Журнал обращений граждан, образец

Какие журналы учета обязательно ведутся субъектами, работающими с персональными данными, образцы заполнения

Обращения субъектов Ознакомления с положением о защите Электронных и машинных носителей, содержащих ПД Мероприятий по контролю обеспечения сохранности Регистрации нарушения и восстановления Регистрации согласий на обработку Фиксирования средств защиты информации

Какие книги необходимо вести организации?

Обязанность ведения журналов, связанных с ПДн, устанавливается локальными правовыми актами самой организации, правовыми актами органов субъектов РФ либо нормативными актами федеральных органов исполнительной власти.

Поэтому единой формы для того или иного журнала законодателем не предусмотрено.

На различных предприятиях ведутся следующие журналы, связанные с персональными данными:

  1. Учета передачи ПДн – документ, который нужен для того, чтобы фиксировать операции, связанные с обработкой и передачей личных сведений. Согласно ТК РФ, в обязанности руководителя входит обеспечение защиты предоставленных ПДн сотрудников. Для того, чтобы сторонние лица не имели доступа к конфиденциальным сведениям работников, на предприятии должны вестись специальные журналы учета передачи документов (иных форм носителей), содержащих личные данные.
  2. Учета обращений граждансубъектов ПДн – журнал по регистрации обращений и запросов субъектов персональных данных. Обязанности ведения такого акта предусмотрена ч. 4 ст. 22.1. ФЗ «О персональных данных», в соответствие с которой лицо, ответственное за организацию обработки личной информации, обязано организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов ПДн или их представителей.
  3. Ознакомления с положением о защите ПДн – данный документ заменяет лист ознакомления с положением о защите конфиденциальных сведений, в случае если необходимо ознакомление большого количества работников с указанным Положением.
  4. Учета лиц, допущенных к работе с ПДн в информационных системах персональных данных – документ определяет порядок учета лиц, допущенных к работе с использованием конфиденциальных сведений. В журнале также указываются данные о проведении инструктажа с правилами работы с персональными данными.
  5. Учета машинных носителей ПДн – документ, в котором учитываются все физические машинные носители, использующиеся для хранения или переноса ПДн.Для ведения такого журнала учета лиц каждому машинному носителю, к флешке, ПК должен присваиваться инвентарный учетный номер.
  6. Мероприятий по контролю обеспечения защиты ПДн – указанный документ содержит перечень периодически проводимых мероприятий по обеспечению защиты конфиденциальных данных сотрудников организации. Журнал также содержит информацию о результатах внутренних проверок выполнения режима защиты ПДн.
  7. Регистрации нарушения и восстановления ПДн – журнал закрепляет информацию о произведенных нарушениях, о самих сотрудниках, допустивших нарушение и мерах, которые были предприняты для восстановления нарушенных требований к обработке и использованию персонал. сведений.
  8. Регистрации согласий на обработку ПДн – документ, закрепляющий согласие и ознакомления лица с перечнем предоставляемых сведений.
  9. Учета средств защиты информации ПДн. Для обеспечения безопасности ПДн необходимо применение определенных средств защиты информации в информационных системах персональных данных. С помощью указанного документа учитывается, какие средства защиты информации какому пользователю (сотруднику) были выданы.

Также на предприятиях могут вестись журналы:

  1. Регистрации попыток несанкционированного доступа к информации.
  2. Учета паролей пользователей информационной системы ПДн и т.п.

Кто должен вести подобную документацию?

Порядок хранения, использования и учета личной информации работников в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового Кодекса.

Как правило, обязанности ведения документации, связанной с личными данными, возлагается на работников, которые осуществляют обязанности по ведению кадрового делопроизводства.

Регламентация передачи ПД

Если руководитель принимает решение о необходимости регламентации движения персональных данных, то образец заполнения журнала учета передачи ПДн вносится в пакет типовых документов по защите конфиденциальной информации. Его форма в этом случае должна утверждаться приказом. Также издается приказ о назначении лица, ответственного за заполнение такого акта.

Оформление: общие требования

Титульная страница

Общепринято (для всех журналов) в правом верхнем углу указывать руководителя (генерального директора), утверждающего документ. Форма ведения может быть такой:

«УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор название предприятия
ФИО___
» «____20__г.»

Далее посередине заглавными буквами указывается название. После обозначается поле для даты, с которой было начато ведение документа, напр.

«Журнал начат «__» __ 20__ г.», рядом указывается поле для даты окончания, напр. «Журнал завершен «__» ___ 20__ г.».

В правом нижнем углу указывается сотрудник, ответственный за ведение документа, также проставляются даты, например:

«ОТВЕТСТВЕННЫЙ за ведение журнала
ФИО и должность сотрудника
«___» ___20__г.».

Сам документ содержит следующие графы:

  1. Порядковый номер внесенной записи.
  2. ФИО и должность лица или наименование органа, запрашивающего ПДн, например ООО «ИнфоК2».
  3. Состав запрашиваемых данных, например Сведения о заработной плате работника за период 01.01. 20_ – 01.12. 20_ гг.
  4. Цель выдачи документа, содержащего личные сведения, например Контроль за соблюдением коллективного договора ООО «ИнфоК2».
  5. Дата выдачи бумаг, содержащих личные сведения.
  6. Дата возврата бумаг, содержащих личные сведения.
  7. Подпись запрашиваемого лица.
  8. Подпись ответственного сотрудника.

Содержание отдельных книг

Обращения субъектов

Образец заполнения журнала обращений субъектов персональных данных содержит:

  1. Порядковый номер, № п/п.
  2. ФИО субъекта ПДн.
  3. Дата обращения.
  4. Цель обращения.
  5. Перечень сведений, здесь указывается наименование выдаваемых документов.
  6. Результат обращений, например Был составлен ответ или Был составлен отказ. Здесь же указывается правовое обоснование ответа или отказа, дата и подпись лица, составившего ответ.

Документ также может содержать раздел «Порядок заполнения». В данном разделе указываются правила заполнения граф, исправления ошибок и т.д.

Скачать бланк журнала учета обращений субъектов персональных данных

Ознакомления с положением о защите

В самом акте может быть продублировано Положение о защите ПДн сотрудников. Разделы:

  1. Номер, № п/п.
  2. Фамилия, имя, отчество лица, ознакомленного с инструкцией.
  3. Должность.
  4. Дата ознакомления.
  5. Подпись.

Скачать бланк журнала ознакомления с положением о защите персональных данных

Электронных и машинных носителей, содержащих ПД

Образец заполнения журнала учета электронных и машинных носителей информации, содержащих персональные данные включает:

  1. Порядковый номер, № п/п.
  2. Регистрационный (учетный) номер носителя, указывается инвентарный номер.
  3. Тип и ёмкость носителя, например ПК, жесткий диск, флешка.
  4. Дата поступления на учет.
  5. Отметка о постановке на учет, ФИО, подпись дата.
  6. Отметка о снятии с учета, ФИО, подпись дата.
  7. Место хранения, здесь указывается № кабинета или шкаф, стойка, сервер и др.
  8. Сведения об уничтожении носителя.

Подробнее об уничтожении персональных данных читайте .

Мероприятий по контролю обеспечения сохранности

В журнале отмечаются мероприятия, проводимые периодически в соответствие с планом мероприятий по обеспечению сохранности ПДн.

В графы вносится:

  1. Номер записи мероприятия, № п/п.
  2. Название проведенного мероприятия, например Контроль над выполнением антивирусной защиты.
  3. Дата проведенного мероприятия.
  4. Исполнитель мероприятия, данные на сотрудника.
  5. Результат (отчет, действия) осуществленного мероприятия.

Скачать бланк журнала учета мероприятий по контролю обеспечения защиты персональных данных

Журнал учета обращений граждан

  • Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
    Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
  • Как грамотно составить договор займа
    Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
  • Правила составления и заключения договора аренды
    Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
  • Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
    В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Журнал учета обращений субъектов персональных данных

Что это такое и зачем нужно

В соответствии с ч. 4 ст. 22.1. Федерального закона «О защите персональных данных» лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, обязано организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов ПДН или их представителей. Прием обращений – это, прежде всего, их регистрация. Закон не устанавливает обязанность организации–оператора непременно регистрировать такие запросы особым образом и отдельно от другой корреспонденции. Однако завести специальный журнал учета обращений граждан – субъектов персональных данных стоит по двум причинам:

  1. Чаще всего, такие запросы связаны с получением работниками документов, связанных с работой. В силу ст. 62 ТК РФ такую информацию работодатель обязан предоставить в течение трех рабочих дней с момента получения запроса. Регистрация обращений субъектов ПДН в специальной книге сотрудником отдела кадров позволяет ему отвечать на них более оперативно, чем когда такие заявления регистрируются в общей массе входящих документов, и часто доходят до исполнителя уже с нарушенным сроком рассмотрения.
  2. Наличие специального журнала, во-первых, поможет убедить проверяющих в том, что работа с персональными данными ведется в вашей организации надлежащим образом, а во-вторых, вам не придется демонстрировать инспектору книгу регистрации всей входящей корреспонденции.

Форма журнала учета

Так как такой кондуит не является обязательным документом, работодатель на свое усмотрение определяет его форму и порядок заполнения. Как правило, заявления работников сводятся к просьбе об ознакомлении со своим личным делом или с документами, содержащими их персональные данные, либо к получению соответствующих копий. Поэтому в вашей книге учета целесообразно предусмотреть следующие графы:

  • сведения о лице, запрашивающем информацию;
  • дату обращения;
  • краткое содержание обращения и цель запроса;
  • данные о предоставлении информации либо об отказе.

Все графы заполняются разборчивым почерком шариковой или гелевой ручкой (не карандашом). Как и все другие подобные формы, журнал учета обращений субъектов ПДН обычно представляет из себя книгу формата А4 с прошитыми и пронумерованными листами. Необходимо указать даты начала и конца ведения журнала. Все листы должны быть последовательно пронумерованы и их нельзя вырывать даже в случае порчи.

Форму журнала можно утвердить приказом по организации либо оформить как приложение к Положению о защите персональных данных работников, указав в нем ответственного за ведение журнала, место и порядок его хранения, инструкцию по его ведению и иную необходимую информацию.

Лица, получающие документы для ознакомления, должны быть предупреждены о том, что нельзя делать пометки в таких документах, вносить новые записи, извлекать документы из личного дела или помещать в него новые бумаги. Эту информацию тоже можно включить в Положение, с которым все работники должны быть ознакомлены под роспись.

Образец журнала учета обращений субъектов персональных данных

Скачать

Журнал регистрации обращения граждан

  • Главная страница
  • Журналы и бланки
    • Журналы и бланки по экологии
    • Конструкторская, научно-техническая документация
    • Лесное хозяйство
    • Лифты
    • Журналы для медицинских учреждений
    • Аптеки
    • Журналы, бланки, формы документов МВД РФ
    • Журналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживании
    • Журналы по санитарии, проверкам СЭС
    • Связь
    • Гостиницы, общежития, хостелы
    • Промышленность
    • Журналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системы
    • Обложки для журналов и удостоверений
    • Пожарная безопасность
    • Снегоплавильные пункты
    • Стройка, строительство
    • Транспорт
    • Склад
    • Психология
    • Проверки и контроль госорганами, контролирующими организациями
    • Работы с повышенной опасностью
    • Регулирование алкогольного рынка
    • Автодороги, дорожное хозяйство
    • Самокопирующиеся бланки
    • Сельское хозяйство, ветеринария
    • АЗС и АЗГС
    • Банки
    • Геодезия, геология
    • Грузоподъемные механизмы
    • Документы, относящиеся к нескольким отраслям
    • Нефтепромысел, нефтепроводы
    • Журналы и бланки для армии, вооруженных сил
    • Бассейны
    • Нефтебазы
    • Комплекты журналов
    • Журналы для образовательных учреждений
    • Охрана труда и техника безопасности
    • МЧС
    • Газовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМ
    • ЖКХ
    • Эксплуатация зданий и сооружений
    • Журналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатов
    • Журналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоков
    • Журналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лиц
    • Журналы и бланки для ФТС РФ (таможни)
    • Делопроизводство
    • Бухгалтерия
    • Кадровая работа: Журналы, бланки, формы
    • Туризм
    • Драгметаллы
    • Учреждения культуры, библиотеки, музеи
    • Шахты, рудники, метрополитены, подземные сооружения
    • Энергетика
    • Тепловые энергоустановки, котельные
    • Электроустановки
    • Кладбища
    • Журналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетов
    • Канатные дороги, фуникулеры
    • Аттракционы
    • Метрология
    • Архивы
  • Журналы для образовательных учреждений

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *