Форма т9

В командировку на личном авто: как компенсировать расходы на бензин

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов
Приказ на командировку
Путевой лист
Служебная записка
Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля
Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов

Поездку в командировку на автомобиле сотрудник для начала следует обсудить с руководителем. Если вопрос согласован, бухгалтер оформляет приказ на командировку, путевой лист и служебную записку.

Приказ на командировку

Документ оформляем по форме Т-9 (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках). В приказе добавляем поле «Проезд к месту командировки».

Скачать образец приказа на командировку

Путевой лист

Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 Положения о командировках). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.

Скачать образец путевого листа

Служебная записка

По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали.

Скачать образец служебной записки

По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 Положения о командировках).

А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина. Это делается на основании кассовых чеков.

Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.

Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля

Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

После этого работодатель издает:

  • приказ о выплате компенсации;
  • соглашение об использовании автомобиля, где прописывает сумму компенсации (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).

Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.

Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства

В нём прописываем стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем.
По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины.

Важные детали:

  • Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. 646 ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин.
  • Но можно договориться о том, что арендатор платит только за аренду автомобиля, а арендодатель — несёт расходы на топливо и на ремонт автомобиля. Это нужно специально оговорить в договоре.

Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без. Если автомобиль без экипажа, страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986). Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Вид договора

Страховые взносы

НДФЛ

Аренда транспортного средства без экипажа

не начисляются

удерживается

Аренда транспортного средства с экипажем

начисляются на стоимость услуг по управлению автомобилем

удерживается

Елена Галичевская, редактор-эксперт

Приказ на командировку работников (форма Т-9а): образец

Коллективные поездки работников в командировку — явление регулярное. В отношении каждого работника руководство должно издать распорядительный акт об отъезде в служебных целях — но совершенно необязательно делать такие акты персональными. Можно составить один общий на всех командируемых — законодатель позволяет это и, более того, предлагает в таких целях использовать удобную унифицированную форму Т-9а.

Зачем нужна форма Т-9а, если есть Т-9?

Как и многие другие унифицированные формы Госкомстата с индексом «а», рассматриваемый документ предназначен для принятия кадровых решений в отношении групп работников — то есть, двух и более человек. Их применение происходит исключительно по воле работодателя. Не будет никакого нарушения правил учета кадров, если вместо формы с индексом «а» в случае совершения учетных действий по двум и более работникам будут применены в необходимом количестве бланки без индекса.

Стандартную «персонифицированную» форму Т-9 тоже, таким образом, можно применять всегда. Но это бывает не слишком удобно, если командируется много работников сразу. Применение «коллективной» формы Т-9а тем более целесообразно, если у командируемых работников совпадают полностью или частично:

  • структурные подразделения, в которых они работают;
  • место, дата и срок, цели командировки;
  • источник финансирования командировки.

Все эти сведения соответствуют отдельным графам формы Т-9а и могут быть, таким образом, отражены в одном документе без лишнего дублирования в разных распорядительных актах.

Использование одной и той же формы для нескольких работников также способствует тому, что работодатель элементарно не забудет издать приказ на командировку в отношении кого-либо из них (поскольку если забудет, то нарушит нормы ст. 166 ТК РФ). И не перепутает даты — фактического выезда и отъезда людей по билетам и те даты, что показываются в самом распорядительном документе. Все даты будут показаны наглядно на одном листе.

Бланк приказа Т-9а

Несмотря на то, что унифицированные формы, по большей части, перестали быть обязательными, многие предприятия продолжают их применять. Это касается и унифицированной формы Т-9а, введенной в действие Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1: она удобна, несложна по структуре и привычна.

Скачать бланк приказа на командировку Т-9а.

Заполняем приказ Т-9а: нюансы

Итак, для работодателя исключительно важно обеспечить соответствие:

  • дат (и сроков) командировки, прописанных в приказе: будь то персонифицированная форма Т-9 или коллективная Т-9а;
  • фактической длительности нахождения работника (работников) в командировке — в соответствии с проездными документами и иными, что приемлемо в том или ином случае рассматривать в качестве учетных (например, если поездка совершается на служебном автомобиле, то таким документом будет путевой лист).

Любые дни фактического нахождения работника в командировке за пределами тех, что отражены в приказе, не считаются днями командировки. И потому работодатель не сможет исключить из базы по НДФЛ командировочные выплаты за такие дни — зафиксировав, таким образом, прямой экономический убыток.

За период нахождения человека в командировке его зарплата исчисляется особым образом (по среднему заработку) — и это период смотрится как раз по приказу. В случае расхождения с фактическими данными та или иная сторона — работодатель или работник, может в рамках правоотношений, связанных с расчетом зарплаты, претерпеть убытки, недополучив или переплатив что-то.

Если расхождений избежать не удалось (или если они появились в процессе командировки — например, если работнику пришлось задержаться), то работодатель издает необходимые «корректировочные» распоряжения. Например, приказ о продлении срока командировки. Или, наоборот, о его сокращении. В обоих распорядительных документах приводятся реквизиты изданного приказа по форме Т-9а, в котором отражены исходные сроки.

Как раз в случае корректировок по срокам использование коллективной формы приказа Т-9а предстанет крайне уместным решением, и это еще один аргумент в пользу его применения вместо нескольких приказов по форме Т-9: если бы исходные приказы были персонифицированными, то пришлось бы издавать корректировку в отношении каждого из них с шансом запутаться или не издать чего-либо нужного вообще.

При всех своих преимуществах форма Т-9а имеет недостаток: по умолчанию в ней отражаются данные не более, чем по трем работникам. В то время, как группа отправляемых в командировку лиц может быть намного больше. На этот случай работодателю следует придерживаться норм постановления Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, регулирующих корректировку унифицированных форм — и внести в текущую форму новые столбцы в необходимом количестве.

Скачать образец приказа на командировку Т-9а.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Приказ о направлении в командировку (форма Т-9 и Т-9а)

Командировкой считается направление работника для исполнения им своих служебных обязанностей за пределы организации, в которой он согласно трудовому договору должен исполнять свою работу. Исключением будет являться случай, когда у сотрудника разъездной характер работы.

Направление в командировку должно быть оформлено в письменной форме.

Обычно для этого используются унифицированные формы приказов: Т-9 – для направления в командировку одного работника и Т-9а – если работников несколько.

Скачать бланк формы Т-9 или формы Т-9а

Скачать образец заполнения формы Т-9 или формы Т-9а

Обязательно ли использовать эти формы?

Поскольку в настоящее время использование унифицированных форм остается на усмотрение работодателя, то использовать бланки Т-9 и Т-9а необязательно. Организация вправе самостоятельно разработать форму приказа и утвердить ее использование.

Можно также внести изменения и в унифицированные формы, адаптировав их под нужды организации / ИП.

Основания для издания приказа

Еще совсем недавно основанием для издания приказа о направлении в командировку являлось служебное задание, которое составлялось руководителем работника, направляемого в командировку. Но с 2015 года этот документ больше не упоминается в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, поэтому можно сделать вывод, что его составление необязательно.

Но вместе с тем работодатель имеет право оставить его в своем документообороте, закрепив это положение в локально-нормативных документах.

Таким образом, основанием для издания приказа о направлении работника в командировку могут служить следующие документы:

  1. Служебное задание;
  2. Служебная записка;
  3. Распоряжение руководителя организации / ИП;
  4. Распоряжение вышестоящей организации.

В свою очередь, приказ о направлении в командировку служит основанием для следующих действий и составления следующих документов:

  • Командировочное удостоверение (форма Т-10) – заполняется по желанию работодателя;
  • Табель учета рабочего времени (форма Т-12 и Т-13);
  • Выдача денежной суммы на предстоящие командировочные расходы;
  • Начисление заработной платы за дни нахождения в командировке;
  • Составление авансового отчета за истраченные денежные суммы.

Инструкция по заполнению формы Т-9

Форма Т-9 предназначена для оформления направления в командировку одного работника. Ее заполнение производится в следующем порядке:

Наименование организации

Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Допускается в скобках внести сокращенное наименование (при наличии), как в учредительных документах. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.

Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится то же требование.

Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.

Код ОКПО Рядом с названием есть небольшое поле, отведенное под ОКПО, данные для его заполнения берутся из перечня кодов, выданных органами статистики при регистрации компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой. Табельный номер Это индивидуальный код работника в данной организации, который присваивается при приеме на работу. Поскольку обязательное присвоение табельных номеров действующим законодательством не предусмотрено, то данная строка заполняется только при его наличии. Структурное подразделение Заполняется только при его наличии, в противном случае строка остается незаполненной.

Должность – вносится полностью без сокращения.

Место назначения – указывается страна, регион, населенный пункт и название организации, куда работник командируется.

Строка “Сроком на…” Это строка для указания срока командировки. Он высчитывается следующим образом: первым днем считается дата отъезда в командировку, даже если время отъезда приходится на самый конец суток (например, 23 часа 30 минут). Аналогично считается последний день командировки.

После количества дней командировки проставляются даты начала и окончания командировки.

Цель командировки – переносится из документа – основания.

Далее указывается, за чей счет будет оплачена командировка.

Документ, послуживший основанием для издания приказа – служебное задание, служебная записка и т.д.

Подпись руководителя, а также подпись работника в том, что он ознакомлен с приказом.

Образец заполнения формы Т-9

Инструкция по заполнению формы Т-9а

Форма с литерой «а» используется в случае, когда в командировку направляется сразу несколько работников. В отличие от остальных приказов, которые имеют табличную форму, в этом бланке перечень работников располагается не снизу вверх, а слева направо, что не позволяет использовать этот бланк для неограниченного числа сотрудников.

Основные реквизиты приказа вносятся аналогично заполнению формы Т-9. Далее идет таблица, которая заполняется следующим образом:

  1. ФИО работника – вносится полностью;
  2. Табельный номер – только при его наличии;
  3. Структурное подразделение – при его наличии;
  4. Должность – вносится полностью без сокращений;
  5. Командировка – построчно вносится следующая информация:
    • Страна, город;
    • Наименование организации, куда едет работник;
    • Дата начала командировки;
    • Дата окончания;
    • Количество календарных дней командировки;
    • Цель поездки.
  6. Командировка за счет средств – указывается организация. Как правило, это работодатель командированного сотрудника;
  7. Подпись работника в том, что он ознакомлен с приказом и дата ознакомления;
  8. Пустая строка, в которую можно внести дополнительные сведения, например, размер суточных;
  9. После таблицы предусмотрена строка – в ней указывается документ, на основании которого был составлен приказ;
  10. Подпись руководителя организации.

Образец заполнения формы Т-9а

Срок и место хранения приказов на командировку

Оригиналы приказов о направлении в командировку хранятся в книге приказов по кадровой работе. После окончания календарного года, в котором они были изданы, их отправляют на хранение в архив.

Срок хранения приказов на командировку составляет 5 лет, за исключением направления в командировку работников с вредными и опасными условиями труда – для таких приказов срок хранения составляет 75 лет.

Читайте более подробно: Приказ на командировку (форма Т-9 и Т-9а, образец и инструкция)

Одной из форм организации труда сотрудника на предприятии может быть командировка. Понятие служебной командировки раскрыто в ТК РФ. Под командировкой принято считать выполнение сотрудником (сотрудниками) предприятия своих должностных обязанностей вне своего постоянного трудового места, как правило, в другой местности (поселке, городе, стране) по письменному распоряжению работодателя. В том случае, если работа сотрудника имеет характер постоянных поездок, то разъезды не будут считаться командировкой (ст. 166 ТК РФ от 30.12.2001г. № 197-ФЗ).

При отправке работника в служебную командировку следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749.

Командировка совершается на средства предприятия, командировочные дни также оплачиваются. Согласие сотрудника на поездку в командировку по делам организации не требуется, поскольку она оформляется непосредственным приказом первого лица организации (директора, генерального директора и т.д.).

Отказаться от командировки имеют право:

  • Один из родителей, который воспитывает ребенка один (мать, отец).
  • Сотрудники, которые имеют многодетные семьи.
  • Работники, родственники которых являются иждивенцами или ухаживают за больными.

Перечисленные категории сотрудников все же могут быть отправлены в командировку, но им необходимо в письменной форме подтвердить свое согласие на поездку.

В командировку запрещено направлять:

  • Беременных женщин, работающих на предприятии;
  • Сотрудников, возраст которых не достиг 18 лет.

Для отправки работника в служебную командировку, как правило, готовится приказ по форме Т- 9 (когда в командировку направляется один человек) или Т-9а (когда в командировку направляется несколько сотрудников).

Приказы форм Т-9 и Т-9а аналогичны, за исключением того, что в форме Т-9а предусмотрена табличка, где заполняются данные по нескольким сотрудникам предприятия, что позволяет рационально тратить время на подготовку необходимой документации.

На текущий момент в практике ведения хозяйственной жизни жестких требований по использованию вышеуказанных унифицированных форм нет, работодатель вправе их использовать по собственному усмотрению. Предприятие (фирма) может создать собственную форму приказа самостоятельно и утвердить ее.

Допустимо также внесение некоторых изменений в формы Т-9 и Т-9а, сделав их более удобными для потребностей предприятия или работы индивидуального предпринимателя.

Что может быть основанием для создания приказа о служебной командировке

Ряд документов могут быть основанием для создания приказа о служебной командировке:

  • Служебное задание.
  • Служебная записка.
  • Указание организации, имеющей большие полномочия по отношению к данному предприятию.
  • Указание руководителя предприятия, индивидуального предпринимателя.

Не смотря на то, что с 2015 года такой документ как «служебное задание» не является обязательным для создания приказа об отправке сотрудника в служебную командировку, специалисты рекомендуют его ввести во внутренний документооборот предприятия, утвердив его приказом.

Это позволит систематизировать и упорядочить работу в организации.

Приказ об отправке в служебную командировку в свою очередь, является основанием для создания последующих необходимых документов и действий, а именно:

Документы:

  • Документ по форме Т-12 и Т-13 – бланк табеля по учету рабочего времени сотрудника предприятия.
  • Документ по форме Т-10 – бланк командировочного удостоверения.
  • Авансовый отчет – документ, подтверждающий расходы сотрудника в ходе служебной командировки

Действия:

  • Выдачу денег под отчет, как правило, из кассы предприятия, на возможные расходы во время прохождения командировки.
  • Расчет зарплаты работнику за дни, в которые он находился в служебной командировке.

В каком порядке следует заполнять форму Т-9

Заполнить форму Т-9 достаточно просто, поскольку для каждой строки, графы есть пояснение в самой форме, что в ней необходимо указать. Очень важно не ошибиться при заполнении, так называемой «шапки» формы Т-9.

Название строки Что следует прописать Пример
Название организации Здесь необходимо написать полное название предприятия, которое является инициатором отправки сотрудника в служебную командировку ООО «Гиацинт»
ОКПО Цифровая форма кода ОКПО данного предприятия 1230987654
Номер документа Здесь указывается порядковый номер бланка формы Т-9, который будет прописан после регистрации в журнале 115-К
Дата Указывают дату составления документа 24.03.2020

Далее переходим к заполнению той части бланка, которая содержит непосредственную информацию по данной служебной командировке, включая о сотруднике, который должен быть направлен в поездку

Название строки Что следует прописать Пример
Фамилия, имя, отчество Указать полностью инициалы работника, которого отправляют в командировку Сергеев Василий Петрович
Табельный номер Указать табельный номер, который присвоен данному работнику
Название профессии, наименование должности Указать должность, которую занимает сотрудник Главный специалист по снабжению
Название структурного подразделения (при его наличии) Указать в каком именно структурном подразделении трудится работник (занимает должность) Отдел снабжения
Место назначения (организация, город, страна) Указать, где именно находится организация, город, страна, куда направляется работник РФ, г. Симферополь, ООО «Тюльпан»
Сроком на ______ Продолжительность командировки в календарных днях 4
С/по Указать конкретные даты выезда и приезда работника из города С 24.03.2020г. по 27.03.2020г.
С целью Указать цель поездки, она должна совпадать с целью, указанной в распоряжении Заключения договора о сбыте товаров
Командировка за счет денежных средств Здесь необходимо указать, какое именно предприятие (организация) будут оплачивать расходы командируемого сотрудника ООО «Гиацинт»
Основание Название, дата и номер документа, ставшего основанием для подготовки приказа и выполнения поездки Служебное задание от 20.03.2020г.

В каком порядке и с учетом каких особенностей следует заполнять форму Т-9а

Форма приказа Т-9а как правило применяется в тех случаях, когда в служебную командировку необходимо направить несколько сотрудников. Отличием данной формы по своей структуре является то, что здесь список сотрудников расположен слева направо, а не сверху вниз, поэтому бланк можно использовать только для ограниченного числа работников предприятия.

Так называемая «шапка» бланка заполняется аналогично форме Т-9. Далее заполняются все необходимые строки и графы но в отношении нескольких сотрудников одновременно.

Название строки Что следует прописать Пример
Фамилия, имя, отчество Указать полностью инициалы работника, которого отправляют в командировку Сергеев Василий Петрович Ребров Евгений Степанович Петрова Светлана Ивановна
Табельный номер Указать табельный номер, который присвоен данному работнику
Название профессии, наименование должности Указать должность, которую занимает сотрудник Главный специалист по снабжению Сотрудник по снабжению Юрист
Название структурного подразделения (при его наличии) Указать в каком именно структурном подразделении трудится работник (занимает должность) Отдел снабжения Отдел снабжения Юридический отдел
Место назначения (организация, город, страна) Указать, где именно находится организация, город, страна, куда направляется работник РФ, г. Симферополь, ООО «Тюльпан» РФ, г. Симферополь, ООО «Тюльпан» РФ, г. Симферополь, ООО «Тюльпан»
Сроком на ______ Продолжительность командировки в календарных днях 4 4 4
Дата Указать конкретные даты выезда и приезда работника из города С 24.03.2020г. по 27.03.2020г. С 24.03.2020г. по 27.03.2020г. С 24.03.2020г. по 27.03.2020г.
С целью Указать цель поездки, она должна совпадать с целью, указанной в распоряжении Заключения договора о сбыте товаров Заключения договора о сбыте товаров Заключения договора о сбыте товаров
Командировка за счет денежных средств Здесь необходимо указать, какое именно предприятие (организация) будут оплачивать расходы командируемого сотрудника ООО «Гиацинт» ООО «Гиацинт ООО «Гиацинт
С приказом ознакомлен

Личная подпись сотрудника

Дата

Основание: Служебное задание от 20.03.2020г.

Когда все строки будут заполнены, документ подписывают руководитель предприятия и сотрудник, отправляемый в командировку. Подписи должны быть расшифрованы.

Каким образом определяются продолжительность служебной командировки и даты выбытия/прибытия из служебной командировки

Продолжительность служебной командировки определяет непосредственный руководитель сотрудника, при этом он учитывает сложность, объем и другие факторы служебного задания.

Дату отправления транспортного средства, например, поезда, автобуса, самолета от основного рабочего места командируемого принято считать днем выезда сотрудника в служебную командировку. Соответственно, дата возвращения из командировки, это дата прибытия какого-либо транспортного средства к месту обычной работы сотрудника (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749).

Важно! Независимо от конкретного времени выезда или возвращения сотрудника сроки служебной командировки должны быть указаны полными днями. Так, например, если сотрудник уехал в 22:15, то следует указать дату именно этого дня и этот самый день должен быть включен в продолжительность служебной командировки.

При возвращении работника из служебной командировки, к примеру, в 00:20, то этот день надо зафиксировать как полный день возвращения из служебной командировки.

Важно! Запрещено проводить процедуру оформления командировки после ее выполнения, т.е. задним числом.

Случаи из практики

На практике, бываю случаи, когда сотрудник направляется не в одну, а в две командировки, при это вторая по срокам должна начаться в день окончания предыдущей, следует принять 2 приказа. У каждого должен быть свой номер и даты проведения служебной командировки.

Как должен выглядеть журнал для регистрации приказов на отправку в служебную командировку

Ответственный сотрудник, обычно это бухгалтер, обязан провести регистрацию всех приказов по отправке сотрудников предприятия в служебную командировку в отдельном журнале, который специально для этого предназначен. Журнал может быть составлен в произвольной форме, на листах, распечатанных на компьютере или же разграфленных вручную. Столбцы, строки журнала создаются произвольно, но важно наличие следующих информационных данных:

  • Дата составления документа.
  • Порядковый номер, под которым регистрируется приказ.
  • Название должности сотрудника, направленного в служебную командировку.
  • Полностью прописано ФИО сотрудника, направленного в служебную командировку.
  • Название структурного подразделения (при его наличии), где непосредственно работает сотрудник.
  • Цель служебной командировки.
  • Дата начала/ окончания служебной командировки.
  • Местность, куда направляется сотрудник.

Ведение и заполнение журнала обязательно для ответственного сотрудника, поскольку отсутствие заполненного журнала может привести к наказанию ответственного за это работника и предприятия в целом. Эта информация может быть полезной впоследствии при возникновении отдельных спорных вопросов.

Порядок и особенности хранения документов по организации и выполнению служебный командировок на предприятии

Сотрудник направляется в служебную командировку на основании приказа, который составляется в одном экземпляре. Этот приказ должен храниться в бухгалтерии, на руки работнику не выдается. Как и все остальные документы, связанные с проведением служебных командировок, должны храниться в одном месте. По истечении времени они подшиваются и далее хранятся в архивном помещении предприятия.

От чего зависит срок хранения приказов по организации служебных командировок

В зависимости от того, на территории какого государства была выполнена командировка, определяется срок хранения приказов.

Так, в течение 5 лет следует хранить приказы, в том случае, когда служебная командировка проводилась на территории РФ.

Документы необходимо хранить 75 лет, если служебная командировка проводилась за пределами территории РФ.

По истечении установленного срока хранения документов следует составить приказ и уничтожить документы.

Приказ о командировке

Общие сведения

Порядок, регламентирующий деловые поездки, изложен в Положении, утвержденном Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Приказ, или унифицированная форма Т-9, является основным документом учета направления работников в командировки. Скачать бланк приказа о направлении в командировку (образец 2020 года) можно по ссылке ниже.

Бланк унифицированной формы Т-9

Основание для издания приказа о направлении работника в командировку

Приказ о командировке сотрудника (форма Т-9) заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) или на основании иного документа (служебная или докладная записка), в котором изложены место (организация и ее местонахождение), сроки командирования (начало и окончание), определены цели и задачи, которые надо решить в процессе командировки.

Необходимо отметить, что Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления служебного задания.

Бланк служебного задания (форма Т-10а)

Алгоритм заполнения формы Т-9

Заполняем шапку документа, где указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

В полях «Номер документа» и «Дата составления» проставляем порядковый номер и текущую дату.

Далее указываем в родительном падеже фамилию, имя и отчество командируемого работника и его табельный номер.

Ниже пишем наименование структурного подразделения и должность сотрудника.

Указываем место назначения: наименование организации, в которую отправляем работника, и ее географическое расположение.

Заполняем общее количество календарных дней командировки, включая время в пути туда и обратно, и соответствующие даты — они указаны в служебном задании или в проездных билетах.

Ниже кратко, но емко формулируем цель поездки.

Указываем, за чей счет осуществляется командирование (не совсем понятно, зачем эта графа нужна, но раз уж есть, придется заполнить).

Пишем наименование и реквизиты документа, на основании которого мы подготовили приказ.

После заполнения всех необходимых полей прикладываем к проекту распоряжения основание, послужившее его изданием, и идем к руководству на утверждение.

После утверждения знакомим работника с приказом, вручаем ему копию и ждем его возвращения.

Образец заполненного приказа о командировании сотрудника

ВАЖНО!

В связи с тем, что в форме бланка отсутствуют какие-либо поля, связанные с начислениями денежных средств командируемому, копию приказа необходимо сразу же направить в бухгалтерию, чтобы работник не оказался в своей деловой поездке без денег и без жилья.

Командировка директора

Командировка директора оформляется тоже с помощью стандартной формы бланка Т-9. Заполняя его, следует использовать стандартный образец заполнения приказа о командировке сотрудника 2020.

На время отсутствия директора его обязанности возлагаются на другого сотрудника, поэтому вдобавок к стандартной форме Т-9 издается распоряжение в свободной форме о временном возложении обязанностей директора на конкретное лицо.

Образец распоряжения о временном исполнении обязанностей директора

Если директор часто ездит в командировки или по другим причинам регулярно отсутствует на своем рабочем месте, целесообразно издать один локальный нормативный акт, в тексте которого написано, что на период временного отсутствия директора (без указания причин) его обязанности исполняет, например, его заместитель или любое другое лицо.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *