Журнал учета счетов

Журналы учета счетов-фактур

Кто и когда его заполняет?

Журнал учета выданных счетов-фактур 2020 заполняют комиссионеры и агенты. Это посредники, действующие от своего имени вместо других людей. Заполняется журнал каждый раз, когда появляется новый документ, требующий учета.

Какие счета-фактуры требуют регистрации? Перечислим:

  • выставленные посредниками от их имени покупателю, заинтересованному в приобретении их товаров или услуг;
  • выставленные заказчиками покупателю за услуги, реализованные посредником;
  • выставленные заказчику посредником за приобретенные для него услуги или товары;
  • выставленные продавцом заказчику за приобретенные у него с помощью посредника услуги, товары и права.

Платежные документы, которые должен оплатить заказчик, чтобы заплатить посреднику за работу, нигде не регистрируются, кроме налоговой декларации, по которой потом можно будет отследить этот платеж. Каждый квартал заполняется журнал учета счетов-фактур 2020. Кто сдает — бухгалтер. Срок сдачи в ИФНС — до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Документ можно вести двумя способами: в бумажном или электронном виде. Но сдается он только в электронной форме. Указание на это имеется в п. 5.2 ст. 174 НК РФ. Заполнение происходит в хронологическом порядке. Ошибки недопустимы.

В первой части документа заполняются следующие графы:

  1. Номер записи.
  2. Дата выписки.
  3. Код операции.
  4. Номер и дата счета.
  5. Номер и дата исправления.
  6. Номер и дата счета, если он корректировочный.
  7. Номер и дата его исправления.
  8. ИНН/КПП покупателя.
  9. Наименование и ИНН/КПП продавца.
  10. Номер и дата счета (указывается из четвертой графы).
  11. Наименование валюты, ее код.
  12. Стоимость услуг или товаров. НДС.
  13. Разница в стоимости по корректировочному счету в случае уменьшения.
  14. В случае увеличения.
  15. Разница в НДС в таком же случае при уменьшении.
  16. При увеличении.

При этом, если покупателей было несколько, допустимо указать их через точку с запятой, если счет был выставлен один на всех. Если каждый заказчик или покупатель спровоцировал появление новой фактуры, начинать следует с самого начала.

Во второй части журнала указывают:

  1. Номер записи.
  2. Дата получения.
  3. Код способа выставления.
  4. Код вида операции.
  5. Номер счета.
  6. Дата его составления.
  7. Номер счета, если он корректировочный.
  8. Его дата.
  9. Номер исправления.
  10. Его дата.
  11. Наименование продавца. Его ИНН/КПП.
  12. Наименование и код валюты.
  13. Стоимость товаров или работ.
  14. В том числе НДС.
  15. Разница в стоимости в случае уменьшения. В случае увеличения.
  16. Разница в НДС в таком же случае при уменьшении.
  17. При увеличении.

Заполнять документ нужно максимально аккуратно — за ошибку посредника могут оштрафовать.

Скачать

Хранение журнала и документов

Срок хранения журнала — четыре полных года с момента последней записи. Указание на это имеется в п. 13 пр. 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.11 г. № 1137.

Организация также обязана хранить и подшивать в хронологическом порядке сами счета-фактуры.

Журнал регистрации счетов-фактур — образец-2020

Предназначение журнала полученных и выставленных счетов-фактур

Кто обязан вести журнал учета счетов-фактур в 2020 году

Итоги

Предназначение журнала полученных и выставленных счетов-фактур

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее — журнал) – это налоговый регистр, введенный в практику налогового учета постановлением Правительства России № 1137, принятым 26.12.2011. До 2015 года все фирмы и ИП просто фиксировали в нем выданные контрагентам и полученные от партнеров счета-фактуры.

Структура журнала с 2011 года не изменилась и по-прежнему включает 2 части: в первой фиксируются выставленные документы, во второй — полученные. Но кардинально поменялись правила работы с журналом. Они следующие:

  • ведите журнал, только если относитесь к категории посредников, обязанных это делать;
  • оформляйте его и представляйте в налоговую инспекцию ежеквартально;
  • вести журнал желательно в электронной форме – в таком виде он передается налоговикам (хотя оформление на бумаге не запрещено);

Как правильно вести журнал в элетронном виде, вы можете посмотреть в Готовом решении от КонсультантПлюс, получив бесплатный доступ.

  • записывайте счета-фактуры в хронологическом порядке (по дате их получения или выставления);
  • заполняя строки и графы журнала (или корректируя их) сверяйтесь с правилами, описанными в приложении 3 к постановлению № 1137;
  • внимательно проверяйте коды операций (подробнее о них — в нашей статье);
  • после окончания каждого квартала заверяйте журнал подписью руководителя (или уполномоченного работника), страницы бумажного журнала пронумеруйте и прошнуруйте (если ведете его на бумаге);
  • ежеквартально передавайте журнал (заверенный УКЭП) налоговикам по электронным каналам связи;
  • храните журналы как минимум 4 года с даты последней записи в каждом из них.

Основные правила оформления журнала действуют с момента вступления в силу постановления № 1137 и с тех пор не изменились. Единственная поправка 2019 года была внесна в них в связи с заменой ставки НДС 18% на ставку 20%.

О том, как сейчас выглядит этот налоговый регистр и кто его обязан оформлять, узнайте из следующего раздела.

Кто обязан вести журнал учета счетов-фактур в 2020 году

На сегодняшний день обязанность по ведению журнала осталась только у действующих от своего имени посредников:

  • агентов и субагентов;
  • комиссионеров и субкомиссионеров;
  • экспедиторов, организующих исполнение услуг с привлечением третьих лиц;
  • застройщиков, привлекающих к строительству подрядчиков.

Такой перечень лиц, обязанных вести журнал, содержит последняя редакция постановления № 1137, действующая с 01.10.2017. Необходимо отметить, что и до указанной даты оформлять журнал всем этим лицам тоже было обязательно, хотя напрямую они там прописаны не были (речь идет о субагентах и субкомиссионерах).

Обновленная редакция постановления № 1137 освободила часть посредников от необходимости заполнения журнала. С 4-го квартала 2017 года они вправе не оформлять журнал, если:

  • реализуют товары иностранным фирмам, не состоящим на налоговом учете в нашей стране (п. 5 ст. 161 НК РФ);
  • продают товар по поручению комитента покупателям – неплательщикам НДС и не выписывают счета-фактуры с их согласия (подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ);
  • по условиям договора с заказчиком включают стоимость приобретенных от своего имени товаров (работ, услуг) в расходы.

О новшествах и корректировках, которые нужно учитывать при заполнении журнала, узнавайте из материалов нашей рубрики.

Образец заполненного журнала вы можете скачать на нашем сайте.

Скачать образец

А построчный алгоритм заполнения журнала вы можете найти в Готовом решении от К+. Доступ к системе можно получить бесплатно.

Итоги

В 2020 году составлять журнал регистрации счетов-фактур, как и прежде, должны застройщики, экспедиторы, агенты, субагенты, комиссионеры и субкомиссионеры. При оформлении журнала нужно руководствоваться действующей редакцией постановления Правительства № 1137 – последняя корректировка в правила его ведения имела место в 2019 году.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как и кто ведет журнал учёта полученных и выставленных счетов-фактур

Проведение бухгалтерской отчетности требует заполнения специальной документации, которая имеет вид налогового регистра. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур относится именно к таким документам. Фиксирование всех текущих фактических операций со счетами ведутся организациями, ежеквартально предоставляющие его контролирующим органам.

Журнал был утвержден Постановлением Кабинета Министров РФ № 1137 (26.12.2011 г.). Он содержит сведения про все предоставленные контрагентами фактические счета, и ведется, согласно установленному порядку. Налоговый регистр состоит из 2-х разделов: фиксированных бланков и полученных.

Унифицированная форма журнала законодательно утверждена, и заполняется ответственным уполномоченным лицом предприятия. Счета-фактуры содержат информацию про номер и дату документов, корректировки, размеры НДС, использованные в операциях деньги, название и ИНН заказчиков (покупателей), сведения о посредниках, стоимость услуг, всех видов продукции и работ. Любая осуществляемая операция имеет код.

Предназначение журнала полученных и выставленных счетов-фактур

Представленный документ относится к установленному действующим законодательством способу контроля за компаниями, обязанными подавать в ИФНС декларацию об НДС. Служба проверяет показатели НДС (в 2020 г. ставка составляет 20%), который указывается посредниками при реализации товаров и материальных ценностей (ТМЦ), и суммы вычитаемых операций. Одновременно контролируются вычеты по товарно-материальным ценностям.

Поквартальное ведение журнала отображает реальную картину предприятия, работающего со счетами-фактурами. Счет-фактура — это первичный учетный документ. 4 периода документации заполняются в бумажной и цифровой формах. Записи в документе ведутся в четком хронологическом порядке, по датам, и соответствуют правилам заполнения, которые подробно описываются приложением 3-к Постановления № 1137.

Заполнение журнала обязательно должно совпадать с кодами проведенных операций, и заверяться подписью руководителя. Поправки об уставленных налогах вносятся (увеличение-уменьшение). Цифровой вариант удостоверяется специальной электронной подписью управляющего и сохраняется на ПК. Копия из бумаги заверяется обычной подписью и шнуруется, ее страницам присваиваются номера.

Важно! Все разделы документа имеют необходимые реквизиты контрагентов.

Кто обязан вести журнал учета счетов-фактур

Учетные документы с фактурными счетами до 2016 г. должны были заводить предприятия, использующие НДС. Но с 2016 г. такая обязанность налоговых органов по данному вопросу была отменена, так как сведения из разделов дублируются в бухгалтерской книге о покупках и продажах (ст. 169 НК, п. 3).

Заполнять журнал, независимо от выбранной системы налогообложения, обязаны:

  • компании, которые занимаются посредническими услугами в сфере сбыта продукции и производстве различного вида работ (комиссионеры и субкомиссионеры);
  • застройщики, нанимающие рабочих на подряды (агенты и субагенты);
  • организации, занимающиеся транспортными перевозками (документ ведет привлеченный сторонний экспедитор).

Обновлениями Постановления № 1137 от ведения журнала освобождены:

  • реализаторы продукции от иностранных компаний и объединений, не состоящих на налоговом учете в России;
  • продажа товара организациям, которые не являются лицами-налогоплательщиками НДС;
  • предприятия, занимающиеся продажей продукции по соглашениям, с учетом всех текущих расходов.

Документ заполняется уполномоченным лицом предприятия. Это работник, имеющий средне-специальное или высшее образование, по специальности: бухгалтер, финансист, экономист. Данное уполномоченное лицо должно точно фиксировать все данные счета-фактуры, не допускать ошибок при заполнении таблиц, соблюдать установленную законодательством форму заполнения разделов.

Справка! Журнал по фактурным счетам необходимо сдавать в ИФНС, по территориальной регистрации организации или предприятия.

В отделение ИФНС предоставлять учетный документ обязаны только компании, занимающиеся посредничеством. Исключение составляют лишь случаи, когда контрагенты достигли между собой договоренности по поводу невыставления счетов-фактур – документа, который удостоверяет отгрузку продукции или предоставление услуги по факту их реальной стоимости.

Письмо Минфина № 03-11-11/63683 (31.10.16 г.) сделало пояснение: «Если установлено, что покупатель не оплачивает НДС, то агент имеет право подписать с ним документ о невыставлении фактурного счета». Данная процедура говорит о том, что заводить журнал по приобретению товаров не нужно.

Внимание! Фактическую сдачу документации осуществляет назначенный руководителем компании ответственный сотрудник.

Сроки сдачи журнала учета счетов-фактур

Законодательство РФ четко установило сроки подачи журнала по счетам-фактурам. Оформленный по стандарту, заверенный подписью, документ, необходимо сдать не позже двадцатого дня месяца, который заканчивает отчетный квартал, после предоставленного ранее квартала. В конце года книгу учета счетов-фактур необходимо подать не позже 20 января (Письмо ФНС № ГД-4-3/5880@; ст. 174 НК РФ, п. 5.2).

В 2020 г. учетный журнал нужно сдавать в такие дни по кварталам:

  1. За конец 2019 г. — до 20 января;
  2. Первый, 2020 г. — до 20 апреля;
  3. Второй, 2020 г. — до 20 июля;
  4. Третий, 2020 г. — до 20 октября.

Периодичность позволяет проводить более тщательную проверку. Но в ситуации, когда окончательная дата попадает на нерабочие и праздничные дни, срок отправки автоматически переносят на первый рабочий день.

Правила ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур

К особенности заполнения документа относятся правила оформления разделов. Части таблиц, с указанием фактурных счетов посреднических компаний, без учета собственного вознаграждения, требуют точности заполнения. Если организация является плательщиком НДС, то необходимые сведения обязательно должны быть включены в разделы № 10 и № 11 декларации по налогам и агентам.

Предприятия к 2020 перешли на использование в ведении бухгалтерии программы 1С 8.3. Журнал с регистрами распечатывается по установленной нумерации, и обязательно прошивается. Правила оформления журнала по фактурным счетам предложены Приложением № 3 Постановления Кабинета Министров № 1137 (26.12.2011 г.).

В первом разделе находятся указания по регистрации документации, выставленной посредниками. Во втором разделе указаны зарегистрированные счета, полученные при сотрудничестве сторон. Стандартный вид документа представлен:

  • названием, ИНН и КПП предприятия;
  • указанием отчетного квартала.

Описывание данных осуществляется по хронологии выполненных операций. Сюда относятся различные типы бланков, в том числе, откорректированные и исправленные. Второй раздел состоит из указания следующих показателей:

  • даты выставленных счетов;
  • используемые операционные коды;
  • номера бланков с конкретным числом их заполнения;
  • точные реквизиты клиента-покупателя;
  • информация о посреднической организации и ее деятельности;
  • денежные расчетные единицы;
  • НДС;
  • стоимость ТМЦ, работ и услуг;
  • сведения о разнице по исправленным бланкам.

Заполняя журнал в программе 1С: Бухгалтерия 8, нужно обращать внимание на ее актуальность для конкретного предприятия, следить за обновлениями, соблюдать регламент заполнения. Электронная подпись документа должна быть усиленной. Ведение бумажной формы журнала считается необязательным.

Данные обязаны полностью быть идентичными с бухгалтерскими сведениями и присвоенным кодом. 1, 2 части отчетного документа представлены таблицами.

Важно! Стандартная форма ведения и оформления журнала по фактурным счетам, принятая в 2011 г., включает в себя «шапку» и две части (регистрацию выданных + полученных средств).

Коды видов операций по НДС

Чтобы осуществлять контроль за поставщиками и покупателями при посреднических действиях, необходимо пользоваться специальными кодами (определяющих выполняемые операции), которые проверяются инспекторами налоговой службы. Всего насчитывается 24 основных кода, которые определены ИФНС в одну общую таблицу-классификатор, с пояснениями по их использованию и обозначениям.

Коды и сведения по реквизитам указывают на все виды договорных сделок посредников. Возле каждой операции указывается необходимый код. Такое распределение упрощает проверку и систематизирует выполненные условия взаимодействия контрагентов. При посредничестве реализуемой продукции, принадлежащей конкретному комитенту, процесс сотрудничества отражается не только в специальной книге продаж данного лица, но и во второй части журнала по счетам. Такой процесс предполагает внесение данных по двум частям журнала с помощью кода КВО — 01.

Если посредническая компания реализует товар комитента с одновременной продажей личной продукции, то он будет считаться, и поставщиком, и комиссионером. Здесь компания-посредник обязана оформить счет на весь ассортимент товара (и свой, и реализуемый от лица-комитента). Продавец-посредник должен указать операцию с кодом КВО 15 в книге продаж, а также в журнале по фактурным счетам. Но в книге о покупках он должен поставить код КВО 01.

Затем комитент переделывает фактурный счет – сюда он вносит информацию, касающуюся только личного товара. Здесь используется код 01 для его книги продаж, и второй код – 15 для 2-й части журнала счетов-фактур у посредников.

Оформление журнала: электронный и бумажный вариант

Законодательство РФ разрешает использование документа в двух основных вариантах. Электронный журнал считается обязательным к заполнению, а бумажный используется только по желанию действующей организации. На практике, заполняют два журнала. Бумажный вариант, по истечении срока, необходимого для его хранения, отправляется в архив компании.

В 2020 г. журнал по учету счетов-фактур сдается в органы ИФНС только в цифровом варианте. Он должен быть скреплен усиленной электронной печатью директора предприятия или назначенным им уполномоченным сотрудником. Подается документ через оператора налогового документооборота.

В органах инспекции предоставляется электронный адрес подачи документа. Также подавать журнал можно, воспользовавшись разделами сайта Госуслуг, через личный кабинет. Предоставленный журнал должен отвечать требуемому законодательством формату. Официальная цифровая подпись руководителя должна быть заранее оформлена по всем правилам законного пользования.

Справка! Указание электронного варианта упоминается в ст. 174 НК, в пункте 5.2.

Куда отдавать журнал

Сдача документа осуществляется в Инспекцию ФНС, по месту официальной регистрации действующей компании. Отчитываться по месту регистрации обязаны все компании, которые занимаются:

  • грузовыми и пассажирскими перевозками;
  • разносной и развозной торговлей;
  • размещением рекламы.

Впервые полученный журнал инспекторы проанализируют, дадут после его анализа свои пояснения, замечания, и обязательно подскажут, какие именно дополнения нужно будет сделать. По результатам проверки налоговики имею право попросить письменные пояснения и предоставление первичных дополнительных бумаг, подтверждающих те или иные операции. Так прояснятся спорные моменты и другие вопросы по деятельности конкретного юридического лица.

Дополнительно журнал может быть предоставлен в ПФР, ФСС и Росстат. Сдавать отчеты напрямую онлайн можно с помощью удобного сервиса 1С-Отчетность. Это быстро и удобно.

Срок хранения журнала

Согласно указанному ранее в статье основному документу, которое на законодательном уровне регламентирует работу предприятия с журналом учета счетов-фактур (Постановлении Кабинета Министров № 1137, п. 13 Правил от 26.12.2011 г.), период хранения документа составляет не менее четырех лет, с момента его подачи в ФНС.

Установленного срока – 4 года, вполне достаточно для того, чтобы решать спорные моменты, и осуществлять, при необходимости, повторную проверку. Как только срок хранения истек, его можно удалить из ПК. При желании можно поступить также и с бумажной версией. Но здесь нужно соблюсти все необходимые этапы по уничтожению. На практике бумажную версию удаляют редко. Большие предприятия отправляют всю бумажную документацию с истекшим сроком в архив.

Здесь стоит обратить внимание на оформление бумажного варианта. После завершения квартала, в распечатанном журнале пронумеровываются листы, а затем скрепляются толстой нитью (прошивка). Листы заверяются ответственным лицом и обязательно подписываются руководителем.

Какие санкции ждут, если не сдать

При категорическом отказе собственников предприятия или руководителей организации предоставления документации по учету счетов-фактур, нарушении правил подачи журнала, предоставлении недостоверных фактов, несоблюдении сроков, компании может грозить штраф – до 10 000 рублей. Такое административное наказание накладывают на уполномоченных должностных лиц:

  • главного бухгалтера;
  • директора;
  • ведущий топ-менеджера;
  • финансового директора.

За намеренное сокрытие данных по счетам-фактурам, уклонению от обязательных платежей и налоговых взносов, инспектор ФНС имеет право обратиться в суд. Помимо административного разбирательства, в некоторых случаях, может наступить уголовная ответственность. Поэтому ведение отчетных журналов счетов и их предоставление в государственные контролирующие органы, входит в обязанность работы предприятия, занимающегося определенным видом предпринимательской деятельности.

Если в журнале имеются ошибки, то, несмотря на то, что законами не указывается момент и процедура их устранения, желательно их исправить и откорректировать. Сделать это можно, после согласования с инспектором. Правки документа аннулируют некорректный счет-фактуру, при этом стоимость товара и налог будет указываться со знаком «–», а корректный счет – с «+».

Внимание! Формировать любые декларации по счетам и налогам, заполнять отчетные документы и журналы лучше всего с помощью специальных разделов программы 1С: Бухгалтерия 8.

Полезное видео

Из видео вы узнаете как и кому следует вести журнал учета счетов-фактур.

Журнал учета выданных счетов-фактур является законодательно утвержденным документом, которым активно пользуются ряд компаний, оказывающих посреднические услуги. Документ имеет установленную форму, которую можно скопировать из программы 1С: Бухгалтерия 8, состоит из двух частей, бывает в бумажном и электронном виде, и подается в ИФНС по месту регистрации предприятия только в цифровом варианте.

Срок хранения журнала составляет 4 года. Документ представлен счетами-фактурами с установленными кодами проведенных операций, и имеет все необходимые реквизиты и информацию о контрагентах и их сотрудничестве. Соблюдение сроков подачи журнала соответствует отчетным периодам по кварталам. Необходимо постоянно следить за обновлениями в сфере бухгалтерского и налогового законодательства, регулирующего работу со счетами-фактурами и оформлением бланков.

Несоблюдение требований к ведению журналов, допущение ошибок и сокрытие реальных фактов счетов по покупкам-продажам товаров и услуг наказывается административными штрафами.

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур в 2018 году

Актуально на: 11 мая 2018 г.

Одной из форм документов, применяемых при расчетах по НДС, является журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. О том, кто ведет такой журнал, и о действующей в 2018 году форме расскажем в нашей консультации.

Журнал учета счетов-фактур: бланк

Форма журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур приведена в Приложении № 3 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Скачать для журнала учета счетов-фактур образец бланка в формате Excel можно здесь.

Журнал учета счетов-фактур: кто сдает

Вести журнал учета счетов-фактур в 2018 году должны организации и предприниматели в отношении следующей предпринимательской деятельности:

  • деятельность в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, которые предусматривают реализацию или приобретение товаров (работ, услуг) от имени комиссионера (агента);
  • деятельность на основе договоров транспортной экспедиции (при определении своего дохода как вознаграждение при исполнении данных договоров);
  • выполнение функций застройщика.

При этом не имеет значения, являются ли такие лица налогоплательщиками НДС, лицами, освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС, или лицами, не являющимся налогоплательщиками НДС (применяют УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН).

Изменения в форме журнала учета счетов-фактур

Обращаем внимание, что с 01.10.2017 Постановлением Правительства от 19.08.2017 № 981 внесены изменения как в форму журнала учета счетов-фактур, так и в порядок его заполнения.

В форме журнала учета полученных счетов-фактур изменений нет, а вот бланк журнала учета выданных счетов-фактур претерпел изменения. К слову, если раньше сводное наименование граф 10-12 было «Сведения о посреднической деятельности, указываемые комиссионером (агентом), застройщиком или техническим заказчиком», то теперь – «Сведения из счетов-фактур, полученных от продавцов». И если раньше эти графы заполнялись только комиссионерами (агентами) при ведении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, то сейчас в графах 10-12 указываются сведения из счетов-фактур (таможенных деклараций, заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов), полученных комиссионером (агентом), экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, от продавца (продавцов), а также сведения из счетов-фактур, составленных указанными лицами при исполнении ими обязанностей налогового агента при приобретении товаров (работ, услуг) у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговом органе.

Порядок заполнения журнала счетов-фактур

О том, как заполнить журнал учета счетов-фактур агенту и иным лицам, обязанным его составлять, указано в Правилах, приведенных в Приложении № 3 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Срок сдачи журнала учета счетов-фактур

Журнал учета счетов-фактур сдается в ИФНС в электронной форме по установленному формату не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ, Письмо ФНС от 08.04.2015 № ГД-4-3/5880@).

Журнал учета счетов-фактур: срок хранения

Журнал учета счетов-фактур, составленный на бумажном носителе или в электронном виде, хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Журнал учета счетов-фактур – особенная разновидность отчетности, необходимая для некоторых организаций. Он должен вестись по установленному порядку и периодически предоставляться в надзорные органы.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур .xlsСкачать образец заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур .doc

Кто обязан заполнять документ

До недавних пор данный документ обязаны были вести все компании, работающие с НДС. С 2016 года это требование по отношению к ним было отменено, т.к. сведения, вносимые в журнал, дублируются в книге покупок и продаж.

А вот предприятия, занимающиеся посредничеством в сфере сбыта товаров, предоставления услуг и производства работ, застройщики, нанимающие подрядчиков, а также организации, работающие в области транспортных перевозок и привлекающие к своей деятельности сторонних экспедиторов, этот журнал вести должны.

При этом то, по какой налоговой схеме (общей, «упрощенке» или «вмененке») работает то или иное предприятие – значения не имеет.

Зачем нужен журнал

Данный документ можно отнести к методам контроля за теми организациями, которые не предоставляют в налоговые инспекции декларации по налогу на добавленную стоимость (по причине освобождения в соответствии с законом, или отсутствия таковой обязанности в принципе).

Исходя из взятых из учетного журнала данных, налоговики проверяют, сходится ли НДС, указанный посредниками при сбыте товарно-материальных ценностей, суммам налога, принимаемым приобретателями этих ТМЦ к вычету. И точно также в обратном направлении: соответствуют ли размеры вычетов, указанные комитентами по купленным ТМЦ, НДС, начисленному продавцами этих товаров к налоговым выплатам.

Журнал ведется поквартально и отражает информацию о счетах-фактурах, выставленных в трехмесячный период отчета.

Куда отдавать документ

Журнал учета счетов-фактур необходимо сдавать в территориальное налоговое отделение по месту регистрации предприятия.

После получения журнала налоговики проводят его анализ, и по результатам проверки могут попросить письменных пояснений по поводу неясных моментов, а также затребовать дополнительные документы, в том числе спорные счета-фактуры, первичные бумаги и пр.

Периодичность предоставления журнала – один раз в квартал, до 20 числа месяца, следующего за периодом отчета (при этом если крайняя дата выпадает на выходной, то конечный срок отправки журнала переносится на ближайший понедельник или другой рабочий день).

Как передавать журнал и что будет, если не сдать

По закону журнал допускается вести в бумажном виде и на компьютере.

Обратите внимание! В налоговые органы на сегодняшний день предусмотрена только электронная сдача журнала, через компанию – спецоператора электронной системы документооборота, при этом использоваться должны только официально утвержденные форматы документа.

Если организация не предоставит вовремя заполненный бланк, она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа (до 10 000 рублей), также штраф может быть наложен на ответственных должностных сотрудников (директора и главного бухгалтера).

Особенности документа и образец журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур

Журнал учета счетов-фактур имеет унифицированную, обязательную к использованию форму, утвержденную на законодательном уровне. Функция по заполнению журнала обычно возлагается на специалиста отдела бухгалтерии.

Данный документ состоит из стандартной «шапки» и двух разделов.

Заполнение первой страницы формы

В «шапку» вносится:

  • наименование организации;
  • ее ИНН, КПП;
  • квартал, за который сдается отчетность по счетам-фактурам.

Далее в первый раздел журнала включаются сведения о выданных счетах-фактурах.

Некоторые организации – банковские, кредитные учреждения, страховые компании, негосударственные пенсионные фонды, ПИФы и т.д.- заполняют только этот отрезок журнала. При этом если выдача счетов-фактур вообще не производилась, данный раздел можно оставлять незаполненным.

Информация в первую часть вписывается, исходя из даты выставления каждого счета-фактуры, по хронологии. При этом учитываются все бланки, в том числе корректировочные и исправленные, вне зависимости от того, оформлены они в печатном виде (в компьютере) или в «живом».

После формирования счета-фактуры в журнал следует внести:

  • дату, код выполненной операции, число-месяц-год и номер заполнения бланка;
  • при необходимости реквизиты всех правленых и корректировочных документов;
  • название покупателя, его ИНН, КПП;
  • информацию о посреднической деятельности;
  • денежную единицу, в которой осуществляется платеж по счету-фактуре;
  • размер стоимости товарно-материальных ценностей, услуг, работ, в том числе НДС;
  • данные о разнице с корректировочными документами (если таковые были).

Заполнение второй страницы формы

Вторая часть документа отведена под информацию о полученных счетах-фактурах. Данные сюда включаются также строго по порядку, вне зависимости от того, в какой форме они пришли – в бумажной или электронной. Сведения сюда вносятся аналогично первому разделу.

После окончания журнала

После завершения очередного квартала, журнал необходимо распечатать. Все его листы пронумеровываются, скрепляются толстой, суровой нитью (но только не степлером), проштамповываются (при условии, конечно, что компания использует штемпельные изделия для визирования бумаг) и заверяются подписью ответственного сотрудника.

Затем журнал должен подписать руководитель предприятия. Электронную версию журнала перед передачей в налоговую службу необходимо подписать с помощью официальной электронной цифровой подписи.

Хранить журналы учета счетов-фактур следует период, установленный законодательством или срок, прописанный во внутренних нормативно-правовых актах фирмы (но не менее четырех лет). После утраты актуальности и истечения срока хранения, бланк можно удалить из компьютера или уничтожить (бумажную версию) с соблюдением установленной законом процедуры.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *