Образец описи дел

Опись дел по личному составу

Кадровая служба или бухгалтерия любого предприятия обязана вести учет кадров. Поэтому необходимо составлять опись дел по личному составу. Данная опись представляет собой документ, который содержит список всей документации по личным делам работников компании, имеющийся в архиве. В этом документе обязательно следует отображать такую информацию:

  • название предприятия и его структурных подразделений;
  • номера фондов и индексов дела;
  • заголовки документации;
  • даты их составления;
  • число страниц в деле;
  • дополнительные примечания.

Правила оформления описи дел по личному составу

Опись может составляться в структурном либо хронологическом порядке. В каждом конкретном подразделении существуют свои правила распределения документации в описи. Важным моментом является то, что правила деятельности архивов позволяют вносить изменения в описи заголовков дел, если они обнаружились дополнительно. В таких ситуациях номера документов отображаются с помощью литер или они вносятся в самый конец раздела за конкретный год.

В нижней части документа прописью и цифрами отображаются итоговые записи, в которых фиксируется общее число дел, а также первый и последний номер документации данной описи. Этот документ должны завизировать руководитель отдела кадров предприятия и начальник архива. При этом они в обязательном порядке должны расшифровать свои подписи.

Советы копирайтеру: как пишутся предисловия к бизнес-книгам?

Один читатель просил меня написать заметку о том, как пишется преамбула для бизнес-книги. Поначалу я сомневался, нужно ли это.

Вступления пишутся по одинаковым требованиям и правилам. Не важно – электронная ли это книга или напечатанная, или другой вид информационного текста.

Написание предисловия – процесс не простой.

Я самостоятельно готовил предисловия к собственным книгам. Поэтому знаю на практике, что это такое.

Вот, решился написать статью. В ней решено делиться только собственным мнением и опытом. Каждый пишет, как самодостаточный автор, по-разному, излагая в собственном стиле. Абсолютных копирок нет.

Нужна ли вступительная часть?

Необходимо ли вам предисловие в собственной книге – решать вам, и только вам самим.

Можно выпустить и без него, ведь это совсем не обязательный раздел.

Зато для продаж это – важная часть. Чтобы решиться на покупку, будущий читатель пробегает глазами преамбулу, в кратком содержании которой ищет ответы.

Всемирная сеть расширяет возможности. И предисловия к почти каждой книге находятся на страницах интернет-магазинов, предлагающих в продажу работу различных автором в содружестве с изданиями.

Мое мнение: нельзя отдавать написание предисловия в руки чужого человека, который будет расхваливать писателя. Автором должна готовиться краткая тезисная информация о книге объемом до 5 страниц.

Предисловие обязано быть полноценным структурным элементом. А каждый элемент имеет свои функции и задачи. Цель статьи о книге – дать толчок интересу. Чтобы читатель захотел изучить изложенную в книге информацию.

Предисловием начинается книга. С него начинается изучение смысла. Но пишется оно после окончания изложения мыслей для всей книги. Объясняться, почем, не стоит. Я думаю, что все читающие – достаточно сообразительные люди.

5 видов написания преамбулы

Есть распространенные сценарии для подготовки вступления для книг. Задержимся на 5 из них:

  • благодарность – теплые слова идут от сердца и встречаются не только в заключении, но и в предисловии (автором выражается благодарность каждому, что вдохновлял его или помогал при подготовке самой книги);

  • за счет других – экспертом пишется вступление по просьбе автора или издательства;

  • мини-рассказ о содержании – маленький рассказ вначале издания последовательно и кратко повествует о событиях из книги;

  • связывание с трендом – излагается, как именно информация, изложенная здесь, связывается с известными марками, и насколько полезными могут быть высказанные мысли;

  • собственный опыт – возникшие на личном успехе в разных сферах изложения мыслей и рекомендаций.

Можно создать и универсальное предисловие, где совмещены несколько вариантов сразу.

Эффектное предисловие и 15 усилителей для него

Приемы и хитрости автора, его особый стиль изложения создают эффектность от сказанного вначале книги посредством:

  • старта со смелых высказываний, чтобы читателю было интересно, и он внимательно изучил все предисловие;

  • повествования, с какими целями решено изложить задуманное в книге;

  • акцентирования, чем ваше творение отличается от аналогичных у других авторов;

  • указания на самую ценную информацию на страницах вашей работы;

  • приведения перечня, на какую аудиторию рассчитан контент;

  • использования словесных конструкций с указанием, чему или кому поможет или научит эта книга;

  • перечисления разных проблем, в которые попадал клиент с возможностями разрешения таковых после усвоения информации из книги;

  • выделение фишек и основных элементов из глав вашего труда;

  • сведенных данных, указывающих на новую и полезную информацию и приобретение необходимых навыков;

  • объяснений, по какой причине изложенная информация – важная и почему автору надо доверять (нужно указать на собственный опыт в данном вопросе);

  • приведения сведений о тех, кому эта книга не нужна (список целевой группы должен быть мал);

  • указания на то, что раскрытая информация по теме важна не только для автора (блистайте перспективами ее развития в ближайшее время);

  • указания на полезные факты и данные по исследованиям, которые касаются затронутой темы;

  • выражения благодарности тем, кто поддерживал и помогал вам;

  • изложения отдельных фраз-тизеров, «целялок», афоризмов, концентрирующих внимательность читателя и передающих нужное направление мыслей.

Изложенной мною информации достаточно, чтобы научить писать предисловия. Не стесняясь, излагайте мысли. Небольшой перегиб будет отредактирован специалистом.

Можете изучать предисловия авторов схожих по тематике книг. Прочесть. Изучить. Оценить. И изложить мысли еще лучше. Доверяю вам. Нам все подвластно.

Радости друг другу и подрастающему поколению необходимо дарить с помощью полезных и хороших книг!

Видео обзор

Все(2)

Обзор книг по SEO-продвижению Нейрокопирайтинг

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Общие сведения

Одной из основных задач архива является учет документов. В целях реализации этой задачи сотрудники архива ведут комплекс учетных документов. Глава 21 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее — Правила работы архивов), устанавливает перечень основных и вспомогательных учетных документов. К основным учетным документам наряду с другими относятся и сводные описи дел. Они предназначены для поединичного и суммарного учета дел, закрепления их систематизации. Ведение сводных описей дел обязательно для каждого архива организации.

Справочно

Опись дел — это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета (п.83 Правил работы архивов).

Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. В описи включаются дела, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке.

Описи дел составляются отдельно на дела:

• постоянного хранения;

• временного (свыше 10 лет) хранения;

• по личному составу;

• со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и др.).

Сводная опись дел постоянного хранения формируется в архиве организации и состоит из годовых разделов. В свою очередь годовые разделы составляются на основе описей дел структурных подразделений. Правила работы архивов допускают составлять раздел описи за несколько лет, если в организации в год образуется до 15 дел постоянного хранения.

Справочно

Форма сводной описи дел постоянного хранения приведена в приложении 16 к Правилам работы архивов.

Схема

Процесс составления сводной описи дел постоянного хранения

Опись дел постоянного хранения за 2012 год общего отдела

Опись дел постоянного хранения за 2012 год отдела бухгалтерского учета

Годовой раздел сводной описи за 2012 год

Опись дел постоянного хранения за 2012 год юридического отдела

Опись дел постоянного хранения за 2013 год общего отдела

Опись дел постоянного хранения за 2013 год отдела бухгалтерского учета

Годовой раздел сводной описи за 2013 год

Сводная опись дел

Опись дел постоянного хранения за 2013 год юридического отдела

Опись дел постоянного хранения за ____ год общего отдела

Опись дел постоянного хранения за ____ год отдела бухгалтерского учета

Годовой раздел сводной описи за ____ год

Опись дел постоянного хранения за ____ год юридического отдела

Состав дел, включаемых в сводную опись дел постоянного хранения

В годовой раздел сводной описи включаются заголовки дел постоянного хранения, образовавшихся в течение года в деятельности организации.

Следует отметить, что существуют дела с документами, которые имеют постоянный срок хранения, но в сводную опись дел не включаются. К таким документам относятся:

• номенклатура дел;

• регистрационно-контрольные формы регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний по основной деятельности.

Эти документы передаются в архив организации и могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата.

С другой стороны в сводную опись дел могут включаться дела, выделенные из документов с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК».

Справочно

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

Пример

В номенклатуру дел организации было включено дело:

Индекс дела

Название раздела (подраздела), заголовок дела

Количество дел

Срок хранения дела и номера пунктов по Перечню

(примечание 1)

Примечание

Документы о служебных командировках за границу (докладные записки, задания, отчеты и др.)

10 лет ЭПК,

подп.663.2

Выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля

В результате проведения экспертизы ценности документов отчеты были признаны документами, имеющими социальную и практическую значимость, соответственно из них сформировали дело «Отчеты о служебных командировках за границу», которое необходимо включить в сводную опись дел:

п/п

Индекс дела (тома, части)

Название подраздела, заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Примечание

Отчеты работников ЗАО «Рандеву» о служебных командировках за границу

Докладные записки, задания и другие документы о служебных командировках необходимо включить в акт об уничтожении документов и дел, не подлежащих хранению:

п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Номера номенклатур за год

Индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов по Перечню

Примечание

Документы о служебных командировках за границу (докладные записки, задания и др.)

10 лет ЭПК,

подп.663.2

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 22 марта 2018 г. следует руководствоваться подп.663.2 п.663 Перечня в редакции постановления Минюста РБ от 06.03.2018 № 56.

Порядок заполнения граф

Сводной описи дел номер присваивается при формировании первого годового раздела. Последующие годовые разделы сводной описи имеют тот же номер до образования законченной описи, при этом после номера каждого последующего годового раздела в скобках указывается слово «продолжение», например, «Опись № 1 (продолжение)».

В графе «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи, в валовом порядке. При составлении второго и последующих годовых разделов сводной описи валовая нумерация заголовков дел продолжается до тех пор, пока их число не достигнет тысячи либо иной четырехзначной цифры.

Сведения, внесенные в графу 2 «Индекс дела (тома, части)», графу 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)», графу 4 «Дата дела (тома, части)», графу 5 «Количество листов в деле (томе, части)» годового раздела сводной описи, должны совпадать со сведениями, вынесенными на обложку дел и указанными в описи дел структурного подразделения.

Графа 6 «Примечание» годового раздела сводной описи используется для оформления отметок о выбытии и передаче дел, наличии копий страхового фонда и фонда пользования, особенностях физического состояния дел и др.

Составление итоговой записи и заверительной надписи

В конце годового раздела сводной описи за последней описательной статьей составляется итоговая запись. В итоговой записи цифрами и прописью указываются общее количество, первый и последний номера заголовков дел, включенных в годовой раздел сводной описи, отражаются особенности нумерации заголовков дел (литерные и пропущенные номера).

Итоговая запись подписывается составителем и руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) с указанием их должностей и даты подписания.

Пример

В данный раздел описи внесено 28 (двадцать восемь) дел с № 237 по № 262, в том числе:

литерные номера: 235а, 254а

пропущенные номера:

Заведующий архивом

Подпись

Е.М.Прокопенко

Для учета количества листов годового раздела сводной описи, фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе по форме согласно приложению 17 к Правилам работы архивов и помещается в конце годового раздела сводной описи.

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов годового раздела описи и справочного аппарата к нему, наличие литерных и пропущенных номеров листов. Лист-заверитель описи составляется и подписывается составителем годового раздела описи с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Пример

Всего в годовом разделе сводной описи пронумеровано 5 (пять) листов, в том числе:

литерные номера листов: ___

пропущенные номера листов: ___

Заведующий архивом

Подпись

Е.М.Прокопенко

Справочный аппарат к годовому разделу сводной описи дел

К годовому разделу сводной описи составляется титульный лист и историко-архивная справка, а при необходимости могут дополнительно составляться оглавление, список сокращений и указатели.

Справочно

Историко-архивная справка — документ, содержащий сведения по истории организации и ее фонда, характеристику описей, информацию о составе и полноте документов, особенностях формирования дел, их состоянии, составе справочного аппарата к фонду и порядке пользования им (п.258 Правил работы архивов).

В заголовке историко-архивной справки указывается полное наименование организации в родительном падеже, хронологические рамки справки, номер фонда (если имеется).

При составлении историко-архивной справки ко второму и последующим годовым разделам сводной описи в ее заголовке после названия в скобках помещается слово «продолжение» и указывается год, за который она составлена.

Историко-архивная справка состоит из двух частей:

• исторической;

• архивной.

Требования к содержанию и оформлению историко-архивной справки содержатся в главе 31 Правил работы архивов.

Историко-архивная справка к фонду (продолжение историко-архивной справки) составляется в количестве экземпляров, соответствующем количеству экземпляров годовых разделов сводной описи.

Порядок подписания, согласования и утверждения

Годовой раздел сводной описи в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, составляется в четырех экземплярах. Годовой раздел сводной описи в организации, имеющей вышестоящую организацию, составляется в трех экземплярах, в иных организациях — в двух.

Годовой раздел сводной описи дел подписывается составителем.

Данный раздел описи согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) (далее — ЦЭК (ЭК)) организации.

Если организация является источником комплектования государственного архива, согласованный с ЦЭК (ЭК) организации годовой раздел сводной описи вместе со справочным аппаратом к нему передается на рассмотрение экспертно-методической комиссии (экспертно-проверочной комиссии) соответствующего государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета).

Если организация не является источником комплектования государственного архива и имеет вышестоящую организацию, согласованный с ЦЭК (ЭК) организации годовой раздел сводной описи вместе со справочным аппаратом к нему передается на рассмотрение ЦЭК вышестоящей организации.

После утверждения годового раздела сводной описи экспертно-методической комиссией (экспертно-проверочной комиссией) государственного архива (органа по архивам и делопроизводству) или ЦЭК вышестоящей организации он утверждается руководителем организации.

Один экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, источником комплектования которого является организация, остальные — остаются в организации. Одновременно с оформленным и утвержденным в установленном порядке экземпляром годового раздела сводной описи на бумажном носителе в государственный архив передается аналогичный экземпляр в электронном виде. Формат передаваемого в государственный архив экземпляра годового раздела сводной описи в электронном виде определяется по согласованию с соответствующим государственным архивом.

Оформление законченной описи дел постоянного хранения

Несколько годовых разделов или один годовой раздел сводной описи, число заголовков дел в которых достигло тысячи либо иной четырехзначной цифры, считаются законченной описью дел постоянного хранения.

Обратите внимание!

В случае ликвидации организации сводная опись дел постоянного хранения будет считаться законченной независимо от количества заголовков дел.

Законченная опись оформляется как отдельное дело постоянного хранения, внутрь которого вложены:

• титульный лист законченной описи;

• оглавление;

• историко-архивные справки (или общая историко-архивная справка);

• список сокращений (при необходимости);

• годовые разделы сводной описи;

• указатели (при необходимости);

• лист с общей заверительной надписью.

Листы-заверители, составленные к годовым разделам сводной описи, из законченной описи изымаются. Продолжения историко-архивной справки, составленные ко второму и последующим годовым разделам сводной описи, изымаются и помещаются за историко-архивной справкой, составленной к первому годовому разделу сводной описи. При необходимости общая историко-архивная справка к законченной описи пересоставляется.

Законченная опись вместе с титульным листом, историко-архивной справкой к фонду, иными элементами справочного аппарата к ней заключаются в твердую обложку и переплетаются.

На обложке законченной описи указываются:

• номер фонда (при его наличии);

• номер описи;

• крайние даты дел, заголовки которых включены в законченную опись;

• количество листов.

На обложке законченной описи, составленной в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, предусматривается место для наименования соответствующего государственного архива. Наименование государственного архива на обложке законченной описи оформляется в государственном архиве после приема-передачи дел.

Заведующий архивом

Подпись

Е.М.Прокопенко

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания экспертной

комиссии ЗАО «Рандеву»

15.03.2014 № 2

Примечание 1. Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень).

Примечание 2. Организация, документы которой приведены в примере, негосударственной формы собственности, она не имеет вышестоящей организации и не является источником комплектования государственного архива.

Опись дел постоянного хранения – образец составления

Помещено в тему: Описи дел

Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив. Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: постоянного, временного (> 10 лет), в том числе по личному составу и специфические дела, характерные для отдельно взятой организации (если имеются, например, налоговые дела индивидуальных предпринимателей, научные отчеты и т.п.). Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения (образец оформления приведен в конце).

Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел). В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е. после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения (образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме).

Правила составления описи дел постоянного хранения

Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой «ЭПК». Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения, чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела (впоследствии обнаруженные), при этом используют литерные номера (в приведенном примере – 253а).

Заполняют графы описи на основании сведений на обложке дел. Каждое дело должно иметь самостоятельный номер. Если фактически получилось несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым номером.

В описи дел обычно не повторяют одинаковые заголовки. Вначале заголовок должен быть воспроизведен в полном варианте (а также сверху каждого листа), в случае повторного написания часть его подлежит замене на «То же» (см. образец – приказы).

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в образце за 2011 год). В конце обязательно сделать итоговую запись (опять-таки проще посмотреть на образце, чем долго описывать словами).

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящихся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывает его составитель и ответственный за архив.

При необходимости составляют оглавление (если большое количество подразделений), список сокращений (если использованы термины за пределами общеупотребительных слов).

Организациям, передающим свои документы на государственное или муниципальное хранение, требуется подготовить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных – исходя из практических соображений (может быть достаточно 1-2 экземпляра).

Незаконченную опись (т.е. предполагается вести ее в дальнейшем) не подшивают, ее хранят в папке с завязками (актуально для организаций-источников комплектования госархивов).

Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения

  • подписывает составитель описи и ответственный за архив;
  • рассматривает экспертная комиссия (ЭК) организации (см. образец протокола заседания экспертной комиссии);
  • только для организаций-источников комплектования государственных (муниципальных) архивов: представляют на рассмотрение в соответствующий архив (ЭПК);
  • утверждает руководитель организации.

После утверждения годового раздела описи дел внесение изменений возможно только после принятия ЭПК об этом решения (касается организаций, передающих впоследствии документы на государственное (муниципальное) хранение).

Образец описи дел постоянного хранения

Общий отдел
252 01-07 Приказы № 01-82 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год и документы к ним. Том 1 15 января-

22 июня

234 Связка

№ 26

253 01-07 То же, № 83-128. Том 2 08 июля-

27 декабря

187
253а 01-08 Распоряжения № 01-34 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год 02 февраля-

30 декабря

2011

40
254 01-12 Положения об отделах ОАО «Кориандр» 11.01.2011 22.03.2011 86
288 Последний заголовок в данном годовом разделе описи

Итак, образец описи постоянного хранения имеется, основные моменты по составлению описи приведены. Далее будет статья об упорядочении документов по личному составу.

Евгения Полоса

К записи 444 комментария

Ольга | 09 10 2019

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, опись № 1 состоит из 2-х томов. Дела в обоих томах пронумерованы с № 1 и т.д. Считается ли это ошибкой и как её исправить?

admin | 14 10 2019

Здравствуйте! При составлении годовых разделов описи дел постоянного хранения нумерация дел в описи продолжается из года в год до завершения описи. Согласно п. 3.10.»Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, опись считается завершенной, если она содержит 9999 ед. хр. То есть, опись не должна превышать четырехзначное число. Завершенная опись подшивается, и заводится новая опись дел постоянного хранения с нумерацией дел с № 1. Новой описи присваивается следующий номер. В вашем случае, если в первом томе описи число дел достигло цифры 9999, а второй том начинается с № 1, то в этом нет нарушения. Только описи не называются «том 1», «том 2». Это будет опись № 1 дел постоянного хранения и опись № 2 дел постоянного хранения.

Если же у вас «первый том» заканчивается, например, номером 990, а «второй том» начинается с первого номера, то это нарушение. Чтобы это исправить, надо исправить нумерацию на делах и во втором томе описи, начав этот раздел с № 991.

Светлана | 14 11 2019

Здравствуйте! В течение какого времени после поступления дел в архив нужно составлять описи дел постоянного хранения? Муниципальный архив говорит, что описи составляются через 3 года. По нашей инструкции в архив дела сдаются в течение года после окончания производства по делу. Почему нельзя сделать описи сразу и направить их на утверждение ЭПК? Нигде не нашла ответа на этот вопрос. Спасибо

admin | 19 11 2019

Здравствуйте! Согласно п. 4.1. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Вам следует внести изменение в инструкцию: не в течение года после завершения дел в делопроизводстве, а через год. То есть, дела, завершенные делопроизводством в 2018 должны сдаваться в архив в 2020. После сдачи дел в архив организации можно сразу проводить упорядочение дел и составление описей дел. Не знаю, почему муниципальный архив не принимает описи на рассмотрение ЭПК ранее 3-х лет. Возможно, у них существует график рассмотрения документов на ЭПК, может быть они дают вам 1 год на составление описей.

Ольга | 26 11 2019

Здравствуйте, думаю муниципальный архив руководствуется ч. 9

п. 4.11. всё тех же Правил организации хранения … 2015 года.

Ольга | 26 11 2019

ч. 10, а не 9, п. 4.11. Правил

Шолпан | 19 03 2020

Добрый день. Документам с сроком хранения 5 лет нужна ли опись и может ли она превышать количество 180 листов?

admin | 23 03 2020

Здравствуйте! Согласно пунктам 4.11. и 4.19. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, полному оформлению и описанию (составление описи) подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения. На дела со сроком хранения 5 лет опись не составляется. Однако в некоторых случаях, например, при передаче дел в другую организацию, такая опись может быть составлена. При этом дела не подлежат полному оформлению (не подшиваются, листы дела не нумеруются). Количество листов в такой описи может быть любое.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *