Kpi менеджера

В данном материале мы разберемся, что такое KPI простыми словами и как пошагово внедрить систему ключевых показателей эффективности в компании. А также разберем несколько практических примеров расчета.

    1. Что такое KPI: определение
      1.1 Для чего предназначены ключевые показатели эффективности?
      1.2 Виды KPI
      1.3 Ключевые показатели KPI
    2. Как рассчитать KPI: практические примеры
      2.1 Первый пример — оцениваем работу менеджера по продажам
      2.2 Второй пример — расчет KPI для маркетолога по 5 показателям и бонусной части зарплаты
    3. Плюсы и минусы от внедрения системы KPI
    4. Как внедрить KPI на практике?
      4.1 Определение основных метрик бизнеса
      4.2 Формирование матрицы KPI
      4.3 Составление программы мотивации персонала
      4.4 Объяснение нововведений работникам
      4.5 Внедрение
      4.6 Расчет
      4.7 Контроль
      4.6 Помощники
    5. Основные ошибки при внедрении KPI
    6. Заключение

Что такое KPI: определение

KPI (Key Performance Indicator) — это ключевые метрики, на которых базируется система оценки эффективности выполнения бизнес-процессов в компании.

Кажется, не получилось простыми словами. Попробуем еще раз.

КПЭ (ключевые показатели эффективности, кипиай) — это важнейшие показатели, по которым можно оценить качество выполнения различных бизнес-задач.

Данные переменные могут относиться не только к оценке качества работы сотрудника. Рассмотрим на примере несколько KPI, которые используют для оценки эффективности работы:

  • Компании — прибыль, рентабельность, капитализация и др.;
  • Сотрудника — например, для маркетолога могут использоваться KPI коэффициента конверсии, или цена привлечения подписчика на аккаунт в соцсети;
  • Проекта — например, для оценки эффективности рекламной кампании, в организации которой участвует целая команда. Могут назначаться такие же ключевые показатели эффективности как в случае с оценкой работы сотрудника.

Для чего предназначены ключевые показатели эффективности?

В первую очередь, система KPI разрабатывается для того, чтобы переводить стратегические цели организации в четкий план действий.

Введение системы оценки ключевых показателей эффективности позволяет:

  • Сделать все бизнес-процессы компании прозрачными и прогнозируемыми;
  • Оценить качество работы каждого сотрудника, проекта, компании;
  • Сконцентрировать работу всех подразделений на работу над приоритетными задачами;
  • Создать честную и эффективную систему мотивации персонала на достижение сверхрезультата;
  • Повысить ответственности за результат каждого причастного к проекту.

Виды KPI

Основные виды показателя эффективности различают в зависимости от того, к какой именно метрике он привязан.

Например, бывают KPI на:

  • Решенные задачи — по количеству выполненных задач. Распространен в компаниях, использующих SCRUM в управлении проектами;
  • Полученные оценки — по качеству выполнения работы, измеряются в баллах. Оценки могут выставляться руководителем, а могут клиентами. Например, если оценивается качество работы службы поддержки;
  • Количество — стандартный KPI, который оценивает работу по сумме достигнутых показателей за период. Например, для менеджера по продажам это могут быть совершенные звонки или сумма, на которую сделали заказы его клиенты;
  • Результат — оценивается, сколько и какого результата было произведено. Это симбиоз оценки качества и количества;
  • Затраты — очевидно, что данный пункт отражает, сколько потрачено ресурсов. Может быть применимо как в маркетинге (затраты на создание рекламной кампании), так и в любой другой сфере. Основная цель ввода такого KPI — минимизировать затраты;
  • Производительность — соотношение результата и времени на его достижение. По-простому, такой показатель также называют КПД — коэффициент полезного действия;
  • Эффективность — с точки зрения бизнеса, это соотношение полученного результата к затратам. Ярким примером является установка ROMI в качестве показателя, по которому измеряют эффективность работы маркетинга в компании.

Также, разделяют простые и сложные показатели KPI. Разобраться с этой градацией проще всего на примере.

Пример простого КПЭ — средний CTR объявлений рекламной кампании. Использоваться может при оценке эффективности таргетированной рекламы в Инстаграм.

А сложным KPI, в таком случае, может быть ROI рекламной кампании. Почему же он сложный? Потому что включает в себя сразу несколько показателей.

ROI рекламной кампании рассчитывается по формуле:

(Прибыль — Затраты)/Затраты *100%.

А теперь разложим показатель “Прибыль” на составляющие:

  • СРМ — стоимость 1000 показов;
  • CTR — % кликов по объявлениям рекламной кампании;
  • CR — коэффициент конверсии;
  • S — средний чек.

Таким образом, получим формулу, где ROI=(CPM*CTR*CR*S — Затраты)/Затраты*100%.

В таком случае, даже если KPI устанавливается только на ROI, влиять на него будут также значения CPM, CTR, CR и даже среднего чека. Соответственно, работая над оптимизацией каждого из этих показателей, можно повлиять на достижение KPI. Именно поэтому, данный KPI называется сложным.

Ключевые показатели KPI

Для начала, разберемся с основными признаками качественного КПЭ.

Все показатели, которые считаются ключевыми в компании, должны быть:

  • Измеримыми;
  • Определенными (четким значением или диапазоном, периодом, средним значением);
  • Выполнимыми и реалистичными;
  • Ограниченными временными рамками (показатели KPI — цели, используйте способ постановки целей SMART);
  • Понятными, не имеющими двусмысленной трактовки;
  • Качественными — иметь четкую систему оценки качества результатов.

Как рассчитать KPI: практические примеры

Первый пример — оцениваем работу менеджера по продажам

Вы хотите заработать 100.000 рублей, запустив рекламную кампанию в Instagram. А ключевой показатель эффективности необходимо рассчитать для менеджера по продажам, который будет обрабатывать входящие заявки и конвертировать их в продажи.

У вас есть команда специалистов, которые создают посадочную страницу и привлекают трафик. Причем уже известны показатели, которых они добиваются:

  • Средняя цена привлечения заявки (CPL) = 560 рублей;
  • Средний чек (S) = 3500 рублей (за вычетом себестоимости продукции).

Приступаем к расчетам: чтобы заработать 100.000 рублей, вам необходимо привлечь 29 клиентов со средним чеком в 3500 рублей (100000/3500). Для этого, вам нужно получить 179 заявок на сайт, при CPL = 560 рублей (100000/560).

Следовательно, задача менеджера по продажам конвертировать 29 клиентов из 179 заявок. Исходя из этого, сформулируем kpi для менеджера.

Найдем значение K (конверсии менеджера по продажам), необходимое для достижения цели.

K(план) = 29/179*100% = 16.2%

Соответственно, планирующийся показатель конверсии менеджера по продажам будет равен K(план) = 16.2%.

Но также, при разработке стратегии стоит предусмотреть и критический показатель. Это минимальный удовлетворительный результат. В данном примере, возьмем за минимальный результат заработок 70.000 рублей.

Соответственно, критический KPI будет равен K(крит) = (70000/3500)/(100000/560)*100% = 20/179*100% = 11.1%.

И, разумеется, стоит предусмотреть размер показателя, при достижении которого менеджер получит дополнительный бонус. Это называется целевой показатель — тот, к которому нужно стремиться.

Например, если компания заработает 150.000 рублей на данном проекте, можно будет выделить бонус менеджеру по продажам. Рассчитаем, какой результат он должен для этого показать.

K(цель) = (150000/3500)/(100000/560)*100% = 43/179*100% = 24%.

Подытожим, какие KPI мы получили для менеджера по продажам:

Соответственно, в результате работ менеджер достигнет определенного фактического показателя. А работодателю останется лишь сопоставить его с рассчитанными значениями и оценить эффективность проведенной работы.

Второй пример — расчет KPI для маркетолога по 5 показателям и бонусной части зарплаты

Разберем, как поставить KPI на новый период работ, а также, как связать его с бонусной частью заработной платы. Для простоты расчета, возьмем 5 метрик с разным весом (значимостью) для компании.

Проанализируем текущую ситуацию в компании по данным показателям:

  • NPS (индекс лояльности клиентов);
  • CPL (стоимость привлечения заявки);
  • CPS (стоимость привлечения клиента);
  • LTV (среднее время, которое клиент сотрудничает с компанией);
  • ROMI (возврат инвестиций в маркетинг).

Теперь поставим цели, каких показателей хотелось бы добиться в течение полугода.

Следующим шагом, определим вес KPI каждого показателя (в сумме по всем показателям вес не должен превышать единицу). Чем важнее показатель для организации в целом, тем больше будет его вес.

Отлично, теперь определим бонус для маркетолога при достижении результата выше поставленных KPI. Например, за каждые 5% мы можем поставить коэффициент премии 1,1.

Таким образом, за каждые 5% перевыполнения плана ЗП сотрудника будет умножаться на поставленный коэффициент. Например, если зарплата маркетолога 80000 рублей, а поставленные KPI перевыполнены на 10%, его бонус к оплате составит 16000 рублей.

Это очень интересный момент: часто специалисты сами инициируют введение системы KPI, потому что готовы делать для компании больше и получать честно заработанную прибавку к своей зарплате.

Финальный штрих, сопоставляем фактические и плановые значения показателей и рассчитываем тот самый коэффициент результативности специалиста.

Для расчета результата работы по KPI необходимо воспользоваться формулой:

KPI = Вес*Факт/Цель*100%.

Маркетолог неплохо поработал и получил премию в 8000 рублей (т.к. выполнил цель в повышении эффективности на 5%), хотя некоторые фактические показатели не достигли планируемых значений. Поэтому, важно уделить особое внимание распределению коэффициентов веса для каждого параметра!

Плюсы и минусы от внедрения системы KPI

Плюсы внедрения системы оценки ключевых показателей эффективности очевидны:

  • Сотрудники концентрируются на действительно важных метриках эффективности своей работы;
  • Базируясь на KPI можно выстроить честную систему мотивации персонала;
  • На уровне руководства KPI позволяют сконцентрироваться на актуальных задачах, опустив второстепенные.

Но, если и минусы:

  • Сложность внедрения. Да, действительно, понять концепцию системы можно просто вдумчиво прочитав эту статью. Но ее внедрение займет много времени;
  • Адаптация сотрудников. Для этого понадобится некоторое время. Не каждый работник сможет легко разобраться, как должен измениться его подход к работе с внедрением KPI;
  • Неочевидные показатели. Иногда, внедрить кипиай не так просто: сложность может возникнуть с тем, что действительно ключевые показатели не так очевидны.

Как внедрить KPI на практике?

После всего вышесказанного уже должно быть очевидно, что введение KPI помогает компаниям качественно оценивать эффективность работы. Но как внедряется система KPI на практике?

Для начала составляется стратегия компании — в ней формулируется желаемый результат, который планируется достичь к концу расчетного периода (например, года). После этого — проводится разработка тактики достижения данного результата, формулируются основные цели на на уровне подразделений.

Следующим этапом внедрения системы KPI будет разработка матрицы ответственности, анализ необходимых ресурсов и контрольных точек (в SCRUM-методологии — спринтов). Для каждого этапа фиксируются необходимые требования к результатам..

И только после этого, разрабатывается система KPI — выделяются основные показатели, которыми будет измеряться эффективность на каждом этапе, проводится их ранжирование и взвешивание.

В заключение, разрабатывается система мотивации персонала и связь разработанных KPI с системой оплаты труда.

На это заканчивается процесс подготовки и начинается процесс непосредственного внедрения системы оценки ключевых показателей эффективности. От ознакомления сотрудников с нововведениями, до автоматизации контроля и расчета эффективности по каждому сотруднику, команде и компании в целом

И если вопрос составления стратегии и тактики ее реализации слишком индивидуален, то процесс подготовки компании к внедрению системы KPI мы разберем в следующих пунктах подробнее.

Определение основных метрик бизнеса

Как правило, составляется данный список “сверху вниз” по иерархической структуре компании.

Сначала формируются метрики, по которым будет оцениваться эффективность работы компании в целом. Это могут быть показатели, важные для инвесторов, или непосредственно для собственников организации.

Исходя из них, составляются ключевые показатели эффективности для отделов и подразделений. И только после этого, формируются актуальные KPI для сотрудников.

Формирование матрицы KPI

Матрицы KPI — те самые таблицы, которые мы приводили в пример, когда рассчитывали зависимость планируемых и фактических результатов работы маркетолога и менеджера по продажам.

Основные составляющие матрицы KPI:

  • Ключевые показатели эффективности;
  • Их вес (в совокупности их вес не должен превышать единицу);
  • Установка критического (базового), планируемого (ожидаемого) и целевого значения показателей эффективности.

Соответственно, по завершению периода с помощью этой матрицы мы сможем подсчитать фактическое значение показателей и вычислить коэффициент эффективности.

Составление программы мотивации персонала

Разумеется, сотрудники должны быть заинтересованы в поддержке работы данной системы. А для этого, необходимо продумать программу мотивации персонала.

В примере №2 мы показали пример того, как можно привязать бонусную часть заработной платы сотрудника (премию) к его результатам работы.

Почему это необходимо:

  • Во-первых, сотрудники будут понимать, каких результатов от них ждут работодатели;
  • Во-вторых, сотрудники начнут ответственнее относится к своим обязанностям (и иногда, это может привести даже к переработкам) и бороться за получение бонусов (они, разумеется, должны стоить того).

Помимо обычно, существует и сложная система мотивации в зависимости от достижений по KPI, в таком случае:

  • Каждый порог результата имеет отличные коэффициенты премии. Например, за перевыполнение плана на 5% коэффициент может быть 1.1, а за 10% — 1.4. Такие условия устанавливают компании, которым необходим быстрый рост;
  • Вводятся понижающие коэффициенты. Например, при выполнении плана всего на 80% заработная плата будет рассчитана как ставка умноженная на 0.8.

Объяснение нововведений работникам

Еще один подводный камень внедрения системы KPI заключается в том, что сотрудников необходимо подготовить. Не каждый сможет быстро адаптироваться к тому, что теперь у него есть задача влиять на конкретные показатели, а не просто делать свою работу. Придется больше анализировать, считать, думать. В общем делать все то, что не так любят делать работники :))

Подготовить сотрудников к внедрению KPI можно в несколько этапов:

  • Провести начальный аудит их работы и выделить ключевые показатели эффективности;
  • Познакомиться с сервисами аналитики, с помощью которых они самостоятельно смогут проводить мониторинг изменения данных показателей;
  • Заранее рассказать о новой программе мотивации и предложить протестировать ее, получая только премии и избегая санкций. Это необходимо, чтобы показать, что система KPI не ограничивает их в работе. А наоборот: дает им возможность зарабатывать больше.

Уже после этих действий можно постепенно переходить к полноценному внедрению системы.

Внедрение

Внедрение системы KPI также происходит в несколько этапов. Подготовительные работы, которые необходимо провести заранее, уже были описаны выше.

В их результате должна получиться следующая картина:

  • Основные метрики бизнеса определены;
  • Матрицы KPI построены;
  • Программа мотивации составлена;
  • Сотрудники введены в курс дела и готовы выполнять поставленные KPI.

После этого необходимо:

  • Разработать систему отслеживания KPI. Для отслеживания результатов работы маркетологов, например, внедряются CRM-системы или сервисы сквозной аналитики. Для оценки финансовой устойчивости компании можно использовать учетную документацию, например, бухгалтерский баланс.
  • Автоматизировать учет данных. Это необходимо для того, чтобы не отнимать время работников на самостоятельную подготовку отчетов, аналитику и сбор показателей.
  • Финально ознакомить сотрудников с тем, как будет работать система мотивации и как они могут следить за показателями в процессе работы.

Расчет

Данный пункт, в первую очередь, необходим для руководителя. Стоит заранее провести анализ того, как скажется на компании внедрение KPI.

Бывают случаи, когда показатели определены не верно. И в таком случае, премии сотрудникам начисляются, компания растет (в выбранном векторе). А деньги (капитал, доход, прибыль) — убывают.

Расчет необходим для того, чтобы убедиться, что выполнение KPI действительно приведет компанию к необходимым результатам.

Контроль

Как было сказано выше, контроль работы данной системы — ключевой этап ее внедрения. Необходимо определиться, кто является ответственным за контроль выполнения KPI. Это может быть сам руководитель или менеджер проекта. А может быть контролировать результаты своей работы должны сами сотрудники без внешнего вмешательства.

Также, разумеется, заранее необходимо разработать систему контроля. Она должна давать исчерпывающую информацию о том:

  • Какие результаты по KPI в компании достигаются на данный момент (а еще лучше, если это видно в динамике);
  • Какие действия влияют на показатели (это поможет сотрудникам сконцентрироваться именно на них);
  • В какой момент фиксируются значения для расчета премий (в последний день месяца, или, динамически в момент завершения рекламной кампании).

Помощники

Конечно, самостоятельно отслеживать все показатели — сложно. Да и точность самостоятельных расчетов оставляет желать лучшего.

В таком случае, необходимо использовать сервисы-помощники, которые будут автоматизировать данную работу.

Мотивационные доски позволяют оценить, какие задачи стоят перед каждым сотрудником в данный момент. Их использование поможет выбрать приоритетные задачи, которые напрямую будут влиять на достижение поставленных кипиай.

Доска Trello

Trello — один из примеров таких досок. Это стандартная Kanban-доска, которая позволяет структурировать задачи, стоящие как перед каждым сотрудником отдела, так и перед компанией в целом.

Для менеджера проекта это отличная находка, чтобы постоянно видеть, над чем идет работа и как необходимо корректировать действия персонала, чтобы достигать поставленных целей.

CRM — более сложная система, которая позволяет анализировать качество выполнения бизнес-процессов в компании.

С помощью CRM-системы можно отслеживать всевозможные конверсии, вести учет продаж и клиентов, рассчитывать их LTV и анализировать основные показатели эффективности работы бизнеса — доход и прибыль.

Основные ошибки при внедрении KPI

Внедрение такой сложной системы оценки результатов несет под собой множество подводных камней.

Основная ошибка при внедрении KPI — неверно определенные ключевые показатели. Часто, компании обращают внимание на незначительные метрики, забывая при этом о тех, которые на самом деле позволяют им развиваться.

Простой пример — многие, при оценке работы команды маркетинга, ставят KPI отдела на основные показатели конверсий или цену привлеченного клиента. В то же время, забывают про показатель времени жизни клиента (LTV) и совсем не работают над повторными продажами. Хотя, концентрация на этой метрике могла бы позволить расти им в несколько раз быстрее.

Еще одна ошибка, которую многие допускают, заключается в том, что система вводится очень быстро. Конечно, скорость это хорошо, но многие сотрудники оказываются к этому не готовы, из-за чего падает общая продуктивность. А еще, бывают ситуации, когда бизнес-процессы необходимо заранее адаптировать к внедрению данной системы. И из-за спешной реализации такого плана, они перестают функционировать должным образом.

Внедрение системы KPI — важный шаг для повышения эффективности выполнения различных бизнес-задач в любой компании.

Но подходить к нему нужно вдумчиво, опираясь на цифры, а не интуицию. Тщательно анализировать внутренние процессы, а также приоритеты конкурентов. Разрабатывать систему оценки ключевых показателей и их контроля, мотивации сотрудников и отслеживания их успехов.

7 раз подготовься, 1 раз внедри (как-то так было в пословице) — это как раз про KPI. Причем, не важно, внедряете вы его для всей компании, директора, производства или отдела маркетинга.

Мотивация персонала магазина: KPI в розничной торговле

О том, что существуют разного рода показатели, которые применяются для анализа состояния бизнеса, российские предприниматели узнали от зарубежных партнёров после распада Советского Союза. Один из главных среди них — KPI (Key Performance Indicators), он представляет собой комплекс индикаторов, способных выявить уровень эффективности в работе предприятия. Выясним, как использовать этот показатель для мотивации работников в розничной торговле, отличаются ли KPI у персонала магазинов и супермаркетов.

Использование КРІ на предприятии и его виды

На русском языке КРІ обозначает дословно «ключевые показатели эффективности», точнее, показатели результата деятельности. Ведь эффективность в этом случае имеет более широкое значение, включая в себя также понятие результативности.

Уровень эффективности свидетельствует о соотношении результатов розничной торговли и расходных средств. Чем эффективнее работает предприятие, тем у него выше потенциал для достижения цели.

Показатель результативности определяет уровень реализации, направленный на достижение конкретного результата.

Применяется данный показатель для упрощения алгоритма определения результатов деятельности торговой компании, её структурных подразделений. С помощью КРІ разрабатывается система мотивации сотрудников на выполнение показателей, в которых заинтересована компания.

Более приемлема эта система для работников розничной торговли, а также в других сферах деятельности, но в данной статье рассматривается именно сфера розничной торговли.

Методы стимулирования торгового персонала разнообразны, но KPI сегодня признан одним из самых эффективных

Типы и виды КРІ в розничной торговле

КРІ является неоценимым помощником при оценке труда работников. Его показатели подразделяются на две большие группы.

  • Запаздывающие — они применяются для определения оценки деятельности торгового предприятия после завершения отдельно взятого периода. Данные показатели являются отражением потенциала компании и её структурных подразделений. Они не показывают степень эффективности.
  • Опережающие или оперативные — контролируют процесс работы за конкретный период. Они способствуют достижению ранее намеченных результатов и отражают положение дел в компании на текущий момент, сообщают об уровне удовлетворения потребителями работой сотрудника. Эти показатели помогают спрогнозировать перспективы финансового развития.

Существует также классификация коэффициента по видам.

  1. Показатель результата, он же мера количества и качества результата.
  2. KPI затрат свидетельствует об объёме использованных затрат.
  3. KPI производительности — соотношение временных затрат и уровня достигнутых результатов.
  4. KPI функционирования — индикатор уровня процесса работы, его соответствие запланированным показателям.
  5. KPI эффективности — насколько пропорциональны результаты и расходы на их достижение.

На примерах из практики европейских и американских предприятий розничной торговли, внедрение данных показателей способствует значительному повышению результативности работы.

Использование «кипиай» делает более действенным контроль эффективности, появляется возможность вносить изменения в процесс работы, мотивировать продавцов на достижение цели.

Грамотно выстроенная мотивация к труду работников торгового предприятия заметно повысит продажи

Пример разработки «кипиай» магазина

Собственник крупного торгового центра одежды, в коллективе работает 11 менеджеров отдела розничных продаж. Чтобы дать объективную оценку достижениям каждого сотрудника, учитываются разнообразные критерии.

  • Какое количество клиентов из тех, с кем работал менеджер, стали покупателями предложенного товара.
  • Средний размер чека.
  • Как выполнятся плановые показатели (при перевыполнении менеджер получает доплату в размере определённого процента от перевыполненной суммы).

К примеру, необходимо как можно быстрее распродать мужские футболки, руководитель доводит до каждого менеджера минимальный (обязательный) объем в количестве 5 штук. С каждой проданной единицы свыше продавец получит 2,5% доплаты от её цены. Происходит мотивация менеджера на активность, которая способствует увеличению количества продаж, значит, получения большего объёма выручки. В итоге торговое предприятие имеет больше прибыли.

Оценка эффективности КРІ в продажах

Рассматриваемый показатель в продажах имеет следующие ключевые составляющие.

  • Объем продаж. Доведённый до менеджера розничной торговли план на фиксированный период. Например, в сентябре ему необходимо реализовать товар на сумму 1 250 тыс. руб.
  • Количество продаж, которое определяется количеством чеков по количеству покупателей.
  • Трафик. Круг клиентов, узнавших об этом товаре, являются вероятными покупателями. Над увеличением трафика работают маркетологи, применяя специальные формы и средства. Однако продавец при помощи, например, «сарафанного» радио также может позитивно повлиять на увеличение поток клиентов.
  • Средний чек. Рекомендуется менеджеру вместе с основным предлагать дополнительные (попутные) товары. Например, покупая костюм, предлагают рубашку и галстук.
  • Конверсия. Это понятие означает отношение количества посетителей магазина (трафика) к количеству реальных покупателей (количеству чеков).

Если, например, за 1 день магазин посетили 400 человек, и только 20 из них сделали покупку, конверсия в этом случае составит 5%. Высчитывается этот процент легко:

20/400 х 100% = 5%.

Это слишком низкий процент, он явно свидетельствует о неэффективной работе менеджеров. Для её повышения проводится соответствующая корректировка, применяются методы мотивации.

Последовательно используя KPI для оценки труда продавцов можно добиться заметного роста продаж в любом магазине

Способы увеличения продаж. Сырая и точная конверсии

Чтобы КРІ стал действительно эффективным инструментом для повышения продаж, необходимо уметь правильно находить показатель конверсии. Делать это следует не по всему магазину, а по каждому продавцу в отдельности, причём с максимальной точностью.

План продаж

В магазине доведён план ежедневных продаж — 10 единиц продукции. Первый продавец продаёт 12 единиц в день, значит, он перевыполняет план. За это время к его прилавку подходит 44 человека.

Второй продавец реализовывает 8 единиц (не справляется с планом), к его столу подходит за 1 день 10 человек.

Как определить эффективность каждого их работников магазина? Кто из них заслужил поощрение? У первого показатель конверсии равён 27%, у второго — 80%. Прежде чем ответить на этот вопрос, необходимо более детально рассмотреть виды конверсий.

Конверсия сырая — что это значит?

Метод получения этого вида конверсии заключается в учёте количества посетителей через технические средства: видеокамеры, инфракрасные устройства. Количество чеков берётся из учётной программы магазина. Далее применяется формула вычисления конверсии, когда второе число делится на первое и умножается на 100%.

Для чего нужен показатель сырой конверсии?

Следует заметить, что подсчёт клиентов с помощью упомянутых технических устройств не может обеспечить достоверность данных. Механизмы не способны отличить случайных от реальных посетителей или отделить членов семьи.

Можно высчитать более точную сырую конверсию путём собственноручного подсчёта каждого посетителя. Однако в любом случае этот показатель отнюдь не поможет в разработке мотивирующей системы. Сырая конверсия представляет усреднённые данные. Здесь никоим образом не может произойти мотивация отдельных сотрудников, ведь все их действия обобщены одним средним показателем.

Сырая конверсия незаменима, например, при анализе результатов собственного бизнеса в сравнении с показателями конкурирующих объектов.

А чтобы реально превратить обычных посетителей в потенциальных и даже постоянных клиентов, требуется конверсия иного вида.

Чтобы подсчитать точную конверсию, следует рассмотреть соотношение числа потенциальных покупателей и количества продаж.

Для точного измерения применяется тахометр. У каждого продавца имеется брелок с кнопкой, в котором встроен специальный модуль. Если консультант в беседе с посетителем определил в нём реального покупателя, он нажимает кнопку. Если перед ним, например, мать с сыном или муж с женой, он нажимает только один раз, ведь понятно, что покупателем может быть только один из них.

Опытный продавец всегда отличит посетителя, который просто забрёл в магазин «от нечего делать», от того, кто серьёзно настроен на покупку.

Правильно мотивированые сотрудники магазина пользуются разнообразными методами увеличения продаж

Применение ключевого показателя для повышения продаж

Основные (базовые) КРІ, применяемые в розничной торговле перечислены ниже.

  • Отношение продаж к годовому обороту, количеству покупок, стоимость чека, а также посещаемость к количеству проданных товаров и к бюджету.
  • Отношение мер по предотвращению убытков к реальному их сокращению.
  • Сравнение качественного и количественного объёма продукции.
  • Объем зарплаты.
  • Культура обслуживания клиентов, количество жалоб.
  • Работа с персоналом: коучинг, обучение, показатель текучести кадров.
  • Отношение переменных затрат к дополнительным затратам.

После того как определён рассматриваемый показатель, его используют в качестве инструмента для измерения эффективности работы магазина и каждого менеджера продаж. КРІ в розничной торговле помогает достичь целей в осуществлении контроля и совершенствования управления персоналом и процессом торговли.

Деятельность по разработке методов стимулирования сотрудников

Существует несколько самых эффективных показателей, применяемых в торговле в розницу. Перечислим их.

  • Ежечасные продажи от каждого продавца. Этот показатель даёт основание выделить самых активных и самых пассивных продавцов, которые нуждаются в повышении профессиональной подготовки.
  • Определение «продавательской» способности (количество единиц проданного товара за одну сделку).
  • Эффект обслуживания — данный показатель отражает скорость преобразования посетителя в реального клиента.
  • Отношение размера зарплаты к количеству почасовой продажи, этот показатель отражает уровень эффективности торгового агента, его производительность.

Исходя из ключевых показателей, можно рассчитать, сколько необходимо осуществить звонков, встреч, насколько нужно увеличить количество посетителей магазина, чтобы справиться с плановыми заданиями.

Образцы использования КРІ в зависимости от поставленных целей приведены ниже.

Цели компании чётко увязаны с показателями КРІ для менеджеров

Наглядное представление выполнения показателей подразделением помогает мотивировать отстающих сотрудников.

Выполнение показателей КРІ подразделением позволяет вовремя выявить проблемные направления и скорректировать методы работы на этих участках

Введение системы ключевых показателей персонала

Для того чтобы данная система заработала в магазине розничной торговли, необходимо начать с принятия решения об использовании КРІ. Далее следует собрать статистические данные и проанализировать их.

На основе полученных данных составляется таблица, она пополняется информацией каждый день. По итогам скрупулёзного анализа полученных сведений строится график, что позволяет увидеть изменения более наглядно.

Сводная таблица необходима для определения соотношения различных показателей, между которыми существует логическая связь. Таким способом можно просмотреть вектор изменений.

Чтобы было проще разобраться в полученных показателях, вводятся цвета в зависимости от того, отрицательные (красный) они или положительные (зелёный). Цветовое кодирование также предусматривает использование оттенков в зависимости от значения показателя.

В результате будет получен прибор, в котором можно разобраться за считаные секунды и понять, в каком состоянии находятся розничные продажи.

Материальная и нематериальная мотивация работников

Если ключевые показатели подсказывают, что нужно усилить мотивацию менеджеров розничной торговли, применяются различные формы: материальная, нематериальная и моральная.

К материальной относятся различные виды доплат: премии за достижение высоких показателей, проценты за перевыполнение. Нематериальная мотивация: медицинская страховка, бесплатное обучение, дополнительный отпуск. Моральная — публичное выражение благодарности, выдача сертификата, как лучшему сотруднику, дополнительные выходные дни.

В магазине разрабатывается политика труда и поощрения за эффективную работу. Необходимо предусмотреть в фонде оплаты труда затраты на материальную мотивацию. В розничной торговле обычно расходы на ФОТ составляют не более 10% от вырученных средств.

На основании показателя безубыточности рассчитывается плановый уровень продаж за месяц. Он должен быть оптимальным, ведь если его завысить, он будет недосягаемым. А если занизить — это станет причиной демотивации продавцов.

Видео: опыт внедрения ключевого показателя результативности труда продавцов

Как видно, рассматриваемый показатель KPI может быть довольно эффективным инструментом для улучшения результатов розничных продаж. При этом директору, планирующему внедрить данную систему, необходимо учитывать специфику этого магазина, уровень квалификации менеджеров, условия и масштабы работы.

Существуют различные мнения по поводу того, на чем должен быть сосредоточен фокус внимания руководителей в должности супервайзер в дистрибуции. Некоторые компании считают, что супервайзеры нужны в компании для управления работой торговой командой агентов, другие же — что супервайзеры нужны для управления результатами работы с розничными торговыми точками на вверенной территории. И в первом, и во втором варианте участвует структура, руководитель и непосредственно торговые агенты. Разница лишь в зоне персональной ответственности супервайзера и критериях его вклада в результаты работы территории.

В системе управления продажами КПД персональная зона ответственности супервайзера заключается в выполнении критериев и плановых показателей системной работы с розницей на вверенной территории (территории маршрутов). Это цель!

Для выполнения этих критериев ему предоставляется ресурс – количественная структура Торговых агентов. Подчиненная количественная структура команды и географические границы территории – это ресурс!

Для фокусировки работы структуры он организовывает процесс – планирует, ставит задачи, организовывает полевую работу на маршрутах и регулярно контролирует результаты визитов в розницу. Решение «что делать» и «как сделать» для улучшения производительности работы своей команды торговых агентов с розничными торговыми точками — это его стратегия (выбор вариантов, способа).

Ключевые показатели эффективности (KPI) – это метрики, которые используются для оценки эффективности выполнения работы супервайзером на территории. Сущность заключается в выборе наиболее актуальных для территории целей и в системном контроле за их выполнением.

Предлагаем вашему вниманию наиболее важные KPI для управления на территории маршрутов:

1. Количество системных торговых точек СТТ

— количество торговых точек, по которым есть результативность более или равно 75% за плановый период (месяц или квартал). Например, по торговой точке, в которую планируются посещения 1 раз в неделю, запланировано 13 плановых визитов за квартал (13 недель). С результативностью 75% запланировано получить 10 заказов с этой точки. Все розничные точки которые по которым удалось сформировать 75% и более заказов по факту за период (т.е. те, которые выполнили планирование) засчитываются как СИСТЕМНЫЕ (СТТ). Более подробная информация, как планировать плановый показатель по количеству СТТ и контролировать выполнения этого критерия по всей территории супервайзера предоставляется в видео материале КПД и курсе для СВ.

2. Количество результативных заказов

это количество отгруженных заказов по территории маршрутов в рамках критерия результативного заказа. Если ранее критерий результативного заказа не использовался, то оцените работу супервайзера по минимальному критерию – заказ «в плане визитов». Результативность = Количество результативных заказов за период разделить на количество плановых визитов в этом периоде, и умножить на 100. Заказы в одну торговую точку по пакету товара с одной датой должны считаться как 1 заказ.

3. Средняя сумма заказа

– факт продаж за период делим на общее количество заказов в периоде.

4. Количество результативных маршрутов

— количество маршрутов (территорий дня визита всех торговых агентов), где результативность посещений по маршруту более 75%. Для этого необходимо количество результативных заказов по маршруту разделить на количество плановых визитов и умножить на 100. Более подробная информация в расчете результативности маршрута приведена в видео материале.

Подписывайтесь на telegram канал, где я выкладываю интересный материал, которого нет на сайте.

5. Количество полевых дней работы супервайзера

— это общее количество дней супервайзера, в которые он проводил совместные полевые визиты по обучению торговых в полях. Полевым днем считается посещение всех торговых точек маршрута дня с торговым представителем. Выезд супервайзера без торгового представителя в поля НЕ учитывается, как и посещение меньшего количества ТТ, чем в маршруте.

Для внедрения таких KPI руководитель отдела продаж доводит до супервайзера общий план и просит супервайзера сделать планирование по критериям, чтобы план был выполнен на маршруте, – за счет чего ты сможешь выполнить план. Да, именно супервайзер делает расчет! Заинтересованное лицо ставит себе план, за выполнение которого он получит оценку руководителя.

Вы спросите — в чем тут суть?

Во-первых, супервайзер сам себе ставит задачу, а это самая лучшая мотивация на цель, когда они сами убеждают себя, что план реальный и выполнимый.

• Во-вторых, супервайзеру предстоит направить работу своих подчиненных в нужные торговые точки, с конкретными задачами на каждый визит в каждую торговую точку.

• В-третьих, супервайзер будет контролировать фокусировку торговых агентов при выполнении задач начиная с приоритетных торговых точек. Задача супервайзера сфокусировать торговых представителей на приоритетных торговых точках.

• В-четвертых, супервайзер не сможет поставить себе заниженную цель, поскольку руководитель имеет возможность контролировать детали планирования и конкретику расчетов – адресная программа, приоритетность каналов сбыта, учет истории работы точек, сезонность продаж и т.д.

Резюме.

Супервайзер в дистрибуции должен создать эффективное управление системными продажами в розницу на территории. Для оценки качества выполнения этой задачи и персонального вклада в результат продаж используйте KPI по системной работе с территорий.

Для повышения производительности работы супервайзера:

• Оцените результаты работы по KPI и определите потенциал для улучшении качества управления продажами.

• Спланируйте целевые показатели по критериям оценки KPI и динамику планового улучшения.

• Внедрите инструменты контроля улучшений и оперативного контроля.

• Закрепите критерии KPI супервайзера в системе заработной платы.

Прежде, чем определить для себя оптимальную систему расчета KPI, необходимо четко понимать, что это такое и зачем это необходимо вашему бизнесу. Прежде всего, KPI следует рассматривать в качестве специального инструмента.

С его помощью можно отслеживать успешность и результативность продаж, оценить успех и уровень достижения поставленных целей и показателей. Собственно, в системе KPI для торговых представителей постановка целей должна стать приоритетной при ее формировании.

Основываясь на ключевых бизнес-процессах, вам придется тщательно продумать критерии оценки, по которым в будущем будет проводится анализ KPI. Помочь в этом вам могут дорого оплачиваемые специалисты-аналитики либо современная и удобная программа от ABMDD.

Разработанное на основе многолетнего опыта сотрудничества с дистрибьюторскими компаниями и общением с торговыми представителями, приложение от ABMDD упрощает процесс формирования системы KPI для торговых представителей, повышает успешность и эффективность их работы.

Оценка эффективности работы торгового представителя

Рассчитать КПИ торгового агента довольно легко, так как на эффективность их работы оказывает влияние множество внешних критериев, доступных для анализа.

Выполняя свою основную функцию — визиты в торговые точки для осуществления продаж и взаимодействие с клиентскими представителями — торговый представитель фактически самостоятельно разделяет основные критерии эффективности своей работы на 2 большие группы:

  • показатели продаж;
  • показатели кооперирования с представителями клиентов.

Первый показатель чаще всего используется при анализе KPI торгового представителя. Поэтому мы рассмотрим наиболее распространенные показатели подсчета КПИ торгового агента.

Объемы продаж

Чаще всего объем продаж считается ключевым индикатором при анализе эффективности работы торгпреда. Этот подход используется даже в тех компаниях, которые слабо понимают особенности и значение KPI для их бизнеса.

Вместе с тем, в качестве самостоятельного индикатора объем продаж не может считаться показательным. Он всегда должен идти совместно с другими внешними факторами. Так как каждый ТП имеет закрепленную за ним территорию и план продаж, выводы об эффективности его работы можно строить, исходя из таких показателей системы KPI для торговых представителей:

  • объемы продаж за выбранный период;
  • соотношение фактического и планового объема продаж;
  • соотношение объемов продаж данного ТП к среднестатистическому между продажами всех ТП компании.

В зависимости от того, как часто и сильно будет прослеживаться тенденция отставания тех или иных ТП, регулярные срывы планового выполнения продаж или их отрицательная тенденция развития позволят:

  • провести соответствующие корректировки в стратегиях продаж;
  • совершенствование системы мотивации;
  • перераспределение территориальных зон.

Фактически, КПИ торгового агента можно рассматривать не только в качестве показателя эффективности его работы, но и как один из основных инструментов по продвижению бизнеса и повышения эффективности его развития и прибыльности.

Продукция и ее соотношение

KPI может выступать и в качестве отслеживания недоработок на этапе проданной и отгруженной продукции. Довольно распространенное явление, когда показатели проданной продукции уступают полученному покупателем товару в объеме.

Причин низких продаж может быть много — от отсутствия товара на складах до его возврата покупателями. При своевременном выявлении существенной разницы между фактически отгруженным товаром и реализованным, можно сократить издержки, повысить КПИ торгового агента и прибыль компании.

Активность продаж

При отслеживании темпа осуществляемых продаж, система KPI для торгового представителя позволяет своевременно корректировать стратегии по плановым показателям.

Для проведения оценки успешности работы торгового представителя, менеджеру достаточно провести несложные математические вычисления. Полученные данные позволят ему понять, успеет ли ТП достигнуть поставленного плана или нет.

В большинстве случаев такие подсчеты позволяют спрогнозировать процентное соотношение перевыполнения или невыполнения поставленного плана до десятых.

На основе данных подобной системы KPI для торговых представителей, менеджер уже в середине месяца может заметить угрозу срыва поставленных целей и своевременно скорректировать план, стратегию и другие факторы, влияющие на количество продаж ТП.

Соотношение торговых заказов и их возврата

КПИ торгового агента можно просчитать и на основе данного соотношения. Для этого вам придется оценить такие показатели:

  • статистику возврата и продаж данного ТП;
  • соотношение продаж к возвратам;
  • соотношение продаж и возвратов данного ТП к среднему показателю продаж и возвратов.

Своевременность анализа KPI на основе этих данных влияет на успешность продаж компании в целом. Вместе с тем, заниматься подобными вопросами в одиночку довольно нелегко. Лучший вариант — это внедрить специально разработанную систему KPI для торговых представителей от компании ABMDD.

Автоматизированная программа позволит уменьшить временные и финансовые издержки на проведение аналитических процессов, сделает их более оперативными, точными и эффективными.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *