Опись

Главная

Вопросы и ответы

Карта сайта

О нас

Опись предоставляемых документов по требованию ФСС

Методический материал

Дата: 2019-07-17

Переход на главную

Опись предоставляемых документов по требованию ФСС

Образец описи предоставляемых документов
по требованию ФСС

1)

Положение по оплате труда и премировании за 2015- 2017г.*

2)

Коллективные договоры за 2015- 2017г.

3)

Штатное расписание за 2015- 2017г.

4)

Справка о дате установленной для выплаты заработной платы в период с 2015- 2017г.

5)

Расстановка штатной численности за 2015- 2017г.

6)

Табели учета рабочего времени за 2015- 2017г.

7)

Расчетные ведомости по начислению заработной платы за 2015- 2017г.

8)

Реестр начисленных и выплаченных пособий, отраженных в расчете по ф. 4-ФСС

9)

Листки нетрудоспособности и расчеты пособий по временной нетрудоспособности за 2015-2017гг

10)

Справки о постановке на учет в ранние сроки беременности за 2015-2017гг

11)

Заявления, приказы о назначении пособий при рождении ребенка за 2015- 2017г.

12)

Справки о рождении детей за 2015- 2017г.

13)

Справки от вторых родителей о неполучении пособий при рождении ребенка за 2015- 2017г.

14)

Заявления, приказы о назначении пособий при рождении ребенка за 2015- 2017г.

15)

Расчеты пособий по уходу за детьми до 1,5 лет за 2015- 2017г.

16)

Справки от вторых родителей о неполучении пособий по уходу за детьми до 1,5 лет за 2015- 2017г.

17)

Справки о смерти, а также остальные документы подтверждающие обоснованность назначения пособия о смерти за счет средств ФСС РФ

18)

Трудовые книжки работников, получающих пособия за период 2015-2017гг.

19)

Журнал учета приказов по кадровым перемещениям за 2015- 2017г.

20)

Трудовые договоры работников, получающих пособия за период 2015- 2017г.

21)

Расшифровка (помесячно) выплат в пользу работников, которые не облагались страховыми взносами в проверяемом периоде

22)

Гражданско-правовые договоры, выплаты по которым в пользу физических лиц за период 2015- 2017г. не облагались страховыми взносами, а также приложения к ним (в т.ч. акты выполненных работ)

23)

Реестры гражданско-правовых договоров, выплаты по которым в пользу физических лиц за 2015- 2017г.

24)

Своды начислений и удержаний за 2015- 2017г.

25)

Выписки по расчетным счетам за 2015- 2017г.

26)

Документы, подтверждающие обоснованность не облагать страховыми взносами по обязательному социальному страхованию за моральный вред сотрудникам

27)

Акты проверок расходов за период 2015- 2017г.

28)

Заявления о подтверждении основного вида деятельности и справки-подтверждения ОКВЭД за 2015- 2017г.

29)

Уведомление из статистики об установлении ОКВЭДа за 2015- 2017г.

30)

Документы подтверждающие статус иностранных граждан, по которым применен пониженный тариф для начисления за 2015- 2017г.

31)

Карточки по персонифицированному учету за 2015- 2017г. по тем сотрудникам по которым отражен регресс.

32)

Документы (кассовые, банковские), подтверждающие выплаты по договорам подряда

33)

Документы подтверждающие обоснованность назначения пособий по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве

34)

По сотрудникам, работающим по совместительству, документы с основного места работы о назначении пособий за 2015- 2017г.

35)

Авансовые отчеты с подтверждающими документами за 2015- 2017г.

36)

Документы по сотрудникам, заявленным как ВКС

37)

Анализы счетов, а также оборотно-сальдовые ведомости по следующим счетам: 50, 51, 62, 66, 69.1, 69.11, 70, 71, 73, 84, 90, 91, 99 за 2015- 2017г.

за 2015- 2017г.* — нужный период выставляется за проверяемое время

1. Положение по оплате труда и премировании за 2015- 2017г.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор ООО «Альфа»
_______ А.В. Львов 06.03.2018

Положение об оплате труда

г. Москва

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с действующим законодательством
Российской Федерации и предусматривает порядок и условия оплаты труда, порядок
расходования средств на оплату труда, систему материального стимулирования и поощрения
Работников ООО «Альфа» (далее – Организация). Положение имеет целью повышение
мотивации к труду персонала Организации, обеспечение материальной заинтересованности
Работников в улучшении качественных и количественных результатов труда: выполнении
плановых заданий, снижении затрат на производство единицы продукции (работ, услуг),
совершенствовании технологических процессов, творческом и ответственном отношении к
труду.

1.2. Настоящее Положение распространяется на лиц, принятых на работу в соответствии с
распорядительными актами руководителя Организации (далее – Работодатель) и
осуществляющих трудовую деятельность на основании заключенных с ними трудовых
договоров (далее – Работники).

2. Коллективные договоры за 2015- 2017г.

3. Штатное расписание за 2015- 2017г.

4. Справка о дате установленной для выплаты заработной платы в период с 2015- 2017г.

5. Расстановка штатной численности за 2015- 2017г.

Основные отличия в двух документах заключаются в следующем:

6. Табели учета рабочего времени за 2015- 2017г.

7. Расчетные ведомости по начислению заработной платы за 2015- 2017г.

8. Реестр начисленных и выплаченных пособий, отраженных в расчете по ф. 4-ФСС

9. Листки нетрудоспособности и расчеты пособий по временной нетрудоспособности за 2015-2017гг

10. Справки о постановке на учет в ранние сроки беременности за 2015-2017гг

11. Заявления, приказы о назначении пособий при рождении ребенка за 2015- 2017г.

12. Справки о рождении детей за 2015- 2017г.

13. Справки от вторых родителей о неполучении пособий при рождении ребенка за 2015- 2017г.

14. Заявления, приказы о назначении пособий при рождении ребенка за 2015- 2017г.

15. Расчеты пособий по уходу за детьми до 1,5 лет за 2015- 2017г.

16. Трудовые книжки работников, получающих пособия за период 2015-2017гг.

17. Журнал учета приказов по кадровым перемещениям за 2015- 2017г.

18. Трудовые договоры работников, получающих пособия за период 2015- 2017г.

19. Гражданско-правовые договоры, выплаты по которым в пользу физических лиц за период 2015- 2017г. не облагались страховыми взносами, а также приложения к ним (в т.ч. акты выполненных работ)

акт выполненных работ по договору подряда

20. Реестры гражданско-правовых договоров, выплаты по которым в пользу физических лиц за 2015- 2017г.

21. Своды начислений и удержаний за 2015- 2017г.

22. Акты проверок расходов за период 2015- 2017г.

23. Уведомление из статистики об установлении ОКВЭДа за 2015- 2017г.

24. Документы подтверждающие статус иностранных граждан, по которым применен пониженный тариф для начисления за 2015- 2017г.

25. Документы (кассовые, банковские), подтверждающие выплаты по договорам подряда

26. По сотрудникам, работающим по совместительству, документы с основного места работы о назначении пособий за 2015- 2017г.

Сопроводительное письмо к документам

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сопроводительного письма к документам .docСкачать образец сопроводительного письма к документам .doc

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  • к декларациям в ФНС, ФСС;
  • к договору на подпись контрагентам;
  • к коммерческому предложению;
  • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  • должность получателя и его ФИО;
  • наименование компании или ведомства;
  • адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

  • «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
  • «Просим информировать установленным порядком»;
  • «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  • название документа нужно писать полное;
  • отмечают количество экземпляров документа;
  • отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

  1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
  3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
  4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Сопроводительное письмо

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

Приложения:

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Реестр сдачи документов. Форма № 442

  • Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
    Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
  • Как грамотно составить договор займа
    Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
  • Правила составления и заключения договора аренды
    Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
  • Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
    В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Опись документов

Каждое предприятие или организация ведет достаточно объемный документооборот. Это различные договоры, контракты, внутренние распоряжения и приказы, бухгалтерские и кадровые документы. Для того чтобы наладить грамотный учет документации и поставить на должный уровень делопроизводство, необходимо составлять описи документов. При этом каждое подразделение компании оптимизирует и создает свой учет документооборота.

Что необходимо вносить в бланк описи

Опись представляет собой таблицу, состоящую из трех-четырех колонок. В шапке документа указывается название описи и подразделение предприятия, которое эту опись составляет. В самой таблице заполняются следующие колонки:

  • номер по порядку;
  • наименование документов;
  • количество страниц в них.

Бывают случаи, когда добавляется четвертая колонка. Например, при составлении описи документов для участия в тендере на выполнение строительных, монтажных или иных работ, в четвертой колонке нужно отмечать степень важности и необходимости того или иного документа. Также в эту графу можно вносить различные примечания.

В конце описи ставится дата ее составления, ФИО, должность и подпись сотрудника, составившего опись. В случаях, когда опись составляется при приеме-передаче дел, свои подписи ставят два сотрудника – тот, который дела сдает и тот, который их принимает.

Как правильно составить опись передаваемых документов

Скачать бланк внутренней описи

Скачать образец описи документов для сдачи в архив

Скачать образец описи документов для передачи другой организации

Основное назначение

Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

  • отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;
  • оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь. Нормативных требований в этой части нет, существует рекомендуемый бланк описи документов для передачи, на который можно опереться при разработке собственных форм.

Передаточная опись, образец 2020

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

  • наименование организации, откуда исходит документация;
  • наименование организации, куда передается пакет;
  • дата составления перечня;
  • порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
  • общее количество листов для передачи;
  • Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.

Основные разновидности

Существуют несколько возможных классификаций прилагаемых к отправке перечней. Для каждого вида организациям рекомендуется разрабатывать собственный шаблон. В зависимости от того, какую передачу сопровождает перечень, его можно отнести:

  • к внутренним, если бумаги передаются внутри юридического лица из одного подразделения в другое;
  • к внешним, если он сопровождает пакет бумаг, отправляемых в другую организацию.

В зависимости от тематики сопровождаемых бумаг:

  • бухгалтерская отчетность;
  • кадровые бумаги;
  • уставная документация.

Этот список типов не является закрытым, каждому аспекту деятельности организации сопутствует определенный документооборот, нуждающийся в организации.

Наконец, выделяется особый вид перечней — сдаточные, оформляемые для передачи дела в архив, пример которых будет рассмотрен отдельно.

Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи

Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

  • порядковый номер бумаги;
  • индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
  • дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
  • заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
  • номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
  • примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
  • итоговое количество листов в передаваемом деле;
  • дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов:

Сдаточный перечень документации

Это особый вид сопроводительной документации, составляемый в связи с передачей дела на хранение в архив. В таких перечнях присутствуют дополнительные графы:

  • крайние даты — необходимо указать, до какой даты бумагу надлежит хранить. Дата определяется в соответствии с нормой архивного хранения, как правило, она составляет пять лет;
  • срок хранения.

Рекомендуем скачать образец описи передаваемых документов и заполнять его по шаблону.

Опись дел постоянного хранения

Такой список фиксирует передачу бумаг в архив бессрочно, то есть они не будут уничтожены после истечения нормативного срока хранения. Перечень уникален тем, что в нем нет графы «Срок хранения». Кроме того, к таким спискам нередко составляются предваряющие их пояснительные записки с описанием организации, основных направлений ее деятельности и бумаг, вошедших в описываемое дело.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *