Подпись под документом

Печать — постоянная спутница фирмы?

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 апреля 2013 г.

Содержание журнала № 9 за 2013 г.М.А. Кокурина, юрист

У всех ООО и АО должна быть печатьп. 5 ст. 2 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; п. 7 ст. 2 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ. Оставлять оттиск своей печати в знак подтверждения подлинности подписи должностного лица на документах считается уже традицией в практике делового оборотап. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Росстандарта от 03.03.2003 № 65-ст; Определение ВС от 20.02.98 № 58-Г98-2. Поэтому обзавестись печатью стремятся даже те, кто по закону может работать без нее (например, индивидуальные предприниматели).

Бухгалтеру надо четко знать, когда печать должна стоять на документах, какая это может быть печать и как ее правильно ставить, чтобы, к примеру, не возникло проблем с признанием расходов или претензий при проверках кадровой документации.

Какие бывают печати

У компании может быть несколько разных печатей.

Прежде всего, основная печать. Это термин неофициальный. Так обычно называют печать, которая в нормативных актах упоминается как «печать организации», «печать работодателя»Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила № 225). К ней предъявляются законодательные требованияп. 5 ст. 2 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; п. 7 ст. 2 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ:

  • по форме — она должна быть круглая;
  • по содержанию — на ней должно быть написано:

— полное фирменное наименование на русском языке. Дополнительно можно указать название компании на любом другом языке;

— место нахождения компании. Вполне достаточно указать только город, если ваша компания располагается в административном центре (например, г. Краснодар), или город и наименование региона (например, г. Армавир, Краснодарский край). Весь адрес (включая улицу и номер здания) писать необязательно. Но если он будет — это не ошибка.

Допускается разместить на печати товарный знак, эмблему фирмы, сокращенное наименование (обычно в центре), ИНН, ОГРН, любые иные реквизиты, если они поместятся.

Основную печать можно ставить на любой ваш документ, в отличие от дополнительных (вспомогательных) печатей. Это оттиски, которые содержат, помимо информации с основной печати, дополнительные сведения. К примеру, указание на вид:

  • <или>структурного подразделения фирмы — «Бухгалтерия», «Склад», «Филиал»;
  • <или>документов, на которые ставится печать, — «Для договоров», «Для счетов», «Для справок».

Такие печати можно ставить, только если законодательством не предусмотрено проставление на документе печати организации, то есть основной печати.

Еще одним устройством для выполнения оттиска на бумажном носителе, которое применяется в ежедневной работе, является штамп. Он содержит текстовую или цифровую информацию и добавляет документу набор реквизитов (например, дату, надпись — «Верно», статус — «Оплачено», «Секретно» и др.).

Штамп облегчает работу, позволяя не делать подобные надписи вручную. Его форму и содержание можно придумывать самостоятельно — никаких законодательных требований не установлено.

Как поставить печать

Печать на любом документе надо ставить так, чтобы легко читались:

  • текст на оттиске;
  • подпись должностного лица;
  • расшифровка подписи.

Также следите, чтобы оттиск был четким — не слишком густым или бледным, с полным изображением.

Используйте для оттиска печати водостойкую штемпельную краску.

Доверенность № 4

г. Москва

13 апреля 2013 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Хорошее настроение» в лице директора Добрейшего Николая Петровича, действующего на основании Устава, уполномочивает Улыбкину Светлану Сергеевну…

Настоящая доверенность выдана сроком на 3 года без права передоверия.

Директор ООО «Хорошее настроение» Н.П. Добрейший
Здесь должен стоять оттиск основной печати, чтобы удостоверить подлинность доверенностип. 5 ст. 185 ГК РФ

Удостоверяем подлинность сведений

В доверенности

Печать — обязательный атрибут доверенности, выданной от имени организациип. 5 ст. 185 ГК РФ.

Без печати любая доверенность (к примеру, на получение материальных ценностей, на представление интересов компании в суде или в налоговой инспекции) недействительна.

В документах, представляемых в налоговые органы

Не забывайте ставить печать на отчетности, представляемой в ИФНС, в том месте, где в самой форме декларации стоят буквы «М. П.».

А вот проставление оттиска печати на заявлениях, сопроводительных письмах, подаваемых в инспекцию, законодательством не установлено. Но лучше все-таки ставить печать и на подобных документах, чтобы в инспекции их не отказались принять или не оставили без рассмотренияПостановление ФАС МО от 27.03.2012 № А40-3634/11-90-16.

В трудовой книжке

Оттиск печати является обязательным реквизитом трудовой книжкиПравила № 225; Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция № 69).

(1) На внутренней стороне обложки не забудьте поставить основную или дополнительную печать при заверении записи об изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения работникап. 2.3 Инструкции № 69

(2) На титульном листе вы ставите печать, когда трудовая книжка оформляется впервыеп. 2.2 Инструкции № 69. Здесь вы можете использовать:
<или>основную печать компании;
<или>вспомогательную печать с надписью «Отдел кадров», «Для кадровых документов»

(1) Свои записи в трудовой книжке нового работника вы должны начинать ниже печати прежнего работодателя — на оттиске печати писать нельзя.
При увольнении работника вы должны заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время его работы у вас в организации, основной печатьюп. 35 Правил № 225

В документах по обязательным формам

Печать вам понадобится при заполнении:

  • <или>унифицированных форм Росстата, где печать является обязательным реквизитом (например, командировочного удостоверения (форма № Т-10)). Причем когда в документе более одного листа (например, в журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4), в журнале регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ (форма № КМ-5), в кассовой книге (форма № КО-4)), их надо прошить, пронумеровать и на последней странице сделать об этом запись и поставить печать:

Всего пронумеровано и прошнуровано 120 листов.

Руководитель организации директор должность подпись Н.П. Добрейший расшифровка подписи
Главный бухгалтер подпись С.С. Улыбкина расшифровка подписи

«28» декабря 2012 г.

  • <или>документов, для которых есть обязательные формы:
  • большинства бланков строгой отчетностипп. 3, 5, 6 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359. Имейте в виду, что печать надо ставить на каждый выдаваемый БСО — нельзя заранее напечатать эти бланки с нанесением печати типографским способомп. 5 Письма ФНС от 10.09.2012 № АС-4-2/14961@;
  • путевых листовп. 12 Обязательных реквизитов, утв. Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152;
  • приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-1).

СОВЕТ

Если же в документе предусмотрена возможность проставления или печати, или штампа (как, например, в путевых листах или ПКО), следите, чтобы, кроме штампа, стояла еще и печать — основная или вспомогательная. При наличии только штампа возможны споры, в том числе с контрагентамиПостановление ФАС ВСО от 22.01.2009 № А33-11360/07-Ф02-7117/08.

КВИТАНЦИЯ

к приходному кассовому ордеру № 12

от «01» апреля 2013 г.

Принято от

ООО «Белый свет»

«01» апреля 2013 г.

М. П. (штамп)

Лучше, если вместе со штампом кассира, к примеру «Принято», будет стоять еще и печать. И обратите внимание: печать должна стоять полностью на остающейся у покупателя квитанциип. 3.2 Положения, утв. ЦБ от 12.10.2011 № 373-П; Указания, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88

Главный бухгалтер (подпись) С.С. Улыбкина (расшифровка подписи)
Кассир (подпись) П.П. Богатый (расшифровка подписи)

В «ценовых» бумагах

Роспотребнадзор при проверке может оштрафовать, если нет печати организациист. 14.15 КоАП РФ:

  • <или>на ценниках — при продаже в торговых залах. Печать можно не ставить, если есть подпись материально-ответственного лицап. 19 Правил, утв. Постановлением Правительства от 19.01.98 № 55; Постановление 13 ААС от 24.05.2012 № А56-55522/2011;
  • <или>на прейскурантах — при разносной торговле.

Исправляем и заверяем

Также печать используют для заверения:

  • исправительных записей в документах, к примеру в больничном листе;
  • копий документовп. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-X; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Росстандарта от 03.03.2003 № 65-ст. В таких случаях можно использовать вспомогательную печать с надписью, к примеру, «Для копий».
Главный бухгалтер С.С. Улыбкина

01.04.2013

Например, так надо заверять копии представляемых в ИФНС по ее запросу документовстатьи 93, 93.1 НК РФ. Причем такую надпись надо делать на каждом документе отдельно, сколько бы их ни запросилиПисьмо Минфина от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122.

Если вы сдадите подшивку разных бумаг, заверенную одной печатью, будьте готовы к тому, что бумаги не примут. И вам наверняка в суде придется оспаривать решение о привлечении к налоговой ответственности за непредставление документовп. 1 ст. 129.1 НК РФ; Постановления ФАС ЗСО от 16.10.2012 № А75-10185/2011, от 30.08.2012 № А75-10187/2011.

Но если документ состоит из нескольких листов, то заверить его можно следующим образом: прошить все страницы и на последней странице копии проставить печать и написать: «Копия на семи листах верна».

На каких документах печать не обязательна

Приведем несколько примеров, когда печать на документе необязательна, но ее по привычке все равно ставят. В рассмотренных нами случаях можно воспользоваться как основной, так и вспомогательной печатью фирмы. Конечно, если специального указания на вид печати не содержится, допустим, в договоре.

Если законодательство не обязывает ставить печать на документе, а вы это сделаете, ошибки не будет. Поэтому, когда вы сомневаетесь, нужна печать или нет, ставьте ее — вы ничего не нарушите.

На трудовом договоре

Без печати этот документ не становится недействительнымстатьи 57, 61 ТК РФ. Но в деловом обороте принято заверять печатью подпись человека, действующего от имени компании в отношениях с работниками. В том числе при оформлении договора о полной материальной ответственности, дополнительных соглашений к трудовому договору.

Если уж вы ставите печать на перечисленных документах, то лучше используйте основную печать компании, а не вспомогательную. И обязательно ставьте печать на трудовом договоре, который со стороны работодателя подписывает не законный представитель компании (руководитель фирмы), а, к примеру, заместитель директора, директор по персоналу. Вашим работникам будет от этого спокойнее.

На гражданско-правовом договоре

В ГК РФ также нет требования о проставлении печати на договорах. Однако положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями его сторон, иногда включают в текст договора.

6.3. Настоящий договор, а равно все приложения, дополнения и изменения к нему действительны лишь при условии, если они совершены в письменной форме, подписаны полномочными представителями и скреплены печатями Сторон.

Покупатель:
Генеральный директор
ООО «Белый свет»
Поставщик:
Директор
ООО «Хорошее настроение»
В.М. Светящийся Н.П. Добрейший

На разработанной самостоятельно первичке

Утверждая свои формы первичных документов, можете не ставить буквы «М. П.» (место печати) на «изобретенном» вами документе. Закон о бухучете не называет оттиск печати в качестве обязательного реквизита первичкист. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Но мы советуем вам обходиться без печати только на внутренних документах фирмы (приказах, штатном расписании, табелях учета рабочего времени). А вот стоит ставить печать:

  • на бумагах, которые будут передаваться контрагентам: все же печать придает документу весомость, удостоверяя подлинность подписей расписавшихся на нем людей. Кстати, контрагенты могут сами попросить записать в договоре следующее:

5.2. Стороны договариваются о том, что первичные документы, касающиеся поставки, оплаты товара, они будут составлять и предоставлять друг другу по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом, с проставлением печатей Сторон.

  • на первичке по учету труда и его оплаты. Например, на командировочном удостоверении лучше оставить место для печатей, которые заверяют записи о том, что ваш работник уехал от вас и прибыл на место командировки, а потом вернулся. Так проще подтверждать расходы.

***

Для заверения любых сведений лучше ставить печать, а не штамп (даже там, где по форме предусмотрена возможность выбора — «М. П. (штамп)»).

Если у вас две печати — основная и вспомогательная, то советуем вам:

  • ставить основную печать на документы, передаваемые в госорганы: так вы избежите дополнительных придирок с их стороны;
  • применять вспомогательные печати строго по назначению. Например, печать «Для документов» можно проставить на любых бумагах. А вот печать «Для счетов» не надо ставить в трудовую книжку.

Конечно, идеальный вариант при наличии нескольких видов печатей — чтобы у вас в компании было:

  • <или>закреплено в едином локальном нормативном акте, когда какую печать применять;
  • <или>расписано в положениях по каждому структурному подразделению, какая печать и в каких случаях может проставляться.

ОБМЕН ОПЫТОМ

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“В отдельном локальном акте (положении, приказе и т. п.) можно предусмотреть, сколько в организации печатей и для чего они предназначены: основная, «Для документов», «Для командировочных удостоверений», «Для накладных» и т. д. Здесь же может быть указан порядок работы с печатью: у кого (в чьем личном сейфе) хранится, на какие документы проставляется, на каком основании (чаще всего указывают перечень документов (договоры, акты и прочее) и должностных лиц, подписи которых могут заверяться печатью (заместители генерального директора, главный бухгалтер и т. д.)). А также в каких случаях печати выдаются для их использования вне организации.

Например, печать «Для накладных № ХХХ» может изготавливаться в нескольких экземплярах (у каждого свой номер) и выдаваться для использования экспедиторам или иным работникам, уполномоченным забирать товары у продавцов и делать отметки в их накладных. Такие печати могут постоянно находиться у этих сотрудников и возвращаться в организацию только при их увольнении для передачи новому работнику”.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

Как самостоятельно подписать документ электронной подписью?

Этот вопрос возникает, когда владельцу сертификата электронной подписи нужно подписать документ вне информационных систем, в которых уже встроены механизмы создания и проверки электронной подписи. Рассмотрим варианты, как подписать документ квалифицированной электронной подписью.

Что потребуется для подписания электронного документа?

  • Окончательная редакция документа, который необходимо подписать. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
  • Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи. В рамках российского законодательства квалифицированная электронная подпись — единственный вид подписи, который придает документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами электронного документооборота.
  • Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. В Удостоверяющем центре СКБ Контур настройка компьютера для работы с электронной подписью проходит автоматически.
  • Программа для создания электронной подписи. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы.

Получить квалифицированную электронную подпись

Вариант 1. Установить плагин для Office

Для документов формата Word и Excel

Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:

  • трудовой или хозяйственный договор,
  • иск в арбитраж,
  • заявление в вуз и т.д.

Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.

Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:

  1. В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».

  2. В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.

  3. С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.

Что учесть при использовании плагина:

  • Алгоритм подписания отличается в разных версиях Word.
  • Если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным.
  • Документ, подписанный с помощью КриптоПро Office Signature, можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.

Для документов формата PDF

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.

КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.

После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.

Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи

У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.

Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

  • Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
  • Формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
  • Сертификат, которым нужно подписать документ.

Что учесть при использовании программы:

  • В бесплатной версии можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами

Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.

Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

  1. Загрузить в сервис документ, который необходимо подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.

  2. Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.

  3. Создать файл подписи. После того как вы нажмете кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и разрешением.sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.

  4. Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохраненный в Контур.Крипто. Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовик.

Что учесть при использовании Контур.Крипто:

  • В сервисе действует ограничение на вес документа: можно подписать документ до 100 Мб.
  • В сервисе можно создать только отсоединенную подпись.
  • Контур.Крипто работает только в операционной системе Microsoft Windows.
  • Проверить подпись, созданную в Контур.Крипто, можно в любой программе, которая работает с отсоединенными электронными подписями.

Подписать документ в Контур.Крипто

Сравнение программ для создания электронной подписи

Плагины КриптоПро

Отдельная программа КриптоАРМ

Веб-сервис Контур.Крипто

Стоимость

Платные

Бесплатна только базовая версия Старт

Все функции доступны бесплатно

Форматы документов

Word и Excel, PDF

Все

Все

Соподпись/ пакетная подпись

Есть

Есть

Есть

Максимальный вес файла

Без ограничений

Без ограничений

до 100 Мб

Создание усовершенство

ванной подпись

Есть

Только в платных версиях

Есть

Присоединенная/ отсоединенная

Есть

Присоединенная/ отсоединенная

Только отсоединенная

Функции проверки, шифрования и расшифрования

Есть

Только в платных версиях

Есть

Получить квалифицированную электронную подпись

Деловая корреспонденция или служебная переписка.
Правила составления делового письма

Основным нормативным документом, который регламентирует правила оформления организационно-распорядительной документации в организации, в том числе деловых писем, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

На основе этого ГОСТа Россархивом разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. Эти документы рекомендованы к использованию при разработке конкретных инструкций по делопроизводству в организациях и государственной, и иных форм собственности, но должны быть адаптированы к специфике их деятельности.

Деловая переписка — это обобщенное название для разных по содержанию документов – служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др.

Самым распространенным является служебное или деловое письмо.

Служебные письма – это письма между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом.

Особенности оформления писем:

  • отсутствие наименования вида документа;
  • справочные данные об организации обязательны;
  • письмо составляется не менее чем в двух экземплярах, один отсылается адресату, другой остается в деле для контроля.

Любое письмо при поступлении в организацию (поступающее) или направлении в стороннюю организацию (отправляемое) регистрируется в журнале регистрации (электронной базе данных). При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата. Письма в журнале (базе данных) нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года.

При оформлении любого вида письма используется стандартный набор реквизитов.

В реквизиты служебного письма входят:

  • Герб или эмблема;
  • Наименование организации;
  • Справочные данные об организации;
  • Гриф ограничения;
  • Адресат;
  • Регистрационный номер документа;
  • Дата;
  • Ссылка на индекс и дату входящего документа;
  • Заголовок к тексту;
  • Текст:
  • Отметка о приложении;
  • Подпись;
  • Отметка об исполнителе.

Оформление реквизита «Адресат»:

Адресат располагается в верхнем правом углу как на бланке с угловым, так и с продольным расположении реквизитов.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В качестве адресата могут быть:

  • Организации
  • Структурные подразделения организаций
  • Должностные лица
  • Физические лица

В органах государственной власти, как правило, принято адресовать служебные письма руководителю организации, а не в структурное подразделение или конкретному исполнителю (это часто приято в коммерческой переписке для ускорения принятия решения).

Руководитель организации (и.о., заместитель), особенно органа исполнительной власти, вправе и обязан сам определять исполнителя, если письмо содержит просьбу, запрос или поручение.

При адресовании письма указывают:

— наименование организации — в именительном падеже;

— должность лица, которому адресован документ — в дательном падеже;

— Ф.и.о. должностного лица – в дательном падеже. Инициалы должностного лица указывают перед фамилией.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Главам администраций муниципальных образований Республики Алтай

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

Садовая ул., д.5, кв.12,

г.Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Почтовый адрес организации-адресата можно не указывать, если предполагается, что адрес есть у секретаря.

Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Директору организации…..», не знаете должности — «Руководителю организации……».

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2015 г. следует оформлять 05.06.2015.

Регистрационный номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Ссылка на регистрационный номер и дату письма включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Заголовок к тексту

В письме желательно указать заголовок, отражающий краткое содержание письма, для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма. Если в письме один, два абзаца, заголовок можно не составлять. Для писем больших объемов заголовок обязателен. Заголовок письма должен отвечать на вопрос: о чем (о ком)?

Структура текста делового письма

Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, приложения.

Обращение. Для официальной деловой переписки обращение «Уважаемый» идеально подойдет. Его следует писать с большой буквы и по центру листа.

В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.». Либо «Иван Иванович», либо «господин Иванов». «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении, независимо от того, есть ли в организации женщины.

Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Уважаемый господин директор».

Обращением могут служить ученые звания: академик, профессор, доцент и др.

Помните, что обращение «Дамы и господа» является светским, и его удобней использовать, например, для приглашения на празднование юбилея организации.

При составлении письма в силовые структуры обращение включает давно исключенное из жизни слово «товарищ» – «уважаемый товарищ военком», «уважаемый товарищ полковник» и т. п.

Далее – преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма, то есть письмо начинают с постановки проблемы, а потом оговаривают условия, варианты и т. д.

Далее следует основной текст письма, где должна быть изложена ситуация, озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.

Текст большинства писем излагается от 1-го лица множественного числа — просим, направляем, предлагаем — или от 1-го лица единственного числа – прошу, предлагаю и т.д. Чаще первая форма – так как письмо отправляется от имени организации.

Письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать (оптимальный вариант – 1-2 страницы). Все остальные материалы оформляются приложениями к письму.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Необходимо помнить о стандартных полях (левое, верхнее и нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм).

Параметры шрифта – от 12 до 14 кегль, полуторный интервал. Times New Roman или Arial.

Даже если письмо является ответом на какое-либо обращение, не нужно делать ссылку на входящее письмо, так как она указана в реквизите «Ссылка на входящие номер и дату документа», также тема письма обозначена в его заголовке.

Текст письма не должен начинаться с фразы «В ответ на ваше обращение, письмо, просьбу….. от … № …», номер и дата в этом случае ничего не скажут руководителю.

Письмо должно быть чётким и понятным для восприятия (используются короткие предложения, избегаются непонятные и сложные слова, профессионализмы).

Не рекомендуется включать в письмо сразу несколько вопросов. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

В заключении служебного письма кратко подводятся итоги всего написанного.

Письмо может заканчиваться стандартными формулировками, при этом фраза «С уважением» не используется, если письмо начинается с обращения «Уважаемый». В этом случае письмо лучше закончить фразой «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «Заранее благодарны», «С благодарностью за сотрудничество» или «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу».

Приложения – необязательное дополнение. Они оформляются на отдельных листах: каждое отдельном листе.

Отметка о наличии приложения располагается после текста документа. Приложения подразделяются на:

  • указанные в тексте;
  • не указанные в тексте.

Оформление реквизита начинается с указания слова «Приложение» с большой буквы, после чего ставится двоеточие. Далее оформление возможно по одному из следующих вариантов:

1. Если есть приложение к документу, упоминаемое в тексте, то после слова «Приложение:» указывается только количество листов и экземпляров документа.

Например, Приложение: на 2 л. в 2 экз.

2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, после слова «Приложение:» необходимо указать наименование приложения с указанием количества листов и количества экземпляров.

Например, Приложение: Проект договора на 5 л. в 2 экз.

3. Если приложений к документу несколько, то они нумеруются и оформляются по второму варианту.

Например,

Приложения: 1. Проект договора на 5 л. в 2 экз.

2. Накладная от 12.1.2011 № 55 на 1 л. в 1 экз.

4. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: Договор о сотрудничестве и приложение к нему, всего на 5 листах в 1 экземпляре.

5. При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывается.

Подпись

Письма на имя первых лиц подписывает только руководитель или его заместитель — это принцип субординации и уважение к деловому партнеру. Соответствие рангов должно соблюдаться.

Есть еще одна характерная ошибка. Допустим, на документе стоит фамилия директора Смирнова, а сам он уехал в отпуск. Его заместитель Петров ставит косую черту и расписывается за шефа. Это неправильно. Подпись должна строго соответствовать ее расшифровке и реальной должности автора письма в данный момент. Поэтому пишите: «заместитель директора» или «и.о. директора Петров».

Печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 64

Данные об исполнителе набираются на кегль или два мельче основного текста письма.

Следование перечисленным правилам гарантирует успешное сотрудничество с адресатом послания и зарекомендует вас как тактичного, вежливого человека.

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Принято выделять следующие виды деловых писем (условное деление, можно встретить и другие деления).

По тематическому признаку деловые письма разделяют на:

— письмо-запрос составляется для получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса, либо с целью получить какой-либо документ. Письмо-запрос побуждает к написанию письма-ответа. Письмо-запрос должно содержать обоснование о необходимости разъяснения вопроса, получения документа.

Стандартные фразы

В целях ознакомления с… , проведения мероприятия…..

Прошу предоставить информацию…

…просим предоставить…

Направляю в Ваш адрес запрос о……

По поручению председателя Комитета осуществляется сбор информации….

— информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) — предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата.

Информационное письмо содержит в себе сведения официального характера: сообщение, просьбу, напоминание, предложение и прочее.

Ключевые фразы:

Информируем Вас о (об изменениях, о необходимости, о фактах, о предварительных результатах, о достижении окончательной договоренности)

Доводим до Вашего сведения……

Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что…..

Представляем Вам информацию, проект, отчет, перечень, предложения, акт……

— письмо-напоминание — содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

Шаблонными фразами письма-напоминания являются:

Напоминаем Вам…

Ставим Вас в известность …

Обращаем Ваше внимание…

Считаем необходимым уведомить Вас…

Убедительно/настоятельно просим…

— письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

Письмо содержит:

ключевую фразу о приглашении

точную и полную информацию о времени, месте и содержании мероприятия

может содержать просьбу ответить, ссылку на дополнительный источник информации о мероприятии.

— письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

Шаблонные фразы письма-просьбы

Обоснование просьбы:

В связи с…

Учитывая…

Ввиду…

Исходя из…

В целях…

На основании…

Согласно…

В соответствии с…

Текст просьбы:

Просим Вас рассмотреть/предоставить/провести/сообщить
/проинформировать/направить/ выслать …

Обращаемся к Вам с просьбой…

Просим Вашего содействия в…

Просим Вашего согласия на…

— сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких- либо документов, материальных ценностей и т.п.

Сопроводительное письмо обычно начинается со слов:

Направляем Вам…

Высылаем Вам…

Представляем Вам…

Просим информировать…

Просим возвратить…

Просим подтвердить получение…

Просим передать…

Просим руководствоваться… и т.п.

— письма — отказы

Логическая схема такая:

повторение просьбы

обоснование причины отказа

констатация отказа

Отрицательный ответ должен быть обоснован. В случае отрицательного ответа, желательно указать адресату, кто и на каких условиях может дать положительный ответ, если автор такой информацией располагает.

В ответ на ваше обращение…

Рассмотрев вашу просьбу о…..

— благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу.

Стандартные фразы;

Выражаем благодарность…

Выражаем глубокую признательность…

— письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

Примерные шаблоны фраз для письма-соболезнования

Мы глубоко опечалены известием о … и хотим выразить искреннее сочувствие Вам…..

Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу …

Для нас было огромным потрясением известие о …

Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу …

Мы были глубоко огорчены, узнав о …

Нам трудно поверить печальному известию о …

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

  1. Письма-ответы – ответы на инициативные письма.
  2. Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.

По признаку получателя деловые письма делят на:

  1. Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.
  2. Обычные письма — адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

  1. Одноаспектные – рассматривают один вопрос.
  2. Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

  1. Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.
  2. Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь.

Правила составления электронных писем во многом повторяют «бумажные». Например, самое распространенное вежливое обращение к адресату — «Уважаемый …..». Посылать письма с приветствием типа «Добрый день» не имеет смысла, поскольку трудно рассчитывать на то, что адресат прочтет послание немедленно или именно днем. Правда, некоторые используют формулу «Доброго времени суток», однако вряд ли ее можно применять в официальной переписке.

При всей неформальности общения, необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил составления электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными буквами без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

Есть определенные требования и к адресу отправителя. Так, для деловой переписки не стоит заводить почтовые ящики на бесплатных серверах, да еще с сомнительными названиями вроде kiska@mail.ru. В частности, адрес должен быть понятным, чтобы его при необходимости можно было легко записать.

Чего делать не нужно

Неприемлемо начинать текст с вашего отказа в ответ на какую-либо просьбу. Советуем объяснить, почему было принято подобное решение и что при определенных условиях к данному вопросу можно вернуться.

Кроме того, за рамками делового этикета находятся фразы типа: «Настоятельно прошу изучить и решить вопрос положительно». Иными словами, навязывание ожидаемого исхода вопроса приведет, скорее, к противоположному результату.

Не советуем также поторапливать адресата и приписывать «срочно», «незамедлительно». К содержанию письма прислушаются, прочитав фразы: «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

Оставьте любые намеки на возможную невнимательность, некомпетентность, используя формулировки типа: «Предлагаю внимательно изучить».

И проверьте ваше письмо на наличие орфографических и стилистических ошибок.

Деловая переписка – основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки нерешаемые проблемы и вопросы. Помните, неправильно с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, особенно, если он – чиновник или работодатель.

Об электронном документообороте

Огромный массив бумажных и электронных документов приводит к тому, что в них все труднее становится ориентироваться, сложнее оперативно найти необходимый документ, понять, у кого тот или иной документ находится, и уж тем более сложно определить, на какой он стадии работы: просмотрен ли, согласован, завизирован.

В России около 80% всей оперативной и справочной информации поступает на бумажных носителях; 20% — в электронном виде, в основном это текстовая информация и лишь 10% — в виде документов, приспособленных для дальнейшей автоматизированной обработки.

Электронный документооборот не нужно путать с перепиской по электронной почте. Любой электронный документ должен быть заверен соответствующим образом лицензированной электронной подписью.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти – автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

О проблемах использования «факсимильной подписи»

В настоящее время понятие «факсимильной подписи» законодательно не определено. В переводе с латинского факсимиле означает «сделай подобное» и представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.

Гражданским кодексом РФ установлено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Официальная позиция по данному вопросу заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (смотрите письма Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404, МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042).

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена.

Если все-таки организация решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это нужно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

подпись на документе

Смотреть что такое «подпись на документе» в других словарях:

  • Подпись — (лат. subscriptio; англ. signature) необходимый реквизит служебных документов, договоров, правовых актов, судебных актов, один из обязательных элементов подлинного документа, имеющего юридическое значение, придающих, в совокупности с прочими… … Энциклопедия права

  • Подпись вслепую — Слепая подпись (Blind Signature) разновидность ЭЦП, особенностью которой является то, что подписывающая сторона не может точно знать содержимое подписываемого документа. Понятие слепой подписи придумано Дэвидом Чаумом(David Chaum), им же… … Википедия

  • подпись, роспись и виза — Вопрос Как правильно: «подпись, роспись» или «виза»? Ви/за 1) пометка должностного лица на документе; 2) разрешение на въезд в страну, выезд или проезд через нее, а также пометка в паспорте в знак такого разрешения. По/дпись 1)… … Словарь трудностей русского языка

  • ПОДПИСЬ — 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица; 2) согласно ГОСТ 2.104–2006 ЕСКД «Основные надписи» –… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • ПОДПИСЬ КРЕСТОМ — MARK SIGNATUREВ случае, когда лицо не умеет поставить свою подпись на каком либо документе, имеющем юр. силу, напр. на чеке, векселе, закладной, банковской расчетной книжке и т. п., взамен подписи ставится крест или др. знак. После этого рядом со … Энциклопедия банковского дела и финансов

  • подпись — собственноручно написанная фамилия, обязательный реквизит служебных документов (акта обследования, заключения) и правовых актов (закона, акта управления, судебного решения, договора). П. надлежащих лиц при наличии всех других требуемых реквизитов … Большой юридический словарь

  • Электронная цифровая подпись — Стиль этой статьи неэнциклопедичен или нарушает нормы русского языка. Статью следует исправить согласно стилистическим правилам Википедии. Электронная подпись (ЭП) информация в электронной форме, присоединенная к другой информации в электронной… … Википедия

  • электронная цифровая подпись — Реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и… … Справочник технического переводчика

  • Цифровая подпись — Электронная цифровая подпись (ЭЦП) реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа… … Википедия

  • Электронная подпись — Электронная цифровая подпись (ЭЦП) реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа… … Википедия

Оформление реквизита «подпись»

Проверка проекта документа

Служба делопроизводства (или секретарь) организации осуществляет нормоконтроль качества составления и оформления официальных документов, проекты которых готовят исполнители в структурных подразделениях. Эта функция должна быть закреплена в положении о подразделении (или должностной инструкции секретаря1).

Нормоконтроль проекта документа служба делопроизводства осуществляет по следующему примерному алгоритму:

  • просматривается и оценивается текст: его грамотность и соответствие требованиям делового стиля русского литературного языка, исправляются выявленные грамматические и синтаксические ошибки, стилистические неточности, которые не были учтены исполнителем в процессе согласования проекта (или были просто проигнорированы им);
  • анализируется заголовочная часть, в которой оформляются реквизиты организации – автора документа. Оценивается правильность применения бланка того или иного вида;
  • проверяется правильность оформления двух атрибутов реквизита «подпись», которые появляются в проекте документа до его подписания: наименование должности и расшифровка подписи (фамилия с инициалами). Здесь обращается внимание на полномочия вписанного должностного лица подписывать подобные документы. Важно в каждом документе отслеживать логическую взаимосвязь реквизитов автор – текст – подпись, отвечая на вопрос: имеет ли право то должностное лицо, наименование должности и расшифровка подписи которого указаны в проекте документа, принимать решения, сформулированные в тексте документа от имени его автора.

Оформление перечисленных реквизитов обычно сверяется с требованиями Инструкции по делопроизводству организации, в которой, как правило:

  • закреплены положения пока еще действующего ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», или
  • напрямую сделана отсылка к тексту этого стандарта, чтобы иметь возможность отвечать на «риторический» вопрос: «А где это прописано?»

Обратите внимание, что с 1 июля 2017 года на смену ГОСТ Р 6.30-2003 приходит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Поэтому далее в статье мы будем сравнивать рекомендации этих стандартов.

Настоящая статья была опубликована в журнале до переноса срока вступления в силу нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 на год позже – с 1 июля 2018 года. Почему это произошло, вы можете

Только корректный документ передается на подпись уполномоченному руководителю. Дата и индекс оформляются службой делопроизводства после проставления им личной подписи.

Документ приобретает юридическую силу после оформления всех идентификационных реквизитов: автор, дата, индекс, текст, подпись.

Фрагмент документа СвернутьПоказать ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

13) автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ…

57) подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58) подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

Составные элементы подписи

Оба стандарта по оформлению организационно-распорядительных документов (еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016) говорят о том, что реквизит «подпись» состоит из следующих атрибутов:

  • наименование должности лица, подписавшего документ;
  • собственноручная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В качестве наименований должностей используются «родовые» слова, например: начальник отдела, начальник управления, генеральный директор, директор института, председатель правления, заместитель генерального директора, заместитель директора по административно-организационной деятельности, коммерческий директор, руководитель службы, директор департамента и т.п. Наименование должности оформляется с прописной буквы от границы левого поля.

Новый ГОСТ, как и прежний, рекомендует в подписи инициалы ставить перед фамилией, а также отказаться от использования каких-либо скобок и косых черт.

Пример 1

Сокращенное наименование должности в подписи

СвернутьПоказатьПример 2

Сокращенное наименование должности в подписи

СвернутьПоказатьПример 3

Сокращенное наименование должности в подписи

СвернутьПоказать

Звания, чины и ученые степени

Если подписант имеет воинское или почетное звание, дипломатический ранг, классный чин, категорию или звание государственной гражданской службы, ученое звание или степень и т.п., то их наименования указываются после наименования должности через запятую и оформляются со строчной буквы, например: генерал-лейтенант; полковник; заслуженный деятель культуры Российской Федерации; советник-посланник; действительный член Российской академии наук; советник государственной гражданской службы 2 класса и т.п.

В случае необходимости при оформлении званий применяются общепринятые и условные сокращения, например: академик РАН; декан факультета, д.и.н.; завкафедрой, профессор и т.п.

Пример 4

Сокращенное наименование должности с добавлением звания

СвернутьПоказатьПример 5

Сокращенное наименование должности с добавлением звания

СвернутьПоказатьПример 6

Сокращенное наименование должности с добавлением ученой степени

СвернутьПоказать

Полное или сокращенное наименование должности

Как указывать должность (полностью или сокращенно) зависит от того, оформляется ли документ на соответствующем бланке.

По ГОСТ Р 7.0.8-2013 бланк документа – это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Бланк документа может быть не только у организации, но и у ее подразделения или должностного лица (соответственно, данные о них вынесены на бланке в заголовочную часть), тогда в подписи их повторять не надо (см. Примеры 1–3 и 7–9). Если же документ оформляется не на бланке, то в состав реквизита «подпись» должно быть включено полное наименование должности (Примеры 10–12). В этом действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 солидарны.

Пример 7

Сокращенное указание должности на бланке организации

СвернутьПоказатьПример 8

Сокращенное указание должности на бланке структурного подразделения

СвернутьПоказатьПример 9

Отсутствие должности в подписи на бланке должностного лица

СвернутьПоказать

В Примерах 7–9 наглядно показано – чем больше сведений об авторе документа в бланке, тем меньше их остается в реквизите «подпись».

А Примеры 10–13 демонстрируют, что при полном указании должности в нее включается наименование организации, которая является автором документа и от имени которой имеет право действовать подписант (уполномоченное должностное лицо). Если же существуют официальные сокращения этого наименования (в уставе организации, в положении, в ЕГРЮЛ и т.п.), то их можно использовать.

Пример 10

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

СвернутьПоказать Пример 11

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

СвернутьПоказать Пример 12

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

СвернутьПоказать Пример 13

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

СвернутьПоказать См. статью «Делегируем право издания распорядительных документов»

Подписание при исполнении чужих обязанностей

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) устанавливает правила оформления реквизита «подпись» в случае, когда документ подписывается лицом, исполняющим обязанности уполномоченного руководителя или иного должностного лица. Предусматривается, что статус, дающий право подписания документа, оформляется документально.

См. ответ на вопрос об издании заведующим хозяйственной частью приказов по административно-хозяйственным вопросам

Временное делегирование или исполнение обязанностей оформляется приказом / распоряжением. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 приводятся примеры, которые отражают временное исполнение обязанностей. Заметим, что условные сокращения Врио, ВРИО, И.О. (где обе буквы заглавные) не применяются:

Пример 14

Подпись временно исполняющего обязанности

СвернутьПоказать Пример 15

Подпись временно исполняющего обязанности

СвернутьПоказать

Ранее действовавшие методические рекомендации об оформлении подписи при исполнении «чужих обязанностей» стали правилом в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.22):

  • не допускается ставить косую черту или предлог «за» перед наименованием должности;
  • исправления в наименование должности и расшифровку подписи в уже подготовленный и согласованный проект документа допускается вносить от руки или с применением соответствующих штампов, причем без зачеркиваний заранее оформленных атрибутов реквизита «подпись»:

Пример 16

Если подписывает не то лицо, которое указано в проекте документа

СвернутьПоказать

В Примере 16 за генерального директора Иванова документ подписывает коммерческий директор Петров. Для доказательства правомочности временного исполнения обязанностей может потребоваться предъявление приказа об этом (или его заверенной копии).

Но существует еще так называемое штатное заместительство, например, когда в отсутствие руководителя его обязанности автоматически исполняет его заместитель. Это должно оформляться локальными нормативными документами (должностной инструкцией заместителя, положением или др.), тогда дополнительно издавать приказ об исполнении обязанностей / делегировании уже нет необходимости. В подобной ситуации замещающее лицо может оформить подпись на документе сразу по своей занимаемой должности:

Пример 17

Если в проекте документа есть возможность сразу указать должность и Ф.И.О. замещающего лица

СвернутьПоказать

Обратите внимание, что в преамбуле договора указываются лица, подписывающие этот документ. Если нет возможности впечатать реального подписанта в проект договора, то нужно будет сделать исправления не только в реквизите «подпись», но и в преамбуле (см. Пример 18). Подписанты могут указываться в тексте и других документов (например, в актах), с ними нужно будет поступить аналогично.

Пример 18

Преамбула и подпись на договоре (если исправления приходится вносить «в полевых условиях»)

СвернутьПоказать

Если документ подписывается несколькими должностными лицами

Ситуация подписания документа несколькими должностными лицами рассматривается действующим ГОСТ Р 6.30-2003 и новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 одинаково.

Это могут быть подписи неравнозначных должностных лиц одной организации, тогда они располагаются в иерархическом порядке.

Например, гарантийное письмо всегда подписывается не только руководителем организации, но и ее главным бухгалтером. Оно может оформляться на бланке или без его применения.

Пример 19

Подписи на бланке письма организации

СвернутьПоказать Пример 20

Подписи на документе, оформляемом не на бланке

СвернутьПоказать

Если подписывается совместный документ (например, приказ или указание, письмо инструктивного характера) должностными лицами, представляющими разные органы управления / организации, то это не предусматривает использования бланков и требует оформления полного наименования аналогичных должностей на одинаковом уровне:

Пример 21

Подписи на совместном документе

СвернутьПоказать

Это же правило соблюдается при подписании договора. Только перед подписями еще указываются «родовые» слова, введенные в преамбуле и используемые далее в документе в качестве условных сокращенных имен сторон договора (например, «Заказчик» и «Исполнитель» или «Покупатель» и «Поставщик»). См. Пример 18.

И, наконец, в актах, которые составляются коллегиально комиссией, предусматривается, что вместо наименования конкретных должностей членов комиссии там оформляется их статус («роли», полномочия) в составе комиссии, которые определяются в приказе (распоряжении) о ее создании.

Пример 22

Подписи на акте

СвернутьПоказать Читайте новость «Новый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию»

И в качестве заключения совет: в связи со вступлением в силу с 1 июля 2017 года нового стандарта на оформление организационно-распоряди-тельных документов не забудьте подготовить необходимые изменения в Инструкцию по делопроизводству вашей организации. В оформлении подписи, как видите, существенных изменений не произойдет.

Желаем успехов!

Сноски

СвернутьПоказать

  1. Далее по тексту для упрощения будем упоминать только службу делопроизводства.Вернуться назад

Бесплатно 1 номер журнала

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *