Инструкция по делопроизводству

Основные требования к документообороту. Масштаб документооборота

Тема 6. Организация документооборота в учреждении

Общие принципы и методические основы организации документооборота

Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-е гг., и понимался как рациональное построение структуры государственного аппарата, четкое распределение функций между различными службами и исполнителями.

В настоящее время под документооборотом понимается «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки» (ГОСТ Р-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих общих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность.

Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без возвратных перемещений. Для выполнения этого требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию.

Принцип непрерывности в документообороте предполагает, прежде всего, равномерную загрузку сотрудников в работе с документами, требует устранения или уменьшения перерывов в процессах труда и документооборота. Несвоевременное получение информации, содержащейся в документе, влечет за собой несвоевременное выполнение работы по нему, вызывает задержку всех последующих работ.

Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом.

Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности обслуживающих подразделений должны соответствовать их потребностям. Несоблюдение этого принципа приводит к появлению «узких мест» в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие – недогружены.

Все рассмотренные принципы взаимообусловлены, хотя и имеют самостоятельное значение. Если процесс документооборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для оптимизации управленческого труда и делопроизводства.

Основными документами, регулирующими конкретные способы организации документооборота в учреждении, являются инструкция по делопроизводству и график документооборота.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается службой документационного обеспечения управления в соответствии с действующими законодательными и нормативными актами и с учетом специфики деятельности учреждения. В инструкции по делопроизводству закрепляется выбранная форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников организации как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

В разделе «Организация документооборота» Инструкции по делопроизводству содержит положения, устанавливающие:

· прием и первичную обработку поступающих документов;

· предварительное рассмотрение документов;

· порядок регистрации поступающих документов;

· порядок рассмотрения документов руководством организации и доведения документов до исполнителей;

· порядок регистрации отправляемых документов;

· порядок отправки документов;

· порядок регистрации и прохождения внутренних документов;

· учет и анализ объемов документооборота;

· организацию работы с документами в структурных подразделениях организации и др.

Создание и обработка документов производятся в соответствии с порядком и сроками, установленными графиком документооборота организации.

График документооборота — это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех его подразделений от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения).

График составляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждой организации график документооборота должен разрабатываться с учетом ее конкретных особенностей: размера, вида деятельности, структуры управления и т.п.

Существуют следующие виды графиков документооборота: типовые, унифицированные и индивидуальные. Применение типовых и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово- экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Кроме того, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документов внутри организаций. Эти маршруты закрепляются в схемах, утверждаемых руководством организаций. В подобные схемы должны быть включены все, в том числе и компьютерные пункты обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов. Самостоятельные схемы разрабатываются для различных категорий документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности и т.д. В эти схемы включаются, как правило, все этапы создания документов — от момента написания черновика до завершения исполнения документа. В случае утверждения схем движения документов руководством организации они приобретают нормативную силу.

Методическую базу организации документооборота составляют также:

· различные классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и др. объектов);

· табель и альбом форм документов;

· номенклатура дел;

· регламент или инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД) и др.

Таким образом, документооборот- это регламентированная технологическая схема движения документов по установленным пунктам обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами. Число таких пунктов, быстрота перемещения между ними документов и оперативность выполнения в каждом пункте набора операций с документами определяют степень совершенстваэтой технологической схемы и эффективность обеспечения аппарата управления полезной и достоверной информацией.

Основные требования к документообороту. Масштаб документооборота

К организации документооборота предъявляются следующие требования:

1) Централизация операций по приему и отправке документов. Согласно этому правилу все документы организации, как поступающие (независимо от способа доставки), так и отправляемые (за исключением поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении – службе делопроизводства. Соблюдение этого правила позволяет, с одной стороны, освободить другие подразделения организации от выполнения чисто технических операций (проверка правильности доставки документов, вскрытие конвертов, вкладывание документов в конверт при отправке, маркировка, передача в почтовое отделение, отправка по факсу и др.), с другой, — повысить эффективность использования средств оргтехники (маркировальных машин, фальцевальных и др.)

2) Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только если это обусловлено деловой необходимостью. Например, на этапе подписания документа руководителем он дважды проходит через его секретаря:

В данном случае это возвратное движение необходимо, поскольку именно секретарь выполняет функции посредника между руководителем и исполнителем.

3) Организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителя). Соблюдение данного правила позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те из них, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение его заместителям и в подразделения, если их руководители наделены соответствующими компетенциями.

4) Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, только в нем и регистрируется. Другими словами, каждый документ в организации имеет один регистрационный номер, присвоенный ему в службе ДОУ или в подразделении.

5) Выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов». К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях. Как правило, их перечень включен в инструкцию по делопроизводству организации (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т. п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, поскольку они сразу передаются в соответствующие подразделения.

6) Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. Вынесение резолюций — функция руководителя. Резолюция должна быть конкретна, сформулирована так, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая поставлена перед ним цель.

7) Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа. Процедура согласования — чрезвычайно важный этап в принятии управленческих решений. Практически все документы, подписываемые или утверждаемые руководителем, предварительно согласовываются (визируются) заинтересованными лицами. Для рациональной организации документооборота важно, чтобы проект документа визировался только теми должностными лицами, мнение которых необходимо учесть при его подготовке. Не менее важным при организации согласования является сокращение времени на визирование. Нередко на согласование документов уходит до месяца. За это время решение может утратить свою актуальность, что резко снизит его эффективность. Избежать этого можно, установив сроки визирования документов в инструкции по делопроизводству. Многие организации, в том числе федеральные органы власти, отводят на визирование не более 3–5 дней.

8) Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений. «Снижение» уровня подписания документов сокращает маршрут, а, следовательно, и время движения документов в ходе исполнения. Кроме того, это повышает ответственность должностных лиц за порученный им участок работы. Делегирование права подписи закрепляется распорядительным документом (приказом, распоряжением), издаваемым руководителем.

9) Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом и, соответственно, выполнение творческих операций – специалистами и руководителями. Этот принцип организации документооборота, к сожалению, часто нарушается. Технические операции (изготовление документов, передача их из одного подразделения в другое и т. д.) часто выполняются самими специалистами, что приводит к неоправданным затратам рабочего времени.

10) Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки, обеспечивающие прямую и обратную связь в управлении.

Рассмотренные правила организации документооборота универсальны и должны соблюдаться в любой организации, независимо от характера и содержания ее деятельности.

Эти требования сохраняют свою актуальность и при автоматизации процесса обработки документной информации. Однако важнейшим требованием к документообороту становится его приспособленность к новой информационной технологии: регламентация состава автоматизированных пунктов обработки информации, автоматизированных рабочих мест и технологических операций, проводимых с их помощью, способов передачи информации между автоматизированными пунктами. При этом предпочтение должно отдаваться передаче информации по каналам связи в безбумажном виде.

Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся качественными и количественными параметрами, совокупность которых позволяет судить о масштабе документооборота как отдельной организации, так и структурного подразделения, корпорации, отрасли управления или государства в целом.

Качественнымипараметрами документооборота являются:

1) разделение его на документопотоки, различающиеся по составу, направлению движения и порядку обработки документов;

2) особенности маршрутов движения определенных групп документов.

Количественными характеристиками документооборота являются параметры объема документооборота (общего и по отдельным документопотокам) и цикличность документопотоков.

Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции организации, принципы организации ее работы, — презентация

1

2 Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции организации, принципы организации ее работы, права, обязанности, сферу ответственности ее руководства и специалистов.

3 Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя или коллегиальным органом. Датой организационного документа является дата его утверждения.

4 С точки зрения срока действия организационные документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационные документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационные документы.

5 К организационным документам относятся: Устав; Учредительный договор; Положение об организации; Положение о структурном подразделении; Штатное расписание; Должностная инструкция…

6 Обязательными реквизитами являются следующие: Наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения); Наименование вида документа; Дата; Номер документа; Заголовок к тексту; Подпись; Гриф утверждения.

7 Устав (учредительный документ) – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности

8

9 Реквизиты: Наименование организации; Наименование вида документа — УСТАВ; Дата документа; Место составления или издания документа; Гриф утверждения документа (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано); Текст устава; Подпись лица, утверждающего документ.

10 Положение – организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

11 Реквизиты: Наименование организации (наименование ведомства, структурного подразделения) — автора документа; Наименование вида документа — ПОЛОЖЕНИЕ; Гриф утверждения; Дата; Место издания (город); Заголовок к тексту; Текст; Подпись; Отметка о согласовании.

13 В разделе «Общие положения» указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати. Раздел «Основные задачи» – это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения. В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения. В разделе «Права и обязанности» перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций. В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия. Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

15 Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы.

17 Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается — руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия.

18 правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

19 Реквизиты: Наименование организации; Дата; Номер документа (при непосредственном утверждении руководителем); Место составления; Заголовок к тексту; Визы согласования; Подпись; Гриф утверждения.

20 Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении. Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. 37).

21 Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

22 Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов: Общие положения. Должностные обязанности. Права. Ответственность. Взаимоотношения.

23 Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям и навыкам.

24 В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника., в нем указывают: Участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направле­ний работы или перечень курируемых объектов); Виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: «руководит», «готовит», «утверждает», «рассматривает», «исполняет», «обеспечивает» и т.п.). При перечислении обязанностей их следует разбить на группы: Обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.); Обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, правок, устной информации и т.п.); Обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т.п.); Обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.

25 В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей: Право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции; Право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю; Право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства; Право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника; Право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.); Право требовать определенных действий от других работников.

26 В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной. В разделе «Взаимоотношения» указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *