Компенсации за разъездной характер работы

Содержание

Работник в разъездах: как платить ему и государству

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 11 ноября 2011 г.

Содержание журнала № 22 за 2011 г.На вопросы отвечала Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

«Разъездному» работнику работодатель обязан возместитьст. 168.1 ТК РФ:

  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.

Поездки работников в той или иной ситуации можно отнести к разъездной работе, работе подвижного характера или к работе в пути.

Условно их можно разграничить по следующим признакам.

При разъездной работе работники трудятся не в офисе, а на объектах, расположенных на значительном удалении от места нахождения работодателя. Чтобы добраться до объекта и обратно домой, им нужно затратить много времени. Это, как правило, линейные рабочие на железнодорожном транспорте, связисты, монтажники, водители автотранспортных предприятий, водители на междугородных перевозках.

Подвижной характерст. 57 ТК РФ работы связан с частым перемещением рабочего места. Из-за этого работники вынуждены проживать вне дома. Это возможно, к примеру, в строительных, лесозаготовительных организациях и т. п.

ТК РФ в целях возмещения расходов не разграничивает работу разъездного и подвижного характера. А вот для того, чтобы исключить претензии со стороны налоговиков к обоснованности возмещения работникам стоимости проживания и проезда, а также выплаты суточных, лучше такую работу называть во всех документах работой разъездного характераст. 168.1 ТК РФ.

Работа в пути предполагает выполнение трудовых обязанностей в процессе движения какого-либо транспортного средства и работника. При этом выполнение работы, как правило, не связано с управлением самим транспортным средством. Такая работа бывает, например, у проводников, стюардесс, моряков.

Однако независимо от вида поездки, расходы возмещаются по одинаковым правиламст. 168.1 ТК РФ:

  • суточные — при условии, что во время поездки работник живет вне дома;
  • расходы на проезд и проживание — при их наличии.

Перечень профессий, работ и должностей «разъездных» сотрудников с учетом характера их работы определяет сам работодательст. 168.1 ТК РФ.

Чтобы учесть суточные и возмещаемые затраты на проезд и проживание в «прибыльных» расходах, нужност. 255, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ:

  • указать в трудовом договоре работника, что его работа носит разъездной характер;
  • определить порядок возмещения таких расходов в локальном нормативном акте (например, в положении о разъездном характере работы), коллективном или трудовом договоре;
  • документально подтверждать расходы. В частности, отчетами работников, к которым они должны прилагать проездные билеты, разъездной ведомостью, маршрутным листом.

Теперь переходим непосредственно к ответам на ваши вопросы.

Как установить суточные при разъездной работе

С.И. Грень, г. Воронеж

В нашей организации рабочие-строители не имеют постоянных рабочих мест. Они заняты на различных объектах по всей области. На объекты они ежедневно самостоятельно добираются из дома по несколько часов. Можем ли мы выплачивать им суточные и установлен ли для них норматив по прибыли и НДФЛ? Нужно ли начислять на них страховые взносы во внебюджетные фонды?

: Конечно, им можно выплачивать суточные, ведь они затрачивают много нерабочего времени на то, чтобы добраться из дома на объект и вернуться обратно.

Это нам подтвердили в Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

КОВЯЗИНА Нина Заурбековна Заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

“Выплата суточных при разъездном характере работы, когда работник имеет возможность возвращаться домой, возможна, но не обязательна. Решение о выплате суточных принимает сам работодатель. Он же устанавливает и их размер. Нужно учитывать, что при разъездной работе, в отличие от командировки, суточные выплачиваются за нерабочее время, затрачиваемое сотрудником на то, чтобы добраться на объект, где он работает, и обратно домой. Но на практике их размер, как правило, меньше, чем при обычных командировках. Ведь при командировке работник живет в другом населенном пункте.

Экономически обосновать расходы на суточные в связи с разъездным характером работ также можно.

Например, работник выезжает на объект из дома в 5—6 часов утра. Поэтому ему выплачиваются суточные, чтобы в пути он мог позавтракать в кафе”.

Таким образом, вам нужно самостоятельно определить порядок выплаты работникам суточных и их размерст. 168.1 ТК РФ. В частности, вы можете установить, что суточные выплачиваются, только если объект, на котором занят работник, расположен на значительном удалении от места его жительства. Также можно установить различный размер суточных в зависимости от того, сколько времени работник добирается на объект. Например, если объект находится на расстоянии от 100 до 150 км, то размер суточных составляет 5% месячной тарифной ставки, от 150 до 200 км — 15% месячной тарифной ставки.

Законодательством не установлен норматив, в пределах которого суточные при разъездном характере работы включаются в расходыподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина России от 18.08.2008 № 03-03-05/87, не облагаются НДФЛ и страховыми взносамип. 3 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131. Поэтому суточные, размер которых вы установите в своем положении, можно полностью учесть для целей налогообложения прибыли. На них можно не начислять НДФЛ и страховые взносыподп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…» (далее — Закон № 212-ФЗ); подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон № 125-ФЗ).

Выплачивать надбавку за разъездной характер работы необязательно

И.К. Звекова, бухгалтер, г. Москва

У нас предприятие связи. Мы выплачиваем работникам с разъездным характером работы суточные и компенсируем расходы на проезд. Должны ли мы установить надбавку за разъездной характер работы?

: Можете, но не должны. Ведь обязаны вы только возмещать им расходы, связанные с разъездамист. 168.1 ТК РФ, а доплачивать — нет.

Надбавка — это составная часть заработной платы. И ТК РФ не предусматривает такую обязательную выплату. Поэтому ее установление — ваше право, а не обязанность.

Кроме того, выплата надбавки может быть предусмотрена отраслевыми соглашениями, коллективным и (или) трудовым договором или локальным нормативным актом (например, положением об оплате труда).

«Разъездная» надбавка учитывается в расходах, но облагается НДФЛ и взносами

О.А. Ковалева, г. Самара

В соответствии с отраслевым соглашением мы выплачиваем работникам надбавку за разъездной характер работы. Можно ли учесть ее в расходах? Нужно ли удерживать с нее НДФЛ и облагать страховыми взносами?

: Эту надбавку нужно отличать от возмещаемых работникам расходов. Надбавка — это часть зарплатыст. 129 ТК РФ. Поэтому вы должны начислять на нее НДФЛп. 1 ст. 210 НК РФ и страховые взносыч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1. Закона № 125-ФЗ, а также можете учесть ее в расходах на оплату трудаст. 255 НК РФ.

При разовых поездках работа не является разъездной

О.Н. Жукова, г. Тольятти

Юрисконсульт нашей организации раз в неделю по производственной необходимости ездит на несколько часов в различные госорганы и организации. Кроме того, у нас работает мастер по ремонту бытовой техники, который в основном выполняет работу в сервисном центре и только время от времени выезжает к клиентам. Можно ли установить им разъездной характер работы, чтобы компенсировать расходы на проезд?

: Работа ваших сотрудников не является разъездной.

Чтобы вы могли компенсировать юрисконсульту и мастеру по ремонту бытовой техники расходы на проезд, совсем не обязательно называть их работу разъездной. Достаточно того, чтобы они представили в бухгалтерию проездные документы.

Вместе с тем перечень работников с разъездным характером работы вы определяете самостоятельност. 168.1 ТК РФ. Поэтому можете включить в него не только сотрудников, которые перемещаются на отдаленные объекты (зачастую расположенные в другом населенном пункте), но и тех, кто по роду своей работы перемещается в пределах одного населенного пункта. Например, курьеров, страховых агентов, торговых представителей и т. п. И даже если вы включите в него работников, которые время от времени выезжают из офиса, это не будет нарушение, но и не увеличит возмещаемые работникам расходы. Ведь суточные им не положены, и вы можете компенсировать им только расходы на проезд.

«Разъездного» работника можно направить в командировку

И.Н. Зуева, г. Тверь

У сотрудника разъездная работа. У нас возникла необходимость снять его с объекта, на котором он сейчас занят, и направить на неделю к одному из наших контрагентов в другой город для выполнения конкретного задания. Нужно ли для этого оформлять ему командировку?

: Да, нужно. Вы направляете работника на определенный срок для выполнения конкретного поручения в населенный пункт за пределами той территории, где он обычно работает. То есть в командировкуст. 166 ТК РФ. А разъездная работа не является командировкой.

Поездки на работу в другой город не относятся к разъездной работе

С.И. Иванова, г. Москва

У нас две «родственные» организации: одна — в Москве, другая — в Орле. Генеральный директор и главный бухгалтер московской организации работают по совместительству в Орле. Можем ли мы установить им разъездной характер работы, оплачивать проезд, проживание и выплачивать суточные?

: Поездки руководителя и главного бухгалтера в вашем случае никак не связаны с выполнением ими работы для вашей организации. Ведь они ездят в Орел на работу к другому работодателю. Поэтому такие поездки нельзя рассматривать как связанные с разъездным характером работы.

Если же трудовым договором о работе по совместительству в Орле будет предусмотрено возмещение им расходов на проезд до места работы, то у вас вряд ли получится учесть эти расходы в целях налогообложения прибыли.

Суточные ≠ компенсация

М.Н. Кораблева, г. Рязань

Наши специалисты выполняют работы, перемещаясь по определенному маршруту из одного населенного пункта в другой. В каждом населенном пункте они работают от 15 до 30 дней. При этом они проживают в специально оборудованных передвижных вагончиках. Мы выплачиваем им за каждый рабочий день компенсацию в размере 700 руб. Можем ли мы не облагать ее НДФЛ и взносами?

: Вы правильно доплачиваете работникам деньги. Но неверно назвали и оформили эту выплату. Из-за разъездного характера работы ваши сотрудники не имеют возможности возвращаться домой ежедневно. А значит, это суточныест. 168.1 ТК РФ. Поэтому их нужно выплачивать за календарные дни (то есть не только за рабочие дни, но и за выходные тоже), которые ваши работники вынуждены проводить вне дома.

Поэтому, чтобы проверяющие не расценили эту выплату как надбавку к зарплате, связанную с характером работы, и не начислили на нее НДФЛ и страховые взносы, вам нужно утвердить положение о разъездном характере работ и установить в нем размер и порядок выплаты суточных «разъездным» работникам.

К тому же если вы не пропишете данную выплату в положении как суточные, то и работники могут потребовать выплачивать им наряду с компенсацией еще и суточные.

Облагаются ли НДФЛ выплаты за разъездной характер работы (водители грузового транспорта)?

ИА ГАРАНТ
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Для решения вопроса о начислении (неначислении) НДФЛ с выплаты за разъездной характер работы необходимо определить, являются ли данные суммы компенсацией фактических расходов водителей, или они являются надбавкой к заработной плате. В первом случае обязанности по начислению НДФЛ не возникает, в справках 2-НДФЛ такие доходы не отражаются. Во втором случае рассматриваемые выплаты облагаются НДФЛ и могут быть отражены в справках 2-НДФЛ по коду 2000 или коду 4800.
Обоснование вывода:
На основании п. 1 ст. 210 НК РФ при исчислении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.
По общему правилу, закрепленному в п. 3 ст. 217 НК РФ, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством и связанных с исполнением сотрудником трудовых обязанностей, НДФЛ не облагаются.
Таким образом, для принятия решения об исчислении (неисчислении) НДФЛ с выплаты за разъездной характер работы необходимо определить, являются ли данные суммы компенсационными выплатами, связанными с исполнением сотрудником трудовых обязанностей.
В соответствии с ТК РФ компенсация расходов работников, связанных с исполнением трудовых обязанностей, может быть осуществлена путем выплаты:
— надбавок (доплат) к заработной плате (в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера), которые являются элементами оплаты труда (ст.ст. 129, 135 ТК РФ);
— компенсаций по возмещению расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
В связи с этим возможны два варианта оформления выплат сотруднику, работа которого носит разъездной характер:
1. Путем компенсации им фактических расходов, понесенных в течение месяца;
2. Путем выплаты фиксированной суммы надбавки к заработной плате за разъездной характер работы.
Здесь нужно отметить, что возмещение организацией расходов работников, работа которых имеет разъездной характер, предполагает наличие документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы. При выплате же фиксированной суммы каких-либо документов требовать от сотрудника не нужно.
Рассмотрим данные варианты.

Компенсация фактически понесенных расходов водителя

Действующее трудовое законодательство не раскрывает содержание понятия «разъездная работа». Минздравсоцразвития России в письме от 18.09.2009 N 22-2-3644 разъяснило, что поскольку в действующем законодательстве понятие «разъездной характер работы» отсутствует, то решение вопроса об отнесении той или иной работы к работе разъездного характера принимается в организации самостоятельно (письма ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488, УФНС России по г. Москве от 28.04.2012 N 16-12/038372@).
Из положений ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ следует, что перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Кроме того, если работа имеет разъездной характер, то соответствующее условие в обязательном порядке вносится в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает следующие расходы, связанные со служебными поездками:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
При этом размеры и порядок возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ).
Важно отметить, что положения ст. 168.1 ТК РФ императивны, то есть работодатель обязан возмещать расходы работника, постоянная работа которого имеет разъездной характер (постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2012 N 12АП-10268/11).
Если в рассматриваемом случае сотрудник (водитель) несет какие-либо расходы, связанные с исполнением им трудовых обязанностей (например, расходы на проживание в гостинице (в случае, если в процессе поездки он не имеет возможности вернуться домой), суточные, расходы на питание (если такие выплаты поименованы в трудовом (коллективном) договоре и т.д.)), то возмещение таких расходов можно рассматривать в качестве компенсации затрат, связанных с исполнением работником трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). При этом в трудовом (коллективном) договоре, заключенном с сотрудником, должно быть закреплено условие о том, что его работа носит разъездной характер.
В такой ситуации выплаты, производимые сотруднику, относятся к вышеуказанным выплатам, поименованным в п. 3 ст. 217 НК РФ, то есть НДФЛ они не облагаются. Данный вывод подтверждается и официальными разъяснениями.
Так, например, Минфин России в письме от 05.07.2013 N 03-04-06/25956 разъяснил, что если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (смотрите также письма Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482, от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154, от 27.08.2007 N 03-03-06/3/14, письмо ФНС России от 10.11.2011 N ЕД-4-3/18794@).

Важно учитывать, что если возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работы, оформлять именно путем выплаты компенсации по ст. 168.1 ТК РФ, то при составлении локальных актов, иной внутренней документации необходимо избегать таких словосочетаний, как «надбавка к заработной плате», «доплата к заработной плате» и т.п. Дело в том, что, как было указано, в целях ТК РФ компенсации и надбавки (доплаты) являются разными видами выплат. Первые не относятся к элементам оплаты труда, а вторые считаются частью заработной платы. В ст. 217 НК РФ названы именно компенсационные выплаты. Надбавки и доплаты подлежат обложению НДФЛ на общих основаниях (письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76).
Еще раз акцентируем Ваше внимание, что возмещение затрат на основаниях, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ, должно быть обусловлено реальными расходами работников (определения КС РФ от 05.03.2004 N 76-О и 75-О). Иными словами, компенсация, в отличие от доплаты (надбавки), выплачивается по факту несения затрат работником. То есть если в каком-то месяце сотрудник с разъездным характером работы никуда не ездил (по тем или иным причинам), то и компенсировать ему ничего не нужно. Установление компенсации в фиксированном размере влечет за собой риски признания выплаченных сотруднику сумм надбавкой или доплатой к заработной плате и, как следствие, доначисление НДФЛ.
Доказательствами реальных расходов работников должны, соответственно, служить документы, подтверждающие факт служебных поездок. Четкий состав таких документов нормативно не закреплен, поэтому использовать можно любые документы: маршрутный лист, разъездную ведомость, журнал учета поездок, БСО, чеки ККТ и пр. Выплату компенсации целесообразно осуществлять на основании заявлений работников, на имя руководителя с просьбой возместить расходы, произведенные им за счет собственных средств. К заявлению должны быть приложены документы, подтверждающие понесенные расходы. На основании заявления издается приказ о возмещении сотруднику истраченных средств. Также можно разработать различные схемы или планы посещения водителем конкретных организаций (клиентов), схемы расположения участков, закрепленных за работниками (письмо Управления МНС по Московской области от 25.03.2004 N 08-03/б-н) и т.д.

Надбавка (доплата) к заработной плате за разъездной характер работы

Как было сказано, надбавка к заработной плате может быть установлена коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации. Такая надбавка входит в систему оплаты труда и является составной частью заработной платы.
Указанные суммы подлежат обложению НДФЛ, так как на них не распространяется действие п. 3 ст. 217 НК РФ (письма Минфина РФ от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/248, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196, от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.11.2013 N Ф04-5924/13, постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2012 N 12АП-10268/11).
В качестве документального оформления таких выплат могут использоваться соответствующие распоряжения (приказы) об установлении надбавок сотрудникам с указанием их размера, локальные акты, устанавливающие перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, и иные подобные документы.

Отражение выплат за разъездной характер работы в справках 2-НДФЛ

Сведения о доходах физических лиц представляются по форме 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 200_ год», утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@. В случае получения налогоплательщиками доходов, освобождаемых от налогообложения в соответствии со ст. 217 НК РФ, эти доходы в форме 2-НДФЛ не отражаются. Соответственно, если водителю возмещаются (компенсируются) его расходы, связанные с разъездным характером работы (1 вариант), то данные компенсации в справках по форме 2-НДФЛ не отражаются.
Если водителю выплачивается надбавка за разъездной характер работы, которая, как указано выше, облагается НДФЛ (2 вариант), то при заполнении справок по форме 2-НДФЛ нужно учитывать следующее.
Согласно Справочнику «Коды доходов» (приложение N 3 к приказу ФНС России N ММВ-7-3/611@) в форме 2-НДФЛ:
— по коду дохода 2000 отражается вознаграждение, получаемое налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей;
— по коду дохода 4800 отражаются иные доходы.
С учетом того, что рассматриваемая надбавка является частью оплаты труда, на наш взгляд, она может отражаться по коду 2000, в то же время считаем, что не будет ошибкой и отражение этой выплаты по коду 4800 «Иные доходы».
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина
Ответ прошел контроль качества

Когда начисляются выплаты за разъездной характер работы? (К. Алпыспаева, 16 ноября 2015 г.)

  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки

К. Алпыспаева, налоговый консультант

КОГДА НАЧИСЛЯЮТСЯ ВЫПЛАТЫ ЗА РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ?

Директор довольно часто бывает в командировках по РК и РФ, связанных с деятельностью ТОО. Возможно ли одновременно применение подпунктов 3, 4 пункта 3 статьи 155 Налогового кодекса? Т. е. помимо командировочных расходов принять в затраты компенсационные выплаты за разъездной характер работы? Если да, то как это оформляется (приказы, акты, НУП) и как начисляется в 1С?

Положения Налогового кодекса. В соответствии с подпунктами 3, 4 пункта 3 статьи 155 Налогового кодекса не рассматриваются в качестве дохода физического лица компенсационные выплаты работникам в случаях, когда их работа протекает в пути, имеет разъездной характер, связана со служебными поездками в пределах обслуживаемых участков, — за каждый день такой работы в размере 0,35 МРП, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на дату начисления таких выплат, компенсации при служебных командировках, в том числе в целях обучения, повышения квалификации или переподготовки работника в соответствии с законодательством РК, по командировке в пределах РК — суточные не более 6-кратного размера МРП, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждый календарный день нахождения в командировке — в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке;

по командировке за пределами РК — суточные не более 8-кратного размера МРП, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждый календарный день нахождения в командировке — в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке.

Согласно подпункту 81 пункта 1 статьи 1 Трудового кодекса командировка — направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.

Согласно пункту 1 статьи 156 Трудового кодекса работникам, когда их работа протекает в пути или имеет разъездной характер либо связана со служебными поездками в пределах обслуживаемых участков, производятся компенсационные выплаты за каждый день нахождения вне постоянного места жительства в порядке, установленном соглашением, коллективным, трудовым договорами и (или) актом работодателя.

Выводы. Таким образом, при командировке направляют работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы при этом ему начисляют командировочные расходы, если работа протекает в пути или имеет разъездной характер либо связана со служебными поездками в пределах обслуживаемых участков, производятся компенсационные выплаты, между ними нет тождества и одновременно работнику не начисляют командировочные и компенсационные выплаты. В данной ситуации директор направляется в командировку, ему выдаются только командировочные.

Суточные для сотрудников с разъездным характером работы

Водителю организации, занимающейся междугородными автомобильными перевозками по территории РФ, для компенсации расходов, связанных с разъездным характером работ, выдана под отчет сумма 2500 руб. Согласно представленным по возвращении из рейса авансовому отчету водителя и путевому листу в рейсе он был два дня и проехал 987 км. Положением о разъездном характере работы, в частности, установлено, что:

  • к профессиям и должностям работников, имеющим разъездной характер работы, отнесены водители;
  • при поездках на расстояние более 200 км от места нахождения организации выплачиваются суточные за один рабочий день до рейса;
  • размер суточных устанавливается в зависимости от дальности поездки (в оба конца) и составляет за каждый день служебной поездки:

    • 600 руб. — при поездках на расстояние от 200 до 300 км;
    • 900 руб. — при поездках от 300 км и выше;

  • основаниями для начисления суточных являются табель учета рабочего времени и путевой лист.

В трудовом договоре с водителем есть условие о разъездном характере работ. Сумму излишне выплаченных суточных водитель внес в кассу организации.

Трудовые отношения

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками (ч. 1 ст. 168.1 Трудового кодекса РФ):

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Как видно, в данном перечне возмещаемых расходов присутствуют суточные, определенные как дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Правовую природу суточных в отношении служебных командировок <*> еще в 2005 г. сформулировал Верховный Суд РФ в Решении от 04.03.2005 N ГКПИ05-147, указав, что выплата суточных обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (ч. 2 ст. 168.1, ст. 57 ТК РФ).

Никаких нормативов для расходов, связанных со служебными поездками, законодательно не установлено. И, как видно из нормы ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, решение о выплате и размере возмещений, в том числе и суточных, работодатель принимает самостоятельно. Следовательно, размер суточных работодатель волен установить в твердой сумме, в процентах от оклада, от дальности рейса и др.

В данном случае размеры и порядок возмещения расходов установлены локальным актом — положением о разъездном характере работы, а в трудовом договоре с водителем есть указание на этот характер работ.

Бухгалтерский учет

Порядок выдачи наличных денег под отчет и представления отчета по израсходованным суммам установлен п. п. 4.1 — 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П. Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета 71 отражается получение сумм под отчет, а по кредиту — списание утвержденных руководителем израсходованных сумм на счета учета затрат, материальных ценностей и другие счета в зависимости от характера произведенных расходов (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Так как междугородные автоперевозки являются основным видом деятельности организации, а водители, соответственно, основным производственным персоналом, расходы в виде суточных являются для организации расходами по обычным видам деятельности (п. 5, абз. 3 п. 7 , утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, Инструкция по применению Плана счетов).

Расходы, произведенные за счет денежных средств, полученных под отчет, признаются на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации, который вместе с оправдательными документами должен быть представлен в бухгалтерию организации в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 16 ПБУ 10/99, абз. 2 п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций).

Оправдательным документом к авансовому отчету, подтверждающим размер причитающихся работнику суточных, в рассматриваемой ситуации может быть путевой лист автомобиля, в котором имеются данные о пробеге автомобиля в служебной поездке. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.

Помимо путевых листов в качестве документов, подтверждающих расходы на выплату суточных за разъездной характер работ, могут также использоваться и иные самостоятельно разработанные формы (например, табель-расчет на выплату суточных за разъездной характер работы), содержащие необходимые для расчета суточных данные о дальности поездки (Письмо Минфина России от 05.06.2008 N 03-03-06/1/346).

Заметим, что с 01.01.2013 применяемые организацией формы первичных учетных документов должны быть утверждены руководителем организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ ).

При этом утвердить можно как применение самостоятельно разработанных форм, содержащих обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ, так и применение имеющихся унифицированных форм <**>. Напомним, что унифицированная форма такого первичного учетного документа, как авансовый отчет (форма N АО-1), утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Унифицированные формы такого документа, как путевой лист грузового автомобиля (формы N 4-С и N 4-П), утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Затраты в виде суточных, выплаченных водителю организации, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 20 «Основное производство» на дату утверждения руководителем авансового отчета водителя (Инструкция по применению Плана счетов).

В данном примере водителю полагаются суточные в размере 1800 руб. (900 руб. x 2 суток, так как пробег составляет 987 км, т.е. превышает 300 км).

Налог на прибыль организаций

Налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, за исключением расходов, указанных в ст. 270 Налогового кодекса РФ. Расходами признаются документально подтвержденные и обоснованные затраты, под которыми понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Расходы в виде компенсации затрат за разъездной характер работ (в данном случае — в виде суточных), подтвержденные первичными документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учете, удовлетворяют приведенным критериям и, следовательно, могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина России от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341, п. 2 Письма ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488).

Норматив, в пределах которого суточные при разъездном характере работы включаются в расходы в целях налогообложения прибыли, НК РФ не установлен. Следовательно, суточные, размер которых установлен локальным актом организации (трудовым договором), можно полностью учесть для целей налогообложения прибыли.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховые взносы

Суммы компенсационных выплат, в том числе связанных с исполнением работником его трудовых обязанностей, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами, включая взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ , абз. 10 п. 2 ч. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ).

Так как в данном случае выплата суточных непосредственно связана с выполнением водителем своих трудовых функций, разъездной характер работ закреплен в локальном акте организации, то сумма суточных, установленная этим актом, НДФЛ и страховыми взносами не облагается (см. также Письма Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, ФНС России от 10.11.2011 N ЕД-4-3/18794@, ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П).

Отметим, что нормирование суточных для целей налогообложения НДФЛ (не более 700 руб. в сутки за каждый день командировки на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке) предусмотрено исключительно для расходов на командировки (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). А служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 2 ст. 166 ТК РФ). Поэтому, несмотря на то что состав подлежащих возмещению расходов при служебной командировке и при разъездном характере работ совпадает (в частности, включает суточные), для целей налогообложения НДФЛ суточные при разъездном характере работ не нормируются и полностью (в размере, установленном локальным актом (трудовым договором) организации) не подлежат обложению НДФЛ (Письмо Минфина России N 03-04-06/6-131).

Обращаем внимание на то, что в локальном акте организации должен предусматриваться именно порядок компенсации расходов, связанных со служебными поездками, а не «установление надбавки (доплаты)» за разъездной характер работы. В противном случае существует значительный риск спора с проверяющими, которые по формальным основаниям сочтут такие надбавки (доплаты) составной частью заработной платы, подлежащей обложению НДФЛ и страховыми взносами (Письма Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19).

В чем разница между надбавкой и компенсацией за разъездной характер работы?

Добрый день!
Восхищена краткостью и четкостью ответа коллеги, а я предложу более развернутый ответ.
Нормы ТК РФ не содержат четкого определения понятия «разъездная работа» .ТК.РФ (ст. 146–148, 152–154) лишь обязывает организации начислять своим работникам доплаты и надбавки за труд в условиях, так или иначе отклоняющихся от нормальных. Разъездную работу можно отнести к отличным от нормальных условиям работы ,т.к большую часть своего времени работник проводит в дороге вне постоянного конкретного рабочего места без конкретного распоряжения ,без указания конкретных сроков поездки как это бывает в случае командировки. Статья 168.1 ТК обязывает администрацию организации компенсировать все расходы, связанные с разъездной работой. Организации пытаются выполнить требования ТК РФ через компенсации и надбавки.
Относительно компенсаций .Суть любой компенсации означает, что человек сначала потратился ,а затем ему возместили, т.е скомпенсировали его расходы в размере предоставленных документов . В результате, у человека не возникает никакого блага в виде источника дополнительного дохода, а значит и обязательств по НДФЛ и взносам.
Отсутствие обязательств по НДФЛ при выплате компенсациий на законодательном уровне закреплено абзацем 11 п.3 статьи 217 НК РФ. То есть, если в организации имеется локальный нормативный акт со списком категорий профессий носящих разъездной характер и это закреплено в трудовых договорах с работниками или доп.соглашениях ,то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных с поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ при условии документального подтверждения понесенных расходов.
Данные выплаты также не облагаются страховыми взносами в случае документального подтверждения расходов. Все это вы можете найти в разъясняющем письме Минфина за № 03-04-05/72198 от 08.10.2018
Логично, что при отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников с разъездным характером работ , теряется компенсационный смысл данных выплат и указанные выплаты превращаются в доходы и подлежат обложению НДФЛ. Т,е. выплаченную компенсацию налоговые органы не признают компенсацией.
Относительно надбавок. Стимулирование через надбавки работников , выполняющих разъездную работу, нормами ТК РФ отдельно не предусмотрено. Более того, точный перечень профессий, должностей и работ, которые следует отнести к разъездным нормами ТК РФ и другими законодательными актами также не определен.Есть лишь несколько указаний на разъездной характер работы водителей (работу в пути) в пункте 15 приказа Минтранса РФ «Об утверждении Положения…» от 20.08.2004 № 15.В данном документе говорится, что рабочим временем водителя является время управления автомобилем и другие периоды деятельности водителя (стоянка в пунктах разгрузки и погрузки, ремонт и т. д.) .Организация должна сама решить как будет оплачиваться такой труд.
Для соблюдения требований трудового законодательства о начислении своим работникам доплат и надбавок за труд в условиях, отклоняющихся от нормальных организации склоняются к варианту установления процентной надбавки пропорционально отработанному времени с учетом напряженности труда. Для разных категорий разъездных работников может быть установлена надбавка в процентах от оклада (почасового тарифа, смены или месячного оклада).
Конкретные размеры выплаты определяются администрацией организации. При соблюдении определенных условий данные выплаты могут быть признаны расходами в налоговом учете на основании п.п.6 пункта 1 статьи 208 НК РФ в части оплаты труда и , согласно пункту 1 статьи 421 НК, в части страховых взносов. Но для этого особый характер трудовой деятельности отдельных категорий работников характер надо подтвердить по внутренним документам.
При назначении надбавок крайне необходимо наличие на предприятии :
1. внутреннего локального акта организации ,где будет закреплен перечень должностей сотрудников, чья работа носит разъездной характер, а также порядок и процентные размеры выплат этим сотрудникам в виде надбавок.
2. разъездной характер деятельности должен содержаться или в трудовом договоре с таким сотрудником ,или в дополнительном соглашении к договору, или в этих документах должна содержаться ссылка на локальный акт организации.
Только при наличии подтверждающего документооборота расходы организации в виде надбавок и компенсаций работникам ,чей труд носит разъездной характер могут быть признаны в налоговом учете и корректно попасть под налоги и взносы

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *