Приказ по личному составу

Приказы

Очистить

Приказ представляет собой акт, составляемый руководителем компании или подразделения. Составляется для быстрого решения основных и текущих задач. Является документом, наделенным юридической силой. На его основании функционирует организация.

Разновидности приказов

Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:

  • Решение организационных вопросов. К примеру, приказ может касаться ликвидации/реорганизации компании, создания коллегиальных органов, формирования расписания, управления компанией на всех уровнях.
  • Вопросы, касающиеся производственной деятельности. К примеру, приказ может касаться порядка финансирования компании, обеспечения материалами. Документ нужен для создания научно-технической политики, подведения результата работы компании.
  • Вопросы, касающиеся личного состава. Приказ может касаться приема сотрудников на работу, обучения работников, перевода на другую должность. На основании документа происходит поощрение специалистов, увольнение трудящихся. Он нужен для реализации социальных гарантий: выплаты беременным, материальная помощь.

Практически все важные решения в компании принимаются на основании приказов.

Важные особенности

Сначала обычно составляется проект приказа, который согласуется с подразделениями. Также документ нужно показать юристу. Последний проверяет приказ на предмет соответствия всем законам и актам. Правильность оформления подтверждается отделом, занимающимся делопроизводством.

ВАЖНО! Акт вступает в силу с даты проставления в нем подписи.

Содержание приказов, касающихся сотрудников

Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем. Они формируются при наличии этих обстоятельств:

  • Устройство сотрудника на работу или расторжение трудового соглашения.
  • Уход в отпуск.
  • Отправка в командировку.

Приказы, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме. Их содержание подразделяется на 2 части: вводная и распорядительная.

Вводная часть

В вводной части фиксируются цели и задачи новых предписаний. То есть, предоставляется пояснение к принимаемым решениям. Если это приказ, принимаемый во исполнение правительственных распоряжений, в вводной части указывается номер этого распоряжения, дата и название.

Распорядительная часть

Начало этой части – фраза «приказываю». После этого нужно зафиксировать свои распоряжения. Можно создать нумерованный список для удобства изложения. Срок выполнения распоряжений или устанавливается для каждого пункта отдельно, или выносится в отдельный пункт. В отдельный пункт также выносится перечень сотрудников, ответственных за выполнение положений приказа.

Отличие приказа от распоряжения

Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.

Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.

Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.

Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.

Регистрация

Приказ – документ, который регистрируется в обязательном порядке. Под регистрацией понимается присвоение определенного индекса. Как правило, это порядковый номер, в который входят буквенные обозначения. Этот номер отражается в специальном журнале.

  • Приказ о внесении изменений в коллективный договор1357
  • Приказ о выводе из эксплуатации котла731
  • Приказ на право второй подписи1322
  • Приказ о запрете употребления пищи на рабочем месте1374
  • Приказ о внесении изменений в график отпусков1479
  • Приказ о продлении срока расследования несчастного случая1761
  • Приказ об устранении нарушений, выявленных в ходе проверки2330
  • Приказ о выдаче моющих средств1938
  • Приказ о продлении срока действия инструкций по охране труда2097
  • Приказ о продлении отпуска в связи с больничным листом1647
  • Приказ о создании уголка по охране труда1188
  • Приказ о предоставлении учебного отпуска2237
  • Приказ о распределении обязанностей между руководством2680
  • Приказ о создании комиссии по трудовым спорам2057
  • Приказ об оказании материальной помощи3340
  • Приказ о предоставлении дня отдыха для сдачи крови1554
  • Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы2425
  • Приказ о стирке спецодежды на предприятии1702
  • Приказ об осуществлении закупки у единственного поставщика1511
  • Приказ о закреплении топливных карт за водителями1708
  • Приказ о трехступенчатом контроле по охране труда на предприятии1744
  • Приказ об организации дежурства в выходные и праздничные дни3550
  • Приказ об утверждении плана мероприятий по охране труда2493
  • Приказ об утверждении норм расхода топлива4833
  • Приказ о благотворительной помощи2409
  • Приказ о снятии с учета транспортного средства2680
  • Приказ об утверждении графика документооборота2661
  • Приказ о соблюдении скоростного режима водителей1758
  • Приказ о возложении обязанностей диспетчера по выдаче путевых листов2301
  • Приказ о снятии квалификационной категории в связи с ее окончанием2128
  • Приказ об уборке помещений3887
  • Приказ о награждении благодарственным письмом сотрудников2072
  • Приказ о премировании генерального директора1146
  • Приказ о создании тарификационной комиссии1669
  • Приказ о недопущении составления неофициальной отчетности и использования поддельных документов1662
  • Приказ об утверждении структуры организации3282
  • Приказ о соблюдении чистоты на рабочем месте2819
  • Приказ о проведении тренировки по эвакуации людей при пожаре2790
  • Приказ о назначении директора ООО5472
  • Приказ о возложении дополнительных обязанностей на работника4384
  • Приказ о задержке выплаты заработной платы2023
  • Приказ об обеспечении экологической безопасности на предприятии1551
  • Приказ о формировании кадрового резерва1403
  • Приказ о выплате пособия на погребение работника2106
  • Приказ о назначении ответственного за размещение информации на сайте2088
  • Приказ о переносе отпуска по инициативе работника2552
  • Приказ о переносе выходного дня на другой день2554
  • Приказ о занесении на доску почета2142
  • Приказ о награждении почетной грамотой2867
  • Приказ о закреплении телефона за сотрудником1766
  • Приказ о запрете видеосъемки на предприятии1366
  • Приказ о запрете распития спиртных напитков на рабочем месте2600
  • Приказ о диспансеризации работников2363
  • Приказ о размещении плана закупок и плана-графика по 44-ФЗ1643
  • Приказ о режиме работы организации5421
  • Приказ о выводе продукта из ассортимента705
  • Приказ о проверке вентиляционных систем1414
  • Приказ об отказе от применения локальных нормативных актов856
  • Приказ об освобождении от стажировки на рабочем месте1536
  • Приказ об освобождении от инструктажа на рабочем месте1840
  • Приказ о действиях работников при обнаружении пожара2070
  • Приказ об отказе от оформления кассовых документов561
  • Приказ об отмене надбавки3173
  • Приказ о стажировке водителя2920
  • Приказ о стажировке электротехнического персонала1873
  • Приказ о запрете въезда на территорию предприятия2386
  • Приказ об утверждении вводного инструктажа1755
  • Приказ о закреплении оружия в ЧОП1850
  • Приказ о взыскании материального ущерба с работника1847
  • Приказ о порядке заключения договоров с контрагентами2128
  • Приказ об окончании временного перевода1687
  • Приказ о проведении замеров расхода топлива2549
  • Приказ о назначении самого себя главным бухгалтером1787
  • Приказ о закреплении наставника за молодым специалистом3803
  • Приказ о выплатах стимулирующего характера2420
  • Приказ о введении зимних норм расхода топлива2204
  • Приказ об изменении юридического адреса организации2805
  • Приказ о штрафах на предприятии3582
  • Приказ о выводе лифта из эксплуатации1650
  • Приказ о переводе на дистанционную работу2866
  • Приказ о списании автотранспортных средств2799
  • Приказ о закреплении печати за ответственным лицом3759
  • Приказ о запрете использования служебного транспорта в личных целях2041
  • Приказ о списании кредиторской задолженности1954
  • Приказ о введении видеонаблюдения в организации4114
  • Приказ о консервации и расконсервации основных средств3707
  • Приказ о списании бланков строгой отчетности2812
  • Приказ о разработке инструкций по охране труда1903
  • Приказ о разработке должностной инструкции1885
  • Приказ о размещении информации на сайте1341
  • Приказ о размене в кассе2955
  • Приказ о назначении ответственного за производство работ на объекте7179
  • Приказ о премировании сотрудников2832
  • Приказ о продлении полномочий генерального директора5710
  • Приказ о порядке хранения технической документации электрохозяйства2286
  • Приказ о порядке осмотра и закрытия помещений3451
  • Приказ о порядке обесточивания электрооборудования в случае пожара3347
  • Приказ о порядке хранения и выдачи ключей от электроустановок3454
  • Приказ о выводе здания из эксплуатации2541
  • Приказ о выводе из эксплуатации генерирующего оборудования885
  • Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов4311
  • Приказ о назначении комиссии по вводу в эксплуатацию ОС4349
  • Приказ о назначении комиссии СОУТ3644
  • Приказ на утверждение расчетного листка5745
  • Форма Т-116. Приказ о соблюдении трудовой дисциплины5721
  • Приказ о постановке на баланс основных средств6967
  • Приказ о представительских расходах3558
  • Приказ о присвоении разряда рабочему3975
  • Приказ о проведении рекламной акции5135
  • Приказ о создании бригады4477
  • Приказ об изменении тарифной ставки4531
  • Приказ об утверждении положения о персональных данных6175
  • Приказ об отмене совмещения должностей6297
  • Приказ о введении новой должности в штатное расписание6413
  • Приказ о выдаче спецодежды на предприятии7694
  • Приказ об утверждении бланка организации4825
  • Приказ о ненормированном рабочем дне2774
  • Приказ о расширении зоны обслуживания5847
  • Приказ о возмещении расходов сотруднику6284
  • Приказ о нумерации приказов5596
  • Приказ о перерасчете заработной платы3594
  • Приказ об утверждении прейскуранта цен на услуги7044
  • Приказ об удержании денежных средств из заработной платы6345
  • Приказ о пропускном режиме в организации6405
  • Приказ о направлении на курсы повышения квалификации5618
  • Приказ о проведении мероприятия7747
  • Приказ о работе в выходной день12023
  • Приказ об утверждении положения о командировках4572
  • Приказ о приостановлении деятельности ООО4993
  • Приказ о надбавке к заработной плате8809
  • Приказ о назначении заместителя директора ООО7544
  • Приказ об отгуле за ранее отработанное время5842
  • Приказ на списание дебиторской задолженности3799
  • Приказ о продлении срочного трудового договора4883
  • Приказ об установлении неполного рабочего времени10914
  • Приказ о прохождении производственной практики9821
  • Приказ о надбавке за выслугу лет7468
  • Приказ о назначении ответственного за производственный контроль8628
  • Приказ о производственном контроле8380
  • Приказ о квотировании рабочих мест для инвалидов8605
  • Приказ о назначении ответственного за электрохозяйство8985
  • Приказ о назначении коммерческого директора6032
  • Приказ о назначении ответственного за делопроизводство6767
  • Приказ о назначении ответственного за газовое хозяйство9302
  • Приказ на отпуск с последующим увольнением4438
  • Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск8654
  • Приказ о доплате за вредные условия труда8296
  • Приказ о допуске к самостоятельной работе после стажировки8762
  • Приказ о простое по вине работодателя5080
  • Приказ о закреплении оборудования за работниками8860
  • Приказ об изменении сроков командировки5096
  • Приказ о внесении изменений в положение об оплате труда9625
  • Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак10507
  • Приказ о совмещении должностей8313
  • Приказ об изменении условий трудового договора6633
  • Приказ о выходе из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет. Образец9814
  • Приказ о вступлении в должность генерального директора ООО. Образец8743
  • Приказ о сверхурочной работе4475
  • Приказ о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени8586
  • Форма Т-5. Приказ о переводе работника на другую работу2719
  • Приказ о неразглашении коммерческой тайны6263
  • Приказ о переименовании должностей6958
  • Приказ об отмене лимита кассы8861
  • Приказ об установлении лимита кассы9352
  • Приказ о возложении обязанностей кассира на бухгалтера10606
  • Приказ о назначении ответственного за эксплуатацию теплоустановок10181
  • Приказ о завершении специальной оценки условий труда9098
  • Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию8084
  • Приказ о выдаче молока за вредные условия труда6066
  • Приказ о внесении изменений в план-график по 44-ФЗ8774
  • Приказ о замене отпуска денежной компенсацией3411
  • Приказ о запрете пользования мобильными телефонами на рабочем месте13195
  • Приказ о защите персональных данных работников4247
  • Приказ о назначении ответственного за архив8232
  • Приказ о назначении ответственного по охране труда10465
  • Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных10689
  • Приказ по результатам инвентаризации10023
  • Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки3125
  • Приказ о выплате дивидендов учредителям6532
  • Приказ о введении в действие должностных инструкций6145
  • Приказ о смене печати организации10991
  • Приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка9622
  • Приказ о назначении водителя-наставника5402
  • Приказ о проведении ревизии в магазине7277
  • Приказ о внесении изменений в учетную политику9518
  • Приказ о выдаче подотчетных сумм8859
  • Приказ об утверждении путевого листа4828
  • Приказ о внесении изменений в состав комиссии13430
  • Приказ о смене материально-ответственного лица11227
  • Приказ об отмене командировки6739
  • Приказ об увеличении объема работ10157
  • Приказ о замещении временно отсутствующего работника10622
  • Приказ о доплате до МРОТ10532
  • Приказ о лишении премии работника7129
  • Приказ о проведении инструктажей по пожарной безопасности8332
  • Приказ о выводе из эксплуатации крана7401
  • Приказ о модернизации основного средства7758
  • Приказ о замене молока денежной компенсацией8482
  • График сменности и приказ его утверждения19564
  • Приказ о стажировке вновь принятого работника11199
  • Приказ об утверждении проектной документации заказчиком10183
  • Приказ о внутреннем совместительстве7683
  • Приказ о прохождении медосмотра на предприятии10929
  • Приказ о запрете курения на территории предприятия8952
  • Приказ о проведении субботника в организации10247
  • Приказ о полной материальной ответственности11797
  • Приказ о закреплении транспортного средства за водителем18175
  • Приказ о закрытии обособленного подразделения8950
  • Приказ о назначении комиссии по проверке знаний по электробезопасности9399
  • Приказ о назначении пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет17406
  • Приказ о назначении временно исполняющего обязанности директора18393
  • Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек8898
  • Приказ о создании рабочей группы13076
  • Приказ об утверждении учетной политики13460
  • Приказ о внесении изменений в приказ20072
  • Приказ об отзыве из отпуска8777
  • Приказ по личному составу9447
  • Приказ об отстранении работника от работы10637
  • Как правильно создать приказ о создании комиссии20995
  • Приказ о повышении заработной платы работникам12678
  • Приказ об утверждении положения об оплате труда8966
  • Приказ о возложении обязанностей директора на время отпуска22267
  • Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора13025
  • Приказ об утверждении правил внутреннего трудового распорядка19695
  • Составляем приказ о суммированном учете рабочего времени6503
  • Приказ о сроках выплаты заработной платы16417
  • Приказ об изменении режима рабочего времени11914
  • Приказ о назначении контрактного управляющего5533
  • Приказ о внедрении профстандартов в организации10535
  • Приказ об увеличении оклада15673
  • Приказ об утверждении номенклатуры дел13814
  • Приказ о создании обособленного подразделения13707
  • Приказ о подотчетных лицах15894
  • Приказ об утверждении должностных инструкций14328
  • Приказ на право подписи первичных документов18210
  • Приказ на утверждение штатного расписания22397
  • Приказ о внесении изменений в штатное расписание8879
  • Приказ о замечании сотруднику16150
  • Приказ об индексации заработной платы13555
  • Приказ по охране труда19912
  • Приказ о проведении аттестации работников15592
  • Образец приказа о служебном расследовании в отношении работника18827
  • Приказ о снятии дисциплинарного взыскания5238
  • Приказ об изменении оклада12232
  • Приказ об утверждении графика отпусков8988
  • Приказ о списании основных средств15229
  • Приказ об объявлении выговора19300
  • Приказ о поощрении работника. Формы Т-11 и Т11а17757
  • Приказ о сокращении численности работников10561
  • Образец приказа о переводе на другую должность21393
  • Приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-2213215
  • Приказ о дисциплинарном взыскании13276
  • Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность25983
  • Приказ о назначении ответственного лица48150
  • Приказ о назначении главного бухгалтера13345
  • Приказ о назначении генерального директора16072
  • Приказ об отмене приказа на отпуск16472
  • Приказ об отмене приказа. Бланк формы и образец заполнения20751
  • Форма Т-8. Приказ об увольнении сотрудника. Образец и бланк27334
  • Приказ о направлении работника в командировку по форме Т-98018
  • Приказ о приёме на работу. Бланк и образец заполнения по форме Т-118704
  • Приказ на отпуск. Бланк и образец заполнения по форме Т-624309

3.2. Оформление приказов по личному составу

С 1 июля 2003 г. введен в действие новый Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Информация, которую содержит ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», входит в компетенцию юристов, секретарей руководителей и других специалистов, работающих с распорядительной документацией. На первый взгляд кажется, что это не имеет отношения к работе кадровой службы предприятия. Но последствия неправильного или неточного оформления кадровой документации носят правовой характер. Поэтому все требования, предъявляемые к оформлению документов организации, в полной мере относятся и к кадровому делопроизводству.

Приказ является наиболее распространенным видом распорядительных документов.

Приказ – правовой акт, издаваемый в организации, действующий на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказами по личному составу документально оформляются:

1) прием на работу;

2) перевод на другую работу;

3) предоставление отпуска;

4) увольнение;

5) присвоение разрядов, классности;

6) установление размеров оплаты труда;

7) изменение условий труда;

8) командирование сотрудников;

9) наложение дисциплинарных взысканий и др.

По структуре приказы могут быть простыми и сложными.

Простым (индивидуальным) называется приказ, если он касается одного лица. В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу», «О поощрении» и так далее, хотя в настоящее время постановлением о формах предусмотрены формы о приеме на работу, о поощрении, о прекращении трудовых отношений нескольких работников.

В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса заголовок формируется в зависимости от решаемого вопроса. Краткий заголовок начинается с предлогов «О» или «Об», например, «Об изменении оклада». Формулируя заголовок, необходимо помнить, что писать его надо с большой буквы, в каждой строке не должно быть более 28 печатных знаков, количество строк заголовка не должно превышать пяти.

Констатирующая часть может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «в связи», «на основании», «во исполнение», например «В связи с изменением объема выполняемых работ».

Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Его печатают прописными буквами с новой строки без абзаца, в конце ставится двоеточие.

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте приказа по основной деятельности формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт лучше начинать с указания конкретного исполнителя, которым могут быть должностное лицо, структурное подразделение. Глагол, который используется для формулировки предписываемого действия, должен иметь неопределенную форму: «составить», «обеспечить», «изменить» и т. п.

Обычно первый пункт распорядительной части приказа начинается с указания должности, фамилии, инициалов исполнителя, затем формулируются предписываемые действия, после чего проставляется срок исполнения. Он дается в каждом пункте приказа либо отдельной строкой.

Датой приказа является дата его подписания или утверждения. Приказы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату приказа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 1 декабря 2005 г. следует оформлять 01.12.2005.

Допускаются словесно-цифровой способ оформления даты, например 01 декабря 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.12.01.

Место издания приказа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Срок исполнения выделяется в один обобщенный пункт, если он одинаков для всех действий, указанных в приказе. В этом случае пункт о сроках выполнения нумеруется. Обязательно в отдельном пункте приказа указывают структурное подразделение или должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Лучше, конечно, конкретизировать исполнителя (будет с кого спросить).

Контроль за исполнением приказа руководитель может оставить за собой, в этом случае в тексте приказа пишется: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» или же этот пункт опускается, так как его отсутствие указывает, что руководитель лично будет контролировать исполнение приказа.

Приказ подписывают руководитель организации или должностное лицо, исполняющее обязанности руководителя организации во время его отсутствия. Причем следует помнить о том, что полномочия по руководству организацией должны быть зафиксированы в приказе, который составляется на год или на срок отсутствия руководителя.

Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Подпись является одним из важнейших реквизитов документа. Собственно говоря, документ, не скрепленный личной подписью ответственного должностного лица, не является официальным.

Локальными нормативными актами должны быть определены полномочия должностных лиц в подписании документов, т. е. кто может подписать определенный документ. Это очень важно, так как после того, как ваш работник пойдет на пенсию и работники Пенсионного фонда будут рассматривать подписи, сделанные под записями в трудовой книжке, обнаружится, что сведения об увольнении работника подписал не уполномоченное на это должностное лицо. Надо пояснить, что записи в трудовой книжке делаются только кадровым работником, а подписываются ответственным лицом в должности начальника отдела кадров, а при отсутствии в организации отдела кадров – первым руководителем, директором организации или его заместителем. Это правило не обсуждается.

Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней строки.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, но при этом подписание документа ведется снизу вверх, т. е. первыми документ подписывают должностные лица, младшие по должности.

При заверении соответствия копии приказа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Специалист по кадрам подпись расшифровка

Дата

Допускается копию приказа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Надо отметить, что подпись кадрового работника заверяется только печатью отдела кадров, подпись руководителей организации заверяются печатью организации.

Очень часто у кадровиков возникает вопрос о том, можно ли на приказах ставить факсимильную подпись.

В соответствии со ст. 160 ГК РФ, использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон. Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Наиболее правильном будет издание приказа по организации об использовании факсимильной подписи в отдельных случаях.

В связи с автоматизацией работы кадровиков есть необходимость рассмотреть ситуацию, если приказ имеет электронную копию. В этом случае в левом нижнем углу каждой страницы документа делается отметка (колонтитул), содержащая «путь» документа в базе: указываются наименование файла, дата и другие поисковые признаки, устанавливаемые в организации. Эта информация при необходимости позволяет легко и быстро найти документ.

Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 были утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они являются обязательными для всех российских предприятий. Формы, которые содержатся в первой части постановления «По учету кадров», ведут все фирмы вне зависимости от формы собственности. Это унифицированные формы приказов и распоряжений о приеме, переводе, прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков и другие документы. Не все унифицированные формы удобны для заполнения, так как практически не учитывают специфику деятельности организации. Поэтому возникают проблемы с заполнением.

Формы унифицированных документов приспособлены для ведения учета в условиях механизированной обработки учетных данных, а также для обработки вручную. Надо заметить, что следует исключить ведение кадровой документации (в данном случае приказов) так называемыми гелевыми ручками. Паста таких ручек выцветает спустя два-три года, а последующее восстановление текста документов и подписей должностных лиц и работников, ознакомившихся с документами, вызывает определенные затруднения. Вести кадровую документацию рекомендуется шариковыми или перьевыми (под заправку чернилами) ручками с использованием стандартного синего или фиолетового цвета.

Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД).

В приказах, как и в других документах, не допустимы помарки, подчистки. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильного текста и надписи правильного текста над зачеркнутым.

В унифицированные формы при необходимости можно вносит дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты унифицированных форм, утвержденные Госкомстатом РФ, должны остаться без изменения. Удаление отдельных реквизитов не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом по организации.

Теперь рассмотрим более подробно унифицированные формы приказов.

С формой приказа о приеме на работу мы уже познакомились ранее.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) (Приложение 9) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) применяются для оформления и учета перевода работника (ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

Учетные формы заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку. В случае, если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 6 октября 1992 г.) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит «Изменение к трудовому договору» не заполняется. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) (Приложение 10) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (-ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

Приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2).

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8) (Приложение 11) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета прекращения (расторжения) трудового договора работника (-ов). Приказы составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку в порядке, установленном законодательством РФ.

По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8а «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора, с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При прекращении (расторжении) трудового договора материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством РФ, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (-ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (-ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2), трудовой книжке.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) (Приложение 12) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Они составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т-2) и трудовую книжку работника.

В заключение остается заметить, что приказы (распоряжения) о приеме работника (-ов) на работу служат основанием для подтверждения трудового стажа, места работы, занимаемой должности и других фактов трудовой биографии работника. В соответствии с п. «б» ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения для приказов по личному составу (в том числе приказов (распоряжений) о приеме) установлен срок хранения 75 лет. При ликвидации предприятия они в обязательном порядке подлежат сдаче в архив. Копии приказов, подшитые в личное дело руководителя, хранятся вместе с ним постоянно, а личные дела работников – 75 лет (ст. 337 Перечня). Копии приказов, не вошедшие в личные дела, имеют срок хранения пять лет (ст. 343 Перечня). Для не завизированных или не подписанных руководителем, отклоненных проектов приказов устанавливается срок хранения один год (ст. 7 Перечня).

Хотелось бы сказать несколько слов о регистрации приказов по личному составу.

Регистрации в журнале подлежат в основном сложные приказы, унифицированные приказы фиксируются, например, в журнале о приеме и увольнении работников, в журнале приказов о предоставлении отпусков.

Предлагаем следующую форму регистрации приказов.

Можно вести данный журнал в электронном виде, но на бумажном носителе вернее и удобнее.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Увольнение. Процедура от издания приказа до полного расчета и получения трудовой книжки. Часть 1.

В данной статье мы не будем рассматривать основания прекращения трудового договора и правомерно ли увольнение. Исходим из того, что все действия работодателя и работника до издания приказа об увольнении соответствуют действующему трудовому законодательству. Это краткое руководство по процедуре увольнения от издания приказа до полного расчета и получения трудовой книжки.

Оформление и сроки издания приказа об увольнении.

В соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса РФ прекращение трудового договора, вне зависимости от оснований увольнения, оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Унифицированная форма приказа об увольнении (форма № Т-8) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление Госкомстата России № 1).

При оформлении приказа необходимо учесть два момента, обозначенных в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утвержденных Постановлением Госкомстата России № 1).

Первое – запись в приказе об основании прекращения трудового договора должна точно соответствовать формулировке действующего законодательства со ссылкой на соответствующую статью.

Второе – в приказе должна быть ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера. Основанием может быть – заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы.

В организации могут быть разработаны и утверждены свои формы кадровых приказов, однако вышеперечисленные требования к оформлению приказа об увольнении должны быть учтены. Об обязательности применения унифицированных форм читайте в статье «Штатное расписание».

Законодательством не установлены сроки издания приказа об увольнении. Приказ может быть издан и подписан заранее. Вместе с тем, необходимо помнить, что работником может быть отозвано заявление об увольнении.

Ознакомление с приказом об увольнении.

Часть 2 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя ознакомить работника с приказом под роспись. Даже при увольнении по собственному желанию работник может ознакомиться с приказом, но отказаться от подписи об ознакомлении. В случае отказа от проставления подписи об ознакомлении необходимо на приказе сделать соответствующую запись. Это требование закона, однако, рекомендуется дополнительно составить акт об отказе в ознакомлении с приказом об увольнении. В случае спора в суде этот документ лишним не будет.

При невозможности ознакомить работника с приказом по какой-то объективной причине (болезнь работника и т.д.) необходимо также сделать соответствующую запись в приказе.

Достаточно неоднозначная позиция изложена Рострудом на своем официальном сайте «Онлайнинспекция. Рф» по вопросу ознакомления с приказом об увольнении в связи с истечением срока трудового договора. В частности сформулирован следующий вывод: работник уведомлен о предстоящем увольнении, поэтому не ознакомление с приказом об увольнении не является самостоятельным основанием для признания увольнения незаконным. Считаем данную трактовку рискованной с точки зрения выполнения требований части 2 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ, поэтому рекомендуется знакомить работника с приказом об увольнении в любом случае.

Сроки ознакомления с приказом об увольнении законом не установлены. Однако целесообразным будет ознакомить в день увольнения. В случае, если увольнение является следствием дисциплинарного взыскания, то необходимо соблюсти требование части 6 статьи 193 Трудового кодекса РФ. Ознакомление под роспись должно быть произведено в 3-х дневный срок с момента издания приказа.

Работник имеет право затребовать копию приказа об увольнении. Работодатель обязан выдать заверенную копию приказа в случае поступления от работника соответствующего заявления.

Увольнение-документальное оформление.

После издания приказа необходимо произвести дальнейшее документальное оформление увольнения. В частности, производятся следующие действия.

Если в отношении работника ведется электронная трудовая книжка, то в этом случае осуществляется подготовка сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Ниже мы более подробно рассмотрим отдельные действия по документальному оформлению увольнения.

Трудовая книжка.

Внесение записей в трудовую книжку осуществляется в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках») и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Требования к заполнению трудовой книжки, предусмотренные вышеперечисленными нормативными актами:

  • запись в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа;
  • в записи должна быть обязательная ссылка на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса РФ или иного федерального закона, явившихся основанием для прекращения трудового договора;
  • все записи в трудовой книжке должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев отказа работника от получения трудовой книжки или невозможности выдачи);
  • записи в трудовую книжку вносятся в день увольнения работника.

Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)

Порядок заполнения сведений о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем по форме СТД-Р утвержден Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23 н.

При подготовке указанных сведений необходимо обратить внимание на следующее:

  • наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами (индивидуальным предпринимателем, адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, главой крестьянского (фермерского) хозяйства указываются его фамилия, имя, отчество (при наличии) (полностью, без сокращений) в соответствии с документом, удостоверяющим личность);
  • в графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» подраздела «Наименование» указываются наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор);
  • наименовании трудовой функции (должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы) заполняются в соответствии со штатным расписанием работодателя;
  • наименование должностей, специальностей или профессий по которым предусмотрено предоставление льгот либо наличие ограничений
  • должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками или соответствующими положениям профессиональных стандартов;
  • установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется только в случае установления работнику разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) непосредственно работодателем (письмо Минтруда РФ от 5 марта 2020 г. N 14-0/10/В-1704);
  • в графе «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона» подраздела «Наименование» указываются без каких-либо сокращений причина прекращения трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ (пункт, часть статьи, статья) или иного федерального закона, являющиеся основанием для увольнения;
  • в графе «Номер документа» подраздела «Основание» указывается номер приказа (распоряжения) или иного документа без указания знака «N»;
  • для отражения отмененных сведений полностью заполняются графы с 1 по 10 и в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется «X»;
  • при указании скорректированных (исправленных) сведений отражаются как отмененные сведения с заполненной графой «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении», так и скорректированные (исправленные) сведения.

В завершающей части статьи читайте о расчете с работником, выдаче работнику документов при увольнении, а также о хранение кадровых документов уволенных.

Со всеми новостями можно ознакомиться

Все статьи о применении трудового законодательства и ведении кадрового делопроизводства можно прочитать .

Приказ по личному составу

Все приказы по личному составу относятся к кадровому делопроизводству. Эти распорядительные документы позволяют руководству организации оперативно и своевременно управлять подчиненными.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа по личному составу .docСкачать образец приказа по личному составу .doc

По каким причинам создаются приказы по личному составу

Данные приказы могут касаться любых действий и обстоятельств, связанных с сотрудниками предприятия. Составляются они по самым разным поводам:

  • при приеме на работу и увольнении сотрудников;
  • при наложении дисциплинарных взысканий;
  • при награждениях и поощрениях;
  • при переводе на другую должность и т.д.

Срок действия документа

Каждый приказ по личному составу имеет строго определенный период действия, который начинается либо с даты официального выпуска документа, либо с того дня, который указан в его тексте.

Окончание приказа может быть связано с одним из нескольких основных факторов: его исполнением, истечением срока действия, отменой, а также вступлением в силу локальных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, норм закона, которые существенно изменяют условия того или иного распоряжения директора фирмы.

Кто пишет приказ

Обычно функция по составлению кадровых приказов ложится на плечи специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря организации (в зависимости от того в чьи должностные обязанности она вписана). В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.

После составления приказ по личному составу должен быть в обязательном порядке передан по подпись руководителю предприятия, поскольку он формируется всегда от его лица.

Если на предприятии действует профсоюзная ячейка, ее представитель должен также ознакомиться с документом до его выпуска (во избежание вольного или невольного нарушения прав трудящихся).

Основание для приказа

Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации. Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.

К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.
В качестве обоснования можно привести доводы, являющиеся объективным объяснением создания того или иного распоряжения (обоснование всегда пишется после слов «В связи с…»).

Правила составления документа

С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании.

Некоторые представители предприятий предпочитают по старинке пользоваться ранее обязательными к применению образцами приказов, что, в общем, понятно – они удобны, включают в себя всю нужную информацию и не нужно думать над формой и содержанием документа.

При этом, вне зависимости от того, какой способ формирования приказа выбирается, необходимо, чтобы приказ по своей структуре соответствовал определенным параметрам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Кроме того, приказ должен содержать перечень обязательных сведений. К ним относятся:

  • название документа;
  • его номер и дата составления;
  • наименование организации, в которой он издается.

Далее идет основная часть:

  • суть распоряжения, с указанием конкретных работников, которых оно касается;
  • дата, с которой данный приказ вступает в законную силу;
  • обоснование для его формирования, т.е. словами описать конкретную причину или обстоятельства;
  • основание (здесь указывается ссылка на статью закона или на внутренний документ – акт, служебную или докладную записку).

В завершение в приказе при необходимости следует обозначить ответственных за его исполнение сотрудников (это может быть любой работник предприятия или сам директор).

Как оформить бланк

Оформление приказа по личному составу, также, как и его содержание, целиком и полностью отдается на откуп представителям предприятий и организаций. Документ можно писать на чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, причем как от руки (но только шариковой ручкой), так и на компьютере.

После того, как текст будет сформулирован, распоряжение нужно отдать на подпись директору или уполномоченному действовать от его имени сотруднику (при этом подпись должны быть только «живой» — использование факсимильных, т.е. отпечатанных каким-либо методом, автографов недопустимо).

Также с приказом под роспись должны быть ознакомлены ответственные за его исполнение лица и те работники организации, которых он касается напрямую.

Удостоверять бланк при помощи различного рода клише (т.е. печатей и штампов) на сегодняшний день не обязательно – эту норму нужно выполнять, только если она прописана во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Приказ всегда делается в одном экземпляре, но если надо, можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).
Сформированный приказ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов.

Внесение изменений в приказ

После того, как приказ, касающийся работников предприятия, официально издается, вносить в него какие-то правки и коррективы нельзя.

При необходимости изменить условия того или иного действующего распоряжения, следует для начала его отметить, а затем издать новый приказ.

В каком порядке хранятся приказы по личному составу

Данные виды приказов всегда должны содержаться в строго определенном порядке, в отдельном, закрытом для доступа посторонних лиц месте, недалеко от личных дел работников. Приказы по личному составу также связываются в отдельные дела, в зависимости от их назначения и сроков хранения, при этом период хранения определяется либо нормами законодательства, либо локальными нормативно-правовыми актами компании (но не менее пяти лет).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *