Кадровый документооборот

Содержание

Автоматизированное
кадровое
делопроизводство

Сегодня все большее внимание со стороны руководителей и топ-менеджеров уделяется вопросам кадрового менеджмента. Другими словами появилась потребность в использовании современной системы управления персоналом.
Кадровое делопроизводство, переведенное на аутсорсинг с передачей функций по кадровому учёту на обслуживание другой компании, имеет весомые выгоды:

  • сокращение расходов на зарплату в связи с тем, что электронная система управления персоналом работает автономно;

  • высокое качество результата;

  • техническая поддержка и др.

Знаменитая фраза — «Кадры решают всё!» — очень точная и верная. Поэтому кадровое делопроизводство должно производиться профессионально.

В настоящее время рынок предлагает автоматизировать кадровое делопроизводство с помощью разных программ: одна другой лучше. Кому доверять? Ответ очевиден: тем, кто имеет успешный опыт и даёт 100% гарантии качества своему продукту!

Компания «Электронные Офисные Системы» разработала специальную систему «КАДРЫ». Она автоматизирует и оптимизирует кадровое делопроизводство:

  • ведение штатного расписания;

  • ведение личных карточек;

  • оформление командировок;

  • оформление отпуска;

  • табельный учет рабочего времени;

  • формирование и ведение приказов по личному составу и др.

Система «КАДРЫ», обеспечивающая кадровое делопроизводство, успешно используется в ведомственных структурах с подчиненными и территориально распределенными организациями, позволяя обрабатывать кадровую информацию во всех этих организациях.

«КАДРЫ» (система кадрового делопроизводства) отличается следующими преимуществами:

  • реализована на базе новейших технологий;

  • гибко настраивается;

  • система успешно используется как в небольших организациях, так и в крупных компаниях (т.е. не зависит от количества кадров предприятия).

По данным CNews Analytics (март 2006 г.) система «КАДРЫ» вошла в Топ-10 наиболее востребованных информационных систем управления персоналом в органах исполнительной власти.
ЭОС следует требованиям рынка и учитывает пожелания заказчика в том, как должны быть организованы кадровое управление и кадровое делопроизводство.

Наша успешная разработка — утилита интеграции системы «КАДРЫ — ПРЕДПРИЯТИЕ» с 1С: «Зарплата и Кадры» 7.7. Данный программный продукт создан для решения вспомогательных задач ведения кадрового делопроизводства. Автор разработки — компания «Корпоративные системы» – региональный представитель ЭОС в Западной и Восточной Сибири.

Проекты

Система кадрового делопроизводства «КАДРЫ» разработана компанией ЭОС в 2002 году.

Она демонстрирует:

  • неизменно высокое качество;

  • эффективность работы как в государственных, так и в коммерческих организациях.

Наши клиенты уже оценили по достоинству удобство ведения кадрового делопроизводства с помощью программы «КАДРЫ — ПРЕДПРИЯТИЕ».

Информационные технологии в кадровом делопроизводстве

Информационная система «Кадры»

В целях повышения эффективности принятия управленческих решений при реализации кадровой политики в Республике Татарстан, внедрения современных технологий в кадровую работу на государственной гражданской службе Республики Татарстан, а также содействия органам местного самоуправления муниципальных образований Республики Татарстан в организации кадровой работы на муниципальной службе с 2014 года в Республике Татарстан внедрена и по настоящее время функционирует Единая информационная система кадрового состава государственной гражданской службы в Республике Татарстан и муниципальной службы в Республике Татарстан (далее – Система).

Развитие Системы позволило вывести процессы управления кадрами на принципиально новый качественный уровень, формируя единое информационное пространство для хранения кадровой информации и работы с ней на основе системы отчетов, прогнозов и выводов, поиска по различным критериям.

С 2015 года формирование, изменение реестров должностей государственной и муниципальной службы и реестров государственных и муниципальных служащих с последующим их согласованием в Департаменте государственной службы и кадров при Президенте Республики Татарстан осуществляется только через Систему.

С 2016 года автоматизирован процесс по планированию обучения государственных и муниципальных служащих, позволяющий видеть процесс от формирования заявок на обучение всех служащих республики до получения результатов по итогам обучения служащих.

Автоматизирован процесс обеспечивающий формирование и хранение заявок на участие государственных и муниципальных служащих Республики Татарстан в спартакиадах и результатов проведенных спортивных мероприятий.

В 2016 году значительное развитие получила система оповещений о наступлении важных событий, которые помогают сделать работу кадровых служб более эффективной.

Основное преимущество созданной Системы и ее удобство для работы сотрудников кадровых служб – это централизованная единая база данных о служащих органов государственной и муниципальной службы в Республике Татарстан.

Минтруд готовит очередной эксперимент по электронному документообороту

Результаты первого пилотного проекта по внедрению электронного документооборота в кадровой сфере

С 23.03 по 01.10.2018 Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работниках по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194. В нем, в частности, сказано, что новые правила работы опробуют на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.

В пилотном проекте участвовали 11 крупных компаний: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг». Среди их задач было:

  • опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
  • оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
  • подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
  • предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения электронного кадрового документооборота (ЭКД).

По информации Минтруда от 19.10.2018, выявлены определенные трудности, которые правительству придется решать до того, как появятся конкретные нормативные акты по ЭКД. Вот на какие проблемы указал бизнес:

  1. Высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи. Предполагается, что электронный документооборот потребует ежегодно приобретать минимум 1 цифровую подпись. Сейчас ее стоимость на 1 человека составляет от 1000 до 5000 рублей. Если эта цена не снизится, то экономический эффект от внедрения ЭКД будет ничтожно малым.
  2. Отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи. В настоящее время законом утверждены несколько видов ЭЦП, которые используются для различных ситуаций. Наиболее востребованной является усиленная квалифицированная подпись, поскольку ее можно использовать в более широком спектре правоотношений. Однако для кадрового делопроизводства законом пока не установлен тот тип ЭЦП, который должен использоваться, и его особенности.
  3. Проблемы технического характера. Участвовавшие в эксперименте компании пришли к выводу, что ведение документов исключительно в онлайн-формате невыгодно работодателю из-за высокого риска быть наказанным из-за проблем технического характера. Так, за потерю данных, несанкционированное их использование третьими лицами, ошибки программного обеспечения при передаче или обработке информации придется отвечать именно работодателю. Если же понадобятся потерянные документы суду или контролирующим органам, то пострадает не только компания, но и работник, чьи сведения были утрачены. А значит, привлечь к ответственности смогут и сотрудник, и контрольно-надзорные органы.
  4. В случае потери документов работодателем возникают также риски для работников. Без документов они не смогут защитить свои права.

Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы. Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде. По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки:

  • к декабрю 2020 года — инициативы, касающиеся формирования, приобретения и использования электронной подписи, установления унифицированных требований к ней, ее визуализации в электронном документе;
  • к июлю 2020 года — проекты, где будут уточнены понятия электронного документа, процедуры хранения и обработки электронных документов и их дубликатов (электронных образов).

В Министерстве труда уверены, что только после принятия всех этих правовых основ можно начинать активную проработку законопроекта, позволяющего работодателям вести кадровую документацию только в электронном виде. Появится документ, по прогнозам чиновников, не раньше 2021 года.

Зачем нужен еще один эксперимент

В Министерстве труда решили не ждать, когда появятся очередные изменения в законодательстве, касающиеся электронной цифровой подписи. Кроме того, чиновники уверены, что практический опыт перехода на электронные документы намного полезнее для разработчиков законопроекта, чем любые другие варианты сбора информации. Поэтому в течение следующих трех лет планируется провести еще один эксперимент по переходу на ЭКД. Соответствующий законопроект уже подготовлен и должен в ближайшее время попасть в Госдуму.

Цель второго пилотного проекта — выявить и по возможности найти решение проблем, связанных с использованием электронной подписи, архивным хранением е-документов, прочими моментами при работе с ЭКД. Причем работать бизнесу, который согласится участвовать в эксперименте, придется в период, когда меняются и другие нормативные акты. По данным Минтруда, к 2020 году должны быть утверждены поправки в следующие Федеральные законы:

  • «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • «Об обязательном экземпляре документов»;
  • «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • иные нормативные правовые акты, в которых есть упоминания об электронных документах, процедурах хранения и использования электронного дубликата (электронного образа) документа либо самого документа.

Что касается участников проекта, они пока неизвестны, но планируется, что это будет порядка 10 организаций, готовых к изменениям в работе. Все расходы, которые придется нести работодателям, полностью ложатся на их плечи. При этом они смогут выбрать, какие виды электронной подписи использовать и какие кадровые документы вести исключительно в электронном виде. Единственное правило — обязательно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, если заключается:

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор.

Либо если в них вносятся изменения.

Уточняется также, что в рамках эксперимента компаниям предстоит разработать и обеспечивать работоспособность собственной информационной системы, которая позволит хранить электронные документы, предоставлять к ним доступ разным категориям пользователей для различных действий (внесение изменений, контроль, получение выписки (копии), пр.).

Не забыли чиновники и о правах работников. Компании, которые будут участвовать в пилотном проекте, обяжут прописать в коллективных договорах или отдельных соглашениях с работниками, что они не против перевода документов в онлайн-формат.

По планам Минтруда, эксперимент должны пройти в период с 01.01.2019 по 31.12.2022. Но если депутаты Госдумы не успеют утвердить законопроект, сроки могут измениться. Следите за нашими новостями.

Что решили по электронной трудовой книжке

Первоначально чиновники хотели объединить инициативу о переходе на электронную трудовую книжку с идеей полностью перевести работодателей на ЭКД. Однако, как показал эксперимент — образец, электронный документооборот в кадровом делопроизводстве должен развиваться отдельно. На этом настояли объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей.

Так что Минтруд решил законопроект об электронной трудовой книжке продвигать уже сейчас, чтобы в 2020 году внедрить веб-документ в отечественных компаниях. Как сообщают чиновники, инициатива готова, и она предполагает, что (цитата из информации Минтруда от 19.10.2018):

работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении. Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей. Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

О плюсах и минусах электронной трудовой книжки можно почитать в нашем материале «Правительство готово ввести электронные трудовые книжки с 2020 года».

Как вообще чиновники видят реформу

Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова, Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.

Любовь Ельцова объяснила (цитата по официальному сайту Минтруда — прим.ред.):

«Главная суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность ведения электронного кадрового документооборота. В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме. Это решение будет приниматься работодателем только с учетом мнения представительного органа работников.

Все расходы по ведению документов в электронной форме возлагаются исключительно на работодателя. Работник не должен нести никаких издержек, связанных с ведением частичного или полного электронного кадрового документооборота. Кроме того, работодатель обязан по требованию работника предоставлять ему документы, созданные в электронной форме, на бумажном носителе».

Кто уже готов к переходу

В Министерстве подчеркивают, что за внедрение ЭКД выступают компании из банковского сектора и IT-технологий, «где преимущественно вертикально интегрированные структуры, и работа связана с применением информационных технологий». Поэтому они и стали первыми участниками пилотного проекта. Вместе с тем и многие компании уже оценили достоинства электронного документооборота, поэтому если власти его узаконят в кадровом делопроизводстве, потихоньку начнут переходить на новые правила работы.

По словам эксперта КлубаТК, юриста рекрутингового агентства «Арес» Татьяны Магеры, внедрение кадрового электронного документооборота — необходимый и закономерный процесс. Возможно, на первом этапе переход на него действительно мог бы быть исключительно добровольным как для работодателей, так и для работников. Тем более, что фактически создание и учет кадровых документов уже несколько лет происходит в цифровой форме. Распечатывание и дублирование документа на бумажном носителе обязательно в силу требования о его заверении личной подписью работника и работодателя. Легализация электронной цифровой подписи для сторон трудовых правоотношений могла бы решить эту проблему.

Татьяна Магера также напоминает, что использование таких порталов, как nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru, cтановится с каждым днем все более популярным и эффективным. Так что ничего не мешает внедрить электронный документооборот и в кадровом учете, в том числе с использованием уже имеющихся платформ и наработок.

Что можно переводить в онлайн-формат уже сейчас

Российское законодательство содержит множество нормативных актов, позволяющих компаниям переводить некоторые кадровые документы в цифровой формат. По решению руководства предприятия, внутренние бумаги могут оформляться непосредственно в рабочих компьютерах. При необходимости их можно распечатать и подписать. Если в цифровом варианте их отправлять работникам или государственным органам, их подлинность обязательно надо подтверждать электронной цифровой подписью.

Вот список документов, которые вполне можно составлять в компьютере:

  • трудовой договор с дистанционным работником (ст. 312.2 ТК РФ);
  • электронный больничный (Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ);
  • акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»);
  • сведения персонифицированного учета и об уплаченных страховых взносах (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»);
  • любые другие документы, в которых работникам не надо ставить подпись (например, журнал учета электрооборудования, журнал учета рабочего времени, пр.).

Личные карточки работников, приказы по личному составу, трудовые книжки и журнал их учета, трудовые договоры и допсоглашения к ним, а также большая часть кадровых журналов пока должны вестись на бумаге.

Информационные технологии в экономике

Тест. — М.: МЭСИ

«Точка заказа»
«Уровень пополнения»
ACCESS реализует — . структуру данных
CRP — это информационная технология
DSS (Decision Support System) — это система.
ERP — это информационная технология
ERP (Enterprise Resource Planning) — это система .
EXCEL предназначен для обработки . информации
Front Page — это средство
FRP — это информационная технология
MIS (Management Information System) — это.
MPS — это информационная технология
MRP — это информационная технология
MRP (Material Requirements Planning) — это система .
MRPII — это информационная технология
MRPII (Manufacturing Resource Planning) — это система .
Outlook — это
Power Point предназначен для подготовки
Publisher — это .
SIC — это информационная технология
URL содержит информацию о …
URL-адрес содержит информацию о .
Web-технология сводится к таким шагам, как .
WORD -это .
Автоматизация процессов сбора информации и распространения знаний внутри предприятия позволяет .
Автоматизированное рабочее место (АРМ) — это .
Автоматизированное рабочее место (АРМ) предназначено для .
Бизнес-процесс определяет .
Браузер (навигатор) — это .
В корпоративных системах наиболее перспективно использование .
В процессе погружения в информационное хранилище данные .
В реальном времени можно обратиться к адресату в . режиме.
В режиме off — line пользователь
В системах управления документами используются для хранения
В системе групповой работы объект — это.
В справочных правовых системах используются . базы данных
В технологии клиент-сервер по запросу клиент получает .
Векторная графика обеспечивает построение .
Видеоконференцию можно проводить .
Видеоконференция предназначена для .
Виртуальная реальность обеспечивает работу в
Виртуальное рабочее место — это.
Витрины данных содержат .
Внешними данными являются данные .
Выделить классы информационных технологий по типу данных
Геоинформационные системы — это средства организации,обработки и визуализации данных .
Геоинформационные системы позволяют обрабатывать . данными
Геоинформационные системы позволяют отслеживать .
Гипертекст — это .
Гипертекстовая модель изображается в вид
Гипертекстовая технология используется для .
Гипертекстовые документы содержат информацию, созданную .
Гипертекстовый документ — аналог .
Графический процессор это:
Деловая графика включена в состав
Для изменения электронного документа в системе управления документами задается .
Для подключения к нескольким информационным хранилищам надо использовать .
Для проведения видеоконференций необходимо укомплектовать компьютер .
Домен обеспечивает . данных
Дружественный интерфейс должен включать в себя
Дружественный интерфейс должен включать в себя
Если на сервере находится единая база данных и все операции с базой данных обеспечиваются этим сервером, то это:
Жизненный цикл документа включает в себя .
Запросы распределенной транзакции обрабатываются .
Знания — это .
Знания в сфере управления — это .
Знания отличаются от информации .
Индексация электронных документов в системе управления документами обеспечивает .
Инструментами интранета являются .
Инструментами построения корпоративной информационной системы являются .
Интеграция системы управления документами с приложениями выполняется .
Интеллектуальные системы распознавания работают с .
Интеллектуальный выбор данных из информационного хранилища — это .
Интеллектуальными называют технологии, обеспечивающие .
Интернет возник благодаря соединению таких технологий, как .
Интернет открывает дорогу .
Интранет — это способ реализации .
Интранет -это .
Информационная технология – это совокупность …
Информационное моделирование позволяет .
Информационные хранилища — это .
Информационные хранилища обеспечивают .
Информационные хранилища предназначены для .
Информационные хранилища размещаются на .
Информационные хранилища созданы для удобства
Искусственный интеллект служит для .
Исполнительские информационные системы (Executive Information System — EIS):
ИТ коммерческой графики дают возможности
Как соотносятся информационные системы и информационные технологии?
Какие виды ограничения доступа реализованы в Excel? (
Какие виды ограничения доступа реализованы в Word?
Какие из перечисленных параметров являются параметрами форматирования абзаца
Какие из перечисленных параметров являются параметрами форматирования раздела
Какие из перечисленных параметров являются параметрами форматирования символа
Какие из перечисленных технологий и программ объединяет технология интранет?
Какой командой отображается код обработки событий элементов управления в окне редактора Visual Basic?
Какой командой отображается окно кода обработки событий в пользовательской форме проекта VBA?
Какой командой отображается окно пользовательской формы проекта VBA?
Какой командой отображается окно свойств объектов проекта VBA в окне редактора Visual Basic?
Какой командой отображается панель навигатора проекта VBA в окне редактора Visual Basic?
Какой командой отображается панель обозревателя объектов проекта VBA в окне редактора Visual Basic?
Какой командой отображается панель элементов управления в окне редактора Visual Basic?
Какой командой отображаются графические изображения объектов проекта VBA в окне редактора Visual Basic?
Какой способ защиты документов от компьютерных вирусов используется в пакете Microsoft Office?
Какой уровень безопасности документа Microsoft Office запрещает запускать макросы?
Какой уровень безопасности документа Microsoft Office позволяет запускать макросы?
Какой уровень безопасности документа Microsoft Office позволяет запускать модули VBA?
Какому объекту Microsoft Excel соответствует файл?
Карта деловых процессов содержит .
Когнитивная графика обеспечивает построение
Командный интерфейс обеспечивает
Компьютерная информационная технология (ИТ) — это
Компьютерные информационные технологии (ИТ) включают
Кому принадлежит инициатива в исполнении и передаче документа на следующую операцию по технологии Workflow?
Корпоративная информационная система — это.
Кризис квалификации работников связан с .
Макрос Word это …
Маршрут движения документов содержит .
Маршрут движения показывает .
Математическое моделирование позволяет .
Мейнфрейм — это .
Мета база предназначена для .
Моделирование — это .
Моделирование деятельности сотрудника в электронном документообороте — это .
Модель — это .
Модуль VBA это …
Мультимедийными функциями являются .

На номенклатуру автоматизированных рабочих мест в ЭИС и совокупность включаемых в них информационных технологий влияют
Назначение корпоративной системы — это .
Обеспечивающая информационная технология (ИТ) — это
Обеспечивающие информационные технологии
Область текста, указанная (маркированная) пользователем называется
Операция чистка изображения в системе массового ввода документов — это удаление .
Определить инструменты интранет-технологии для реализации ядра Web-технологии:
Определить инструменты интранет-технологии для согласования интранет с другими приложениями
Определить область видимости переменной определяемой оператором Global:
Определить область видимости переменной определяемой оператором Private
Определить область видимости переменной определяемой оператором Public
Определить правильную последовательность команд по слиянию документа Word со строками табличных данных
Определить правильную последовательность команд по созданию программного модуля Word
Первыми появились:
Переход к информатизации общества обеспечило появление таких технологий, как .
Платформа определяет
Платформа сервера баз данных — это .
Под гипертекстовой технологией понимают
Позитивными сторонами внедрения ERP-систем являются .
Пользовательский интерфейс – это
После распознавания электронный документ поступает в систему .
Последовательная маршрутизация позволяет .
Почтовый сервер обеспечивает . сообщений
Почтовый ящик в сети ЭВМ — это .
Появление инновационных приложений стало возможным, благодаря .
Появление первого печатного станка и книгопечатания (1445 г.) определяется как
Появление персонального компьютера определяется как
Предметная технология — это .
Преимущество технологии клиент-сервер перед технологией файл-сервер в том, что .
При автоматизации деятельности предприятия видеоконференция обеспечивает .
При атрибутивной индексации задается .
При прямом соединении клиента с сервером базы данных доступ обеспечивается посредством .
При прямом соединении клиента с сервером базы данных доступ обеспечивается посредством .
При слиянии данных в информационное хранилище из внутренних и внешних источников обеспечивается .
Примером информационной технологии является
Примером предметной технологии является
Примером функциональной информационной технологии:
Принятие решения требует .
Распределенная обработка данных — это .
Распределенная обработка это
Распределенный запрос обрабатывается .
Результатом поиска в интернет является .
Репозиторий это:
Ресурсы интернета — это .
Самообучающиеся системы .
Сближение рынков продаж компьютеров, программного обеспечения, потребительских товаров и средств их производства обусловлено использованием
Сетевая операционная система реализует .
Система групповой работы обеспечивает выполнение
Система массового ввода бумажных документов предусматривает ввод документов
Система электронного документооборота обеспечивает .
Системы групповой работы предназначены для .
Системы групповой работы применяются .
Системы оптического распознавания работают с .
Скорость передачи данных по сети влияет на передачу . данных
Слоем в базе данных могут служить
Средства поиска в интернет — это .
Средство группового планирования обеспечивает .
Стиль абзаца Word это
Структура гипертекста .
Сфера применения геоинформационных систем — это .
Схему обработки данных можно изобразить посредством
Табличный процессор это
Тезаурус гипертекста реализует
Тезаурусная статья может содержать .
Телеконференции и доски объявлений реализуются в . режиме электронной почты
Технологию мультимедиа можно применить в
Технология OLE обеспечивает объединение документов созданных
Технология включает в себя
Технология клиент-сервер ориентирована на .
Технология массовой адаптации к требованиям заказчика означает .
Технология мультимедиа обеспечивает работу в
Технология OLE обеспечивает привязку и встраивание объектов из
Технология -это .
Тип корпоративной информационной системы зависит от .
Трафик сети — это .
Удаленная транзакция — это . (
Укажите действия, которые можно выполнять над абзацем текста

Кадровый документооборот в организации

Понятие кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.).

Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Задачи кадрового документооборота

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

— документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

— построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

— регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;

— создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;

— разрешить трудовые споры.

Виды кадровых документов

По основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов.

1. Документация по приему на работу:

— заявление о приеме на работу;

— контракт о назначении на должность;

— приказ о приеме на работу;

— протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

— заявление о переводе на другую работу;

— представление о переводе на другую работу;

— приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

— заявление об увольнении;

— приказ об увольнении;

— протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

— график отпусков;

— заявление о предоставлении отпуска;

— приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

— представление о поощрении;

— приказ о поощрении;

— протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

— докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

— объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

— приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

— протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов.

1. Организационно-правовая документация:

— правила внутреннего трудового распорядка;

— штатное расписание;

— положение о структурном подразделении;

— график отпусков;

— должностные инструкции.

2. Персональная документация:

— трудовая книжка;

— личное дело;

— личная карточка работника.

3. Договорная документация:

— коллективный договор (соглашение);

— трудовой договор.

4. Распорядительная документация:

— приказы по личному составу.

5. Учетная кадровая документация:

— учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;

— документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.

6. Информационно-справочная документация.

Причем к локальным нормативно-правовым актам относятся:

— правила внутреннего трудового распорядка;

— коллективный договор;

— штатное расписание;

— положение о должностной инструкции;

— положение о защите персональных данных работников;

— положение по оплате труда;

— положения о структурных подразделениях и др.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

Кадровая политика и кадровый документооборот организации

Существование любой организации невозможно без ведения документооборота. Уже на этапе планирования какой-либо организации, человек сталкивается с составлением и оформлением первичных документов, таких как бизнес-план, свидетельства о государственной регистрации, документы, оформляемые в налоговых органах и т.д.

Далее, наряду с ведением текущей документации фирмы или организации, согласно действующему законодательству, ведется и кадровый документооборот, обеспечивающий организацию работы по управлению персоналом. Для эффективной организации данной работы, необходимо четкое осознание кадровой политики, проводимой в организации.

Кадровая политика – генеральное направление кадровой работы, совокупность принципов, методов, форм, организационных механизмов по выработке целей и задач, направленных на сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала, на создание квалифицированного и высокопроизводительного коллектива, способного своевременно реагировать на постоянно меняющиеся требования рынка с учетом стратегического развития организации и стратегии управления ее персоналом.

Исходя из определения, можно сделать вывод, что главной целью кадровой политики является создание системы управления кадрами, базирующейся, в основном, не на административных методах, а на экономических стимулах и социальных гарантиях, ориентированных на сближение интересов работника и организации, достижение высокой производительности труда, повышения эффективности производства.

Главной задачей кадровой политики служит обеспечение условий реализации действующего законодательства в области трудовых взаимоотношений.

Типы кадровой политики

Типы кадровой политики:

а) по уровню осознанности тех правил и норм, которые лежат в основе кадровых мероприятий:

1) Пассивная, когда руководство предприятия не имеет четкого представления действий в отношении управления персоналом и вся кадровая работы сводится к устранению негативных последствий. Данная политика характеризуется отсутствием прогноза кадровых потребностей, средств оценки труда и персонала, и как следствие, руководство в данном случае зачастую вынуждено действовать в режиме экстренного реагирования на какие-либо конфликтные ситуации, без анализирования причин и возможных последствий этих ситуаций.

2) Реактивная. В данном случае руководство осуществляет контроль над симптомами негативного состояния в кадровой работе, причинами и ситуацией развития кризиса и принимает своевременные меры по локализации кризиса, нацелено на осознание причин, которые привели к кризису в кадровой работе.

3) Превентивная, т.е. данная политика направлена на предупреждение возникновения каких-либо трудностей в работе с персоналом и используется, когда руководство предприятия имеет оправданные прогнозы развития ситуации. В программах развития предприятия содержатся краткосрочные и среднесрочные прогнозы потребности в кадрах, сформулированы задачи по развитию персонала.

4) Активная. О существовании данной кадровой политики можно говорить, когда руководство предприятия имеет не только прогноз развития ситуации, но и средства влияния на данную ситуацию, а кадровая служба способна разрабатывать антикризисные кадровые программы, проводить регулярный мониторинг ситуации и корректировку исполнения программы.

б) по степени открытости организации к внешней среде при формировании кадрового состава:

1) Открытая кадровая политика характерна тем, что организация прозрачна для потенциальных сотрудников на любом структурном уровне. Такая политика может быть использована новыми организациями, ведущими агрессивную политику завоевания рынка, ориентированными на быстрый рост и выход на передовые позиции в своей отрасли.

2) Закрытая кадровая политика характеризуется тем, что организация ориентирована на включение в свой состав новых сотрудников только с низшего должностного уровня, а вакантные должности высшего уровня занимаются сотрудниками, уже некоторое время работающими в организации. Данная политика характерна для компаний, ориентированных на создание определенной корпоративной атмосферы, а также работающих в условиях дефицита кадровых ресурсов.

Основным элементом кадровой политики является кадровое делопроизводство – отрасль деятельности, регламентирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала и является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые ресурсы, но и решить множество других задач, чем самым обезопасить себя от негативных последствий при решении трудовых споров в суде, где кадровая документация призвана выступать в качестве письменного доказательства. Таким образом, кадровое делопроизводство – это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную, стабильную систему управления персоналом.

Нормативное регулирование кадрового документооборота

На сегодняшний день существует довольно обширная база законодательных и нормативных документов, регламентирующих сферу трудового законодательства.

Перечислим основные нормативно-правовые акты:

а) Конституция Российской Федерации;

б) Трудовой кодекс Российской Федерации от 31.12.2001 № 197-ФЗ (с изменениями и дополнениями) в редакции федерального закона от 30.06.2006 № 90- ФЗ;

в) Кодекс РФ об административных правонарушениях;

г) Гражданский кодекс РФ;

д) Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;

е) Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О защите персональных данных»;

ж) Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

з) Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и

других служащих, утвержденный Постановлением Министерства труда и социальной политики РФ от 21.08.1998 № 37;

и) Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;

к) Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Также в кадровой деятельности предприятия, помимо перечисленных выше законодательных актов федерального уровня, должны учитываться законодательные акты субъектов Российской Федерации, органов исполнительной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления.

Работа с документами, в том числе и кадровыми, на любом предприятии выстраивается на основе законодательных и нормативно-методических регламентаций, касающихся вопросов документирования и работы с документами.

На основе законодательной базы, касающейся разных аспектов документарного оформления управленческой деятельности, разрабатываются локальные акты (нормативно-методические документы), регламентирующие документационное обеспечение деятельности.

Нормативно-методическая база определяет технологию создания документов и регулирует:

а) правила оформления документов;

б) правила работы с документами;

в) обеспечение сохранности документов;

г) порядок сдачи документов на архивное хранение;

д) работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

е) внедрение новых информационных технологий в работе с документами.

Главным документом, регулирующим любые правоотношения в государстве, является Конституция Российской Федерации, а трудовые отношения, в свою очередь, регулируются Трудовым кодексом.

Соответственно, эти два документа являются первоочередными в отношениях работодателя и работника и в грамотном их оформлении.

Просмотров 1 395

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *