Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

Содержание

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем. Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу. С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Для чего издается данный приказ

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.

Можно ли обойтись без ответственного

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Является ли приказ обязательным для каждой организации

Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.

Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.

Внимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек. В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя.

Кого назначить ответственным

Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.

Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.

Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

бухпроффи

Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.

Скачать образец приказа

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец скачать в формате Word.

Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы. Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно. Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов.

Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты.

Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ». Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками.

Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город). Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.

Приказ начинается с вводной части. В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается.

Обычно это включает:

  1. п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
  2. Постановление №225, которым приняты Правила.

Дальше идет слово «Приказываю», после чего попунктно перечисляются распоряжения:

  • Назначение работника, с указанием его должности, который будет отвечать за работу с трудовыми книжками;
  • Назначение сотрудника, с указанием должности и доплаты, который будет исполнять данные обязанности при отсутствии первого сотрудника на своем месте (например, во время отпуска либо болезни);
  • Кто будет контролировать выполнение данного распоряжения.

Документ подписывает руководитель организации.

Внимание! После этого перечисляются сотрудники, упомянутые в тексте документа. Каждый из них должен в подтверждение знакомства с документом проставить свою подпись.

Порядок назначения ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Сегодня вы узнаете:

  1. Кому передается кадровое делопроизводство;
  2. Юридическое оформление назначения делопроизводителя;
  3. Права и обязанности кадровика.

Назначение ответственного за кадры

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства – это необходимая процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, у которых есть работники. Лицо, выполняющее функции кадрового делопроизводителя, занимается практически всеми вопросами, связанными с трудоустройством работников, их деятельностью, правами, обязанностями, увольнением.

Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем.

Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом. Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством.

Совершая назначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.

Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:

  • На руководителя организации, например, директора;
  • На действующего работника организации, путем расширения его полномочий;
  • На принимаемого для работы нового работника.

При этом тип назначения зависит от того, какие задачи при организации работы ставит руководитель. Если ему необходимо лишь составление небольшого количества документов по движению кадров и подготовка табеля, то можно ограничиться расширением собственных функций или наделением дополнительными полномочиями кого-либо из работников.

А вот если необходимо организовать разработку новых должностных инструкций, проведения множества инструктажей, обучения, современных тренингов, то следует принять на работу сотрудника, который будет полностью заниматься вышеуказанными вопросами, иначе добиться эффективного управления коллективом будет невозможно.

Юридическое оформление назначения на кадровое делопроизводство

  1. Расширение полномочий руководителя организации. Учредитель организации может издать отдельный приказ о возложении на руководителя функций кадрового специалиста. Хотя обычно такое оформление не требуется. Исполнительный орган предприятия, такой как директор, может просто самостоятельно заниматься кадровыми вопросами без дополнительного документального оформления. Это возможно, потому что руководитель – лицо, по умолчанию ответственное за любую деятельность организации, которое может самостоятельно заниматься любым направлением ее деятельности.
  2. Расширение полномочий иного работника организации уже потребует подготовки и принятия нескольких важных документов. Первое, что нужно сделать – это оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и внести изменения в должностную инструкцию. Подписанное дополнительное соглашение будет означать, что работник согласен со своим новым назначением, а должностная функция о том, что ему известны все его новые обязанности, права и ответственность. Далее, принимается приказ о назначении на должность, в котором указывается размер ставки, размер доплачиваемой заработной платы за выполнение кадровых функций.
  3. Прием на работу нового сотрудника. Это стандартная процедура, при которой кандидат на должность должен предоставить заявление с просьбой принять его на работу, предоставить необходимые документы, в том числе паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты для получения заработной платы, ИНН, трудовую книжку при наличии. Заключается трудовой договор, происходит ознакомление с учредительными документами организации, локальными актами, должностной инструкцией. Стоит помнить, что назначение работника на должность кадрового делопроизводителя возможна только после того, как эта должность будет включена в штатное расписание организации. Это документ, который руководитель должен подготовить заранее, а в дальнейшем, после назначения кадровика штатным расписанием будет заниматься он.

Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.

  • Скачать приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Назначить библиотекаря Петрова Ивана Петровича ответственным за работу с кадрами в ООО «Ватрушки» с 01.04.2017 года на 0,25 ставки. Бухгалтерии учреждения производить ежемесячные доплаты Петрову И.И. за выполнение обязанностей ответственного за работу с кадрами в размере 5 000 рублей.

Основание: заявление Петрова И.П., дополнительное соглашение к трудовому договору от 01.03.2017 года.

Права и обязанности кадровика

Права:

Перечень прав специалиста по кадрам и кадровому делопроизводству конкретизируется в должностной инструкции. В соответствии с трудовым кодексом это лицо обладает всеми основными правами, как и любой другой работник, такими как право на оплату труда, отпуск, различные гарантии и компенсации, 8 часовой рабочий день.

В силу специфики своей деятельности он имеет право требовать от руководства организации все необходимые для работы локальные акты, иные документы. Кадровый работник может запрашивать у сотрудников различные персональные данные, необходимые для оформления трудоустройства, различных пособий, гарантий и компенсаций.

Обязанности:

В большинстве случаев перечень обязанностей кадровика можно разделить на несколько условных блоков:

  1. Поиск кандидатур для занятия вакантных должностей организации. В том числе размещение объявлений, проведение собеседования с соискателями, запрос дополнительных сведений в правоохранительных и иных органах. Взаимодействие с центрами занятости населения.
  2. Движение работников. Этот блок включает в себя подготовку приказов о приеме на работу, наделение работников дополнительными функциями, увольнение, ознакомление с этими приказами работников и подписание их руководителем.
  3. Организация различных служебных проверок, подготовка приказов о наложении дисциплинарных взысканий, создание комиссий для составления актов, вынесения предписаний структурным подразделениям.
  4. Вопросы расчета заработной платы, такие как составление табелей, учет сверхурочной работы.
  5. Организация хранения кадровых документов в соответствии с действующей номенклатурой и требованиями законодательства.
  6. Внесение изменений и подготовка проектов должностных инструкций для утверждения руководителем.
  7. Внесение изменений в трудовые книжки работников.

Таким образом, специалист по кадрам отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. При увольнении он обязан передать своему приемнику всю необходимую информацию, оформив специальный акт передачи документов.

Структура акта передачи-приема документов:

  • Информация о сторонах и факт передачи. Пример: Сидоров Петр Петрович, специалист по персоналу ООО «Тяв» передал, а работник Малинин Александр Федорович принял документы по кадровому делопроизводству, согласно разделу «Кадры» номенклатуры учреждения.
  • Указывается подробный перечень передаваемых документов, с указанием количества экземпляров и листов. Пример: Приказы о приеме на работу в кол-ве 99 шт., каждый по 1 экз., каждый на 1 л.
  • Ставит отметка о том, что документы приняты в целости и претензий к качеству указанных документов не имеется.

Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами.

  • Скачать акт приема-передачи документов

Ответственность

За нарушение должностных обязанностей специалист кадровой службы несет дисциплинарную ответственность, установленную трудовым кодексом в виде замечания, выговора или увольнения.

Однако, мало кто знает, что кадровик несет также дополнительные виды ответственности в случае нарушения законодательства о персональных данных. Ведь в его ведении находятся личные дела сотрудников, содержащие информацию об их личной биографии, месте регистрации, семейном положении, состоянии здоровья и многое другое.

Если такие данные станут достоянием общественности и будут им разглашены он может понести административную ответственность, а в случаях когда такое разглашение повлекло вред интересам граждан специалист по кадрам может быть привлечен к уголовной ответственности – максимальное возможное наказание составит до 4 лет лишения свободы.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: как составить, образец

Закон устанавливает, что пока сотрудник исполняет свои обязанности, его трудовая книжка должна храниться в кадровой службе работодателя. Этот документ относится к бланкам строгой отчетности, а потому очень важно организовать по всем правилам фиксацию их поступления, хранения и выдачи назад сотрудникам. Такой работой занимается определенный человек, которого закрепляет приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Все трудовые книжки, которые работники передают на хранение своему работодателю, должны храниться в специально оборудованном месте, защищенном от посторонних лиц. За порчу данных документов либо потерю руководитель и ответственное лицо призываются к ответственности.

Его сохранность очень важна, поскольку именно в нем фиксируется информация о трудовых периодах, используемая при назначении пенсии по старости.

Руководитель должен обеспечить условия для исполнения данного требования. А поскольку он должен ежедневно заниматься управлением предприятием, он может выбрать должностное лицо. Оно на основании письменного приказа будет назначено ответственным за работу с трудовыми.

С назначением такого лица ответственность с директора за исполнение закона не снимается. Но данное лицо будет отвечать за использование и перемещение книжек внутри субъекта бизнеса — работник будет обязан принимать книжки у поступающих на работу, вести их учет, вносить необходимые записи, выдавать книжки при увольнении работников из компании.

Внимание: если он не будет исполнять свои обязанности, либо это будет происходить не в полной мере, то ответственное лицо будет отвечать перед руководством в пределах обязанностей, определенных приказом.

Является ли приказ обязательным

Закон устанавливает, что руководитель должен взять на себя ведение трудовых книжек организации, либо определить стороннее лицо. Это указано в Правилах ведения трудовых книжек.

Если работник не был назначен, но и сам руководитель не исполняет данные обязанности, это является нарушением. По этой причине согласно КОАП может налагаться денежный штраф, сумма которого может достигать 50 тысяч рублей. Наказание налагается не на конкретное лицо, а в целом на организацию.

Кроме этого, назначать ответственное лицо должен субъект бизнеса любой формы — как организация, так и предприниматель, у которого есть привлеченные со стороны работники.

Как правило, предприниматель сам занимается внесением записей в трудовые книжки. В компании закон данную обязанность закрепляет за руководителем, а тот может своим письменным распоряжением определить, что будет ответственный за трудовые книжки.

Но в любой из выбранных ситуаций руководитель должен однозначно письменно закрепить, кто будет заниматься трудовыми книжками. Обычно этот шаг осуществляется при помощи издания распоряжения.

Важно: таким образом, оформлять приказ необходимо в любой ситуации, даже если директор — единственный сотрудник компании и он должен на себя возложить эту обязанность. Он издает приказ, в котором указывает, что принимает на себя функции ведения трудовых книжек.

Кого можно назначить ответственным

Как правило, в крупных компаниях есть отдельная кадровая служба, и из числа ее работников выбирает один или несколько специалистов, которые будут заниматься трудовыми книжками. В небольшой организации этого отдела может не быть. Поэтому. Директор может выбрать такое лицо из бухгалтерии, секретаря, либо иное должностное лицо. Свой выбор он обязательно закрепляет путем оформления приказа.

В случае, когда поручить оформление трудовых книжек в компании некому, то ответственным лицом считается непосредственно директор.

Закон закрепляет, что администрация фирмы должна организовать работу с трудовыми книжками. Поскольку должен издаваться приказ, то такие функции должен выполнять именно внутренний работник компании. При этом даже если кадровый учет передан на сторону по договору аутсорсинга, то все равно для работы с трудовыми необходимо выбрать сотрудника из штата организации.

Внимание: если по какой-либо причине изменяется ответственное лицо, то передача должна производиться по специальному акту. В нем желательно записывать не просто число документов, а пофамильно — кому они принадлежат.

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец скачать

Файлы для скачивания:

Скачать образец приказа.

Действующие нормативные акты не закрепляют обязательной для соблюдения формы распоряжения для назначения ответственного на предприятии лица. Для этой цели может применяться фирменный бланк, на котором текст распоряжения располагается в свободной форме.

Допускается для данного приказа не использовать фирменный бланк организации, тогда нужно учитывать при составлении такого приказа, что он обязательно должен включать все необходимые для этого реквизиты.

В верхних строках приказа отражается наименование хозяйствующего субъекта, а также его адрес, коды присвоенные организации в момент постановки на учет в соответствующих органах. Возможно указание банковских реквизитов.

Далее отражается наименование распоряжения «ПРИКАЗ», за которым желательно вписывать его заголовок, отражающий в краткой форме содержание этого документа. Это может быть к примеру, «О назначении лица, ответственного за работу с трудовыми книжками».

Приказ обязательно должен содержать номер документа (под ним документ в дальнейшем используется), дату его составления, а также указание места, где распоряжение было подготовлено. Как правило, вписывается наименование населенного пункта.

Дальше следует вводная часть распоряжения, в которой необходимо отразить ссылку к нормативно-правовому акту.

Здесь можно указывать следующие реквизиты документов:

  • п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
  • Постановление №225.

После этого проставляется слово «Приказываю», за которым следует перечисление распоряжений руководства компании:

  1. Назначить сотрудника компании в качестве ответственного лица с отражением его полных личных данных, а также занимаемой должности.
  2. Указание лица, которое при отсутствии ответственного сотрудника , возьмет на себя исполнение этих обязанностей. Здесь также следует фиксировать полные его Ф.И.О., а также занимаемую в компании должность.
  3. Назначение ответственного лица, в обязанности которого вменяется осуществление контроля за исполнением данного распоряжения руководителя компании.

Составленный приказ подлежит обязательному визированию директором компании.

Далее все работники, упоминание которых производилось в распоряжении, должны подтвердить свое ознакомление с содержанием этого документа, путем проставления своих подписей. Здесь же расшифровываются их Ф.И.О. и указывается дата данного события.

Метки: Приказ

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *