Удержание подотчетных сумм

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства?

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства — этот вопрос рано или поздно задает каждый бухгалтер. Ответ на него не так однозначен, как может показаться. Рассмотрим все варианты.

О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет

Как обязано отчитаться подотчетное лицо

Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета

Итоги

О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет

Выдача денег под отчет регламентируется указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, устанавливающим порядок ведения кассовых операций (далее — порядок № 3210-У). Исходя из его положений, есть 3 основных момента, о которых необходимо помнить каждому бухгалтеру при выдаче денег под отчет:

  1. Деньги в подотчет выдаются на основании письменного заявления лица, получающего средства. К обязательным реквизитам такого заявления относятся (кроме Ф. И. О., должности и подписи заявителя): сумма подотчетных средств, срок, на который деньги выдаются, дата и подпись руководителя, разрешившего выдать средства в подотчет (п. 6.3 порядка № 3210-У).
  2. Сроки выдачи денег в подотчет могут быть установлены учетной политикой или отдельным приказом. Так проще будет подотчетным лицам писать заявления, а бухгалтеру — проверять сроки возврата средств. Законодательно границы сроков, на которые выдаются деньги в подотчет, не установлены. Этот вопрос решает каждое предприятие самостоятельно.

ВАЖНО! На предприятии должен быть приказ о том, кто имеет право получать деньги в подотчет.

  1. Прежде чем выдать деньги подотчетному лицу, бухгалтер обязан проверить, нет ли у заявителя задолженности по предыдущим подотчетам. Если такая задолженность имеется, деньги в подотчет выдавать нельзя (абз. 3 п. 6.3 порядка № 3210-У).
  2. Подотчетное лицо обязано отчитаться о подотчетной сумме или вернуть в кассу предприятия неиспользованные средства не позднее чем через 3 дня после окончания срока, на который ему выдавались деньги. Если деньги выдавались на командировку, подотчетник обязан отчитаться в 3-дневный срок после возвращения.

ВАЖНО! Если в указанный в заявлении период, на который выданы деньги в подотчет, работник заболел или ушел в отпуск, он должен отчитаться в течение 3 дней по выходе на работу.

О том, как регламентируется выдача и возврат подотчетных средств, можно прочитать в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Еще один важный нюанс — максимально возможная сумма, которую можно выдать в подотчет. Здесь есть свои ограничения.

Рекомендуем посмотреть материал «Какую сумму можно выдавать под отчет в 2016 году?».

Как обязано отчитаться подотчетное лицо

Для списания с работника денег, полученных в подотчет, существует установленная форма, называемая «Авансовый отчет». Бланк авансового отчета (АО) в графах о расходовании сумм заполняет подотчетное лицо самостоятельно. К АО прилагаются первичные документы, подтверждающие факт расхода.

Скачать бланк авансового отчета

В соответствующих столбцах таблицы обратной стороны бланка АО подотчетное лицо указывает:

  • порядковый номер записи;
  • дату расходования средств (выдачи первичного документа);
  • номер первичного документа;
  • наименование первичного документа;
  • сумму расхода.

Если списываются суточные расходы, не имеющие первичных документов, указывается дата расхода, ставится размер суточных, утвержденный на предприятии. Следует также указать номер приказа, на основании которого выдавались суточные командированному лицу.

В итоговой строке бланка подотчетное лицо ставит сумму израсходованных средств. Бухгалтер проверяет соответствие суммы по отчету сумме полученных подотчетным лицом средств.

Если сумма по авансовому отчету больше, чем была выдана подотчетнику, то производится доплата подотчетному лицу из кассы предприятия или (по его заявлению) на банковскую карту.

Как это сделать правильно, смотрите здесь «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Если сумма списываемых по авансовому отчету средств меньше, чем была выдана подотчетнику, он обязан вернуть остаток денег предприятию. Если подотчетное лицо не вернуло остаток неизрасходованных (не списанных по авансовому отчету) средств либо не отчиталось в указанные сроки, у него появляется задолженность перед предприятием по суммам, полученным в подотчет.

Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета

Существует 3 возможных варианта развития событий:

  1. Подотчетное лицо признает долг и пишет заявление на удержание полученных под отчет средств, по которым оно осталось должно, из его заработной платы.
  2. Работодатель удерживает долг подотчетника по своей инициативе. Эта ситуация, в свою очередь, предполагает 2 возможных варианта развития событий:
  • когда подотчетное лицо не оспаривает долга, предприятие в течение месяца с окончания срока, к которому сотрудник должен был отчитаться, может принять решение об удержании денег;
  • когда подотчетное лицо не согласно с фактом задолженности, решение об удержании денег может принять только суд.
  1. Руководитель решил простить долг подотчетному лицу.

В первом случае, когда подотчетник признает долг и пишет заявление с просьбой удержать у него подотчетные деньги из зарплаты, можно удержать единовременно всю сумму долга, если иное не указано в заявлении на удержание (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Во втором случае, когда подотчетник не оспаривает факт задолженности, бухгалтер имеет право удержать с работника долг. Для этого необходимо принять решение (издать приказ) об удержании долга в течение месяца от даты, установленной для сдачи авансового отчета в бухгалтерию или возврата подотчетных сумм. В приказе обязательно должна быть проставлена подпись сотрудника, свидетельствующая о том, что возражений у него не имеется. Эта норма установлена ст. 137 ТК РФ.

Ст. 138 ТК РФ устанавливает ограничения на общий размер всех сумм, удерживаемых из заработной платы, — 20% (в некоторых случаях — 50 или 70%).

Приведем типовые проводки по рассмотренным выше операциям:

Дт

Кт

Описание операции

Выдача в подотчет наличных денег из кассы предприятия

Отражена задолженность по невозвращенным подотчетным средствам

20–44

Начислена заработная плата сотруднику

Удержан НДФЛ из зарплаты

Погашена задолженность сотрудника

В случае же, когда подотчетное лицо оспаривает долг, решить вопрос может только суд. При этом по истечении месячного срока от крайней отчетной даты бухгалтер обязан доначислить на сумму невозвращенных подотчетных средств страховые взносы (ст. 7, 8 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Что касается НДФЛ, он начисляется по факту списания задолженности в связи с решением суда (если суд принял решение в пользу работника) либо на дату прощения задолженности.

Прощение задолженности — это последний вариант возможного развития событий при невозврате подотчетных сумм. Если принято решение простить долг подотчетному лицу, необходимо издать соответствующий приказ (можно также ограничиться получением соответствующей резолюции руководителя на заявлении подотчетного лица о прощении ему долга).

Дата резолюции (или приказа) считается датой списания долга с должника (п. 2 ст. 415 ГК РФ). В этот день необходимо начислить НДФЛ на сумму списываемой с должника задолженности. В соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ необходимо удержать с налогоплательщика (подотчетного лица) сумму НДФЛ и в этот же день (или на следующий) перечислить налог в бюджет. Удержать НДФЛ можно при выплате подотчетному лицу заработной платы.

Проводки при прощении долга по невозвращенному подотчету выглядят так:

Дт

Кт

Описание операции

Списан долг на основании приказа

Удержан НДФЛ с суммы списанного долга

Начислены взносы по списанной задолженности

Итоги

При выдаче подотчетных сумм бухгалтер предприятия обязан вести учет сроков их возврата. Если подотчетник своевременно не отчитался за выданные суммы (или не вернул их), возможно удержание их из зарплаты. Процедуру такого удержания может инициировать как сотрудник, так и работодатель.

Подробнее о том, как взыскать подотчет с директора предприятия, можно узнать из статьи «Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Серо-белая зарплата через подотчетные суммы

Разноцветные зарплатные схемы постоянно обсуждаются в судебных инстанциях. Причина простая – работодатель находится в постоянном поиске изощренных способов выплаты сотрудникам заработной платы, позволяющих избегать начисления НДФЛ, ЕСН, пенсионных страховых взносов. Один из таких вариантов недавно рассматривался Президиумом ВАС РФ, который счел недоказанным факт получения работниками доходов (материальной выгоды) через подотчетные средства.

Схема: работодатель выдает работнику денежные средства под отчет, на которые приобретаются товарно-материальные ценности (далее – ТМЦ) для организации. Вот только небольшая оговорка – продавцы ценностей ненастоящие. Сведения о них отсутствуют в ЕГРЮЛ, в Госре-естре индивидуальных предпринимателей. ИНН в документах несуществующий или чужой. Да и кассовые аппараты, указанные в кассовых чеках, не зарегистрированы.

Налоговики, встречаясь с такими фальсификациями, реагируют на недостоверные документы практически одинаково – отклоняют их, а спорные суммы рассматривают в качестве дохода, с которого необходимо уплатить налог. Только получателем дохода признают работников, вступивших в правоотношения с неведомыми лицами, а к ответственности привлекают работодателя как налогового агента работника.

А есть ли выгода?

Подобная ситуация случилась с новгородской организацией, «попавшей» на доход, с которого налоговики, руководствуясь ст. 123 НК РФ (неправомерное неперечисление сумм налогов), потребовали заплатить суммы НДФЛ, ЕСН, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, суммы пеней и штрафов.

Следует заметить, что существует один нюанс, который из «серой» схемы делает ее обычным способом приобретения ТМЦ через подотчетных лиц, – это принятие на учет организацией приобретенных ценностей в установленном порядке, оформление и утверждение всех сопутствующих документов от подотчетных лиц, в частности, авансовых отчетов, расходных ордеров, накладных. Именно так поступила новгородская организация, искавшая правды в судебных инстанциях.

В ходе налоговой проверки у новгородской организации были выявлены недостоверные первичные документы (сведения о продавце ТМЦ отсутствовали в ЕГРЮЛ, в документах указан чужой ИНН). По результатам проверки на спорные суммы, которые рассматривались налоговиками как суммы доходов работников, были начислены суммы НДФЛ, страховые взносы в ПФР, пени и штрафы.

Организация попыталась оспорить решение налоговиков. Первые две судебные инстанции не поддержали ее и согласились с налоговым органом: недостоверные документы не могут быть доказательством передачи спорных сумм, следовательно, их следует признать доходом работника (экономической выгодой), вступившего в правоотношения с официально не существующим лицом.

Однако высшая инстанция – Президиум ВАС РФ – Постановлением от 03.02.2009 судебные акты нижестоящих инстанций отменила, а решение налогового органа в части включения в базу по НДФЛ и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование подотчетных денежных средств признала недействительным.

Как указал Президиум ВАС РФ, налоговая инспекция не представила доказательств того, что спорные суммы явились экономической выгодой работников.

Достоверность на совести организации

Доводы о том, что кассовые аппараты, указанные в кассовых чеках, не зарегистрированы за указанными юридическими лицами, или сведения о продавцах отсутствуют в базе данных федеральных информационных ресурсов, или в документах указаны неправильные, чужие ИНН, сами по себе не могут служить основанием для признания данных сумм доходом подотчетных лиц.

Достоверность представленных работниками оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, определяется самой организацией-работодателем, которая несет риск ответственности по своей предпринимательской деятельности, и не влияет на правовую оценку возникших отношений самой организации и ее работников как налогоплательщиков.

Но встречаются и противоположные решения. Например, в Поволжском округе, признавая правомерным доначисление обществу ЕСН на суммы, выданные под отчет, арбитражный суд исходил из того, что квитанции об оплате проживания командированных сотрудников в гостиницах, не соответствующие счету по форме № 3-Г, утвержденной Приказом Минфина России от 13.12.93 № 121, не могут подтверждать расходы на командировки. Документально не подтвержденные расходы по подотчетным суммам работников являются объектом обложения ЕСН (Постановление от 05.08.2008 № А55-15402/2007).

2 : 0 в пользу…

Изобретательность налоговиков, усердно старающихся подготовить качественную доказательственную базу по зарплатным схемам, достойна уважения. Но не всегда их доказательства принимаются судом. Например, налоговики Свердловской области, выявив признаки схемы через подотчетников, составили протоколы допросов свидетелей, которые указывали, что организация фактически оплачивала работу. Налоговый орган запасся платежными ведомостями и черновыми записями о выдаче зарплаты. Казалось бы, доказательства неопровержимы. Но…

Суд потребовал от налоговиков доказательств того, что полученные подотчетниками денежные средства связаны с выплатами по трудовому или гражданско-правовому договору. При этом суд не принял в качестве таковых свидетельские показания и только потому, что добыты они были с нарушениями: протоколы допроса были составлены вне рамок налоговой проверки. Этот промах служителей бюджета и спас организацию от ответственности (Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 01.12.2008 № 17АП-8569/2008-АК).

Следует отметить, что в этом деле подотчетные лица пошли дальше своих собратьев по схеме, рассматриваемой Президиумом ВАС РФ. Полученные средства не были возвращены в кассу работодателя и были списаны руководителем в бухгалтерском учете как дебиторская задолженность, безнадежная к взысканию, в связи с истечением 1 года, предусмотренного ст. 392 ТК РФ, в течение которого работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю.

И несмотря на данный факт, суд решил, что в деле отсутствуют доказательства того, что полученные работниками денежные средства связаны с выплатами по трудовому или иному гражданско-правовому договору. А это является главным аргументом в доказывании зарплатной схемы через подотчетных лиц.

Неоспоримые доказательства

Так какие неоспоримые доказательства могут подтвердить использование «серой» зарплатной схемы?

Несомненно, свидетельские показания могут ими стать, если получены они будут в рамках налоговой проверки.

Если будут получены доказательства того, что полученные работником подотчетные средства были израсходованы им в личных целях, то налоговики будут праздновать победу. Такое доказательство может быть получено от самого работника, хотя вряд ли налоговики смогут получить добровольное признание в налоговых грехах, а если и получат, то скорее всего это не схема, а недоразумение.

* * *

Подводя итог, можно констатировать, что, несмотря на встречающиеся попытки налоговиков «подтянуть» подотчетные суммы к зарплате и доначислить на выявленную сумму пару налогов (НДФЛ и ЕСН) и страховые пенсионные взносы, суды бесстрастно требуют доказательств, с которыми у налоговых органов дела обстоят не так хорошо, как им хотелось бы. Может быть, им и не удастся выявить зарплатные схемы, но если будут обнаружены недостоверные документы от подотчетников, то исключить их из расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, все же придется.

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н.

На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем, эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

📌 Реклама Отключить

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Пример.

Рассмотрим при помощи каких проводок отражаются хозяйственные операции по выдаче и списанию подотчетных сумм в бухгалтерском учете.

Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например, на хозяйственные расходы, бухгалтер сделает в учете запись:

Корреспонденция счетов
Дебет Кредит
71 «Расчеты с подотчетными лицами» 50 «Касса» Выданы в подотчет денежные средства.

Не забудьте, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» является аналитическим счетом, следовательно, дебетуется данный счет по конкретной сумме. 📌 Реклама Отключить

При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме, производится списание израсходованных подотчетных сумм:

Корреспонденция счетов
Дебет Кредит
20 (23, 25, 26, 29, 10, 08) 71 Списаны расходы подотчетного лица

В том случае, если организация является плательщиком налога на добавленную стоимость, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг) собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой: 📌 Реклама Отключить

Корреспонденция счетов
Дебет Кредит
19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица

Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается проводкой:

Корреспонденция счетов
Дебет Кредит
50 «Касса» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Остаток неиспользованной суммы возращен в кассу организации

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 📌 Реклама Отключить

Корреспонденция счетов
Дебет Кредит
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Отражена сумма невозвращенного аванса

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника. При этом в учете делается проводка:

Корреспонденция счетов
Дебет Кредит
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Удержана задолженность по подотчету из заработной платы работника

При погашении работником суммы долга по подотчету можно также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»; Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 50 «Касса». 📌 Реклама Отключить

Так как в последнее время достаточно широкое применение получают расчеты с применением пластиковых карт, то нередко подотчетные лица оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства.

Для того, чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делается запись:

Корреспонденция счетов
Дебет Кредит
55 «Специальные счета в банках» 51 (52) «Расчетный счет» («Валютный счет») Переведены денежные средства на специальный карточный счет
71 «Расчеты с подотчетными лицами» 55 «Специальные счета в банках» Учтена сумма средств на карточке (аванса), выданной работнику для оплаты командировочных (представительских) расходов

РАБОТНИК НЕ ВОЗВРАТИЛ СУММУ НЕИСПОЛЬЗОВАННОГО АВАНСА

📌 Реклама Отключить

В вышеприведенном материале, были перечислены все основные требования, предъявляемые к подотчетным суммам и правила их списания. Несмотря на то, что любая организация стремиться организовать свои расчеты с подотчетными лицами таким образом, чтобы подотчетное лицо вовремя отчитывалось по выданным суммам, закрепляя порядок отчетности и правила списания подотчетных сумм специальным приказом, нередко возникает ситуация, когда работник не своевременно предоставил отчет по подотчетным суммам, и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Как поступить бухгалтеру в данном случае?

В такой ситуации вопрос может быть решен двумя способами:

· работодатель принимает решение об удержании суммы задолженности из заработной платы работника;

· работодатель принимает решение не удерживать с работника сумму задолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается в составе доходов физического лица.

📌 Реклама Отключить

В зависимости от принимаемого варианта осуществляется и отражение данных операций в бухгалтерском учете.

Рассмотрим каждый из вариантов в отдельности.

Во-первых, необходимо отметить, что принять решение об удержании суммы невозвращенного аванса из заработной платы работника работодатель имеет право на основании статьи 137 ТК РФ*

*Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

📌 Реклама Отключить

для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155) или простое (часть третья статьи 157);*

В соответствии с данной статьей для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды) работодатель имеет право произвести удержания из зарплаты работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос, о порядке возмещения ущерба решается в суде.

📌 Реклама Отключить

Пример.

Работнику организации, ответственному за проведение официального приема в феврале 2004 года были выданы денежные средства в подотчет в сумме 15 000 рублей.

После проведения официальных переговоров работник предоставил в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет, к которому были приложены документы, подтверждающие представительские расходы, а именно:

счет-фактура ресторана, в котором был организован заключительный обед на сумму 13 570 рублей с учетом НДС и документы об оплате данного счета;

счет-фактура от транспортной организации, за услуги доставки участников переговоров к месту встречи на сумму 1062 рублей, в том числе НДС и платежные документы.

Таким образом, принятые на основании авансового отчета представительские расходы составили 14 632 рубля.

Так как подотчетное лицо получило аванс в сумме 15 000 рублей, а израсходовало только 14 632 рублей, у работника осталась неиспользованная сумма в размере 368 рублей. Данная сумма не была возвращена работником в кассу.

📌 Реклама Отключить

Руководитель организации принял решение об удержании неизрасходованной суммы из заработной платы работника. Работник согласен с решением руководителя.

Обратите внимание!

Удержания из заработной платы работника нужно производить с учетом требований статьи 138 ТК РФ, согласно которой общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику.

Пример.

Предположим, что сумма начисленной заработной платы данному работнику с начала года составила:

В январе 2004 года – 5 000 рублей;

В феврале 2004г – 5 000 рублей;

Данный работник имеет право на личный стандартный налоговый вычет в размере 400 рублей. Сначала бухгалтер организации определяет сумму налога на доходы физических лиц за февраль 2004 года.

📌 Реклама Отключить

С начала года:

НДФЛ = (5000 +5000 – 400 х 2 мес.) х 13% =1196 рублей.

Так как за январь 2004 года сумма удержанного налога с данного физического лица составила 598 рублей, следовательно, НДФЛ к удержанию за февраль составит 598 рублей.

Учитывая, что общая сумма удержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать 20%, определяется максимальная сумма удержания (сверх удержанного налога на доходы физических лиц)

(5 000 рублей – 598 рублей) х 20% = 880,40 рублей.

Таким образом, при выплате заработной платы за февраль с работника будут удержаны:

налог на доходы физических лиц — 598 рублей;

сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса, выданного на представительские расходы — 368 рублей.

На руки работнику будут выданы 4034 рублей (5000 рублей — 598 рублей — 368 рублей).

В бухгалтерском учете операции по удержанию с работника невозвращенной суммы будут отражены следующим образом:

📌 Реклама Отключить

Корреспонденция счетов Сумма, рублей
Дебет Кредит
71 » Расчеты с подотчетными лицами» 50 «Касса» 15 000 Выданы денежные средства на представительские расходы
26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 12 400 Учтены представительские расходы
19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 2232 Учтена сумма НДС по представительским расходам, оплаченным подотчетным лицом
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 368 Невозвращенная сумма аванса отнесена на недостачи
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей 368 Отражена задолженность работника перед организацией
26 «Общехозяйственные расходы» 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 5000 Начислена заработная плата работнику за февраль 2004 года
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДФЛ» 598 Удержан налог на доходы физических лиц за февраль 2004 года
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» 368 Удержана не возвращенная сумма аванса
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 50 «Касса» 4034 Выдана работнику заработная плата за февраль 2004 года

В данном примере сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса (368 рублей) меньше максимально возможной суммы удержания (880,40 рублей), поэтому вся сумма удержана в одном месяце. В том случае если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично. Сначала погашается задолженность в сумме равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы. 📌 Реклама Отключить

Пример.

Воспользуемся исходными данными вышерассмотренного примера. Однако в данном варианте руководитель организации принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности в размере 368 рублей.

В этом случае сумма невозвращенного аванса признается суммой дохода физического лица.

Согласно пункту 1 статьи 210 НК РФ*

*1. При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 настоящего Кодекса.

Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу.*

Исходя из этого, организация, принимая решение не удерживать с работника сумму невозвращенного аванса, обязана исчислить, удержать у физического лица и уплатить сумму налога. Налогообложение производится по ставке 13%.

📌 Реклама Отключить

Таким образом, с данной суммы необходимо произвести удержание налога на доходы физических лиц.

Сумма дохода у физического лица с начала года составит:

В январе 2004 года – 5 000 рублей;

В феврале 2004 года – 5 000 рублей + 368 рублей;

Определим сумму налога на доходы физических лиц.

С начала года:

НДФЛ = (5 000 рублей + 5 368 рублей — 400 х 2 мес.) х 13% = 1244 рублей.

Так как за январь 2004 года сумма НДФЛ, удержанного с данного работника, составила 598 рублей, то к удержанию за февраль 2004 года следует 646 рублей.

Следовательно, на руки работник получит сумму в размере 4354 рубля (5 000 рублей – 646 рублей).

В бухгалтерском учете это отразится следующим образом:

Корреспонденция счетов Сумма, рублей
Дебет Кредит
71 «Расчеты с подотчетными лицами» 50 «Касса» 15 000 Выданы денежные средства на представительские расходы
26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 12 400 Учтены представительские расходы
19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 2232 Учтена сумма НДС по представительским расходам, оплаченных подотчетным лицом
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 368 Невозвращенная сумма аванса отнесена на недостачи
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 368 Отражена задолженность работника перед организацией
91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы» 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» 368 Списана задолженность работника по подотчету (на основании решения руководителя организации)
26 «Общехозяйственные расходы» 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 5000 Начислена заработная плата работнику за февраль 2004 года
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДФЛ» 646 Удержан налог на доходы физических лиц за февраль 2004 года
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 50 «Касса» 4354 Выдана работнику заработная плата за февраль 2004 года

Используя этот вариант, бухгалтер неизменно столкнется с вопросом нужно ли начислять сумму ЕСН и взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на сумму невозвращенного аванса, если данная сумма учитывается в составе доходов физического лица. 📌 Реклама Отключить

В рассматриваемом примере сумма невозвращенного аванса отражается в бухгалтерском учете в составе внереализационных расходов:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Данные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли на основании пункта 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Следовательно, на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ стоимость невозвращенного аванса не признается объектом налогообложения по ЕСН, так как данные расходы не снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Данная точка зрения верна только для плательщиков налога на прибыль

Пункт 3 статьи 236 НК РФ*

* Указанные в пункте 1 настоящей статьи выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если:

📌 Реклама Отключить

у налогоплательщиков — организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде;

у налогоплательщиков — индивидуальных предпринимателей или физических лиц такие выплаты не уменьшают налоговую базу по налогу на доходы физических лиц в текущем отчетном (налоговом) периоде.*

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование так же не начисляются. Основанием для не начисления служит пункт 2 статьи 10 Федерального закона от 15.12.2001 года №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»*

* Объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу (взносу), установленные главой 24 «Единый социальный налог (взнос)» Налогового кодекса Российской Федерации.*

📌 Реклама Отключить

А вот страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на сумму невозвращенного аванса начислить придется. Этого требует Федеральный закон от 24.07.1998 года №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Обратите внимание!

Бухгалтеру организации следует обратить внимание и на требования Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина РФ от 19.11.2002 года №114н. Так как сумма невозвращенного аванса, исключается из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так последующих отчетных периодов, то у налогоплательщика возникнет постоянная разница в соответствии с пунктом 4 вышеуказанного документа*

📌 Реклама Отключить

*Для целей Положения под постоянными разницами понимаются доходы и расходы, формирующие бухгалтерскую прибыль (убыток) отчетного периода и исключаемые из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов.*

В соответствии с пунктом 6 ПБУ 18/02 постоянные разницы отчетного периода отражаются в бухгалтерском учете обособленно (в аналитическом учете соответствующего счета учета активов и обязательств, в оценке которых возникла постоянная разница). В рассматриваемом примере постоянная разница может быть отражена в аналитическом учете по счету 91, субсчет 91-2.

С возникновением постоянной разницы в бухгалтерском учете организации признается постоянное налоговое обязательство (368 рублей х 24% = 88,32 рубля) — сумма налога, которая приводит к увеличению налоговых платежей по налогу на прибыль в отчетном периоде.

📌 Реклама Отключить

На сумму постоянного налогового обязательства организация корректирует величину условного расхода по налогу на прибыль, которым является сумма налога на прибыль, определяемая исходя из бухгалтерской прибыли (убытка), и тем самым определяет налог на прибыль для целей налогообложения, который признается текущим налогом на прибыль.

В учете это отражается следующим образом:

Корреспонденция счетов Сумма, рублей

Допускается ли удержание из заработной платы работника подотчетных сумм и как его оформить?

Работодатель вправе выдавать работникам денежные суммы под отчет на различные административно-хозяйственные приобретения и прочие нужды. Это могут быть средства для приобретения товарно-материальных ценностей или на командировочные расходы.

Можно ли удержать из зарплаты подотчетные суммы

Перечень лиц, которым могут выдавать средства под отчет, работодатель может закрепить через издание приказа (хотя это необязательно). Подотчетным лицом может стать любой сотрудник предприятия.

Средства под отчет могут выдаваться сотрудникам в наличной форме или в безналичном формате на банковский счет. После того как средства получены, работник должен будет отчитаться за них.

Под таким отчетом понимается предоставление сотрудником работодателю документального подтверждения размера затрат и возврат работодателю неизрасходованных подотчетных сумм. Если подотчетные суммы были выданы в наличной форме, то сотрудник должен предоставить отчет в течение 3 рабочих дней после истечения того срока, на который они были выданы ему или со дня выхода работника на работу (например, после его возвращения из командировки). Это требование прописано в п. 6.3 Указания ЦБ от 2014 года №3210-У.

Законодательно не запрещается выдавать сотрудникам подотчетные суммы, даже если они не отчитались по предыдущим.

Сроки выдачи подотчетных сумм работодатель утверждает самостоятельно и закрепляет их в локальных нормативно-правовых актах (например, во внутреннем Положении о расчетах с подотчетными лицами).

В отношении сумм под отчет, которые были выданы в безналичной форме, работодатель должен заранее определиться с двумя аспектами: на какой срок выдаются подотчетные суммы, и какова финальная дата для предоставления сотрудниками отчетности.

Если работник не отчитался по выданным ему подотчетным суммам, то работодатель может удержать их из его зарплаты. При этом ему нужно учитывать некоторые законодательные нюансы. Процедура удержания подотчетных сумм регламентируется ст. 137 Трудового кодекса.

Выдача денег работникам под отчет регулируется указанием ЦБ от 2014 года №3210-У, который устанавливает порядок ведения кассовых операций.

Нужно ли согласие сотрудника на удержание подотчетной суммы

Сотрудник может вернуть неизрасходованные им средства в наличной форме и внести их в кассу предприятия. Но если у него нет возможности в установленные сроки вернуть задолженность, то допускается несколько вариантов для ее удержания из зарплаты.

Трудовой кодекс в ст. 137 предусматривает право работодателя на возврат неизрасходованных подотчетных сумм. Вернуть средства допускается в нескольких вариантах:

  1. По желанию работника. В данном случае сотрудник пишет заявление на имя работодателя в свободной форме, где просит удержать из его доходов подотчетные суммы.
  2. По решению работодателя через издание приказа об удержании подотчетных сумм у работника.

Независимо от способа возврата подотчетной суммы от работника должно быть получено согласие на удержание. Иначе по положениям ст. 137 Трудового кодекса и согласно разъяснениям Роструда от 2007 года №3044-6-0, единственным способом для взыскания задолженности будет обращение в суд.

В приказном порядке без предварительного согласия работника получить подотчетные суммы нельзя. Согласие работника на удержание в обязательном порядке должно быть получено в письменной форме, чтобы у контролирующих инстанций не было повода для привлечения работодателя к ответственности.

Согласие может иметь форму заявления от работника, либо тот может расписаться в приказе на удержание подотчетной суммы и указать там, что он не оспаривает основания на удержание и размер задолженности.

Также работодатель может предварительно передать сотруднику письменное уведомление о размере предстоящего удержания, где тот должен поставить свою подпись.

Также на практике возможны следующие варианты развития событий:

  1. Если между работодателем и сотрудником возникли разногласия по сумме задолженности, или сотрудник отказывается возвращать денежные средства добровольно, то работодатель должен обратиться в суд. Для взыскания задолженности в данном случае действует срок исковой давности в три года.
  2. Руководство компании может принять решение о списании задолженности путем признания ее доходом сотрудника. Важно учитывать, что данная сумма станет налогооблагаемым доходом и с нее необходимо перечислить НДФЛ с неиспользованных подотчетных сумм. Прощение задолженности работнику оформляется через издание соответствующего приказа.

Документы-основания для удержания

В качестве основания для издания приказа может выступать заявление, полученное от работника на удержание определенной суммы.

Заявление подается на имя руководителя организации и содержит данные о работнике, дату получения им подотчетной суммы; размер задолженности перед работодателем, который разрешает удержать сотрудник; дату удержания. Сотрудник может указать в заявлении сумму долга, который он разрешает списывать из его зарплаты.

Но если такое заявление не было предварительно получено, то для взыскания задолженности с работника используется такая форма, как авансовый отчет. Его подотчетное лицо заполняет самостоятельно. В нем необходимо указать следующие сведения:

  1. Наименование работодателя.
  2. ФИО подотчетного лица, место его работы.
  3. Даты расходования по первичной документации.
  4. Наименование первичного документа.
  5. Сумма расхода.

В качестве приложений к авансовому отчету выступают первичные документы, которые подтверждают размер затрат: чеки, кассовые ордеры и пр. Если по авансовому отчету списываются суточные расходы, которые не имеют первичной документации, то в нем просто прописывается сумма суточных, которая утверждена на предприятии во внутренней документации.

В итоговой строчке авансового отчета подотчетное лицо указывает израсходованную им сумму, а бухгалтер проверяет, насколько она соответствует полученной им сумме.

Когда сумма списываемых средств по авансовому отчету меньше, чем было выдано сотруднику, то у него образуется задолженность перед работодателем. Именно из авансового отчета берется сумма задолженности для приказа на удержание.

На составление авансового отчета и передачу его в бухгалтерию работнику дается 3 рабочих дня после возврата из командировки или окончания срока пользования средствами под отчет. Если авансовый отчет не был представлен, то вся подотчетная сумма становится долгом сотрудника перед работодателем.

Правила составления приказа

Работодатель обязан издать приказ об удержании из зарплаты в течение месяца после того, как ему стало известно о наличии задолженности у сотрудника. Если указанные сроки были упущены, то за взысканием суммы долга придется обращаться в суд либо сотрудник должен будет предварительно написать заявление на удержание.

Сотрудник составляет заявление на удержание подотчетных сумм в произвольном формате.

В приказе следует прописать следующие сведения:

  1. Наименование компании-работодателя.
  2. Наименование документа.
  3. ФИО подотчетного лица и его должность.
  4. Дата издания приказа и место (город).
  5. Обстоятельства выдачи подотчетной суммы: когда она была выдана и на какие цели (например, в связи с командировкой).
  6. Сумма денежных средств, которая подлежит удержанию.
  7. Перечень приложений (это может быть уведомление об удержании, авансовый отчет либо письменное заявление работника).

В приказе руководитель компании может назначить ответственное лицо за удержание денежных сумм из заработной платы. Обычно это сотрудник бухгалтерии, который ответственен за начисление зарплаты.

Образец приказа на удержание из зарплаты подотчетных сумм можно скачатьздесь. Работодатель вправе утвердить собственный типовой формат приказа об удержании денежных средств из зарплаты работника. Особенно это актуально в случае, когда удержания производятся достаточно часто.

Удержание производится в ближайший день выдачи зарплаты. Его допускается произвести как из авансового платежа, так и окончательного расчета. Стоит учитывать, что даже при наличии правильно оформленного приказа на удержание и полученного согласия работника работодателю не всегда удается единовременно удержать невозвращенную ему подотчетную сумму. Связано это с тем, что положения трудового законодательства ограничивают размер удержаний из доходов работника.

Размер удержаний

Удерживаемая задолженность из доходов подотчетного лица не может превышать 20% от суммы зарплаты после уменьшения ее на НДФЛ. Указанные ограничения приведены в ст. 138 Трудового кодекса и приведены в разъясняющем письме Минздравсоцразвития от 2011 года №22-2-4852.

Если размер задолженности по подотчетной сумме превысил 20% от суммы долга, то удержания придется разбить на несколько частей. Но если от сотрудника получено письменное заявление на удержание всей суммы, то указанный лимит в 20% можно не учитывать.

Таким образом, за работодателем закреплено право на удержание из заработной платы подотчетной суммы, которая не была израсходована работником. Удержание производится через заявление сотрудника или в приказном порядке по распоряжению работодателя. В любом случае от работника нужно получить согласие на удержание, иначе получить задолженность можно только в судебном порядке. Задолженность по подотчетным суммам образуется у работника, если он не предоставил авансовый отчет в течение 3 дней после выхода на работу либо сумма по отчету меньше, чем ему было выдано.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *