Графики отпусков

Практические рекомендации по составлению графика отпусков. Образец заполнения формы Т-7

Для чего необходим этот документ?

График отпусков предназначен для установления очерёдности предоставления ежегодных отпусков работникам компании. При этом, согласно статье 123 ТК РФ части 2, график отпусков, утверждённый нанимателем, является обязательным к исполнению как для каждого сотрудника, так и для самого работодателя.

Важно: составление графиков обязательно для всех юридических лиц, вне зависимости от численности штата организации. Если такой документ отсутствует на предприятии, то это является административным нарушением с применением наказания.

Согласно статье 5.27 КоАП РФ применяются штрафные санкции:

  1. Юридические лица получают штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Деятельность организации может быть приостановлена на срок до 90 суток.
  2. Для должностных лиц предусмотрено наказание от 1000 до 5000 рублей.

Работодатели ИП вправе не вести графики, однако порядок предоставления отпускных дней должен оговариваться с сотрудниками.

Итак, главными целями составления графика отпусков являются:

  1. Установление максимальной очерёдности и точности ухода на отдых сотрудников для того, чтобы найти им замену в связи с особенностями производственного процесса.
  2. Чтобы сотрудники не забыли даты полагающегося отпуска, а работодатель своевременно «отпустил» трудящихся отдыхать.
  3. Чтобы информация о запланированных отпусках всегда находилась под «рукой» для формирования оплаты в бухгалтерском и налоговом учёте.
  4. Для иных целей на усмотрение нанимателя.

Кто в организации составляет и подписывает?

График составляют уполномоченные лица компании. Это могут быть специалисты кадрового администрирования или работники кадровой службы. В некоторых организациях это входит в обязанности секретаря или бухгалтера.

Однако форму бланка всегда утверждает только управляющий компании. Документ визируется руководителем кадровой службы и директором компании. В процессе формирования графиков отпусков могут принимать участие представители профсоюза.

Чтобы решить свою проблему обращайтесь в онлайн чат к нашему юристу. #Будьтедома и здоровья вам! Задать вопрос

Сроки оформления на следующий год

Статья 123 ТК РФ чётко регламентирует, когда на любом предприятии составляется график на следующий год: не позднее, чем за 14 дней до начала следующего года (середина декабря ежегодно).

График отпусков в бумажном виде хранится в специальном сейфе отдела кадрового администрирования организации, при этом срок хранения документа составляет 1 год после окончания своего действия. Электронная форма документа также находится это время на персональном компьютере ответственных лиц и не удаляется.

Особых условий для хранения таких документов не предусмотрено. Однако в связи с содержанием в документе персональных данных практически все организации используют специальные сейфы или полки в помещениях с закрытым доступом.

Дополнительно советуем ознакомиться в материалах наших специалистов с тем, при каких обстоятельствах вносятся изменения в документ, и как оформляется выписка из графика.

Пошаговая инструкция, как составить

Согласно статье 123 ТК РФ график отпусков должен утверждаться директором организации. При этом документ, утверждённый нанимателем, является обязательным к исполнению как для каждого сотрудника, так и для самого работодателя.

Однако закон не требует издавать отдельный приказ. Если всё-таки присутствует желание оформить такой документ, то сам распорядок придется сделать приложением к нему, а в форму Т-7 внести изменения, убрав поля с реквизитами для утверждения. Подпишет приложение уполномоченное лицо, которое фиксировало информацию, а утвердит директор предприятия локальным нормативным актом.

План, по которому работники будут отдыхать, а также приказ, который его утверждает, необходимо выпустить за две недели до наступления следующего календарного года.

Распоряжение фиксируют в произвольной форме и в нём отражают следующие данные:

  1. название предприятия;
  2. номер и наименование документа;
  3. содержание распоряжения;
  4. фамилия, имя, отчество руководителя организации, который его подписывает.

Главные правила и требования

На сегодня график отпусков оформляется при помощи формы Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата в 2004 году. Многие специалисты кадровых служб считают, что можно оформить и утвердить время отдыха персонала в свободной форме. Однако лучше использовать именно унифицированную форму учёта.

Как правильно составить документ? В него необходимо занести следующие сведения:

  1. наименование компании и отдела, где работает трудящийся;
  2. его ФИО, должность и табельный номер (если таковой имеется);
  3. длительность отпуска в днях;
  4. запланированная дата ухода на отдых;
  5. дата ухода по факту;
  6. если отпускные дни были перенесены, то необходимо указать основания такого действия (с указанием подтверждающего документов);
  7. дата ухода в отпуск, если он был перенесён.

План очерёдности отпускных дней ведётся на предприятии сотрудниками кадрового отдела в печатном варианте. Составляется он один раз в год без возможности вносить в него изменения.

Допускается внесение изменений только при переносе отпуска с предварительно изданным приказом и подтверждающими документами. Только в этом случае могут быть внесены изменения в документ. График всегда согласовывается не только с администрацией компании, но и с работниками профсоюза.

При составлении очерёдности отпускных дней всегда учитывается мнение работников, а также особенности рабочего процесса конкретного предприятия.

Подробнее о правилах оформления и об основаниях, при которых можно внести изменения в график, читайте в этой статье.

Ниже можно бесплатно скачать шаблон графика отпусков в эксель и пример заполнения.

Можно ли делить отпускной период на части?

Каждый работник имеет право деления своего отпуска на две равных части, каждая из которых должна быть не менее 14 дней. В этой ситуации возникают некоторые сложности с заполнением формы Т-7, так как она не предполагает таких действий. Однако проблему, как заполнить график в случае, если ежегодный отдых разделен на части, всё-таки разрешают.

Некоторые специалисты кадрового отдела задействуют дополнительные строки или добавляют ещё одну графу для визы работника. Другие сотрудники используют дополнительный лист для ознакомления, который прилагается к графику.

Как правильно отразить прошлый год?

Если по производственной необходимости или другим причинам в текущем году не удалось взять все дни, которые положены сотруднику, то такой остаток называется неиспользованным отпуском. У подчинённых забывчивых руководителей или трудоголиков неиспользованные дни отпуска склонны копиться и увеличиваться.

Как правильно сделать запись в форме Т-7? Отражаться это может так: «Календарные дни и дата начала – 14 за 2014 год с 5.09.2016, 28 за 2015 год с 29.09.2016, 28 за 2016 год с 28.11.2016».

Можно ли указывать только месяц?

В большинстве случаев кадровики указывают только месяц предполагаемого отпуска сотрудников. Однако никто не запрещает указывать конкретные даты. Всё зависит от того, как устроена работа кадровой службы и руководства компании.

Допускается ли заполнять по факту начала отдыха?

Это не является возможным, так как в ст. 123 указано, что график составляется на любом предприятии не позднее, чем за 14 дней до начала следующего год.

Кого из сотрудников включать в документ?

В график необходимо включить следующие виды отпуска:

  1. ежегодный основной оплачиваемый;
  2. ежегодный дополнительный оплачиваемый;
  3. не использованный работником в текущем году и перенесенный на следующий год.

План очерёдности отдыха составляется для всех трудящихся:

  • занятых по основному месту работу;
  • для лиц, совмещающих трудовую деятельность (совместителей).

Граждане, которые трудятся по гражданско-правовому договору, в график не включаются, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск им не положен.

Также в план не входят административные отпуска (без сохранения заработной платы), отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.

Нужно ли прошивать?

Нет, прошивать график не нужно, так как он является документом информационного характера и к нему часто приходится обращаться.

Продолжительность основного времени отдыха

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Порядок заполнения

Работа по заполнению таблицы начинается с внесения кадровым работником информации в первые шесть граф. Следует ориентироваться на следующие предписания:

  • Графа 2 – должность сотрудника, указанная в штатном расписании.
  • Графа 4 – указание табельных номеров, если таковые не присваиваются, то графа пропускается.
  • Графы 7-9 – специалист кадровой службы заполняет рукописным текстом, отмечая уход работников в отпуск. После возвращения сотрудников соответствующие отметки делаются в графе 7.
  • Графа 8 – указывается документ, являющийся основанием для переноса отпуска.

Начальная дата для них проставляется в графе №6, а если она подвергается изменениям, то они вносятся в колонки 8-9.

Руководитель имеет право внести в бланк дополнительную графу 11, в которой каждый трудящийся должен расписаться, подтверждая свою осведомлённость. Попутно можно составлять уведомления, используемые в качестве приложений, а также внести определённые изменения, касающиеся даты ухода в отпуск на основании заявления сотрудников.

Процедура утверждения

Очерёдность предоставления отдыха трудящимся всегда утверждает только управляющий компании. Документ визируется руководителем кадровой службы и директором компании. В процессе формирования графиков отпусков могут принимать участие представители профсоюза.

Ставится ли печать?

Ставить печать нет необходимости, если только внутренними правилами работодателя не установлен другой порядок. График отпусков является внутренним документом предприятия. Поэтому ставить на нём печать не требуется.

Печать организации по общему правилу является дополнительным подтверждением полномочий лица, которое подписало документ, для внешних контрагентов. Реквизита печати нет и на унифицированной форме графика № Т-7, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Если работодатель использует самостоятельно разработанную форму графика, то при желании он может предусмотреть на ней реквизит печати и заполнять его.

Типичные ошибки и способы их избежать

Чтобы грамотно составить график отпусков, нужно знать нормы существующего законодательства и помнить, что:

  1. Начальник и заместитель не могут уйти в отпуск в одно и тоже время.
  2. В отделе должно оставаться такое количество сотрудников, которое может поддерживать его нормальное функционирование.
  3. Взять отдых в одно время не могут специалисты одного профиля.
  4. Накопившийся за несколько лет отпуск не стоит суммировать, лучше разбить его на несколько частей.
  5. Не нужно возлагать обязанности работника, находящегося в отпуске, на того, кто имеет право уйти в отпуск вне очереди.
  6. Распределение отпускных дней нужно формировать таким образом, чтобы не страдал рабочий процесс, а также трудящиеся.

Ознакомление работников

Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, целесообразно ознакомить всех работников с его утвержденным вариантом. Для этого можно предусмотреть специальную графу в форме графика отпусков («С датами отпуска ознакомлен»), либо составить ведомость ознакомления.

О дате начала отдыха наниматель обязан известить каждого трудящегося под личную подпись не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Для этого в бланк графика можно включить дополнительную графу («О дате начала отпуска уведомлен»). Возможны и другие варианты оповещения трудящихся, например, ознакомительные листы, ведомости, виза ознакомления на приказе об отпуске (Письмо Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1). Наниматель самостоятельно определяет наиболее подходящий способ уведомления сотрудников об отпуске.

Итак, мы рассмотрели, как работать с графиком ежегодных отпусков. Подводя итоги, отметим, что это обязательный документ, который должен формироваться в каждой компании с образованием юридического лица. Документ утверждается и подписывается руководителем организации.

Составляется план очерёдности отдыха за 14 дней до начала нового календарного года. Изменения вносятся в отдельных случаях (при наличии заявления работника и иных документов). Для чёткого и правильного отражения информации используется унифицированная форма Т-7, однако допускается и вариант произвольной формы.

Чтобы решить свою проблему обращайтесь в онлайн чат к нашему юристу. #Будьтедома и здоровья вам! Задать вопрос

Видео по теме

Смотрите видео о составлении графика отпусков по форме Т-7:

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков

Унифицированная форма Т-7 графика отпусков (бланк)

Составление графика отпусков

Чье мнение учитывать при составлении графика

Что отражать в графике отпусков

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

Как составить график отпусков

График отпусков: образец заполнения в Word и Excel

Знакомить ли с графиком персонал

Хранение графика отпусков

Итоги

Унифицированная форма Т-7 графика отпусков (бланк)

Если организация использует унифицированные первичные документы, график отпусков она оформляет по форме Т-7. График отпусков — бланк и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать бланк, на котором составляется график отпусков формы Т-7, можно на нашем сайте.

Скачать график отпусков

Напомним, что для большинства работодателей использование унифицированных форм по кадрам сейчас необязательно, поэтому вы вправе разработать и собственную форму графика отпусков.

Подробнее об этом — «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Составление графика отпусков

Составление графика отпусков предусмотрено ст. 123 ТК РФ. Данный документ определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков, причем обязателен он как для работодателя, так и для работника. График отпусков обеспечивает право работников на ежегодный отдых. Составление графика отпусков позволяет работодателю:

  • заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные;
  • найти замену уходящему в отпуск работнику;
  • контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время. Если у работника есть выбор, при составлении графика рекомендуется получить от него заявление о том, в какое время он хотел бы пойти в отпуск. Если при составлении графика отпусков было учтено пожелание работника, указанное в его заявлении, то изменить впоследствии время отпуска можно только по взаимному согласию сторон.

О том, у кого есть право на выбор удобного времени для отпуска, читайте в статье «График отпусков — бланк и образец заполнения в 2020 году».

Если график отпусков утвержден, а работника не устраивает время отпуска, установленное там, он может попросить об изменении дат отпуска. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. Если работодатель не возражает против переноса отпуска, то в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Как внести изменения в график отпусков, читайте

За отсутствие графика отпусков работодателя могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающей за впервые допущенное нарушение штраф:

  • для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении штрафы существенно вырастают, составляя (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (также возможна их дисквалификация на срок 1–3 года);
  • для ИП — от 10 000 до 20 000 руб.;
  • для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 руб.

Наличие графика отпусков и его соблюдение проверяет трудовая инспекция.

Чье мнение учитывать при составлении графика

Как правило, при составлении графика отпусков учитывают мнение каждого из работников. Причем информацию о том, кто и когда хотел бы пойти в отпуск, лучше собирать в письменном виде, чтобы исключить впоследствии возможные конфликтные ситуации.

В то же время работодатель безоговорочно учитывать все пожелания не обязан (за исключением отдельных категорий сотрудников). Здесь важно только совместить интересы персонала и бизнеса и выстроить такую очередность отпусков, которая не помешает деятельности организации.

Если в организации есть профсоюз, график отпусков согласовывается также с ним (п. 1 ст. 123 ТК РФ).

Что отражать в графике отпусков

В график отпусков включают:

  • ежегодные основные оплачиваемые отпуска;
  • дополнительные отпуска;
  • сведения о переносе отпусков.

Отпуска без сохранения заработной платы в графике отпусков не указываются.

О продолжительности ежегодного основного отпуска читайте в материале «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

График отпусков — правила оформления и внесение изменений в него регулируются как ТК РФ, так и постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (в части заполнения графика по унифицированной форме).

Утвердить график отпусков работодатель обязан не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, т. е. не позднее 17 декабря. Если крайняя дата выпадает на выходной, то она сдвигается на следующую ближайшую рабочую дату. Правомерность такого переноса подтвердил Минтруд (письмом от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399). В 2018 году эта дата пришлась на рабочий день — понедельник.

О том, потребуется ли отдельный приказ для утверждения графика отпусков, читайте в статье «Приказ об утверждении графика отпусков — образец (2019 — 2020)».

Как составить график отпусков

График отпусков формы Т-7 оформляется следующим образом:

  • в графе 1 указывается наименование структурного подразделения;
  • в графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию;
  • в графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием;
  • в графе 3 указывается Ф. И. О. работника;
  • в графе 4 проставляется табельный номер (данная графа заполняется, если в организации работникам присваиваются табельные номера);
  • в графе 5 указывается количество календарных дней положенного работнику отпуска;
  • в графе 6 отмечается запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика отпусков графы 1–6 формы Т-7 должны быть заполнены.

Изменения в график отпусков вносятся при переносе отпуска с согласия работника и в случае отзыва из отпуска (ст. 124, ч. 2 ст. 125 ТК РФ, постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). В этих случаях в графы 8 и 9 вносятся корректирующие сведения:

  • в графе 8 указывается документ, на основании которого производится перенос отпуска;
  • в графе 9 приводится дата начала использования отпуска (или его части);
  • в графе 10 можно указать дополнительные сведения (например, причину переноса отпуска, отзыва из отпуска и другие сведения).

В графе 7 приводятся даты фактического ухода работника в отпуск.

В случае замены части отпуска денежной компенсацией эта информация должна быть отражена в графике отпусков. Для этого в графе 10 «Примечание» графика отпусков необходимо сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (указать количество дней) заменена денежной компенсацией и отразить реквизиты приказа о замене отпуска денежной компенсацией.

Еще один момент, касающийся внесения изменений в график отпусков, связан с отпусками работников-совместителей. Планируемый отпуск такого работника отражается в графике отпусков по основному месту работы и по совместительству. При этом если у работника-совместителя переносится отпуск по основному месту работу, то такой перенос должен найти свое отражение не только в графике отпусков по основному месту работы, но и в графике отпусков по совместительству. Это объясняется тем, что согласно ст. 286 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск совместителю предоставляется одновременно с ежегодным оплачиваемым отпуском по его основному месту работы.

График отпусков утверждается в конце предыдущего года, а новые работники принимаются на работу в течение всего года. Возникает вопрос: нужно ли в этом случае вносить изменения в график отпусков? Внесение изменения в график отпусков для вновь принятых работников нормативными документами не урегулировано. На практике применяется один из 2 вариантов:

  1. К действующему графику отпусков оформляют приложение по форме Т-7, в котором отражается информация об отпусках новых работников. При этом если в организации есть профсоюз, то график отпусков для новых сотрудников предварительно с ним согласовывают (ч. 1 ст. 123, ст. 372 НК РФ).
  2. График отпусков, утвержденный до приема нового работника, не корректируются. Уход нового работника в отпуск осуществляется по согласованию с руководителем.

При составлении графика отпусков образец заполнения лучше иметь перед глазами.

График отпусков: образец заполнения в Word и Excel

Чтобы получить представлении о том, как заполняется документ, график отпусков скачать можно на нашем сайте.

Скачать образец

График отпусков на 2020 год в Excel скачать можно здесь:

Скачать график отпусков в Excel

Знакомить ли с графиком персонал

Прямой обязанности по ознакомлению сотрудников с утвержденным графиком отпусков в законе нет. Ст. 123 ТК РФ требует только известить работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала.

Однако целесообразно всё же знакомить персонал с этим документом. Для этого можно оформить отдельную ведомость, где распишется каждый работник, или дополнить унифицированную форму Т-7 — график отпусков строками, в которых будут ставиться подписи об ознакомлении.

Нередко возникает вопрос: нужно ли работнику писать заявление на отпуск, предусмотренный графиком отпусков? Для ответа обратимся к ч. 3 ст. 123 ТК РФ, согласно которой о времени начала отпуска работник должен быть извещен под расписку не позднее чем за 2 недели до начала. Из этого следует, что для ухода работника в отпуск в соответствии с графиком отпусков требуется уведомить работника, а не работодателя. Дополнительное заявление от работника не требуется.

Хранение графика отпусков

График отпусков – форма Т-7 должен храниться в организации в течение нормативно установленных сроков. С 18.02.2020 срок его хранения в архиве фирмы увеличен с года до 3 лет (ст. 453 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). При этом срок хранения начинает течь с 1 января года, следующего за годом, на который издавался график (это следует из приказа Росархива от 20.12.2019 № 237).

Так, график отпусков на 2020 год, утвержденный в декабре 2019 года, заканчивает свое действие 31.12.2020, следовательно, сохранять его необходимо в течение 2021-2023 годов.

График отпусков с истекшим сроком хранения и иные аналогичные документы уничтожаются в соответствии с актами об уничтожении документов (пп. 2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Итоги

График отпусков – документ, обязательный для составления и утверждения работодателем перед началом каждого очередного календарного года. При его оформлении может быть использована унифицированная форма Т-7, утвержденная Госкомстатом. В графике допускаются уточнения и дополнения. Его наличие не требует от работника подачи заявления на отпуск. Отсутствие графика приведет к административному наказанию в виде штрафа.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Лист ознакомления с графиком отпусков – образец

Нужно ли ознакомлять работников с графиком отпусков

Сроки ознакомления с графиком отпусков

Лист ознакомления с графиком отпусков под роспись: скачать образец

Как правило, факт ознакомления работника с графиком отпусков (далее — ГО) подлежит фиксации на бумажном носителе. В качестве такой бумаги могут выступать:

  • лист ознакомления с ГО;
  • журнал ознакомления;
  • ГО с дополненной графой об ознакомлении работников с датами начала и окончания отпуска (форма Т-7);
  • ведомости, уведомления и др.

Поскольку законодательством это не урегулировано, работодатель сам решает, в каком документе фиксировать подпись работника (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

ВАЖНО! Извещение также может быть осуществлено в электронном виде посредством оформления документов усиленными квалифицированными подписями работника и работодателя (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ, ст. 5, 6 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Если таким документом является лист ознакомления с ГО, то он, как правило, содержит следующую информацию, приведенную в виде таблицы:

  • Ф. И. О. работника;
  • наименование его места работы и должность;
  • даты дней отдыха;
  • отметку об ознакомлении (дату и собственноручную подпись).

Скачать образец листа ознакомления с графиком отпусков под роспись можно по ссылке: Лист ознакомления с графиком отпусков (скачать образец).

Нужно ли ознакомлять работников с графиком отпусков

При ответе на вопрос о том, нужно ли знакомить работников с графиком отпусков, следует обратиться к ст. 123 ТК РФ. Данная норма закрепляет за работодателем следующие императивные действия:

  • принять ГО не позднее чем за 14 дней до 31 декабря;
  • заблаговременно оповестить работника о дате начала дней его отдыха;
  • обеспечить некоторым группам работников отпуск в подходящий для них срок.

ГО носит императивный характер для обеих сторон трудового договора. Так, работник не может самовольно уйти в отпуск без согласования с работодателем, такое действие может быть квалифицировано в качестве прогула.

ВАЖНО! Исключение составляют случаи, когда работник-донор сдал кровь и ему положены дни отдыха вне зависимости от согласия работодателя. Отсутствие на работе по данной причине не расценивается как прогул (п. 39 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2).

Подробнее о ГО читайте в статье Порядок предоставления отпусков по Трудовому кодексу.

Сроки ознакомления с графиком отпусков

Законодательством установлены минимальные сроки ознакомления с графиком отпусков — 2 недели до начала дней отдыха работника (ст. 123 ТК РФ). Верхние границы данного срока не предусмотрены.

Таким образом, работник может быть уведомлен о периоде своего отпуска в любое время с момента вынесения приказа об одобрении графика отпусков на соответствующий календарный год и за 2 недели до выхода в отпуск (см. апелляционное определение Самарского областного суда от 07.11.2012 № 33-10182/2012).

Подробнее о том, как принимается ГО, рассказывается в статье Приказ об утверждении графика отпусков — образец.

ВАЖНО! Отдел кадров не оповестил работника о предстоящем отпуске вовремя? Тогда работник может взять отдых в любое иное подходящее ему время (ст. 124 ТК РФ).

В отпуск — по графику, или для чего нужен график отпусков

Из статьи вы узнаете:

1. Кому и для чего нужно составлять график отпусков.

2. Как подготовить график отпусков, и какие сведения в нем отразить.

3. Что делать, если фактические отпуска не совпадают с запланированными в графике.

О том, что ежегодный оплачиваемый отпуск – неоспоримое право работника, предусмотренное Трудовым кодексом, знают все. А вот о том, что предоставление такого отпуска – обязанность работодателя, причем не зависящая от желания самого работника, нередко забывают. Действительно, сплошь и рядом встречается ситуация, когда сотрудники по каким-либо причинам не горят желанием отгуливать свои законные отпуска, а работодатели не придают этому особого значения. Однако Трудовой кодекс на этот счет суров: «запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд» (ч. 4 чт. 124 ТК РФ). Как же работодателю «заставить» своих работников использовать положенные им отпуска, чтобы выполнить требования трудового законодательства? Ответ прост: поскольку ответственность за своевременное предоставление отпусков сотрудникам лежит на работодателе, он же должен позаботиться об информировании работников о количестве положенных им дней отпуска, а также о том, чтобы эти дни были использованы. Для этих целей идеально подходит график отпусков. Для чего еще нужен график отпусков и как его составить, – читайте далее в статье.

Для чего нужен график отпусков

В соответствии с ТК РФ, основное назначение графика отпусков – установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам. При этом график отпусков, утвержденный работодателем, является обязательным к исполнению как для самого работодателя, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

! Обратите внимание: Составление графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, независимо от численности работников. Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены следующие меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностных лиц — штраф от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановка деятельности на срок до 90 суток.

Следует отметить, что работодатели-ИП вправе обходиться без графика отпусков, определяя порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков по соглашению с работниками (ст. 305 ТК РФ, Письмо Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1). Однако и предпринимателям не лишним будет составить график отпусков, поскольку они также несут ответственность за то, чтобы их работники использовали отпуска своевременно и в предусмотренном законодательством объеме.

Итак, для чего же необходимо составлять график отпусков – обозначим основные направления применения этого документа:

  • чтобы работодатель не «забыл» предоставить положенные ежегодные отпуска сотрудникам, а сотрудники не «забыли» их использовать;
  • чтобы установить оптимальную очередность отпусков, с учетом взаимозаменяемости отдельных сотрудников, особенностей производственного процесса (сезонность) и т.д;
  • чтобы использовать информацию, содержащуюся в графике, о количестве запланированных на следующий год днях отпуска сотрудников для формирования резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете и в налоговом учете;
  • а также для других целей, определяемых самим работодателем.

Порядок составления графика отпусков

График отпусков составляется на календарный год, при этом утвердить его необходимо не позднее, чем за две недели до начала очередного года (ст. 123 ТК РФ). Например, график на 2016 год необходимо утвердить до 17.12.2015. Однако прежде, чем утвердить график отпусков, его необходимо составить. Рассмотрим, какие этапы включает в себя процесс подготовки графика отпусков.

1. Утверждение формы графика отпусков

Как и все первичные документы, форму графика отпусков утверждает руководитель организации. При этом может использоваться:

  • унифицированная форма № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
  • самостоятельно разработанная форма. В этом случае возможны два варианта: полностью самостоятельно разработанная форма, либо унифицированная форма, доработанная с учетом потребностей работодателя. Как правило, используется второй вариант, то есть в унифицированную форму вносятся корректировки. Например, из формы № Т-7 можно удалить коды по ОКУД, по ОКПО, реквизит учета мнения профсоюзного органа (при его отсутствии). Кроме того, форму можно дополнить графами, в которых сотрудники расписываются в том, что ознакомлены с графиком, а также в том, что уведомлены о начале отпуска (за 2 недели до его начала).

Скачать Форма графика отпусков (унифицированная форма № Т-7)

Скачать Образец графика отпусков (самостоятельно разработанная форма)

2. Утверждение процедуры составления и согласования графика отпусков

В зависимости от численности работников, количества структурных подразделений и других факторов процесс подготовки и согласования графика отпусков всей организации может быть весьма длительным. Поэтому порядок его подготовки необходимо закрепить в одном из следующих документов:

  • в локальном нормативном акте (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре);
  • в отдельном приказе.

В документе, регулирующем порядок подготовки графика отпусков, целесообразно отразить, в частности, следующие сведения:

  • лицо, ответственное за подготовку графика отпусков;
  • круг лиц, ответственных за предоставление сведений о планируемых датах отпусков сотрудников (например, руководители подразделений);
  • сроки предоставления сведений о планируемых отпусках, сроки согласования дат отпусков, срок представления графика на подпись руководителю.
3. Включение отпусков в график

В график должны включаться следующие отпуска, положенные сотрудникам:

  • ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Однако следует иметь в виду, что некоторым категориям работников положен удлиненный отпуск (работники до 18 лет, инвалиды, педагогические работники, госслужащие);
  • ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Такой отпуск должен предоставляться, например, работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, работникам с ненормированным рабочим днем, работающим в районах Крайнего Севера и в других случаях, предусмотренных законодательством (ст. 116 ТК РФ).
  • отпуск, не использованный работником в текущем году и перенесенный на следующий год.

Таким образом, в графике отпусков необходимо запланировать по каждому сотруднику общее количество причитающихся ему дней ежегодного отпуска (основного и дополнительного), включая остаток неиспользованного на конец года отпуска.

! Обратите внимание: График отпусков составляется в отношении всех работников: как занятых по основному месту работу, так и совместителей. Лица, трудящиеся по гражданско-правовому договору, в график не включаются, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск им не положен. В графике отпусков не отображаются административные отпуска (без сохранения заработной платы), отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.

4. Расчет дней отпуска, подлежащих включению в график

Для того чтобы определить, какое количество дней отпуска следует запланировать в графике на следующий год по каждому сотруднику, необходимо:

  • Определить дату окончания «рабочего года» сотрудника, то есть дату, когда истекает очередной год со дня поступления на работу. Например, если сотрудник принят 24 июня 2014, то такой датой будет 23 июня каждого следующего года.
  • Включить в график отпуска сотрудника таким образом, чтобы по состоянию на дату окончания «рабочего года» у него не осталось неиспользованных отпусков (этого требует ст. 122 ТК РФ). При этом предоставлять отпуска «авансом», то есть за неотработанное время, трудовым законодательством не возбраняется. Главное – чтобы за каждый отработанный год работник использовал не меньше дней отпуска, чем ему положено.

Пример.

Менеджер Савина О.Ю. принята на работу 24 июня 2014 года. В графике отпусков на 2015 год должен быть запланирован ее отпуск за рабочий год с 24.06.2014 по 23.06.2015 в количестве неиспользованный дней отпуска на 31.12.2014. Этот отпуск должен быть использован по графику до 23.06.2014. Отпуск за следующий рабочий год с 24.06.2015 по 23.06.2016 может быть включен как в график отпусков на 2015 год, так и в график на 2016 год (либо и в тот и в другой по частям).

! Обратите внимание: При разделении ежегодного отпуска (отпуска, положенного за один рабочий год) сотрудника на части необходимо (ст. 125 ТК РФ):

  • согласие работника (например, в форме заявления);
  • чтобы хотя бы одна из частей этого отпуска была не менее 14 календарных дней.
5. Учет пожеланий работников

Очередность отпусков в графике определяет и утверждает работодатель (ст. 123 ТК РФ). При этом он может (но не обязан) учесть пожелания работников. То есть работодатель вправе по своему усмотрению распределить отпуска сотрудников с учетом потребностей производственного процесса или характера деятельности (сезонности). Например, если зимний период — «не сезон» для выпускаемой продукции (работ, услуг), то работодатель может запланировать отпуска сотрудников именно на этот период. Однако для того, чтобы исключить конфликты и разногласия с работниками, все подобные особенности предоставления отпусков лучше предусмотреть в локальном нормативном акте (положении о внутреннем трудовом распорядке или коллективном договоре).

В большинстве же случаев работодатели идут навстречу своим сотрудникам и по возможности учитывают их пожелания к датам предстоящего отпуска. Сделать это можно разными способами, например:

  • собрав с работников заявления о включении отпуска в график;
  • составив опросный лист о планируемых отпусках на следующий год.

Скачать Образец заявления сотрудника на включение отпуска в график отпусков

! Обратите внимание: некоторым работникам ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в любое удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К таким работникам относятся, например:

  • несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
  • работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  • женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
  • работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

При составлении графика отпусков сведения о планируемом отпуске в первую очередь запрашиваются у таких работников, поскольку их пожелания должны быть учтены в обязательном порядке. Однако даже если отпуск работника, относящегося к перечисленным категориям, был запланирован в графике, в течение года он может передумать и написать заявление о предоставлении отпуска с другой даты. Работодатель в этом случае будет обязан пойти навстречу работнику и перенести его отпуск.

6. Уведомление работников об отпуске

Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, целесообразно ознакомить всех работников с его утвержденным вариантом. Для этого можно предусмотреть специальную графу в форме графика отпусков («С датами отпуска ознакомлен»), либо составить ведомость ознакомления.

! Обратите внимание: О дате начала отпуска, указанной в графике отпусков, работодатель обязан известить каждого работника под роспись не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). С этой целью в форму графика отпусков можно включить соответствующую графу («О дате начала отпуска уведомлен») (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1). Возможны и другие варианты уведомления сотрудников, например, ознакомительные листы, ведомости, виза ознакомления на приказе об отпуске (Письмо Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1). Работодатель самостоятельно определяет наиболее подходящий способ уведомления сотрудников об отпуске.

Скачать Образец уведомления работника о начале отпуска

7. Внесение изменений в график отпусков

Составляя график отпусков нужно понимать, что это плановый документ, составляемый на довольно продолжительный период – год. Поэтому без корректировок, скорее всего, не обойтись. Изменения в график отпусков могут быть внесены в следующих случаях:

  • при переносе отпуска с согласия работника, например, в случае временной нетрудоспособности во время отпуска, в случае задержки выплаты отпускных и т.д. (ст. 124 ТК РФ);
  • при переносе части отпуска в связи с отзывом сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). При этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена работнику в любое удобное для него время;
  • при переносе отпуска по желанию работника. Если работник не относится к «льготным» категориям (см. п. 5), работодатель может, но не обязан изменить запланированные даты отпуска.

В перечисленных случаях для внесения изменений в график отпусков работнику необходимо написать заявление о переносе отпуска. На основании заявления издается приказ руководителя о переносе отпуска. При этом в графике отпусков изменения отражаются:

  • в графе 8 указывается основание для перенесения отпуска – реквизиты соответствующего приказа руководителя;
  • в графе 9 указывается новый период отпуска в соответствии с приказом;
  • в графе 10 «Примечание» можно указать причину переноса отпуска (например, отзыв сотрудника из отпуска)
  • в графе 7 проставляется дата или период отпуска, фактически использованного сотрудником.

Скачать Образец заявления сотрудника о переносе отпуска

Скачать Образец приказа о переносе отпуска сотрудника

Рассмотренный порядок внесения изменений в график отпусков применим в случае переноса запланированного отпуска тех сотрудников, которые изначально были включены в график (то есть работали на дату составления графика). Если же работник принят после утверждения графика отпусков на очередной год, то сведения об отпуске такого сотрудника могут оформляться одним из способов:

  • Приложением к утвержденному графику отпусков. Приложение составляется по той же форме, что и сам график, и включает только сведения об отпуске нового сотрудника (сотрудников). Как и график отпусков, приложение утверждает руководитель.
  • Без внесения изменений (дополнений) в принятый график отпусков. Для этого новый работник пишет заявление в произвольной форме, в котором указывает желаемую дату начала отпуска и количество дней, а работодатель издает приказ о предоставлении отпуска.

Выбранный вариант отражения сведений об отпусках новых сотрудников (принятых после утверждения графика отпусков) желательно отразить в локальном нормативном акте работодателя.

***

И в заключение, выделим основные моменты, касающиеся составления графика отпусков:

  1. Наличие графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, за его отсутствие предусмотрена административная ответственность;
  2. Форму графика отпусков работодатель утверждает самостоятельно (возможно использование унифицированной формы № Т-7);
  3. Очередность отпусков в графике определяет работодатель, в обязательном порядке учитываются пожелания лишь некоторых работников;
  4. Работодатель обязан уведомлять работников о дате начала отпуска в соответствии с графиком.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ
  2. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
  3. Письма Роструда

График отпусков сотрудников

Если график отпусков строится вручную, то обычно происходит так. Дата отпуска каждого сотрудника вносится в таблицу Microsoft Excel. Для визуализации данных, иногда вручную, рисуется общий график отпусков. При переносе дат отпуска любого сотрудника график отпусков приходится перерисовывать. Что очень неудобно и отнимает массу времени на рутинную работу.

Но можно избежать рутины, если скачать форму для построения графика отпусков.

Форма для автоматического построения графика отпусков — это файл Microsoft Excel, который содержит:
1) табличную часть — таблицу дат отпусков каждого сотрудника;
2) графическую часть — график отпусков сотрудников, автоматически строящийся на основании таблицы дат отпусков.
Изменение графика отпусков происходит автоматически при изменении данных об отпусках в таблице Excel.
В таблицу отпусков заносятся данные на любой календарный год.

Полная версия, позволяющая разбить годовой отпуск на 4 любые части — $1,8.

Полная версия на 2020 год, учитывающая государственные праздники. Автоматически продлевает отпуск, если он выпадает на праздничные дни — $1,80.

Полная версия на 2019 год, учитывающая государственные праздники — $1,80.

Эту же форму можно использовать для составления графика работы сотрудников.

Другие готовые решения:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *