Журнал рабочего времени

Журнал учета рабочего времени сотрудников

Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета рабочего времени сотрудников .docСкачать образец заполнения журнала учета рабочего времени сотрудников .doc

Зачем нужен документ

Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.

На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.

Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.

Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.

Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:

  1. Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
  2. Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
  3. Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.

Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.

Как учитывать рабочее время

Существует несколько методов учета рабочего времени:

  • Стандартный ежедневный — используется, если сотрудники приходят на работу и уходят с нее в одно и то же время.
  • При еженедельном учете ежедневный параметр утрачивает свое значение, поскольку работники не обязаны «высиживать» часы, а должны выполнять определенную норму труда в течение недели, в том числе по времени (например, в один день сотрудник отрабатывает шесть часов, в другой – десять).
  • Суммированный способ оптимален на производствах или при гибком графике работы. Обычно здесь фиксируются данные по итогам месяца, но иногда охватываются и более длительные периоды (максимальный равен одному году).

Как вести журнал

Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.

Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).

В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.

Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников

Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).

Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.

На титульном листе рекомендуется написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается после закрытия документа);
  • указать работника, ответственного за его ведение;
  • если в организации существует номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:

  • порядковый номер сотрудника, его ФИО и должность;
  • дата, время прихода и ухода, а также сведения об опоздании (точную цифру в минутах и часах);
  • информацию о прогуле – да/нет;
  • количество общего отработанного времени (за минусом отлучек по собственным делам);
  • подпись работника.

Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).

Сколько времени и как хранить документ

Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.

Фотография рабочего времени — образец

Фотография рабочего времени (ФРВ) — один из наиболее часто используемых методов исследования этого времени. Она может применяться на любых работах: как ручных, так и автоматизированных. При применении ФРВ необходимо придерживаться правил, чтобы получить наиболее точные данные. Что это за правила — расскажем в статье.

Определение и классификация фотографии рабочего времени

При проведении фотографии рабочего времени наблюдатель последовательно регистрирует все временные затраты сотрудника в течение периода исследования. Если изучается одна смена, такое обследование принято называть еще фотографией рабочего дня. Подобным образом выявляется непроизводительное время сотрудника, а также определяются нормативные показатели для подготовки рабочего места, его обслуживания, установления длительности перерывов для отдыха.

Основные цели проведения ФРВ:

  • определение обстоятельств и продолжительности непроизводительных действий работника и разработка мероприятий по их устранению;
  • сбор статистических данных для расчета норм подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, периодов отдыха и перерывов на личные нужды;
  • накопление информации об изменениях производительности сотрудника в течение смены и причинах невыполнения плана;
  • получение данных для усовершенствования технологических процессов и определения норм обслуживания и численности персонала.

Норма обслуживания — это количество объектов, которые работник или группа работников должны обслужить в течение единицы рабочего времени в конкретных организационно-технических условиях.

Примеры

  • Бригада техников должна произвести осмотр и профилактику 20 станков за смену
  • Терапевт в поликлинике должен принять 30 пациентов в день.

В зависимости от конкретных задач исследования, необходимого объема и точности информации могут применяться различные походы к проведению фотографии рабочего дня.

Виды фотографий рабочего времени:

По методу наблюдения По числу объектов исследования Как ведется наблюдение
1. Сплошная — измерения проводятся непрерывно, при этом фиксируются все совершенные за смену (день) операции 1. Индивидуальная — наблюдается один сотрудник 1. Визуально с применением часов
2. Выборочная — измеряются конкретные периоды времени либо определенный перечень работ 2. Групповая или бригадная — изучается работа нескольких сотрудников 2. С применением автоматических средств регистрации
3. Периодическая — замеры проводятся отдельными отрезками, например: 2 часа с утра одного дня, 1,5 часа днем следующего и т. д. 3. Маршрутная — фиксация занятости происходит во время периодического последовательного движения наблюдателя по нескольким рабочим местам 3. Путем самостоятельной записи сотрудником своих действий — самофотография
4. Методом моментных наблюдений — состояние занятости работника фиксируется через строго определенные временные промежутки в течение всего дня

Порядок проведения фотографии рабочего времени

Выполнение фотографии рабочего времени проходит в несколько этапов:

  • Подготовительный этап.

Сбор информации об обследуемом рабочем месте и проводимых на нем операциях. Для этого посещается территория выполнения работ, проводятся беседы с руководителем подразделения и работниками, изучаются должностные инструкции, технологические карты.

  • Разработка бланков для проведения фотографии рабочего времени.

Их структура может отличаться в зависимости от выбранного метода проведения. Разрабатываются формы предприятием самостоятельно. В структуру документа обычно включается:

    • наименование организации и подразделения;
    • данные наблюдаемого сотрудника и краткое описание его рабочего места;
    • названия выполняемых операций, время начала и окончания их выполнения;
    • общая длительность временных затрат определенного вида.
  • Проведение наблюдений и запись результатов.

Регистрируются последовательно все действия работника по времени. Особенно подробно фиксируются перерывы и причины, их вызвавшие. При обнаружении внеплановой (нехарактерной)работы сотрудника, фиксируется ее длительность и обстоятельства, из-за которых она появилась.

Если сотрудник может запустить процесс на оборудовании и в это время выполнять другую операцию, такое время помечается как перекрываемое (одновременно выполняются 2 операции). Для повышения точности проводится от 3 фотографий по каждому исследуемому рабочему месту.

  • Обработка полученных данных и их анализ.

Проводится группировка итоговой информации по категориям: основное, вспомогательное, подготовительно- заключительное время. Если выполнялась одинаковая работа — может выводиться среднее время ее выполнения. Рассчитывается удельный вес каждой категории времени в смене.

В результате проведенного мероприятия определяется средний удельный вес оперативного, вспомогательного, подготовительно-заключительного времени.

Также может быть установлен средний процент потерь рабочего времени сотрудника — как по его вине, так и по не зависящим от него причинам. Впоследствии компания может повысить производительность работника путем устранения непроизводительных затрат рабочего времени, совершенствования технологического процесса.

Фотография рабочего времени — образец заполнения и бланки

Одна из задач фотографии рабочего времени — сбор данных по видам времени в смене. В любом бланке фотографии рабочего времени обязательно должна быть предусмотрена возможность проставления условных обозначений для их видов.

Чаще всего для этого используются индексы, например, такие:

  • ОВ — Основное рабочее время;
  • ПВ — Подготовительно-заключительное время;
  • ОТ — Обеденный перерыв, перерыв на текущие надобности;
  • НР — Перерыв непроизводительный;
  • ТП — Потери времени по независящим от работника причинам.

Для индивидуальной фотографии чаще всего применяются такие бланки:

Бланки для фотографии рабочего времениСкачать

Лист фотографии рабочего времени

Образец фотографии рабочего времени

Образец фотографии рабочего времениСкачать

Возможно составление графической фотографии. В этом случае вместо конкретного наименования работ сразу вписываются виды временных затрат, а их длительность отмечается линией. Пример представлен ниже:

Образец графической фотографии рабочего времениСкачать

Особенности наблюдения за группой работников

При проведении фотографии большого количества сотрудников каждое наименование работ не переписывается, а регистрируется состояние сотрудника на конкретный момент времени. Затем складывается количество наблюдений каждого вида рабочего времени и выводится их удельный вес в общем объеме наблюдений.

В этом виде исследований рабочего времени чаще всего применяются индексы (о них мы говорили выше). Разберем процесс фотографии рабочего времени для группы сотрудников на примере.

Пример

Проводится наблюдение за грузчиками на складе транспортной компании. Вводные данные, известные наблюдателю: рабочий день начинается в 8 утра (наблюдатель тоже должен быть на месте). Грузчики работают командами по 3 человека.

Наблюдатель, заполняя карту, ранжировал грузчиков так, чтобы члены одной команды находились под соседними номерами:

  • 1-я команда: № № 1, 2, 3
  • 2-я команда: № № 4, 5, 6
  • 3-я команда: № № 7, 8, 9

За первые 30 минут рабочего дня наблюдатель увидел:

  • 1-я команда: все быстро переоделись (ПВ), приступили к работе (ОВ) и продолжали работу по состоянию на 8:30 утра (в примере рассмотрим небольшой интервал рабочей смены).
  • 2-я команда: № 6 долго переодевался. № 5 в это время пошел за документами на первые погрузки, а № 4 ушел покурить (НР). Затем они собрали свой первый груз и переместили в зону погрузки, но машина для их груза вовремя не пришла (ТП) и команда все еще ждала ее по состоянию на 8:30 утра.
  • 3-я команда: долго переодевалась и получала задание, но затем работала без простоев и перерывов.

Вот как все это отразится в групповой фотографии рабочего времени:

Далее можно использовать получившиеся таблицы для различных целей:

  • внедрять нормы и нормативы, ориентируясь на работу группы 1;
  • разрабатывать мероприятия по исключению не продуктивных затрат рабочего времени, исходя из данных группы 2 и т. д.

Подводим итоги

  • Фотография рабочего времени — универсальный способ исследований, подходящий как для ручного труда, так и для автоматизированных процессов.
  • Полученные после проведения фото рабочего времени результаты могут быть использованы для принятия обширной группы управленческих решений.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Ведение журнала учета рабочего времени

Статья 132. Использование рабочего времени
Работники обязаны вовремя приходить на работу и полностью использовать установленную законодательством продолжительность рабочего времени для выполнения своих обязанностей, а наниматель должен создавать условия для полного и производительного использования рабочего времени.
В рабочее время запрещается отвлекать работников от их непосредственной работы, освобождать от работы для выполнения общественных обязанностей и проведения мероприятий, не связанных с производственной деятельностью, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором, соглашением.
Статья 133. Обязанность нанимателя по организации учета рабочего времени
Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее.
До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании — уход.Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах.
Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемое в соответствии с законодательством в рабочее время.
В составе отработанного времени отдельно учитывается время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству.
В составе неотработанного времени выделяются оплачиваемое и неоплачиваемое время, а также потери рабочего времени как по вине работника, так и при отсутствии его вины.
Фактическое рабочее время учитывается с момента явки работника на место выполнения работы согласно правилам внутреннего трудового распорядка, графику работ (сменности) или особому указанию нанимателя и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену).
Как фактически отработанное должно учитываться время выполнения основных и подготовительно-заключительных операций (получение наряда, материалов, инструментов, ознакомление с техникой, документацией, подготовка и уборка рабочего места, сдача готовой продукции и др.), перерывов, предусмотренных технологией, организацией труда, правилами его технического нормирования и охраны, а при их отсутствии — нанимателем по согласованию с профсоюзом.
В фактическое время не входит и не учитывается время проезда от места жительства до места постоянной работы (постоянного сбора) и обратно, время, необходимое на дорогу от проходной до рабочего места, на переодевание перед началом и после окончания работы, на регистрацию при уходе.
Время внутрисменных простоев учитывается начиная с пяти минут.
Время использования работников в период простоя на других работах в листок простоя не включается и оформляется выдачей разовых нарядов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *