Учет топливных карт

Учет ГСМ по топливным картам

Данный материал поможет вам разобраться в том, как происходит учет ГСМ по топливным картам, какие существуют особенности, приведем пример учета и расчета количества топлива на ОСНО/ЕНВД. Расскажем, какие наиболее распространенные ошибки и ответим на самые частые вопросы.

Ранее и физические, и юридические лица пользовались специальными топливными талонами – это было удобно и позволяло контролировать расходы топлива. Талоны имели ряд особенностей:

  • они отличались определенным лимитом топлива;
  • при заправке автомобиля совершалась минусовка литров бензина;
  • на них отражался неиспользованный остаток топлива.

На сегодняшний день талонами пользуются для одноразовой заправки машины, а распространение получили топливные карты.

Учет ГСМ по топливным картам: что такое топливная карта?

Топливная карта – новый способ заправки транспорта без постоянной оплаты топлива. Удобство карт заключается в следующем:

  • Сведения о расходовании бензина хранится на чипе карты в электронной форме;
  • Просмотреть данные об остатке и времени заправки горючего можно в любое время;
  • Карта может оформляться как физическими, так и юридическими лицами;
  • Повышается скорость обслуживания на заправочной станции;
  • При оформлении большего лимита действуют скидки;
  • Отсутствие нужды в отчете по чекам за топливо перед начальством;
  • Упрощение бухгалтерского учета (все данные имеются в личном кабинете владельца карты).

Недостатком приобретения топливной карты является установление заправочными станциями определенного расписания для возможности оплаты топлива картами. Читайте также статью: → “Порядок учета нормируемых расходов на предприятии”

Виды топливных карт

Существуют 2 вида топливных карт:

  1. Лимитированные (какое-то количество топлива вносится на карту с целью последующей его выдачи владельцу карты ограниченным литражом на определенный период времени – день, неделю, месяц).
  2. Нелимитированные (какое-то количество топлива вносится на карту, и владелец карты может по договоренности со специализированным сервисом приобрести и потратить любое количество одного вида топлива).

Как получить топливную карту?

Этапы оформления карты:

  • Зарегистрировать электронный кошелек в нефтяной компании.
  • Создать личный кабинет.
  • Определиться с параметрами договора:
  1. установить лимит на количество топлива;
  2. закрепить карту за конкретным автомобилем (по номеру авто – так в случае воровства карты мошенник не сможет ею воспользоваться);
  3. выбрать марку бензина.
  • Пополнить счет (банковский перевод, оплата на расчетный счет).
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Учет топливной карты

Сама карта (без стоимости топлива) относится к материально-производственным расходам и оцениваются по фактической стоимости. Затраты на приобретение карт пойдут на расходы по обычным видам деятельности.

Учет цены карты ведется на основании товарной накладной на счете “Прочие расходы”, а под конец месяца общая стоимость прибавляется к стоимости купленного топлива.

Бухгалтерский учет выдачи топливных карт

Ни на каком бухгалтерском счете выдача топливной карты сотруднику не отображается, и никаких проводок не осуществляется, поскольку денежные средства фактически не выдаются.

Однако выдача карт фиксируется в журнале, форма которого должна утверждаться руководством компании и содержать следующие графы:

  • Модель и гос. номер транспорта, на который оформлялась карта, и которым пользуется работник предприятия по приказу начальства;
  • ФИО водителя, его личная подпись;
  • Дата выдачи топливной карты водителю;
  • Дата, на которую карта должна быть возвращена.

Бухгалтерский учет затрат на топливо

Топливо относится к ГСМ, имеющим следующие характеристики:

  • нормативный расход;
  • фактический расход.

Затраты топлива подтверждаются путевыми листами, содержащими сведения:

  • о пробеге машины;
  • о марке и номере авто;
  • о количестве топлива, выданного по топливной карте;
  • остаток топлива при выезде водителя и прибытии в компанию;
  • сравнение нормативного и фактического расхода горючего;
  • заключение о перерасходе или об экономии бензина.

Бухгалтерский учет и проводки покупки и списания ГСМ по топливным картам

В бухгалтерском учете горюче-смазочные материалы, купленные по топливной карте, приходуются на счет 10 “Материалы” по фактической себестоимости и без учета НДС. Выделенный в счет-фактуре НДС отражается независимо на счете 19 “НДС по приобретенным ценностям”.

Оприходовано будет горючее в тот же день, когда к фирме перешло право владения на него, поскольку счет 10 предназначен для отображения данных о наличии материалов в собственности компании. Эта дата может быть прописана в договоре. К примеру, датой перехода прав владения на ГСМ может признаваться день фактической оплаты – тогда к счету 10 открываются субсчета “ГСМ в резервуарах поставщика” и “ГСМ в бензобаках автомобилей”. Читайте также статью: → “Учет машинно-тракторного парка”

Бухгалтерские проводки

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
На день денежного расчета осуществляется проводка:
Приняты к учету ГСМ, право владения которыми перешло компании (согласно накладной) 10 с/сч “ГСМ в резервуарах поставщика” 60
По мере фактического отпуска ГСМ:
Оприходованы ГСМ, которыми заправлены авто (согласно чекам АЗС) 10 с/сч “ГСМ в бензобаках автомобилей” 10 с/сч “ГСМ в резервуарах поставщика”

Если особых правил перехода прав на топливо не оговаривается, ГСМ переходят к приобретателю в момент отпуска товара (при заправке машины).

Бухгалтерские проводки

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
Оприходованы горюче-смазочные материалы 10-3 60

НДС может быть принят к вычету исключительно по прибытии счета-фактуры от поставщика ГСМ.

Списание ГСМ

Стоимость горючего, которая будет списана на затраты компании, зависит от выбранного руководством метода оценки МПЗ (ФИФО или по средней себестоимости).

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
Списана себестоимость израсходованного топлива (согласно путевому листу) 20 (23, 26, 44…) 10-3

Налоговый учет затрат на покупку топливной карты

Вид затрат на приобретение топливных карт должен быть закреплен приказом в учетной политике фирмы:

  • материально-производственные расходы;
  • затраты на содержание автотранспорта;
  • другие производственные затраты, не относящиеся к производственному процессу и продажам.

НДС может быть принят к вычету, если:

  • была получена счет-фактура, подтверждающая покупку топливной карты;
  • с помощью карты осуществляются торговые операции, и их стоимость облагается НДС;
  • топливная карта принята на учет бухгалтерией.

Налоговый учет затрат на топливо

Идея установления транспортного налога, сумма которого учитывалась бы в стоимости топлива, появилась в 2010 году. Данный вид налога относится к региональным, а потому власти на местах вправе самостоятельно утверждать:

  • правила его расчета;
  • показатель мощности машины для расчета суммы налога по определенной ставке;
  • размер ставки налога.

На сегодняшний день налог на топливо относится к транспортным налогам, и его сумма напрямую зависит от показателя мощности транспортного средства.

Бухгалтерский учет и проводки по ГСМ в бюджетном учреждении

Бюджетным учреждениям приходится обосновывать целевое расходование средств государственного бюджета. Особенность бюджетного учета затрат на ГСМ – необходимость оформления специальной первичной документации, заполняемой бухгалтером и водителем.

Топливная карта служит одновременно и расчетным, и учетным документом. Согласно нормам закона бюджетные организации обязаны разместить заказ ГСМ путем проведения торгов или без них, но тогда общая сумма заказа должна быть ниже 100 тысяч рублей за квартал. А значит, для доказательства понесенных расходов нужно иметь результаты торгов или документы, подтверждающие расчетную (плановую) стоимость заказа. Организация подготавливает смету с учетом плановых показателей, применяемых при расчете объема затрат на ГСМ, а после их проверки главный распорядитель средств должен утвердить смету.

ГСМ должны тратиться в рамках утвержденных норм, в каждом бюджетном предприятии должен быть внутренний локальный акт о нормах расхода ГСМ. Учреждение вправе вводить отдельные поправочные коэффициенты к нормам затрат горючего, обосновав их применение и доказав производственную необходимость в их установлении.

Бухгалтерия бюджетного учреждения ведет раздельный учет ГСМ в зависимости от направлений их применения на обособленном счете 010503000 “Горюче-смазочные материалы”. Приходуются ГСМ по фактической стоимости. НДС, уплаченный при покупке ГСМ, не включаются в эту стоимость только тогда, когда топливо оплачено из доходов от налогооблагаемой предпринимательской деятельности учреждения и использовано в деятельности, облагаемой налогами.

Бензин и дизельное топливо учитывается по договорной цене в связи с некоторыми особенностями, связанными с крупными закупками данных ГСМ за наличный и безналичный расчет, а также по топливным картам. Читайте также статью: → “Особенности налогового и бухгалтерского учета в транспортной компании”

ГСМ подлежат списанию по фактическому расходу (не важно, как горючее оплачивалось):

  • на счет учета затрат списывается в рамках норм;
  • на счет учета стоимости оказанных услуг, выполненных работ или проданных товаров (при осуществлении предпринимательской деятельности);
  • на счет учета затрат со взысканием недостачи с виновных лиц или со списанием из средств установленных источников в будущем (при превышении норм).

Также бюджетные учреждения практикуют списание ГСМ методом скользящей оценки, когда материалы подвергаются оценке по стоимости запасов по состоянию на первый день месяца, и стоимости всех поступлений за этот месяц.

При оплате ГСМ топливной картой учитывается форма расчетов (карты могут быть денежные и литровые).

Бюджетные учреждения используются для учета расчетов картами счет 020105000 “Денежные документы”. В аналитическом учете приходуется, а затем списывается то количество топлива, которое указано в документах, выданных на АЗС. Для литровых топливных карт стоимость определяется по цене покупки, для рублевых карт – по цене, актуальной на дату заправки.

Бухгалтерские проводки на примере

Пусть бюджетная организация 1 августа купила 2 топливные карты:

  • первая (литровая) выдана водителю служебного авто и рассчитана на выдачу 1 тысячи л. бензина (в оплату ее перечислено 30 тыс. рублей);
  • вторая (денежная) выдана водителю фуры для осуществления основной деятельности фирмы и рассчитана на выдачу бензина общей стоимостью 30 тысяч рублей.

19 августа водители принесли авансовые отчеты на заправку 200 л. бензина (по 100 л. 7 и 15 августа). На день заправки стоимость бензина равнялась 27 и 27,5 рублям.

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ Стоимость
Отражена стоимость купленных топливных карт ● 120105510

● 1302022830

● 1302022730

● 120101610

60 тыс. руб.
Отражена стоимость карт, выданных водителям 120822560 120105610 60 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного денежной картой 110503340 120822660 6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного литровой картой 110503340 120822660 5450 руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на текущие расходы 140101222 (или 140101272) 110503440 6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на ведение основной деятельности предприятия 110601310 110503440 5450 руб.

Документальное подтверждение расхода топлива

Для подтверждения израсходованных горюче-смазочных материалов используются путевые листы, образцы которых утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78. Данное требования является обязательным.

Расчет количества топлива

По информации, представленной в путевом листе, нужно вычислить количество ГСМ, которое пойдет на списание:

ТС = ОТВ + ТБ – ОТКМ,

где:

ТС – топливо на списание (в литрах),

ОТВ – остатки топлива при выезде машины,

ТБ – топливо в баке машины,

ОТКМ – остатки топлива на конец рабочего дня.

Пример учета ГСМ по топливной карте

04.06 фирма заключила договор с АЗС на пользование топливной картой и сразу оплатила стоимость карты (118 рублей, включая НДС 18 руб.). Обслуживание карты бесплатное, право собственности на бензин переходит фирме в момент заправки авто. Карта закреплена за КамАЗ-5320, на котором доставляется товар клиентам.

05.06 карта была выдана фирме и передана водителю.

30.06 на карту был перечислен аванс (5900 рублей, включая НДС 900 рублей).

На протяжении июля водителю было выдано по карте 380 л ДТ стоимостью 15 руб./л, включая НДС 2,29 руб.:

  • 07 – 180 л на 2700 руб. (НДС – 412 руб.);
  • 07 – 200 л на 3000 руб. (НДС – 458 руб.).

На последний день июля (31.07) АЗС переслала фирме:

  • счет-фактуру;
  • акт приемки-передачи, где прописаны объем и стоимость выданного ГСМ;
  • отчет по операциям с топливной картой.

Бухгалтерские проводки

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ Сумма (руб.)
на 04.06
Оплачена топливная карта 60 51 118
Отнесена на расходы стоимость топливной карты 44 60 100 (118 – 18)
Отражен НДС с цены карты 19 60 18
Учтена карта 015 “Топливные карты” 118
Принят к вычету входной НДС по купленной карте 68 с/сч “Расчеты по НДС” 19 18
на 30.06
Перечислен аванс 60 с/сч “Авансы выданные” 51 5900
на 03.07
Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС) 10-3 60 2288 (180 л * (15 – 2,29))
Учтен входной НДС 19 60 412
на 17.07
Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС) 10-3 60 2542 (200 л * (15 – 2,29))
Учтен входной НДС 19 60 458
на 31.07
Зачтен ранее перечисленный аванс 60 60 с/сч “Авансы выданные” 5700 (2288 + 412 + 2542 + 458)
Принят к вычету НДС по ГСМ (по счету-фактуре) 68 с/сч “Расчеты по НДС” 19 870 (412 + 458)

Учет ГСМ предприятиями на ОСНО

Затраты на ГСМ включаются в состав:

  • Материальных расходов (когда оказываются автотранспортные услуги). Списываются с учетом метода оценки материалов, принятого в компании;
  • Прочих затрат на производство и продажи (когда транспорт эксплуатируется для нужд компании). Списываются по фактической стоимости покупки (без НДС).

С целью расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по цене приобретения без учета НДС, если он включен в стоимость и выделен в расчетном документе отдельной строкой. НДС принимается к вычету по счет-фактуре. Стоимость ГСМ включается в затраты на день принятия к учету путевого листа или по мере продажи товаров/работ/услуг, в себестоимость которых ГСМ включены, если затраты на ГСМ признаны прямыми.

Когда путевые листы проведены по учету (должны быть чеки с АЗС), стоимость истраченного топлива включается в состав затрат, которые снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Указанный порядок списания ГСМ применяется в фирмах, рассчитывающих налог кассовым методом и методом начисления, поскольку при применении топливной карты ко времени фактической выдачи топлива деньги за него уже уплачены.

Учет ГСМ компаниями на УСН

Фирмы на режиме УСН “Доходы минус расходы” имеют право включить затраты на ГСМ в состав расходов, однако необходимо документально их подтвердить.

Компаниям, применяющим режим УСН “Доходы” (ставка 6%), запрещено снижать налогооблагаемую базу на сумму затрат на ГСМ.

Списываются расходы на топливо при расчете налога к уплате также как в случае с предприятиями на ОСНО, но есть одно непременное условие для признания затрат на УСН – их оплата. НДС по таким затратам также снижают налогооблагаемую базу по налогу на УСН.

Учет ГСМ фирмами на ЕНВД

Затраты на топливо не оказывают никакого влияния на расчет налогооблагаемой базы по ЕНВД в силу того, что объект налогообложения ЕНВД – вмененный доход.

Учет ГСМ организациями на ОСНО/ЕНВД

Затраты на топливо в компаниях, применяющих одновременно ОСНО и ЕНВД, должны быть распределены, однако расходы на ГСМ, которые относятся только к одному из видов деятельности, не подлежат распределению.

К вычисленной части затрат по тому виду деятельности, которая облагается ЕНВД, нужно прибавить сумму НДС, которую не разрешается принимать к вычету.

Законодательные акты по теме

Законодательные акты представлены следующими документами:

п. 5, 6 ПБУ 5/01 О порядке оприходования ГСМ
ст. 223 ГК РФ О переходе прав собственности на ГСМ в день оплаты
ст. 458 ГК РФ О переходе прав собственности на ГСМ в момент фактического отпуска (в момент заправки авто)
п. 1 ст. 172 НК РФ О принятии НДС с покупки ГСМ к вычету только после получения счета-фактуры поставщика
Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ “О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд” О размещении заказа путем проведения торгов или без них при сумме заказа до 100 тысяч рублей
Методические рекомендации “Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте” (утв. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р) О нормах расхода топлива
п. 52 Инструкции по бюджетному учету (утв. Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 № 148н) Состав затрат, которые включаются в фактическую стоимость ГСМ
п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ,

п. 1 ст. 252 НК РФ

О необходимости документального подтверждения израсходованных ГСМ

Типичные ошибки

Ошибка № 1: На предприятии, одновременно применяющем режимы налогообложения ОСНО и ЕНВД, НДС по расходам на ГСМ приняли к вычету в отношении налогооблагаемой базы только по одному из видов деятельности.

Комментарий: Сумма НДС, выделенная в счете-фактуре для такого предприятия, должна быть распределена по методике, описанной в п. 4, 4.1 ст. 170 НК РФ.

Ошибка № 2: Бензин и дизельное топливо бюджетное учреждение приняло к учету по фактической себестоимости.

Комментарий: Бензин и ДТ должны быть учтены по договорной цене, это связано с большим объемом их закупок за наличную оплату, безналичный расчет и оплату по топливной карте.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос № 1: В чем различие для бухгалтерского учета между расчетом за бензин литровой и денежной топливной картой?

Ответ: В бухгалтерском учете для литровых топливных карт стоимость топлива определяется по цене приобретения, а для рублевых топливных карт – по стоимости ГСМ, актуальной на день заправки транспорта.

Вопрос № 2: Какие статьи расходов можно отнести к затратам предприятия на ГСМ?

Ответ: Топливо приходуется по фактической стоимости. К затратам на ГСМ относятся:

  • доставка топлива,
  • расходы на содержание заготовительно-складского подразделения (если ГСМ куплено на средства от предпринимательской деятельности),
  • деньги, уплаченные за услуги по доставке ГСМ (если сумма не включена в стоимость).

Учет расходов на топливо по путевым листам в «1С:Бухгалтерии 8»

Начиная с версии 3.0.74 в «1С:Бухгалтерии 8» автоматизирован учет расходов на топливо для автотранспорта, используемого в компании. С помощью нового документа «Путевой лист» в программе можно не только оформлять путевые листы, но и отражать покупку топлива по кассовым чекам и топливным картам, а также учитывать остатки топлива в баке автомобиля. Новый функционал могут применять нетранспортные предприятия, использующие в служебных целях легковые автомобили.

Практически в каждой организации, включая индивидуальных предпринимателей (ИП), имеется автотранспорт (собственный, арендованный или полученный по договору лизинга), который используется в служебных целях. В связи с этим возникает необходимость учета расходов на содержание служебного транспорта, в том числе и расходов на топливо.

Учет расходов на топливо

Все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ) относятся к горюче-смазочным материалам (ГСМ), которые входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ). В соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н) МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Для обобщения информации о наличии и движении топлива в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) предназначен субсчет 10.03 «Топливо», подчиненный счету 10 «Материалы».

Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист. Формы путевых листов для различных видов автомобильного транспорта утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Эти формы документов носят обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»:

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве (тип, государственный знак, показания одометра);
  • сведения о водителе.

Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). С целью внутреннего контроля организация может самостоятельно установить нормы расхода топлива, утвердив их приказом руководителя. При этом можно руководствоваться нормами расхода топлива, указанными в инструкции по эксплуатации автомобиля, или нормами, рекомендованными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (см., например, письмо Минфина России от 22.03.2019 № 03-03-07/19283).

В бухгалтерском учете фактический расход топлива на основании путевых листов списывается в расходы по обычным видам деятельности. Для целей налогообложения прибыли расходы на содержание служебного транспорта относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России 08.08.2019 № 03-03-06/1/59876). При применении упрощенной системы налогообложения (УСН) с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов» стоимость топлива для автомобиля, используемого в деятельности, направленной на получение дохода, также учитывается в качестве расходов на содержание служебного автотранспорта (пп. 12 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Варианты учета ГСМ в «1С:Бухгалтерии 8»

Топливо можно приобретать за наличный расчет и в безналичной форме. Если организация выбрала безналичную форму, то с поставщиком ГСМ заключается договор поставки, в соответствии с которым организация перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика, а взамен получает талоны или топливные карты, по которым водители осуществляют заправку автомобилей на автозаправочных станциях (АЗС).

Учет ГСМ по талонам

Для учета операций с применением топливных талонов имеет значение, какой вид талонов используется и в какой момент к организации переходит право собственности на ГСМ. В зависимости от условий договора поставки нефтепродуктов право собственности на получаемый бензин может переходить к организации либо в момент получения талонов, либо в момент заправки автомобиля на АЗС.

Если по договору с поставщиком право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки топлива в бак автомобиля на АЗС, то талоны на ГСМ могут учитываться в составе денежных документов на счете 50.03 «Денежные документы».

В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) для учета на топливо в составе денежных документов используются документы:

  • Поступление денежных документов и Выдача денежных документов (раздел Банк и касса) — для регистрации получения талонов от поставщика и передачи их водителю;
  • Авансовый отчет (раздел Банк и касса) — для отражения приобретения ГСМ;
  • Требование-накладная (раздел Склад) — для списания приобретенного ГСМ в расходы.

Если по договору с поставщиком право собственности на ГСМ переходит к организации в момент передачи топливных талонов, то поставщик одновременно с талонами передает организации комплект документов на топливо (накладную, счет-фактуру). В договоре при этом необходимо прописать условие, что топливо находится на ответственном хранении у поставщика до момента предъявления топливного талона и заливки топлива в бак автомобиля. Получение и выдачу талонов на ГСМ следует регистрировать в специальном журнале — книге учета талонов.

В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) для учета ГСМ с переходом права собственности в момент получения талонов используются документы:

  • Поступление (акты, накладные) (раздел Покупки) — для регистрации приобретения топлива;
  • Перемещение товаров (раздел Склад) — для отражения фактической заправки топлива с АЗС в бак машины;
  • Требование-накладная (раздел Склад) — для списания топлива в расходы.

1С:ИТС

Подробнее об учете ГСМ за наличный расчет и по талонам см. в разделе «Инструкции по учету в программах 1С»: , , .

Учет ГСМ по топливной карте

Топливная карта представляет собой микропроцессорную небанковскую пластиковую карту с ПИН-кодом и чипом, являющимся носителем информации:

  • об установленных лимитах, количестве и ассортименте нефтепродуктов и сопутствующих услуг;
  • и/или о количестве денежных средств, в пределах которых на АЗС можно получить нефтепродукты и сопутствующие услуги.

Чтобы приобретать топливо по картам, компания заключает договор с поставщиком топлива (это может быть процессинговый центр, который выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственниками топлива). В зависимости от условий договора топливная карта может передаваться организации и обслуживаться бесплатно или за определенную плату.

Организация может иметь в своем распоряжении несколько топливных карт. Топливные карты в организации закрепляются либо за водителем, либо за автомобилем. На каждую отдельную карту ни деньги, ни литры не зачисляются. Информация у поставщика хранится в целом по всей организации-покупателе, а топливная карта представляет собой техническое средство для получения топлива и услуг на АЗС отдельными водителями.

При получении топлива на АЗС водитель получает чек о произведенной заправке, который следует приложить к путевому листу. В оговоренный договором срок (в конце месяца или чаще) поставщик топлива представляет организации комплект документов за указанный период:

  • отчет о марке и количестве предоставленного топлива (реестр операций, осуществленных с использованием топливных карт);
  • финансовые документы (накладную и счет-фактуру).

В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) для отражения поступления топливных карт и ГСМ используются документы Поступление (акты, накладные). Передача карты оформляется документом Передача материалов в эксплуатацию (раздел Склад), а учет ГСМ в расходах — документом Требование-накладная.

1С:ИТС

Подробнее об учете ГСМ по топливным картам см. в разделе «Инструкции по учету в программах 1С»: .

Как видим, «традиционные» методики учета топлива достаточно трудоемкие. При этом в прежних версиях программы отсутствовала печатная форма путевого листа.

Упрощение учета расходов на топливо в «1С:Бухгалтерии 8»

Начиная с версии 3.0.74 в «1С:Бухгалтерии 8» можно вести учет топлива по путевым листам. Чтобы новая возможность стала доступна пользователю, потребуется включить соответствующую функциональность (раздел Главное — Настройки — Функциональность). На закладке Запасы необходимо установить флаг Путевые листы (см. рис. 1). После включения указанной настройки в программе появляется новый документ — Путевой лист.

Рис. 1. Настройка функциональности программы

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство. Этот документ используется для подтверждения расходов на топливо в целях налога на прибыль. Также в Путевом листе указывается количество топлива, которое было куплено и израсходовано в течение рейса. В полном интерфейсе документ доступен в разделе Покупки. В простом интерфейсе — в разделе Документы. Рассмотрим новый документ подробнее.

Возможности нового документа «Путевой лист»

С помощью документа Путевой лист (рис. 2) программы пользователь может:

  • учитывать сведения о маршруте легкового автомобиля, который используется в служебных целях. Причем это может быть как собственный автомобиль организации, так и арендованный, а также личный транспорт, принадлежащий сотруднику организации;
  • отражать покупку топлива за наличный расчет либо по топливной карте;
  • учитывать расход топлива в баке транспортного средства;
  • учитывать расходы на топливо в бухгалтерском и налоговом учете (для целей налогообложения прибыли, при применении УСН с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов», а также для профессионального вычета индивидуального предпринимателя при уплате НДФЛ).
  • выводить на печать путевой лист по типовой межотраслевой форме № 3 (утв. Постановлением № 78) или в упрощенной форме;
  • выводить на печать авансовый отчет по форме АО-1 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55) — при покупке топлива за наличный расчет.

Рис. 2. Документ «Путевой лист». Приобретение топлива по кассовому чеку

Обратите внимание, что документ Путевой лист имеет ограничения: его могут использовать только предприятия, которые не являются транспортными компаниями и для которых перевозки не являются основной деятельностью. Помимо этого, в Путевом листе не поддерживается учет топлива по талонам на ГСМ. Если в деятельности организации используются не легковые автомобили, практикуются заправки «в канистру», используются талоны на ГСМ, а топливо хранится на разных складах, то учет ГСМ должен осуществляться по прежнему («традиционному») сценарию. Методика учета топлива по путевым листам потребовала внесения изменений в программу.

Изменения в «1С:Бухгалтерии 8» для автоматизации учета расходов по путевым листам

В рамках автоматизации учета расходов на топливо по путевым листам в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.74 произошли следующие изменения:

  1. К счету 10.03 «Топливо» добавлены субсчета третьего порядка:
    • 10.03.1 «Топливо на складе»;
    • 10.03.2 «Топливо в баке».

На субсчете 10.03.1 учитывается наличие и движение нефтепродуктов и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства, выработки энергии и отопления, твердого и газообразного топлива. Аналитический учет ведется по наименованиям, местам хранения и партиям (документам поступления). Каждое наименование — элемент справочника Номенклатура. Каждое место хранения — элемент справочника Склады. Для ведения аналитического учета по складам и партиям следует выполнить соответствующие настройки параметров учета (раздел Главное — План счетов — Настройка плана счетов — Учет запасов). Субсчет 10.03.1 является «преемником» счета 10.03, использующегося в предыдущих версиях программы, и применяется в «традиционных» сценариях работы с ГСМ. На субсчете 10.03.2 учитывается наличие и движение нефтепродуктов, находящихся в баке транспортного средства. Аналитический учет ведется по наименованиям топлива и автомобилям. Каждое наименование — элемент справочника Номенклатура. Каждый автомобиль — элемент справочника Транспортные средства.

  1. К счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» добавлен новый субсчет 76.15 «Приобретение по топливным картам». Этот субсчет предназначен для количественного учета расчетов по топливу, приобретенному организацией по топливным картам в валюте Российской Федерации. Аналитический учет ведется по отдельным наименованиям топлива (субконто Номенклатура) и автомобилям (субконто Транспортные средства).
  2. Появился новый объект программы — Транспортное средство (элемент справочника Транспортные средства), доступ к которому осуществляется из раздела Справочники — ОС и НМА. Если автомобиль учитывается в организации в качестве основного средства (ОС), то Транспортное средство (рис. 3) создается автоматически при постановке транспортного средства на учет в ФНС (карточка основного средства — ссылка Поставить на учет), поскольку в записи регистра Регистрация транспортного средства содержатся все необходимые сведения. Автомобили, взятые в аренду, и личный транспорт сотрудников, используемый в служебных целях, следует внести в справочник Транспортные средства вручную;
  3. Для документа Поступление (акт, накладная) появился новый вид операции Топливо.

Рис. 3. Карточка транспортного средства

Примеры применения документа «Путевой лист»

Рассмотрим новые возможности учета топлива на конкретных примерах. Первый пример — отражение в учете топлива, приобретенного по кассовому чеку.

Примечание
Цены в примерах условные.

Пример 1

Организация ООО «Швейная фабрика» (ОСНО, плательщик НДС) имеет на балансе собственный автомобиль марки Volkswagen Passat B7. Автомобиль используется в управленческих целях. 01.08.2019 из кассы организации на основании заявления сотрудника выданы денежные средства под отчет в сумме 5 000,00 руб. для покупки бензина за наличный расчет. 13.08.2019 после выполнения служебного задания сотрудник сдал авансовый отчет, путевой лист и кассовый чек в бухгалтерию организации. В кассовом чеке указано: наименование марки бензина АИ-95, количество — 70 л, стоимость одного литра 45 руб. и общая сумма 3 150 р. Сумма НДС отдельной строкой не выделена. На основании путевого листа было израсходовано 60 л бензина согласно маршруту г. Москва — г. Иваново — г. Москва (600 км). 14.08.2019 остаток неиспользованной подотчетной суммы сдан в кассу организации. В соответствии с учетной политикой организации расходы на ГСМ в налоговом учете не нормируются (учитываются в полном объеме).

Выдача наличных денежных средств сотруднику под отчет отражается документом Выдача наличных с видом операции Выдача подотчетному лицу. При проведении документа Выдача наличных формируется запись регистра бухгалтерии:

Дебет 71.01 Кредит 50.01
— на сумму денежных средств, выданных под отчет (5 000 руб.).

Обратите внимание, для тех счетов, где поддерживается налоговый учет, соответствующие суммы вводятся в специальные ресурсы регистра бухгалтерии для целей налогового учета. В рассмотренных в данной статье примерах разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Отразим приобретение бензина по кассовому чеку и его расход документом Путевой лист (см. рис. 2). В шапке документа указывается:

  • дата путевого листа (номер присваивается автоматически);
  • транспортное средство;
  • сотрудник, который использует машину в служебных целях;
  • норма расхода топлива для указанного транспортного средства. По умолчанию норма подставляется из карточки транспортного средства, но может быть изменена в Путевом листе вручную. При этом программа предложит сохранить измененную норму для последующего автоматического заполнения Путевого листа;
  • счет и аналитика затрат в форме Счет затрат, доступ к которой осуществляется по соответствующей ссылке. По умолчанию в документе Путевой лист установлена новая предопределенная статья Содержание служебного автотранспорта с видом расхода Прочие расходы.

Если топливо приобретается за наличный расчет, то его количество и цена определяются на момент заправки и указываются в кассовом чеке. При заполнении табличной части на закладке Топливо в поле Документ следует выбрать значение Кассовый чек, указать реквизиты кассового чека, количество, цену и сумму приобретенного топлива.

В табличной части на закладке Маршрут следует заполнить пункты отправления и назначения, дату, время и показания одометра на момент отправления и прибытия, расстояние между пунктами и расход топлива на каждом участке маршрута. Итоговое количество топлива в баке с учетом остатка на начало маршрута, поступления и расхода по путевому листу рассчитывается автоматически и выводится в наглядной форме в нижней части документа. Остаток топлива в баке автоматически переносится в следующий в хронологическом порядке Путевой лист.

При проведении документа сформируются проводки:

Дебет 10.03.2 Кредит 71.01
— на сумму приобретенного бензина (3 150,00 руб.) в количестве 70 л;

Дебет 26 Кредит 10.03.2
— на количество списанного бензина (60 л). Поскольку в течение месяца аналогичное топливо может приобретаться разными способами и по разным ценам, то окончательная стоимость топлива, учитываемого в расходах для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения прибыли, будет сформирована в конце месяца при выполнении регламентной операции Корректировка стоимости номенклатуры, входящей в обработку Закрытие месяца.

Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации оформляется документом Поступление наличных с видом операции Возврат от подотчетного лица. При проведении документа в регистр бухгалтерии вводится запись:

Дебет 50.01 Кредит 71.01
— на сумму возвращенных денежных средств (1 850,00 руб.).

В последний день месяца 31.08.2019 при выполнении регламентной операции Корректировка стоимости номенклатуры стоимость списанного бензина учитывается в расходах:

Дебет 26 Кредит 10.03.2
— на сумму расходов по приобретению топлива (2 700,00 руб.). При этом количество бензина по счету 10.03.2 в данной проводке уже не отражается.

При приобретении топлива по кассовому чеку в документе Путевой лист по команде Печать доступны следующие печатные формы:

  • Путевой лист — упрощенная форма (см. рис. 4);
  • Путевой лист (№ 3);
  • Авансовый отчет (АО-1).

Рис. 4. Упрощенная форма путевого листа

Если в результате служебной поездки помимо расходов на топливо возникают иные возмещаемые расходы сотрудника (например, расходы на приобретение товаров и материалов или командировочные расходы), то такая поездка отражается в учетной системе комбинацией документов:

  • Путевой лист — сначала сотрудник отчитывается за топливо;
  • Авансовый отчет или Авансовый отчет по командировке — затем сотрудник отчитывается по иным возмещаемым расходам.

Рассмотрим следующий пример, когда ГСМ приобретено по топливной карте АЗС.

Пример 2

Организация ООО «Швейная фабрика», имеющая на балансе собственный автомобиль марки BMW M3, заключила договор поставки топлива с поставщиком ГСМ на приобретение бензина марки АИ-98 на автозаправочных станциях этого поставщика с применением топливной карты. Автомобиль используется в управленческих целях. Поставка топлива осуществляется путем его выборки на АЗС поставщика через топливораздаточные колонки с использованием терминалов для приема топливных карт. В соответствии с условиями договора:

  • топливные карты поставщик предоставляет за плату, обслуживание карт — бесплатное;
  • право собственности на ГСМ переходит к организации в момент его фактического получения на АЗС;
  • ГСМ выбираются на АЗС по цене, действующей на дату внесенной предоплаты;
  • закрывающие документы поставщик предоставляет один раз в месяц на дату окончания месяца.

01.09.2019 ООО «Швейная фабрика» перечислила с расчетного счета 100% предоплату поставщику за бензин в сумме 8 400 руб. (в т. ч. НДС 20% ) из расчета 200 л по цене 42 руб. за литр с учетом НДС 20%.

Согласно путевому листу за сентябрь 2019 года по топливной карте заправлено 100 л бензина марки АИ-98, а израсходовано 88 л.

30.09.2019 поставщик представил комплект документов за сентябрь 2019 года, согласно которым по топливной карте заправлено 100 л бензина на сумму 4 200 руб. (в т. ч. НДС 20%).

Оплата в адрес поставщика регистрируется документом Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику. При проведении документа формируется бухгалтерская проводка:

Дебет 60.02 Кредит 51
— на сумму предоплаты поставщику топлива (8 400 руб.).

Если ГСМ приобретается по топливной карте, то фактическая стоимость топлива с учетом возможных скидок будет окончательно сформирована только в конце отчетного периода, когда поставщик представит организации финансовые документы по договору (товарную накладную, счет-фактуру и расшифровку по операциям, проведенным с использованием топливных карт). В этом случае при заполнении табличной части документа Путевой лист на закладке Топливо в поле Документ следует выбрать значение Топливная карта, указать реквизиты топливной карты и зафиксировать количество топлива, залитое в бак. Поля Цена и Сумма для топлива, приобретенного по топливной карте, для заполнения недоступны (рис. 5).

Рис. 5. Документ «Путевой лист». Приобретение ГСМ по топливной карте

Табличная часть на закладке Маршрут заполняется аналогично Примеру 1.

При проведении документа формируются проводки, которые отражают движения только в количественном учете топлива (без сумм):

Дебет 10.03.2 Кредит 76.15
— на количество приобретенного топлива (100 л);

Дебет 26 Кредит 10.03.2
— на количество израсходованного топлива (88 л).

В конце месяца согласно договору поставщик представляет расчетные (финансовые) документы. Отразим поступление топлива документом Поступление (акт, накладная) с видом операции Топливо. Особенность данного документа состоит в том, что приобретаемые ГСМ «привязываются» к конкретному транспортному средству (рис. 6).

Рис. 6. Поступление топлива

При проведении документа формируются записи регистра бухгалтерии:

Дебет 60.01 Кредит 60.02
— на сумму зачтенного аванса (4 200,00 руб.);

Дебет 10.03.2 Кредит 60.01
— на стоимость бензина, купленного по топливной карте и залитого в бак транспортного средства (3 500,00 руб.);

Дебет 76.15 Кредит 60.01
— на количество топлива, залитого в бак транспортного средства (100 л);

Дебет 19.03 Кредит 60.01
— на сумму НДС (700,00 руб.).

При приобретении топлива по топливной карте печатная форма авансового отчета (Авансовый отчет (АО-1)) в документе Путевой лист недоступна.

30.09.2019 при выполнении регламентной операции Корректировка стоимости номенклатуры стоимость израсходованного бензина учитывается в расходах:

Дебет 26 Кредит 10.03.2
— на сумму расходов по приобретению топлива (3 080,00 руб.). При этом количество топлива по счету 10.03.2 в данной проводке уже не отражается.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете: проводки

Компании, для функционирования которых необходимы транспортные средства, ежедневно сталкиваются с затратами на покупку бензина, дизельного топлива и прочих материалов и регулярно проводят учет топливных карт в бухгалтерском учете.

А реалии бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов таковы, что неизбежно возникает разрыв по времени между появлением в бухгалтерии предприятия документов от топливной компании и моментом заправки служебного транспорта. Автомобили заправляются ежедневно, а отчет от поставщика ГСМ приходит на последний день месяца. Исходя из возникающих проблем практического оприходования и списания ГСМ, была разработана оптимальная схема бухгалтерских проводок и учета ГСМ по топливным картам.

Что такое топливная карта?

Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) автозаправочной станции или топливной компании – это современное техническое средство учета отпуска ГСМ. По сути это не платежное средство, а инструмент строгой отчетности, дающее право владельцу на получение некоторого количества топлива.

Виды карт:

  • лимитированные (на топливную карту вносится какое-то количество бензина, а на определенный период устанавливается предел его расходования);
  • нелимитированные (на топливную карту вносится некоторое количество литров топлива, которое впоследствии выдается владельцу карты в неограниченном литраже в пределах объема, имеющегося на карте).

Также карты бывают: (нажмите для раскрытия)

  • литровые (когда покупается определенное количество литров топлива, и оно выдается вне зависимости от рыночной стоимости ГСМ на день заправки);
  • денежные (пополняется баланс карты, и топливо отпускается по цене, актуальной на день покупки, в пределах суммы средств на карте).

Как оформить обслуживание по топливной карте?

Чтобы купить топливную карту нужно подать заявку и подписать договор с процессинговым центром на доставку ГСМ (центральным пунктом сбора сведений обо всех карточных терминалах заправочных станций). К соглашению будет приложен перечень всех АЗС, обслуживающих по карте. При передаче карточки оформляется товарная накладная по форме № ТОРГ-12. Читайте также статью: → “Особенности учета расходов на (горюче-смазочные материалы) ГСМ”

Топливная карта может передаваться за плату или бесплатно в случае ее последующего возвращения (определяется пунктом договора).

Согласно пункту договора, поставка топлива будет производиться посредством его выборки на АЗС поставщика. Днем поставки будет признана дата выборки ГСМ.

Получается, что деньги, отданные поставщику топлива, будут являться предоплатой на какой-либо объем топлива. Моментом перехода прав на ГСМ станет момент заправки транспорта.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Рекомендации по учету топлива и работе с топливными картами

Компания, решившая работать с топливными картами, должна позаботиться о некоторых моментах:

  1. На предприятии должна присутствовать Учетная политика и рабочий План счетов (бухгалтер открывает счет и субсчет для учета топлива и топливной карты или учитывает карту на забалансовом счете).
  2. В Учетной политике должны иметься следующие пункты:
  • о стоимости, по которой ГСМ приходуется и списывается;
  • о методе учета транспортно-заготовительных затрат по ГСМ;
  • о способе постановки карт на баланс;
  • об утверждении специального журнала по учету топливных карт;
  • о наименованиях складов, где приходуются ГСМ;
  • о не следовании ПБУ 18/02, если компания относится к малым предприятиям на ОСНО.
  1. В Учетной политике определиться с затратами для расчета налогов по:
  • ГСМ, израсходованным сверх нормы.
  • ГСМ в рамках норм (отнести к материальным расходам или к расходам на содержание транспортных средств).
  • Топливным картам (отнести к материальным затратам или к затратам на содержание транспортных средств, или к другим затратам, связанным с производством и продажами).
  1. Документооборот. Нужно утвердить форму бланка путевого листа.
  2. Приказ о норме расхода ГСМ (ориентироваться на нормы Минтранса).
  3. Контроль за расходованием ГСМ сверх нормы для каждого автомобиля (занести в путевой норму, фактический расход). Перерасход отразить на счете 91.2 (непроизводственный расход).
  4. Наличие журнала учета поступления, перемещения, выдачи, списания топливных карт с указанием:
  • даты выдачи карты водителю;
  • инициалы водителя и его личная подпись;
  • дата возвращения карты в бухгалтерию;
  • марки заправляемого автомобиля;
  • гос. регистрационного номера авто.
  1. Организация запроса у поставщика ГСМ ежемесячного отчета по операциям по топливным картам.
  2. Разработка табличной ведомости (Excel) и внутренней аналитической таблицы для удобного учета списания ГСМ по путевым листам.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете

Топливные карты без учета топлива на них, которые покупались за деньги, принимаются к учету в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости, расходы относят к затратам по обычным видам деятельности на покупку сырья, товаров, материалов и т.д. Для учета затрат на покупку карточек подойдет счет 10.6 “Прочие материалы” (на основании сведений из товарной накладной или из договора на поставку топлива).

Бухгалтерские проводки

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
Перечислены средства за изготовление топливных карт на основании банковской выписки 60 51
Карта отражена в составе материально-производственных запасов на основании товарной накладной или договора на поставку топлива 10 60
Учтен НДС по карте на основании счета-фактуры 19 60
НДС принят к вычету на основании счета-фактуры или записи в книге закупок 68 19
Списана стоимость карты в расходы на основании бухгалтерской справки 20, 26, 44 10

Бухгалтерский учет выдачи топливной карты

Водитель, которому выдается топливная карта, по факту не получает никаких денег, а потому счет 71 для отображения выдачи карты использовать некорректно. Получение работником карты на руки не должно отражаться в бухгалтерском учете.

Бухгалтерский учет расходов на топливо

Сведения с карточных терминалов АЗС отправляются в процессинговый центр топливной компании, обрабатываются, и затем на их основе составляется отчет об операциях по карте.

Поставщик топлива на последний день месяца передает компании-владельцу карты: (нажмите для раскрытия)

  • счет-фактуру,
  • товарную накладную,
  • акт сверки взаимных расчетов,
  • ежемесячный отчет по операциям.

В бумагах показывается, сколько литров ГСМ было куплено фактически, сведения подлежат сверке с отчетами сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС. Товарная накладная и отчет по операциям будет являться основанием для учета топлива по с/сч 10-3 “Топливо”. Списание израсходованных ГСМ будет проходить по путевым листам.

Бухгалтерские проводки

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
Перечислена предоплата за ГСМ на основании выписки из банка 60.2 51
Приняты к учету ГСМ, выданные по карте на основании договора поставки ГСМ, отчета и товарной накладной 10.3 60.1
Учтен НДС на основании счета-фактуры 19 60.1
Учтен НДС на основании счета-фактуры и записи в книге закупок 68 19
Зачтена предоплата на основании бухгалтерской справки и акта сверки взаимных расчетов 60.1 60.2
Списана стоимость заправленного топлива на основании бухгалтерской справки и путевых листов 20, 26, 44 10.3

Налогообложение расходов на приобретение карты

В Учетной политике предприятия должно быть утверждено, по какому виду затрат будет отражаться покупка топливной карты (материальные затраты, затраты на содержание авто, прочие затраты на производство и продажи). Читайте также статью: → “Как вести бухгалтерский учет топливных карт”

НДС с покупки карт может быть принят к вычету:

  • после принятия карт на учет,
  • после получения счета-фактуры,
  • если карты куплены для осуществления облагаемых НДС операций.

Налогообложение расходов на топливо

Затраты на ГСМ относятся к расходам по обычным видам деятельности. Чтобы суммы, затраченные на покупку топлива, уменьшали налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, необходимо:

  • обосновать расходы (затраты должны находиться в рамках норм),
  • представить документы, подтверждающие затраты,
  • доказать, что топливо покупалось с целью извлечения дохода.

Бухгалтерские проводки по списанию топлива

Стоимость горючего, которая будет списана на затраты компании, зависит от выбранного руководством метода оценки МПЗ (ФИФО или по средней себестоимости).

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ
Списана себестоимость израсходованного топлива (согласно путевому листу) 20 (23, 26, 44…) 10-3

Бухгалтерские проводки по топливным картам для бюджетных учреждений

Допустим, бюджетное учреждение “Фирма” 01.09.2016 приобрело 2 топливные карты:

  1. Литровую для служебной машины на выдачу 1000 л бензина, в счет ее оплаты было перечислено 30 000 рублей.
  2. Денежную для грузовика, использование которого необходимо для осуществления основной деятельности компании. Карта рассчитана на заправку бензином общей стоимостью в 30 000 рублей.

19.09.2016 водители обеих машин представили отчеты на заправку 200 л бензина (по 100 л 07.09.2016 и 15.09.2016). На дату заправки бензин стоил 27 и 27 рублей 50 копеек соответственно.

Операция ДЕБЕТ КРЕДИТ Стоимость
Отражена стоимость купленных топливных карт ● 120105510

● 1302022830

● 1302022730

● 120101610

60 тыс. руб.
Отражена стоимость карт, выданных водителям 120822560 120105610 60 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного денежной картой 110503340 120822660 6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, оплаченного литровой картой 110503340 120822660 5450 руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на текущие расходы 140101222 (или 140101272) 110503440 6 тыс. руб.
Отражена стоимость ГСМ, истраченного на ведение основной деятельности предприятия 110601310 110503440 5450 руб.

По информации, представленной в путевом листе, нужно вычислить количество ГСМ, которое пойдет на списание:

ТС = ОТВ + ТБ – ОТКМ,

где:

ТС – топливо на списание (в литрах),

ОТВ – остатки топлива при выезде машины,

ТБ – топливо в баке машины,

ОТКМ – остатки топлива на конец рабочего дня.

Пример учета ГСМ по топливным картам

Компания А отправила предоплату топливной компании за 1000 л бензина по цене 11 рублей 80 копеек за 1 литр (включая НДС 1 рубль 80 копеек). Сама карта оплачивалась отдельно (118 рублей, включая НДС 18 рублей). По состоянию на последний день месяца было выбрано 990 л бензина, в бензобаке машины осталось 20 литров. Читайте также статью: → “Акцизы на бензин”

Операция Сумма (руб.) ДЕБЕТ КРЕДИТ
Выдана предоплата топливной компании за бензин 11 800 (за 1 тыс. л.) 60-2 51
Оплачено изготовление топливной карты (по выписке из банка) 118 60-1 51
Принята к учету топливная карта (по товарной накладной и договору на поставку ГСМ) 10-3 60
Учтен НДС (по счету-фактуре) 18 19 60
НДС принят к вычету после оплаты карты (по счету-фактуре, записи в книге закупок) 18 68 19
На последний день месяца
Отражен расход по топливной карте на бензин (по отчету поставщика и чекам АЗС) 9900 (990 л * (11,8 – 1,8)) 10-3 60-1
Учтен НДС от затрат на бензин 1782 19 60-1
Зачтенная ранее предоплата за бензин (по отчету поставщика) 11682 60-1 60-2
Принят к вычету НДС по оплаченному бензину (по счету-фактуре) 1782 68 19
Списана стоимость фактически израсходованного бензина (по путевому листу) 9700 20 (23, 26, 29, 44) 10-3

Ошибка № 1: Бухгалтер использовал счет 71 для учета выдачи топливной карты на руки водителю.

Комментарий: Когда сотруднику предприятия выдается топливная карта, фактически денежные средства ему не передаются, а значит в бухгалтерском учете отражать выдачу карты не требуется.

Ошибка № 2: Бухгалтер не отразил топливные карты на забалансовом счете на том основании, что они были выданы бесплатно.

Комментарий: Когда за изготовление топливной карты не требуется оплата, карты отображаются на забалансовом счете 006 “Бланки строгой отчетности” по условной цене (1 карта = 1 рубль).

Вопрос № 1: Как бухгалтеру следует отразить расходы по ГСМ сверх установленных норм?

Ответ: Расходы топлива сверх норм отражаются во внереализационных расходах, которые впоследствии не принимаются в целях налогообложения прибыли.

Вопрос № 2: Как учитывать транспортно-заготовительные затраты, относящиеся к приобретению и хранению топлива?

Ответ: Расходы на доставку и хранение ГСМ должны быть включены в фактическую себестоимость топлива.

Учет пластиковых карточек на ГСМ

Цитата (ГАРАНТ):Прежде всего отметим, что специальный порядок учета топливных карт не утвержден. На практике специалистами предлагаются различные варианты учета. В частности, некоторые специалисты предлагают вести учет топливных карт с использованием счетов 10 «Материалы», 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы», 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Однако, по нашему мнению, использование данных счетов является несколько некорректным. Объясним почему.
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкцией по его применению, утвержденных приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — План счетов), счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.
В Инструкции по применению Плана счетов и Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, изложены признаки денежного документа. Как следует из указанных нормативных документов, эти признаки — следующие:
— удостоверение права на получение определенного товара (услуги) на определенную сумму, причем, как правило, безусловное право;
— из документа должно следовать, на какую сумму в денежном выражении (номинал денежного документа) можно приобрести товар (услугу). По нашему мнению, это основной отличительный признак денежного документа;
— при предъявлении данного денежного документа, как правило, предоставляется товар (услуга) на всю номинальную стоимость денежного документа, что свидетельствует о приобретении данного товара (услуги), т.е. можно говорить о некоторой «одноразовости» использования денежного документа.
По нашему мнению, многоразовые топливные карты не удовлетворяют указанным выше признакам. Так, в частности, карта может быть заблокирована при отсутствии своевременной оплаты и топливо при ее предъявлении отпущено не будет, то есть нарушается принцип безусловности денежного документа. Кроме того, топливная карта не имеет такого признака денежного документа, как номинал денежного документа, т.е. стоимость, на которую можно приобрести топливо (услуги).
Что касается использования счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласно Плану счетов счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. С выдачей карты работник не получает на руки никаких денежных средств. Все топливо, которым можно заправиться по карте, организация оплачивает в безналичном порядке. При заправке по карте водитель просто забирает на автозаправочной станции нужное количество этого топлива.
Учитывая изложенное, полагаем, что, поскольку топливная карта представляет техническое средство, выдаваемое водителям для отпуска нефтепродуктов на АЗС, и работнику организации при выдаче топливной карты фактически не передаются денежные средства, то использование счетов 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы», нецелесообразно.
Также не стоит учитывать топливные карты на субсчете «Прочие материалы» счета 10 как самостоятельный объект МПЗ в связи с тем, что они имеют материально выраженную форму. Дело в том, что в соответствии с п. 2 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» в качестве материально-производственных запасов принимаются активы:
— используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
— предназначенные для продажи;
— используемые для управленческих нужд организации.
По нашему мнению, активы, определенные в качестве МПЗ, должны иметь ценность как таковые сами по себе, т.е. должны использоваться организацией либо в качестве предметов труда, либо в качестве средств труда, а топливные карты данному требованию, на наш взгляд, не отвечают.
Полагаем, что гораздо логичнее рассматривать затраты, связанные с приобретением топливных карт, как расходы на приобретение топлива.
В соответствии с п. 6 ПБУ 5/01 затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов, подлежат включению в фактическую стоимость МПЗ, по которой они принимаются к учету. Таким образом, можно говорить о том, что стоимость приобретаемых карт следует включать в фактическую себестоимость приобретаемого топлива. Однако выполнить это требование невозможно, так как топливные карты являются многоразовыми и их стоимость сложно соотнести с определенной партией полученного топлива.
Учитывая вышесказанное, Ваша организация в бухгалтерском учете может списать стоимость топливных карт на расходы по обычным видам деятельности при их приобретении на основании п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации». А учет самих карт можно вести на забалансовых счетах.
При этом в бухгалтерском учете операции с топливными картами могут быть отражены следующим образом:
Дебет 60 Кредит 51
— перечислены деньги в оплату купленных топливных карт;
Дебет 19 Кредит 60
— учтен НДС со стоимости купленных карт;
Дебет 20 (26, 44) Кредит 60
— отнесена на расходы стоимость карт;
Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
— принят к вычету НДС;
Дебет 012
— учтена стоимость топливных карт на забалансовом счете.
Таким образом, выдача водителю и возврат им топливной карты не отражаются в журнале хозяйственных операций и, соответственно, на счетах бухгалтерского учета.
В целях контроля за движением топливных карт рекомендуется вести журнал учета выдачи и возврата карт, предусмотрев в нем, в частности, следующие реквизиты:
— дата выдачи и возврата карты;
— N топливной карты;
— лимит по карте;
— марка топлива;
— автомобиль (марка, государственный номер);
— фамилия, имя, отчество держателя топливной карты;
— подпись держателя топливной карты.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Степовая Яна
Ответ прошел контроль качества службой Правового консалтинга ГАРАНТ
16 марта 2012 г.

Организация ежемесячно заправляет по топливной карте личные транспортные средства сотрудников (главный инженер, прораб, инженер по охране труда и т.д.). Сотрудники используют личный транспорт в производственных целях (несколько строительных объектов), не в рамках командировок. Организация не является автотранспортной. Использование личного транспорта в служебных целях планируется оформить договором аренды или договором безвозмездного пользования. Можно ли списать ГСМ на затраты в целях налогообложения (налог на прибыль) с учетом возможных последствий по НДФЛ и страховым взносам? Нужны ли при этом приказы, распоряжения, договоры? Какой документооборот должен быть в данной ситуации?

3 июля 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При заключении договора аренды или договора безвозмездного пользования расходы на ГСМ могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Особенности налогообложения и документального подтверждения изложены ниже.

Обоснование вывода:
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), под которыми понимаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Положениями главы 25 НК РФ не устанавливается конкретный перечень документов, которые налогоплательщик должен оформить для подтверждения осуществленных расходов, что позволяет преодолевать неоправданные ограничения налогоплательщиков в возможности выбора способов доказывания осуществленных хозяйственных операций для целей налогообложения (определение КС РФ от 24.09.2012 N 1543-О).

Аренда

По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). При этом арендодатель в течение всего срока договора аренды транспортного средства с экипажем обязан поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ).
По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). При этом арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ).
При оформлении использования личного транспорта работника в служебных целях договором аренды важно иметь в виду следующее:
— доход физического лица по договору аренды (арендная плата и вознаграждение за услуги по управлению и технической эксплуатации по договору аренды с экипажем; арендная плата по договору аренды без экипажа) облагается НДФЛ (пп.пп. 4, 6 п. 1 ст. 208, ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ), а организация — арендатор признается налоговым агентом по НДФЛ (п.п. 1, 2 ст. 226 НК РФ);
— арендная плата как по договору аренды с экипажем, так и по договору аренды без экипажа не является объектом обложения страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ, смотрите также письмо Минфина России от 01.11.2017 N 03-15-06/71986);
— при заключении договора аренды с экипажем выплаты и иные вознаграждение за услуги по управлению транспортным средством и его технической эксплуатации являются объектом обложением страховым взносами (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ), но в части страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством они не включаются в базу для исчисления страховых взносов (пп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ). При заключении договора аренды с экипажем в целях избежания разногласий с контролирующими органами целесообразно разграничивать арендую плату (не облагаемую страховыми взносами) и плату за услуги по управлению и техническую эксплуатацию (облагаемую страховыми взносами);
— при заключении договора аренды без экипажа существуют риски переквалификации такого договора контролирующими органами в договор аренды с экипажем в целях начисления страховых взносов (смотрите постановление АС Северо-Кавказского округа от 27.06.2017 N Ф08-3727/17 по делу N А53-27263/2016, определение ВС РФ от 30.10.2017 N 308-КГ17-15395).
Арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Для документального подтверждения расходов на аренду необходимы документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ, в том числе заключенный договор аренды (субаренды), документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества. При этом ежемесячного заключения актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей для целей налогообложения прибыли не требуется, если иное не предусмотрено договором (смотрите, например, письма Минфина России от 15.11.2017 N 03-03-06/1/75483, от 15.06.2015 N 03-07-11/34410, от 16.11.2011 N 03-03-06/1/763).
По договору аренды транспортного средства с экипажем, заключенным с физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, расходы в виде платы за услуги по управлению транспортным средством в соответствии с п. 21 ст. 255 НК РФ могут учитываться в составе расходов на оплату труда. Согласно разъяснениям Минфина России для подтверждения расходов в виде платы за услуги по управлению транспортным средством необходимо наличие документов, подтверждающих факт оказания таких услуг налогоплательщику, — таким документом может быть, например, акт приема-передачи услуг (письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).
Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов (ст. 636 ГК РФ). Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).
Таким образом, как при аренде транспортного средства с экипажем, так и без экипажа на арендатора по общему правилу возлагаются расходы на оплату топлива.
Расходы на ГСМ могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В последние годы Минфин России исходит из того, что НК РФ не предусмотрено нормирование расходов на ГСМ — при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе (не обязан) учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (письма Минфина России от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).
Мы полагаем, что в рассматриваемой ситуации организация вправе не руководствоваться нормами расхода, предусмотренными указанными выше методическими рекомендациями. В целях избежания возможных претензий со стороны налогового органа организация может самостоятельно разработать нормы расхода, например, на основании данных завода-изготовителя, но с учетом условий фактической эксплуатации транспортных средств (установленные по организации лимиты утверждаются приказом руководителя).
Затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей налогового учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина (приобретение карты), ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции только подтверждает факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не подтверждает факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@).
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»).
В письме Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354 указано, что порядок, предусмотренный приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, обязателен для применения организациями автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, в том числе для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли организаций. Организации, на которых положения приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения. При этом налогоплательщик также вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ.
В рассматриваемой ситуации организация не является автотранспортной, поэтому она вправе разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (письмо Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51).
Полученные по договорам аренды транспортные средства закрепляются приказом за работниками организации (собственником или иным лицами), которые будут использовать их в служебных целях. Для целей налогообложения учитываются расходы на топливо только при использовании автомобиля в служебных целях.

Безвозмездное пользование

По договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором (п. 1 ст. 689 ГК РФ).
Налогоплательщик, получающий по договору в безвозмездное пользование имущество, включает в состав внереализационных доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества (п. 8 ст. 250, п. 2 ст. 248 НК РФ, письма Минфина России от 14.06.2017 N 03-03-07/36870, от 17.02.2016 N 03-03-06/1/8746).
При передаче транспортного средства по договору безвозмездного пользования у физического лица не возникает доходов (экономической выгоды — п. 1 ст. 41 НК РФ), облагаемых НДФЛ. Отсутствуют в таком случае выплаты и иные вознаграждения, признаваемые объектом обложения страховым взносами в соответствии с п. 1 ст. 420 НК РФ.
Ссудополучатель обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования (ст. 695 ГК РФ).
Соответственно, организация вправе отнести к расходам для целей налогообложения прибыли расходы, связанные с использованием и содержанием имущества, полученного в безвозмездное пользование, при условии соответствия таких расходов критериям, установленным ст. 252 НК РФ.
Расходы на ГСМ учитываются в том же порядке, как и при заключении договора аренды.
Полученные по договорам безвозмездного пользования транспортные средства закрепляются приказом за работниками организации (собственником или иными лицами), которые будут использовать их в служебных целях. Для целей налогообложения учитываются расходы на топливо при использовании автомобиля в служебных целях.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Арыков Степан

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *