Журнал учета личных дел

Журнал (книга) учета личных дел

  • Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
    Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
  • Как грамотно составить договор займа
    Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
  • Правила составления и заключения договора аренды
    Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
  • Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
    В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Оформляем журнал учета личных дел работников

Чем предусмотрен и для чего нужен

Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.

Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:

  • вся информация систематизирована;
  • ее поиск занимает мало времени;
  • удобно в использовании;
  • обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
  • в конце концов, выглядит эстетически приятно.

Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:

  • документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
  • как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
  • все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
  • вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.

Это далеко не все. Для знакомства с содержанием своего дела, а госслужащий обязан знакомиться с его содержимым хотя бы раз в год, выделяется отдельное место, как правило, оно находится в хранилище, но, в зависимости от метража и возможностей оганизации, может быть выделено и отдельное помещение.

Это, как уже говорилось, для госов, для всех остальных организаций правила и порядок хранения устанавливает руководство компании, но с одним железным требованием, которое предписывает закон, — персональные данные работников должны охраняться, и режим кофиденциальности нарушать никому не позволено.

Журнал учета личных дел работинков, образец которого мы предоставили ниже, используется, как правило, для того, чтобы зафиксировать факт ознакомления с персональными сведениями из того или иного дела конкретным лицом и с конкретной целью. Вообще для этого используют карточку ознакомления, которая хранится в самом деле, но журнал удобнее использовать для проверяющих: сразу видно, как ведется работа на данном участе кадрового делопроизводства в организации.

Правила оформления и заполнения

Единой формы для ведения журнала регистрации дел не существует. Можно самостоятельно изменять правила оформления и заполнения. Обычно в него входят графы:

  • номер личного дела;
  • Ф.И.О. работника;
  • дата приема (дата оформления личного дела), дата и номер приказа о приеме на работу;
  • должность;
  • структурное подразделение;
  • дата увольнения (дата закрытия личного дела), дата и номер приказа о прекращении трудового договора с работником (увольнении);
  • при необходимости можно использовать графу «Примечания».

Для быстрого поиска можно дополнительно сделать журнал в виде алфавитной книги с вырубкой справа, закрепив за каждой буквой отдельные страницы. По первой букве фамилии сотрудника будет легко найти нужную страницу. Обычная тетрадь А4 в клетку с твердой обложкой будет служить вам компасом в многочисленных сейфах с делами. В него достаточно вписать Ф.И.О. работника и номер дела.

Журнал учета личных дел работников (образец)

Журнал регистрации личных дел работников, образец

скачать

Алфавитный журнал учета кадров

Алфавитный журнал учета кадров ведется и хранится в отделе кадров предприятия. Алфавитный журнал учета кадров составляется на всех рабочих и служащих по подразделениям или категориям персонала в зависимости от структуры предприятия, организации и численности работающих.

В алфавитный журнал, как и в штатно-должностную, запись вносят одновременно с оформлением приказов о приеме, переводе, увольнении работников. Согласно названию документа, в Алфавитном журнале учета кадров кадровой службой ведется учет личного состава в алфавитном порядке

Данный журнал не имеет строгой регламентированной отраслевой формы и производится в форме произвольной. В магазине Сити Бланк вы приобретаете Алфавитный журнал учета кадров в формате А4, книжной (вертикальной) ориентации.

Алфавитный журнал учета целесообразно заводить в организациях с небольшой или средней текучестью кадров.

На обложке могут быть указаны реквизиты предприятия (название организации и др.), название отдела, даты начала и окончания ведения документа.

На обороте обложки может быть размещена информация о сотруднике, который ответственен за ведение данного журнала и его сохранность. Такая информация может быть прописана на каждой странице.

Необходимо позаботиться о защите журнала от изымания или вкладывания информации. С этой целью для Алфавитного журнала учета кадров может быть применена сквозная нумерация (на каждой странице ставится ее порядковый номер). Также применяется сшивание и заверяющая надпись с печатью на последней странице.

Заверяет журнал руководитель организации (компании) или наделенный такими полномочиями сотрудник.

К данному журналу применимы те же требования, что и к другим журналам используемым в компании. Все сделанные записи должны быть разборчиво написаны и читаемы. Нельзя использовать для правок корректор. Все правки заверяются подписью ответственного сотрудника, а зачистки не допускаются.

Ведет журнал, как правило, сотрудник отдела кадров, либо сотрудник, наделенный такими полномочиями приказом руководства. В таком приказе также может быть прописан регламент использования журнала.

Графы для заполнения Алфавитного журнала учета кадров:

  1. Фамилия, имя, отчество
  2. Должность
  3. Год и место рождения
  4. Образование
  5. Номер паспорта, кем и когда выдан
  6. Адрес места жительства, номер телефона
  7. Принят, номер приказа и дата
  8. Уволен, номер приказа и дата, причина увольнения

Алфавитный журнал имеет смысл купить в жестком переплете. В магазине Сити Бланк такая возможность предоставляется покупателям. Вы можете выбирать модификации, настраивая таким образом товар соответственно вашим целям.

Для сохранности документа интернет-магазин Сити Бланк также предлагает купить прозрачную обложку из поливинилхлорида, идеально подходящую по формату.

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Итоги

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

  • регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
  • приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

  • о приеме сотрудника на работу;
  • увольнении сотрудника;
  • переводе сотрудника на другую должность;
  • совмещении сотрудника;
  • совместительстве сотрудника;
  • заработной плате;
  • командировке;
  • отпуске, декрете;
  • награждении;
  • изменении Ф. И. О. работника.

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Скачать форму Т-1

Скачать форму Т-1а

Скачать форму Т-8

Скачать форму Т-8а

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

  • наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
  • наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
  • наличие заголовка документа;
  • наличие текста приказа;
  • наличие подписи руководителя работодателя;
  • наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

  • титульным листом;
  • разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.

На титульном листе документа указываются:

  • наименование работодателя;
  • название документа — «Журнал регистрации приказов по личному составу»;
  • дата начала заполнения;
  • дата окончания заполнения.

Во втором разделе журнала предполагается присутствие:

  • Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
  • подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
  • сведений о соответствующих периодах.

В основном разделе журнала предполагается указание:

  • перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
  • дат, номеров утверждения приказов;
  • конкретных разновидностей приказов;
  • Ф. И. О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
  • документов, на основании которых издаются приказы.

Об оформлении регистра учета организационно-распорядительных документов по основной деятельности читайте в материале «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.

О том, как ведется учет инструкций по охране труда, читайте в статье «Журнал учета инструкций по охране труда — форма и образец».

Итоги

Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников работодателя, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать создаваемые организационно-распорядительные документы. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

«Кадровый вопрос», 2011, N 1

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: ЖУРНАЛЫ УЧЕТА

Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров. В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме. Об этом подробнее читайте в представленном материале.

Журналы учета приема, перевода, увольнения работников

Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Например, журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома — ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименование его должности. Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.

Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме (см. ниже).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

│ ─────────────────────────────────────────────── │

│ (наименование организации) │

│ │

│ ОТДЕЛ КАДРОВ │

│ │

│ ЖУРНАЛ │

│ │

│ УЧЕТА_____________________________________ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ Начат «__» _________ 20__ г. │

│ │

│ Окончен «__» _________ 20__ г. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице.

Форма подачи таких сведений следующая:

Лицо, ответственное за ведение журнала

______________________________________ ________________________

должность фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:

1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.

2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью ____________________________ листов

Начальник отдела кадров ____________________________

________________________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

«__» _____________ 20__ г.

Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе 6

___________________________ __________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Журналы учета являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом Росархива от 6 октября 2000 г., установлены следующие сроки хранения:

Наименование

Срок хранения

Книги, журналы приема, перемещения (перевода), увольнения
работников

75 лет

Пример.

Журнал учета приема работников:

N
п/п

Ф. И.О.

Табельный
номер

Дата
поступления
на работу

Структурное
подразделение

Должность
(профессия)

Трудовой
договор,
приказ о
приеме
(дата,
номер)

Тищенко
Ольга
Николаевна

Отдел сбыта

Менеджер

Трудовой
договор от
13.09.2010
N 75-ТД,
Приказ от
13.09.2010
N 56-ок

Корнев
Владимир
Алексеевич

Секретариат

Делопроизводитель

Трудовой
договор от
20.09.2010
N 76-ТД,
Приказ от
12.09.2010
N 57-ок

Журнал учета перевода работников:

N
п/п

Ф. И.О.

До перевода

Дата
перевода

После перевода

табельный
номер

должность
(профессия)

табельный
номер

должность
(профессия)

структурное
подразделение

Лещев
Евгений
Сергеевич

Кладовщик

Склад N 1

Кладовщик

Склад N 2

Иващенко
Сергей
Иванович

Водитель

Административно-
хозяйственный
отдел

Вахтер

Технический
отдел

Журнал учета увольнения работников:

N
п/п

Ф. И.О.

Табельный
номер

Дата
увольнения

Структурное
подразделение

Должность
(профессия)

Трудовой
договор,
приказ о
приеме
(дата,
номер)

Кузьмичев
Анатолий
Сергеевич

Отдел сбыта

Менеджер

Трудовой
договор от
11.04.2008
N 64-ТД,
Приказ от
12.08.2010
N 58-ок

Авдеева
Ирина
Николаевна

Рекламный
отдел

Менеджер

Трудовой
договор от
22.11.2008
N 32-ТД,
Приказ от
03.08.2010
N 59-ок

Журнал учета приказов о предоставлении отпусков

и командировании работников

Для оформления и учета отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством коллективным договором, локальными нормативными актами организации и трудовыми договорами, применяются приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1).

При оформлении форм приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику в них указываются:

— наименование организации-работодателя;

— код по ОКПО;

— регистрационный номер документа;

— дата составления документа;

— фамилия, имя, отчество работника(ов), его (их) табельный номер;

— наименование структурного подразделения;

— должность (специальность, профессия);

— продолжительность и дата начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска (в календарных днях);

— в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — ТК РФ), иными федеральными законами, локальными нормативными актами, продолжительность и дата начала и окончания ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, учебного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы и других;

— общая продолжительность отпуска (в календарных днях).

Указанные приказы (распоряжения) издаются на основании графика отпусков. В случае предоставления работнику отпуска, который не соответствует графику отпусков, работник должен написать заявление с просьбой о предоставлении отпуска.

Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала (абз. 3 ст. 123 ТК РФ).

Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». На основании приказа также делаются отметки в личной карточке и лицевом счете.

Печать на приказе (распоряжении) не ставится.

Работодатель по требованию работника согласно ст. 62 ТК РФ обязан предоставить ему заверенную копию этого приказа (распоряжения).

Заранее производится оплата отпуска, при этом не позднее чем за три дня до его начала.

Организации могут использовать формы журналов как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров.

В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме.

Приведем примерную форму журнала учета приказов о предоставлении отпусков работникам.

Пример.

Журнал учета приказов о предоставлении отпусков работникам:

N
п/п

Номер и дата
приказа

Ф. И.О.
работника

Период, за который
предоставлен отпуск

Дата начала и
окончания отпуска

Для оформления и учета направления одного или нескольких работников в командировку применяется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а), утвержденные Постановлением N 1.

Так же, как и предыдущие, эти формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем или уполномоченным им на это лицом. Основанием для заполнения является служебное задание (форма N Т-10а).

В приказе должны быть указаны:

— фамилия и инициалы командируемого работника;

— структурное подразделение;

— должность (специальность или профессия) командируемого лица;

— место, время командировки и ее цель.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приведем примерную форму журнала учета приказов о командировании работников.

Пример.

Журнал учета приказов о командировании работников:

Дата и N
служебного
задания

Приказ

Командировочное
удостоверение

Фамилия, имя,
отчество
командируемого
работника

Структурное
подразделение

Должность

Место
командировки

Организация

Цель
командировки

Срок
командировки
(дней, не
считая
времени
нахождения
в пути)

Дата

Дата

Дата

Журнал учета приказов по личному составу

(других кадровых приказов)

Вначале напомним, что издание распорядительных документов по личному составу обязательно:

— при приеме на работу, изменении условий трудового договора, прекращении трудового договора;

— при поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности;

— при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;

— в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;

— при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;

— при предоставлении отпуска;

— при перемене фамилии и в других случаях.

Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Это следующие формы:

— приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1, индивидуальная);

— приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма N Т-1а, сводная);

— приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5);

— приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а, сводная);

— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6);

— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а, сводная);

— приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма N Т-8);

— приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма N Т-8а, сводная);

— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9);

— приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а, сводная);

— приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11);

— приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а, сводная).

Особенность оформления данных приказов (распоряжений) обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, и источником для налоговой отчетности. При их оформлении необходимо учитывать требования Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», а также Федерального закона от 21 ноября 1996 г. 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также порядок их разработки и оформления могут быть разработаны организацией самостоятельно, но с учетом вышеуказанных требований об обязательных реквизитах, и закреплены в положении об учетной политике организации.

Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу.

Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

— наименование организации — автора документа;

— наименование вида документа — «Приказ»;

— дата и номер приказа;

— место издания;

— заголовок к тексту;

— текст (распорядительная часть и основание издания);

— подпись;

— визы согласования;

— отметка об ознакомлении с приказом работника;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы N Т-1, N Т-1а) применяется для оформления и учета принимаемых на работу работников и издается на основании трудового договора. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), размер тарифной ставки, оклада, надбавок, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы N Т-54 или N Т-54а).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (формы N Т-5, N Т-5а) применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу у того же работодателя или в другую местность вместе с работодателем.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) — на прежнем месте работы; причину перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ), наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку — на новом месте работы; изменение оплаты труда (если оно возникает).

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает работодатель или уполномоченное им на это лицо. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись. На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), лицевой счет работника (N Т-54).

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (формы N Т-6, N Т-6а) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись.

Содержит фамилию, имя, отчество работника; наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.

Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». На основании приказа также делаются отметки в личной карточке (N Т-2) и лицевом счете (N Т-54).

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (формы N Т-8, N Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись. В случае когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.

На основании приказа делается запись в личной карточке (N Т-2), лицевом счете (N Т-54), трудовой книжке работника, а также производится расчет с работником по форме N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N Т-9, N Т-9а) применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование должности (специальности, профессии); наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация); срок командировки, даты ее начала и окончания и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (формы N Т-11, N Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник, или работодателя. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

В приказе указываются мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией) — также и его стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под роспись. Если поощрение работника не предусматривает денежного вознаграждения, то допускается исключение из формы реквизита «в сумме ______ рублей ______ копеек».

На основании приказа о поощрении работника делаются записи в личную карточку (N Т-2) и трудовую книжку работника.

Приказы по личному составу, не имеющие унифицированной формы, например об изменении биографических данных работника, о наложении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор), могут составляться в произвольной форме с учетом обязательных реквизитов для данных документов.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, фиксирующий нарушение трудовой дисциплины), служебное письмо от другого работодателя с запросом на перевод работника, свидетельство о заключении брака, отражающее изменение фамилии работника, и другие.

В организациях, как правило, приказы по личному составу составляются совместно отделом кадров и заинтересованными структурными подразделениями.

В целом порядок разработки и оформления приказов (распоряжений) по личному составу закрепляется в положении (инструкции) о делопроизводстве или ином локальном нормативном акте.

По структуре различают следующие виды приказов по личному составу:

— простые — содержат один распорядительный раздел, действие (принять, уволить, перевести и так далее);

— сложные — содержат в приказе несколько распорядительных разделов.

В зависимости от адресата различают:

— индивидуальные — содержат информацию только об одном работнике;

— сводные — содержат информацию о нескольких работниках.

В сводном приказе по личному составу каждый пункт должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Визы ознакомления работников в сводном приказе по личному составу могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи работодателя или уполномоченного им на это лица.

Составляя сложные и сводные приказы, следует учитывать, что в один документ нецелесообразно включать информацию с разными сроками хранения. Рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. Приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, как правило, оформляют в индивидуальном порядке.

Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству. Так, при увольнении причина увольнения обязательно указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. При поощрениях и дисциплинарных взысканиях в приказе обязательно указываются причина и вид поощрения или взыскания согласно ст. ст. 191, 192 ТК РФ.

Фамилию, имя, отчество в приказе по личному составу следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием.

Приказ по личному составу приобретает юридическую силу с момента его подписания.

Приказы по личному составу согласно требованию ТК РФ обязательно доводятся до сведения работника под роспись.

Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов: о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).

Все приказы по личному составу обязательно регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: книгу (журнал) регистрации или регистрационные карточки. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.

Учитывая различные сроки хранения приказов по личному составу, рекомендуется нумеровать их в соответствии со следующими правилами:

— обязательное отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности;

— применение буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу (например, 1-к, или 1к, или 1л/с и тому подобное);

— для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

Нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не рекомендуется. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., сроками их хранения — 5 и 75 лет.

Все изданные приказы по личному составу организации следует фиксировать в журнале учета приказов по личному составу.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организации вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Пример. Гражданином Королевым Д. П. на имя директора ОАО «Мираж» было написано заявление от 14 июля 2010 г. с просьбой о принятии его на работу с 17 июля 2010 г. на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию. Между Королевым Д. П. и ОАО «Мираж» был заключен бессрочный трудовой договор от 15 июля 2010 г. N 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2010 г. N 244к о приеме на работу Королева Д. П. с 17 июля 2010 г.

Предположим, что 20 июля 2010 г. водителя Иванова С. С. перевели на должность сторожа по состоянию здоровья. На основании этого был издан приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу от 20 июля 2010 г. N 245к.

Журнал учета приказов по личному составу следует заполнить следующим образом:

Номер
приказа

Дата
издания
приказа

Фамилия,
имя,
отчество

Структурное
подразделение

Должность
(профессия)

Табельный
номер

Трудовой договор

Краткое
содержание
приказа

дата

номер

244к

Королев
Дмитрий
Петрович

Транспортный
отдел

Водитель

Принять на
работу
Королева Д. П.
на должность
водителя
1 класса с
окладом
согласно
штатному
расписанию

245к

Иванов
Сергей
Сергеевич

Транспортный
отдел

Сторож

Перевести на
должность
сторожа по
состоянию
здоровья

В. Рыжков

Эксперт журнала

Подписано в печать

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *