Нормативные акты для кадровика

Нормативные акты по трудовому праву

  • Главный документ

    • Трудовой кодекс Российской Федерации
  • О трудовых отношениях в период распространения новой коронавирусной инфекции COVID-2019

    • Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней. Указ Президента РФ от 25.03.2020 N 206
    • О мерах по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия населения на территории Российской Федерации в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19) Указ Президента РФ от 02.04.2020 N 239
    • О продлении действия мер по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия населения на территории Российской Федерации в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19). Указ Президента РФ от 28.04.2020 N 294
    • Об определении порядка продления действия мер по обеспечению санитарно-эпидемиологического благополучия населения в субъектах Российской Федерации в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (COVID-19) Указ Президента РФ от 11.05.2020 N 316
    • О размерах минимальной и максимальной величин пособия по безработице на 2020 год Постановление Правительства РФ от 27.03.2020 N 346
    • Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц Постановление Правительства РФ от 26.04.2020 N 590
    • Временные правила оформления листков нетрудоспособности, назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности в случае карантина, утв. Постановлением Правительства РФ от 18.03.2020 N 294
    • Временные правила оформления листков нетрудоспособности, назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности в случае карантина застрахованным лицам в возрасте 65 лет и старше, утв. Постановлением Правительства РФ от 01.04.2020 N 402
    • Временные правила представления работодателями информации о ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем, сокращении численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя и возможном расторжении трудовых договоров, а также иных сведений о занятости в информационно-аналитическую систему Общероссийская база вакансий «Работа в России», утв. Постановлением Правительства РФ от 12.04.2020 N 486
    • Временные правила работы вахтовым методом , утв. Постановлением Правительства РФ от 28.04.2020 N 601
    • Временные правила регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных, а также осуществления социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.04.2020 N 460
  • Профстандарт

    • Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» утвержденный Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 06.10.2015 № 691н
  • По приему на работу

    • Правила сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы , перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 N 29
  • По трудовым книжкам и кадровому делопроизводству

    • О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ
    • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225
    • Инструкция по заполнению трудовых книжек утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
    • ГОСТ Р 6.30-2003. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ Обратите внимание, скоро взамен ГОСТа 6.30-2003 начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Дата введения его в действие переносится, отследить ее можно на официальном сайте Росстандарта gost.ru
    • Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
    • ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)
    • Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п
    • Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения Приказ Минтруда России от 20.01.2020 N 23н
    • Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные Приказом Росархива от 22.05.2019 N 71
  • О персональных данных и коммерческой тайне работодателя

    • О персональных данных. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ. С последующими изменениями
    • О коммерческой тайне. Федеральный закон РФ от 29.07.2004 № 98-ФЗ
  • Об отпусках и других видах времени отдыха

    • Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ СССР 30.04.1930
    • Правила предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Постановление Правительства РФ от 11.12.2002 N 884
    • Постановление Правительства РФ о ежегодных основных удлиненных оплачиваемых отпусках от 14.05.2015 N 466
    • О переносе выходных дней в 2020 году Постановление Правительства РФ от 10.07.2019 N 875
  • О рабочем времени

    • Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю утвержденный Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 13.08.2009 N 588н
  • О командировках

    • Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
  • Об оплате труда, средней заработной плате

    • О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время. Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 N 554
    • Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922
    • О минимальном размере оплаты труда. Федеральный закон от 19.06.2000 N 82-ФЗ
  • О материальной ответственности

    • Перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а также типовые формы договоров утвержденные Постановлением Минтруда от 31.12.2002 N 85
  • Об архивной работе

    • Об архивном деле в Российской Федерации. Федеральный закон N 125-ФЗ от 22.10.2004
    • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения , утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
    • Основные Правила работы архивов организаций одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002
    • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526
    • Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения , утвержденная Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237
  • О должностных обязанностях

    • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих утвержденный Постановлением Минтруда от 21.08.1998 N 37
  • О воинском учёте в организации

    • Положение о воинском учете утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719
    • Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях
  • О работниках, занятых на тяжёлых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, имеющих особый характер работы

    • Инструкция о порядке применения списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день. утв. Постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы и Президиума Всесоюзного Центрального Совета Профессиональных Союзов от 21.11.1975 N 273/П-20
    • Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха работников связи, имеющих особый характер работы. Приказ Минсвязи РФ от 08.09.2003 N 112
    • Об утверждении перечня тяжелых работ и работ с вредными или опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда женщин. Постановление Правительства РФ от 25.02.2000 N 162
    • Об утверждении перечня тяжелых работ и работ с вредными и опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц моложе восемнадцати лет. Постановление Правительства РФ от 25.02.2000 N 163
  • О вахтовой работе

    • Основные положения о вахтовом методе организации работ. Утв. постановлением от 31.12.1987 N 794/33-82 Минздрава СССР и Секретариатом ВЦСПС
  • О работе женщин, лиц с семейными обязанностями

    • Об утверждении перечня тяжелых работ и работ с вредными или опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда женщин. Постановление Правительства РФ от 25.02.2000 N 162
    • Порядок и условия назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей. утв. Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 23.12.2009 N 1012н
    • Положение об исчислении среднего заработка (дохода, денежного довольствия) при назначении пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком отдельным категориям граждан утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.12.2009 N 1100
    • О государственных пособиях гражданам, имеющим детей. Федеральный закон от 19.05.1995 N 81-ФЗ
    • О дополнительных мерах по социальной защите беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, уволенных в связи с ликвидацией организации. Указ Президента РФ от 05.11.1992 N 1335
    • Порядок предоставления отпуска работникам, усыновившим ребенка. Постановление Правительства РФ от 11.10.2001 N 719
    • Гигиенические рекомендации к рациональному трудоустройству беременных женщин» утв. Госкомсанэпиднадзором России 21.12.1993, Минздравом России 23.12.1993
    • СанПиН 2.2.0.555-96. 2.2. Гигиена труда. Гигиенические требования к условиям труда женщин. Санитарные правила и нормы» утв. Постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 28.10.1996 N 32
    • О неотложных мерах по улучшению положения женщин, семьи, охраны материнства и детства на селе
  • О несовершеннолетних работниках

    • Об утверждении перечня тяжелых работ и работ с вредными и опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц моложе восемнадцати лет. Постановление Правительства РФ от 25.02.2000 N 163
  • О работе руководителей

    • О порядке заключения трудовых договоров и аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий. Постановление Правительства РФ от 16.03.2000 N 234
    • Об условиях оплаты труда руководителей федеральных государственных унитарных предприятий. Постановление Правительства РФ от 02.01.2015 N 2
  • О работниках районов Крайнего севера и приравненных местностей

    • О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Закон РФ от 19.02.1993 N 4520-I
    • Разъяснение О порядке установления и исчисления трудового стажа для получения процентных надбавок к заработной плате лицам, работающим в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях, в южных районах Дальнего Востока, Красноярского края, Иркутско утв. Постановлением Минтруда РФ от 16.05.1994 N 37
  • О медицинских работниках

    • О продолжительности рабочего времени медицинских работников в зависимости от занимаемой должности и (или) специальности. Постановление Правительства РФ от 14.02.2003 N 101
    • О продолжительности работы по совместительству в организациях здравоохранения медицинских работников, проживающих и работающих в сельской местности и в поселках городского типа. Постановление Правительства РФ от 12.11.2002 N 813
    • Об установлении врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сёстрам врачей общей практики (семейных врачей) ежегодного дополнительного оплачиваемого 3-дневного отпуска за непрерывную работу в этих должностях. Постановление Правительства от 30.12.1998 N 1588
  • О педагогических работниках

    • Особенности режима рабочего времени и времени отдыха педагогических и иных работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность. Утв. приказом Минобразования РФ от 11.05.2016 N 536
    • Постановление Правительства РФ о ежегодных основных удлиненных оплачиваемых отпусках от 14.05.2015 N 466
    • Порядок предоставления педагогическим работникам организаций, осуществляющих образовательную деятельность, длительного отпуска сроком до одного года. Утв. приказом Минобразования РФ от 31.05.2016 N 644
    • Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Раздел «Квалификационные характеристики должностей руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования». Приложение к Приказу Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 11.01.2011 N1н
    • О вознаграждении педагогических работников федеральных государственных образовательных учреждений за выполнение функций классного руководителя. Постановление Правительства РФ от 7 сентября 2006 г. № 548. И постановление Правительства РФ от 30.12.2005 N 850
  • О работниках транспорта

    • Перечень работ, профессий, должностей, непосредственно связанных с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств. утвержденный Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2008 № 16
    • О предрейсовых медицинских осмотрах водителей транспортных средств. Письмо Минздрава РФ от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32
    • Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей трамвая и троллейбуса утв. приказом Минтранса РФ от 18.10.2005 N 127
    • Особенности режима рабочего времени и времени отдыха, условий труда отдельных категорий работников железнодорожного транспорта общего пользования, работа которых непосредственно связана с движением поездов. Утв.приказом Минтранса России от 09.03.2016 N 44
    • Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей утв. Приказом Минтранса РФ от 20.08.2004 N 15
    • Положение о порядке регистрации в территориальных органах Федеральной службы по труду и занятости трудовых договоров, заключенных при посредничестве организаций по найму и трудоустройству моряков, с российскими гражданами, иностранными гражданами и лицами и лицами без гражданства для работы в составе экипажей морских судов, плавающих под государственным флагом Российской Федерации. Приложение к Приказу Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 08.12.2009 N 962н
  • О работниках — иностранцах

    • Об организации медицинского освидетельствования иностранных граждан и лиц без гражданства. Постановление от 14.12.2007 N 86 Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, Главного государственного санитарного врача РФ
  • О проверках Гострудинспекции, судах

    • О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля. Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ
    • Перечень должностных лиц Федеральной службы по труду и занятости и ее территориальных органов, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях утв. Приказом Федеральной службы по труду и занятости от 02.09.2015 N 238
    • Вопросы Федеральной службы по труду и занятости. Постановление Правительства РФ от 06.04.2004 № 156
    • Об утверждении Правил подачи и рассмотрения заявления об исключении проверки в отношении юридического лица, индивидуального предпринимателя из ежегодного плана проведения плановых проверок и о внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 30 июня 2010 г. N 489. Постановление Правительства РФ от 26.11.2015 N 1268
  • Профсоюзные организации в трудовых отношениях

    • О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности. Федеральный закон РФ от 12.01.1996 N 10-ФЗ
  • Охрана труда

    • О специальной оценке условий труда. Федеральный закон от 28.12.2013 N 426-ФЗ

Документы, регламентирующие деятельность кадровой службы

Основным документом, регламентирующим деятельность кадровой службы, является положение о кадровой службе– организационно-правовой документ, определяющий место данного подразделения в общей структуре организации, регламентирующий порядок его повседневного функционирования, а так­же вопросы его подчиненности и взаимодействия с должностными лицами и структурными подразделениями организации.

Как правило, типовое положение о кадровой службе содержит следующие основные разделы:

1) «Общие положения»;

2) «Структура и состав кадровой службы»;

3) «Задачи и функции кадровой службы»;

4) «Организация управления кадровой службой»;

5) «Организация взаимодействия кадровой службы»;

6) «Организация обеспечения кадровой службы»;

7) «Полномочия кадровой службы»;

8) «Ответственность кадровой службы»;

9) «Особые вопросы деятельности кадровой службы»;

10) «Заключительные положения».

Раздел «Общие положения» содержит сведения:

— о цели кадровой работы на предприятии;

— о целевом предназначении кадровой службы, ее статусе;

— о руководстве кадровой службы;

— о порядке установления (изменения) организационно-штатной структуры кад­ровой службы;

— о документах, регламентирующих деятельность кадровой службы и ее сотрудников.

В разделе «Структура и состав кадровой службы» отражаются:

— порядок установления и изменения организационно-штатной структуры и численного состава кадровой службы;

— организационно-штатная структура кадровой службы;

— сведения о численном составе сотрудников кадровой службы.

В разделе «Задачи и функции кадровой службы» излагаются сведения об основных задачах и важнейших функциях службы.

Раздел «Организация управления кадровой службой» содержит сведения:

— об общем и повседневном руководстве работой кадровой службы;

— о руководящем составе кадровой службы;

— об организации управления повседневной деятельностью кадровой службы;

— об организации управления кадровой службой в оперативном режиме.

Раздел «Организация взаимодействия кадровой службы» содержит описание организации взаимодействия кадровой службы с другими подразделениями и должностными лицами органи­зации.

Раздел «Организация обеспечения кадровой службы» определяет общий порядок ее технического, материального, информационного и иного обеспечения и обслуживания, включая меры по защите служебной информации от несанкционированно­го доступа и т.п.

Раздел «Полномочия кадровой службы» включает перечень предоставленных ей полномочий для реализации своих задач.

Раздел «Ответственность кадровой службы» определяет границы коллективной и индивидуальной ответственности службы применительно к условиям ее по­вседневной деятельности.

В разделе «Особые вопросы деятельности кадровой службы» рассматриваются иные вопросы, отражающие специфику ее деятельности и требующие документального разъяснения (регламентации), в том числе:

— вопросы контроля и проверки деятельности кадровой службы;

— вопросы реорганизации кадровой службы;

— отдельные вопросы трудовых взаимоотношений сотрудников кадровой службы и должностных лиц других подразделений и служб организации.

В разделе «Заключительные положения» обычно излагается порядок внесения изменений, дополнений и уточнений в действующее положение. Устанавливается также срок его действия.

Должностные инструкции сотрудников кадровой службы регламентируют их организационно-правовое положение, определяют задачи, функции, основные обязанности, права, сферу ответственности при осуществлении ими трудовой деятельности согласно занимаемой должности и обеспечивают условия для их эффективной работы.

Требования к структуре должностной инструкции сотрудника отдела кадров соответствуют общим требованиям, предъявляемым к структуре подобных документов. Типовая должностная инструкция сотрудника отдела кадров, как правило, состоит из следующих основных разделов:

1) «Общие положения»;

2) «Функции»;

3) «Должностные обязанности»;

4) «Права»;

5) «Ответственность»;

6) «Взаимоотношения сотрудника»

В разделе «Общие положения» указываются:

— категория, к которой относится регламентируемая должность;

— порядок назначения на должность и освобождения от должности;

— сведения о том, кому непосредственно подчиняется сотрудник;

— квалификационные требования и требования к специальным знаниям и навыкам сотрудника;

— перечень нормативных, методических и других документов, которыми должен руководствоваться сотрудник в практической деятельности.

Раздел «Функции» закрепляет основные задачи и направления деятельности сотрудника, которые он должен выполнять в своей повседневной деятельности.

Раздел «Должностные обязанности» содержит перечень профессиональных действий, которые сотрудник должен выполнять в рамках возложенных на него функций. При этом конкретно указываются:

— перечень производственных операций (действий) в соответствии с технологией (порядком) работ на конкретном участке;

— порядок обработки и ведения служебной документации;

— регламент рабочего времени.

В качестве основы для разработки данного раздела должны быть использованы квалификационные характеристики. В некоторых случаях возможно распределение обязанностей, содержащихся в одной квалификационной характеристике, между несколькими сотрудниками или, наоборот, дополнение обязанностей, предусмотренных квалификационной характеристикой по одной должности, обязанностями, предусмотренными характеристиками по другим должностям.

Раздел «Права» содержит информацию о том, какими полномо­чиями наделяется сотрудник для надлежащего исполнения возложенных на него должностных обязанностей.

Разделом «Ответственность сотрудника» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности (дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и иная) сотрудника за совершение недобросовестных (непрофессио­нальных) действий в процессе работы. Указывается также, кто из должностных лиц, и каким именно образом может применять по отношению к данному сотруднику те или иные формы привлечения к ответственности.

Раздел «Взаимоотношения» содержит описание организационного и документационного взаимодействия сотрудника кадровой службы с другими подразделениями и должностными лицами органи­зации.

Другим основополагающим нормативным документом, регламентирующим порядок работы кадровой службы, является инструкция об организа­ционно-документационном обеспечении кадровой работы. Подобные инструк­ции адресованы в первую очередь сотрудникам кадровых органов для руководства в повседневной служебной деятельности.

Типовая инструкция об организационно-документационном обеспечении кадровой работы, как правило, включает в себя следующие основные раз­делы:

1) «Общие положения»;

2) «Вопросы организационно-документационного обеспечения кадровой работы»;

3) «Использование информационных технологий, средств автоматизации работы с кадровыми документами»;

4) «Изготовление, учет, хранение и обращение с печатями, штампами и бланками строгой отчетности»;

5) «Ответственность должностных лиц за организационно-документационное обеспечение кадровой работы».

Раздел «Общие положения» открывается перечислением основных нормативных документов, на основании или во исполнение которых разработана инструкция.

Последующее содержание раздела излагается по пунктам, в которых отражаются следующие вопросы:

— область действия инструкции (инструкцией устанавливаются единые требования к организационно-документационному обеспечению кадровой работы)

— категории документов, подпадающих под действие инструкции (обычно это документы, не содержащие секретную или конфиденциальную информацию, т.к. порядок работы с последними регламентируется специальными нормативными документами);

— структурные подразделения организации, в которых в соответствии с положениями инструкции осуществляется кадровая работа;

— общий порядок использования технических средств автоматизации и компьютерной техники в работе по документационному обеспечению;

— должностные лица, на которых возлагается ответственность за организацию и ведение кадровой работы, а также ее организационно-документационное обеспечение;

— должностные лица и сторонние организации, осуществляющие контроль и надзор за ведением работы по документационному обеспечению;

— общие обязанности должностных лиц организации, в том числе вновь принятых, по изучению и выполнению положений инструкции в повседневной деятельности.

Раздел «Вопросы организационно-документационного обеспечения кадровой работы» включает в себя следующие подразделы:

а) организация кадрового документооборота:

— прием, регистрация и обработка поступающей корреспонденции по кадровым вопросам;

— рассылка кадровых документов на рассмотрение и исполнение;

— исполнение и контроль за исполнением кадровых документов;

— регистрация, обработка и отправка кадровых документов за пределы организации;

— передача кадровых документов на временное и длительное хранение;

— регистрационно-учетная, учетно-аналитическая и архивно-справочная работа;

б) формирование дел и номенклатуры дел кадровой службы:

— общий порядок формирования и ведения дел кадровой службы;

— принципы формирования номенклатуры дел;

в) организация хранения документов кадровой службы:

— общая последовательность действий должностных лиц, ответственных за организацию хранения кадровой документации;

— особенности режимов оперативного, временного и длительного хранения документов;

г) правила (порядок) оформления, размножения и уничтожения документов кадровой службы.

Раздел «Использование информационных технологий, средств автоматизации работы с кадровыми документами» содержит описание порядка применения технико-технологических средств автоматизации работы с кадровыми документами.

Во вводной части раздела перечисляются и коротко характеризуются важнейшие этапы применяемых в организации информационных технологий, а также имеющиеся средства автоматизации работы с кадровыми документами.

Отдельными подразделами описываются:

— порядок использования систем подготовки документов;

— порядок использования информационно-поисковых систем документов;

— порядок использования автоматизированных средств регистрации, учета и контроля за исполнением документов;

— порядок ведения электронного архива кадровых документов.

Раздел «Изготовление, учет, хранение и обращение с печатями, штампами и бланками строгой отчетности» обычно включает в себя крат­кое описание порядка изготовления, а также последующего учета печатей, штампов и бланков строгой отчетности. Данным разделом устанавливается персональная ответственность должностных лиц организации, допущенных к учету, хранению и использованию печатей, штампов и бланков строгой отчетности. В содержании раздела также описывается порядок проставления оттисков печатей и штампов на кадровых документах.

Раздел «Ответственность должностных лиц за организационно-документационное обеспечение кадровой работы» содержит конкретные указания об ответственности соответствующих должностных лиц за организационно-документационное обеспечение кадровой работы.

В инструкцию могут включаться и иные разделы, а также приложения (образцы документов, схемы орга­низации движения документов, примерная номенклатура дел и т.п.)

Организационные и технологические аспекты защиты персональных данных в кадровой службе находят отражение в положении о персональных данных работников. Этот нормативно-правовой документ определяет порядок сбора, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных работников организации.

Типовое положение о персональных данных включает в себя следующие разделы:

1) «Общие положения»;

2) «Основные понятия»;

3) «Обработка персональных данных работника»;

4) «Передача персональных данных работника»;

5) «Права и обязанности работников и работодателя»;

6) «Ответственность за разглашение персональных данных».

Раздел «Общие положения» определяет сферу действия положения и содержит перечень основных нормативных документов, на основании и во исполнение которых оно разработано. Основными нормативными документами, в соответствии с которыми разрабатывается положение о персональных данных, являются:

— Конституция Российской Федерации;

— Трудовой кодекс Российской Федерации;

— Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации информационных технологиях и о защите информации»;

— Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

В разделе «Основные понятия» приводятся определения основных понятий, применяемых в положении, таких как:

— работник;

— работодатель;

— персональные данные;

— обработка персональных данных;

— распространение персональных данных;

— использование персональных данных;

— блокирование персональных данных;

— уничтожение персональных данных и др.

Раздел «Обработка персональных данных работника» содержит перечень должностных лиц, имеющих право доступа к персональным данным работников организации, а также схему распределения доступа к персональным данным, т.е. порядок получения, хранения, уточнения, использования и уничтожения персональных данных.

В разделе «Передача персональных данных работника» рассматривается порядок передачи персональных данных в пределах организации и порядок передачи персональных данных третьим лицам.

Раздел «Права и обязанности работников и работодателя» включает перечень прав и обязанностей работодателя по отношению к персональным данным работников, а также перечень прав и обязанностей работников по отношению к их персональным данным, установленных действующим законодательством.

В разделе «Ответственность за разглашение персональных данных» устанавливаются виды ответственности и порядок привлечения к ответственности лиц, виновных в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работников.

Таким образом, в положении о персональных данных определяются конкретные обязанности руководителей и сотрудников в части использования персональных данных в служебных целях. Функциональные обязанности этих лиц связаны с составом передаваемых им персональных данных. Положением определяется форма обязательства должностных лиц за сохранность персональных данных и их конфиденциальность. Одновременно регламентируется порядок ознакомления работников организации со своими персональными данными, документами и учетными формами, в которых эти данные фиксируются, порядок взаимоотношений кадровой службы и работника по поводу сбора, документирования, использования, актуализации, хранения и уничтожения его персональных данных.

К числу важных документов, регламентирующих организацию и деятельность кадровой службы предприятия, относятся методические рекоменда­циии внутренние указания по отдельным направлениям кадровой работы.

Рекомендации и указания предназначены для конкретизации положений федеральных, местных и ведомственных нормативно-правовых документов, обеспечи­вающих общую регламентацию кадровой работы на предприятии.

Отличие рекомендаций и указаний проистекает из самого названия этих документов. Методические(реже – организационно-методические) рекомендациине являются обязательными для исполнения. Вместе с тем они содержат в себе сведе­ния, применение которых существенно облегчает и упрощает действия сотрудников кадрового органа в ходе повседневной работы.

Обычно эти сведения касаются каких-либо самостоятельных, порой довольно специфических направлений кадровой работы (общий порядок заключения трудовых договоров с различными категориями работников организации).

В отличие от рекомендаций, внутренние указанияявляются обязательными для исполнения теми категориями сотрудников кадрового органа предприятия, которым данные указания адресованы.

При этом подразумевается, что в большинстве случаев в выполнении какой-либо организационной или документационной процедуры участвует несколько сотрудников, как правило, относящихся к разным категориям (руководители, специа­листы, исполнители).

Вот почему во внутренних указаниях главное внимание уделено разъяснению особенностей выполнения сотрудниками своих служебных обязанностей в различных повседневных «кадровых» ситуациях (при заключении письменных трудовых договоров с ведущими специалистами).

Содержание рекомендаций и указаний излагается таким образом, чтобы в максимально ясной и конкретной форме отразить наиболее важные моменты выполне­ния той или иной организационной или документационной процедуры. При этом особое внимание обращается на правовую сторону совершения сотрудниками кад­рового органа тех или иных действий, их регламентацию и сроки.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Обязательными локальными нормативными актами являются:

  • Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
  • Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
  • Инструкция по технике безопасности.
  • Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

  • График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
  • График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
  • Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.

ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

  • положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
  • должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
  • инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
  • альбом форм документов по учету кадров;
  • положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
  • положение о персонале;
  • коллективный договор.

Все эти документы также действуют до замены новыми.

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

К таким документам относятся:

  • прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
  • далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
  • личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
  • трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

  • о приеме работника на работу – форма Т-1;
  • о приеме работников на работу – форма Т-1а;
  • о переводе работника на другую работу – форма Т-5;
  • О переводе работников на другую работу – форма Т-5а;
  • о предоставлении отпуска работнику – форма Т-6;
  • о предоставлении отпуска работникам – форма Т-6а;
  • о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-8;
  • о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;
  • о направлении работника в командировку – форма Т-9;
  • о направлении работников в командировку – форма Т-9а;
  • о поощрении работника – форма Т-11;
  • о поощрении работников – форма Т-11а.

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

  • о совмещении должностей (профессий);
  • о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
  • о возложении взысканий;
  • о досрочном снятии взысканий;
  • об изменении персональных данных работника;
  • о присвоении разряда;
  • о привлечении к сверхурочным работам;
  • о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
  • о дежурствах;
  • об установлении или снятии персональных надбавок;
  • об изменении режима работы.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ

Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

  • об утверждении штатного расписания;
  • о внесении изменений в штатное расписание;
  • о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
  • о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
  • об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

  • командировочное удостоверение – форма Т-10;
  • служебное задание – форма Т-10а;
  • записку-расчет о предоставлении отпуска работнику – форма Т-60 (лицевую сторону);
  • записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-61 (лицевую сторону);
  • акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы – форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В наше время существуют три способа регистрации:

  • простейший – в журналах;
  • более совершенный – с помощью картотеки;
  • и наиболее совершенный, удобный, быстрый – с помощью соответствующих компьютерных программ.

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.

Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

  • Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания – за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
  • журнал регистрации личных карточек (Т-2);
  • журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
  • журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
  • журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).

На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

  • Сверхурочные работы;
  • использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
  • предоставленные работникам отгулы и т.д.

Картотека предупреждений

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

  • окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня – статья 71 ТК РФ);
  • истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения – статья 79 ТК РФ);
  • ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала – статья 123 ТК РФ);
  • помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *