Нормативная база

1. Какие документы составляют нормативно-методическую базу делопроизводства.

определите стил речи(текст) из чего же вырастает огромная человеческая любовь ко всему что уменьшается слове Родина. Родина это очень многое это и тропинка с бородом через ручей пространство в одну шестую все земной карты. Это и ракета нацеленная к луне птицы летающие на север над нашем домом. Это и Москва и малый в десять дворов деревеньки. Это имена людей название новых машин танцы которые не иставо хлопают во всех городов Земли. Родина подобна на ограмную дереву, на котором не сосчитать листьев. И всё, что мы делаем доброго прибавляет силу. На всякое дерево имеет корни. Без корней его повалил бы даже не сильный ветер. Корни питают дерево связывают его с землей. Корни это то чем мы жили вчера год назад,сто, тысяч лет назад. Это наша история. Это их дела, молчаливо живущего рядом снами , в степных каменных бабах, в разных наличниках,в деревянных игрушках и диковинных храмах удивительных песнях и сказках. Это славное имена полководцев, поэтов борцов за наградной дело. Человеку надо знать свои корни. Тогда и воздух,которым он дышит, будет целебен и вкусен, и земля, на которой стоят его ноги, будет дороже, и всё, что будет выходить из рук его, будет овеяно мастерством его предшестников красотой, наполненной в веках Даваете же будем помнить об этих корнях ПОМОГИТЕ ПЖЖЖ​

Нормативные документы делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

— законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

— указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

— нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

— технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

— общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

— унифицированные системы документации;

— нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

1.Нормативно-методическая база делопроизводства

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис. 1.).

Рис.1 Структура нормативно-правовой базы делопроизводства

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Ниже будут приведены лишь краткие характеристики законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, так и целиком посвященные данным вопросам, при этом акты, имеющие первостепенное значение, будут выделены особо.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом…» (4.4, ст. 29). Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ.

Федеральный закон содержит ряд основополагающих положений по документационному обеспечению управления. Закон определил порядок обязательного документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию органам государственной власти.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом…» (4.4, ст. 29). Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ.

Федеральный закон содержит ряд основополагающих положений по документационному обеспечению управления. Закон определил порядок обязательного документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию органам государственной власти

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

— законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

— указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

— правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

— правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

— правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

— государственные стандарты на документацию;

— унифицированные системы документации;

— общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

— Государственную систему документационного обеспечения управления.

1. основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

2. нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

3. нормативные документы по организации архивного хранения документов.

В Российской Федерации в соответствии со сложившейся за весь предшествующий период Российской государственности практикой отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию.

Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями.

Решениями органов власти значительная роль в управлении документацией в различных её аспектах отведена Государственной архивной службе России.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом…» (4.4, ст. 29). Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ.

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы «О Государственном гербе Российской Федерации», «О языках народов Российской Федерации», «Об участии в международном информационном обмене», «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи», «О коммерческой тайне», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О бухгалтерском учете» и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

Назовем также ряд Указов Президента РФ: «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ», «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»; постановлений Правительства РФ: «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации». Значение данных правовых актов для функционирования делопроизводственной системы страны видно из самих названий этих документов.

Остановимся далее на нормативных актах, имеющих в настоящее время для организации делопроизводственного обеспечения управления первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении. Вот эти документы:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) .

ГСДОУ в настоящее время пока остается наиболее полным общеотраслевым нормативным актом, регламентирующим работу с деловыми документами. Как уже было сказано выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации до-кументационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.

Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие такой системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, Интернет, автоматизированная номенклатура дел и т. д.). О перспективах развития документационного обеспечения управления в РФ см. п. 1.3.2.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, агентствах, службах.

Типовая инструкция, отражая определенную специфику подготовки нормативной документации федерального уровня, по содержанию и оформлению документов увязана с действующим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р 6.30–2003 в отношении требований к оформлению управленческой документации (см. ниже).

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. Наряду с данным основополагающим законом в стране действуют ряд нормативных актов разного уровня по обеспечению сохранности документов, на которые по мере необходимости в настоящем пособии будут делаться ссылки.

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30–2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению деловой документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь – Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003 г. № 65-ст. (рис. 1.8). В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ р 6.30–97 и его предшественников ГОСТ 6.38–72 и ГОСТ 6.39–72.

Требования ГОСТ Р 6.30–2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документа ции (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011–93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.

В свете вступившего в силу с 1 июля 2003 г. Федерального закона «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ , который ввел в практику добровольное использование национальных стандартов, в ГОСТ Р 6.30–2003 внесена принципиально новая запись о рекомендательном характере его требований. Поскольку в стране действует единственный стандарт на оформление органи-зационно-рапорядительной документации (нет выбора!), то добровольность не следует истолковывать как необязательность. Речь может идти только о некоторых послаблениях в оформлении документов по сравнению с ранее действовавшим стандартом ГОСТ Р 6.30–97.

Кроме уже названных нормативно-методических документов в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными нормативно-правовыми актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации. По мере необходимости на них будут делаться соответствующие ссылки.

Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы.

2. Разработка нормативных документов по ДОУ

Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.

Основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536) и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.

Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации. Общие требования, предъявляемые к номенклатуре дел, закреплены в части 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления документов.

Организация ведения кадрового делопроизводства

Кадровые документы, являясь неотъемлемой частью практической деятельности организации, фиксируют различные сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., так как закрепляют трудовые отношения работников и работодателя, подтверждают трудовой стаж граждан, являются доказательством при разрешении индивидуальных трудовых споров.

Кадровое делопроизводство — это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом.

Документальное оформление кадровых процедур — неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Нормативно-методическая база кадрового делопроизводства

Нормативно-методическая база кадрового делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база кадрового обеспечения управления предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. В этих целях разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам применяемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в том числе с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.

Комплекс плановой документации включает себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами фирмы, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения квалификации работников и т. п. Плановые документы составляются совместно руководством фирмы, сотрудниками финансового подразделения, референтом и руководителями других заинтересованных подразделений фирмы. Программы и планы подписываются обычно руководителем финансового подразделения и утверждаются первым руководителем фирмы.

Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя:

  • · сбор, обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения фирмы за предыдущий и текущий периоды времени;
  • · получение концепции предполагаемого развития деятельности фирмы и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствования технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;
  • · прогнозирование динамики изменения должностного состава работников фирмы в разрезе специальностей, профессий, квалификации;
  • · проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;
  • · определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;
  • · расчет числа сокращаемых работников по должностям и перспектив их трудоустройства;
  • · расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников по должностям; расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;
  • · разработка проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов;
  • · согласование, подписание и утверждение программ и планов;
  • · детализация программ и планов по направлениям деятельности фирмы, структурным подразделениям и филиалам;
  • · текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельности фирмы.

Перечень нормативных документов кадрового делопроизводства:

1. Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.

Принят Государственной Думой 1 октября 2004 года. Одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 года.

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Законодательство в архивном деле в Российской Федерации состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

Основные понятия применяемые в законе:

  • 1) архивное дело в Российской Федерации — деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
  • 2) архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
  • 3) документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
  • 4) документ Архивного фонда Российской Федерации — архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
  • 5) особо ценный документ — документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;
  • 6) уникальный документ — особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;
  • 7) архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
  • 8) Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
  • 9) архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
  • 10) государственный архив — федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее — федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее — государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
  • 11) муниципальный архив — структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
  • 12) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);
  • 13) временное хранение архивных документов — хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
  • 14) временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона;
  • 15) депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
  • 16) экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
  • 17) упорядочение архивных документов — комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
  • 18) владелец архивных документов — государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;
  • 19) пользователь архивными документами — государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
  • 2. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006 года.

Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:

  • 1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
  • 2) применении информационных технологий;
  • 3) обеспечении защиты информации.

Понятия, используемые в законе:

  • 1) информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
  • 2) информационные технологии — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;
  • 3) информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
  • 4) информационно-телекоммуникационная сеть — технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;
  • 5) обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;
  • 6) доступ к информации — возможность получения информации и ее использования;
  • 7) конфиденциальность информации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;
  • 8) предоставление информации — действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц;
  • 9) распространение информации — действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;
  • 10) электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
  • 11) документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;
  • 12) оператор информационной системы — гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных.
  • 3. Федеральный закон российской Федерации «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» № 173-ФЗ от 17 декабря 2001 года.

Закон устанавливает основания возникновения и порядок реализации права граждан Российской Федерации на трудовые пенсии.

Трудовые пенсии устанавливаются и выплачиваются в соответствии с законом «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». Изменение условий и норму становления, а также порядка выплаты трудовых пенсий осуществляется путем внесения изменений и дополнений в закон.

Для целей Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» применяются следующие понятия:

трудовая пенсия — ежемесячная денежная выплата в целях компенсации гражданам заработной платы или иного дохода, которые получали застрахованные лица перед установлением им трудовой пенсии либо утратили нетрудоспособные члены семьи застрахованных лиц в связи со смертью этих лиц, право на которую определяется в соответствии с условиями и нормами, установленными настоящим Федеральным законом;

страховой стаж — учитываемая при определении права на трудовую пенсию суммарная продолжительность периодов работы и (или) иной деятельности, в течение которых уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации, а также иных периодов, засчитываемых в страховой стаж;

расчетный пенсионный капитал — учитываемая в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации, общая сумма страховых взносов и иных поступлений в Пенсионный фонд Российской Федерации за застрахованное лицо и пенсионные права в денежном выражении, приобретенные до вступления в силу настоящего Федерального закона, которая является базой для определения размера страховой части трудовой пенсии;

установление трудовой пенсии — назначение трудовой пенсии, перерасчет ее размера, перевод с одного вида пенсии на другой;

индивидуальный лицевой счет — совокупность сведений о поступивших страховых взносах за застрахованное лицо и другой информации о застрахованном лице, содержащей его идентификационные признаки в Пенсионном фонде Российской Федерации, а также иные сведения, учитывающие пенсионные права застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования»;

специальная часть индивидуального лицевого счета — раздел индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе индивидуального учета в Пенсионном фонде Российской Федерации, в котором учитываются сведения о поступивших за это лицо страховых взносах, направляемых на обязательное накопительное финансирование трудовых пенсий, доходе от их инвестирования и о выплатах, произведенных за счет пенсионных накоплений;

пенсионные накопления — совокупность учтенных в специальной части индивидуального лицевого счета средств, сформированных за счет поступивших страховых взносов на обязательное накопительное финансирование трудовых пенсий и дохода от их инвестирования;

ожидаемый период выплаты трудовой пенсии по старости — показатель, рассчитываемый на основе данных федерального органа исполнительной власти по статистике и используемый для определения страховой части и накопительной части трудовой пенсии.

  • 4. Трудовой кодекс Российской Федерации — свод законов, устанавливающий трудовые нормы и определяющий трудовые отношения между работниками и работодателями. В Российской Федерации был утвержден 1 февраля 2002 года. Данный кодифицированный законодательный акт является самым важным правовым документом, определяющим то, какими должны быть трудовые отношения в России. Он подробно описывает права и обязанности работодателя и работника. Если сравнить ТК РФ с остальными выпускаемыми в стране федеральными законами, связанными с трудом (Постановление Правительства, Указ Президента и так далее), то он будет иметь приоритет перед ними. Именно на него будут ссылаться в случае судебных предписаний или установки правил для работы. В законодательном акте прописаны правила и нормы в отношении вопросов об охране труда, правах и обязанностях обеих сторон трудового договора (нанимателе и работнике), профессиональной подготовки кадров, процесса повышения квалификации, социальных норм, устройства непосредственно на работу. При помощи трудового кодекса решаются спорные вопросы, возникающие в процессе работы или наймы. В состав ТКРФ, как и любого законодательного акта, входят части, разделы, главы и статьи.
  • 5. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.»

Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) федеральной службы России. Внесен Научно-техническим управлением Госстандарта России. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы-постановления, приказы, решения, протоколы, акты, письма, включенные в ОК011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Стандарт содержит 30 реквизитов, которые используют при подготовке и оформлении документов.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», или «были», «находились»).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Связный текст состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (приказы-распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, дату документа, регистрационный номер документа. Заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «прошу», «предлагаю»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», комиссия постановила»)

В письмах используют следующие формы изложения:

  • — от первого лица множественного числа («просим направить»)
  • — от первого лица единственного числа («прошу выделить»)
  • — от третьего лица единственного числа («организация не возражает»)

Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов. А4 (210*297 мм) и А5 (148*210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

  • 20 мм — левое;
  • 10 мм — правое;
  • 20 мм — верхнее;
  • 20 мм — нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков- угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

  • — общий бланк;
  • — бланк письма;
  • — бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Он включает в себя Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблему организации или товарный знак, наименование организации, дату документа, место составления или издания документа.

Бланк письма включает в себя Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблему организации или товарный знак, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/ код постановки на учет (ИНН/КПП), наименование организации, справочные данные организации.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает в себя Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблему организации или товарный знак, наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа.

6. «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) разработан научно-исследовательским институтом классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта России, Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива, Департаментом информатизации Центрального Банка России, Пенсионным фондом России. Внесен главным управлением технической политики в области стандартизации Госстандарта России. Принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.3.

Общероссийский классификатор управленческой документации является частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению. ОКУД разработан разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации на территории Российской Федерации. ОКУД предназначен для решения следующих задач:

  • — регистрации форм документов;
  • — упорядочения информационных потоков;
  • — сокращения количества применяемых форм;
  • — контроль за составом форм документов;
  • — рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские унифицированные формы документов. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятизначных знаков и контрольного числа. В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

  • — блок идентификации;
  • — блок наименований объекта классификации.

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки- принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации. Третий и четвертый знаки- общность содержания форм документов и направленность их использования. Пятый, шестой и седьмой знаки- регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса. Восьмой знак — контрольное число.

Согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. №835 «о первичных учетных документах» заинтересованным федеральным органам исполнительной власти предоставлено право по согласованию с Госкомстатом России на базе унифицированных форм первичной учетной документации разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов в организациях, находящихся в сфере их деятельности.

  • 7. Инструкция по кадровому делопроизводству, включающая следующие основные разделы:
  • 1) общие положения;
  • 2) документирование управленческой деятельности включающий подразделы: состав управленческих документов, классификация, унификация, стандартизация управленческих документов;
  • 3) правила подготовки и оформления управленческих документов, включающие подразделы: требования к бланкам документов; требования и правила оформления реквизитов служебных документов; требования и правила оформления текстов служебных документов; правила подготовки и оформления распорядительных документов (приказ; распоряжение; протокол; решение; другие (по необходимости)); правила подготовки и оформления организационных документов (положение; правила; инструкция; решение; другие (по необходимости)); правила оформления информационно-справочных документов (служебное письмо; служебная записка; другие (по необходимости));
  • 4) организация документооборота, включающая описание: порядка обработки и движения поступающих (входящих) документов; порядка подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов; порядка подготовки, обработки и движения внутренних документов; порядка работы исполнителей с документами; порядка регистрации документов; организации контроля исполнения документов; порядок учета объема документооборота;
  • 5) организация документов в кадровом делопроизводстве, включающая описание: правил составления номенклатуры дел компании; правил формирования и оформления дел; порядка систематизации и организации оперативного хранения документов; правил подготовки документов к передаче в архив;
  • 6) другие разделы, определяющие специфику компании (по необходимости).

Инструкция состоит из основных разделов и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании.

При разработке данной инструкции можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные акты.

Другие нормативные и методические документы в зависимости от потребности и специфики компании.

Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

  • · законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;
  • · плановую документацию;
  • · организационно-правовую документацию;
  • · персональную документацию;
  • · договорную документацию;
  • · распорядительную документацию;
  • · учетную кадровую документацию;
  • · документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
  • · отчетную и отчетно-справочную документацию.

Отдельные комплексы документов обычно имеют целевую принадлежность различным структурным подразделениям или сотрудникам (кадровой службе, секретарю-референту, бухгалтерии, юрисконсульту и др.). Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними типовых направлений (функций) ведения кадровой работы. Такое деление функций и соответствующей документации характерно для традиционной (ручной, делопроизводственной) системы обработки документной информации.

Законодательная и методическая база кадрового делопроизводства

1. Современная законодательная и методическая база кадрового делопро­изводства 4

2. Составьте комплекс документов по оформлению перевода сотрудника из одного подразделения в другое (заявление, представление руководителя структурного подразделения, дополнение к трудовому договору, приказ) 9

Введение

Компании, особенно с развитой иерархической и территориально-распределенной структурой управления, работающие в различных отраслях производства, имеют значительные различия в организации работы с документами, требующие специальной регламентации. Такие компании чаще всего испытывают постоянную необходимость в унификации документационных процессов, применении новых и устранении устаревших методов и приемов работы с документами. Поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления любой компании.

Нормативное регулирование вопросов ДОУ во многом предопределяется также необходимостью в существовании «писаных правил» работы сотрудников в условиях внедрения информационных технологий. А эффективное внедрение систем электронного документооборота зависит от того, насколько правильно выполняются эти правила и требования, которые закрепляются в соответствующих нормативных и методических документах. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют вопросы нормативно-методического обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны не только при внедрении информационных технологий, но и при создании методологической основы для организации работы с бумажными документами и проведения последующих мероприятий по совершенствованию ДОУ.

1. Современная законодательная и методическая база кадрового делопро­изводства.

В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого предприятия определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации. На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации.

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современ­ной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и ме­тодических документов, регламентирующих вопросы созда­ния, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обес­печению управления оказались рассеянными по многим зако­нодательным и нормативным актам. Знание этих документов для специалистов в области делопроизводства необходимо. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших зако­нодательных и нормативным актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает обязатель­ность документирования информации, определил ряд терминов («информация», «документированная информация» и др.) обязал организации всех форм собственности предоставлять со­ответствующую требуемую информацию государственным орга­нам.

Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документиро­вания. В ряде статей ГК установлены требования к содержа­нию устава и учредительного договора, на основании которо­го действуют юридические лица.

Федеральные законы «Об акционерных обществах», «Об об­ществах с ограниченной ответственностью» определяют обя­занности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Федерального закона «Об архивном деле в Рос­сийской Федерации», устанавливающего соответствующие положения о взаимоотношениях юридических лиц и их архи­вов со специально уполномоченными государственными орга­нами и учреждениями в области архивного дела, а также ответ­ственность руководителей юридических лиц всех уровней, включая высший, за обеспечение сохранности, режима, сроков хранения и доступа к архивным документам и их уничтожения.

Ряд законодательных актов (Федеральный закон «Об информа­ции, информационных технологиях и о защите информации», За­кон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест про­исхождения товаров», постановление Правительства РФ «Об упо­рядочении изготовления, использования, хранения и уничтоже­ния печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержит нормы, которые необ­ходимо учитывать при составлении и оформлении деловых доку­ментов. Действующим законодательством регулируются требова­ния к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (постановления Правительства РФ «Об утверж­дении правил оказания услуг почтовой связи», «Об утвержде­нии правил оказания услуг телеграфной связи»), приданию до­кументам на машинном носителе юридической силы (Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»).

Следует упомянуть ряд других нормативно-правовых актов таких как Указ Президента Российской Федерации «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне», Федеральный закон РФ «О коммерческой тайне», «О бухгалтерском учете», «Об авторском праве и смежных» правах», имеющих большое значение при оформлении управленческой документации.

Остановимся далее на нормативных документах, имеющих для организации делопроизводственного процесса в кадровой службе первосте­пенное значение. Положения, требования, правила этих доку­ментов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем из­ложении учебного материала. Вот эти документы:

• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к докумен­там и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положе­ниях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в управле­нии отечественной экономикой.

ЕГСД замышлялась как научно обоснованный комплекс правил, норм и рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении организационно-распорядительной документации. В ЕГСД были сформулированы общие правила документиро­вания управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изло­жены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов.

В рамках ЕГСД была разработана и внедрена унифици­рованная система организационно-распорядительной до­кументации (УСОРД) в составе государственных стандар­тов: ГОСТ 6.38-72 (основные положения) и ГОСТ 6.39-72 (формуляр-образец). В дальнейшем стандарты пересматри­вались (1988 г.) в связи с внедрением в делопроизводство вычислительной техники, а сама ЕГСД была переработа­на в Единую государственную систему документационно-го обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГС­ДОУ распространялись уже на все виды управленческих документов. В 1991 г. ЕГСДОУ и была преобразована в Го­сударственную систему документационного обеспечения управления — ГСДОУ.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламен­тирующих основные правила работы с документами в органи­зациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс ав­томатизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные тек­стовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).

  • ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система органи­зационно-распорядительной документации. Требования к оформ­лению документов.

Предшественниками данного стандарта являются упомяну­тые выше ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. На их базе, с учетом почти двадцатилетней практики использования, был разрабо­тан единый стандарт ГОСТ 6.38-90, который, однако, вслед­ствие значительных социально-экономических изменений, произошедших в нашей стране в 90-х годах XX в., быстро уста­рел и был заменен вначале ГОСТ Р 6.30-97, а затем упомяну­тым выше действующим в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.

  • Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Инструкция разработана в целях совершенствования доку­ментационного Обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленчес­ких документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функциони­рованию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организа­ции работы с документами в федеральных органах исполнитель­ной власти.

Инструкция используется не только федеральными органа­ми власти, она также находит применение в организациях в ка­честве основы для создания собственных систем документаци­онного обеспечения управления.

  • Основные правила работы архивов организаций.

Правила освещают в соответствии с действующим Положе­нием об архиве государственного учреждения требования к но­менклатуре дел, порядок проведения экспертизы ценности до­кументов и передачи их в архив, работу с документами в архивах.

  • Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Типовое положение излагает особенности документооборо­та данной категории документов: регистрацию, ведение картотеки, сроки исполнения, формирование дел и их архивное хранение.

Кроме того, действуют нормы и правила работы с рядом спе­цифических документных образований, которые регламентиру­ются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, отчет­но-статистической и некоторых других видах документации.

  1. Составьте комплекс документов по оформлению перевода сотрудника из одного подразделения в другое (заявление, представление руководителя структурного подразделения, дополнение к трудовому договору, приказ).

Генеральному Директору ООО «Карат-экспорт»

Максимову Ю.Г.

Офис-менеджера

Лазаревой Ирины Юрьевны

Заявление

Прошу перевести меня на должность менеджера по персоналу с 19.02.2009 г.

01.02.2009 Лазарева

Код
Форма по ОКУД 0301018
по ОКПО
ООО «Карат-сервис»

Номер документа Дата составления
ПРИКАЗ №1 19.03.2009 г.

(распоряжение) о переводе работника на другую работу

Перевести на другую работу:

Фамилия, имя, отчество Табель- ный номер Структурное подразделение Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб. Вид перевода (постоянно, временно) Основание: изменение к трудовому договору; С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись. Дата
прежнее новое прежняя новая с по номер дата
новая
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Лукошкина Ирина Юрьевна 1 Отдел продаж Отдел кадров Офис-менеджер Менеджер по персоналу 9.000 постоянно 1 20.03.2209 г.

Руководитель организации Генеральный директор Максимов Ю.Г.
должность личная подпись расшифровка подписи

ООО «Карат-экспорт»

г. Магнитогорск 20.03.2009 г.

Дополнительное соглашение № 1

к трудовому договору (контракту) №1 от 11.02.2008 г.

ООО «Карат-сервис», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице Максимова Ю.Г., действующего на основании Устава, с одной стороны и Лазаревой И.Ю., именуемый в дальнейшем работник, с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение о нижеследующем:

1. Пункт 12 трудового договора № 1 от 11.02.2008 г. изложить в следующей редакции: «Оклад в размере 9.000 рублей в месяц».

2. Пункт 11 трудового договора № 1 от 11.02.2008 г. изложить в следующей редакции: «на должность менеджера по персоналу».

3. Все остальные положения указанного Договора остаются прежними.

Настоящее Дополнительное соглашение вступает в силу с момента подписания Сторонами, является неотъемлемой частью трудового договора №1 от 11.02.2008 г., составлено в 2 (Двух) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для по одному для каждой из Сторон.

Генеральный директор

ООО «Карат-сервис»

Максимов Ю.Г. Лазарева И.Ю.

подпись подпись

М.П.

ООО «Карат-экспорт»

Отдел кадров Генеральному Директору

ООО «Карат-экспорт»

Максимову Ю.Г.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

19.03.2009 г. № 415 РЕЗОЛЮЦИЯ

о переводе на другую работу

Лукошкин В.В.

Лазарева Ирина Юрьевна имеет огромный опыт в кадровой сфере, зарекомендовала себя как грамотный специалист. Ее перевод в отдел кадров позволит существенно повысить эффективность кадровой работы.

Нормативно-методическая база  делопроизводства.

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по учебной дисциплине «Основы документационного обеспечения управления»

ВАРИАНТ №5

ВЫПОЛНИЛ:

Котов М.Ю.

полная программа

специальность

«Менеджмен организации»

Москва 2005

Нормативно-методическая база делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства — ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

— законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

— указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

— правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

— правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

— правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

— государственные стандарты на документацию;

— унифицированные системы документации;

— общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

— Государственную систему документационного обеспечения управления. основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

— нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

— нормативные документы по организации архивного хранения документов.


В Российской Федерации в соответствии со сложившейся за весь предшествующий период Российской государственности практикой отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию.

Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями (рис. 1.2.1).

Решениями органов власти значительная роль в управлении документацией в различных её аспектах отведена Государственной архивной службе России.

1. Государственная архивная служба России и её органы занимаются сбором и хранением документов. Кроме того, как центральный орган федеральной исполнительной власти, то есть ведомство, несет ответственность за рационализацию делопроизводства в стране.

Она разрабатывает нормативы и рекомендации как по организации делопроизводства в целом, так и по отдельным направлениям работы с управленческой документацией, в том числе и на машинных носителях записи. Указания Государственной архивной службы по вопросам делопроизводства распространяются на все организации независимо от системы хозяйствования и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, их обработки и сохранения.

Местные архивные органы и государственные архивы также выполняют соответствующие задачи в области управления документацией, особенно по внедрению новых нормативов и методических разработок и контролю за их соблюдением.

2. На комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации возложена в свою очередь ответственность за нормативное закрепление конкретных документных форм, их информационных элементов, систем документации, общая координация проводимых в стране работ по унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах деятельности форм документов.

Рис. 1.2.1 Органы государственной власти и управления документацией

Таким образом, Архивная служба и Комитет по стандартизации являются основными ведомствами, регулирующими документацию в общегосударственном масштабе. Как правило, они действуют в тесном контакте при решении всех основных вопросов управления документацией и совершенствования делопроизводства. Им принадлежит определение совершенствования документации и организации работы с ней.

В любой организации должно быть четкое разграничение функций и обязанностей между сотрудниками в соответствии с их квалификацией и служебным положением, в том числе и в сфере управления документацией. В структуре работников должна быть учтена численность сотрудников делопроизводителей службы по отношению к общей численности работников, или по количественным нормам выработки в единицу времени.

Подготовка собственных нормативных и методических документов по этому направлению руководства документацией, а также координация, экспертиза и утверждение работ сторонних организаций в течение последних десятилетий закреплены за Государственным комитетом по труду и социальным вопросам ( в настоящее время — Министерство труда).

Документационное обеспечение — важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Регулируя гражданские правоотношения, Гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.

Основными из них являются:

1. Закон Российской Федерации “О стандартизации”

2. Федеральный закон РФ “Об информации, информатизации и защите информации”

3. Федеральный закон “Об участии в международном информационном обмене”

4. Закон РФ “О государственной тайне”

5. Закон РФ “Об Архивном фонде РФ и архивах”

Закон Российской Федерации “О стандартизации” от 10 июня 1993 года № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты.

Федеральный закон РФ “Об информации, информатизации и защите информации” от 20 февраля 1995 года № 24-Ф3 устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровня доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Документирование информации — обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы — осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов их массивов, безопасность Российской Федерации. Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством РФ, в том числе он имеет право:

— назначить лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами, или оперативное управление ими;

— установить в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;

— определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организация и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента “Об основах государственной политики в сфере информатизации” от 20 января 1994 года, постановлениях Правительства “Об информационном обеспечении предпринимательства в РФ” от 1 декабря 1994 года, “Об улучшении информационного обеспечения населения РФ” от 12 января 1996 года и др.

Федеральный закон “Об участии в международном информационном обмене” от 4 июля 1996 года № 85-Ф№ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов РФ, субъектов РФ и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.

Закон РФ “О государственной тайне” от 21 июля 1993 года № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ.

Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, принятые Верховным Советом РФ 7 июля 1993 года, направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулирует формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства; определяют понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд РФ, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело и др.), характеризуют состав Архивного фонда РФ в его государственной и негосударственной частях, устанавливают право собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему управления архивным делом в РФ, порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; определяют ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах и принципы международного сотрудничества в области архивного дела.

НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ДОУ

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.

Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

3. Государственная система документационного обеспечения управления;

4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

6. Государственные стандарты и документацию;

7. Унифицированные системы документации;

8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.

До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социально информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:

Законодательные акты РФ:

1. Конституция РФ;

2. Гражданский кодекс РФ;

3. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208–ФЗ от 26.12.1995;

4. Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14–ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями от 11 июля, 31 декабря 1998 г., 21 марта 2002 г., 29 декабря 2004 г.);

5. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24–ФЗ;

6. Федеральный закон «О стандартизации» № 5154–1 от 10 июля 1993 г.;

7. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129–ФЗ от 21 ноября 1996 г.;

8. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 25.03.2011 № 63–ФЗ;

9. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации;

10. Закон РФ «О языках народов Российской Федерации». № 1807–1 от 25 октября 1991 г.;

11. Положение «Об Архивном фонде РФ». Указ Президента РФ 17.12.1994 № 552;

12. Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ» 16.07.2003 № 03 – 33/пс.

Нормативные и методические документы:

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

3. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов;

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;

5. Основные правила работы ведомственных архивов;

6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ;

7. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию;

8. Основные правила работы архивов организации;

9. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления;

10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;

11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения;

12. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Поэтому квалифицированный секретарь, так же как и документовед, должен знать, что ст.№ 51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. При этом дальнейшее развитие этих положений Гражданского кодекса РФ было фундаментально изложено в соответствующих Федеральных законах: «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Если организация осуществляет свою деятельность на территории субъекта федерации, где делопроизводство ведется не только на русском, но и на национальном языке, необходимо также руководствоваться Законом Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации». Не знать данный документ нельзя, поскольку очень часто организация, имеющая обширные международные связи и взаимоотношения забывает о требованиях законодательства в части использования языка документирования.

Работу с документами ограниченного доступа регламентируют:

— Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485 «О государственной тайне»;

— Указ Президента Российской федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений отнесенных к государственной тайне» (с изменениями от 24 января 1998 г.);

— Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

— Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;

— Постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».

Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июля 1993 г. № 5145-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации в области документационного обеспечения управления.

Уже упоминавшийся Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Настоящий закон также регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Одним из наиболее важных законов в области работы с документами является Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования. В законе дано не только определение понятия «электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме», но и определения электронной цифровой подписи: «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе», специальная глава закона (Глава 2) раскрывает условия использования электронной цифровой подписи, при которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

С 1994 года в РФ действует Положение «Об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденное указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552. Данный документ важен для нас тем, что он установил правовые основы хранения документов в нашей стране, закрепив государственное регулирование всех вопросов, связанных с хранением и использованием документов, которые могут быть отнесены к Архивному фонду Российской Федерации. Работникам негосударственных организаций в связи с этим важно знать, что даже документы, являющиеся собственностью частной компании, являются негосударственной частью Архивного фонда РФ.

Согласно Положению об Архивном фонде РФ в состав негосударственной части входят документы, являющиеся собственностью негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации. Таким образом, документы коммерческих структур после экспертизы их ценности, проводимой совместно с органами и учреждениями Федерального архивного агентства, могут быть отнесены к архивным документам негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. В связи с этим на данные документы будут распространены действия законодательства об Архивном фонде Российской Федерации, в частности обязанности по обеспечению их сохранности. Закон закрепил право юридических и физических лиц на создание архивов. Дальнейшее развитие норм, установленных данным Положением, отражено в недавно изданном Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Одним из системообразующих нормативно-методических документов нашей отрасли является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» — является основным документом в ДОУ и может быть рекомендован в качестве настольной книги секретаря и делопроизводителя. Документ разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Качественно и наглядно представлены схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Указанный нормативно-методических документ устанавливает правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов.

Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

К нормативно-методическим документам, ряд положений которых может применяться и в настоящее время, относятся Единая государственная система делопроизводства и Государственная система документационного обеспечения управления.

Последний из названных документов на сегодняшний день составлен основу ДОУ. В этой системе установлены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Изложенные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.

Одним из «настольных» нормативных документов работников делопроизводственной сферы является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения». Перечень включает в себя документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве. Столь глобальные задачи, безусловно, относятся к компетенции службы ДОУ, но поскольку формирование дел производится в каждом структурном подразделении, работающей с документами, то Перечень окажет неоценимую помощь при определении критериев формирования документов в дела.

Полный текст вышеперечисленных документов Вы найдете в разделе «Нормативные акты».

Резюмируя представленный обзор основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами в РФ, необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный секретарь или делопроизводитель, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации.

Тема № 10 Нормативная правовая и методическая основа современного делопроизводства.

Конституция Российской Федерации и кодексы Российской Федерации в регулировании работы с документами и информацией. Законодательство Российской Федерации в области информационной политики. Правовое регулирование архивной деятельности. Правовое регулирование кадрового делопроизводства. Правовое регулирование работы с информацией, составляющей персональные данные. Правовое регулирование работы с документами, составляющими государственную и иную охраняемую законом тайну (конфиденциальная информация). Правовое регулирование использования изображений Государственного герба Российской Федерации, государственного языка Российской Федерации и иных языков народов Российской Федерации в документах. Правовое регулирование работы с обращениями граждан. Правовое регулирование электронного документооборота. Государственные стандарты в области работы с документами и информацией. Особенности регулирования делопроизводства в органах государственной власти и управления.

Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур – от момента создания документов до их хранения.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельности службы делопроизводства: её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

  • законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

  • указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

  • нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;

  • государственные стандарты на документы;

  • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

  • нормативные правовые акты организации, а также методические документы по делопроизводству, разработанные в организации.

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ.

Основным законом государства является Конституция РФ, 12 декабря 1993 г., она обладает высшей юридической силой и устанавливает основы политической, правовой и экономической систем на всей территории РФ. В Конституции РФ имеется ряд статей, посвященных вопросам работы с документами и информацией. Например, в ст. 29 — закреплено право каждого гражданина свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом; в ст. 24 — гарантировано право ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.

Вопросы работы с документами и информацией нашли отражение и во всех кодексах РФ.

Особенно много статей, посвященных документам, содержатся в Гражданском кодексе РФ,регулирующем гражданские правоотношения и устанавливающем виды и разновидности документов, создаваемых в процессе этих правоотношений. Ст. 52 — посвящена учредительным документам юридических лиц (названы виды документов — учредительный договор, устав, положение и порядок придания им юридической силы (например, устав утверждается его учредителями).

Много указаний на порядок документирования и виды документов содержат статьи Трудового кодекса РФ.Значительная его часть освещает процесс документирования трудовых взаимоотношений. В ст. 40 дано определение коллективного договора как правового акта, регулирующего социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемого работниками и работодателем в лице их представителей. Глава 14 ТК РФ затрагивает вопросы защиты персональных данных работника. В ней содержаться определения терминов «персональные данные работника» и «обработка персональных данных работника» (ст. 85), прописаны общие требования к обработке, защите, хранению, использованию и передаче персональных данных (ст. 86 — 88).

Статьи Уголовного кодекса РФустанавливают уголовную ответственность за преступления в сфере документационного обеспечения управления и информационной сфере. Например, в ст. 183 предусматривает ответственность за незаконное получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, в том числе и путем похищения документов.

В КоАП (ст. 13, 20) к правонарушениям относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных доков.

Федеральные законы

  1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

  2. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».

  3. Федеральный закон от 25.12.2000 № 2-ФЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

  4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

  5. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

  6. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций;

  7. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (утрачивает силу с 01 июля 2012 г.).

  8. Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (ст. 25 устанавливает порядок составления заявки на участие в конкурсе в электронной форме в соответствии со ст. 160 Гражданского кодекса РФ либо в бумажной форме в запечатанном конверте).

  9. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

  10. Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне».

  11. закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» — определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации и др.

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»(с изм. на 06.04. 2011) — Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, определяет основные понятия в сфере информационных технологий, например:Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель. Закон регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации (ст. 5 — закреплено разделение информации в зависимости от категории доступа к ней на общедоступную и информацию ограниченного доступа).

Федеральный закон от 22.10 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. В настоящем законе даются основные понятия: архивный документ, уникальный документ, экспертиза ценности документов и т.д.

Указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ.

  1. Постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» — устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, кроме того, устанавливает общие требования организации работы с электронными документами в федеральных органах исполнительной власти и др.

  2. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями на 19 мая 2008 г.)

  3. Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 № 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников»;

  4. Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;

  5. Постановление Правительства РФ от 04.09.1995 № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности»;

  6. Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»;

  7. Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

  8. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;

  9. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении положения о системе межведомственного электронного документооборота».

  10. Постановление Правительства Республики Коми от 20.09.2011 № 396″Об организации межведомственной системы электронного документооборота» — порядок работы, безопасность системы…

  11. Распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» — табличная форма со сроками выполнения.

  12. Правила оказания услуг почтовой связи, утверж. Постановлением Правительства.

Доки федеральных органов исполнительной власти

  1. Главархивом СССР в 1988 г. разработан и внедрен важный для грамотной организации делопроизводства в организации документ «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)»(одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33). Опубликована в 1991.

ГСДОУ – совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления и в организациях. Цель ГСДОУ — упорядочение доборота орг-ций, сокращение кол-ва и повышение качества доков, создание благоприятных условий для применения техн. средств и соврем. технологий сбора, обработки, использования и хранения инф-ции, совершенствование работы аппарата управления.

  1. Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. — распространяются на архивы гос. организаций, а также обязательны для всех негосуд. орг-ций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования доков АФ РФ, отнесенных к гос. собств-ти. Данные Правила устанавливают виды архивов, основные задачи и функции, права и обязанности архивов.

  2. Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти- разработаны в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания и применяются федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами.

  3. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утв Постановлением Минтруда 1998) является нормат доком и рекомендуется для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований.

  4. Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558″Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

  5. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

  6. Приказ Минфина Россииот 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»

  7. Постановление Минтруда Россииот 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

  8. Приказ Росархиваот 19 января 1995 г. № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»

  9. Приказ Росархиваот 18 августа 1992 г. № 176 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия»

Классификаторы — ОКУД (содержит коды УФД) и ОКПО (коды предприятий и орг-ций)

ГОСТы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению доков». Стандарт распространяется на орд- устанавливает состав реквизитов доков, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка.

2. ГОСТ Р 51141-98. Дп и арх дело. Термины и опред-ния

3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Нац стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотеч и издательскому делу. Управление доками. Общие треб-ния. Утв приказом Фед агентства по технич регулированию и метрологии 2007.

Стандарт регулирует процессы управления доками гос, коммерч и общест организаций, предназначаемыми для внутр или внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления доками, включению в нее доков, а также обеспечению соответствия доков установленным в стандарте характеристикам(аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *