Служебная записка на командировочные расходы, образец

Служебная записка на командировку

Зачем нужна

Служебная записка на командировку удостоверяет факт нахождения работника в том месте, куда он направлен, дату его приезда и возвращения из поездки. Ее оформляют, если:

  • специалист едет на своем личном или транспорте, принадлежащем компании;
  • нет возможности документально доказать факт проезда и пребывания в гостинице.

Она нужна и для перевода сотруднику денег, которые ему полагаются за каждый день в поездке. Для их правильного расчета необходимо знать, сколько времени работник провел в отъезде.

Также эта бумага служит подтверждением затрат специалиста во время поездки и заменяет:

  • командировочное удостоверение;
  • отчет о выполненных задачах;
  • служебное задание.

Оформляется сотрудником лично после возвращения.

Какие пункты и формулировки должна содержать

Специальной формы для оформления возмещения расходов не предусмотрено, поэтому допускается воспользоваться служебной запиской на командировку по шаблону, принятому в организации. Он составляется следующим образом:

  • в шапке указывается должность нанимателя, его Ф.И.О. и название фирмы в дательном падеже. Ниже вписать Ф.И.О. и должность командированного сотрудника;
  • в центре пишется наименование документа. Затем следует изложить текст обращения к директору. Указать дату выезда и возвращения, цель поездки, номер, марку и регистрационный номер автомобиля;
  • ниже указываются прилагаемые бумаги (чеки и квитанции об оплате и т. д.);
  • ставится дата, Ф.И.О. и подпись сотрудника.

Директор ставит свою подпись на документе. Расходы сотрудника, указанные в записке, фиксируются бухгалтером компании для отчета перед налоговыми органами и компенсации произведенных затрат.

Особенности

Типовой образец служебной записки на командировочные расходы и о направлении на командировку допускается закрепить в локальных актах компании. Оформляет документ руководитель работника, которого направляют по заданию. По окончании командировки к служебке прикладываются все документальные подтверждения расходов и передвижения. При поездке за границу расходы компенсируются в валюте.

ИП

Такие документы в деятельности ИП не предусмотрены, так как направлять в поездку и отчитываться о ней придется перед самим собой.

По ст. 346.16 НК РФ, ИП на УСН вправе внести в расходы следующие виды трат в командировке:

  • стоимость проезда туда-обратно;
  • съем жилья, гостиницы и оплата гостиничных допуслуг, кроме обслуживания в ресторане, в номере, в салоне отдыха и красоты;
  • суточные;
  • суточные или полевое довольствие;
  • оформление визы, паспорта, приглашений;
  • консульские, транзитные сборы.

Руководство

Направление работника в командировки регулирует положение, утвержденное постановлением правительства № 749. По п. 2, в поездки направляются сотрудники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Руководство вправе не отчитываться о своих поездках, если это прямо не установлено в уставе или других локальных актах предприятия. При необходимости составить служебную записку на командировку она пишется по тем же правилам, что и для других сотрудников.

Личный транспорт

При поездке на личном авто работодатель обязан возместить расходы на топливо, так как они включаются в транспортные расходы по проезду до места направления и обратно. По п. 7 положения о командировке, необходимо подтвердить использование транспорта в служебных целях, предоставив путевой лист.

Заграницу

Поездки по службе заграницу регулируются внутренними документами компании. Если организация не посылает сотрудников по рабочим обязанностям, то и информацию об этом в акты вносить не нужно.

Если необходимость таких поездок есть, то они в обязательном порядке оформляются служебными записками. К ним прикладываются копии паспорта с отметками о пересечениях границы.

В расходы, по п. 23 положения о командировках, утв. постановлением правительства № 749, допускается включить:

  • билеты;
  • оформление загранпаспорта, визы, приглашения;
  • консульские и аэродромные сборы;
  • сбор за въезд и транзит авто;
  • медстраховку;
  • иные платежи на усмотрение работодателя.

Командировочные выплачиваются в валюте или в рублях по курсу ЦБ. Возможность выплаты валюты указана в ст. 9 закона о валютном регулировании.

Выходные

Поручение допускается назначать в любой день недели: выходной это или праздничный — значения не имеет. Оформление записки от этого не меняется. Но следует учесть, что постановление правительства РФ № 749, п. 5, указывает: оплата труда за привлечение к работе в эти дни оплачивается по ТК РФ, ст. 153, — не менее чем в двойном размере.

Образцы

Служебная записка на командировочные расходы

Служебная записка об отмене командировки

Отчетность: служебная записка о командировке

Где и сколько хранить

Оформлением СЗ занимается сотрудник кадрового подразделения. За архивирование и контроль срока хранения отвечает он. Иногда такие обязанности поручаются секретарю или канцелярии. Например, хранением служебных записок о выполнении поручений руководства вправе заниматься секретарь руководителя.

Конкретное лицо, отвечающее за хранение таких документов, определяется приказом руководителя организации.

Сроки хранения служебных записок о командировках, по п. 434 приказа Росархива № 236, который вступил в силу 18.02.2020, — 5 лет. А для работников с вредными и опасными условиями труда — 50 или 75 лет: 75 — если зарегистрированы до 01.01.2003, и 50 — если после.

Отчеты о командировках, по п. 452 приказа, хранятся 5 лет с пометкой ЭПК. Это значит, что через указанное время их допускается оставить на постоянное хранение по решению экспертно-проверочной комиссии.

Предложения со словом «откомандировать»

Введите слово и нажмите «Найти синонимы». Поделиться, сохранить:

Мы нашли 29 предложений со словом «откомандировать». Также посмотрите синонимы «откомандировать».
Значение слова

  • Через два месяца он все же добивается приема у Надежды Константиновны Крупской с просьбой откомандировать его на фронт.
  • Лейтенанта Орлова откомандировать в распоряжение Сталинградского автобронетанкового центра.
  • Я его попросила меня откомандировать в Петербург.
  • Конева, требовавшего срочно откомандировать из штаба округа в штаб армии еще некоторых офицеров.
  • Тот отдал ему письмо к заведующему Петроградским военным округом, прося откомандировать А.С.
  • Он решительно поставил вопрос об оздоровлении корпуса, писал об этом, просил откомандировать хотя бы 5 тыс.
  • Однако не проходит и двух недель, как ЦК посылает требование в Кавказское бюро откомандировать меня на работу в Тифлис.
  • Прославленный летчик, Герой Советского Союза, просил откомандировать его на учебу.
  • Меня попросили откомандировать в его распоряжение доктора и массажиста, так как у Марадоны был индивидуальный план подготовки, диета.
  • Хотят откомандировать, так что ответ на это письмо пришлите домой, и при первой возможности я вас проведаю.
  • Накануне Нового, 1942 года мы решили: надо кого-то откомандировать в город за покупками.
  • В решении Политбюро от 25 июля говорилось: «откомандировать товарища Мессинга в распоряжение ЦК ВКП/б/».
  • Вы крайне несправедливый командующий войсками округа, я не могу служить с вами и прошу откомандировать меня в любой другой округ.
  • В связи с резко обострившейся обстановкой РВС Южного фронта приказал откомандировать на передовую всех политических работников.
  • Меня могли бы и временно откомандировать в Москву, для работы в РТУ ВМФ.
  • Я снова доложил полковому командиру в Праге о своей настоятельной просьбе откомандировать меня на исполнение других обязанностей.
  • Вдруг в начале августа 1944 года приходит телеграмма: откомандировать отца в Москву.
  • Оказывается, он получил приказ откомандировать Мамсурова в расположение маршала Ворошилова.
  • В заключение он попросил освободить его от обязанностей заведующего ОМС и откомандировать в распоряжение ВКП(б).
  • Кауфман вынужден был сделать ему выговор и откомандировать в Тифлис.
  • Прапорщика Вырубова приказано откомандировать в штаб округа.
  • Командир распорядился откомандировать меня в тыл, доставить детей и вернуться.
  • В августе 1944 года из Центра пришло распоряжение откомандировать Гузенко в Москву.
  • Рассказывают, что хлопотал за репрессированную актрису, просил откомандировать ее во фронтовую бригаду.
  • Бурсак-младший, откомандированный из столицы, получил соответствующее предписание.
  • Я ответил, что как младший врач, да еще откомандированный в госпиталь, я о состоянии полка ничего не знаю.
  • В числе жертв Дегаева и Судейкина оказался Иван Ювачев, в конце 1882 года откомандированный в Петербург, в Морскую академию.
  • Павловский полк, откомандированный в лес, заставил неприятельских стрелков отступить.
  • К счастью, полковник Хаджи Мамсуров, откомандированный в распоряжение Ворошилова, отыскал маршала Шапошникова.

Источник – ознакомительные фрагменты книг с ЛитРес.

Мы надеемся, что наш сервис помог вам придумать или составить предложение. Если нет, напишите комментарий. Мы поможем вам.

  • Поиск занял 0.004 сек. Вспомните, как часто вы ищете, чем можно заменить слово? Добавьте sinonim.org в закладки, чтобы быстро искать синонимы, антонимы и предложения (нажмите Ctrl+D), ведь качественный онлайн словарь синонимов русского языка пригодится всегда.

Музыка без авторских прав для ваших видео

Уважаемые коллеги!

В связи с угрозой распространения коронавирусной инфекции (2019-nCoV) и в целях выполнения рекомендаций Роспотребнадзора по профилактике -гриппа, ОРВИ и коронавирусной инфекции и указа Мэра Москвы от 5 марта 2020 г. № 12-УМ в соответствии с приказом ректора № 6.18.1-01/0703-01от 07.03.2020 г. все зарубежные командировки запрещены до появления отдельного распоряжения!
Командировки по Российской Федерации крайне нежелательны!

В НИУ ВШЭ рекомендовано до 30.06.2020 воздержаться от командирования работников научно-образовательных, научных (научно-исследовательских), экспертно-аналитических и проектных структурных подразделений НИУ ВШЭ для выполнения служебных заданий на территории Российской Федерации. Такие командировки подлежат согласованию специально созданной комиссией.

Для рассмотрения документов, просьба направлять заполненные проекты служебных записок о командировании с обоснованием необходимости командировок на адреса mlitvintseva@hse.ru и asudarikov@hse.ru

Работникам НИУ ВШЭ в случае возвращения из стран с неблагоприятной ситуацией, связанной с распространением коронавируса:

  1. Обеспечить самоизоляцию по месту проживания на срок 14 (четырнадцать) календарных дней со дня возвращения в Российскую Федерацию, в ходе самоизоляции не посещать работу, минимизировать время нахождения в общественных местах;
  2. Незамедлительно сообщать руководителю о возвращении;
  3. Руководители обязаны проинформировать Управление персонала о самоизолированных работниках по электронной почте personal@hsе.ru с указанием ФИО и должности работника, страны, даты возвращения, дат изоляции.

Уважаемый Работник, если Вы планируете служебную командировку на территории приграничных зон Российской Федерации, Вам надлежит неукоснительно соблюдать правила нахождения в этих районах! Просим Вас ознакомиться с памяткой.

Новые поля в форме Служебной записки

Уважаемые коллеги!

В рамках сбора и обработки информации об исходящей мобильности работников Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» в форму Служебной записки на командировку добавлены новые поля, обязательные для заполнения:

В поле «Тип мероприятия» вносится информация о характере мероприятия, на которое оформляется командировка.

Для научных и образовательных мероприятий в поле «Направление» вносится информация о предметной области, к которой относится мероприятие.

Формат участия в мероприятии отражается в поле «Степень участия».

Порядок оформления СЗ в СДОУ

Шаг 1

Скачать шаблон служебной записки на сайте Управления персонала:

Командировка по России
Оформляется не позднее, чем за 7 рабочих дней до даты начала командировки.

Зарубежная командировка
Оформляется не позднее, чем за 10 рабочих дней до даты начала командировки

Шаг 2

Заполнить СЗ в соответствии с инструкцией
Инструкция по заполнению

Шаг 3

Запустить СЗ в СДОУ:

1. Создать: Служебную записку.

2. В окне выбора шаблона выбрать:

– Вид документа: по кадровым вопросам

– Подвид документа: оставить пустым

– Шаблон: СЗ Москва, по кадровым вопросам

3. Заполнить поля служебной записки:

Подвид: О служебных командировках

Закладка: Реквизиты документа

Заголовок: пример — Иванов И.И., Пермь, 03.11-12.11.2017

Адресат:
Если руководитель командируемого ректор — выбрать адресатом служебной записки Я.И. Кузьминова
зарубежные командировки: проректор Простаков Иван Валериевич
внутрироссийские командировки: директор по персоналу Молодых Елена Анатольевна

Закладка: Лист согласования

Если руководитель командируемого ректор — не ставить Я.И. Кузьминова в лист согласования!

Соблюсти последовательность согласователей:
1. Непосредственный руководитель;
2. Сотрудник Планово-финансового управления (если Вы не знаете сотрудника ПФУ, необходимо поставить заместителей начальника ПФУ Мизяеву Г. А. или Рябушкину Н.В.) – сотрудник ПФУ проставляет источники финансирования командировки. Без их указания оформление приказа о командировании невозможно;
3.Сотрудник Управления персонала Нижаловская Наталия Адамовна;
4. Курирующий проректор.

Схема: последовательная

Срок: бессрочно

Закладка: Лист рассылки
  • Инициатор документа
  • Непосредственный руководитель
  • Руководитель командируемого работника
  • Сотрудник Управления персонала Говорова Ольга

Порядок оформления СЗ на бумажном носителе

Скачать шаблон служебной записки на сайте Управления персонала:

Командировка по России

Командировка по России

Оформляется не позднее, чем за 7 рабочих дней до даты начала командировки

Зарубежная командировка
Оформляется не позднее, чем за 10 рабочих дней до даты начала командировки

Заполнить СЗ в соответствии с инструкцией
Инструкция по заполнению

Получить подписи СЗ:

  • непосредственного руководителя;
  • сотрудника ПФУ – сотрудник ПФУ обязательно проставляет источники финансирования командировки (без указания источников финансирования оформление приказа о командировании невозможно);
  • курирующего проректора;
  • зарубежные командировки проректор Простаков Иван Валериевич
  • российские командировки директор по персоналу Молодых Елена Анатольевна

Шаг 4

Передать СЗ в Управление персонала, каб. 552 Говорова Ольга, тел. 11-569 (или сотрудники УП самостоятельно забирают СЗ из приёмной подписывающего лица)

Шаг 5

Оформление авансового отчёта. В течение 3-х рабочих дней с момента возращения из командировки получить в Управлении персонала копию СЗ с номером приказа (можно получить по электронной почте у курирующего специалиста), передать в УБУ, каб. 414-К, Пирская Лариса Владимировна.

Если период командировки совпадает с ежегодным отпуском, необходимо оформить перенос (отзыв из) отпуска служебной запиской или заявлением.

Официальные документы

Положение о служебных командировках

Бланк служебной записки для направления работника в командировку по РФ

Бланк служебной записки для направления работника в зарубежную командировку

Авансовый отчёт Уважаемые коллеги! Обратите, пожалуйста, внимание на то, что авансовый отчёт необходимо распечатывать на одном листе с оборотом!
Образец заполнения авансового отчёта

Содержательный отчет о командировке

Установленный срок продолжительности служебной командировки иностранного работника

Документооборот по командировкам

Справочник мероприятий и результатов командирования

Дополнительные вопросы по организации командировки

Оформление загранпаспортов сотрудникам НИУ ВШЭ

Положение о служебных командировках Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики»

Алгоритм действий при отмене служебной командировки

Пример оформления порядка отмены командировки в положении о служебных командировках
Образец докладной записки об отмене служебной командировки
Образец оформления отмены командировки в виде отдельного пункта приказа
Образец аннулирования записи о командировке в журнале учета работников, выбывающих в командировки
Правовое регулирование:

  • Трудовой кодекс Республики Беларусь;
  • Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35);
  • Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству) и др.

В ряде случаев нанимателям приходится отменять ранее принятое решение о командировке. Действия нанимателя в данной ситуации законодательством также не урегулированы.
Примерный порядок действий в данной ситуации представлен на схеме 1. Как видно, количество действий, которые необходимо произвести после отмены командировки, зависит от того, получен ли был работником аванс и произведены ли были им отдельные командировочные расходы до отъезда в командировку.
Схема 1. Действия при отмене командировки

Заметим, что командировка отменяется в том случае, когда ее невозможно перенести. Отмена командировки может произойти в любой момент, вплоть до выезда работника в командировку. Нельзя считать отменой командировки ситуацию, когда работник выехал в командировку или уже прибыл на место назначения командировки, возможно, пробыв там несколько дней, и только после этого выяснилось, что в данной командировке нет необходимости и по этой причине она отменяется. В данной ситуации время командировки уже пошло, и командированный, по сути, уже начал выполнять командировочное задание. В подобной ситуации речь фактически идет об изменении срока командировки.
Шаг 1. Регламентация порядка отмены командировки в локальном нормативном правовом акте.
Поскольку на законодательном уровне порядок действий в случае отмены командировки не урегулирован, целесообразно его предусмотреть на локальном уровне, например, в положении о служебных командировках.

Пример оформления порядка отмены командировки в положении о служебных командировках

Шаг 2. Установление факта невозможности направления работника в служебную командировку и инициирование отмены командировки.
Инициатором отмены командировки могут быть как наниматель, так и работник. Наниматель принимает решение об отмене командировки, как правило, в тех случаях, когда отпадает производственная необходимость или возможность такой командировки.
В отдельных случаях командировка невозможна по причинам, связанным с работником. Такие причины могут быть как уважительными (например, временная нетрудоспособность, не позволяющая перенести срок командировки, кража документов, необходимых для командировки, и т.п.), так и неуважительными (например, прогул).
Уважительность причины в последнем случае важна для решения вопроса о компенсации уже понесенных работником расходов (например, на покупку проездных билетов).
В случае если причины отмены командировки исходят от работника, нередко происходит замена командируемого работника.
Основанием к отмене служебной командировки могут являться докладная или служебная записка руководителя подразделения, в котором трудится работник, командировку которого планируется отменить, полученные от работника документы, подтверждающие невозможность его направления в командировку (листок нетрудоспособности и т.п.).
Образец докладной записки об отмене служебной командировки

Шаг 3. Издание приказа об отмене командировки и аннулировании командировочного удостоверения.
В соответствии со ст. 93 Трудового кодекса Республики Беларусь, п. 2 Инструкции № 35 направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя.
Приказы о командировании относятся к категории приказов по личному составу. Срок хранения приказов о направлении в служебную командировку зависит от продолжительности командировки: для недлительных (менее месяца) командировок – 3 года, для длительных (более месяца) – 75 лет (подп. 21.3, 21.4 Перечня типовых документов № 140*).
Соответственно, отмена командировки также производится аналогичным правовым актом с таким же сроком хранения и регистрационным индексом «л» (подп. 142.3 Инструкции по делопроизводству).
Распорядительная часть приказа об отмене командировки оформляется в соответствии с частью 12 п. 99 Инструкции по делопроизводству, согласно которой в случае если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ… от… №…».

*Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

В приказе об отмене командировки, как правило, указывается также причина отмены командировки и дается распоряжение командированному работнику и другим должностным лицам нанимателя осуществить определенные действия, которые необходимы в связи с отменой командировки.
Образец оформления отмены командировки в виде отдельного пункта приказа

Шаг 4. Внесение корректирующей записи в журнал учета работников, выбывающих в командировки, аннулирование командировочного удостоверения.
В случае если согласно п. 2 Инструкции № 35 была сделана запись в журнале учета работников, выбывающих в командировки, выдано командировочное удостоверение, то целесообразно их аннулировать на основании приказа об отмене командировки.
Действующим законодательством не установлен порядок отмены записи в журнале учета работников, выбывающих в командировки, а также порядок аннулирования командировочного удостоверения, а только утверждены их формы (соответствующие приложения к Инструкции № 35).
Возможный вариант отмены записи в журнале учета работников, выбывающих в командировки, приведен ниже.
Образец аннулирования записи о командировке в журнале учета работников, выбывающих в командировки

Аналогичные исправления вносятся в журнал регистрации командировочных удостоверений.
Шаг 5. Возврат работником аванса и предоставление им авансового отчета, если часть выданных средств уже была израсходована.
Командированный работник после принятия решения об отмене командировки должен вернуть в кассу предприятия выданный ранее аванс, а также представить авансовый отчет, если часть выданных ранее средств на командировку была израсходована.
Заметим, что согласно подп. 4.1 Инструкции № 35 в случае отмены служебной командировки по независящим от работника причинам при возврате приобретенного проездного документа работнику возмещается стоимость проездного документа в полном размере, включая стоимость услуг по его оформлению.
Примечание. В случае командирования за границу и отмены такой командировки по независящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, бронированию мест в гостиницах, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов осуществляется на основании документов, подтверждающих расходы в соответствии с законодательством (п. 30 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115). При этом работник обязан не позднее 3 рабочих дней, исключая дату принятия нанимателем решения об отмене служебной командировки за границу, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты, возвратить иностранную валюту или белорусские рубли путем внесения их в кассу либо осуществления банковского перевода на счет юридического лица, индивидуального предпринимателя, за исключением случаев, установленных в п. 1 части второй ст. 107 ТК. По решению нанимателя при отсутствии израсходованных сумм иностранной валюты или белорусских рублей работник не представляет отчет об израсходованных суммах иностранной валюты (см. п. 34-1 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185).
Действующие нормативные документы не устанавливают сроки возврата наличности в случае отмены командировки. На практике, как правило, при отмене командировки руководствуются общими сроками, установленными для их возврата.
Однако, поскольку день возвращения из командировки, от которого исчисляются указанные сроки, в рассматриваемом случае отсутствует, отсчет можно начинать со дня:

  • отмены командировки, не считая дня отмены (даты издания приказа);
  • ознакомления работника с приказом об отмене командировки;
  • выхода на работу после болезни (при отмене командировки по причине болезни работника).

В локальном нормативном правовом акте (например, в положении о служебных командировках) или в приказе об отмене командировки целесообразно закрепить, с какого дня следует начинать отсчет.
Владимир Эдуардович Самосейко, юрист

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *