Присвоение документов

• организацию быстрого поиска;

• компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени;

Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования. Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Любой документ содержит ряд элементов оформления (дату, подпись, печать и т. д.), которые называются реквизитами.

Глава 2. Правила оформления реквизитов

Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации;

• герб субъекта Российской Федерации;

• эмблема организации или товарный знак;

• код организации;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика\код причины постановки на учет (ИНН\КПП);

• код формы документа;

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• наименование вида документа;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• место составления или издания документа;

• адресат;

• гриф утверждения документа;

• резолюция;

• заголовок к тексту;

• отметка о контроле;

• текст документа;

• отметка о наличии приложения;

• подпись;

• гриф согласования документа;

• визы согласования документа;

• оттиск печати;

• отметка о заверении копии;

• отметка об исполнителе;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• отметка о поступлении документа в организацию;

• идентификатор электронной копии документа.

Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т. д.) на разных документах будут отличаться – поэтому их называют переменными.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на три основные части:

1) заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

2) основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

3) оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже теста и приложения).

В документе реквизиты отделяются друг от друга 2–3 междустрочными интервалами.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6-16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.

Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов.

Реквизиты «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.

«Эмблему организации или товарный знак» (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

«Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

«Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа.

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Пример оформления и расположения кода формы документа

«Наименование организации», являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организации располагается под реквизитом «эмблема организации».

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

«Справочные данные об организации» включают в себя: почтовый адрес предприятия, номер телефона и другие данные по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации».

Порядок написания адреса адресата:

1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).

«Наименование вида документа», располагают в центре страницы заголовочной части документа на продольных бланках и от границы левого поля – на угловых бланках. Печатают прописными буквами, например; АКТ, СПРАВКА.

2020: год с подвохом, или Как правильно оформлять даты в документах текущего года?

Дата является одним из важных реквизитов любого организационно-распорядительного документа (будь то уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и т.п.). В соответствии с положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст) дата считается реквизитом, обозначающим время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

Как правило, с ней связывается срок вступления документа в силу (если в самом тексте не имеется оговорки об ином моменте начала его действия), от нее же может зависеть и срок действия документа. Кроме того, правильность проставления даты имеет важное правовое значение, в том числе, для последующего разрешения возможных конфликтов с контрагентами (например, в целях исчисления сроков исковой давности и т.п.).

Несмотря на то, что общих норм, обязывающих проставлять в документах дату их составления, нет (за исключением отдельных законодательных положений, предусматривающих дату в качестве обязательного реквизита документа, – например, ст. 860.2 ГК РФ), для большей определенности целесообразно все же указывать ее.

Какие опасности таит в себе 2020 год?

На практике встречаются случаи, когда лица, составляющие документы, в целях сокращения длины написания даты применяют формат ее написания арабскими цифрами через точку при неполном указании года – например, вместо «23.08.2019» указывают «23.08.19». Если для прошлого года такое написание не представляло особой угрозы (хотя юридически и не являлось правильным), то год 2020 такую опасность таит. Так, не исключено, что при спорных ситуациях контрагент может приписать к дате числовую комбинацию, характеризующую прошлые годы, в результате чего, к примеру, вместо «21.01.20» получится дата «21.01.2016». Такая «поправка» может иметь неблагоприятные последствия – например, станет невозможным предъявление иска к недобросовестному контрагенту в силу истечения сроков исковой давности и т.п. (не говоря уже о том, что добросовестной стороне договора придется доказывать в суде правильность указания даты именно в его экземпляре договора).

Какие правила учитывать при оформлении даты в документе?

Чтобы избежать неприятностей и обезопасить себя от возможных ошибок при оформлении документов в части указания в них даты, органам власти, юрлицам и ИП следует руководствоваться положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016), утв. приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст. В нем, в частности, содержатся положения, согласно которым дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в нем. При этом уточнено, что документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Что касается конкретных правил оформления даты, то ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает вариативность способов. Так, дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из способов:

  • арабскими цифрами, разделенными точкой (05.02.2020);
  • словесно-цифровым способом (5 февраля 2020 г.).

Напомним, эти правила применяются на добровольной основе для оформления любых организационно-распорядительных документов, в том числе включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000. Они распространяются на документы на бумажном и электронном носителях (п. 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Чем грозит указание в договоре даты его заключения, отличной от фактической (заключение договора «задним числом»)? Узнайте из материала «Дата и место заключения гражданско-правового договора» в «Энциклопедии решений. Договоры и иные сделки» системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Стоит отметить, что указанные правила актуальны и при утверждении документа распорядительным документом. Так, гриф утверждения, состоящий из слова «Утвержден» («Утверждена», «Утверждены» или «Утверждено»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, и наименования распорядительного документа, должен содержать дату, проставляемую по установленному формату, а также номер. Можно привести следующие примеры:

(Регламент) Утвержден
приказом АО «Профи»
от 5 февраля 2020 г. № 82
(Правила) Утверждены
приказом АО «Профи»
от 5 февраля 2020 г. № 83

Аналогичные рекомендации по оформлению даты документа содержатся в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44. Помимо общей нормы, идентичной положению из ГОСТ Р 7.0.97-2016, в ней дополнительно содержатся примеры оформления даты в письмах зарубежным адресатам. В последнем случае дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год (например: 5 февраля 2020 г.). А при составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2020, February 5).

Не следует забывать, что в инструкциях по делопроизводству при описании правил оформления даты документа может быть учтена специфика конкретных госорганов и организаций. Например, в Инструкции по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации, утв. приказом Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 29 декабря 2011 г. № 450, конкретизировано, что датой документа является день его подписания или утверждения; для решения коллегии – это день его принятия; для протокола – дата заседания (принятия решения); для акта – дата события. При этом изданные органами прокуратуры совместно с другими ведомствами и учреждениями документы должны иметь одну (единую) дату – дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ.

Работникам прокуратуры предписывается оформлять даты арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. День месяца и месяц записываются двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год – четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой в обязательном порядке ставится ноль (например: 05.02.2020). Это правило имеет принципиальное значение, поскольку предотвращает возможность подстановки дополнительной цифры к той, что указывает на день месяца (например, вместо 5.02.2020 может получиться 15.02.2020 или 25.02.2020).

Также в числе нюансов оформления даты – место ее указания. Дата может быть указана не только в «шапке» документа как признак его индивидуализации (это актуально для случаев одновременного подписания документа сторонами), но и в конце документа по итогам подписания его последней из сторон. Причем ограничений в части проставления даты нет даже для выходных или праздничных дней, о чем свидетельствует судебная практика – постановление Тринадцатого ААС от 23 января 2018 г. № 13АП-30840/17.

***

Таким образом, в 2020 году лицам, ответственным за составление организационно-распорядительных документов, рекомендуется уделить особое внимание правильности оформления даты в них. Обращать внимание на формат даты следует и ответственным за подписание документа лицам. Ведь соответствующее правилам ГОСТ и инструкциям по делопроизводству оформление дат позволит обезопасить госорганы, организации и ИП от лишних неприятностей и будет препятствовать совершению контрагентами или должностными лицами недобросовестных действий.

Статья 357. Похищение, присвоение, вымогательство документов, штампов, печатей, завладение ими путем мошенничества либо злоупотребления служебным положением или их повреждение

1. Похищение, присвоение, вымогательство официальных документов, штампов либо печатей или завладение

ими путем мошенничества или злоупотребления лица

своим служебным положением, а равно их умышленное

уничтожение, повреждение или сокрытие, а также осуществление таких же действий относительно частных

документов, находящихся на предприятиях, в учреждениях или организациях независимо от формы собственности, совершенное из корыстных побуждений или в

иных личных интересах, наказываются штрафом до пятидесяти не облагаемых

налогом минимумов доходов граждан, или ограничением свободы на срок до трех лет.

2. Те же действия, если они повлекли нарушение работы предприятия, учреждения либо организации или

совершены в отношении особо важных документов, штампов, печатей, наказываются штрафом до семидесяти не облагаемых

налогом минимумов доходов граждан, или ограничением свободы на срок до трех лет, или лишением свободы

на тот же срок.

3. Незаконное завладение каким-либо способом паспортом или иным важным личным документом, наказывается штрафом до пятидесяти не облагаемых

налогом минимумов доходов граждан или арестом на срок

до трех месяцев, или ограничением свободы на срок до

трех лет.

1. Общественная опасность преступления заключается

в том, что такими действиями причиняется существенный

ущерб нормальной деятельности предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности, а также интересам отдельных граждан.

Документ — это предусмотренная законом материальная форма получения, сохранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге,

магнитной кино-, видео-, фотопленке или на ином носителе (ст. 27 Закона от 2 октября 1992 г. -Об информации-).

Информация — это -документированная или публично

объявленная информация о событиях и явлениях, происходящих в обществе, государстве и окружающей природной среде- (ст. 1 Закона -Об информации-).

Предметом преступления являются официальные или

частные документы, штампы или печати, а также паспорт

гражданина или иные важные личные документы.

Официальные — это документы, штампы, и печати, которые выдаются или используются для удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, только государственными или общественными предприятиями, учреждениями или организациями.

Частные документы — это документы, которые исходят от отдельных граждан. Они также признаются предметом данного преступления.

Штампы и печати — это специальные приспособления,

на которых содержится рельефное или углубленное зеркальное отображение текстов, знаков, рисунков и иных обозначений для получения оттисков на бумаге, металле и

других различных материалах. Штампы и печати бывают

двух видов: 1) те, которые используются для удостоверения документов, их официального характера. Это штампы и печати с наименованием и иными реквизитами предприятий, учреждений и организаций; 2) штампы и печати,

которые используются для удостоверения определенных

фактов, имеющих юридическое значение, для опломбирования помещений, грузов, почтовых отправлений, для удостоверения оплаты денежных средств и т.п.

ими путем мошенничества или злоупотреблением служебным положением; д) уничтожение; е) повреждение или

сокрытие указанных документов, штампов и печатей.

Под похищением следует понимать изъятие каким-либо

способом (кражи, грабежа, и т.п.) документов, штампов и

печатей.

Под уничтожением понимается приведение документов, штампов, печатей в такое состояние, когда они утрачивают способность быть носителем информации (полное

физическое уничтожение путем сожжения, раздавливания, стирания с магнитной записи и т.п.).

Под повреждением понимается приведение документов, штампов или печатей в состояние, в котором их использование по целевому назначению возможно лишь после реставрации.

Под сокрытием понимается перемещение документов,

штампов или печатей с места их хранения в другое место, в

том числе и в пределах предприятия, учреждения или ор738

ганизации, о котором не известно лицу, в ведении которого

находятся указанные предметы, что лишает возможности

воспользоваться документом, штампом или печатью.

О понятии -присвоение- — см. комментарий к ст. 191.

О понятии -мошенничество- — см. комментарий к

ст. 190.

О понятии -вымогательство- — см. комментарий к

ст. 189.

О понятии -хищение путем злоупотребления служебным положением- — см. комментарий к ст. 191.

Преступление признается оконченным с момента совершения одного из указанных в диспозиции ч.1 ст. 357

действий. Дальнейшее использование похищенных документов не охватывается диспозицией данной статьи и при

наличии признаков другого преступления должно квалифицироваться по отдельной статье.

3. Субъективная сторона преступления характеризуется виной в форме прямого умысла. Мотив преступления

(обязательный признак субъективной стороны) — корыстный или иная личная заинтересованность ( месть лицу,

в ведении которого находился предмет преступления).

4. Субъектом преступления является частное лицо в

возрасте с 16 лет.

Под квалифицирующими признаками преступления,

предусмотренными в ч. 2, следует понимать: 1) причинение преступлением нарушения работы предприятия, учреждения или организации; 2) похищение, уничтожение,

повреждение или сокрытие особо важных документов,

штампов или печатей.

Нарушение работы предприятия, учреждения или организации представляет собой невозможность исполнения

ими полностью или частично определенных действий, например засвидетельствования договоров в нотариальной

конторе, копий документов, осуществления финансово-хозяйственных операции в учреждении и т.п.

Вопрос о признании документов, штампов или печатей

особо важными решается в каждом конкретном случае с

учетом расходов на их восстановление, размера материальных затрат от их утери, значимости фактов, которые в

них засвидетельствованы и т.п. К особо важным можно

отнести гербовые печати, доказательства по уголовным и

гражданским делам, нотариально засвидетельствованные

договоры и т.п.

рр

По ч. 3 ст. 357 предусмотрена ответственность за самостоятельный вид преступления — похищение у граждан

паспорта или иного важного личного документа.

Паспорт — это документ, который удостоверяет личность собственника и его принадлежность к определенному государству.

Под иными важными личными документами понимаются документы, которые удостоверяют определенные важные факты и события в жизни лица ( диплом об образовании, свидетельство о браке, удостоверение о государственных наградах, свидетельство о рождении и т.п.), и документы,

которые дают определенные права или освобождают от обязательств (справки о состоянии здоровья, пропуски на территории предприятий, учреждений или организаций, водительские удостоверения, ликвидатора аварии на Чернобыльской АЭС и т.п.). Вопрос о значимости похищенного

документа решается в каждом конкретном случае.

5. Субъективная сторона преступления по ч.З ст. 357

характеризуется виной в форме прямого умысла. В данном случае умысел направлен на похищение паспорта или

иного личного документа, а не имущества потерпевшего,

среди которого находились документы. Поэтому, к примеру, похищение кошелька, в котором, кроме денег, находились и документы, следует квалифицировать как кражу

частного имущества. В том случае, если похищение паспорта или иного важного личного документа было совершено с целью использования его для совершения другого

преступления, например мошенничества, то совершенное

следует квалифицировать по совокупности преступлений:

по ч.З ст. 357 и как приготовление к мошенничеству.

6. Субъект преступления — физическое вменяемое лицо с 16 лет.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *