Журнал для регистрации приказов

Виды приказов в кадровом делопроизводстве. Продолжение

Виды приказов в кадровом делопроизводстве. Продолжение

Рубрика: Кадровое делопроизводство | 04.01.2018
Все приказы делятся на 2 вида – это приказы по основной деятельности (литеру можно не добавлять) и приказы по личному составу. Другие виды приказов в делопроизводстве с 01.12.2017 года не предусмотрены! (В прошлой редакции приказа Мин.культуры и спорта был предусмотрен еще один вид приказов – это приказы по административно-хозяйственной деятельности со сроком хранения 5 лет).
Приказы по основной (производственной) деятельности включают в себя ВСЕ вопросы по деятельности предприятия:
⭕ утверждение структуры организации и ее изменение;
⭕ утверждение (изменение) локальных нормативных актов
⭕ организации (инструкций, правил, положений, регламентов);
⭕ сокращение штатной численности (именно те приказы, которые не касаются лично каждого работника поименно, а отражают
изменения в структуре компании);
⭕ утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного расписания;
⭕ создание новых структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;
⭕ проведение аттестации персонала (сюда относятся опять же не приказы по аттестации конкретного работника, а утверждение
регламента, процедуры, положений по аттестации);
⭕ планирование деятельности;
⭕ контроль за деятельностью (отчетность);
⭕ установление режима работы (сменный, вахтовый режим; введение суммированного учета рабочего времени, установление
неполного режима рабочего времени) и внесение изменений в него;
⭕ финансирование деятельности;
⭕ материально-техническое обеспечение;
⭕ информационное и документационное обеспечение
⭕ Соблюдение правил внутреннего распорядка
⭕ Эксплуатация зданий, помещений
⭕ Транспортное обслуживание, внутренняя связь
⭕ Обеспечение безопасности организации и др.
Примечание: последние 4 пункта еще до 01.12.2017 г. относились к приказам по административно-хозяйственной деятельности. Но теперь этого вида приказов не существует.
Как и уже много лет не существует разделения между приказами по кадрам и личному составу. К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры «л/с» или «к».
Приказы по личному составу включают в себя ВСЕ вопросы, связанные с персоналом — это:
✅ прием на работу (в т.ч. и по совместительству, на определенный срок, на время замещения и т.п.),
✅ совмещение/совместительство/расширение зоны обслуживания/замещение,
✅ перевод/ перемещение (по состоянию здоровья, беременных женщин и т.п.),
✅ расторжение или прекращение трудового договора,
✅ аттестация (проверка знаний) конкретных работников поименно,
✅ повышение квалификации,
✅ присвоение званий,
✅ изменение фамилии,
✅ поощрения, награждения,
✅ наложение/снятие дисциплинарных взысканий,
✅ оплата труда, премирование, различные выплаты и пособия,
✅ все виды отпусков работников,
✅ дежурства по профилю основной деятельности,
✅ командировки и др.
Приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу, административно-хозяйственной деятельности формируются в отдельные дела (тут разночтение между НПА — ждем поправок в Типовые правила).
Повторюсь: 📣 Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных).
То есть (почему-то этот вопрос возникает чаще всего): приказы по отпускам и командировкам относятся к приказам по личному составу! А это значит, что этим приказам и другим приказам по личному составу присваивается номер в порядке единой сквозной нумерации в пределах календарного года: с 03.01.2018 по 31.12.2018.
Например:
Приказ № 1 л/с от 03.01.2018 «О приеме на работу»
Приказ № 2 л/с от 05.01.2018 «О предоставлении очередного ежегодного оплачиваемого трудового отпуска»
Приказ № 3 л/с от 08.02.2018 «О направлении в командировку»
Приказ № 4 л/с от 12.02.2018 «О наложении дисциплинарного взыскания» и т.п.


Автор статьи: Екатерина Лебедь, ведущий специалист ТОО «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР» по правовой экспертизе кадровых процедур и документов (кадровый аудитор).

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации приказов по личному составу .docСкачать образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу .doc

Расшифровка понятия «личный состав»

Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

  • трудоустройстве,
  • сокращении,
  • отпуске,
  • материальном поощрении,
  • дисциплинарном взыскании,
  • дежурствах,
  • переводе на другую должность и т.д.

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Зачем нужен журнал

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.

Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Что необходимо фиксировать в документе

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Ответственный за ведение

Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Основные правила составления

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

  • наименование предприятия;
  • дата открытия журнала, дата его окончания;
  • должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
  • срок хранения документа.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

  • порядковый номер приказа, дату его выпуска;
  • номер документа, его вид, содержание;
  • ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
  • основание для выпуска распоряжения.

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

На что обратить внимание при оформлении

Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.

ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

Как и сколько времени хранить журнал

Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается уничтожить.

С какой целью регистрируют документы? По каким критериям определяют принадлежность документов к тому или иному виду? Какие кадровые документы подлежат регистрации? Можно ли зарегистрировать приказ, если после него уже было издано и зарегистрировано несколько приказов?

С какой целью регистрируют документы

Кадровое делопроизводство так же, как и общее делопроизводство, предусматривает регистрацию документов, их учет, а также учет работников предприятия, учреждения, организации (далее — предприятие).

Регистрация документа дает ему юридическую силу, удостоверяя факт его образования или поступления на предприятие.

В соответствии с пунктом 4.2.7 ГСТУ 2732 регистрирование (служебного) документа является внесением в учетные формы кратких сведений о служебном документе с указанием регистрационного индекса и даты регистрирования.

Нормативно-правовые акты, которыми регулируется ведение кадрового делопроизводства. Условные сокращения

• ГСТУ 4163–2003 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Утверждена и вступила в силу приказом Госпотребстандарта Украины от 7 апреля 2003 года № 55, действует с 1 сентября 2003 года (приказ от 5 июля 2003 года № 118) (далее — ГСТУ 4163).

• ГСТУ 2732:2004 «Делопроизводство и архивное дело. Сроки и определение понятий». Принято и вступило в силу приказом Госпотребстандарта Украины от 28 мая 2004 года № 97 (далее — ГСТУ 2732).

• Государственный классификатор управленческой документации ГК 01098, утвержденный приказом Государственного комитета Украины по стандартизации метрологии и сертификации от 31 декабря 1998 года № 1024, с изменениями и приложениями, внесенными приказом Министерства экономического развития и торговли Украины от 28 июля 2014 года № 886 (далее — ГКУД 010–98).

• Типовая инструкция по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденная постановлением Кабинета Министров Украины «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти» от 30 ноября 2011 года № 1242 (далее — Типовая инструкция № 1242).

• Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 года № 578/5 (далее — Перечень № 578).

• Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Министерства юстиции Украины «Об утверждении Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях» от 18 июня 2015 года № 1000/5 (далее — Правила № 1000).

• Методические рекомендации по применению ГСТУ 4163–2003 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», одобрены заседанием Методической комиссии Госкомархива Украины, протокол от 7 ноября 2003 года № 7 (далее — Методические рекомендации № 7).

• Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13 марта 1998 года № 59 (в редакции приказа Министерства финансов Украины от 17 марта 2011 года № 362) (далее — Инструкция № 59).

• Инструкция по организации ведения воинского учета военнообязанных и призывников в органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях и учебных заведениях, утвержденная приказом Министра обороны Украины от 15 декабря 2010 года № 660 (далее — Инструкция № 660).

Регистрация документов проводится с целью обеспечения их учета, контроля за выполнением и оперативным использованием имеющейся в документах информации и заключается в ведении записи учетных данных о документе (по установленной учреждением регистрационной форме), которой фиксируется факт образования, отправления или получения документа, путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью в названных формах необходимых сведений о документе (п. 1 главы 3 раздела III Правил № 1000).

Согласно пункту 4 главы 3 раздела ІІІ Правил № 1000, пункту 162 Типовой инструкции № 1242 место регистрации отдельных групп документов (приказы/распоряжения по кадровым вопросам/личному составу, договоры, отчеты и т. д.) определяется в инструкции учреждения.

Обратить внимание. Документы, образованные в учреждении (справки, докладные записки, заявления и т. д.), тоже подлежат регистрации.

Требования, касающиеся регистрации документов

Пунктом 2 главы 3 раздела ІІІ Правил № 1000 установлены требования, касающиеся регистрации документов. Если говорить о регистрации документов в кадровом делопроизводстве, здесь следует соблюдать следующие требования:

документы регистрируются независимо от способа их поступления, передачи или образования;

документы регистрируются по документопотокам (входящие, исходящие, внутренние);

документы регистрируются только один раз (входящие — в день поступления или не позже следующего рабочего дня — если документ поступил в нерабочее время; внутренние — в день подписания или утверждения);

документы регистрируются по группам в зависимости от их вида, автора и содержания;

распорядительные документы по кадровым вопросам регистрируются отдельно — в соответствии с их видами и сроками хранения.

Обратить внимание. Дата и регистрационный индекс документа согласно пункту 4.2 ГСТУ 4163 являются обязательными реквизитами документов, которые составляются в организации.

Дата документа — это дата его подписания, утверждения, принятия, регистрирования, которую оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год — например: 29.12.2015. Дату разрешается оформлять в последовательности: год, месяц, число — например: 2015.12.29. Дату документа ставят ниже наименования документа рядом с регистрационным индексом на специально отведенном месте на бланке (п. 5.11 ГСТУ 4163).

Регистрационный индекс документа составляют из его порядкового номера, который можно дополнять по решению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе и т. д. Место размещения этого реквизита зависит от бланка и вида документа.

Если документ подготовили две или более организаций, то регистрационный индекс составляют из регистрационных индексов каждой из этих организаций, которые проставляются через правостороннюю наклонную черту согласно последовательности подписей авторов документа (п. 5.12 ГСТУ 4163).

Регистрационным индексом постановлений, приказов, распоряжений, протоколов заседаний разных советов, комиссий, собраний и т. д. является порядковый номер документа в пределах календарного года (п. 3.12 Методических рекомендаций № 7).

Как правило, такие документы, как приказы по кадровым вопросам, договоры на обучение, акты об отказе от ознакомления/подписи, протоколы конкурсных комиссий и т. д., регистрируются в соответствующих регистрационных формах (журналах/книгах или базах данных) кадровой службы предприятия. Регистрационный индекс таких документов, как указывалось выше, состоит из порядкового номера в пределах календарного года.

С целью различения групп приказов по кадровым вопросам каждого вида к порядковому номеру может добавляться литерный индекс. Система таких индексов разрабатывается предприятием (абзац шестой п. 5 главы 3 раздела III Правил № 1000).

Следует помнить, что при регистрации документа в соответствующие регистрационные формы (журналы, карточки, базы данных) вносят заголовок документа (п. 3.19 Методических рекомендаций № 7).

Если обработка информации, в частности ее регистрация, осуществляется с применением средств компьютерной техники и прогрессивных информационных технологий, нужно ориентироваться на ГКУД 010–98. Классификатор ориентирован на однозначное определение (идентификацию) унифицированных форм документов (далее — УФД), их учет и систематизацию, контроль состава и содержание УФД в каждом классе документации, организацию ведения соответствующих классов документации, обеспечение автоматизированного поиска нужных УФД.

Приложением 4 к Правилам № 1000 определен Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства. Наряду с этим регламентировано, что документы, указанные в пунктах 1, 3, 8–12, подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях учреждения (бухгалтерии, отделе кадров, библиотеке, отделе научно-технической информации). Таким образом, кадровая служба может регистрировать (учитывать): графики (например, графики сменности, проведения аттестации и установления квалификации и т. д.), учебные планы (например, если кадровой службой организуются, проводятся и учитываются внутренние обучения персонала), месячные, квартальные, полугодовые отчеты (например, о работе с кадрами, о работе с кадровым резервом, о состоянии выполнения внутренних мероприятий по предупреждению коррупции и т. д.), формы статистической отчетности (которые подает в установленном законодательством порядке кадровая служба), договоры на обучение, повышение квалификации и т. д.

Какие документы подлежат регистрации

Следовательно, обычно в журналах (книгах) или регистрационных базах данных кадровой службы предприятия регистрируются:

  • приказы по кадровым вопросам длительного и временного хранения (приложения 1–5);

Приложение 1

ЖУРНАЛ
реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання


Скачать

Приложение 2

ЖУРНАЛ
реєстрації наказів тривалого зберігання про встановлення рівня оплати праці, надання матеріальної допомоги


Скачать

Приложение 3

ЖУРНАЛ
реєстрації наказів тривалого зберігання про надання відпусток без збереження заробітної плати, довгострокові відрядження в межах України та за кордон


Скачать

Приложение 4

ЖУРНАЛ
реєстрації наказів тимчасового зберігання про стягнення, надання усіх видів відпусток (крім відпусток без збереження заробітної плати)


Скачать

Приложение 5

ЖУРНАЛ
реєстрації наказів тимчасового зберігання про короткострокові відрядження працівників у межах України та за кордон

Вас може зацікавити

Книга обліку
наказів з персоналу

Придбати

Книга обліку щорічних
і додаткових відпусток

Придбати

Книга обліку руху
трудових книжок

Придбати

  • заявления работников, касающиеся кадровых вопросов (приложение 6);

Приложение 6

ЖУРНАЛ
реєстрації заяв з кадрових питань

  • документы по вопросам обработки персональных данных работников (согласия на обработку персональных данных, сообщения о правах в сфере защиты персональных данных), а также обязательства о неразглашении персональных данных (если на предприятии не определено другое лицо, ответственное за организацию защиты персональных данных) (приложения 7, 8);

Приложение 7

ЖУРНАЛ
реєстрації згод на обробку персональних даних та повідомлень про права у сфері захисту персональних даних

Приложение 8

ЖУРНАЛ
реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних

Вас може зацікавити

Журнал реєстрації
вхідної документації

Придбати

Алфавітна книга

Придбати

Журнал реєстрації
вихідної документації

Придбати

  • договоры на обучение (приложение 9);

Приложение 9

ЖУРНАЛ
реєстрації договорів (договорів про направлення на навчання)

  • акты об отказе об ознакомлении (отказ поставить подпись) (приложение 10);

Приложение 10

ЖУРНАЛ
реєстрації актів про відмову про ознайомлення/підпису

  • протоколы конкурсных комиссий (приложение 11);

Приложение 11

ЖУРНАЛ
реєстрації протоколів засідань конкурсних комісій

Вас може зацікавити

Штатно-посадова
книга

Придбати

Книга обліку руху
чисельності працівників

Придбати

Журнал реєстрації
відряджень

Придбати

  • протоколы аттестационных комиссий;
  • удостоверения и пропуски (наличие журнала регистрации предусмотрено статьей 1035 Перечня № 578);
  • время прихода на работу и ухода с работы работников предприятия и местные командировки и т. д.

Ряд документов, которые проходят обработку в кадровой службе, подлежат обязательному учету этой службой в соответствующих учетных формах, например:

  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (типовая форма П-10, утвержденная приказом Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета личного состава» от 27 октября 1995 года № 277; далее — Приказ № 277);
  • журнал учета личных дел (наличие предусмотрено статьей 528 Перечня № 578 (приложение 12);

Приложение 12

ЖУРНАЛ
обліку особових справ

  • книга учета выдачи справок о стаже, месте работы, заработной плате (нормативно-законодательными актами форма журнала не установлена, но его наличие предусмотрено статьей 517 Перечня № 578);
  • журнал учета трудовых договоров (контрактов, соглашений), которые заменяют приказы по кадровым вопросам (наличие предусмотрено статьей 527 Перечня № 578).

Также кадровой службе стоит вести следующие журналы (книги) учета:

  • журнал учета должностных (рабочих) инструкций (приложение 13);

Приложение 13

ЖУРНАЛ
обліку посадових (робочих) інструкцій

  • журнал учета листков нетрудоспособности работников (приложение 14).

Приложение 14

ЖУРНАЛ
обліку листків непрацездатності

Кадровая служба учитывает не только персонал, но и документы: журналы, книги учета военнообязанных и их бронирования (если ведение воинского учета возложено на кадровую службу), заполнение штатных должностей и наличие вакансий, рабочее время, использование работниками отпусков, состояние повышения квалификации и профессионального обучения, факты ознакомления работников с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и т. д. Для этого вводятся следующие учетные формы:

  • журнал учета приема работников (форма журнала нормативно-законодательными актами не установлена, но его наличие предусмотрено статьей 529 Перечня № 578);
  • личные карточки работников (типовая форма П-2, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины и Министерства обороны Украины от 25 декабря 2009 года № 495/656);
  • журнал учета приема, перемещения, увольнения работников, в т. ч. временных, или алфавитная книга/алфавитные карточки (типовая форма П-3 алфавитной книги утратила силу вместе с утратой силы приказа Министерства статистики от 9 октября 1995 года № 253, которым она утверждена, в соответствии с приказом Государственного комитета статистики Украины от 5 декабря 2008 года № 489, однако пользоваться этой формой в оригинальном или измененном виде не запрещено, если это удобно кадровой службе);
  • журнал проверок состояния учета военнообязанных и призывников формируется согласно приложению 5 к Инструкции по организации ведения воинского учета военнообязанных и призывников в органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях и учебных заведениях (приложение 5 к Инструкции № 660);
  • журнал учета сверок личных карточек формы П-2 военнообязанных и призывников с учетными данными военного комиссариата (Инструкция по бронированию военнообязанных за предприятиями на период мобилизации и военного времени (приложение к приказу Министра обороны Украины от 15 октября 1996 года № 290), которая утверждена постановлением Межведомственной комиссии по вопросам бронирования военнообязанных за предприятиями, учреждениями и организациями на период мобилизации и военного времени от 22 мая 1996 года № 1 (приложение 15).

Приложение 15

ЖУРНАЛ
обліку звірок особових карток форми П-2 військовозобов’язаних і призовників з обліковими даними військового комісаріату

  • книга учета передачи бланков специального учета, военных билетов, личных карточек формы П-2 (формируется в соответствии с приложением 8 к Порядку бронирования военнообязанных за органами государственной власти, другими государственными органами, органами местного самоуправления и предприятиями, учреждениями и организациями на период мобилизации и на военное время, утвержденному постановлением Кабинета Министров Украины от 4 февраля 2015 года № 45);
  • штатно-должностная книга (в настоящее время установленной законодательством формы не существует, кадровая служба может вести эту книгу по удобной для нее форме);
  • табель учета рабочего времени (типовая форма П-5 утверждена приказом Государственного комитета статистики Украины от 5 декабря 2008 года № 489);
  • журнал учета отпусков работников;
  • журнал учета повышения квалификации и профессионального обучения персонала;
  • журнал учета обучения персонала по вопросам предупреждения коррупции;
  • журнал проведения внутреннего обучения персонала;
  • журнал ознакомления работников с Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия;
  • журнал ознакомления работников с Коллективным договором и т. д.

Такие формы учета, как штатно-должностная книга, алфавитная книга или алфавитные карточки, журнал учета отпусков, журнал учета повышения квалификации и профессионального обучения, целесообразно вести в бумажном виде в случае, если на предприятии отсутствует автоматизация кадрового учета.

Если же в кадровом делопроизводстве введено ведение локальной или сетевой кадровой автоматизированной системы управления базами данных (СУБД), то, обычно, такой учет ведется непосредственно в системе и, при необходимости, системой формируются соответствующие отчеты. Поэтому обременять работников кадровой службы дублированием этой информации в бумажных журналах не рационально, естественно при условии поддержания наполнения соответствующей информацией автоматизированной системы в актуальном состоянии и регулярного создания резервных копий баз данных.

Регистрация и учет отдельных документов

Рассмотрим детальнее регистрацию и учет отдельных документов, которые обрабатываются или образуются в кадровой службе предприятия, и примеры оформления регистрационных/учетных форм.

Приказы по кадровым вопросам (личному составу) распределяются в отдельные дела и регистрируются отдельно:

  • по срокам хранения: длительного (более 10 лет) и временного хранения;
  • по видам вопросов, которые регламентируются этими приказами: могут распределяться внутри каждой из первых двух групп — длительного и временного хранения — на отдельные дела.

Приказы по кадровым вопросам регистрируются только после согласования (визирования) всеми должностными лицами и службами, согласование (визирование) которыми предусмотрено формой приказа, а также после подписи приказа руководителем предприятия.

При регистрации приказов по кадровым вопросам им присваивают номер и литерный индекс, например:

  • № 22-П или № 22-ОС — приказы длительного хранения по кадровым вопросам: о приеме/назначении и увольнении, переводе, перемещении, совместительстве, повышении квалификации, аттестации, ежегодном оценивании государственных служащих, стажировках, зачислениях в кадровый резерв, продлении срока пребывания на государственной службе, присвоении рангов, званий, категорий, разрядов, допуске и разрешении к государственной тайне, изменении биографических данных и т. д.;
  • № 14-ЗП — приказы длительного хранения о поощрении (награждении, премировании), установлении уровня оплаты труда (окладов, надбавок, доплат), предоставлении материальной помощи и т. д.;
  • № 9-ВБЗ — приказы длительного хранения о всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, об отпусках без сохранения заработной платы, о долгосрочных командировках в пределах Украины и за границу;
  • № 41-СВП — приказы временного хранения о взысканиях, о ежегодных и социальных отпусках, об отпусках в связи с учебой;
  • № 67-В — приказы временного хранения о краткосрочных командировках работников в пределах Украины и за границу.

Журналы регистрации приказов по кадровым вопросам оформляют в соответствии с выбранным принципом распределения приказов на отдельные дела.

Заявления по кадровым вопросам целесообразно регистрировать с целью избежания конфликтных ситуаций между работниками и работодателем и обращений в комиссии по трудовым спорам, судебных исков относительно неправомерного увольнения с работы, отказа в приеме на работу и т. д.

Если заявление поступило от лица, которое не является работником предприятия, то оно регистрируется и рассматривается в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан (в частности, Законом Украины «Об обращении граждан» от 2 октября 1996 года № 393/96-ВР, постановлением Кабинета Министров Украины «Об утверждении Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в органы государственной власти и местного самоуправления, объединения граждан, на предприятия, в учреждения, организации независимо от форм собственности, в средства массовой информации» от 14 апреля 1997 года № 348).

Заявления, которые поступают от работников предприятия, считаются внутренними. В подавляющем большинстве они касаются трудовых отношений, т. е. кадровых вопросов. Аналогично принципу регистрации приказов по кадровым вопросам указанные заявления могут регистрироваться как в одном журнале, так и распределяться для регистрации в разные журналы (в случае многочисленного персонала предприятия) по вопросам, которые в них поднимаются (например, относительно приема на работу, увольнения с работы, перевода на другую работу, стажировки, кадрового резерва, предоставления отпусков, предоставления материальной помощи и т. д.), с присвоением соответствующих литерных индексов.

Если на предприятии введена регистрация заявлений, порядок этой процедуры должен быть регламентирован в инструкции по делопроизводству предприятия.

Исправление ошибок в регистрации и учете, выявленных после увольнения работника отдела кадров

Случается, что при смене работника, на которого были возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства, или руководителя кадровой службы передача кадровой документации не была оформлена актами приема-передачи (что уже является нарушением порядка ведения кадрового делопроизводства) или такие акты были составлены формально. Позже могут быть выявлены определенные ошибки в кадровом делопроизводстве предшественников, в частности в регистрации и/или учете.

Если позже были выявлены ошибки в кадровом делопроизводстве, например, приказы по кадровым вопросам не зарегистрированы в соответствующих журналах, факт такого выявления необходимо зафиксировать в соответствующем акте с полным перечнем этих приказов, осуществить анализ всех адресатов рассылки копий незарегистрированных приказов.

Докладная записка о выявленных нарушениях вместе с актом и результатами анализа подаются на рассмотрение руководителю предприятия.

Если руководитель считает, что незарегистрированные приказы должны быть зарегистрированы и приобрести юридическую силу, то согласно резолюции руководителя в журнал регистрации вносят соответствующие исправления: записи о регистрации приказов, которые были изданы после незарегистрированных приказов, относим к таким, которые внесены ошибочно, — об этом в поле «Примечание» делаем соответствующую запись. После этого регистрируем не внесенные ранее в журнал регистрации приказы в соответствующей хронологии событий, пропустив регистрационные номера тех приказов, записи о регистрации которых аннулированы. В конце восстанавливаем регистрацию этих приказов по тем регистрационным номерам, по которым они были внесены в журнал регистрации ранее.

Конечно, нумерация приказов будет несколько нарушена, однако хронология издания приказов и даты будут соответствовать действительности.

Если были выявлены незаполненные записи о регистрации приказов, т. е. место для регистрации приказа, так сказать, «зарезервировано», однако приказ не издан (что является нарушением, поскольку в соответствии с требованиями законодательства регистрация приказов осуществляется только после их издания, т. е. после подписания), в поле «Примечание» напротив номера неизданного приказа нужно отметить «Приказ не издан», о чем тоже следует указать в итоговой записи в конце года, отобразив реальное количество изданных приказов.

Если при изменении кадрового работника (руководителя кадровой службы) или впоследствии было выявлено отсутствие определенных документов, зарегистрированных или учтенных в кадровом делопроизводстве, следует составить соответствующие акты наличия/отсутствия данных документов. Если срок хранения данных документов истек, стоит составить акты об их уничтожении.

Если отсутствуют обязательные локальные акты, необходимо задать вопрос перед руководителем об их разработке и утверждении.

В случае отсутствия письменных трудовых договоров с определенными категориями работников их следует составить, отметив в тексте документа дату начала работы работника, но зарегистрировать договор нужно текущей датой.

Если не заведены личные карточки и/или личные дела работников, их также необходимо оформить текущей датой. Если же личные карточки оформлены только в электронном виде, их нужно распечатать и ознакомить работников под подпись о записях в них. В дальнейшем эти карточки хранятся в бумажном виде.

При отсутствии приказов об отпусках можно обратиться в бухгалтерское подразделение, где хранятся копии этих приказов, а также расчеты по заработной плате за период отпусков. Так же могут храниться и заявления о предоставлении отпусков. Взяв за основу данные документы, можно восстановить отсутствующие приказы.

Если же не ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, она должна быть немедленно заведена по форме П-10, утвержденной Приказом № 277.

Видання для кадровиків Журнали реєстрації Діловодство та документообіг

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала

Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

Формы и виды приказов по личному составу

Группа организационных приказов: где взять образец?

Дисциплинарные приказы (пример)

Регламентные приказы

Группа зарплатных и стимулирующих приказов

Нумерация, регистрация и хранение приказов по личному составу

Итоги

Формы и виды приказов по личному составу

Видов приказов по личному составу существует множество. Перечислим их укрупненные группы:

  • Организационные: о приеме, увольнении, перемещении работников и др.
  • Дисциплинарные: о наказании или поощрении.
  • Регламентные: о направлении в командировку, разнообразных отпусках.
  • Зарплатные: об установлении окладов, надбавок и доплат.
  • Стимулирующие: о премиях и иных вознаграждениях.
  • Технического характера: отменяющие — при необходимости отменить ранее изданный приказ или его отдельные пункты, изменяющие — вносящие поправки и корректировки в существующие приказы.

Все указанные группы приказов объединяет общий признак — понятие «личный состав». Это вся совокупность работников компании. В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.

Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

  • регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;
  • формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
  • решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
  • оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
  • укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
  • иные задачи.

Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

  • наименование компании;
  • номер приказа;
  • дату;
  • основание (при необходимости);
  • подписи руководителя и работников.

Образец листа ознакомления с приказом по личному составу вы можете скачать в КонсультантПлюс. Если у вас есть доступ к системе, к образцу можно перейти по этой . Если доступа нет, получите пробный доступ бесплатно и переходите к образцу.

Каждый вид приказа по личному составу преследует свои организационные или оперативные цели. Подробнее об этом в следующих разделах.

Группа организационных приказов: где взять образец?

Данная совокупность приказов по личному составу сопровождает каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений.

Приказы о приеме и увольнении — самые распространенные в данной группе. Их принято оформлять по унифицированным формам, хотя применение самостоятельно разработанных компанией форм приказов законом не возбраняется.

Образцы организационной группы приказов по личному составу изучайте с помощью материалов нашего сайта:

  • ;
  • «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

Приказы о перемещениях сотрудников представляют собой совокупность разнотипных распоряжений руководителя компании о разнообразных кадровых перестановках или линейных перемещениях членов трудового коллектива.

Среди них можно назвать следующие разновидности приказов:

  • о параллельном перемещении сотрудников, например с одной должности на аналогичную в другом подразделении;
  • о динамическом подъеме («карьерный шаг») или понижении в должности;
  • о временном перемещении: на место отсутствующего работника, в связи с медицинскими показаниями на определенное время и др.

Познакомиться поближе с данной подгруппой приказов о перемещении сотрудников поможет материал .

Дисциплинарные приказы (пример)

Группа дисциплинарных приказов также отличается многообразием. Сюда входят разного рода распоряжения работодателя о наказаниях членов трудового коллектива за нарушение внутрифирменных положений, распоряжений и указаний, огрехи в соблюдении трудовой и технологической дисциплины и др.

Приказы данной группы не могут оформляться только на основании желаний администрации компании, поэтому требуют к себе повышенного внимания.

К примеру, приказ о дисциплинарном наказании является заключительным этапом в следующем алгоритме действий работодателя:

  • обработка первично поступившей информации о факте нарушения трудовой дисциплины;
  • получение от работника объяснений в письменной форме;
  • изучение обстоятельств и условий произошедшего нарушения трудовой дисциплины;
  • объективная оценка полученной информации;
  • вынесение мотивированного решения по виду и форме наказания работника.

Он может иметь следующий вид:

Общество с ограниченной ответственностью «Сфера»

ПРИКАЗ

О дисциплинарном взыскании

Евсеев Семен Викторович, токарь 2-го разряда, 10.01.2020 отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины с 13:00 до 17:00, чем нарушил ст. 21 ТК РФ и правила внутреннего трудового распорядка компании.

На основании вышеизложенного и рапорта начальника смены Тарасова П. Н. от 10.01.2020, письменного объяснения Евсеева С. В., оформленного в присутствии комиссии акта об отсутствии на работе указанного сотрудника от 10.01.2020, графика рабочего времени на январь 2020 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. За грубое нарушение трудовых обязанностей — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (прогул) Евсееву Семену Викторовичу (таб. № 00365) объявить замечание и снизить премию за январь 2020 года на 30%.
  2. Инспектору по кадрам Дерябиной С. А. копию приказа направить в ОТиЗ, ознакомить работника под подпись.

Директор ООО «Сфера» Сотников /Сотников Н. Е./

С приказом ознакомлен: Евсеев /Евсеев С. В./ 14.01.2020

А если вам нужен приказ о снятии дисциплинарного взыскания, вы можете найти его в КонсультантПлюс. Бесплатно получите пробный доступ и переходите к образцу.

Разобраться с нюансами дисциплинарной группы приказов и сопутствующих им документов помогут материалы нашего сайта:

  • «Как оформить приказ о выговоре сотруднику — образец?»;
  • «Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк»;
  • «Как правильно оформить прогул работнику по ТК РФ?».

Регламентные приказы

Данная совокупность приказов помогает работодателю исполнять обязательные (регламентные) функции в отношении персонала компании, в том числе:

  • своевременно предоставлять все виды положенных работникам отпусков: очередных, дополнительных, учебных и др.;

Поможет оформить «отпускной» приказ материал .

Также готовый образец приказа на отпуск вы можете найти в К+. Получите бесплатный доступ к системе и переходите к примеру оформления этого приказа.

  • исполнять свои обязанности по организации командировок и компенсации расходов, связанных со служебными поездками работников компании.

Приказ о командировке — один из основных документов, оформляемых перед началом процедуры отправки сотрудников в другую местность или компанию для выполнения поручений работодателя. Он включает следующую необходимую информацию:

  • персональные данные командируемых сотрудников: Ф. И. О., должность, табельный номер;
  • цель и срок командировки;
  • фактические координаты нахождения компании, куда сотрудники отправляются по заданию работодателя;
  • иные необходимые данные.

Как оформить приказ на командировку, говорится в материале «Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец».

Группа зарплатных и стимулирующих приказов

Понятия «зарплата» и «личный состав» неразделимы, поэтому данная группа приказов наиболее обширна по своему объему и многообразию. Любые изменения, связанные с работниками компании (их уровнем квалификации, ставками, разрядами, условиями работы и др.), неизбежно влекут зарплатные изменения и оформление приказов.

Например, работник повысил квалификацию и получил более высокий профессиональный разряд — это событие дает ему право на оплату труда по повышенным ставкам, что оформляется соответствующим распоряжением.

Группа приказов, призванных стимулировать работников к более производительному, продуктивному и качественному труду, также отличается разнообразием.

В арсенале работодателя существует множество средств для того, чтобы выразить своим работникам признательность за хороший труд и крепкую дисциплину труда, за высокие производственные показатели, перевыполнение плана и др.

Среди самых распространенных приказов из данной группы можно назвать следующие:

  • о выплате премии;
  • награждении почетной грамотой;
  • поощрении ценным подарком;
  • объявлении благодарности.

О типичном представителе указанной группы приказов расскажет материал .

Нумерация, регистрация и хранение приказов по личному составу

Обычно нумерация приказов производится в соответствии с принятой в компании системой, закрепленной во внутрифирменном локальном акте (например, в положении о делопроизводстве).

При значительных объемах документов целесообразно осуществлять общую нумерацию с присвоением специфичного индекса в зависимости от срока хранения документа.

Например:

  • индекс «к» или «л/с» — для приказов со сроком хранения 75 (50) лет;
  • иной предусмотренный компанией индекс — для приказов сроком хранения 5 лет.

ВАЖНО! С марта 2016 года по закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ для документов по личному составу действуют сокращенные сроки хранения — 50 лет, кроме тех, что созданы до 2003 года (для них срок остался прежним — 75 лет).

При регистрации приказов по личному составу необходимо помнить, что документы с разными сроками хранения не могут группироваться в одно дело. К примеру, приказы организационной группы (о приеме, увольнении и др.) можно сформировать в одно дело, а номера присвоить в хронологическом порядке с добавлением буквенного индекса «л/с». А группу регламентных приказов (об отпуске, командировке и др.), по которым предусматривается временное хранение, — группировать в отдельное дело с применением индекса «к».

Для регистрации приказов по личному составу понадобится соответствующий журнал.

Итоги

Ответ на вопрос «Приказы по личному составу — это какие приказы?» содержит в себе развернутую информацию о видах и формах этих документов, целях и задачах их оформления, составе, содержании, а также порядке нумерации, регистрации и хранения.

Об обязательных кадровых документах и кадровом учете см. в материале «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *