Фильтр в экселе

Расширенный фильтр в EXCEL

Главный недостаток стандартного фильтра ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Фильтр ) – это отсутствие визуальной информации о примененном в данный момент фильтре: необходимо каждый раз лезть в меню фильтра, чтобы вспомнить критерии отбора записей. Особенно это неудобно, когда применено несколько критериев. Расширенный фильтр лишен этого недостатка – все критерии помещаются в виде отдельной таблички над фильтруемыми записями.

Алгоритм создания Расширенного фильтра прост:

  • Создаем таблицу, к которой будет применяться фильтр (исходная таблица);
  • Создаем табличку с критериями (с условиями отбора);
  • Запускаем Расширенный фильтр .

Пусть в диапазоне A 7:С 83 имеется исходная таблица с перечнем товаров, содержащая поля (столбцы) Товар , Количество и Цена (см. файл примера ). Таблица не должна содержать пустых строк и столбцов, иначе Расширенный фильтр (да и обычный Автофильтр ) не будет правильно работать.

Задача 1 (начинается…)

Настроим фильтр для отбора строк, которые содержат в наименовании Товара значения начинающиеся со слова Гвозди . Этому условию отбора удовлетворяют строки с товарами гвозди 20 мм , Гвозди 10 мм , Гвозди 10 мм и Гвозди .

Табличку с условием отбора разместим разместим в диапазоне А 1 :А2 . Табличка должна содержать также название заголовка столбца, по которому будет производиться отбор. В качестве критерия в ячейке А2 укажем слово Гвозди .

Примечание : Структура критериев у Расширенного фильтра четко определена и она совпадает со структурой критериев для функций БДСУММ() , БСЧЁТ() и др.

Обычно критерии Расширенного фильтра размещают над таблицей, к которой применяют фильтр, но можно их разместить и сбоку таблицы. Избегайте размещения таблички с критериями под исходной таблицей, хотя это не запрещено, но не всегда удобно, т.к. в исходную таблицу могут добавляться новые строки.

ВНИМАНИЕ! Убедитесь, что между табличкой со значениями условий отбора и исходной таблицей имеется, по крайней мере, одна пустая строка (это облегчит работу с Расширенным фильтром ).

Теперь все подготовлено для работы с Расширенным фильтром:

  • выделите любую ячейку таблицы (это не обязательно, но позволит ускорить заполнение параметров фильтра);
  • вызовите Расширенный фильтр ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Дополнительно );
  • в поле Исходный диапазон убедитесь, что указан диапазон ячеек таблицы вместе с заголовками ( A 7:С 83 );
  • в поле Диапазон условий укажите ячейки содержащие табличку с критерием, т.е. диапазон А 1 :А2 .

При желании можно отобранные строки скопировать в другую таблицу, установив переключатель в позицию Скопировать результат в другое место . Но мы это здесь делать не будем.

Нажмите кнопку ОК и фильтр будет применен — в таблице останутся только строки содержащие в столбце Товар наименования гвозди 20 мм , Гвозди 10 мм , Гвозди 50 мм и Гвозди . Остальные строки будут скрыты.

Номера отобранных строк будут выделены синим шрифтом.

Чтобы отменить действие фильтра выделите любую ячейку таблицы и нажмите CTRL+SHIFT+L (к заголовку будет применен Автофильтр , а действие Расширенного фильтра будет отменено) или нажмите кнопку меню Очистить ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Очистить ).

Задача 2 (точно совпадает)

Настроим фильтр для отбора строк, у которых в столбце Товар точно содержится слово Гвозди . Этому условию отбора удовлетворяют строки только с товарами гвозди и Гвозди ( Регистр не учитывается). Значения гвозди 20 мм , Гвозди 10 мм , Гвозди 50 мм учтены не будут.

Табличку с условием отбора разместим разместим в диапазоне B1:В2 . Табличка должна содержать также название заголовка столбца, по которому будет производиться отбор. В качестве критерия в ячейке B2 укажем формулу =»= Гвозди» .

Теперь все подготовлено для работы с Расширенным фильтром:

  • выделите любую ячейку таблицы (это не обязательно, но позволит ускорить заполнение параметров фильтра);
  • вызовите Расширенный фильтр ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Дополнительно );
  • в поле Исходный диапазон убедитесь, что указан диапазон ячеек таблицы вместе с заголовками ( A 7:С 83 );
  • в поле Диапазон условий укажите ячейки содержащие табличку с критерием, т.е. диапазон B1 :B2 .
  • Нажмите ОК

Применять Расширенный фильтр с такими простыми критериями особого смысла нет, т.к. с этими задачами легко справляется Автофильтр . Рассмотрим более сложные задачи по фильтрации.

Если в качестве критерия указать не =»=Гвозди» , а просто Гвозди , то, будут выведены все записи содержащие наименования начинающиеся со слова Гвозди ( Гвозди 80мм , Гвозди2 ). Чтобы вывести строки с товаром, содержащие на слово гвозди , например, Новые гвозди , необходимо в качестве критерия указать =»=*Гвозди» или просто * Гвозди, где * является подстановочным знаком и означает любую последовательность символов.

Задача 3 (условие ИЛИ для одного столбца)

Настроим фильтр для отбора строк, у которых в столбце Товар содержится значение начинающееся со слова Гвозди ИЛИ Обои .

Критерии отбора в этом случае должны размещаться под соответствующим заголовком столбца ( Товар ) и должны располагаться друг под другом в одном столбце (см. рисунок ниже). Табличку с критериями размести в диапазоне С1:С3 .

Окно с параметрами Расширенного фильтра и таблица с отфильтрованными данными будет выглядеть так.

После нажатия ОК будут выведены все записи, содержащие в столбце Товар продукцию Гвозди ИЛИ Обои .

Задача 4 (условие И)

Произведем отбор только тех строк таблицы, которые точно содержат в столбце Товар продукцию Гвозди , а в столбце Количество значение >40. Критерии отбора в этом случае должны размещаться под соответствующими заголовками (Товар и Количество) и должны располагаться на одной строке . Условия отбора должны быть записаны в специальном формате: =»= Гвозди» и =»>40″ . Табличку с условием отбора разместим разместим в диапазоне E1:F2 .

После нажатия кнопки ОК будут выведены все записи содержащие в столбце Товар продукцию Гвозди с количеством >40.

СОВЕТ: При изменении критериев отбора лучше каждый раз создавать табличку с критериями и после вызова фильтра лишь менять ссылку на них.

Примечание : Если пришлось очистить параметры Расширенного фильтра ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Очистить ), то перед вызовом фильтра выделите любую ячейку таблицы – EXCEL автоматически вставит ссылку на диапазон занимаемый таблицей (при наличии пустых строк в таблице вставится ссылка не на всю таблицу, а лишь до первой пустой строки).

Задача 5 (условие ИЛИ для разных столбцов)

Предыдущие задачи можно было при желании решить обычным автофильтром . Эту же задачу обычным фильтром не решить.

Произведем отбор только тех строк таблицы, которые точно содержат в столбце Товар продукцию Гвозди , ИЛИ которые в столбце Количество содержат значение >40. Критерии отбора в этом случае должны размещаться под соответствующими заголовками (Товар и Количество) и должны располагаться на разных строках . Условия отбора должны быть записаны в специальном формате: =»>40″ и =»= Гвозди» . Табличку с условием отбора разместим разместим в диапазоне E4:F6 .

После нажатия кнопки ОК будут выведены записи содержащие в столбце Товар продукцию Гвозди ИЛИ значение >40 (у любого товара).

Задача 6 (Условия отбора, созданные в результате применения формулы)

Настоящая мощь Расширенного фильтра проявляется при использовании в качестве условий отбора формул.

Существует две возможности задания условий отбора строк:

  • непосредственно вводить значения для критерия (см. задачи выше);
  • сформировать критерий на основе результатов выполнения формулы.

Рассмотрим критерии задаваемые формулой. Формула, указанная в качестве критерия отбора, должна возвращать результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Например, отобразим строки, содержащие Товар, который встречается в таблице только 1 раз. Для этого введем в ячейку H2 формулу =СЧЁТЕСЛИ(Лист1!$A$8:$A$83;A8)=1 , а в Н1 вместо заголовка введем поясняющий текст, например, Неповторяющиеся значения . Применим Расширенный фильтр , указав в качестве диапазона условий ячейки Н1:Н2 .

Обратите внимание на то, что диапазон поиска значений введен с использованием абсолютных ссылок , а критерий в функции СЧЁТЕСЛИ() – с относительной ссылкой. Это необходимо, поскольку при применении Расширенного фильтра EXCEL увидит, что А8 — это относительная ссылка и будет перемещаться вниз по столбцу Товар по одной записи за раз и возвращать значение либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ. Если будет возвращено значение ИСТИНА, то соответствующая строка таблицы будет отображена. Если возвращено значение ЛОЖЬ, то строка после применения фильтра отображена не будет.

Примеры других формул из файла примера :

ВНИМАНИЕ! Применение Расширенного фильтра отменяет примененный к таблице фильтр ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Фильтр ).

Задача 7 (Условия отбора содержат формулы и обычные критерии)

Рассмотрим теперь другую таблицу из файла примера на листе Задача 7 .

В столбце Товар приведено название товара, а в столбце Тип товара — его тип.

Задача состоит в том, чтобы для заданного типа товара вывести товары, у которых цена ниже средней. То есть у нас 3 критерия: первый критерий задает Товар, 2-й — его Тип, а 3-й критерий (в виде формулы) задает цену ниже средней.

Критерии разместим в строках 6 и 7. Введем нужные Товар и Тип товара. Для заданного Тип товара вычислим среднее и выведем ее для наглядности в отдельную ячейку F7. В принципе, формулу можно ввести прямо в формулу-критерий в ячейку С7.

Далее действуем как обычно: выделяем любую ячейку таблицы, вызываем Расширенный фильтр (Advanced Filter) и указываем диапазон с критериями.

Будут выведены 2 товара из 4-х (заданного типа товара).

В файле примера для удобства использовано Условное форматирование : выделяются строки удовлетворяющие первым 2-м критериям (подробнее см. статью Выделение строк таблицы в MS EXCEL в зависимости от условия в ячейке ).

Задача 7.1. (Совпадают ли 2 значения в одной строке?)

Есть таблица, в которой указаны Год выпуска и Год покупки автомобиля.

Требуется вывести только те строки, в которых Год выпуска совпадает с Годом покупки. Это можно сделать с помощью элементарной формулы =В10=С10 .

Задача 8 (Является ли символ числом?)

Пусть у нас есть таблица с перечнем различных типов гвоздей.

Требуется отфильтровать только те строки, у которых в столбце Товар содержится Гвозди 1 дюйм , Гвозди 2 дюйма и т.д. товары Гвозди нержавеющие, Гвозди хромированные и т.д. не должны быть отфильтрованы.

Формула вырезает из наименования товара 1 символ после слова Гвозди (с учетом пробела). Если этот символ число (цифра), то формула возвращает ИСТИНА и строка выводится, в противном случае строка не выводится. В столбце F показано как работает формула, т.е. ее можно протестировать до запуска Расширенного фильтра .

Задача 9 (Вывести строки, в которых НЕ СОДЕРЖАТСЯ заданные Товары)

Требуется отфильтровать только те строки, у которых в столбце Товар НЕ содержатся: Гвозди, Доска, Клей, Обои .

Для этого придется использовать простую формулу =ЕНД(ВПР(A15;$A$8:$A$11;1;0))

Функция ВПР() ищет в столбце Товар каждой строки наименования товаров, указанных в диапазоне А8:А11 . Если эти товары НЕ найдены, ВПР() возвращает ошибку #Н/Д, которая обрабатывается функцией ЕНД() — в итоге, формула возвращает ИСТИНА и строка выводится.

Вывод уникальных строк

О выводе уникальных строк с помощью Расширенного фильтра можно прочитать в этой статье .

Фильтр и сортировка по цвету ячеек в Excel

Создатели Excel решили, начиная от 2007-ой версии ввести возможность сортировки данных по цвету. Для этого послужило поводом большая потребность пользователей предыдущих версий, упорядочивать данные в такой способ. Раньше реализовать сортировку данных относительно цвета можно было только с помощью создания макроса VBA. Создавалась пользовательская функция и вводилась как формула под соответствующим столбцом, по которому нужно было выполнить сортировку. Теперь такие задачи можно выполнять значительно проще и эффективнее.

Сортировка по цвету ячеек

Пример данных, которые необходимо отсортировать относительно цвета заливки ячеек изображен ниже на рисунке:

Чтобы расположить строки в последовательности: зеленый, желтый, красный, а потом без цвета – выполним следующий ряд действий:

  1. Щелкните на любую ячейку в области диапазона данных и выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка».
  2. Убедитесь, что отмечена галочкой опция «Мои данные содержат заголовки», а после чего из первого выпадающего списка выберите значение «Наименование». В секции «Сортировка» выберите опцию «Цвет ячейки». В секции «Порядок» раскройте выпадающее меню «Нет цвета» и нажмите на кнопку зеленого квадратика.
  3. Нажмите на кнопку «Копировать уровень» и в этот раз укажите желтый цвет в секции «Порядок».
  4. Аналогичным способом устанавливаем новое условие для сортировки относительно красного цвета заливки ячеек. И нажмите на кнопку ОК.

Ожидаемый результат изображен ниже на рисунке:

Аналогичным способом можно сортировать данные по цвету шрифта или типу значка которые содержат ячейки. Для этого достаточно только указать соответствующий критерий в секции «Сортировка» диалогового окна настройки условий.



Фильтр по цвету ячеек

Аналогично по отношению к сортировке, функционирует фильтр по цвету. Чтобы разобраться с принципом его действия воспользуемся тем же диапазоном данных, что и в предыдущем примере. Для этого:

  1. Перейдите на любую ячейку диапазона и воспользуйтесь инструментом: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр».
  2. Раскройте одно из выпадающих меню, которые появились в заголовках столбцов таблицы и наведите курсор мышки на опцию «Фильтр по цвету».
  3. Из всплывающего подменю выберите зеленый цвет.

В результате отфильтруються данные и будут отображаться только те, которые содержать ячейки с зеленым цветом заливки:

Обратите внимание! В режиме автофильтра выпадающие меню так же содержит опцию «Сортировка по цвету»:

Как всегда, Excel нам предоставляет несколько путей для решения одних и тех же задач. Пользователь выбирает для себя самый оптимальный путь, плюс необходимые инструменты всегда под рукой.

Фильтрация данных в Excel

В Excel предусмотрено три типа фильтров:

  1. Автофильтр – для отбора записей по значению ячейки, по формату или в соответствии с простым критерием отбора.
  2. Срезы – интерактивные средства фильтрации данных в таблицах.
  3. Расширенный фильтр – для фильтрации данных с помощью сложного критерия отбора.

Автофильтр

Включение автофильтра:

  1. Выделить одну ячейку из диапазона данных.
  2. На вкладке Данные найдите группу Сортировка и фильтр .
  3. Щелкнуть по кнопке Фильтр .

Фильтрация записей:

  1. В верхней строке диапазона возле каждого столбца появились кнопки со стрелочками. В столбце, содержащем ячейку, по которой будет выполняться фильтрация, щелкнуть на кнопку со стрелкой. Раскроется список возможных вариантов фильтрации.
  1. Выбрать условие фильтрации.

Варианты фильтрации данных

  • Фильтр по значению – отметить флажком нужные значения из столбца данных, которые высвечиваются внизу диалогового окна.
  • Фильтр по цвету – выбор по отформатированной ячейке: по цвету ячейки, по цвету шрифта или по значку ячейки (если установлено условное форматирование).
  • Можно воспользоваться строкой быстрого поиска
  • Для выбора числового фильтра, текстового фильтра или фильтра по дате (в зависимости от типа данных) выбрать соответствующую строку. Появится контекстное меню с более детальными возможностями фильтрации:
  1. При выборе опции Числовые фильтры появятся следующие варианты фильтрации: равно, больше, меньше, Первые 10… и др.
  2. При выборе опции Текстовые фильтры в контекстном меню можно отметить вариант фильтрации содержит…, начинается с… и др.
  3. При выборе опции Фильтры по дате варианты фильтрации – завтра, на следующей неделе, в прошлом месяце и др.
  4. Во всех перечисленных выше случаях в контекстном меню содержится пункт Настраиваемый фильтр… , используя который можно задать одновременно два условия отбора, связанные отношением И – одновременное выполнение 2 условий, ИЛИ – выполнение хотя бы одного условия.

Если данные после фильтрации были изменены, фильтрация автоматически не срабатывает, поэтому необходимо запустить процедуру вновь, нажав на кнопку Повторить в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные.

Отмена фильтрации

Для того чтобы отменить фильтрацию диапазона данных, достаточно повторно щелкнуть по кнопке Фильтр.

Чтобы снять фильтр только с одного столбца, достаточно щелкнуть по кнопке со стрелочкой в первой строке и в контекстном меню выбрать строку: Удалить фильтр из столбца.

Чтобы быстро снять фильтрацию со всех столбцов необходимо выполнить команду Очистить на вкладке Данные

Срезы

Срезы – это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010.

Создание срезов

В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.

Для этого нужно выполнить следующие шаги:

  1. Выделить в таблице одну ячейку и выбрать вкладку Конструктор .
  2. В группе Сервис (или на вкладке Вставка в группе Фильтры ) выбрать кнопку Вставить срез .
  1. В диалоговом окне отметить поля, которые хотите включить в срез и нажать OK.

Форматирование срезов

  1. Выделить срез.
  2. На ленте вкладки Параметры выбрать группу Стили срезов , содержащую 14 стандартных стилей и опцию создания собственного стиля пользователя.
  1. Выбрать кнопку с подходящим стилем форматирования.

Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete.

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр предоставляет дополнительные возможности. Он позволяет объединить несколько условий, расположить результат в другой части листа или на другом листе и др.

Задание условий фильтрации

  1. Вначале надо скопировать шапку таблицы. Построить таблицу условий отбора данных можно либо на активном листе, либо на другом. Предпочтительнее на другом листе, иначе после фильтрации эти условия или их часть могут быть скрыты.
  2. Записать условия фильтрации. Условия, записанные в одной строке, выполняются одновременно (как условие «И»), а в разных строках — как условие выбора («ИЛИ»). В качестве условия может быть совпадение значения, которое заносится в ячейку, или сравнение с заданным в ячейке значением с помощью знаков < или >. Если один столбец должен удовлетворять двум условиям, его заголовок нужно повторить еще раз и записать в этом столбце второе условие.
  3. На вкладке Данные найти группу команд Сортировка и фильтр и выбрать команду Дополнительно .
  1. В диалоговом окне Расширенный фильтр выбрать вариант записи результатов: фильтровать список на месте или скопировать результат в другое место .
  1. Указать Исходный диапазон , выделяя исходную таблицу вместе с заголовками столбцов.
  2. Указать Диапазон условий , отметив курсором диапазон условий, включая ячейки с заголовками столбцов.
  3. Указать при необходимости место с результатами в поле Поместить результат в диапазон , отметив курсором ячейку диапазона для размещения результатов фильтрации.
  4. Если нужно исключить повторяющиеся записи, поставить флажок в строке Только уникальные записи .

Фильтрация данных в Excel с использованием расширенного фильтра

Расширенный фильтр в Excel предоставляет более широкие возможности по управлению данными электронных таблиц. Он более сложен в настройках, но значительно эффективнее в действии.

С помощью стандартного фильтра пользователь Microsoft Excel может решить далеко не все поставленные задачи. Нет визуального отображения примененных условий фильтрации. Невозможно применить более двух критериев отбора. Нельзя фильтровать дублирование значений, чтобы оставить только уникальные записи. Да и сами критерии схематичны и просты. Гораздо богаче функционал расширенного фильтра. Присмотримся к его возможностям поближе.

Как сделать расширенный фильтр в Excel?

Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные по неограниченному набору условий. С помощью инструмента пользователь может:

  1. задать более двух критериев отбора;
  2. скопировать результат фильтрации на другой лист;
  3. задать условие любой сложности с помощью формул;
  4. извлечь уникальные значения.

Алгоритм применения расширенного фильтра прост:

  1. Делаем таблицу с исходными данными либо открываем имеющуюся. Например, так:
  2. Создаем таблицу условий. Особенности: строка заголовков полностью совпадает с «шапкой» фильтруемой таблицы. Чтобы избежать ошибок, копируем строку заголовков в исходной таблице и вставляем на этот же лист (сбоку, сверху, снизу) или на другой лист. Вносим в таблицу условий критерии отбора.
  3. Переходим на вкладку «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно». Если отфильтрованная информация должна отобразиться на другом листе (НЕ там, где находится исходная таблица), то запускать расширенный фильтр нужно с другого листа.
  4. В открывшемся окне «Расширенного фильтра» выбираем способ обработки информации (на этом же листе или на другом), задаем исходный диапазон (табл. 1, пример) и диапазон условий (табл. 2, условия). Строки заголовков должны быть включены в диапазоны.
  5. Чтобы закрыть окно «Расширенного фильтра», нажимаем ОК. Видим результат.

Верхняя таблица – результат фильтрации. Нижняя табличка с условиями дана для наглядности рядом.



Как пользоваться расширенным фильтром в Excel?

Чтобы отменить действие расширенного фильтра, поставим курсор в любом месте таблицы и нажмем сочетание клавиш Ctrl + Shift + L или «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Очистить».

Найдем с помощью инструмента «Расширенный фильтр» информацию по значениям, которые содержат слово «Набор».

В таблицу условий внесем критерии. Например, такие:

Программа в данном случае будет искать всю информацию по товарам, в названии которых есть слово «Набор».

Для поиска точного значения можно использовать знак «=». Внесем в таблицу условий следующие критерии:

Excel воспринимает знак «=» как сигнал: сейчас пользователь задаст формулу. Чтобы программа работала корректно, в строке формул должна быть запись вида: =»=Набор обл.6 кл.»

После использования «Расширенного фильтра»:

Теперь отфильтруем исходную таблицу по условию «ИЛИ» для разных столбцов. Оператор «ИЛИ» есть и в инструменте «Автофильтр». Но там его можно использовать в рамках одного столбца.

В табличку условий введем критерии отбора: =»=Набор обл.6 кл.» (в столбец «Название») и =»

Обратите внимание: критерии необходимо записать под соответствующими заголовками в РАЗНЫХ строках.

Результат отбора:

Расширенный фильтр позволяет использовать в качестве критерия формулы. Рассмотрим пример.

Отбор строки с максимальной задолженностью: =МАКС(Таблица1).

Таким образом мы получаем результаты как после выполнения несколько фильтров на одном листе Excel.

Как сделать несколько фильтров в Excel?

Создадим фильтр по нескольким значениям. Для этого введем в таблицу условий сразу несколько критерий отбора данных:

Применим инструмент «Расширенный фильтр»:

Теперь из таблицы с отобранными данными извлечем новую информацию, отобранную по другим критериям. Например, только отгрузки за 2014 год.

Вводим новый критерий в табличку условий и применяем инструмент фильтрации. Исходный диапазон – таблица с отобранными по предыдущему критерию данными. Так выполняется фильтр по нескольким столбцам.

Чтобы использовать несколько фильтров, можно сформировать несколько таблиц условий на новых листах. Способ реализации зависит от поставленной пользователем задачи.

Как сделать фильтр в Excel по строкам?

Стандартными способами – никак. Программа Microsoft Excel отбирает данные только в столбцах. Поэтому нужно искать другие решения.

Приводим примеры строковых критериев расширенного фильтра в Excel:

  1. Преобразовать таблицу. Например, из трех строк сделать список из трех столбцов и к преобразованному варианту применить фильтрацию.
  2. Использовать формулы для отображения именно тех данных в строке, которые нужны. Например, сделать какой-то показатель выпадающим списком. А в соседнюю ячейку ввести формулу, используя функцию ЕСЛИ. Когда из выпадающего списка выбирается определенное значение, рядом появляется его параметр.

Чтобы привести пример как работает фильтр по строкам в Excel, создадим табличку:

Для списка товаров создадим выпадающий список:

Над таблицей с исходными данными вставим пустую строку. В ячейки введем формулу, которая будет показывать, из каких столбцов берется информация.

Рядом с выпадающим списком ячейку введем следующую формулу: Ее задача – выбирать из таблицы те значения, которые соответствуют определенному товару

Таким образом, с помощью инструмента «Выпадающий список» и встроенных функций Excel отбирает данные в строках по определенному критерию.

Инструкция по созданию и использованию фильтов данных в Excel

Иногда при работе с большой базой данных в Microsoft Office Excel возникает необходимость отобрать информацию по определенному критерию (например, показать только тех людей, которые родились в 1980 году). Для выполнения задач подобного рода используется фильтр в Excel.

Видео по фильтрации и сортировке данных в Excel

Виды фильтров в Excel

Фильтрация — это выбор необходимых данных из списка для последующей работы с ними. Результатом этой процедуры будут определенные строки, которые подходят под критерии отбора. Остальные записи временно скрываются и не используются до тех пор, пока пользователь не отключит фильтр. С отобранными данными можно выполнять стандартные действия: редактирование, форматирование, печать, построение графиков, диаграмм и т.д.

Всего в Экселе есть 2 способа фильтрации: автофильтр и расширенный фильтр. Запустить их можно через панель меню, щелкнув «Данные — Фильтр». С помощью первого варианта осуществляется быстрый отбор необходимой информации с простыми критериями поиска. В режиме автофильтра заглавная строка таблицы в каждой колонке будет содержать кнопку со стрелочкой, кликнув на которую можно указать критерии для отбора. Для каждого столбца можно установить свои настройки. В данном режиме можно установить следующие параметры:

  1. Сортировка по возрастанию или по убыванию.
  2. «Все» — Excel покажет (восстановит) все строки.
  3. «Первые 10» — Excel отобразит первые 10 записей. При выборе этого пункта откроется новое окно, в котором можно указать число записей, выбрать, какие из них показывать (наибольшие или наименьшие), а также установить ограничение на количество отображаемых записей.
  4. «Условие» — здесь пользователь может самостоятельно создать 2 критерия отбора данных, объединяя их простыми операторами И, ИЛИ.
  5. Любой из элементов. Здесь можно выбрать любое значение, которое находится в колонке. Например, если столбец состоит из наименований товаров, то в перечне элементов будут указаны абсолютно все товары. Пользователь может указать любой из них.
  6. «Пустые» и «Непустые» — Excel отобразит пустые (или непустые) ячейки. Данная опция появляется только в том случае, если в столбце есть незаполненные поля.

    Пример создания автофильтра данных Excel

Чтобы удалить фильтр из одной колонки, нужно кликнуть в перечне элементов на пункт «Все». Если нужно отменить его для всей таблицы, необходимо выбрать в панели меню пункты «Данные — Фильтр — Отобразить все». Удаление автофильтра осуществляется так же, как и его запуск.

Пример создания расширенного фильтра — необходимо задать диапазон исходных данных, фильтров и диапазон, куда помещаются отфильтрованные данные

Второй вариант фильтрации предоставляет пользователю больше возможностей для отбора необходимых данных.Чтобы запустить расширенную опцию, необходимо создать копию заголовков таблицы (т.е. просто скопировать шапку). Это будет диапазон условий. Затем надо заполнить этот диапазон критериями отбора. Но тут важно придерживаться правил: если нужно, чтобы значения отбирались по двум параметрам (к примеру, фамилия студента и оценка), то условия записываются в одну строку; если же критерии будут отбираться в режиме «ИЛИ» (марка машины или объем двигателя), тогда они записываются в разные строки.

Допустим, есть таблица с 2 колонками — наименование товара и количество. Всего товаров 3 — бананы, апельсины, мандарины, а количество — 10, 20 и 15 штук соответственно. После того как будет скопирована шапка, можно создать условие, например, показать товары, количество которых меньше или равно 15. То есть под скопированной шапкой в колонке «Кол-во» надо написать <=15. Затем надо запустить расширенный фильтр, указать исходный диапазон (исходная таблица), диапазон условий (таблица, где указано «кол-во <=15») и нажать «ОК». Исходная таблица изменится: теперь тут будут отображены только бананы (10 штук) и мандарины (15 штук).

Таким образом, принцип работы фильтрации в Microsoft Excel должен быть понятен. Этим способом можно отбирать любые элементы из базы данных, насколько большой она бы ни была. Такая процедура поможет упростить работу пользователя с большими объемами данных.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *