Закон о командировках в России 2018

Содержание

Об НДФЛ и взносах при направлении в однодневные командировки, из которых можно ежедневно возвращаться

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 17 мая 2018 г. N 03-15-06/33309

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел обращение от 06.03.2018 по вопросу обложения страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц выплат работникам организации при направлении в однодневные командировки, из которых они имеют возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного места жительства, и сообщает следующее.

1.Страховые взносы

Положениями подпункта 1 пункта 1 статьи 420 и пункта 1 статьи 421 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) предусмотрено, что объектом и базой для начисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в статье 422 Налогового кодекса.

В соответствии с пунктом 2 статьи 422 Кодекса при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно и другие перечисленные в названном пункте расходы на командировки работников.

Пунктом 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749, определено, что при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Таким образом, поскольку выплаты, связанные с однодневной командировкой работника, нельзя квалифицировать как суточные, то оснований применять в отношении таких выплат пункт 2 статьи 422 Кодекса в части их освобождения от обложения страховыми взносами не имеется.

В случае если указанные выплаты являются возмещением документально подтвержденных расходов работника, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс), то такие выплаты не подлежат обложению страховыми взносами на основании пункта 2 статьи 422 Кодекса как фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на командировку.

В противном случае выплаты работнику, не подтвержденные документами на возмещение расходов в командировке, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке на основании пункта 1статьи 420 Кодекса.

2.Налог на доходы физических лиц

Согласно пункту 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

Положениями указанной статьи предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

То есть в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса суточные не требуют документального подтверждения их использования. В отношении выплат, компенсирующих остальные расходы налогоплательщика, связанные с командировкой, для их освобождения от налогообложения требуется документальное подтверждение произведенных расходов.

Таким образом, если денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, не являются суточными, а относятся в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, суммы возмещения таких расходов могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от налогообложения, в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных за счет указанных денежных средств расходов.

Заместитель директора
Департамента
Р.А. СААКЯН

Загранкомандировка (заграничная командировка)

Оформление загранкомандировки

При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.

Перед отъездом работнику надо выдать аванс на командировочные расходы либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках).

Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.

Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.

В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код «РВ» или цифровой код «03» (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить авансовый отчет (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).

Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в «прибыльном» налоговом учете.

Оформление авансового отчета по командировке за границу

Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.

Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):

  • в графах 6 и 8 — в той валюте, в которой оплачены расходы;

  • в графах 5 и 7 — в рублях по курсу пересчета.

Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):

  • в строке 1а — в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;

  • в строке 1 — в рублях по курсу пересчета.

Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.

Документы, подтверждают командировочные расходы работника

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

Расходы на проживание подтверждаются счетом гостиницы.

При этом документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежным отелем, необходимо построчно перевести на русский язык.

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.

Нормы возмещения командировочных расходов и суточных при загранкомандировке

Нормы и порядок возмещения расходов по загранкомандировке устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте (п. п. 11, 16, 21, 22 Положения о командировках).

Суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):

  • за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;

  • за день въезда в РФ, а также за время в пути по территории РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется (п. п. 18, 19 Положения о командировках):

  • для командировок в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, — по проездным документам;

  • для командировок за границу — по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы.

При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Суточные и НДФЛ

При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.

Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:

— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

— не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).

С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.

Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.

Положение о командировках 2018 года

Образец положения о командировках 2018 года сможет обеспечить эффективность служебных поездок работников организации в соответствии с требованиями действующего российского законодательства. Кроме того, правильно оформленный документ поможет избежать недоразумений с ИФНС и ГИТ. В статье будет рассмотрен этот локальный акт, с учетом всех правовых норм РФ в 2018 году.

Необходимость положения о командировках в 2018 году

Положение о командировках – это локальный документ, который регламентирует процедуру возмещения расходов работникам во время служебных командировок. Расходы сотрудников во время служебных поездок, как правило, следующие:

  • на жилье;
  • на проезд;
  • суточные траты.

Обратите внимание, что положение о командировках, в случае возникновения нестандартных ситуаций в ходе служебной поездки, определяет порядок действий, как работодателя, так и сотрудника. Именно поэтому важно, чтобы каждое предприятие разработало собственный локальный документ, в котором будут четко сформированы все особенности командировок сотрудников.

Тем не менее, однозначный ответ на вопрос об обязательном наличии положения о командировках в организации отсутствует. Это связано с тем, что все денежные нюансы, связанные с командировками, можно отразить в другом документе – положении об оплате труда.

К тому же, в российском законодательстве нет упоминания о том, что положение о командировках – это обязательный локальный акт предприятия. В соответствии с частью 4 статьи 168 ТК РФ, размер компенсаций работникам за расходы, понесенные ими в служебных поездках, допустимо оформлять в соответствии с внутренним нормативным актом компании.

Помимо этого, рекомендуется установить точные размеры оплаты служебных поездок сотрудников, которые отправляются в командировки в выходные дни (праздники).

С образцом положения о командировках 2018 года можно ознакомиться здесь:

Нужно ли командировочное удостоверение в 2018 году?

Командировочное удостоверение представляет собой документ, выданный организацией сотруднику на время пребывания его в командировке. Благодаря данному документу можно обосновать место (время) нахождения работника при его отсутствии на непосредственном рабочем месте.

В 2018 году служебное удостоверение для командировки сотрудника выдавать не нужно, в связи с тем, что документ был отменен еще в 2015 году.

Длительность командировки: как ее определить?

Чаще всего срок пребывания работника в служебной поездке определяется положением о командировках. Нередко возникают непредвиденные случаи.

К примеру, работник доехал до места назначения на попутном транспортном средстве. В данной ситуации нет каких-либо конкретных инструкций, а значит, срок служебной поездки работника будет определен в соответствии с приказом руководителя предприятия, согласно которому сотрудник был отправлен в командировку.

Таким образом, для того чтобы определить сколько сотрудник находился в служебной поездке, нужно обратиться к дате начала командировки (в соответствии с приказом) и к сопутствующим документам (это зависит от отдельной ситуации).

Расходы работника в служебной поездке

В структуру положения о командировках включено несколько разделов, в числе которых одним из основных является порядок предоставления отчетности, которая связана с отправкой работника в служебную поездку.

Зачастую в организации устанавливают порядок, в соответствии с которым работник, который вернулся из командировки, в трехдневный срок обязан предоставить документальное подтверждение целевой траты денежных средств за время нахождения в служебной поездке.

Статьи расходов сотрудника во время служебной поездки рекомендуется конкретизировать в положении о командировках. Например, можно установить предельную сумму на питание работника в командировке в размере 1000 рублей (в сутки). Эта сумма и будет подлежать возмещению работнику, приехавшему из служебной поездки.

В положение о командировках образца 2018 года следует также отразить механизм компенсации сотрудникам, которые используют для осуществления служебной поездки личный автотранспорт. В этой ситуации срок командировки должен определяться на основании служебного письма, подписанного командированным работником после того, как он вернется в офис компании.

Особенности однодневных поездок и служебные записки в 2018 году

Командировки бывают не только длительными, но и однодневными. Руководитель предприятия самостоятельно принимает решение о возможности направления сотрудника в служебную поездку на один день с учетом следующих моментов:

  • количество километров до места командировки;
  • характер выполняемой работы;
  • время, которое потребуется работнику для отдыха;
  • занятость работника в командировке.

Далее решение руководства отражают в служебной записке. При отсутствии возможности отправить сотрудника в служебную поездку на один день, принимается решение о выплате работнику суточных командировочных расходов.

В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.

Если служебная поездка занимает всего один день, а работник возвращается к ночи, то в обязанности предприятия входит компенсация следующих расходов сотрудника:

  • на проезд;
  • на транспортировку багажа, который необходим для выполнения рабочих обязанностей.

Суточные командировочные расходы в данном случае не подлежат возмещению.

Отметим, что действующее законодательство РФ не содержит требования об обязательном составлении служебной записки. Этот вопрос решается по усмотрению работодателя и зависит от отдельной ситуации.

Документ допустимо составлять в свободной форме. Работодателю в нем следует указать такую информацию:

1. Причины, по которым сотрудник отправляется в служебную поездку.

2. Задачи, которые поручено решить откомандированному работнику.

В некоторых ситуациях служебная записка может быть оформлена сотрудником. Речь идет о таких случаях:

1. У работника нет документов, которые являются подтверждением выделенных ему денег на командировку.

2. Сотрудник использовал личный (арендованный/служебный) транспорт в ходе служебной поездки.

Как оплачиваются расходы при отъезде работника в выходной день?

Минтруд РФ в письме № 14-2-337 от 25.12.2013 года дал разъяснения относительно оплаты затрат сотрудника в случае его направления в служебную поездку (или возвращения из нее) в выходные дни.

В частности, в соответствии с нормами статьи 153 ТК РФ, отправка в командировку, так же как и возвращение из нее в выходной, должно будет оплачено минимум в двукратном размере.

По желанию сотрудник имеет право отказаться от двойной оплаты расходов в выходные дни и выбрать обычную компенсацию и выходными днями, которые будут для него удобны.

Страховые взносы с командировочных расходов, превышающих норму в 2018 году

Действующее законодательство требует, чтобы с суточных командировочных расходов, которые превышают установленный размер, были уплачены страховые взносы. На основании пункта 2 статьи 422 НК РФ, нормативы суточных командировочных затрат в 2018 году такие:

  • для поездок в пределах РФ – 700 рублей (в день);
  • для поездок в другие страны – 2500 рублей (в день).

Не забудьте учесть эти нормативы при составлении положения о командировках в 2018 году.

В завершении приведем пример расчета.

Допустим, что для служебных поездок в пределах РФ в организации установлен минимальный размер суточных командировочных расходов – 1100 рублей (в день). Фирме понадобилось отправить работника в трехдневную командировку в соседний регион.

Какая сумма денег в данном случае попадет под уплату страховых взносов?

Сумма суточных расходов сотрудника за три дня составит 3300 рублей. Значит, расчет будет выглядеть так:

Как отправить сотрудника в командировку, какие документы нужно оформить в 2018 году, особенности

Бизнес интересы субъекта хозяйствования могут выходить за пределы территории, на которой он расположен. Поэтому, для решения задач руководства в других городах сотрудники могут выезжать в командировки. Такая поездка требует финансирования понесенных в ней расходов, а также правильного оформления документально. Поэтому, ответственное лицо должно понимать, как происходит оформление командировки.

Что считается командировкой

Закон содержит четкое определение, что именно можно считать командировкой. Это поездка, во время которой выполняется служебное задание в другой компании. При этом принимающая сторона может располагаться как в регионе нахождения субъекта, так и в иной местности либо стране.

Не могут быть командировками поездки на курсы повышения квалификации, а также перевод работника временно в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, но при этом такой перевод не должен нести изменения условий трудового соглашения.

Однако поездка работника по заданию руководства из головного офиса в региональный и обратно будет являться командировкой.

Длительность поездки определяется руководством субъекта бизнеса и закрепляется в приказе на командировку либо служебном задании.

Внимание: в течение 3-х дней с момента возвращения из командировки, работник должен предоставить отчет о проделанной работе и подтверждающие расходы документы.

В обычных условиях руководство субъекта бизнеса имеет право не спрашивать желания сотрудника при направлении его в служебную поездку, поскольку она будет являться выполнением его прямых трудовых обязанностей.

Однако закон устанавливает несколько категорий, для кого командировки либо вообще запрещены, либо требуют предварительного получения письменного согласия.

Установлен запрет на отправление в командировку следующих работников:

  • Женщина, которая ожидает появления ребенка;
  • Работники, которые на момент поездки являются несовершеннолетними. Однако данный запрет не действует, если данные сотрудники имеют творческие профессии (актеры, журналисты, певцы, и т. д.), либо являются профессиональными спортсменами.
  • Работники, которые выполняют трудовые обязанности на основе ученического договора.

Важно: данных сотрудников запрещено отправлять в служебные поездки, даже если они дают на это письменное согласие.

Для следующих работников требуется получения у них письменного согласия на направление в служебную поездку:

  • Женщины, у которых есть маленькие дети. Также в эту категорию относятся единственные родители детей до трех лет;
  • Одинокие работники, если их детям еще не исполнилось пять лет;
  • Работники, у которых в семье есть дети с инвалидностью;
  • Работники, кто занимается уходом за больными членами своей семьи;
  • Работники, у которых есть инвалидность, и если их поездка в служебную командировку нарушит программу восстановления.

Для всех этих категорий перед оформлением документов на служебную поездку обязательно нужно получить письменное согласие на это. Кроме этого, в бланке должна быть указана информация о том, что данные работники знают об имеющимся у них праве отказаться от поездки.

Внимание: достаточно сложным случаем является служебная поездка внутреннего совместителя. Закон не содержит запрета на то, что таких работников запрещено отправлять в поездки. В то же время, нет определенности в том, как именно отмечать в табеле этого сотрудника на втором месте работы.

Закон запрещает на такой период оформлять ему отпуск без оплаты либо основной трудовой отпуск. Оптимальнее на указанный период по второму месту предоставить ему дополнительный оплачиваемый отпуск.

Продолжительность служебной поездки устанавливается руководителем компании, который фиксирует данный срок в издавая приказ о направлении в командировку.

Решение о том, на какое количество дней должен уехать сотрудник определяются производственными целями, которые ставятся перед ним, а также предполагаемым сроком их исполнения.

Внимание: если действующими нормативными актами предполагается оформление служебного задания, то в нем также необходимо указать продолжительность поездки.

Поскольку иногда не получается учесть влияние всех факторов, то продолжительность командировки может быть как сокращена, так и увеличена. В этих случаях необходимо оформлять отдельное распоряжение от администрации фирмы.

Ранее действовали нормативные акты, которые устанавливали, что командировкой должна быть поездка более 1 дня и продолжительностью не выше 40 дней. В случае, если период поездки выходил за указанные рамки, то требовалось уже оформлять приказ на перевод работника.

Внимание: сейчас действующие документы не устанавливают ни минимальную длительность поездки, ни максимальную.

Иногда происходит путаница между понятием командировки, а также работниками, которые находятся в постоянных поездках для выполнения своих трудовых функций.

В этом случае необходимо понимать, что является командировкой, а что работой, которая на основании оформленного трудового соглашения имеет разъездной характер. Также необходимо отличать служебную командировку от перевода на работу в другую местность.

Документы для оформления командировки

В связи с тем, что были внесены изменения в законодательство, регламентирующее служебные командировки, сейчас только два документа имеют статус обязательных.

К ним относятся:

  • Приказ на командировку — это основной документ, который закрепляет цели, направление поездки, длительность и т. д. Для него обычно используют бланк по форме Т-9, либо фирменный бланк компании.
  • Авансовый отчет — это документ, которым работник подтверждает расходы во время командировки. Должен сдаваться с сопроводительными документами (квитанциями, чеками и т. д.). Используется стандартная форма АО-1.

Дополнительные

Эти документы можно не оформлять. Однако желание их использовать должно быть отражено во внутренних актах фирмы.

  • Командировочное удостоверение — это бланк, на котором проставляются печати принимающих организаций. Иногда бланк удостоверения может включать в себя сразу служебное задание и авансовый отчет.
  • Служебное задание — документ, в который вносится информация о работе на командировку. Может использоваться стандартный бланк Т-10а.
  • Отчет о выполнении задания — это бланк, в котором работник должен подробно рассказать о проделанной работе во время поездки.
  • Книга учета работников, отправляющихся в командировки;
  • Служебная записка — ее необходимо составлять для выражения просьбы по оплате расходов, если работником применялся личный транспорт.

Как оформить командировку сотрудника в 2018 году

Шаг 1. Создать приказ на командировку

Для оформления распоряжения на отправления работника в командировку можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо составлять распоряжение в свободной форме на фирменном бланке компании.

Ранее, основанием для оформления приказа выступало служебное задание. Этот документ нужно было вписать в качестве основания. Теперь в данной графе нужно указать реквизиты распоряжения директора, служебной записки, либо вообще оставить это поле незаполненным.

Работник, который упомянут в документе, должен ознакомиться с ним и проставить подтверждающую подпись.

Важно: если для выполнения поездки работник использует собственное транспортное средство, то данное обстоятельство необходимо указать в приказе, либо выпустить отдельное распоряжение.

Шаг 2. Выдать подотчетные деньги

Если работник отправляется в служебную поездку, то ему необходимо получить денежные средства для осуществления расходов — приобретения ГСМ, найма жилья, оплату билетов и т. д. Также ему положены суточные на каждый день командировки.

Предел затрат по каждому из указанных направлений должны быть закреплены в локальном акте по предприятию.

Основанием для того, чтобы работнику выдали необходимые средства, является приказ на командировку. Кроме этого, работник может оформить служебную записку, и в ней изложить предполагаемую сумму расходов. Однако для того, чтобы кассир выдан ее, на служебке должна стоять виза руководителя.

Если поездка осуществляется внутри страны, то подотчетные средства могут быть выданы из кассы наличными, либо перечислены на карту.

Внимание: если сотрудник отправляется за границу, то суточные за дни, когда он едет по территории России выдаются в рублях, а за дни нахождения в иностранном государстве — в валюте.

Шаг 3. Выдать командировочное удостоверение (если необходимо)

В локальных актах может быть указано, что при отправлении работника в командировку, ему обязательно должно быть выдано командировочное удостоверение.

Компания может применять для этих целей разные бланки, в том числе совмещенные с отчетом о проделанной работе, авансовым отчетом, заданием на командировку и т. д.

Также документ содержит место, где принимающие компании должны проставлять оттиски печатей. Но по новому закону они не считаются обязательными.

Внимание: также не обязательно теперь вести и журнал учета командированных работников. Но компании могут применять его по своему усмотрению, предварительно закрепив форму.

В журнал обычно заносятся следующие данные:

  • Информация о работнике;
  • Название компании, куда он направляется;
  • Название города;
  • Дни отъезда и приезда;
  • Отметка о сдаче отчета о поездки в бухгалтерию.

Шаг 4. Оформить авансовый отчет

В течение 3-х дней с момента возвращения работника, ему нужно оформить и передать бухгалтеру отчет о произведенных расходах по форме АО-1.

Если данный шаг закреплен во внутренних документах, то вместе с авансовым отчетом может также подаваться отчет о выполненной работе.

Для такого документа может применяться произвольная форма, либо использоваться графа 12 в бланке служебного задания формы Т-10а.

Работник должен прикрепить к авансовому отчету документы, подтверждающие расходы в поездке:

  • Документы, подтверждающие проживание работника — счет из гостиницы, квитанция о проживании с указанием количества дней и стоимости одного дня, договор на найм квартиры.
  • Проездные документы до места выполнения задания и обратно — билеты, чеки, квитанции и т. д.
  • Документы для подтверждения пользования услугами такси — чеки, билеты и т. д.
  • Служебная записка, на которой работник расшифровывает понесенные расходы при передвижении личным транспортом. К ней также могут крепиться чеки с АЗС и т. д.
  • Служебная записка с обоснованием того, что работник не может предоставить оправдательные документы по поездке;
  • Иные оправдательные документы (например, чеки на сотовую связь).

Шаг 5. Возврат неиспользованной суммы в кассу (если она есть)

Если у сотрудника после его возвращения из поездки остались неизрасходованные средства, он должен возвратить из в кассу в срок 3-х дней с момента предоставления авансового отчета. Кассир при их получении должна выписать приходный ордер.

Закон определяет, что удержать данную сумму из зарплаты можно, но только в течение месяца с момента завершения срока добровольного возврата. Если же указанный месяц вышел, то взыскать с работника денежные средства можно только через судебное решение.

Внимание: работник может добровольно записать заявление об удержании данной суммы у него из зарплаты. На основании него должен быть выпущен соответствующий приказ. Однако размер удержанных средств не может превышать 20% от начисления зарплаты за указанный период.

Шаг 6. Компенсировать перерасход средств работником (если необходимо)

Все расходы работника в командировке планируются. Однако, учесть все моменты нельзя. И работнику в служебной поездке может потребовать больше средств, чем это первоначально было определено.

По возвращению из командировки это физлицо составляет авансовый отчет, в котором фиксирует, в том числе излишние расходы. Если он сможет доказать, что произведенные траты обоснованы, то перерасход следует компенсировать путем выдачи денег по расходнику или перечислением на карточку.

Для правильного принятия решения по обоснованности произведенных в командировке тратам, нужно учитывать следующие моменты:

  • Эти затраты были осуществлены по неотложным причинам.
  • Имеют ли произведенные затраты документальное подтверждение. При этом документы должны правильно быть составлены.
  • Представленный руководству компании авансовый отчет правильно оформлен.

Суммы перерасхода по командировке должны компенсироваться в течение трех дней с момента представления авансового отчета.

В противном случае, сотрудник может обратиться в суд для защиты своих прав, и ему придется оплатить не только эти расходы, но и проценты за использование не вовремя выплаченных сумм.

Внимание: если у субъекта хозяйствования отсутствует возможность погасить сразу весь долг перед работником, следует составить график погашения. Его должны подписать обе стороны трудовых отношений.

Можно ли отправить сотрудника в выходной день

Обстоятельства могут сложиться так, что выполнять поставленные задачи работник должен будет с самого начала недели. Поэтому выехать в командировку ему необходимо в выходной день.

Руководство обязательно должно обсудить данный вопрос с направляемым в служебную поездку работником. О том, что срок командировки начнет отсчитываться с выходного дня, необходимо непременно зафиксировать в приказе. Также у сотрудника потребуется получить согласие на работу в выходной день.

Для избежания спорных ситуаций рекомендуется в приказе рассмотреть вопрос о режиме работе сотрудника компании, направляемого в служебную поездку, в период приходящийся на его выходной день. Этот момент нужно учесть с целью определения порядка оплаты труда сотрудника в это время.

К примеру, работник направляется в командировку в другую местность. Для этого ему необходимо выехать вечером в воскресенье на поезде. Если отразить, что работник отправляется в командировку в воскресенье вечером, то оплачиваться будут только эти несколько часов, а не весь день.

Важно: если работодатель проигнорирует данный факт, установит, что работнику следует отправиться в воскресенье, оплачивать необходимо будет весь день. Не стоит забывать, что работа в праздничные дни оплачивается в двойном размере, либо в одинарном с предоставлением на выбор работнику любого иного дня.

Можно продлить или перенести служебную поездку?

Действующие нормы не предусматривают запрета на продление служебной поездки работника. Также ее можно перенести на будущую поездку, когда все документы по ней уже подготовлены.

Тем не менее каким образом оформить данное, нормативные акты не определяют.

Продление служебной командировки должно происходить на основании издании я соответствующего распоряжения руководства, которое составляется в произвольной форме.

Он должен включать в своей содержания не только все необходимые реквизиты, но также и причину, по которой производится продление командировки и новые даты служебной поездки.

Внимание: коррективы нужно произвести со всеми ранее выписанными документами. В них нужно аккуратно зачеркнуть старую дату командировки одной чертой, и сверху указать новый срок. Все это надо произвести так, чтобы старую запись можно было прочитать.

На администрацию и ответственных работников возлагается обязанность произвести перерасчет выданных ранее суточных, и увеличить суммы средств по командировке из-за увеличения ее срока.

Если работник находится уже в командировке, то все эти средства нужно перечислить ему либо безналично, либо почтовым переводом или иным предусмотренным для этого способом.

Законодательство запрещается сотруднику использовать для этих целей свои личные средства. Это правило распространяется на случаи, даже когда по распоряжению администрации были возмещены эти расходы.

Внимание: для того чтобы перенести командировки на другие сроки, также нужно подготовить соответствующий приказ, в котором обязательно фиксируются новые даты поездки работника в командировку.

Соответствующие изменения нужно внести в ранее изданные документы, где старые даты поездки зачеркиваются, а новые даты указываются сверху. Производить перерасчет суточных и иных расходов сотрудника в командировке не надо, так осуществляется только перенос, длительность поездки остается прежней.

Можно ли совместить отпуск с командировкой?

Когда сотрудник трудится в компании на основании оформленного трудового соглашения, он имеет право оформить ежегодный оплачиваемый отпуск. В этот период он освобождается от выполнения своих трудовых функций.

Однако, когда возникает необходимость отправить в командировку конкретного работника, который находиться в отпуске, нужно прежде всего произвести его отзыв на работу.

Не стоит забывать, что положения нормативных актов устанавливают запрет на прерывания отпуска для определенных категорий граждан.

Для обычных сотрудников, которых не запрещено отзывать из их отпуска, требуется обязательно получить в письменном виде согласие на это.

При этом рекомендуется соблюдать следующий алгоритм действий:

  • Издать распоряжение руководства, на основании которого производится отзыв работника из отпуска.
  • Получить письменное согласие работника на отзыв из отпуска. Можно для этого использовать приказ, в котором сотруднику достаточно проставить только фразу «Не возражаю» и подписать этот документ.
  • Оформляется приказ на командировку.
  • Обеспечить финансирование предстоящей служебной поездки. Работнику необходимо выдать на основании его служебки, подписанной директором фирмы, суточные и иные средства для оплаты командировочных расходов.

Как только будет произведен отзыв сотрудника из отпуска, необходимо внести соответствующие коррективы в график отпусков, действующий в компании.

Также потребуется решить с работником вопрос, когда он хочет использовать оставшиеся от отпуска дни в дальнейшем. Возможно он захочет взять свои неотгуленные дни отпуска сразу по возвращению из служебной поездки.

Внимание: бухгалтерия должна произвести также перерасчет отпускных. Однако, это не надо делать, если работнику будут предоставлены дни отпуска сразу же после возвращения из служебной поездки, когда они относятся к текущему месяцу.

Получившиеся излишне выплаченные отпускные нужно будет по решению работка вернуть в кассу, зачесть в счет суточных или зачесть в счет будущих отпускных сумм.

Метки: Командировка

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *