Подотчет карта

Содержание

Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета

Перечисление на карту заработной платы давно никого не удивляет. Сегодня многие компании перечисляют на карту сотруднику и деньги под отчет. Использование карт сотрудников в расчетах по подотчетным суммам является удобным инструментом и для сотрудника и для организации. А правильно оформленные документы помогут избежать вопросов со стороны проверяющих.

Законодательные основы расчетов по подотчетным суммам

Сегодня безналичный перевод денег под отчет используется все чаще. В общем случае порядок расчетов по деньгам, выдаваемым работникам в подотчет, регулируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014. Но в нем говорится о наличных денежных средствах.

Законодательно не ограничена выдача в подотчет на карту работника. Министерство финансов РФ совместно с Казначейством РФ в Письме от 10.09.2013 сделало вывод о том, что выплаты подотчетных средств на банковские счета работников организаций целесообразно и не противоречит законодательству. Аналогичный вывод содержится в Письме Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288.

Порядок выдачи денежных средств в подотчет на карту сотрудника

Порядок расчетов с подотчетниками, в том числе возможность перечисления подотчетных средств в безналичном порядке, рекомендуется прописать в учетной политике предприятия. Деньги под отчет выдаются работнику по его заявлению либо на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя предприятия. В них прописываются цель выдачи денежных средств, срок, на который они выдаются.

Приказом, как правило, оформляется распоряжение руководства на выдачу денежных средств на расходы при отправке сотрудника в командировку.

Бланк заявления на подотчет также стоит разработать и утвердить распорядительным документом. Это позволит избежать ошибок в его оформлении. Заявление сотрудника должно быть обязательно подписано руководителем.

Образец распоряжения на утверждение бланка заявления в подотчет

Скачать

Оформление платежного поручения

Выдача в безналичном порядке под отчет денег с расчетного счета компании осуществляется посредством оформления платежного поручения. При перечислении подотчетных сумм на карту сотрудника назначение платежа обязательно должно содержать сведения о том, что данные суммы выдаются под отчет, со следующими примерными формулировками:

  • перечисление подотчетных сумм на командировочные расходы;
  • перечисление под отчет на хозяйственные расходы;
  • выдача денежных средств в подотчет.

Образец заполнения платежного поручения на перечисление подотчетных сумм

Скачать

Проводки

Для отражения в учете операции по перечислению денежных средств под отчет в безналичном порядке,бухгалтер должен сделать проводку:

  • Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
  • Кредит 51 «Расчетные счета».

Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу

Необходимость правильного назначения платежа подотчетному лицу в платежке

Последствия неправильного оформления назначения платежа

Оформление платежного поручения при выдаче в подотчет

Итоги

Необходимость правильного назначения платежа подотчетному лицу в платежке

Организации могут выдавать сотрудникам подотчетные суммы путем перечисления средств на их карточные счета в банке, причем карта может быть как личной, так и корпоративной. И хотя законодательно напрямую возможность безналичного подотчета не прописана, в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 имеется четкое разрешение на проведение указанных операций.

Узнайте о внутреннем документе компании, описывающем нюансы расчетов с подотчетными лицами, из материала «Положение о расчетах с подотчетными лицами – образец».

При этом самое главное, на что следует обращать внимание, — правильное оформление в платежном поручении поля «Назначение платежа».

О роли реквизита «Назначение платежа» узнайте из этой публикации.

Возможен вариант, когда реквизиты для перечисления указаны верно, а в поле назначения содержатся ошибки. Это может обернуться для организации дополнительными расходами либо аннулированием платежного поручения. Об этом поговорим далее.

О нюансах «подотчетной» работы бухгалтера можно узнать в статье «Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами».

Последствия неправильного оформления назначения платежа

При неправильном оформлении назначения платежа возможно развитие событий по 2 вариантам:

  1. Банк может не принять платежное поручение, поскольку в некоторых кредитных учреждениях установлены конкретные требования по заполнению этой графы. О том, как заполнить назначение платежа по подотчетным средствам, следует узнавать в банке, обслуживающем организацию.
  2. Контролирующие органы могут посчитать, что перечисленные работнику безналичные суммы — это его заработная плата, а потому налоговая служба потребует удержать и перечислить НДФЛ и взносы на соцстрахование.

Однако Минфин России считает данные претензии со стороны налоговой службы неправомерными, о чем указано в его письме от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.

Об ошибках при учете расчетов с подотчетными лицами читайте в статье «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».

Оформление платежного поручения при выдаче в подотчет

Чтобы правильно оформить платежное поручение для перечисления денежных средств сотруднику в подотчет, необходимо придерживаться стандартного порядка действий:

  • Во-первых, следует иметь в распоряжении реквизиты карточного счета, на который будут переводиться подотчетные суммы, чтобы средства ушли по назначению.
  • Во-вторых, в назначении платежа необходимо прописать, что именно представляют собой эти деньги: подотчетные суммы на командировочные расходы или на приобретение товаров для хозяйственной деятельности организации.

Порядок учета командировочных расходов в 2019-2020 годах см. по .

Именно указание в назначении платежа, что перечисляемые средства являются подотчетными суммами, позволяет обезопасить организацию от претензий контролеров. Сформулировать назначение платежа можно по следующему образцу:

  • «Перечисление подотчетных средств на счет сотрудника Иванова С. Р. согласно приказу от 12.03.2020 № 18/П. Без НДС» — такая фраза будет уместна при перечислении безналичного аванса.
  • «Компенсация перерасхода сотруднику Иванову С. Р. по авансовому отчету от 15.03.2020 № 32. Без НДС» — такая формулировка может использоваться при возмещении перерасхода сотруднику.

Подробнее о выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы читайте в материале «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка».

Итоги

Правильно оформленное назначение платежа при перечислении безналичного подотчета позволит избежать претензий контролеров. Самое главное при этом — указывать, что перечисляемые суммы являются подотчетными денежными средствами. Это послужит убедительным доказательством того, что они не являются доходом сотрудника.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета

Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?

Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника

Что указывать в назначении платежа при выдаче подотчета на карту сотрудника?

Проводки по перечислению денежных средств на карту сотрудника в подотчет

Итоги

Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?

В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.

Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:

  • письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
  • письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
  • письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.

В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):

  • оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
  • оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
  • проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.

Как применять ККТ при расчетах через подотчетных лиц? Узнайте экспертное мнение в КонсультантПлюс, получив пробный доступ бесплатно.

См. также «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».

Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:

«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.

При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.

Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2019-2020».

Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.

Подробнее о действующих правилах выдачи денег под отчет читайте .

К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

  • цель получения подотчетных денег;
  • сумма запрашиваемого подотчета;
  • банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
  • период, на который предоставляются подотчетные деньги;
  • разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
  • подпись подотчетного лица;
  • дата составления.

Ниже представлены готовые образцы заявления и приказа на выдачу подотчета на карту.

Скачать образец заявления о подотчете на карту

Скачать образец приказа о подотчете на карту

Срок представления авансового отчета по подотчету, выданному на карту сотрудника, в отличие от подотчета, выданного наличными, законодательством РФ не установлен. Чтобы сотрудники, получившие безналичный подотчет, своевременно сдавали авансовые отчеты, в приказе на выдачу подотчета или инструкции для подотчетных лиц добавьте положение:

«По денежным средствам, полученным под отчет безналичным способом, авансовый отчет предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчетные средства».

Для доказательства того, что произведенные расходы были оплачены за счет полученных на карту подотчетных сумм, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте. Это могут быть как чеки, выданные продавцом при оплате картой товаров или услуг, так и чеки, распечатанные банкоматом при получении с карты наличных денег.

С порядком составления авансового отчета ознакомьтесь в этой статье.

Что указывать в назначении платежа при выдаче подотчета на карту сотрудника?

При перечислении подотчетных денег на карту сотрудника в поле (24) платежного поручения наиболее емко указывайте их назначение. Тогда при получении налоговых запросов будет легче найти все подтверждающие документы (заявления, приказы, авансовые отчеты). К примеру:

«Выдача под отчет на покупку проездных билетов по заявлению от 28.02.2019 № 124».

Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке.

С правилами и образцом заполнения платежных поручений ознакомьтесь в этой статье.

Проводки по перечислению денежных средств на карту сотрудника в подотчет

Выдача подотчетных средств на карту сотрудника в бухучете фиксируется следующей проводкой:

Дт 71 Кт 51 (52).

При возврате неиспользованных подотчетных средств наличными через кассу делается запись:

Дт 50 Кт 71.

При перечислении неиспользованного подотчета безналичным способом — с карты сотрудника на расчетный счет фирмы — вносится запись:

Дт 51 (52) Кт 71.

О нюансах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Полный перечень проводок при выдаче подотчетных сумм, в том числе если они требуются для командировки, читайте в этом материале.

В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту. Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм. Иначе выданный на карту подотчет будет отнесен проверяющими органами к налогооблагаемому доходу сотрудника.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Безналичные расчеты с подотчетными лицами: учет и налоговые последствия

Часто материальные ценности приобретают подотчетные лица организации. Выдать деньги в подотчет можно из кассы предприятия. А безопасно ли оплачивать товары и услуги с корпоративной карты или с личной карты сотрудника? Учет таких операций и их налоговые последствия рассмотрим в этой статье.

Расчеты с помощью корпоративной карты

Предприятие может открыть одну или несколько корпоративных карт. Карта выдается подотчетному лицу на основании заявления, в котором сотрудник просит выдать карту на приобретение материалов, оплату работу или услуг. Например, такую карту целесообразно открыть начальнику гаража, который самостоятельно закупает запчасти и оплачивает периодические ремонты автотранспорта.

Порядок использования карт лучше закрепить в приказе, в котором прописать и периодичность отчета сотрудника за потраченные деньги.

На карту деньги зачисляются на основании одобренного заявления работника или приказа руководителя организации.

В бухгалтерском учете средства в подотчет ставятся только в момент снятия денег с карты или оплаты товаров (услуг). Отследить операции оплаты или обналичивания денег можно с помощью банковской выписки.

Так как карточка — это платежное средство, ее можно учитывать в составе денежных документов на счете 50-3:

Дебет 71 Кредит 50-3 — корпоративная карта выдана в подотчет сотруднику.

При увольнении работника, смене должностных обязанностей, в случаях, когда необходимость использовать карту исчезает, нужно сделать проводку:

Дебет 50-3 Кредит 71 — карта возвращена работником в кассу предприятия.

Операции по карте учитываются на счете 55, субсчет «Специальный карточный счет»:

Дебет 71 Кредит 55 — списаны деньги с карты для оплаты услуг (товаров) подотчетным лицом;

Дебет 10 Кредит 71 — на основании авансового отчета оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом.

Расчеты с помощью личной карты сотрудника

Если сотрудник не против, можно переводить подотчетные деньги на его личную карточку. Чтобы не нарушить закон, нужно выполнить ряд условий:

  • закрепить возможность перечисления подотчетных сумм на личную карту сотрудника в учетной политике;
  • взять с сотрудника заявление о перечислении подотчетной суммы на карту с указанием банковских реквизитов;
  • в платежном поручении в назначении платежа указать цель перевода. Например, «в подотчет Иванову А.А. на приобретение хозтоваров».

Подотчетное лицо обязательно должно отчитаться о произведенных расходах. К авансовому отчету кроме кассовых и товарных чеков нужно приложить чек банкомата или квитанцию с терминала оплаты, в которых указана фамилия держателя карты (письмо Минфина РФ от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106).

Никаких налоговых последствий для организации в случае расчетов подотчетным лицом личной картой не грозит. Такую позицию поддерживает Минфин РФ в своем письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288, а также Федеральное казначейство (письмо от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554).

Если подотчетное лицо совершает покупки в выходные дни, придется доказать обоснованность этих трат (п. 1 ст. 252 НК РФ). Например, водитель накануне понедельника может заправить служебный автомобиль. Свои доводы он должен изложить в служебной записке. Если приложить чеки с АЗС без других оправдательных документов, налоговики могут убрать эти суммы из расходов предприятия.

Расчеты подотчетного лица с помощью карт третьих лиц

Может сложиться ситуация, когда подотчетное лицо воспользовалось для оплаты какой-либо операции банковской картой другого человека (например, родственника или коллеги). Если такая необходимость обоснована и держатель карты подтвердит оплату письменным согласием, налоговых последствий не наступит (письмо ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).

Если сотрудник произведет оплату с помощью карты мужа или жены, письменное согласие не требуется (письмо Минфина РФ от 13.12.11 № 03-03-07/60). Однако операцию лучше подтвердить копией свидетельства о заключении брака.

Вы можете посмотреть другие практические примеры с использованием платежных карт.

После того как работник сдал авансовый отчет, вы его проверили, а руководитель утвердил своей подписью, пора отражать расходы в бухгалтерском и налоговом учете. На словах все просто: оплатили, получили, документально подтвердили — списали. Но, как показывают вопросы, поступающие к нам в редакцию, досадные ошибки встречаются часто. Из-за того что расходы отразили раньше, чем следовало, или документы оформили не по правилам, налоговики при проверке доначисляют налог и штрафы.

Если вы — предприниматель

Данная статья будет полезной, если у вас есть наемные работники и вы выдаете им деньги в подотчет. И не важно, какой у вас объект налогообложения по УСН.

Мы поговорим о наиболее распространенных ошибках, которые могут допускать как «упрощенцы», учитывающие расходы, так и те, кто платит единый налог лишь с доходов. Ведь правильный учет подотчетных сумм влияет на исчисление как «упрощенного» налога, так и НДФЛ и страховых взносов. А наши рекомендации, надеемся, помогут вам правильно разрешать сложные ситуации.

Ошибка № 1 В товарном чеке не расшифровано содержание покупки

Для кого актуально. Для всех «упрощенцев». Составив авансовый отчет, сотрудник приложил к нему чек ККТ на общую сумму и товарный чек. При этом в товарном чеке не указаны конкретные названия приобретенных товаров. А стоит лишь обобщенное наименование, например «канцтовары на сумму 1000 руб.». В чеке ККТ указана также только общая стоимость.

В чем проблема. Не советуем учитывать расходы по документу без названий конкретных товаров. Объясним почему. Все расходы должны быть документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом документы следует оформлять в соответствии с законодательством РФ. А к обязательным реквизитам первичного документа относятся наименование и количество приобретенных товаров, работ или услуг (подп. 4 и 5 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для товарного чека с обобщенным наименованием товаров это требование не выполняется. Ведь в нем нет названия, количества и стоимости каждого конкретного товара.

Правда, арбитры иногда поддерживают налогоплательщиков, которые учли расходы по документам с общими названиями (см., например, постановление ФАС Поволжского округа от 03.02.2006 № А55-14012/05-32). Но вряд ли хотелось бы судиться из-за проблемы, которую можно своевременно исправить. Причем это актуально не только для «упрощенцев», учитывающих расходы, но и для тех, кто платит налог лишь с доходов. Ведь если расходы подотчетного лица не подтверждены правильно оформленными документами, проверяющие могут доначислить зарплатные налоги.

Важное обстоятельство

Если подотчетник принес товарный чек, в котором указана только общая стоимость покупки, такой документ лучше заменить, обратившись к продавцу еще раз. Или самостоятельно сделать к чеку расшифровку.

Отметим, что описанная проблема актуальна лишь для случая, когда в чеке ККТ нет расшифровки покупок с их стоимостью и количеством — именно тогда потребуется товарный чек с расшифровкой. Если в чеке ККТ указаны названия всех товаров, цены, количество и стоимость, то товарный чек и не потребуется, поскольку вся информация, нужная для учета, уже есть в кассовом чеке. Однако их выдают не все продавцы, а лишь крупные супермаркеты.

Что предпринять. Во-первых, проинструктируйте работников, что в товарном чеке продавец должен перечислить все товары, указав их количество, цену и общую стоимость. И подотчетное лицо обязано сразу проконтролировать, поскольку это и в его интересах. Ведь если налоговики при проверке доначислят с аванса НДФЛ, вы удержите его из зарплаты подотчетника.

Во-вторых, если работник уже принес вам документы с обобщенным названием, попросите его съездить обратно в магазин и поменять бумаги. Продавец, скорее всего, не откажет и перепишет товарный чек. А работник, которому пришлось лишний раз ходить в магазин, запомнит, какие документы нужно получать при покупке.

Если же поменять товарный чек проблематично, есть иной вариант. Пусть подотчетник составит внутренний документ, например расшифровку к товарному чеку. В нем он сам напишет наименование, количество, цену и общую стоимость купленных товаров. Поскольку документ оформлен по всем правилам, предъявляемым к «первичке», проблем с учетом расходов быть не должно. Образец такого документа вы можете посмотреть ниже.

Ошибка № 2 Расходы подотчетного лица оплачены чужой банковской картой

Для кого актуально. Для всех «упрощенцев». Вроде бы все в порядке, работник составил отчет, приложил документы на покупку и оплату. Но при подробном рассмотрении вы заметили, что в чеке ККТ указаны данные банковской карты не самого подотчетника, а кого-то другого, например его родственника. Ведь в чеке ККТ в таком случает указывается ФИО того лица, кому принадлежит карта.

На заметку

Если подотчетный работник оплатил расходы чужой картой, попросите его написать пояснительную записку о том, что деньги владельцу карты за покупку он вернул.

В чем проблема. Будет рискованно оставлять все как есть и принимать отчет только с приложенными подотчетником документами. Вдруг вам попадутся при проверке особенно внимательные инспекторы, которые сочтут, что расходы, оплаченные неизвестно кем, к вашей фирме отношения не имеют. Поэтому их следует исключить из налоговой базы. И включить эту сумму в доход работника, облагаемый НДФЛ, а также начислить с нее страховые взносы.

Что предпринять. Попросите работника написать пояснительную записку. И указать, что покупку делал родственник или друг по его поручению. Дополнительно пусть подотчетник приложит расписку того человека, чьей картой он расплачивался. В расписке друг или родственник подтвердит, что деньги свои он от подотчетного лица получил и никаких претензий не имеет. В этом случае у вас будут доказательства, что расходы действительно оплачены за счет средств вашей фирмы, выданных под отчет. Подобные рекомендации дают, в частности, финансовое и налоговое ведомства (письма Минфина России от 11.10.2012 № 03-03-07/46 и ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876). Образцы документов, которые потребуется оформить, мы представили ниже.

Ошибка № 3 Расходы учли вы раньше, чем погасили задолженность перед подотчетником

Для кого актуально. Для плательщиков УСН с объектом доходы минус расходы. Достаточно часто встречается ситуация, когда работник получил деньги под отчет, но на оплату покупки немного не хватило. Поэтому он добавил свои. Соответственно по авансовому отчету получился перерасход.

В чем проблема. Не учитывайте всю сумму покупки в налоговых затратах при упрощенной системе, пока не рассчитались с подотчетником. Объясним почему. В налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы. А они будут оплаченными, когда у фирмы нет задолженности (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При перерасходе у вас есть долг перед работником. Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.

Что предпринять. Расходы считаются оплаченными, когда вы выдали сумму перерасхода работнику. Это подтверждает также Минфин России в письме от 17.01.2012 № 03-11-11/4. Поэтому если вы рассчитались с подотчетником, выполнили прочие условия и имеете подтверждающие документы, то можете списать всю сумму расходов.

Пример 1. Учет расходов, оплаченных подотчетным лицом личными деньгами

О.И. Гришин, работающий в ООО «Полет», 5 июня получил под отчет 2000 руб. для покупки картриджа для принтера. 8 июня работник приобрел картридж за 2500 руб. (без НДС) и принес в бухгалтерию ООО «Полет» авансовый отчет. К отчету он приложил товарный чек и чек ККТ на покупку картриджа. 9 июня директор ООО «Полет» утвердил отчет, фирма оприходовала картридж и тут же передала его в эксплуатацию, установив на принтер. А 10 июня бухгалтер-кассир выдала О.И. Гришину сумму перерасхода по авансовому отчету — 500 руб. (2500 руб. – 2000 руб.). Когда можно учесть стоимость картриджа в расходах?

Стоимость картриджа для принтера ООО «Полет» вправе отразить в материальных расходах сразу после оприходования имущества и оплаты (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Картридж оприходован 9 июня, а оплачен полностью 10 июня — после погашения задолженности перед работником. По условию, работник приложил к отчету товарный чек и чек ККТ. Этих документов достаточно для учета расходов. Поэтому 10 июня ООО «Полет» впишет в графу 5 Книги учета стоимость картриджа — 2500 руб. Бухгалтерские проводки будут такие:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— 2000 руб. — выданы деньги под отчет О.И. Гришину;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

— 2500 руб. — оприходован картридж, купленный подотчетником;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10

— 2500 руб. — списан в производство картридж для принтера;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— 500 руб. — выдана О.И. Гришину сумма перерасхода по авансовому отчету.

Обратите внимание

Расходы по авансовому отчету для работодателя считаются оплаченными только после того, как вы окончательно рассчитаетесь с подотчетным сотрудником (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если же сумму перерасхода вы возмещаете работнику уже в следующем квартале, для списания расходов при УСН можно не дожидаться полной оплаты, а поступить следующим образом. Спишите стоимость покупки за минусом перерасхода сразу после утверждения авансового отчета. А оставшуюся часть — в день, когда вы выплатите причитающуюся сумму работнику. Разумеется, для учета расходов нужно, чтобы имелись подтверждающие их документы и выполнялись прочие необходимые условия (п. 2 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Ошибка № 4 Вы списали на расходы товар, который еще не поступил

Для кого актуально. Для плательщиков УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Работник поехал к контрагенту и внес аванс под будущую поставку, потратив деньги, полученные в подотчет. Он должен составить авансовый отчет. Однако документов на покупку у подотчетника еще нет, поскольку товар ему еще не отгружен. Поэтому приложить к авансовому отчету он сможет лишь чек ККТ, квитанцию к приходному кассовому ордеру или иной документ об оплате.

В чем проблема. Вы допустите ошибку, если в налоговой базе при УСН истраченные деньги отразите в качестве расхода на дату утверждения авансового отчета. Ведь полностью затраты еще не подтверждены, подотчетник ничего не купил и не получил, а только внес аванс.

Суть вопроса

Сумму уплаченного работником аванса учитывайте в расходах только после того, как будут получены товары, работы или услуги.

Что предпринять. Учтите расходы в налоговой базе при УСН не на дату утверждения отчета, а позднее. Когда материал будет оприходован, работы или услуги выполнены, а товар получен и затем реализован покупателю (подп. 5 и 23 п. 1 ст. 346.16, подп. 1 и 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А у вас на руках будут все необходимые документы.

Подсказки от сайта e.26-2.ru

Если сотрудник купил что-то за свои деньги, это не подотчет

Если работник не получал деньги под отчет, а приобрел имущество для фирмы за свои средства, составлять авансовый отчет будет ошибкой. Ведь аванс сотруднику вы не выдавали. Работник просто напишет заявление, в котором попросит возместить его расходы. И приложит документы, подтверждающие покупку. А образец заявления вы можете найти на сайте электронного журнала «Упрощенка» e.26-2.ru. В поисковой строке раздела «Формы» наберите «заявление на возмещение расходов». И нужный вам документ появится в первой строке поиска. Скачав его себе на компьютер, вы сможете сделать шаблон для работников.

Если руководитель одобрит заявление работника, выдайте ему требуемую сумму. Затем отразите покупку в расходах, если все документы в порядке и выполнены условия для учета (ст. 346.16 и 346.17 НК РФ). И сделайте бухгалтерские проводки. При этом для отражения расчетов с сотрудником используйте бухгалтерский счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» здесь не подходит, так как эта операция не относится к подотчету.

Пример 2. Учет аванса, уплаченного подотчетником

В.П. Сидоров, работающий в ООО «Василек», 10 августа получил под отчет наличные в сумме 50 000 руб. на покупку товаров для перепродажи. Однако нужных товаров не оказалось на складе поставщика. Поэтому он ничего не купил, а только заказал эти товары, чтобы получить их через две недели. И 12 августа внес предоплату — 10 000 руб. Что будет в учете ООО «Василек»?

17 августа В.П. Сидоров составил авансовый отчет, приложив к нему документ на уплату аванса 10 000 руб. А оставшиеся 40 000 руб. (50 000 руб. – 10 000 руб.) вернул в кассу. Выданные авансы в налоговом учете при УСН не отражаются. Стоимость товаров фирма отразит в расходах после того, как они будут оприходованы, полностью оплачены и реализованы покупателю (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

А в бухгалтерском учете ООО «Василек» надо сделать такие проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— 50 000 руб. — выданы деньги под отчет В.П. Сидорову;

ДЕБЕТ 60 субсчет «Авансы выданные» КРЕДИТ 71

— 10 000 руб. — внесена предоплата за товар за счет подотчетных средств;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

— 40 000 руб. — получен от В.П. Сидорова остаток подотчетной суммы.

Нюансы, требующие особого внимания

Если из документов, приложенных к авансовому отчету, непонятно, что именно покупал работник, в таком виде отчет лучше не принимать. Попросите подотчетника получить у продавца товарный чек или накладную, где будут перечислены все купленные товары с ценой и количеством.

Подотчетные расходы считаются оплаченными работодателем, если сотрудник не вносил свои личные деньги. А если вносил — сначала нужно возместить ему перерасход и только потом учитывать расходы в налоговой базе при УСН.

Если подотчетник оплатил поставщику будущую поставку, отражать расходы в налоговом учете при УСН на дату утверждения отчета нельзя. Дождитесь, пока материалы, работы или услуги будут получены, а товары — еще и реализованы.

28 сентября эксперты нашего издательства провели интернет-конференцию «Подотчет и наличные расходы». Из заданных вопросов видно, что бухгалтеров интересуют как «вечнозеленые» темы (в частности, отношение налоговиков к выдаче под отчет сверхлимитной выручки), так и специфические (например, составление авансовых отчетов при оплате билетов для командированных с личной карты директора). Предлагаем вашему вниманию ответы на наиболее интересные вопросы участников конференции.

Сверхлимитную выручку можно выдавать под отчет хоть каждый день

Очень часто бывает, что в конце дня, когда инкассация уже прошла, превышен лимит кассы. Банк лимит повышает неохотно. Так как деньги сдать некому, мы выдаем их директору в подотчет, а утром он якобы вносит их обратно. Как налоговики относятся к таким операциям?

: С начала этого года вам не нужно решение банка для увеличения лимита. Теперь лимит вы устанавливаете для себя сами по определенной ЦБ формул Эта формула позволяет установить лимит исходя из самой большой дневной выручки, которая у вас когда-либо была. А в случае ее увеличения — изменять лимит так часто, как это необходимо, — хоть каждый день.

Относительно выдачи денег под отчет можно сказать следующее: даже если будет очевидно, что вы их выдаете только для того, чтобы не оставлять в кассе и не сдавать в банк наличные сверх лимита, то при правильном оформлении документов проверяющие не смогут предъявить вам никаких претензий. Сумма, которая может быть выдана под отчет, не ограничена, частота выдачи — тоже. Главное, чтобы директор регулярно за деньги отчитывался и получал под отчет новую сумму только после того, как будет оформлен возврат предыдущей. Таким образом, формально все правила будут выполнены.

Если работник тратит свои деньги, а потом получает возмещение от организации — это не подотчет

В организации за подотчетные средства принято отчитываться через 30 дней. Но работнику подотчетные деньги не выдавались, он приобретал материалы за свой счет. В сданном авансовом отчете (например, на 30 сентября) есть чеки не только за текущий месяц (сентябрь), но и более ранних периодов, например за июль.
Какова позиция налоговых органов по поводу того, что работник временно «спонсирует» организацию? Имеем ли мы право принимать чеки более ранних периодов, чем месяц сдачи отчета? Есть ли нормативные документы, регламентирующие максимально возможный срок принятия чека?

: Минфин еще в 2006 г. пояснил: такую ситуацию не следует рассматривать как приобретение организацией материалов у работника, а возмещенную сумму — как выплату работнику дохода, с которого должен быть удержан

Когда работник приобретает материалы за свой счет без специального распоряжения руководства, решение о необходимости этих затрат для компании и, соответственно, об их возмещении работнику должен принимать директор. Если директор решит их возместить, то тем самым одобрит сделку по приобретению материалов от имени компани

Обратите внимание: возмещение расходов — это не выдача денег под отчет. Поэтому установленный для подотчетных денег срок тут не важен. А срок, в течение которого работник может обратиться за возмещением, ничем не ограничен.

Для получения денег работник должен написать заявление о возмещении его затрат и приложить все подтверждающие их документы. Затем директор утвердит заявление и подпишет РКО, по которому кассир и выдаст деньги. Авансовый отчет составлять не обязательно, но, если вам так удобнее, работник может отчитаться, составив именно авансовый отчет.

Работник отчитался за подотчетные деньги позже срока? Матвыгоду считать не надо!

Какова сейчас позиция налоговых органов по вопросу возникновения базы по НДФЛ в виде материальной выгоды, если работник вовремя не отчитывается за выданные ему деньги?

: Если работник отчитался за выданные ему под отчет деньги позже установленного руководителем срока, у организации нет обязанности определять материальную выгоду и исчислять с нее НДФЛ. Ведь случаи, когда у работника появляется доход в виде материальной выгоды, четко сформулированы в ст. 212 НК РФ. И рассматриваемая ситуация там не упомянута. Расценивать же полученные деньги как заемные нет никаких оснований.

С этим согласен и сотрудник ФНС России.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Деньги, которые работник получает под отчет, не признаются выплатой в его пользу, поскольку работник получил их, чтобы оплатить какие-либо расходы в пользу организации. При этом должно быть документально подтверждено целевое расходование подотчетных сумм. Следовательно, полученные под отчет деньги, по которым работник впоследствии отчитался (пусть и с опозданием), не являются объектом налогообложения по НДФЛ. Материальной выгоды здесь не

Сотрудник, купивший билеты для себя и напарника, может отчитаться за двоих

Подотчетное лицо (рядовой сотрудник) приобрело билеты для себя и своего коллеги. Кто должен отчитываться за эти билеты? Как за командировку должен отчитываться сотрудник, для которого приобрели билеты? Какие документы должны быть представлены, если билеты оплачивались по безналу через Интернет с карточки сотрудника?

: Если сотрудник оплатил билет через Интернет, то ни кассового чека, ни документа, подтверждающего оплату картой, у него не будет. Но они и не нужны. При авиаперелете вполне достаточно маршрут/квитанции и посадочного талон При поездке на поезде достаточно приложить к авансовому отчету электронный билет. При покупке билета на сайте РЖД его можно распечатать в любой момент. Эти документы подтверждают факт не только самой поездки, но и оплаты билет

И маршрут/ квитанция, и электронный билет являются документами строгой отчетност

Учитывая это, в вашей ситуации отчитаться за билеты можно так:

  • сотруднику, купившему билеты, были выданы деньги в подотчет — он может приложить к своему авансовому отчету оба билета (как свой, так и билет своего коллеги);
  • деньги под отчет не выдавались — сотрудник, купивший билет, должен написать заявление на возмещение расходов и приложить к нему билеты.

Подотчетник может и сам отчитаться за билеты, купленные для него директором

У нас директор любит покупать билеты себе и другим командированным работникам, расплачиваясь за них личной карточкой. А потом сам собирает наличные с сотрудников — и каждый за себя отчитывается. Причем до начала командировки денег бухгалтерия никому не выдает. Как составлять авансовые отчеты в этом случае?

: Строго говоря, описанная вами ситуация — не совсем правильная. При направлении работника в командировку организация должна выдать ему аванс на приобретение билетов, оплату гостиницы и так далее. Либо организация может заранее приобрести для работника билеты и оплатить гостиницу, выдав ему на руки только суточные. Это закреплено в Положении об особенностях направления работников в служебные командировк

Если же директор решил из личных денег купить билеты для себя и других командированных, то он должен написать заявление о возмещении ему расходов по всем билетам. И затем получить от организации по расходному кассовому ордеру или по безналу деньги в возмещение расходов.

А у вас получается так, что все сотрудники, направленные в командировку, сами оплатили свои билеты (из личных средств), передав деньги директору. Поэтому в вашем случае:

  • из электронного билета (маршрут/ квитанции) видно, чьей банковской картой он оплачен, то работники для подтверждения своих расходов и получения денег от организации должны приложить к заявлению на возмещение расходов по командировке:
  • билет;
  • расписку директора о том, что он получил от конкретного сотрудника деньги за этот билет.

Как видим, это существенно усложняет документооборот;

  • из электронного билета (маршрут/ квитанции) не видно, с чьей банковской карты были списаны деньги, то каждый из работников может приложить к своему заявлению о возмещении расходов только этот билет (маршрут/ квитанцию). И никаких расписок от директора не потребуется.

Расчеты через подотчетных лиц: что это и как правильно их проводить?

Все компании сталкиваются с необходимостью расчетов через подотчетных лиц. Потому что не всегда удобно платить контрагентам через расчетный счет в банке. Это занимает много времени или безналичная оплата невозможна по каким-либо причинам. Рассказываем, как грамотно проводить такие расчеты в компании.

В каких случаях практичнее рассчитываться через подотчётных лиц?

К наличными прибегают, когда необходимо быстро приобрести товар или перечисление с расчётного счёта организации невозможно.Например, сотрудник купил что-либо за свой счёт и нужно возместить понесённые расходы.

Основные цели расходов через подотчётных лиц:

  • Командировочные расходы с оплатой проезда и проживания.
  • Приобретение материалов (сырьё для производства, канцелярские товары, запчасти к автотранспорту, расходники для оргтехники и прочее).
  • Оплата услуг (мобильная связь, услуги переводчика или нотариуса, мелкий ремонт оргтехники или транспорта и другие).
  • Оплата госпошлин в различные инстанции (суды всех юрисдикций, Гостехнадзор, ГИБДД и прочие).

Выдача подотчет и отражение операций в бухгалтерском учёте

Кому можно выдавать под отчет?

Подотчётным лицом может быть сотрудник организации, в том числе руководитель и работающие по договору гражданско-правового характера. По спорному ранее вопросу о возможности выдачи денежных средств «договорникам» было дано в 2014 году разъяснение ЦБ РФ (письмо № 29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014 г.).

Не смотря на то, что Центробанк не уполномочен давать подобные разъяснения, в письме была указана ссылка на Гражданский Кодекс РФ о том, что с юридической точки зрения нет разницы, какой договор заключен между физическим лицом и работодателем – трудовой или гражданско-правовой. Следовательно, «договорник» такой же работник организации и имеет право брать деньги под отчёт.

Некоторые организации издают приказ о перечне возможных подотчетных лиц, в нём могут быть перечислены либо должности, включенные в штатное расписание, либо перечислены сотрудники- подотчетники. Законодательство этого не требует. Но если руководство хочет ограничить круг подотчетных лиц, нельзя выдавать деньги другим сотрудникам. Любой приказ организации обязателен к исполнению.

С 19 августа 2017 года можно выдавать под отчёт работникам с задолженностью по подотчётной сумме, выданной ранее. Поправка внесена указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У.

Допускается одновременно выдавать наличные нескольким сотрудникам. Приказ пишут один на несколько сотрудников или индивидуально на каждого.

Какую максимальную сумму можно выдать?

Ограничений на выдачу под отчёт нет. Тем не менее, существуют ограничения на наличные расчёты в рамках одного договора (или чека) – не более 100 000,00 рублей. Если расчёты осуществляются в валюте, то в пересчёте на рубли сумма не должна превышать данный порог. Важно объяснить это подотчетным лицам. В случае нарушения организации грозит штраф на руководителя – от 4 000,00 до 5 000,00 рублей, на организацию – от 40 000,00 до 50 000,00 рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Алгоритм выдачи под отчёт

  1. Оформление документа на выдачу средств.

Согласно Указания ЦБ РФ от 19 июня 2017 г. N 4416-У под отчет можно выдавать по заявлению работника, по приказу или другому распорядительному документу организации.Заявление должно быть обязательно подписано руководителем.

Заявление пишут в свободной форме: указывается необходимая сумма, цель расходов и срок возврата. Обязательно пишут способ получения – наличными в кассе или на банковскую карту.

Заявление или приказ передаются в бухгалтерию.

  1. Перечисление подотчётных сумм.

Порядок выдачи регламентируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Бухгалтер должен выписать расходный кассовый ордер. Не допускаются ошибки, исправления, использование штрих-корректора. Это вызовет вопросы в случае проверки налоговой инспекцией. Обязательно указывается, что средства выдаются под отчёт.

Действия кассира:

  • Проверить полученный ордер.
  • Выдать деньги (если нет ошибок в расходном ордере).
  • Проследить, чтобы работник подписал ордер, кассир тоже должен подписать документ.
  • Внести запись в кассовую книгу.

Для того чтобы избежать споров с проверяющими органами, необходимо указывать в заявлении, что деньги выдаются путем перечисления на личную карту, а также в поле «назначение платежа» при заполнении платежного поручения обязательно написать, что деньги выдаются под отчет и на какие цели.

Таким образом, не возникнет вопроса о неправомерном перечислении средств с расчетного счета организации. Это в свою очередь гарантирует, что банк не спросит о возможном отнесении операции к разряду подозрительных.

Дело в том, что банк вправе в случае сомнения в правомерности денежного перевода не только приостановить операцию, но и временно заблокировать расчетный счёт. Как правило, после подтверждения перевода руководством компании счёт будет разблокирован, но потеря времени порою критична.

Пример 1. Начальника отдела продаж Григорьева О.В. направляют в служебную командировку для участия в конференции. Для этого необходимо выдать ему под отчет денежные средства в сумме 45 000,00 рублей на оплату:

  • проезда – 20 000,00 рублей;
  • проживания в гостинице – 15 000,00 рублей;
  • участия в конференции – 10 000,00 рублей.

На приобретение билетов деньги были выданы в кассе, на остальные нужды – перечислены на банковскую карту.

Бухгалтерские проводки

Дт Кт Сумма Документ-основание
71 (расчеты с подотчетными лицами) 50 (касса организации) По заявлению Григорьева О.В., а также на основании приказа руководителя выдано из кассы на оплату проезда к месту проведения конференции 20 000,00 Расходный ордер, приказ
71 51 (расчетный счет) На банковскую карту сотрудника перечислены средства на оплату проживания и сбора за участие в конференции 25 000,00 Платежное поручение, выписка с расчетного счета, приказ
45 000,00
  1. Авансовый отчет

Сотрудник обязан отчитаться о понесённых расходах в течение трёх рабочих дней после срока, на который выданы средства. Для этого он должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчёт по унифицированной форме № АО-1.

Порядок оформления документа регламентируется «Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет»», утвержденными Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 года.

К отчету прикладываются документы:

  • товарные чеки;
  • проездные документы;
  • акты приёма-сдачи услуг;
  • другие подтверждающие документы.

Бухгалтер смотрит правильность заполнения, в том числе математические ошибки, правильность написания фамилии и инициалов подотчетного лица, дат документов и прочее. После того как отчет принят в бухгалтерию, подотчетному лицу выдается расписка о принятии отчета.

Авансовый отчет подписывает руководитель, а бухгалтер формирует проводки, которые вносятся в главную книгу и оборотно-сальдовые ведомости. Также принимаются к учету понесенные расходы и приходуются купленные товары. Исправлений, зачеркиваний и заштриховки корректором, как и в других первичных документах не допускается.

Подотчетная сумма может быть израсходована полностью или частично, а также сотрудник может использовать собственные средства (так называемый перерасход).

Остатки средств вносятся в кассу или на расчетный срок сразу, а перерасход возмещается после утверждения авансового отчета руководителем.

Пример 2. Григорьев О.В. сдал авансовый отчет, согласно которого за проезд он заплатил 22 000,00 рублей, за гостиницу и участие в конференции – 25 000,00 рублей. Перерасход составил 2 000,00 рублей.

Авансовый отчет был утвержден руководителем и был издан приказ о возмещении перерасхода начальнику отдела.

Бухгалтерские проводки

Дт Кт Сумма Документ-основание
20 (23,26,29)* 71 Приняты к учеты расходы на проживание и сбор за участие в конференции, оплату проезда 47 000,00 Авансовый отчёт
71 51 На карту Григорьева О.В. перечислена сумма перерасхода 2 000,00 Платежное поручение, банковская выписка

*счет списания расходов (в данном примере) зависит от того, на какую тему была конференция. Если темой было внедрение новых технологий производства, то расходы списываются на основное производство (счет 20).

Пример 3. Григорьев О.В. израсходовал не всю сумму (за проезд заплатил 17 000,00 рублей, за гостиницу и конференцию – 25 000,00 рублей).

Бухгалтерские проводки

Дт Кт

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *