Все о делопроизводстве

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

НАЧИНАЕМ РАЗБИРАТЬСЯ

Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:

  • организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
  • создание документов (документирование деятельности);
  • обеспечение хранения документов и их использования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:

  • инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;
  • номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.

Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.

Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Второй документ предназначен для применения прежде всего в федеральных органах исполнительной власти. Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти охватывают все этапы работы с документами с учетом всех действующих на сегодняшний день нормативов по делопроизводству и архивному делу, в них приведены образцы отдельных документов. Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации.

Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую.

Получение документов, первичная обработка, предварительное рассмотрение

Как правило, все перечисленные ниже работы выполняются службой делопроизводства.

Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая.

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях:

  • адрес указан только на конверте, в документе он отсутствует или не читается;
  • в полученном документе не проставлена дата или она имеет значительное расхождение с датой получения письма;
  • дата на конверте позволяет доказать время получения документов (это актуально для судебных документов и некоторых других).

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют:

  • руководителю;
  • его заместителям;
  • сразу непосредственно в подразделения.

При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Какие документы являются важными – решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства.

Регистрация входящих документов

Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях. Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением внесенных в особый список. Такой список готовят, проведя анализ обычно поступающей почты. Его включают в инструкцию по делопроизводству или утверждают приказом руководителя как самостоятельный документ.

Примерный перечень нерегистрируемых документов:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры);
  • копии информационных документов и рекламные материалы;
  • поздравления;
  • приглашения;
  • прейскуранты.

Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов в организации предлагаем учитывать следующие сложившиеся правила:

  • Регистрировать входящие документы следует в день их поступления (полученные во внерабочее время – на следующий день), для чего необходимо проставить отметку на первом листе в правом нижнем углу и занести краткие сведения о документе в принятую в организации форму регистрации (образец такой формы приведен в Примере 1).
  • Отметка должна содержать порядковый номер и дату. Кроме того, очень часто она включает название организации. Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее наносить ее с помощью штампа. Можно заказать штамп с возможностью проставления даты, что значительно сэкономит время при большом объеме документооборота.

ЗАО «Засада»

Вх. № 0421

  • Каждому документу следует присваивать уникальный номер путем добавления принятого в организации префикса для каждой группы документов (например, к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т. д.).
  • Входящие документы следует централизованно регистрировать в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно, какой-то отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
  • Необходимо соблюдать принцип однократности регистрации. Например, для оперативности письмо было направлено факсом, а затем пришел оригинал письма или одно и то же письмо было передано из одного подразделения в другое. В этих и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер вашей организации.
  • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (по электронной почте, по обычной почте и т. д.). Иногда исполнители получают документы напрямую. Постарайтесь убедить их в необходимости передавать в этом случае документы в службу делопроизводства на регистрацию.

Сама организация также предусматривает, какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами (потоками). В каждом выделенном массиве начинают присваивать номера в валовом порядке начиная с № 1 с 1 января каждого года.

При разделении документов (всех, а не только поступивших) на различные потоки обычно исходят из следующих соображений:

  • в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы;
  • обычно отдельные виды документов при регистрации не смешивают – так, отдельно регистрируют деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.;
  • регистрация проводится в одном месте;
  • допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить из деловой переписки в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по каким-то определенным вопросам, типичным для деятельности вашей организации.

■ Регистрационные формы входящих документов. Документы допускается регистрировать в журнале или на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде). Какие именно формы следует использовать – не регламентирует ни один нормативный правовой акт, значит, каждая организация самостоятельно определяет наиболее подходящую ей форму.

Изначально для регистрации документов использовался обычный бумажный журнал. Затем было предложено регистрировать документы на бумажных регистрационных карточках и на их основе создавать картотеку по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов – дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, содержания документа и др.).

Сейчас нельзя рекомендовать ни один из этих способов из-за неэффективной справочной работы. Например, не представляется возможным оперативно узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще определенный документ в организацию.

Наиболее современный подход – регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД). Для этого в СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа, в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки может быть различным в зависимости от применяемой СЭД и предъявляемых организацией требований к ее форме.

Если в организации не внедрена СЭД, то используйте электронный журнал регистрации входящих документов. Простейший вариант – использовать для этих целей обычный файл Word или Excel. Для каждого отдельного регистрируемого массива документов нужно создать отдельный файл.

Если в организации ведется электронная регистрация, то можно быстро получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т. д.).

К сведению. Распечатывать журнал необходимо, только если требуется получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

ПРИМЕР 1

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Номер

Дата

От кого получен (корреспондент)

Исходящий номер

Исходящая дата

Роспись в получении

ООО «Клин»

О заключении договора

Часто в журнал регистрации входящих документов добавляют графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

Рассмотрение входящих документов руководством и передача их на исполнение

Зарегистрированные документы в этот же день передают на рассмотрение руководителю, его заместителям либо сразу непосредственно в структурные подразделения (в зависимости от распределения обязанностей и сложившихся внутренних традиций). В задачу руководства входит оперативно рассмотреть переданные документы. Итогом рассмотрения становится вынесение резолюции (на самом документе, бумажной или электронной регистрационной карточке), из которой должно быть понятно, кто исполнитель, каковы поручения и срок исполнения, например:

Богданчикову М.Б.

Для подготовки ответа. Ознакомить работников отдела. Срок – до 16.05.2012.

Никифоров

Для типовых документов, не требующих дополнительных поручений, обычно ограничиваются указанием фамилии исполнителя:

Богданчикову М.Б.

Никифоров

После возврата документов в службу делопроизводства их необходимо в тот же день передать исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым. Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передают под роспись в журнале регистрации входящих документов.

Контроль исполнения и ведение справочной работы

В случае организации делопроизводства с нуля контроль исполнения, конечно, не является первоочередной задачей. Однако в целях качественного и своевременного исполнения документов такой контроль в той или иной форме должен проводиться в любой организации. Различают два направления контрольной деятельности:

  • контроль за исполнением документов по существу поставленных вопросов;
  • контроль за сроками исполнения документов.

Обычно за своевременное и в полном объеме исполнение поручений отвечают начальники структурных подразделений. Задача службы делопроизводства – контролировать сроки исполнения. В зависимости от имеющихся технических возможностей и объема документооборота следует определить, какие категории документов будут ставиться на контроль – все или ограниченное число (например, из вышестоящей организации, от наиболее важных контрагентов и т. д.).

Если в организации делопроизводство ведется с применением СЭД, то этот вид деятельности автоматизирован и есть возможность контролировать, на какой стадии исполнения и у кого конкретно находится любой прошедший регистрацию документ. Если регистрация ведется в журналах на бумажных носителях, то для постановки документов на контроль потребуется заводить на них дополнительную карточку (понятно, что в этом случае работа будет трудоемкой и контролироваться будет ограниченное количество документов). В случае электронной регистрации (но без применения СЭД) возможности будут находиться где-то посередине.

Итак, задача делопроизводственной службы – ставить на контроль документы, напоминать исполнителям о приближающемся сроке исполнения, вести анализ результатов исполнения документов и информировать руководство о результатах. В зависимости от практической надобности определите, с какой периодичностью будет составляться справка для руководства о просроченных или исполненных с опозданием документах (эту информацию можно также готовить в виде докладной записки).

Создание документов

Ответственность за составление и оформление исходящих (отправляемых) документов возлагается на сотрудников, подготовивших данные документы. Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие:

  • разработка образцов бланков (письма, приказа, распоряжения, акта, протокола и др.) и утверждение их в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
  • определение порядка подготовки и оформления документов и утверждение его в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
  • оказание методической помощи сотрудникам организации и обучение их правильному оформлению документов.

Нормативные акты по делопроизводству не регламентируют внешнее оформление документов, поэтому допускается проявить некоторую инициативу и установить правила, наиболее подходящие вашей организации. Тем не менее в этом вопросе стоит ориентироваться на рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию. Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления. При этом следует проверить:

  • наличие необходимых виз согласования;
  • подпись документа лицом, имеющим на это право согласно принятому в организации распределению обязанностей;
  • использование бланка организации установленной формы, реквизиты документа;
  • наличие индекса в соответствии с номенклатурой дел;
  • правильность адресования документа и наличие всех необходимых приложений.

Регистрация исходящих документов и их отправка

Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства, в небольших фирмах – секретарь. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующие требования:

  • документ регистрируется только того, как он был подписан имеющим на это право лицом – существует вероятность внесения изменений в документ, кроме того, его вообще могут не подписать, тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют, или будут пропуски номеров, или нарушится хронология регистрации,
  • однократность регистрации каждого документа в день утверждения или подписания документа – если регистрация производится в службе делопроизводства, то в подразделениях может быть только учет.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

  • исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например переписку с подведомственными организациями, документы, выделенные по территориальному признаку, и т. д.);
  • приказы по основной деятельности;
  • распоряжения по основной деятельности;
  • приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения их дополнительно делят – о приеме, переводе, увольнении (срок хранения – 75 лет), об очередных отпусках (срок хранения – 5 лет) и т. д.);
  • докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается регистрировать совместно с внешними деловыми письмами);
  • иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т. д.).

На бланке письма, приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляются в месте расположения данных реквизитов.

Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – принятый в организации номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер). Допускается дополнять порядковые номера буквенными обозначениями по исполнителю (например, 09-24/968АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту или применять другие классификаторы, удобные организации.

Установленной формы журнала регистрации исходящих документов не существует (Пример 2). Его допускается заполнять на бумажных носителях, но мы советуем согласно современным веяниям вести его в электронном виде (хотя бы в Word или Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию.

Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения, например приказов по основной деятельности (срок хранения – постоянно), приказов по личному составу (срок хранения – 75 лет).

ПРИМЕР 2

Примерная форма журнала регистрации исходящих документов

Номер

Дата

Кому направлен (адресат)

Исполнитель

Куда помещен документ

(№ дела)

Отметка об
исполнении

Арбитражный суд

О направлении ходатайства

Ковалева А.И.

Отправлено почтой

Если в организации используется СЭД, то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

Подготовка номенклатуры дел

Когда работа над документом завершена (т. е. на письмо-запрос дан ответ, сведения в соответствии с информационным письмом используются в работе, согласно письму-просьбе выполнены все необходимые действия и т. п.), требуется исполненные документы поместить в подходящее дело по номенклатуре дел.

Номенклатура дел (Пример 3) представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме. Ее ведение является обязательным, т. к. она позволяет систематизировать и упорядочить документы в текущем делопроизводстве для обеспечения их оперативного поиска и использования. Также ее можно использовать для учета документов временных сроков хранения, отбора их к передаче в архив или на уничтожение.

ПРИМЕР 3

Образец номенклатуры дел

Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ

общество «Блиц» Генеральный директор

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

24.12.2011 № 1

Москва

На 2012 год

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню*

Примечание

02. Отдел кадров

Штатные расписания и изменения к ним. Копии

3 года

Ст. 71 б

Подлинники в деле 01-02

Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии

До минования надобности

Ст. 19 а

Подлинники в деле 01-04

Приказы генерального директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении и др.)

75 лет ЭПК

Ст. 19 б

Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков

5 лет

Ст. 19 б

03. Бухгалтерия

Годовой бухгалтерский отчет (баланс)

Постоянно

Ст. 351 б

Квартальные бухгалтерские отчеты (балансы)

5 лет

Ст. 351 в

При отсутствии годовых – постоянно

Договоры о материальной ответственности

5 лет

Ст. 457

После увольнения материально ответственного лица

Начальник общего отдела Турчинская К.Е. Турчинская

Ответственный за архив

Боровичка А.О. Боровичка

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 22.12.2011 № 3

* Какой именно перечень – обычно оговаривают во введении.

После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел.

Самое сложное при составлении номенклатуры дел – сформулировать заголовки дел (они должны отражать всю документируемую деятельность с включением в нее всех подразделений организации) и правильно определить сроки хранения дел на основании действующих нормативных документов. На сегодняшний день действуют два типовых перечня, регламентирующих сроки хранения документов:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

Дополнительно можно использовать ведомственные перечни (если они составлены для вашей сферы деятельности).

Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года. Утверждение номенклатуры включает следующие основные этапы:

  • подписание руководителем службы делопроизводства;
  • визирование ответственным за архив организации;
  • согласование с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии;
  • рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап можно пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, т. е. не является источником комплектования государственного архива);
  • утверждение руководителем организации (приказом или с помощью грифа утверждения на самом документе).

Конечно, для составления номенклатуры дел требуется владеть определенными знаниями и навыками. При ее составлении необходимо приложить максимум усилий, поскольку правильно составленная номенклатура дел способствует эффективному ведению делопроизводства.

Формирование документов в дела

Документы по рассмотрению одного вопроса помещаются вместе (формируют пакет документов) в последовательности:

  • входящий документ;
  • приложение к нему (если имеется);
  • документ во исполнение входящего;
  • приложение к нему (если имеется);
  • другие документы, имеющие отношение к указанному вопросу.

Чаще всего их располагают в деле в хронологической последовательности (начиная с самой ранней даты в каждом пакете документов). Например, запрос и ответ о строительстве моста помещаются рядом, затем следующий пакет документов − о строительстве торгового центра и т. д. По правилам делопроизводства нельзя завести дело с заголовком «Исходящие» и другое самостоятельное дело с заголовком «Входящие» (а это довольно часто встречающаяся ошибка при формировании дел).

Другое существенное требование – нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения, т. е. документы постоянного (или долговременного) хранения не располагают вместе с документами временного срока хранения (до 10 лет). Например, приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении и др. (срок хранения – 75 лет) формируют отдельно от приказов по предоставлению очередных отпусков (5 лет).

К приказам по основной деятельности, утвердившим какие-либо приложения, инструкции и др. всегда должны прилагаться утвержденные документы (например, к приказу об утверждении положения о службе делопроизводства должно прилагаться названное положение, к приказу об утверждении инструкции по делопроизводству − соответствующая инструкция.

Хранение и уничтожение документов

Первоначально все документы находятся на оперативном хранении в структурных подразделениях организации. Через 2–3 года после завершения делопроизводственного года документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения (в т. ч. по личному составу) передаются по описям в архив организации. Документы временных сроков хранения (до 10 лет) обычно в архив не поступают. После истечения сроков их хранения и потери практического значения они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы.

Если вы применили на практике приведенные в статье рекомендации, то можете с уверенностью сказать, что в вашей организации система делопроизводства функционирует. Однако с течением времени происходят изменения, поэтому для поддержания на эффективном уровне организации работы с документами вам предстоит постоянно вносить в нее коррективы.

Специалист по работе с документами

Специалист по работе с документами – вакансии на эту должность довольно востребованы. Особенно, если предложения исходят от прямого работодателя. Но прежде чем получить данную вакансию, необходимо четко представлять что вас ожидает на самом деле. Должностная инструкция с должностными обязанностями поможет вам в кратчайшие сроки в этом разобраться и уже в ближайшее время сделать совершенно определенные выводы относительно данной вакансии.

Существует множество вариантов работы, где необходимо участие специалиста, умеющего работать с документами. Ведь это может быть работа с судебными, архивными, секретными и другими их разновидностями. И для каждого случая работодателю желателен профилированный специалист в определенной области. Но общие (универсальные) положения о требованиях к должности специалиста по работе с документами следующие.

  1. На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
  2. Специалист по работе с документами подчиняется начальнику административного отдела.
  3. Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела.
  4. В случае временного отсутствия специалиста по работе с документами его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.
  5. Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется:

  • действующими законодательными актами;
  • приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора;
  • инструкцией по делопроизводству и работе архива;
  • установленными на предприятии нормами и правилами;
  • политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;
  • трудовым договором;
  • положением об административном отделе.

Должностные обязанности

Специалист по работе с документами обязан:

  • Осуществлять подготовку необходимых документов.
  • Осуществлять учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.
  • Обеспечивать приём, учёт, регистрацию, контроль исполнения и сохранность принимаемых документов.
  • Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ по поручению руководства.
  • Осуществлять регистрацию, рассылку и хранение приказов.
  • Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
  • Осуществлять контроль за выполнением требований к оформлению, регистрации и учёту организационно-распорядительной документации.
  • Принимать и отправлять письма, бандероли, посылки.
  • Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

Профессиональные требования

Специалист должен знать:

  • структуру предприятия;
  • организацию делопроизводства на предприятии;
  • схемы документооборота;
  • порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
  • сроки и порядок сдачи дел в архив;
  • применение средств вычислительной и организационной техники;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • документы менеджмента качества.

Права

Специалист по работе с документами имеет право:

  • Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.
  • Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
  • Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
  • Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (соответствие ГОСТ).
  • Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
  • Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
  • Принимать решения в пределах своей компетенции.
  • Использовать льготы, установленные законодательством и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

Первичные документы и документооборот

Первичные учетные документы

первичный учетный документ бухгалтерский

Первичные документы составляют основу всего бухгалтерского учета. Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета — документация. Документация — основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Документ — это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Документы должны иметь юридическую силу, т. е. содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

  • — наименование документа;
  • — дата;
  • — наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • — количественные и стоимостные измерители;
  • — фамилия и должность лиц, ответственных за ее свершение и правильность оформления;
  • — личные подписи этих лиц и их расшифровки;
  • — печати организации, штампы.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере). Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установленные сроки для записи в учетные регистры.

В составе документов различают:

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

По назначению все первичные документы делятся на: организационно-распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

  • — организационно-распорядительные (приказы, распоряжения, указания, доверенности) разрешают проведение операций, и информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах;
  • — оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т. д.) отражают факт совершения операции, информация, содержащаяся в них, записывается в учетные регистры. Существует целый ряд документов, которые сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выплату заработной платы), данные, содержащиеся в них, заносятся в учетные регистры;
  • — документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами являются бухгалтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таблицы.
  • — комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической их выдачи и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. К накопительным документам относятся лимитно — заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, платежные поручения, акты на списание основных средств и т. д.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отсчете предусмотрено описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники.

Документы, составленные ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.

Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов. Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме, арифметически.

При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции. Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно — материальных и других ценностей, к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции.

Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия при составлении документов. Он важен и потому, что большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы, все цифры четко проставлены, содержание операции и все реквизиты отражены.

После этого бухгалтер проводит арифметическую проверку, которая сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов. Таксировка выполняется путем умножения количества на цену. Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

После проверки бухгалтер обрабатывает документы. Контировка документов заключается в определении счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в документах хозяйственные операции.

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Унифицированные документы — это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

Стандартизация — установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

Телефон: +7 (495) 135-13-07
Стоимость: от 11 000р. за курс

Самой важной частью функционирования любого предприятия является ведение его документов. Иными словами – делопроизводство. Специалист по делопроизводству: секретарь, административный работник, архивариус — важная «кадровая единица» в деятельности любой организации. Однако востребованным специалистом вы станете лишь в том случае, если у вас есть для этой профессии необходимые знания и умения.

Вы хотите знать делопроизводство досконально и в точности? Боитесь запутаться в бумагах? Не понимаете, в чем разница между организационно-распорядительными, информационно-справочными, коммерческими и прочими видами документов? Не знаете, как передать дела на архивное хранение? Все необходимые знания вы получите на этом курсе!

На занятиях вы научитесь обращению с документацией на всех этапах ее существования – от создания до списания в архив. Вы узнаете, как правильно составлять и оформлять разные виды документов, вести деловую переписку, контролировать исполнение управленческих решений, организовывать документооборот компании и архивное хранение.

Образовательный центр — РУНО (ЦАО)

Адрес: м. Пролетарская, Волгоградский пр-т, д. 2
Сайт: https://cpb-runo.ru
Телефон: +7 (495) 637-61-86, +7 (925) 740-30-15
Стоимость: от 9 450р. за курс

ПО ОКОНЧАНИИ КУРСА ВЫ БУДЕТЕ УМЕТЬ:

  • Составлять распорядительные, организационные, информационные документы
  • Грамотно вести деловую переписку с контрагентами и партнерами организации
  • Осуществлять организацию документооборота, составлять номенклатуру дел
  • Осуществлять контроль за исполнением и хранением документов
  • Организовывать подготовку документов к архивному хранению

Объем курса — 42 академических часа,
из них: аудиторных – 27 академических часов, на выполнение самостоятельной практической работы — 15 академических часов

ФОРМАТ ПРОВЕДЕНИЯ ЗАНЯТИЙ:

  • Интерактивное занятие с презентациями и подшивкой документов
  • Выполнение практических работ
  • Теория и практика — ОДНОВРЕМЕННО
  • Практика оформления документов в MS Word
  • Совмещение небольших блоков теории и практики на компьютере
  • Практика на примере реальной компании

Современная научно-технологическая академия (ЦАО)

Адрес: м. Охотный ряд, Газетный переулок, д. 3, стр. 1
Сайт: https://www.snta.ru
Телефон: +7 (495) 01-222-05
Стоимость: рассчитывается индивидуально

В Современной научно-технологической академии (СНТА) предлагается повысить квалификацию по «Кадровому делопроизводству». К освоению образовательной программы приглашаются:

  • Управляющие отделами кадров;
  • Специалисты и менеджеры, которые занимаются подбором работников;
  • Специалисты, отвечающие за работу, оценку, аттестацию персонала;
  • Специалисты в области карьерного развития;
  • Специалисты, занимающиеся организацией, нормированием и оплатой труда.

По окончанию курса выпускникам выдается удостоверение установленного образца.

Основная цель учебного процесса – сформировать и усовершенствовать набор компитенций, необходимый для того, чтобы обучающиеся могли оперативно решать задачи и находить выход из сложных ситуаций, связанных с профессиональной деятельностью.
В зависимости от целевой группы основная образовательная программа подбирается индивидуально для обучающихся. Особенностью курса является объем нагрузки, норма обучения должна составлять более 16 академических часов.

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса (СВАО)

Адрес: м. Улица Академика Королева, ул. Кондратюка, д.3
Сайт: http://maspk.ru
Телефон: 8-499-116-57-10
Стоимость: рассчитывается индивидуально

Курс переподготовки может длиться от 250 до 520 часов, в зависимости от уровня начального образования и личных пожеланий слушателя. Программа «Делопроизводство» реализуется в формате дистанционного обучения, каждый слушатель получает персональный доступ к порталу академии, где содержится весь перечень необходимых учебно-методических материалов: лекции, литература и многое другое. Также слушателям доступны электронные сервисы для самопроверки по пройденному курсу. Обучение проводится индивидуально, преступить к занятиям можно сразу после заключения договора, не дожидаясь набора группы. Успешно сдавшим итоговый экзамен слушателям выдается диплом о профессиональной переподготовке установленного образца.

Центр образования — Элкод (СВАО)

Адрес: м. Дмитровская, Бутырская ул., д. 76, стр. 1
Сайт: http://www.eduel.ru
Телефон: + 7 (495) 956-06-95
Стоимость: от 21 000р. за курс

Результат обучения – освоение знаний и навыков, необходимых для организации кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.

Программа курса:

  1. Основные принципы правового регулирования трудовых отношений.
  2. Источники правового регулирования трудовых отношений.
  3. Трудовой договор: понятие, стороны, содержание, сроки, порядок заключения, изменения и расторжения.
  4. Испытание при приеме на работу.
  5. Дисциплина труда.
  6. Рабочее время и время отдыха.
  7. Оплата труда. Ограничение удержаний из заработной платы. Оплата труда в условиях, отклоняющихся от нормальных. Сроки расчета при увольнении.
  8. Ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы. Гарантии и компенсации.
  9. Материальная ответственность сторон трудового договора.
  10. Особенности правового регулирования труда иностранных работников.
  11. Надзор за соблюдением трудового законодательства. Трудовые споры.
  12. Правила подготовки и оформления основных видов кадровых документов.

Институт мировых цивилизаций (ЦАО)

Адрес: м. Комсомольская, 1-й Басманный переулок, д. 3, стр. 1
Сайт: http://imc-i.ru
Телефон: +7 499 261-16-68
Стоимость: от 9 140р. за курс

Выпускники курса «Секретаря и документооборота» умеют организовывать работу офиса, справляться с трудностями в работе секретаря и эффективно работать с информацией. Курс поможет секретарям систематизировать знания, освоить новые методы для эффективной работы. Уровень подготовки соответствует должностным требованиям к секретарям-референтам. Выпускники получают документ об окончании курсов и работают секретарями референтами и делопроизводителями.

Программа курса:

  1. Организация работы секретаря
  2. Из истории профессии
  3. Личность секретаря и его роль в деятельности современной организации
  4. Должностная инструкция секретаря
  5. Требования и пожелания работодателей к секретарю
  6. Деловые и личные качества
  7. Первый рабочий день
  8. Организация рабочего места
  9. Планирование рабочего времени
  10. Работа секретаря с информацией
  11. Контроль за исполнением поручений и заданий руководства
  12. Координация работы офиса

Учебный центр — ФИНКОНТ (ЦАО)

Адрес: м. Бауманская, ул. Бауманская д. 6, стр. 2
Сайт: https://www.fcaudit.ru
Телефон: +7 495 698 6364
Стоимость: от 22 800 р. за курс

В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административно-хозяйственного обслуживания организации и вопросам администрирования работы с позиции руководителя секретариата.

Для кого предназначен курс?
Управляющих документацией, руководителей секретариата, помощников руководителей, начальников и заместителей управления делами, общих отделов, отделов документационного обеспечения; специалистов административных подразделений.

Особенности программы
Курс разработан в соответствии с требованиями профессионального стандарта: «Специалист по управлению документацией организации» (регистрационный номер 46898, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10.05.2017 № 416н).

Консалтинговый центр (ЦАО)

Адрес: м. Красные Ворота, ул. Мясницкая, д. 47
Сайт: http://www.concentr.ru
Телефон: +7 (495) 623-80-44
Стоимость: 14 170р. за курс

Повышение квалификации руководителей и специалистов служб документационного обеспечения и архивов.

Организация документооборота. (8 час.)

  • Служба делопроизводства (СДОУ): состав, структура, функции. Локальные нормативные акты, регламентирующие работы СДОУ (положения, должностные инструкции работникам).
  • Организация документооборота. Типовая технология. Электронный документооборот. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления.
  • Особенности организации работы с обращениями граждан и документами, имеющими грифы ограничения доступа («для служебного пользования», «персональные данные», «коммерческая тайна»). Организация защиты конфиденциальной информации.

Весь курс: 48 часов
По результатам обучения выдается удостоверение о повышении квалификации.

Столичный институт экономики (ЦАО)

Адрес: м. Белорусская, ул. Лесная, д. 39, каб. 303
Сайт: http://secr.edu-line.ru
Телефон: +7 (495) 991-80-41
Стоимость: от 9 530р. за курс

Курсы делопроизводства позволяют получить знания и навыки, необходимые для организации труда с максимальной эффективностью. Приходите! Вы не пожалеете о потраченном времени.

Курсы делопроизводства ведут опытные педагоги. Они знают все об учете документов, владеют навыками, необходимыми для устранения возникших в ходе работы затруднений. Преподаватели поделятся с вами своими знаниями. Они передадут вам востребованные в современном мире навыки. Кроме того, на занятиях педагоги помогут скорректировать вашу работу. Они устранят ошибки и дадут советы, пользоваться которыми вы будете очень долго.

На курсах делопроизводства созданы максимально комфортные условия. Благодаря им вы будете с легкостью выполнять все задания, отрабатывать навыки. У вас не возникнет никаких затруднений, так как ваше рабочее место будет дополнено всем необходимым.

Для курсов делопроизводства разработаны специальные программы. Они учитывают все изменения в законодательстве, действующие в настоящий момент правила оформления различной документации. Благодаря этому вы получаете актуальные знания, а не устаревшие.

Столичный институ экономики и финансов (ЦАО)

Адрес: м. Таганская, Марксистская ул., д.3, стр. 1
Сайт: http://kursy-menedjerov
Телефон: +7 495 258-89-71, +7 495 785-93-68
Стоимость: от 6 570р. за курс

КУРСЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПК

Курсы помогут вам ликвидировать компьютерную безграмотность за короткие сроки, при том что они научаться очень важным тонкостям работы с программами Word и Excel на уровне очень хорошего пользователя. Естественно, вы можете заставить каждого самостоятельно проходить все, что только усугубит положение, так как если изучать все самостоятельно- уйдут месяца, а тем более чтоб закрепить весь материал — и то больше времени.

Важны как никогда профессионализм и качество информации, с учетом этих требований вашими специалистами — преподавателями была разработана программа изучения основ делопроизводства, куда входит полное изучение программ Word и Excel, начиная от обычного стандартного форматирования и заканчивая сложными расчетными диаграммами и таблицами. По завершении курсов каждому выдается сертификат.

Центр профессионального развития — Профи Карьера (ЦАО)

Адрес: Крестьянская Застава, ул. Воронцовская, д. 35Б корпус 1
Сайт: https://seminarna.ru
Телефон: +7 (495) 150 18 17
Стоимость: от 8 900р. за курс

Центр профессионального развития «Профи-Карьера» предлагает курсы делопроизводства и документооборота, документационного обеспечения управления в Москве. Центр обладает образовательной лицензией, что позволяет слушателям получать удостоверение о повышении квалификации. Обучение делопроизводству ведут квалифицированные преподаватели-практики с многолетним стажем в области документоведения. Среди делопроизводителей, уже прошедших обучение в «ПРОФИ-КАРЬЕРА», представители компаний Ростелеком, Nordwind airlines, Роcнефть, РЖД, МГТС и др.

  • Возможен корпоративный формат обучения
  • Возможен дистанционный формат обучения

Учебный центр — ГЦДПО (ЦАО)

Адрес: м. Белорусская, 3-я улица Ямского поля, дом 2, корпус 13, 6 этаж.
Сайт: https://doprof.ru
Телефон: +7 (495) 150-31-41
Стоимость: от 8 600р. за курс

Почему центру доверяют?

  • 12 лет успешной работы на рынке образовательных услуг;
  • Более 51 000 выданных удостоверений и квалификационных свидетельств;
  • Специальные предложения для корпоративных клиентов;
  • Свыше 240 курсов, семинаров и тренингов для начинающих и специалистов, многие проводятся по авторским методикам;
  • Все выпускники полностью готовы к профессиональной деятельности по избранной специальности;

Став слушателем учебного курса делопроизводства на ПК, Вы освоите современные методики документооборота и делопроизводства, научитесь создавать и оформлять документы по ГОСТу, эффективно и правильно организовывать рабочий процесс как свой, так и всего офиса. Посещая компьютерные курсы «ГЦДПО», Вы быстро превратите свой персональный компьютер в отличного помощника.

Для многих из нас компьютер является неотъемлемым инструментом в работе. Учебный курс слепого метода печати поможет Вам быстро и четко выполнять набор документов и текста на компьютере. Вы научитесь «вслепую» работать с клавиатурой, значительно сокращать время, затрачиваемое на подготовку документации и оперативно использовать клавиатуру в работе с программами.
Учебный центр ГЦДПО предлагает всем желающим комплексный учебный курс, совмещающий в себе обучение делопроизводству на компьютере и слепому десятипальцевому методу печати.

Канцелярия РФ (ЦАО)

Адрес: м. Красные Ворота, Красноворотский проезд, дом 3, строение 1
Сайт: http://канцелярия.рф
Телефон: +7 (495) 515-65-39
Стоимость: от 11 000р. за курс

Обучение в центре проводится с уклоном в сторону практической работы. Большинство организаций в Москве страдают от отсутствия у специалистов практических навыков, что для делопроизводства часто является весьма критичным. Курсы ориентированы на начинающих, поэтому программа предусматривает напряженную работу с бланками различного рода документов уже в ходе обучения.

На занятиях слушателям выдаются готовые образцы бумаг, участвующих в документообороте. Все документы последовательно используются на курсах делопроизводства в рамках функционирования некоего абстрактного предприятия.

Программа курсов по делопроизводству соответствует современным требованиям, предъявляемым работодателями Москвы к квалификационным характеристикам Специалист кадровой службы, Секретарь референт, Архивист и включает:

  • основные принципы делопроизводства, правила и традиции создания документов в различных областях деятельности;
  • основы кадрового документооборота, хранение архивов и архивоведение;
  • этикет, деловой протокол, психологию делового общения;
  • использование офисной техники для создания документов различного назначения;
  • традиции и правила делового общения в интернете.

Московская академия народного хозяйства и государственной службы (ЮВАО)

Адрес: м. Дубровка, ул. Шарикоподшипниковская, д. 2
Сайт: https://manepa.ru
Телефон: +7 495 795-23-06, +7495 266-65-17
Стоимость: рассчитывается индивидуально

Цели и задачи программы

Обучение делопроизводству в МАНХиГС проводится в целях удовлетворения требований Приказа Минтруда РФ № 691н от 06.10.2015 года «Об утверждении профстандарта «Специалист по управлению персоналом», вступившего в силу с 01.11.2015 года и требующего обязательного получения дополнительного профобразования специалистами по кадровому делопроизводству, не имеющими диплома о профильном образовании по делопроизводству.

Результаты обучения

Программа дополнительного профессионального образования «Делопроизводство» позволяет слушателям в полной мере освоить:

  • учет, заполнение и подготовку документации различного содержания;
  • обновление научно-методологического обеспечения материально-технической и информационной базы с использованием автоматизированных систем управления и современного программного обеспечения;
  • ведение делопроизводства и организацию хранения документов в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами;
  • принципы и методы упорядочения состава документов и информационных показателей и многое другое.

Учебный центр — Профакадемия (ЦАО)

Адрес: м. Электрозаводская, ул. Большая Почтовая, 36
Сайт: https://profacademia.ru
Телефон: 8 (800) 551-92-20
Стоимость: от 2 900р. за курс

Учебный центр «Профакадемия» предлагает курсы повышения квалификации по актуальным программам. Специалистам даже не нужно лично присутствовать на занятиях. Обучение может проводиться дистанционно с помощью средств связи и коммуникации, что позволяет совмещать работу и учебу.

Команда профессионалов учебного центра обеспечивает повышение квалификации в сфере управления и менеджмента благодаря:

  • системе обучающих материалов в электронном виде;
  • комплексу практических советов и рекомендаций;
  • базовым консультациям с практикующими специалистами;
  • удобным графикам обучения и итогового тестирования.

Документ, который получают учащиеся по результатам курсов повышения квалификации, соответствует всем государственным требованиям и может быть представлен в компетентные органы.

Открытое образование (ЦАО)

Адрес: м. Октябрьская, Ленинский проспект, д. 2А
Сайт: https://openedu.ru
Телефон: не указан
Стоимость: не указана

Курс «Делопроизводство (Документационное обеспечение) включает двенадцать тем (16 лекц.), объединенных в три раздела (модуля):

  • Документирование
  • Документооборот
  • Архивное дело

Каждая тема включает лекционный материал, презентации, контрольные вопросы (тесты) и задания, позволяющие контролировать полученные слушателями знания и умения.

Цель изучения дисциплины — изучение организации эффективного делопроизводства в условиях функционирования современного предприятия, формирование системы теоретических сведений и практических знаний по составлению, редактированию и последующей обработке документов с учетом требований действующего Российского законодательства.

Если студент успешно сдает экзамены, ему будет предоставлено документальное подтверждение результатов обучения — сертификат.

Центр профессионального обучения — Столица (САО)

Адрес: м. Сокол, Волоколамское шоссе, д. 2
Сайт: http://www.szao-kursy.ru
Телефон: +7 495 640-11-20, +7 495 120-60-27
Стоимость: от 6 380р. за курс

УЧЕБНАЯ ПРОГРАММА КУРСА

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО НА ПК»

1. Оформление бланков документов
Форматирование страниц, абзаца, шрифта. Оформление текста.
Создание всех видов бланков и сохранение их в Автотексте.
Форматирование служебного письма.

2. Оформление информационно-справочной документации

Выделение фрагментов текста. Перемещение фрагментов.
Оформление и форматирование гарантийного письма.
Оформление и форматирование Акта.

3. Оформление документов с помощью табулятора

Создание списков. Табуляция в тексте.
Оформление документов с помощью табуляции.
Печать конверта с адресами отправителя и получателя.

4. Оформление отдельных видов документов

Оформление визиток. Оформление титульного листа доклада.
Построение таблиц в программе Word.
Зачетное задание.

Работа в системе Excel
Построение таблиц в программе Excel.
Построение диаграмм.
Вставка в текст документа Word ранее разработанной таблицы Excel.

Зачет (собеседование).

Moscow Business School (ЮЗАО)

Адрес: м. Ленинский проспект, Ленинский проспект, д. 38А
Сайт: https://mbschool.ru
Телефон: +7 (495) 646-75-17
Стоимость: от 11 400р. за курс

Административная поддержка руководителя: современное секретарское дело и делопроизводство.

В результате обучения вы:

  • рассмотрите функциональные направления работы помощника руководителя
  • узнаете о закономерностях формирования корпоративной культуры и своей роли в этом процессе
  • изучите правила подготовки и проведения рациональной деловой беседы
  • узнаете, какие профессиональные и личные качества помощника руководитель считает важными и необходимыми
  • рассмотрите особенности письменных и устных коммуникаций
  • ознакомитесь с методами оптимизации закупок расходных материалов
  • научитесь оформлять документы в соответствии с требованиями нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 и узнаете о его особенностях
  • получите навыки исправления типичных ошибок в оформлении и в текстах служебных документов
  • рассмотрите основные этапы документооборота
  • станете обладателем карты постоянного клиента, которая дает возможность пройти обучение на семинарах и программах MBA от Moscow Business School со скидкой 5%

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

  • общим – касающимся основной деятельности компании,
  • кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
  • секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
  • электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 – номер по порядку, БУ – бухгалтерия, 2017 – год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период – на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

  • Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

  • Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

  • Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

скачать

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *