Журнал проверок

Образец заполнения журнала учёта проверок юридического лица

Журнал учета проверок юридического лица — это документ, в котором юридические лица и ИП фиксируют проверки надзорных органов. С 2009 года журнал имеет типовую форму. Приведем образец заполнения этого документа.

Зачем нужен журнал учета проверок юридического лица и индивидуального предпринимателя

Журнал учёта проверок юридического лица и индивидуального предпринимателя позволяет хранить и анализировать сведения о проведённых плановых и внеплановых мероприятиях надзорных ведомств, фиксировать в одном месте все выявленные нарушения и указания по их устранению.

При проведении надзора контролирующая и проверяемая сторона придерживаются норм ФЗ №294 «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Этот закон определяет:

  • само понятие проверки (плановой и внеплановой);
  • процедуру назначения и сроки проведения контроля;
  • порядок подведения итогов.

Форма документа

Типовая форма журнала учёта утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141, наряду с формой акта самой проверки. Однако ответственность за его отсутствие законодательство не предусматривает. Если вы не ведёте этот документ, инспектор делает в акте соответствующую запись. Отсутствие журнала будет расценено как недостаток, который вам будет рекомендовано устранить.

По типовой форме бланки изготавливаются в типографиях, но можно скачать бесплатно журнал учета проверок юридического лица и распечатать листы самостоятельно.

Правила оформления и заполнения документа

Документ состоит из:

  • титульного листа;
  • страниц, содержащих сведения о контроле.

Ведением в организации занимается ответственное лицо, назначенное приказом руководителя, как правило, это секретарь. Ответственный сотрудник заполняет титульный лист с указанием:

  • названия компании (ФИО ИП);
  • даты начала ведения;
  • юридического адреса организации (адреса места жительства ИП);
  • номера ОГРН (ИНН ИП)
  • ФИО руководителя;
  • ФИО самого ответственного работника.

Руководитель ставит подпись и печать. Заверение документа печатью для организаций обязательно согласно статье 16 ФЗ N 294. Индивидуальные предприниматели самостоятельно ведут документацию, заверяя ее печатью при наличии.

Все графы основного раздела заполняются проверяющими инспекторами. Задача ответственного работника или предпринимателя — пронумеровать и прошить страницы. Когда место закончится, число страниц указывают на титульном листе. Храниться документ в компании должен 5 лет, после этого его можно не архивировать, а сразу уничтожить.

Инспектор, осуществляющий надзор, полностью заполняет основное содержание журнала учёта. В нём 12 граф, первые 6 из которых заполняются в начале, а оставшиеся — по окончанию процедуры:

  1. дата начала и завершения мероприятия по контролю;
  2. длительность в рабочих днях (или в часах — для малых предприятий);
  3. название контролирующего органа;
  4. номер и дата распоряжения о проведении проверки;
  5. предмет контроля, его цель;
  6. плановость или внеплановость мероприятия с указанием основания;
  7. номер акта, дата составления;
  8. нарушения;
  9. номер предписания об устранении, дата составления;
  10. ФИО инспектора;
  11. ФИО экспертов, если они привлекались;
  12. Подпись инспектора.

Образец заполнения журнала учёта проверок юридического лица

Приведём пример заполненного бланка. Напомним, что раздел из 12 пунктов заполняет должностное лицо проверяющего органа.

О ведении некоторых форм журналов учета и регистрации документов

Предлагаем вам подборку наиболее интересных вопросов о ведении некоторых видов журналов учета и регистрации документов, поступающих на наш адрес info@naar.ru. На вопросы отвечает эксперт НААР Т.В. Войцехович.

Обязательно ли заводить Журнал учета проверок юридического лица? Если журнал не ведется, какие могут быть санкции (штрафы)?

Ведение журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля предусмотрено Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141 (ред. от 30.09.2011) «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

В журнал вносятся сведения о проверках, проводимых контролирующими органами, и объектом которых может быть любое юридическое лицо, а также индивидуальный предприниматель. В свою очередь, в Акте проверки делается запись о внесении в журнал сведений о проверке или о невозможности внесения сведений в связи с отсутствием у проверяемого данного журнала.

Последнее обстоятельство нарушением не является, законодательной ответственности за отсутствие журнала не предусмотрено.

Журнал выдачи справок с места работы ранее не велся. Выдаваемые справки регистрировались в общем потоке исходящих писем. Можно ли завести отдельно журнал для данного рода документов? Когда можно это сделать – ждать начала нового года или можно начать с нового месяца? Какая при этом будет нумерация документов новая или продолжение старой?

Конечно лучше всего заводить все журналы с начала нового календарного года. Но если у вас возникла такая необходимость, например, большой объем данных документов или сложно в общем потоке исходящих писем находить выданные справки, можно завести журнал выдачи справок с любого времени, не дожидаясь начала нового периода. Дата заведения журнала указывается на титульном листе.

Что касается нумерации справок, чтобы избежать задвоения регистрационных номеров, советую в новом журнале выдачи справок дополнительно использовать литерную букву. Иначе, если последний зарегистрированный в общем потоке исходящих писем номер был, например, исх. № 123 от 05.06.2015, то при продолжении нумерации в новом журнале и старом журнале регистрации исходящей корреспонденции появятся два документа с исх. № 124. Или, если начнете нумерацию заново, то получите второй документ с исх. № 1. Разные даты регистрации положения не исправят.

Также удобно в обоих журналах сделать ссылку на место регистрации предыдущих/последующих справок. Это облегчит поиск нужного документа.

Обязательно ли вести журнал учета трудовых договоров с работниками компании?

Журнал учета трудовых договоров — необязательный документ, т.е. нет таких нормативных актов, которые обязывали бы его вести и утверждали форму. Однако регистрация трудовых договоров — процедура распространенная, а по мнению многих специалистов — необходимая.

Журнала учета трудовых договоров включен в ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

У нас в организации есть структурные подразделения – лаборатории. В них ведется много различных журналов учета. Список журналов в течении года неоднократно изменяется (иногда по новым требованиям добавляются, иногда существующие отменяются, а вводятся новые).

Есть в организации номенклатура дел. Подскажите, как лучше их учитывать в номенклатуре дел? Несколько раз вносить изменения в утвержденную НД?

Когда в конце года составляется и утверждается номенклатура дел на следующий год, естественно, невозможно предусмотреть и включить в нее все, что может возникнуть в следующем году. Для этого в конце каждого структурного подразделения оставляют резервные строки, предназначенные для новых, возникших в процессе деятельности, дел (журналов).

Требуется достаточная квалификация работника ДОУ, чтобы отследить все изменения в делопроизводстве структурных подразделений в течении года и по окончании года внести их в номенклатуру дел в виде добавлений новых дел (журналов) или исключения (удаления) отмененных дел (журналов) с соответствующей записью в примечании.

Еще вариант: завести и внести в номенклатуру дел структурного подразделения (лаборатории) журнал учета журналов. Присвоить ему один индекс. Регистрировать в нем новые журналы с присвоением порядковых номеров и закрывать законченные или отмененные, делая соответствующие записи. Работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении (лаборатории), самостоятельно отслеживает все изменения и вносит необходимые записи в журнал учета журналов.

В этом случае необходимость многократно корректировать номенклатуру дел отпадает, но возникает обязанность для работника ДОУ оказывать структурному подразделению методическую помощь при определении сроков хранения законченных в делопроизводстве данного структурного подразделения журналов.

У нас в организации не ведется журнал учета печатей и штампов. Есть приказ, в котором указывается на какие документы и чью подпись заверяют какой печатью. Подскажите, обязательно вести такой журнал?

Действительно, организационные вопросы распределения полномочий на предприятии, в т.ч. кто имеет право подписи и какие документы заверяются печатью, утверждаются приказом. Также приказом назначается лицо, ответственное за учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов.

Непосредственно учет печатей и штампов организуют любым удобным и логичным способом. Главное, чтобы был порядок и исключалась возможность их несанкционированного использования недобросовестными сотрудниками.

Традиционно для целей учета используют журнал учета печатей и штампов. Причем ведут его по правилам ведения документов строгой отчетности, т.е. с нумерацией листов, прошиванием и скреплением печатью (штампом), подписью ответственного лица. Хранят журнал в сейфе.

Т.В. Войцехович консультант по вопросам делопроизводства

Согласно федеральному закону Российской Федерации от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Юридические лица, индивидуальные предприниматели обязаны вести журнал учета проверок по типовой форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации.

В журнале учета проверок должностными лицами органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля осуществляется запись о проведенной проверке, содержащая сведения о наименовании органа государственного контроля (надзора), наименовании органа муниципального контроля, датах начала и окончания проведения проверки, времени ее проведения, правовых основаниях, целях, задачах и предмете проверки, выявленных нарушениях и выданных предписаниях, а также указываются фамилии, имена, отчества и должности должностного лица или должностных лиц, проводящих проверку, его или их подписи.

Журнал учета проверок должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица, индивидуального предпринимателя.

При отсутствии журнала учета проверок в акте проверки делается соответствующая запись.

Скачать образец Журнал учета проверок юрлиц и ИП контролирующими органами бесплатно

Приобрести готовый журнал можно в нашем офисе за наличный и безналичный расчёт

Звоните 339-93-52 и 919-45-85

Купить журнал учёта проверок юрлиц и ИП контролирующими органами

  • Внимание! Компания «ГОСПОЖТЕХНИКА» предоставляет услуги в области обеспечения пожарной безопасности на самых выгодных условиях!

    Просто сравните цены:

    • Разработка планов эвакуации — от 2 500 р. за шт. ( А2, фотолюм, на пластике)
    • Расчет категории помещений — от 2 500 р. за помещение
    • Испытание пожарных лестниц и ограждений — от 40 р. за п/м
    • Огнезащитная обработка дерева — от 35 р. за м/кв
    • Изготовление и монтаж противопожарных дверей EI-60 — от 18 500 р. — под ключ ( дверной блок, замок,ручка,доставка,монтаж)
    • Обслуживание сигнализации и прочих АУПЗ — от 1300 р. в мес.
    • Разработка полного комплекта документов по ПБ — от 3500 р. ( приказы, инструкции, программы инструктажей, журналы)

    Качество предоставления услуг подтверждается всеми необходимыми лицензиями и сертификатами, а так же богатым опытом сотрудничества с организациями различного масштаба.

    Просто звоните — наши менеджеры ответят на все возникшие вопросы!

  • Наши телефоны 339-93-52, 919-45-85, наша почта 9194585@mail.ru

Так же на нашем сайте Вам могут быть полезны разделы:

  • Нормативные документы — бесплатная база нормативной документации в области пожарной безопасности в РФ
  • Блог о пожарной безопасности — этот ресурс позволяет задать вопрос специалисту, или подчерпнуть информацию о ПБ из статей
  • Каталог пожарного оборудования — поможет сориентироваться в назначении и стоимости оборудования

Внутренний аудит в аптеке

Внутренний аудит в аптеке — процедура подтверждения работоспособной системы качества в аптечной организации.

Проведение внутреннего аудита является важной частью Правил «Надлежащей аптечной практики» (НАП), которая в свою очередь, является системой производственного контроля для аптечных учреждений.

В соответствии с Приказом Минздрава России от 31.08.2016 г. № 647н «Об утверждении Правил надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения» руководитель субъекта розничной торговли должен организовать проведение внутреннего аудита.

Цели Внутреннего аудита в аптеке:

  • Выявление несоответствий внутренних процессов требованиям нормативной документации;
  • Оценка эффективности системы качества — выявление несоответствий между разработанными документами качества и организацией текущей работы;
  • Отладка деятельности — определение способов устранения причин возникновения несоответствий;
  • Получение руководителем компании обратной связи о наличии текущих проблем и причинах их возникновения для возможности проведения корректирующих и предупреждающих действий;
  • Систематический анализ и совершенствование системы качества организации.

Ответственность аптечной организации за отсутствие оформленной надлежащим образом процедуры внутреннего аудита

Нарушение п. 5 Постановления № 1081 — относится к грубым нарушениям лицензионных требований и условий при осуществлении фармацевтической деятельности.

Административное наказание для юридических лиц при осуществлении предпринимательской деятельности с грубым нарушением требований и условий, предусмотренных специальным разрешением (лицензией), установлено ч. 4 ст. 14.1 КоАП РФ — от ста тысяч до двухсот тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Таким образом, за отсутствие, или ненадлежащее оформление документов, подтверждающих проведение внутреннего аудита аптеки (внутренней проверки аптеки), у организации осуществляющей фармацевтическую деятельность, могут возникнуть серьёзные проблемы — от назначения крупного штрафа до полной приостановки деятельности всей организации.

Создание и поддержание соответствия системы качества аптечной организации осуществляется в три этапа:

  1. Разработка системы качества организации в соответствии с требованиями Правил «Надлежащей аптечной практики» (НАП) и прочими нормативными документами (руководство качества, стандартные операционные процедуры — СОП для аптеки, приказы, рабочие и методические инструкции, должностные инструкции, формы журналов для аптек и медицинскио отходы в аптеке);
  2. Поддержание в актуальном состоянии действующей системы качества организации (своевременное внесение изменений в СОПы для аптек, инструкции и прочие документы в связи с выходом новых нормативных документов или с изменением технологии работы, своевременное ведение журналов для аптек, утверждение новых планов-графиков на текущий год и прочее);
  3. Регулярное проведение внутренних проверок аптек — регламентированной процедуры системы качества, которая позволяет на основе плановых проверок выявлять несоответствия между текущей работой организации и разработанными внутренними документами системы качества, фиксировать несоответствия и в результате анализа совершенствовать систему качества организации.

Особенности внутреннего аудита в соответствии с разделом VIII Приказа Минздрава России от 31.08.2016 г. № 647н:

  • Деятельность по проведению внутреннего аудита аптеки должна анализироваться руководителем субъекта розничной торговли в соответствии с утвержденным планом-графиком.
  • Внутренняя проверка аптеки должна проводиться назначенными руководителем лицами, состоящими в штате и (или) привлекаемыми на договорной основе. Допускается проведение независимого аудита.
  • Результаты внутренней проверки (аудита), а также меры, предпринимаемые по результатам проведенного внутренней проверки, оформляются документально (Акт внутренних проверок аптеки).
  • Документы, составленные по результатам аудита, должны включать в себя всю полученную информацию и предложения по необходимым корректирующим действиям.
  • Внутренний аудит аптеки проводится также с целью выявления недостатков по выполнению требований законодательства РФ и вынесения рекомендаций по корректирующим и предупреждающим действиям.
  • Программа внутреннего аудита аптеки должна учитывать результаты предшествующего внутреннего аудита, проверок контролирующих органов.
  • Лицо, ответственное за проверяемую область деятельности, должно обеспечить незамедлительное выполнение корректирующих и предупреждающих действий. Дальнейшие действия должны включать в себя аудит (проверку) предпринятых корректирующих и предупреждающих действий и отчет о результатах выполненных действий и их эффективности.
  • Руководитель субъекта розничной торговли должен постоянно повышать результативность системы качества, используя, в том числе результаты внутреннего аудита аптеки, анализ данных, корректирующие и предупреждающие действия.

Пакет содержит следующие документы:

  • Порядок работы с пакетом документов «Внутренний аудит аптеки» (инструкция);
  • Проверочные листы аптечной организации, разработанные на основе собственных внутренних нормативных документов системы качества (включают вопросы из чек-листов Росздравнадзора), служат для проведения внутреннего аудита компании;
  • План-график и приказ по внутреннему аудиту, акт по результатам внутренней проверки на соответствие Правилам надлежащей аптечной практики;
  • Методические инструкции по расшифровке контрольных вопросов для проведения внутреннего аудита аптеки, созданные на основе проверочных листов, утверждённых Приказом Росздравнадзора от 09.11.2017 г. № 9438;
  • Положение «О внутреннем аудите компании» с приказом об утверждении, а так же документированную процедуру «Внутренний аудит» — добавлено из пакета по документам системы качества надлежащей аптечной практики.

Основные особенности и преимущества документации внутреннего аудита аптеки:

  • Написаны в соответствии с требованиями действующей нормативной документации — Приказа Минздрава России от 31.08.2016 г. № 647н, Приказа Росздравнадзора от 09.11.2017 г. № 9438 «Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов), используемых Федеральной службой по надзору в сфере здравоохранения и ее территориальными органами при проведении плановых проверок при осуществлении федерального государственного надзора в сфере обращения лекарственных средств» и тд.
  • Полностью совместимы с документацией системы качества Правил надлежащей аптечной практики от компании МедИнфо24, используют ее терминологию, стиль изложения и тд.
  • Зарекомендовали себя наилучшим образом во время реальных проверок Росздравнадзора в аптечных организациях в разных регионах РФ.
  • Позволяют избежать штрафных санкций контролирующих и надзорных органов.
  • Готовые шаблоны документов для аптек помогают экономить время собственных специалистов на разработку и внедрение документации.
  • Позволяет получать бесплатные консультации экспертов МедИнфо24 в момент внедрения документов Правил надлежащей аптечной практики и Внутреннего аудита в Вашей аптеки.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *