольно-кассовой технике документов для составления различных отчетов, статистического учета услуг
  3. Контроль приема, обработки и выдачи почтовых отправлений:
    • Проверка правильности применения тарифов при приеме почтовых отправлений и оприходование денежных средств
    • Проверка своевременности отправки переводов, сверка суммы наложенного платежа
    • Контроль выполнения требований по порядку приема почтовых отправлений (упаковки, написания адреса)
    • Прием входящей почты
    • Заделка почтовых отправлений в почтовые емкости и отправка емкостей с автотранспортом из отделения почтовой связи
    • Контроль своевременности обработки и отправки принятых почтовых отправлений, обработки входящих почтовых отправлений, операций по отправке исходящей почты; оформление документации
    • Контроль операции выдачи почтовых отправлений
    • Оказание помощи оператору (при необходимости) при вручении дефектного регистрируемого почтового отправления
    • Контроль применения штрихкодового почтового идентификатора, пломбы почтовой одноразовой
    • Сверка остатков, хранящихся почтовых отправлений на конец дня (смены)
  4. Контроль доставки печатной продукции до адресата:
    • Контроль ведения картотеки и сортировочной таблицы на периодические печатные издания
    • Учет недосланных и нерозданных экземпляров печатной продукции
    • Учет устных заявлений клиентов по вопросам доставки печатной продукции и контроль их исполнения
    • Производственный контроль качества оказания услуг в отделении связи
    • Контроль исполнения заявок на ремонт абонентских ящиков
    • Сверка доставочной картотеки с посылом
  5. Контроль предоставления дополнительных услуг отделением почтовой связи:
    • Прием, отправка и учет почтовой тары
    • Составление отчетов по остаткам товарно-материальных ценностей, государственных знаков почтовой оплаты, прочих товаров
    • Контроль соответствия цен на товары и цен в накладных, получаемых с марочной базы и со склада товаров народного потребления
    • Производственный контроль качества оказания услуг в отделении почтовой связи
    • Учет бланков строгой отчетности, пломб почтовых одноразовых, полноты и своевременности отправленных файлов
    • Контроль наличия обязательного ассортимента товара, правильности его выкладки
  6. Контроль оказания финансовых услуг отделением почтовой связи:
    • Оформление отчетов по финансовым услугам
    • Хранение и подшивка отчетов о приеме платежей через почтово-кассовый терминал и через терминал самообслуживания
    • Учет бланков строгой отчетности
    • Учет оформления кредитных договоров и передачи их партнерам
    • Проверка знаний операторов порядка оказания финансовых услуг, предоставляемых совместно с партнерами
    • Контроль своевременного поступления доходов, в том числе по безавансовым расчетам с клиентами, за услуги связи
    • Контроль ограничения допуска операторов к оказанию финансовых услуг без прохождения обучения
    • Контроль правильности ведения документации по финансовым услугам, организация хранения документов в отделении почтовой связи, передачи в архив, в почтамт и партнерам (контрагентам)
    • Контроль наличия полного ассортимента упаковочного материала, государственных знаков почтовой оплаты, штрихкодовых почтовых идентификаторов, пломб почтовых одноразовых, пломб свинцовых
    • Контроль наличия бланков почтовой документации
    • Производственный контроль качества оказания услуг в отделении почтовой связи
  7. Организация и контроль деятельности работников отделения почтовой связи:
    • Прием и учет обращений в отделение почтовой связи, своевременная отправка копии записей в книге жалоб в вышестоящую организацию
    • Контроль соблюдения графика работы сотрудниками отделения почтовой связи
    • Производственный контроль качества оказания услуг в отделении почтовой связи
    • Выдача для работы именных вещей, необходимых производственных документов и эксплуатационных материалов, проверка оттисков календарного штемпеля
    • Доведение плановых заданий до работников отделения почтовой связи, проверка выполнения планов, материальное стимулирование сотрудников по результатам работы
    • Ведение лицевых счетов сдельной оплаты труда
    • Формирование ежемесячных графиков работ
    • Контроль своевременности отправки в почтамт выплатных поручений
    • Организация обучения персонала отделения почтовой связи
    • Анализ жалоб и предложений клиентов
    • Размещение актуальных информационных материалов на стендах и стойках отделения почтовой связи
    • Доведение информации до операторов и почтальонов по итогам совещаний
    • Контроль соблюдения правил оказания услуг почтовой связи, инструкций по оказанию услуг
    • Контроль доставки всех видов и категорий внутренних и международных почтовых отправлений, периодической печати, рекламно-информационных материалов и платежных документов
    • Учет, группировка и систематизация документов в архиве
    • Ведение журнала учета заявок о повреждениях и неисправностях технических средств
    • Обеспечение работы отделения почтовой связи в соответствии с утвержденным режимом
    • Составление графиков работ и контроль выхода на работу
    • Ведение базы данных юридических лиц и предоставление им комплекса услуг
    • Обеспечение условий для работы персонала
    • Организация правильной эксплуатации и содержание в исправном техническом состоянии оборудования, средств механизации и имущества отделения почтовой связи
  8. Подготовка отчетности отделения почтовой связи:
    • Формирование всех видов ежемесячных отчетов отделения почтовой связи, в том числе по доходам в разрезе оказанных услуг; по всем видам услуг, предоставляемым в отделении почтовой связи; по реализации государственных знаков почтовой оплаты, товаров народного потребления и другим видам услуг, сверка их с данными дневника; по принятым и оплаченным денежным переводам, пенсиям и пособиям, сверка данных с данными дневника, реестров; по оказанию услуг юридическим лицам; по принятым миграционным уведомлениям
    • Составление и оформление документов, входящих в специальные системы документации
    • Сверка отчетов с первичной документацией
    • Составление заказов на подписку периодических печатных изданий
    • Анализ выполнения плана доходов, показателей качества работы отделения почтовой связи

III. Права

Начальник отделения почтовой связи имеет право:

IV. Ответственность

Начальник отделения почтовой связи несет ответственность:

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист почтовой связи» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 7 апреля 2014 г. № 198н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *