Номенклатура дел кадровой службы

Содержание

Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год — образец

Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы

Структура номенклатуры отдела кадров

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

Итоги

Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

  • Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
  • На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

  • приказы;
  • договоры;
  • учетные документы;
  • карточки;
  • трудовые книжки и т. д.

В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

  • перечень типовых документов, утвержденный приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236;
  • перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 236, а также разделе 6 перечня, введенного Главархивом СССР.

Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:

  • должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
  • могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
  • могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:

  • перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
  • сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы

Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:

  • классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
  • определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.

Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.

Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество единиц хранения;
  • сроки хранения и номера статей по перечню;
  • примечания к номенклатуре.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.

Структура номенклатуры отдела кадров

Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:

  • В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
    • с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
    • какой порядковый номер соответствует конкретному делу.
  • Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).
  • 2-я графа номенклатуры по форме приложения 8 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
  • В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
  • В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
  • В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.

Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.

Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).

Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.

Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.

Кадровику нужно будет:

  • окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их;
  • согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
  • дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:

  • собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива;
  • согласовать сводную номенклатуру с документоведом;
  • утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.

Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.

В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.

Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2020 год

Загрузить образец номенклатуры дел кадровой службы предприятия, актуальный в 2020 году, вы можете на нашем портале.

Скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2020 год

Итоги

Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.

Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.

Узнать больше о специфике составления и использования номенклатуры дел на предприятии вы можете из статьи «Как составить номенклатуру дел в организации?».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

ФАЙЛЫ
Скачать бланк приказа об утверждении номенклатуры дел .docСкачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел .doc

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

  • номер и дату создания приказа;
  • наименование организации;
  • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Образец приказа

В начале документа указывают:

  • наименование организации, по которой создается приказ;
  • номер приказа по внутреннему документообороту;
  • дата составления;
  • населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем

Читайте в статье:

  • Как правильно составить номенклатуру дел отдела кадров
  • Какими нормативными правовыми актами необходимо руководствоваться в работе
  • Что включает в себя понятие «уточнить номенклатуру дел»
  • Как внести изменения в действующую номенклатуру дел

Последний месяц года в службах делопроизводства организаций традиционно посвящен составлению номенклатуры дел на следующий год. Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком).

КАК СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ?

Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее — Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила).

Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.

Второй этап — заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1).

К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.

Пример 1. Форма номенклатуры дел

Заполняем графы номенклатуры дел

Графа 1 «Индекс дела». Состоит, как правило, из двух частей:

  • порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
  • порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.

Например, порядковый номер отдела кадров организации — 24. Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения — 25-е и получило индекс 24–25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–448093/2014 (Касимова Р. А.)».

Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.

Например, Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство “Сенатор”», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. п.

Графа 3 «Количество дел». Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015).

Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведением и выверкой представленной коллегами информации.

Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.

Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям.

Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.

В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. (состав дел в каждой организации может отличаться).

Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров

ПЕРЕСМОТР И УТОЧНЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОТДЕЛА КАДРОВ

Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.

Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:

  • обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
  • обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):

Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год

а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:

Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.

ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ В АКТУАЛЬНУЮ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)

Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

Что такое переходящие дела?

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).

Например, если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.

Если в организации появился новый отдел

Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

Например, в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. — 25-06».

Выводы:

  1. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря.
  2. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
  • вновь заведены в уходящем году;
  • не будут вестись в подразделении в будущем году.

3. Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.

Номенклатуры дел кадровой службы

Что такое номенклатура дел и для чего она нужна организации?

Номенклатура дел – это систематизированный по тематике, видам и срокам хранения документов, входящих в их состав, перечень заголовков дел, заводимых в организации в рамках календарного года.

Номенклатура дел позволяет внедрить в организации преемственную систему хранения и использования документов (всегда известно, что и где хранится), повысить уровень сохранности особо ценных документов, оптимизировать процесс отбора документов на уничтожение с истекшими сроками хранения.

Основные нормативные акты РФ, являющиеся основой пр и разработке номенклатуры дел:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Устанавливает сроки хранения кадровых документов (до 01.01.2003 г. – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет) и порядок исчисления сроков хранения.
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015г. за № 38830 – устанавливают требования к порядку разработки и форме номенклатуры дел.
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден Минкультуры РФ от 25.08. 2010г. N 558, Зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380 – устанавливает сроки хранения всех документов организации.

Основной принцип построения номенклатуры дел

Номенклатура дел организации – обобщенный документ, содержащий в своем составе описание типов папок каждого структурного подразделения организации. В номенклатуру дел включаются все оригиналы документов с одинаковыми сроками хранения, создаваемые как в бумажном, так и электронном виде, с указанием их фактического места хранения, за исключением копий и черновиков.

Как использовать предложенный вариант номенклатуры

Вы можете использовать предложенный «Делис Архив» вариант шаблона номенклатуры дел управления по работе персонала/кадровой службы как базу для разработки своей собственной номенклатуры, внося необходимые корректировки и дополнения. Обращаем ваше внимание, что номенклатура дел является внутренним нормативным актом организации, в связи с чем, порядок ее оформления и содержания в коммерческой организации и организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, могут отличаться от установленной нормативными актами формы (шаблон формы). В случае необходимости, вы можете самостоятельно определить сроки хранения необходимых документов, воспользовавшись бесплатным сервисом «Архивист онлайн».

Шаблон номенклатуры дел кадровой службы/управления по работе персонала:

Индекс дела

Заголовок дела

Срок хранения, № статей по перечню, законодательным актам Наименования подразделений Примечания

1. Работа с персоналом

Штатное расписание

Пост. ст.71а

Упр. по работе с персоналом

Список (штатно-списочный состав) работников

Пост. ст.74

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Внутренние нормативные акты (положение об оплате труда, социальные программы, кодекс профессиональной этики, положения о защите персональных данных, правила внутреннего трудового распорядка)

Пост. ст.27а

Упр. по работе с персоналом

Должностные инструкции

50 л. ст.77а

Упр. по работе с персоналом

Приказы по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные

50 л. ст.19б

Упр. по работе с персоналом

Приказы по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков (с заявлениями работников), о командировках

5 л. ст.19б

Упр. по работе с персоналом

Журналы регистрации приказов по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные

50 л. ст.695а

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Журналы регистрации приказов по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков, о командировках

5 л. ст.695ж,з

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Личные карточки работников (форма № Т-2)

50 л. ст.658

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Личные дела руководителей Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.)

Пост. ст.656а, 666

Упр. по работе с персоналом

Личные дела работников Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.)

50 л. ст.656б, 666

Упр. по работе с персоналом

Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

50 л. ст.695б

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Трудовые книжки

До востребования, ст.664

Упр. по работе с персоналом

невостребов анные -75 л.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

75 л. ст.695в

Упр. по работе с персоналом

Заявления о выдаче справок с места работы

5 л. ст.253

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Графики предоставления отпусков

1 г. ст.693

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Описи документов, передаваемых страхователем в Пенсионный фонд РФ для получения страховых свидетельств и сопроводительные ведомости на выданные страховые свидетельства

5 л. ст.898

Упр. по работе с персоналом

Договоры, дополнительные соглашения ДМС с медицинскими страховыми Компаниями и документы к ним

5 л. ст.909

Упр. по работе с персоналом

после истечения срока действия договора

Договоры с кадровыми агентствами по подбору персонала

5 л. ст.443

Упр. по работе с персоналом

после истечения срока действия договора

Резюме кандидатов на вакантные должности

5 л. ст.652, 663

Упр. по работе с персоналом

Листы интервью с кандидатами на вакантные должности

5 л. ст.652, 663

Упр. по работе с персоналом

Договоры об обучении

5 л. ст.443,721

Упр. по работе с персоналом

после истечения срока действия договора

Учебно-методические пособия для обучающих семинаров и тренингов

До минования надобности ст.712б

Упр. по работе с персоналом

Опросные листки по итогам участия в семинарах и тренингах работников Компании

5 л. ст.708

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Квалификационные аттестаты, сертификаты работников Компании по обязательному обучению

До востребования ст.664

Упр. по работе с персоналом

невостребованные -75 л.

Документы (тесты) по определению (оценке) квалификации и индивидуальных качеств работников Компании

До замены новыми ст.701б

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Итоговые документы (отчеты, презентации) по проведенным тестированиям

5 л. ст.705

Упр. по работе с персоналом

Списки работников Компании, планируемых для направления на обучение, повышения квалификации

5 л. ст.719, 733

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

Документы (справки, сведения, отчеты, акты, заключения, предписания) проверок работы с кадрами государственными органами

Пост. ст.173, 648

Упр. по работе с персоналом

Журнал учета проверок государственными органами, их решений, определений, предписаний, актов, заключений

5 л. ст.176

Упр. по работе с персоналом

Документы (списки, заявления работников Компании) о добровольном медицинском страховании (о страховании родственников)

3 г. ст.913

Упр. по работе с персоналом

Переписка со страховыми Компаниями по вопросам страхования работников

5 л. ст.910

Упр. по работе с персоналом

2. Охрана труда

Инструкции по охране труда и технике безопасности

Пост. ст.27а

Гр. охраны труда

Документы (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест) об аттестации рабочих мест по условиям труда

45 л. ЭК ст.602

Гр. охраны труда

Предписания, акты Государственной инспекции по труду г. Москвы и документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

5 л. ЭК ст.603

Гр. охраны труда

Планы мероприятий по улучшению условий труда работников

5 л. ст.608

Гр. охраны труда

Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций

До замены новыми ст.619

Гр. охраны труда

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности

5 л. ст.624

Гр. охраны труда

Протоколы аттестации по технике безопасности

5 л. ст.625

Гр. охраны труда

Журнал учета профилактических работ по технике безопасности (Журнал учета присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектрическому персоналу)

10 л. ст.626а

Гр. охраны труда

Журнал инструктажа по технике безопасности

10 л. ст.626б

Гр. охраны труда

Журнал проведения аттестации по технике безопасности

5 л. ст. 626в

Гр. охраны труда

Документы (отчеты, акты, заключения, предписания, докладные записки) проверок организации Государственным пожарным надзором

Пост. ст.173а

Гр. охраны труда

Отчеты замеров сопротивления изоляции в офисах

10 л. ст. 1406**

Гр. охраны труда

Переписка по вопросам охраны труда и технике безопасности

5 л. ЭК ст.605, 607

Гр. охраны труда

в электронном виде и на бумажных носителях

Перечень профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров

Пост. ст.645а

Гр. охраны труда

Сведения об авариях и несчастных случаях

5 л. (1) ЭК ст.629

Гр. охраны труда

(1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человечески ми жертвами, -пост.

Журнал регистрации несчастных случаев, учета аварий

Пост. ст.630

Гр. охраны труда

Остались вопросы? Мы вам поможем!

Если у вас остались вопросы по срокам хранения кадровых документов, порядке разработки и внедрения номенклатуры дел, организации процесса упорядочения и хранения документов, обращайтесь по адресу HH-expert@archiv.ru и мы вам поможем.

В письме просим указать ваше имя, корпоративный адрес электронной почты, контактный номер телефона и название организации.

Просим отнестись с пониманием к тому, что запросы без обозначенных выше данных останутся без ответа экспертов «Делис Архив».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *