Профстандарт специалиста по закупкам

Должностная инструкция менеджера по снабжению

1. Общие положения

  1. Менеджер по снабжению включается в состав руководителей компании.
  2. На такую позицию может быть принято лицо с высшим профобразованием (инженерно-экономическим или экономическим) и опытом работы в сфере снабжения от 2 лет.
  3. Сотрудник назначается на свою должность и освобождается с нее приказом руководства в соответствии с актуальным трудовым законодательством.
  4. Сотрудник подчиняется руководителю отдела материально-технического снабжения, коммерческому директору, имеет в подчинении персонал.
  5. Менеджер по снабжению должен обладать следующими знаниями:
    • законодательных и нормативных правовых актов, методических документов по материально-техническому обеспечению (далее — МТО) компании;
    • способами и правилами планирования снабжения компании материально-техническими ресурсами (далее — МТР);
    • особенностей формирования нормативов производственных запасов, проведения работ по ресурсосбережению;
    • особенности организации МТО;
    • правил составления и заключения договорной документации с поставщиками и контроля их исполнения;
    • норм формирования и документации на отпуск МТР отделам компании;
    • актуальных оптовых и розничных цен и номенклатуры требуемых материально-технических ценностей;
    • правил организации учета снабженческих мероприятий и особенности формирования отчетности о выполнении плана МТО;
    • правил составления претензий поставщикам;
    • способов обработки информации с применением компьютера, технических средств коммуникации;
    • этику делового общения;
    • стандарты хранения, перевозки и отгрузки продукций из мест хранения;
    • основ организации труда, экономики;
    • основ законодательства о труде;
    • правил внутреннего трудового распорядка в компании;
    • норм пожарной безопасности и охраны труда на предприятии.
  6. Сотрудник во время работы должен опираться на:
    • Устав компании;
    • Положение о подразделении МТО;
    • данный документ;
    • другие документы, касающиеся собственных должностных функций.
  7. При отсутствии на рабочем месте менеджера по снабжению (по причине отпуска или нетрудоспособности) его функции выполняет сотрудник, назначенный руководством. Работник приобретает полномочия менеджера по снабжению и несет ответственность за недобросовестное выполнение своей работы.

2. Должностные обязанности

Функции менеджера по снабжению включают в себя следующие:

  1. Разработка политики компании по проблемам МТО.
  2. Руководство составлением проектов будущих планов и балансов МТО производственной программы.
  3. Участие в формировании расчетов норм производственных запасов.
  4. Руководство созданием и введением в работу программ по непрерывному обеспечению компании ресурсами, требуемыми для производственного процесса.
  5. Нахождение поставщиков, опираясь на качественные характеристики предлагаемых МТР, сроки доставки, цены и иные условия.
  6. Контакты с поставщиками, анализ их производственных возможностей.
  7. Создание преддоговорной документации и работа с ней.
  8. Осуществление переговоров с поставщиками, согласование сроков поставок.
  9. Заключение договоров с поставщиками.
  10. Анализ маркетинговой информации и рекламы о предложениях продавцов.
  11. Контроль доставки МТР от продавцов и поставщиков.
  12. Подготовка претензий к поставщикам, если они нарушили условия договора, составление расчетов по претензиям.
  13. Анализ условий актуальных договоров в плане качества исполнения обязательств поставщиками и продавцами.
  14. Принятие решений о расторжении договоров с недобросовестными поставщиками.
  15. Контроль состояния и расходования запасов МТР.
  16. Руководство разработкой базы данных по закупкам.
  17. Составление заявок на МТР для разных периодов, актов и заключений о качестве поступающего сырья.
  18. Составление задач для подчиненных сотрудников. Контроль их выполнения.

3. Права

Работник имеет такие права:

  1. Подписывать бумаги в рамках своей компетенции.
  2. Запрашивать от руководства и других структурных подразделений всю нужную информацию и документы.
  3. Просить руководства помощи в решении своих должностных задач.
  4. Контролировать качество и сроки исполнения поручений.
  5. Возглавлять и проводить совещания по вопросам работы отдела материально-технического снабжения.
  6. Участвовать в общем обсуждении проектов решений администрации компании.
  7. На рассмотрение администрации вносить предложения о приеме на работу, увольнении, переводе, повышении, дисциплинарных взысканиях подчиненных работников.
  8. Требовать завершения или приостановления работ в ситуации, когда нарушены те или иные нормы и инструкции, до ликвидации нарушений.

4. Ответственность

Работник, принятый на позицию менеджера по снабжению, может быть к привлечен ответственности за такие проступки:

  • некачественное выполнение или неисполнение своих трудовых задач, указанных в данном документе, — в рамках актуального законодательства о труде в РФ;
  • преступления, совершенные во время своей работы, — в рамках положений КоАП РФ, УК РФ, ГК РФ;
  • нанесение материального ущерба — по правилам, указанным в актуальном трудовом законодательстве РФ.

Что за профессия агент по снабжению: должностные обязанности

За закупку предприятием определённых материальных ценностей может отвечать отдельный специалист. Рассказываем, что за профессия агент по снабжению и каков круг обязанностей на этой должности.

Правовые основы работы агентом по снабжению

Отдельная должность агент по снабжению предусмотрена, в частности, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. Он утверждён постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.

Учтите, что должностная инструкция агента по снабжению должна соответствовать этому документу Минтруда.

А вот свой профессиональный стандарт агента по снабжению законодательно не утвержден. Хотя при необходимости можно использовать смежные профстандарты для агента по снабжению. Это зависит от сферы деятельности. Например:

  • профессиональный стандарт «Специалист в области обеспечения строительного производства строительными машинами и механизмами» (утв. приказом Минтруда от 18.07.2019 № 505н);
  • профессиональный стандарт «Специалист в области обеспечения строительного производства материалами и конструкциями» (утв. приказом Минтруда от 18.07.2019 № 500н).

Основные должностные обязанности агента по снабжению

Круг обязанностей на вакансии агент по снабжению сводится к следующему:

  • получает по договорам, нарядам и другим документам товарно-материальные ценности – сырье, материалы, оборудование, комплектующие изделия, инвентарь, канцелярские принадлежности и т. п.;
  • оформляет документацию на получаемые и отправляемые грузы, заказывает контейнеры, другую тару, а также транспортные средства для их доставки;
  • производит внеплановые закупки материалов;
  • отправляет ТМЦ в адрес предприятия или сопровождает грузы в пути следования, обеспечивает сохранность и содействует своевременной их доставке;
  • проверяет состояние груза, принимает меры по замене материальных ценностей в случае обнаружения наружного брака;
  • определяет режим перевозки скоропортящихся и опасных грузов, следит за соответствием тары перевозимым грузам, размещением грузов при транспортировке, контролирует соблюдение требований техники безопасности при проведении погрузочно-разгрузочных работ;
  • принимает меры по повышению эффективности использования материальных ресурсов путем снижения затрат, связанных с их приобретением, доставкой и хранением.

Также см. «Учет материалов на складе и в бухгалтерии».

Объем знаний

Как минимум, агент-снабженец должен знать:

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, касающиеся вопросов использования материальных ресурсов;
  • основы организации материально-технического обеспечения и погрузочно-разгрузочных работ;
  • правила и порядок приема и отправки грузов, заказа контейнеров и транспортных средств, оформления документов на получаемые и отправляемые грузы;
  • номенклатуру и нормы расхода сырья, материалов и других ТМЦ, условия их хранения и транспортировки;
  • основы организации труда;
  • основы трудового законодательства;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

Образование и стаж

Базовые квалификационные требования к агенту по снабжению сводятся к следующему: достаточно среднего (полного) общего образования и специальной подготовки по установленной программе. Требований к стажу работы в законе нет.

Прежде, чем говорить о компетенциях в сфере закупок, разберем что такое компетенции и какими они бывают?

Википедия определяет профессиональную компетенцию как:

способность успешно действовать на основе практического опыта, умения и знаний при решении профессиональных задач.

Понятия «компетенция» и «компетентность» очень близки.

Компетентность – это способность специалиста достигать результатов и развиваться. Это итог использования компетенций, профессиональных знаний и т.д.

Модель компетенций

Мне наиболее близка модель компетенций, предложенная Робертсом. Он предлагает использовать 4 группы компетенций:

  1. Естественные
  2. Приобретенные
  3. Адаптивные
  4. Продуктивные

Естественные компетенции

— это характеристики личности конкретного специалиста. Такие компетенции развивать достаточно трудно. Поэтому, лучше изначально отбирать персонал, уже обладающий требуемым набором личностных характеристик. Естественно, у компании должен быть сформирован набор или чек-лист таких характеристик, «работающий» при подборе персонала.

Когда компания переходит с одного этапа развития на другой, специалисты с определенным набором компетенций могут не подходить для работы на новом уровне. Если они не готовы меняться, то лучше их заменить, чтобы не сдерживать развитие отдела и следовать целям компании.

Если в подразделении изначально подобраны специалисты с компетенциями, направленными на развитие и получение результата, люди подконтрольные и системные, то, 100%, есть перспектива создания команды специалистов. Но этому надо учить.

Какие естественные компетенции наиболее востребованы в закупках? Чаще всего это:

  • Аналитические способности
  • Логическое мышление
  • Грамотная речь и грамотное написание
  • Хорошие коммуникации

Приобретенные компетенции

– здесь подразумеваются те знания, профессиональные умения, опыт, которые специалисты получили в прошлом периоде. Сюда включается образование, квалификации, обучения – все то, что специалисты имеют в своем багаже как профессионалы по закупкам.

Требования к приобретенным компетенциям во многом зависят от сложившейся модели закупок на предприятии и от стратегических и тактических задач, стоящих перед обеспечивающим подразделением.

Важно держать в уме следующий парадокс: с одной стороны, большой опыт – неоспоримое преимущество. А с другой, в ряде случаев он сможет стать тормозом к развитию, покольку подчас специалисты с опытом не выходят за рамки шаблонов, выработанных на предыдущих местах работы.

Например, работая в торговой организации, где рынок поставщиков профицитный, специалист по закупкам привыкает вести переговоры с позиции силы. Перейдя работать в производственную компанию, где рынок поставщиков дефицитный, специалист оказывается не способен перестроиться на ведение «партнерских» переговоров.

Адаптивные компетенции

– способность человека что-либо менять в себе и принимать изменения из вне. В небольших компаниях такие специалисты ценны тем, что их можно перемещать между подразделениями для замещения других вакансий.

Сейчас многие отделы закупок интенсивно двигаются из одной стадии развития в другую и, если к естественным компетенциям, направленным на результат, добавляются хорошие адаптивные компетенции, то повышается ценность таких специалистов.

Продуктивные компетенции

– сюда включаются, как пишет Робертс, желаемые результаты или модели поведения, которые существуют благодаря объединению первых трех групп компетенций.

Здесь говорится о том, что когда у специалиста присутствуют необходимые компетенции по всем трем группам, то специалист для компании ценен. У него есть знания, опыт, способность двигаться вперед, адаптироваться к изменениям и изменяться самому, т.е. встраиваться в структуру (не подстраиваться – это временный процесс, — а именно встраиваться).

Компетенции ведения переговоров в закупках

Разберем в качестве примера весьма важную компетенцию в закупках — умение профессионально вести переговоры.

Во-первых, специалист должен обладать набором естественных компетенций для того, чтобы быть приемлемым собеседником (сюда можно отнести: достаточную степень коммуникабельности, релевантный уровню поставщиков культурный уровень).

Во-вторых, приобретенные компетенции. Их сложно оценить «целиком», но можно разбить на составляющие. Возьмем основные техники ведения переговоров:

  • Техника активного слушания
  • Формулирование открытых, закрытых, альтернативных вопросов
  • Аргументирование
  • Противостояние манипуляциям

Но есть огромная разница между «слышал-знаю» и «уверенно использую». Кто не знает, что такое парафразы: «Если я Вас правильно понял …», «Верно ли я запомнил…» и т.п.? Знать – полдела. Совершенно другое – применять эти знания так, чтобы оппонент не считал, что вы пользуетесь шаблоном. Это уже – умение, компетентность! И этим компетентность отличается от «знания теории».

Достигать нужных компетенций стандартные тренинги, проводимые в форматах, приближенных к лекционным, не помогают. Мастер-классы, содержащие практические отработки и проводимые с определенной периодичностью, успешно справляются с этой задачей.

В-третьих, адаптивные компетенции. А как будет вести себя переговорщик в нестандартной ситуации? В арсенале профессионального переговорщика есть приемы, выбивающие оппонента из его шаблонов. Как специалист будет противостоять им? Отдаст инициативу или сумеет быстро перехватить ее? Есть ли среди его приобретенных компетенций приемы, позволяющие не потерять результат в таких ситуациях?

Продуктивная компетенция – в данном примере – это способность достигать на переговорах поставленных целей. Она появляется в результате сочетания естественных, приобретенных и адаптивных компетенций.

Подробнее про развитие переговорных компетенций — «Переговоры в закупках».

Пример использования модели компетенций

Приведу пример того, как профессиональный подход к подбору и обучению специалистов обеспечил компании региональное лидерство менее чем за год

Федеральная фармацевтическая сеть, оптовая компания, в свое время интенсивно открывала филиалы по всей стране. В одном из городов-миллионников открыла очередной филиал. В этом городе было на тот момент 3 фармацевтические оптовые компании, которые держали лидирующие места по региону, и, казалось, что войти туда кому-то еще нет никакой возможности. Несмотря на это и на удаленность региона (длинная логистика), компания за первые шесть месяцев вышла на первое место по отгрузкам в деньгах и по количеству упаковок только за счет того, что в команду были собраны лучшие специалисты региона. Специалистов начали отбирать за полгода до открытия филиала – приезжала команда HР’ов этой федеральной сети, работала в регионе 2 недели. До этого партизанским способом была собрана информация о том, где трудятся лучшие закупочники, лучшие продажники, лучшие руководители. Все они были приглашены на собеседование (кто-то пришел, кто-то нет). Из этой плеяды отобрали лучших именно по способности изменяться, встраиваться. Были проведены даже такие тесты: когда специалисты прилетели в Москву на окончательное собеседование, его проводили ночью несмотря на то, что люди перенесли многочасовой перелет. Линейных специалистов отпустили до 21:00, а руководителей под разными предлогами оставили ждать собеседования с руководством, и эти специалисты прошли собеседование с 24:00 до 3:00 утра. Оценивалась способность людей к адаптации.

Те специалисты, которые были в итоге отобраны и согласились работать в компании, за полгода вывели филиал на первое место в регионе. И три последующие года филиал удержал это лидерство несмотря ни на что.

За счет чего:

  • Работала профессиональная команда с продуктивными компетенциями
  • Специалисты обучались каждый год (на местах, дистанционно, с вылетами в головное предприятие)

Всегда, когда в компании происходят изменения, нужно оценивать уровень готовности компании к этим изменениям. Если команда готова – рассказывайте, куда вы идете, обучайте людей новому. И они с удовольствием вас поддержат и помогут достичь хороших результатов.

Долгое время профессия закупщика в России практически не регулировалась с точки зрения профессиональных стандартов. Однако с 1 июля 2016 года организации должны руководствоваться профессиональными стандартами квалификации закупщиков. Сейчас сотрудники, отвечающие за закупки на стороне заказчиков, должны отвечать профессиональным стандартом, законодательно предусмотренным в сфере закупок.

Трудовой кодекс определяет «профессиональный стандарт» как квалификацию, необходимую работнику для выполнения той или иной профессиональной деятельности. Профстандарты разрабатывает и утверждает, а также ведет их реестр на специализированном сайте http://profstandart.rosmintrud.ru Минтруд РФ.

Итак, какие профстандарты заказчики применяют в сфере закупок? Сейчас действуют два документа: профстандарт «Специалист в сфере закупок», который утвержден приказом Минтруда России от 10 сентября 2015 года № 625н и профстандарт «Эксперт в сфере закупок», который утвержден приказом Минтруда России от 10 сентября 2015 года № 626н.

Профстандарты специалиста по закупкам разработаны под государственных заказчиков, которые проводят закупки в соответствии с 223-ФЗ и 44-ФЗ. Коммерческие организации могут применять профстандарты в сфере закупок, учитывая специфику своей деятельности.

Профессиональный стандарт специалист по госзакупкам предусматривает четыре уровня квалификации – с 5-го по 8-й. Всего в рамках системы профстандартов установлено девять уровней квалификации, от самого низкого, 1-го, до высшего, 9-го.

Профессиональный стандарт содержит требования к уровню образования и опыту работы специалистов в области закупок. Кроме того, стандарт предусматривает возможные названия их должностей.

Действующий профстандарт специалиста по закупкам 44-ФЗ также определяют несколько статей Закона о контрактной системе (ЗКС).

В ст. 9 44-ФЗ профессионализм назван одним из основных принципов в деятельности заказчика. Для его соблюдения привлекаются к работе специалисты в данной области. Заказчик принимает меры по поддержанию и повышению их квалификации. На основании ч. 6 ст. 38 работникам контрактной службы или контрактному управляющемунеобходимо иметь высшее или дополнительное профессиональное образование. Профстандарты получают свое применение даже при создании закупочной комиссии. Дается преимущество сотрудникам с профессиональной переподготовкой, повышением квалификации, специальными знаниями об объекте закупки (ч. 5 ст. 39).

Профстандарт «Специалист»

Специальность разделена по полномочиям в соответствии со шкалой сложности.

  • 5 уровень — обеспечение (предварительный сбор данных, подготовка документации, заключение контракта);
  • 6 уровень — осуществление (составление планов и обоснований, осуществление процедур);
  • 7 уровень — проверка (анализ результатов госзакупки, исполнения условий контракта и качества продукции);
  • 8 уровень — максимальный — контроль (мониторинг и аудит).

Требования к образованию и обучению:

1. Среднее, дополнительное профессиональное. 2. Высшее (бакалавриат), дополнительное профессиональное. 3. Высшее (специалитет, магистратура), дополнительное профессиональное. 4. Высшее (специалитет, магистратура), дополнительное профессиональное.

Сроки опыта практической работы в сфере госзакупок:

1. Нет. 2. Не менее 3-х лет. 3. Не менее 4-х. 4. Не менее 5-и, в том числе на руководящих должностях не менее 2-х.

Профессиональный Стандарт «Специалист в сфере закупок» СКАЧАТЬ

Профстандарт «Эксперт»

Задачи проведения экспертизы и консультирования, оценки продукта включает профстандарт эксперта в сфере закупок. Уровень 6 — консультирование (мониторинг рынка, справки).

  • 6 уровень — консультирование (мониторинг рынка, справки).
  • 7 уровень — экспертиза (в отношении процедур и исполнения контрактов).
  • 8 уровень — работы по консультированию и экспертизе (управление организацией, аттестация, исследование проблем).

Для шестого уровня необходимы высшее, дополнительное профессиональное образование, а опыт практических навыков должен составлять не менее 3-х лет.

Для седьмого уровня требуется высшее образование (специалитет, магистратура) и дополнительное профессиональное, а также не менее 4-х лет работы.

Для максимальной ступени возможно иметь такое же образование, как для средней, но период осуществления профдеятельности не может составлять менее 5-и лет, в том числе менее 3-х на руководящих должностях.

Профессиональный Стандарт «Эксперт в сфере закупок» СКАЧАТЬ

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *