Образец штатного расписания на 2018

Содержание

Штатное расписание на 2020 год

Штатное расписание — это внутренний нормативный акт организации, существенно упрощающий ведение кадрового учета. Хотя действующее законодательство не обязывает работодателей заполнять этот документ, обычно он утверждается еще на этапе создания компании. В нем фиксируются вся кадровая структура организации, состав и численность работников, ежемесячный фонд заработной платы.

В соответствии с Трудовым кодексом иметь штатное расписание совсем не обязательно. При желании работодатель вправе работать и без него, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу. Но не все так просто с этим документом: из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать ШР. Следовательно, расписание в организации должно быть. Вступление сотрудника в должность в отсутствие его должности в «штатке» относят к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ РФ. Поэтому потратим совсем немного времени на этот материал и рассмотрим, как выглядит штатное расписание, подробнее.

Для чего составляют «штатку»

В первую документ необходим для планирования. По своей сути штатное расписание структурирует всю компанию и иерархию в ней. Документ показывает, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в ШР, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае, узнав о нарушении, накажут. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости.

На практике бланк штатного расписания необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Он является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках, так как является документом первичного учета.

Когда разрабатывается и какие сведения содержит

Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий на основании специального приказа.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утверждена унифицированная форма Т-3. Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Но компания вправе изменять эту форму, исходя из своих потребностей.

Перечень обязательных сведений, которые обязательно включить в этот локальный акт, является небольшим:

  • структурные подразделения;
  • должности;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • должностные оклады;
  • месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то такой шаблон не должен противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Но существует подчиненный ему документ: так называемая штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Подробнее о том, как правильно составить штатное расписание для ООО и других организационных форм юрлиц и как ввести его в действие, расскажем на примерах.

Порядок принятия штатного расписания

Документ составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:

  • Устав;
  • утвержденную структуру предприятия (при ее наличии);
  • учетную политику;
  • профессиональные стандарты;
  • расчеты месячных должностных окладов;
  • другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной тоже не является, но на ее основе проще составить ШР.

Чтобы утвердить штатное расписание, издается приказ, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписывает ШР тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Важные нюансы

При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в отдельных случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т.е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют право на досрочный выход на пенсию. В этом случае стоит руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 и постановление Совмина СССР от 22.08.1956 N 1173). Если пренебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке указана фактически вымышленная профессия, возникнут проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой делают только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу.

Другая сложность возникает, когда в форме ШР нужно указать не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это необходимо, когда в организации есть такие должности. В этом случае пользуйтесь Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. В этом документе указано, что руководство организации вправе издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР можно не составлять.

Внештатные сотрудники

Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении ШР по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками: теми, кто сотрудничает с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них в силу статьи 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Следовательно, и к ШР они никакого отношения не имеют, так как они исполняют разовые работы. На практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Порядок внесения изменений

Изменение штатного расписания происходит всегда на основании приказа. Такие поправки бывают связаны:

  • с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
  • вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
  • сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
  • изменением окладов;
  • переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.

Изменения разрешено внести в действующую форму ШР или же просто утвердить новый документ на основании старого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление и сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей и о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ. Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее, чем за два месяца. Дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями — не ранее, чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.11.2019, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.01.2010). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок разрешено не выдерживать.

Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ, согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом тоже необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны изменится, не позднее, чем за два месяца.

Заполнение формы Т-3

Рассмотрим образец заполнения штатного расписания по форме Т-3 строительной организации, в которой 11 штатных единиц.

Показанный в качестве иллюстрации пример штатного расписания является приблизительным, в документ при наличии включают обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.

Скачать бесплатно бланк штатного расписания

Скачать образец штатного расписания на 2020 год для ООО
Скачать образец штатного расписания строительной организации в Excel

Скачать образец заполнения штатного расписания по форме Т-3 в Word

Скачать образец приказа

Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания

Как правильно составить штатное расписание

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Итоги

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание — бланк унифицированной формы Т-3 — и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Скачать штатное расписание

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Штатное расписание содержит:

  • перечень структурных подразделений;
  • наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте .

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. Как в таком случае заполняется форма Т-3, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе и изучить авторитетное мнение.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

  • на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
  • Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
  • единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
  • профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте .

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении… графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет.

Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Эксперты КонсультантПлюс дали рекомендации по утверждению штатного расписания. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и переходите в Путеводитель по кадрам.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Штатное расписание страховой организации: составление и утверждение

Планирование кадровой структуры и затрат по ее содержанию осуществляется на основе штатного расписания. Как правильно подойти к его разработке и оформлению, учитывая специфику организационно-территориальной структуры, рассмотрено автором в предлагаемой статье.

Штатное расписание — один из первых внутренних документов, который формируется при создании, реорганизации страховщика или открытии новых филиалов. Оно применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением о филиале).

Важность штатного расписания как документа по планированию деятельности страховой организации определяется ключевыми его функциями. Оно:

  • составляется для документального оформления организационной и территориальной структуры организации, закрепленной в уставе общества, и определяет структуру ответственности и подчиненности подразделений и сотрудников;
  • позволяет планировать потребность в персонале и отслеживать наличие вакантных должностей;
  • определяет оптимальность соотношения количества, состава и фонда оплаты труда;
  • используется для установления точных наименований должностей, на основании которых делаются записи в приказах по приему на работу, переводу и увольнению, заполняются трудовые книжки, оформляются трудовые договоры и т.д.;
  • выступает источником данных для составления бюджета расходов страховой организации по оплате труда и их контроля путем сопоставления с фактическими данными.

Существуют различные мнения об обязанности работодателя по ведению штатного расписания. Нормы действующего законодательства не содержат прямых указаний на такую обязанность работодателя. Однако с учетом норм ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и положений Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» штатную структуру организации следует оформлять первичным учетным документом. Все разъяснения компетентных органов по вопросу составления штатного расписания определяют необходимость наличия такого документа.

Фонд социального страхования РФ не раз обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания. Так, согласно п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81, проверка правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование начинается с ознакомления с учредительными документами организации, а также с организационно-распорядительными документами, определяющими систему оплаты труда, включая штатное расписание.

Нередко суды приходят к мнению о необходимости представления налоговым органам документов хотя и не относящихся к документам налогового учета, но определяющих систему оплаты труда (включая штатное расписание), так как в них могут содержаться сведения, имеющие существенное значение для налогообложения (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 по делу N А40-4332/07-117-33).

Отсутствие штатного расписания будет не в пользу работодателя в случае увольнения работников, обратившихся впоследствии в суд. Так, согласно ст. 180 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) при проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность). При этом согласно ст. 81 ТК РФ увольнение допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как на вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и на вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом состояния его здоровья. Работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. В этом случае именно штатное расписание позволит доказать отсутствие вакантных должностей на момент увольнения работника.

Отсутствие штатного расписания может расцениваться контролирующими органами как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 1000 до 5000 руб., а организация — от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Порядок оформления штатного расписания

При подготовке штатного расписания следует руководствоваться экономической обоснованностью и целесообразностью планируемой численности персонала. При этом на структуру и количество штатных единиц определяющее влияние оказывают направление и объем деятельности страховщика.

Штатное расписание целесообразно составлять на один год и в отдельности по филиалам.

Оформление штатного расписания осуществляется с использованием типовой формы N Т-3 «Штатное расписание», утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

В зависимости от специфики и потребностей страховщика типовая форма может быть дополнена графами. Однако исключение отдельных граф не допускается даже в случае отсутствия в них данных по объективным причинам. Например, недопустимо исключение графы «Надбавка», так как внутренними актами страховщика не предусмотрены дополнительные выплаты работникам.

Штатное расписание подписывают начальник отдела кадров или лицо, на которое возложена обязанность вести кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер. В том случае, если в коллективном договоре или соглашении установлено, что локальные нормативные акты, определяющие систему оплаты труда в организации, подлежат согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации, проект штатного расписания должен быть согласован с указанным органом в установленном порядке. Оформленное и согласованное штатное расписание вводится в действие в соответствии с приказом руководителя или уполномоченного лица. С учетом того что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с начала года или первого числа месяца.

Первый экземпляр утвержденного штатного расписания остается в деле службы документации, копии направляются в отдел кадров, в бухгалтерию (для начисления заработной платы) и руководителям структурных подразделений (в части, их касающейся; могут быть в форме выписки).

Срок хранения документов составляет согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 06.10.2000:

  • для штатного расписания и изменений к нему по месту разработки и утверждения — постоянно;
  • для штатной расстановки — 75 лет;
  • для проектов штатных расписаний, документов (справок, предложений, заключений, переписки) по их разработке и изменению — 3 года после утверждения.

Заполнение формы штатного расписания

Штатное расписание разрабатывается на основе устава общества и других документов, определяющих организационно-территориальную структуру страховщика, а также внутренних организационно-нормативных документов, как, например:

  • положения, инструкции и решения работодателя, регулирующие систему оплаты труда;
  • постановления, приказы, распоряжения, коллективный договор, иные решения по организации работ, выплате заработной платы, премий, материальной помощи или иных вознаграждений;
  • договоры, по которым предусмотрена выплата заработной платы или иных вознаграждений;
  • другие документы, имеющие отношение к выплатам в пользу работников.

В таблице представлен порядок заполнения формы N Т-3.

Требования по заполнению формы N Т-3 «Штатное расписание»

—————————T————————————————
Наименование показателя ¦ Расшифровка
—————————+————————————————

Наименование организации ¦Наименование организации в соответствии с
¦уставом
—————————+————————————————
Номер документа ¦Присвоенный номер документа
—————————+————————————————
Дата составления ¦Дата составления штатного расписания в формате
¦»дд.мм.гггг»
—————————+————————————————
На период _____________ с¦Период, на который утверждается штатное
«__» ____ 20__ г. ¦расписание (обычно — один год), и дата, с
¦которой штатное расписание вступает в действие
¦(обычно ранее даты начала периода, на который
¦утверждается штатное расписание)
—————————+————————————————
Приказ от «__» _________ ¦Дата и номер приказа, которым руководителем или
20__ г. ¦иным уполномоченным лицом утверждено штатное
¦расписание
—————————+————————————————
Штат в количестве ¦Количество утвержденных штатных единиц,
___ единиц ¦соответствующее сумме гр. «Количество штатных
¦единиц» формы N Т-3
—————————+————————————————
Наименование структурного¦Принятое организацией наименование
подразделения ¦подразделений (например, дирекция медицинского
¦страхования, отдел маркетинга, бухгалтерия,
¦управление продаж, административно-
¦хозяйственный отдел и т.п.)
—————————+————————————————
Код структурного ¦Код, присвоенный подразделениям организации
подразделения ¦
—————————+————————————————
Должность (специальность,¦Наименования, принятые организацией с учетом
профессия), разряд, класс¦требований трудового законодательства
(категория), квалификация¦
—————————+————————————————
Количество штатных единиц¦Общее количество планируемых штатных единиц по
¦одной и той же должности в подразделении
¦(например, если в бухгалтерии вводятся две
¦ставки по должности бухгалтера-кассира, то
¦количество составит 2 штатные единицы)
—————————+————————————————
Тарифная ставка (оклад) и¦Месячная заработная плата по тарифной ставке,
пр., руб. ¦тарифной сетке и определяемая иным образом в
¦зависимости от системы оплаты труда, принятой в
¦организации
—————————+————————————————
Надбавка, руб. ¦Стимулирующие и компенсационные выплаты:
¦премии, надбавки, доплаты, поощрительные
¦выплаты
—————————+————————————————
Всего в месяц, руб. ¦(Тарифная ставка + Надбавка) x количество
¦штатных единиц
—————————+————————————————
Примечание ¦Дополнительные сведения, необходимые для
¦уточнения данных, отраженных в предыдущих
¦графах. Могут делаться ссылки на законы,
¦постановления и т.п., а также на внутренние
¦акты (приказы, распоряжения). Например, при
¦выплате северных надбавок делается ссылка на
¦Закон РФ от 19.02.1993 N 4520-1 «О
¦государственных гарантиях и компенсациях для
¦лиц, работающих и проживающих в районах
¦Крайнего Севера и приравненных к ним
¦местностях»
—————————+————————————————

Вопросы заполнения отдельных граф

Графа «Наименование структурного подразделения» заполняется в соответствии с уставом общества, положением об организационной структуре или иным документом, определяющим структуру страховщика. Порядок расположения подразделений организация определяет самостоятельно. Это может быть структура по территориальному или функциональному распределению. Например, по территориальному признаку подразделения приводятся по группам «Головной офис» и «Филиал». По функциональному признаку подразделения могут быть представлены четырьмя группами: «Администрация», «Финансовые подразделения», «Подразделения по оказанию страховых услуг», «Общехозяйственные подразделения». Удобнее всего располагать структурные подразделения по иерархии, в порядке подчиненности подразделений. Например, если в структуре организации числятся управление учета и два подчиненных ему отдела — отдел учета страховых операций и отдел учета бланков строгой отчетности, то отделы будут располагаться в таблице следом за управлением. Также допускается располагать структурные подразделения в алфавитном порядке.

Графа «Код подразделения» может не заполняться. Однако следует принимать во внимание, что присвоение кодов нужно для того, чтобы можно было легко определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации. Для примера, представленного выше, коды могут быть присвоены в следующем порядке: управление учета — 0200, отдел учета страховых операций — 0201, отдел учета бланков строгой отчетности — 0202.

При заполнении графы «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация» следует учитывать, что в отдельных случаях наименование должно указываться в строгом соответствии с квалификационными справочниками. Так, согласно ст. 57 ТК РФ, если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках:

  • Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367;
  • Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

Квалификационные справочники могут использоваться и в других случаях, но при этом следует учитывать, что справочники устаревают и в них могут отсутствовать должности, предлагаемые на рынке. Это, однако, не означает, что страховщик не может установить должности, не указанные в справочниках.

Так, наименование должности руководителя организации определяется учредителями (участниками) организации. В соответствии со ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» единоличный исполнительный орган может именоваться «генеральный директор», «президент» и т.д. Если в штатном расписании должность руководителя организации поименована «президент», а должность его заместителя — «вице-президент», то указанные наименования будут использоваться в трудовом договоре, трудовой книжке и иных документах.

При совмещении должностей одним работником в штатном расписании указывается каждая должность, которая совмещается, с присвоением штатных единиц. Так, при совмещении двух должностей одним работником каждой должности соответствует одна штатная единица (всего две штатные единицы).

В случае же двойной должности, указываемой через дефис и являющейся названием одной должности, например «секретарь-машинистка», в штатном расписании указывается одна должность, которой соответствует одна штатная единица.

Примечание. Наименование должности страховщик устанавливает самостоятельно, за исключением случаев, предусмотренных трудовым законодательством.

В графе «Количество штатных единиц» следует указать число штатных единиц по должностям и подразделениям. Так, если в отделе автострахования вводится 3 единицы должности консультанта по продажам и в отделе страхования от несчастных случаев 2 единицы аналогичной должности, то запись в штатном расписании производится по двум строкам:

————————————T—————————T————
Наименование структурного ¦ Должность (специальность,¦Количество
подразделения ¦ профессия), разряд, класс¦ штатных
¦ (категория), квалификация¦ единиц
————————————+—————————+————
Отдел автострахования ¦Консультант по продажам ¦ 3
————————————+—————————+————
Отдел страхования от несчастных ¦Консультант по продажам ¦ 2
случаев ¦ ¦
————————————+—————————+————

При этом обратим внимание на то, что трудовые функции и должностные инструкции работников, занимающих одинаковые должности, но в разных подразделениях, могут различаться.

В случае, когда предусматривается неполная штатная единица, данные в графе указываются в долях. Например, для совместителей могут указываться ставки, равные 0,25, 0,5, 0,75. В случае, когда предполагаются несколько совместителей на должности, их ставки суммируются. Например, 5 совместителей по ставке 0,25 составят 1,25 ед.

В случае, когда в организации вводятся временные ставки на период менее срока, на который утверждено штатное расписание (например, на срок менее одного года), рекомендуется наряду с утвержденными ставками также указывать среднее значение ставок за период (через дробь). Например, если количество утвержденных штатных единиц составляет 6, количество временных штатных единиц — 2 на срок 6 месяцев, а штатное расписание вводится на один год, то в графе указывается 6/7 (среднегодовое значение определяется как: 6 + 2 ед. x 6 мес. / 12 мес.). Для учета срока, на который вводится временная ставка, форма может быть дополнена графой «Количество месяцев работы».

Обратим особое внимание на то, что в графе «Количество штатных единиц» указываются все планируемые штатные единицы, а не фактически занятые на момент составления штатного расписания. Так, принимать новых работников можно только на свободные вакансии, указанные в штатном расписании. При этом согласно ст. 57 ТК РФ должность в трудовом договоре указывается в соответствии со штатным расписанием. В случае же, когда работник принимается или переводится на должность, которая отсутствует в штатном расписании, необходимо внести соответствующие изменения в штатное расписание или оформить с работником договор гражданско-правового характера.

Также возникает вопрос о необходимости заполнения всех должностей, указанных в штатном расписании. У работодателя нет обязанности принять работников на все вакантные должности, он имеет право заполнять их по мере производственной необходимости. К такому выводу пришел Верховный Суд РФ в Постановлении Пленума от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

Кроме того, следует учитывать и ситуацию, когда работник принимается на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, если в штатном расписании по должности значится полная единица. В этом случае неполное рабочее время может быть установлено только с письменного согласия работника (ст. 93 ТК РФ).

При заполнении графы «Тарифная ставка» следует учитывать, что каждой должности по структурному подразделению должен соответствовать только один размер оклада. Установление диапазона недопустимо, так как в этом случае нарушаются общие принципы, установленные ст. 22 ТК РФ, а именно обеспечение работникам равной оплаты за труд равной ценности. В этом смысле одни и те же должности, установленные в разных структурных подразделениях, могут иметь различия в трудовых функциях, а следовательно, и в оплате труда. В случае же необходимости учесть разную интенсивность и качество работы следует прибегать к использованию надбавок.

Обратим внимание на то, что работники с разной квалификацией должны иметь разные должности: например, возможна следующая градация: инспектор отдела продаж, старший инспектор отдела продаж, главный инспектор отдела продаж и т.п.

В графе «Надбавки» указывается размер дополнительных выплат работнику за особые условия труда, режим работы либо поощрительные премии. Они делятся:

  • на установленные законодательством (северные надбавки и пр.);
  • утвержденные по решению организации.

Если размер надбавки зависит от определенных условий (например, стажа работы по специальности), которые могут быть неизвестны или изменены на момент формирования штатного расписания (на должность могут быть приняты сотрудники с разным стажем работы), то в штатном расписании рекомендуется отразить минимальный размер надбавки. Это действительно и для надбавок, установленных законодательно, и для занятых должностей (сотрудники в любой момент могут уволиться). Кроме того, следует учитывать, что сумма надбавки, которая будет установлена работнику, во многом зависит от руководителя организации.

В случае если системой оплаты труда предусмотрена возможность установления индивидуальных надбавок, каждую должность, по которой предусмотрена такая надбавка, нужно выделить в отдельную строку.

Надбавки, как и тарифная ставка, определяются в соответствии с утвержденными внутренними актами (положением) об оплате труда. Надбавки могут устанавливаться в виде фиксированной суммы и процентной надбавки. В то же время надбавки в штатном расписании рекомендуется устанавливать в рублях. Так, если надбавка составляет 10% от оплаты труда, то эту величину нужно перевести в рубли в зависимости от тарифной ставки, установленной по должности.

В штатном расписании для определения надбавок предусмотрены три графы. В зависимости от принятой в организации системы оплаты труда надбавки могут быть распределены по видам, например надбавки за выслугу лет, надбавки за знание иностранного языка и т.д. Организация должна указать все виды надбавок, которые установлены по каждой должности. Если же все надбавки невозможно перечислить, то необходимо выделить наиболее существенные, а остальные включить в группу «Другие надбавки». Если отведенных граф не хватит, могут быть введены дополнительные графы. Наименование надбавки в предусмотренных и дополнительно введенных в форму графах организация устанавливает самостоятельно.

Тарифная ставка (оклад) и надбавка в обязательном порядке должны указываться в трудовом договоре, а при их изменении — устанавливаться в дополнительном соглашении к трудовому договору. Установление надбавки в трудовом договоре может оформляться путем отсылки к соответствующему локальному нормативному акту или коллективному договору, предусматривающим основания и условия выплаты надбавок. В таком случае работник должен быть ознакомлен с содержанием локальных нормативных актов и коллективным договором под роспись (Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5275-61). Подобная возможность не предусматривается для тарифной ставки (оклада).

Например, если надбавка работнику выплачивается только на основании приказа руководителя, то организация не может учитывать свои расходы при налогообложении налогом на прибыль. На основании ст. 270 Налогового кодекса РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы в виде расходов на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов), а также в виде премий, выплачиваемых работникам за счет средств специального назначения или целевых поступлений.

Обратим внимание на то, что итоговые строки таблицы заполняются только по графам «Количество штатных единиц», «Всего в месяц, руб.».

Штатное расписание филиала

При наличии филиалов в страховой организации или при их создании штатное расписание может формироваться по одному из двух вариантов.

Первый вариант

Страховая организация формирует единое штатное расписание, в котором выделяется структура в виде филиала. Такое штатное расписание утверждается руководителем организации. Один экземпляр штатного расписания или выписка из него передается филиалу.

Второй вариант

Филиал формирует штатное расписание самостоятельно и согласовывает его с головной организацией. Для закрепления данной функции директору филиала выдается соответствующая доверенность. Указанные полномочия также могут быть закреплены в положении о филиале. Один экземпляр штатного расписания передается в головную организацию.

Штатная расстановка

Для контроля движения кадрового состава, наличия и заполненности штатных единиц, соответствия тарифной ставки и надбавки организация может вводить штатную расстановку. Штатная расстановка, в отличие от штатного расписания, определяет список сотрудников, занимающих штатные должности.

Такой документ удобен для управленческих целей, но не обязателен для составления. Форму штатной расстановки страховщик разрабатывает самостоятельно. За основу может быть взято утвержденное штатное расписание, которое дополняется графами «Ф.И.О. сотрудника», «Табельный номер», «Стаж работы», «Категория» и т.п. К категориям могут быть отнесены, например, инвалид, учащийся, пенсионер, лицо, имеющее детей до трех лет, и т.д.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

Любая организация сталкивается с объективной необходимостью внесения изменений в штатное расписание (введение новой или сокращение штатной единицы либо целого подразделения, переименование подразделения или должности, сокращение или повышение окладов, надбавок и т.д.). Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, их количество и периодичность законодательно не ограничиваются. Они могут быть оформлены одним из двух способов.

Если корректировки незначительны, изменения вносятся в действующее штатное расписание и вводятся в действие приказом.

Если изменения существенны, разрабатывается новое штатное расписание, которое также вводится в действие приказом. Но, в отличие от первого варианта, во втором варианте в приказе указывается на отмену действия предыдущего штатного расписания.

Обратим внимание на то, что при сокращении штата, изменении размера должностного оклада приказ по планируемым коррективам в штатное расписание нужно утвердить не менее чем за два месяца до вступления в силу указанных изменений (ст. ст. 74 и 180 ТК РФ), так как новое штатное расписание не может вступить в силу ранее этого срока. С предстоящими изменениями должны быть ознакомлены сотрудники, которых они коснулись, причем такое ознакомление (уведомление) должно производиться до корректировки штатного расписания. Производить повторное ознакомление с введенным изменением после утверждения нового штатного расписания или изменений в него нет необходимости. Это относится не только к указанным случаям, но и ко всем случаям, когда изменения затрагивают существенные условия трудового договора. Так, с изменением наименования должности должен быть ознакомлен соответствующий сотрудник, с которым должно быть оформлено дополнительное соглашение к трудовому договору, отражающее указанные изменения. При этом дата вступления в силу дополнительного соглашения должна соответствовать дате ввода в действие изменений.

Ниже представим процедуру изменения штатного расписания в части существенных условий трудового договора.

  1. Согласие работника на внесение изменений в штатное расписание.
  2. Приказ о внесении изменений в штатное расписание.
  3. Дополнительное соглашение к трудовому договору.
  4. Приказ о переводе работника.
  5. Внесение записи в трудовую книжку при изменении наименования должности или структурного подразделения и пр.
  6. Внесение записи в личную карточку работника.

А.А.Андреева

Независимый эксперт

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *