Секретное делопроизводство

I. Общие положения
II. Создание служебных документов в Вооруженных Силах Российской Федерации
III. Делопроизводство
IV. Контроль за исполнением служебных документов
V. Изготовление и размножение служебных документов
VI. Особенности учета, рассылки, хранения приказов и директив и обращения с ними
VII. Особенности учета и рассылки официальных и служебных изданий
VIII. Особенности работы со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
IX. Особенности работы со служебными документами при использовании электронного документооборота
X. Особенности обращения с отдельными видами служебных документов, доставляемых (отправляемых) другими средствами электросвязи
XI. Уничтожение служебных документов, дел, книг, журналов учета и иных материалов
XII. Контроль за состоянием несекретного делопроизводства
XIII. Ведение исторического формуляра (журнала, справки)
XIV. Карточка учета Боевого знамени воинской части
XV. Командировочные удостоверения, предписания, отпускные билеты
XVI. Справки, выдаваемые воинской частью
Приложение № 1. Образцы продольных бланков распорядительных служебных документов
Приложение № 2. Журнал учета бланков
Приложение № 3. Перечень основных книг, журналов учета, печатей, штампов, бланков и иных материалов, используемых при ведении несекретного делопроизводства
Приложение № 4. Книга учета входящей корреспонденции
Приложение № 5. Акт о нарушении оболочки пакета (повреждении документа, недостачи документа, отдельных листов, материалов)
Приложение № 6. Телефонограмма
Приложение № 7. Книга учета входящих и исходящих телеграмм
Приложение № 8. Журнал учета переходящих служебных документов
Приложение № 9. Реестр на документы, переданные воинской части, организации
Приложение № 10. Журнал учета служебных документов
Приложение № 11. Книга учета приказов и директив
Приложение № 12. Книга учета изданий
Приложение № 13. Бланк для резолюции
Приложение № 14. Реестр для сдачи пакетов (документов)
Приложение № 15. Номенклатура дел, книг, журналов
Приложение № 16. Карточка выдачи дел, книг, журналов, изданий и других материалов
Приложение № 17. Книга учета рабочих тетрадей
Приложение № 18. Инвентарный журнал учета дел, книг и журналов, находящихся на архивном хранении
Приложение № 19. Справка-заместитель документа, изъятого из дела
Приложение № 20. Журнал контроля за исполнением служебных документов
Приложение № 21. Карточка контроля
Приложение № 22. Журнал учета размножения служебных документов
Приложение № 23. Журнал учета объявления приказов, директив и других служебных документов личному составу и должностным лицам
Приложение № 24. Журнал учета принятых и переданных факсограмм
Приложение № 25. Акт уничтожения признанных недействующими (утратившими силу) и не имеющими практического значения материалов
Приложение № 26. Положение об историческом формуляре воинской части Вооруженных Сил Российской Федерации
Приложение № 27. Карточка учета боевого знамени воинской части
Приложение № 28. Командировочное удостоверение
Приложение № 29. Предписание
Приложение № 30. Отпускной билет
Приложение № 31. Правила оформления и выдачи справок и других служебных документов военнослужащим, гражданам, уволенным с военной службы, лицам гражданского персонала Вооруженных Сил Российской Федерации и членам их семей

Делопроизводство и защита государственной тайны

ПЛАН

Введение…………………………………………………………………….3

  1. Допуск лиц к секретным работам и документам…………..………….4
  2. Основные правила проведения секретных работ……………..….…..5
  3. Прием, учет и хранение шифротелеграмм ………………………..10
  4. Ответственность за нарушение режима секретности………………….11

Список литературы……………………………………………………….….12

Введение

Специфика деятельности многих правоохранительных органов и ФСИН в частности, связана с использованием информации особого рода — секретной. Ее оборот требует реализации специальных мероприятий, призванных сохранить целостность секретной информации, ее своевременную передачу и использование.

Знание правил, приемов и методов работы с секретной информацией, способов ее защиты особенно важны в современной ситуации, когда владение сведениями приобретает порою первостепенную важность и определяет успешность проведения, как отдельной операции так, и работу всего подразделения, организации.

Государственная тайна — это информация, сведения, несанкционированный доступ к которым может причинить вред интересам страны, государства. В Законе «О государственной тайне» дано такое определение: «государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации».

1.Допуск лиц к секретным работам и документам

К секретным работам и документам могут быть допущены только граждане России, которые по своим деловым, политическим и моральным качествам способны обеспечить сохранность доверенных им тайн. К секретным работам и документам не допускаются лица, имеющие:

— психические заболевания;

— лица, которые понесли уголовную ответственность;

— лица, совершающие поступки, несовместимые с принципами нравственности и морали;

— лица, имеющие постоянный контакт с лицами (родственниками) за границей.1

На каждое лицо, допускаемое к секретным работам и документам, оформляется допуск , то есть официальное разрешение руководителя предприятия на право выполнения закрытых работ, на право ознакомления с секретными работами и документами.

Существует три формы допуска к секретным работам и документам:

— наивысшая форма допуска (имеют право на ознакомление со сведениями ОВ, СС, С);

— вторая форма допуска (имеют право на ознакомление со сведениями СС, С);

— третья форма допуска (имеют право на ознакомление со сведениями С).

При командировке сотрудников, имеющих допуск по месту основной работы, на другие предприятия им в первом отделе своего предприятия выдаются справки о допуске к секретным работам и документам, и выписываются командировочные предписания на право выполнения работ.

2.Основные правила проведения секретных работ

Основные положения о работе с секретными материалами, документами, делами подготовлены в соответствии с Законом РФ «О государственной тайне», другими нормативными актами, регулирующими отношения, связанные с защитой государственной тайны. Его положения обязательны для всех должностных лиц, выполняющих секретные и совершенно секретные работы.

Сотрудники, которым предстоит постоянная работа с секретными материалами, могут быть назначены на должности только после оформления допуска по соответствующей форме в установленном порядке. С ними заключается договор (контракт), в котором они принимают на себя обязательства по неразглашению доверенных им сведений. На основании Постановления Правительства РФ от 14.10.94 N 1161 работающие на постоянной основе с секретными документами имеют право на получение процентной надбавки к должностному окладу. Надбавка устанавливается по решению специально созданной в центральном аппарате комиссии по представлению руководителя подразделения.

За подбор лиц, допускаемых к секретным сведениям, организацию работы с секретной информацией в управлениях (отделах) отвечает их руководитель. Секретное делопроизводство в подразделениях ведется уполномоченными Первого отдела.

Контроль за организацией секретного делопроизводства, обеспечением режима секретности, сохранностью секретных документов осуществляет Первый отдел.

Лица, допущенные к секретным работам и документам, знакомятся только с теми документами и выполняют только те работы, к которым они имеют отношение по роду служебной деятельности.

Исполнители секретных работ и документов должны знать, в части, их касающейся, правила учета, хранения, порядок пользования документами.

Лица, работающие с секретными материалами, обязаны:

а) строго хранить в тайне секретные сведения, ставшие им известными по службе; пресекать действия лиц, которые могут привести к их разглашению;

б) при составлении секретных документов ограничиваться минимальными, действительно необходимыми секретными сведениями; определять количество экземпляров в строгом соответствии со служебной необходимостью; пользоваться только специальными рабочими тетрадями, учтенными в Первом отделе;

в) все полученные для исполнения секретные документы вносить во внутреннюю опись; хранить только в рабочей папке, в личном сейфе (металлическом шкафу), который по окончании работы опечатывать личной печатью.

Не допускать совместного хранения в рабочей папке секретных и несекретных документов;

г) при получении документа — проверить, имеется ли на нем учетный номер (входящий или машбюро), гриф секретности, пересчитать количество листов и экземпляров, сличить эти данные с записями в карточке или журнале. Только после этого расписаться (с указанием даты) за получение документа;

д) своевременно возвращать полученные секретные документы. На исполненном документе делать отметку: «В дело (наряд)». Все резолюции, указания и записи об исполнении, как правило, пишутся на самих секретных документах.

На документы, предназначенные для массовой рассылки, исполнитель составляет расчет рассылки;

е) об утрате или недостаче секретных документов (отдельных листов), ключей от режимных помещений, сейфов, личных печатей немедленно сообщать в Первый отдел;

ж) при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку сдать или отчитаться перед уполномоченным за все числящиеся секретные документы.2

По требованию работников Первого отдела работники обязаны предъявлять для проверки все числящиеся за ними и имеющиеся секретные документы. При проведении служебных проверок в случаях нарушений правил выполнения секретных работ, разглашения секретных сведений, утраты документов — представлять письменные объяснения на имя руководства.

Запрещается использовать секретные сведения в несекретной служебной переписке; вести переговоры по секретным вопросам по незащищенным линиям связи; снимать копии с секретных документов без письменного разрешения Первого отдела; выполнять секретные работы на дому; печатать документы закрытого характера на незащищенном компьютере; перевозить секретные документы, материалы и дела в общественном транспорте.

При подготовке документа, содержащего секретные сведения, исполнитель должен правильно определить степень его секретности.

При определении степени секретности необходимо руководствоваться Перечнем сведений, отнесенных к гостайне (Указ Президента РФ от 30.11.95 N 1203), Перечнем сведений, подлежащих засекречиванию в органах ФСИН, а также аналогичными перечнями министерств и ведомств.

Установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно».

Степень секретности определяется исполнителем и лицом, подписывающим документ. Гриф секретности проставляется на первом (титульном) листе в правом верхнем углу.3

Гриф секретности сопроводительного письма должен соответствовать наивысшей степени секретности сведений, содержащихся как в самом письме, так и в приложении к нему. В делах, содержащих различные по степени секретности сведения, а также несекретные сведения, материал может быть сгруппирован в отдельные части (тома).

Все законченные производством дела должны быть правильно оформлены: листы дел сброшюрованы и пронумерованы, составлена внутренняя опись секретных документов, в конце дела (тома) сделана заверительная надпись. Каждый том дела должен содержать не более 250 листов.

Изъятие из дела (тома) каких-либо подшитых документов и перемещение их из одного дела в другое разрешается в исключительных случаях и только с ведома Первого отдела.

Наряды (дела) выдаются уполномоченными под расписку только тем исполнителям, которым предоставлено право пользоваться ими. Выданное для работы дело подлежит возврату в тот же день.

Совещания по секретным вопросам проводятся с разрешения начальника управления (отдела).

Руководитель управления назначает лиц, ответственных за проведение совещания.

На совещание допускаются лица, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемым на них секретным вопросам и соответствующую форму допуска.

Звукозапись и видеозапись воспроизводятся при соблюдении правил, исключающих их прослушивание или просмотр посторонним лицами.

Доступ сотрудников к секретным сведениям в организациях, куда они командируются по служебным делам, осуществляется после предъявления ими удостоверения личности (с отметкой о допуске) или справки о допуске и предписания на выполнение задания.

Указанная справка выдается Первым отделом командированному лицу под расписку на срок выполнения задания, но не более чем на год, после чего она возвращается в Первый отдел с отметкой об ознакомлении с секретными сведениями.

Предписание подписывается руководителем управления регистрируется, заверяется печатью Первого отдела.4

В нем кратко указывается основание командирования и сведения, с которыми необходимо ознакомиться. Предписание передается принимающему должностному лицу учреждения и хранится в его подразделении по защите гостайны не менее 5 лет.

В пути следования нельзя иметь при себе секретные документы, они должны быть заранее отправлены по адресу учреждения, в которое направляется командированное лицо.

Секретные записи производятся только в специальных рабочих тетрадях, по окончании командировки все секретные материалы сдаются в подразделение по защите гостайны, которое при необходимости пересылает их в Первый отдел.

Командированные лица должны выполнять все требования режима секретности, установленные в учреждении по месту их командировки.

3. Прием, учет и хранение шифротелеграмм

Прием, учет и хранение шифротелеграмм, а также ознакомление с ними лиц, которым они адресованы, и исполнителей осуществляют работники Первого отдела.

К ознакомлению с шифротелеграммами исполнители допускаются только по письменному указанию начальника управления. Лица, ознакомившиеся с шифротелеграммами, разборчиво расписываются на них с указанием даты ознакомления, а в необходимых случаях и времени, делают отметку об исполнении.

Резолюции пишутся на шифротелеграммах. Писать резолюции, указания, поручения на отдельных листах бумаги не разрешается.

Передача шифротелеграммы от одних исполнителей другим, а также за пределы производится только через Первый отдел.

По каналам шифрованной связи разрешается передавать важную и срочную информацию по секретным вопросам, а в исключительных случаях и по срочным несекретным вопросам, когда не представляется возможным или целесообразным ее направление другим способом.

Передавать один и тот же текст телеграммы в открытом и в зашифрованном виде, вести переговоры о содержании по незащищенным линиям связи, снимать копии, делать какие-либо записи о содержании на неучтенных листах бумаги запрещается.

Шифротелеграммы составляются в единственном экземпляре.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *