Журнал учета трудовых

Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек

Как правильно вести?

Ведение журнала осуществляется по определённому стандарту, регламентированному Трудовым кодексом, а также другими нормативными документами, к числу которых относятся Правила ведения обозначенной Книги, утверждённое правительством РФ от 16 апреля 2003 года, за № 225.

Все нюансы и основные положению заполнения основываются на представленных Правилах.

Прежде чем начать вносить записи в Книгу, она должна быть надлежаще подготовлена:

  • пронумерована;
  • прошита;
  • подписана;
  • опломбирована.

В ней должны регистрироваться трудовые книжки при приёме и увольнении, то есть когда ответственное лицо получает их на хранение и передаёт владельцу по окончании этого периода. Кроме этого учёту в журнале подлежат книжки, оформленные непосредственно на предприятии на чистом бланке. Они заводятся работникам, которые приступают к трудовым обязанностям впервые.

Каждая запись о приёме ТК всегда вносится под соответствующим порядковым номером. Для того, чтобы её оформить, нужно заполнить 11 граф, каждая из которых содержит совокупность сведений о трудовой владельца и об основаниях её принятия на хранение, которыми являются приказы о приёме на работу. Две последние графы – 12 и 13 оформляются при увольнении.

Правила заполнения и ведения

Правила (№ 225) оглашают, что за достоверное внесение сведений и надлежащее ведение журнала ответственность несёт работодатель.

Он оформляет приказом уполномоченное лицо, которое разделяет с ним эту ответственность. Выбор уполномоченного зависит:

  1. От масштабности предприятия, на котором производится учёт и хранение ТК.
  2. От наличия на предприятии штатных кадровиков.
  3. От личных предпочтений руководителя, который выбирает ответственного за ведение журнала на основании различных подходов к вопросу.

Книга заполняется аккуратно, без помарок, шариковой ручкой или чернилами синего, фиолетового или чёрного цвета.

Каждая запись наделена собственным уникальным номером, под которым вносятся сведения о движении ТК.

Скачать правило №225 «О ведении, хранении и заполнении трудовых книжек».

Как заполнять?

В Книгу вписываются сведения о книжках, передаваемых на хранение работодателю при поступлении на работу. Впоследствии, по увольнении с работы, трудовые выдаются на руки владельцам, о чём в соответствующих графах № 12 и 13 вносятся необходимые записи.

Момент заполнения последней колонки у многих неопытных кадровиков вызывает вопросы, которые необходимо рассмотреть отдельно. Казалось бы, нет ничего проще проставленной в 13 графе подписи при получении трудовой. Однако в случае неявки за ней работника лично, возникают сомнения в том – кто может поставить подпись.

Правила и инструкции, на основании которых производится учёт и ведение трудовых книжек, нигде прямо не отвечают на этот вопрос. Кроме этого, внимательно изучив нормативные документы – невозможно найти какого либо запрета на подпись в журнале лица, который забирает трудовую работника:

  • по доверенности;
  • в случае смерти.

То же касается кадровика, пересылающего трудовую книжку почтой. При оформлении её на хранение (в случае неполучения работником) уполномоченный так же окажется в затруднительном положении.

Он может посчитать возможным выходом – внесение собственной подписи. Но подобное окажется нарушением нормативов, в которых указано, что подпись за получение трудовой работник ставит лично. Из этого положения следует недопустимость проставления в журнале чужой подписи. Однако в перечисленных случаях в последней графе необходимо сделать пометку со ссылкой на документ:

  • номер почтовой квитанции;
  • номер доверенности.

Как подписывать титульный лист?

Титульный лист заполняется ответственным лицом, которого приказом назначил руководитель предприятия.

Прежде чем заполнить его, необходимо, чтобы книга соответствовала предъявляемым к ней требованиям, с нумерацией страниц и опломбировкой.

После этого уполномоченный на заполнение специалист может приступить к заполнению титульного листа. Записи должны вноситься аккуратно и без помарок – эти требования предъявляются ко всем без исключения записям, вносимым в журнал.

Наименование предприятия, на котором осуществляется учёт ТК должно вноситься правильно и в соответствии с правоустанавливающими документами предприятия, то есть должно полностью совпадать с наименованием в учредительном документе. Также нужно указать форму и тип собственности предприятия.

Если титульный лист оформляется индивидуальным предпринимателем собственноручно, по причине отсутствия специалистов, ответственных за делопроизводство, ему необходимо прописать форму собственности ИП, а далее внести свои личные данные полностью, в качестве наименования предприятия.

Эти данные полностью должны совпадать со сведениями, используемыми при регистрации ИП, а также – с паспортными данными.

Затруднение в некоторых случаях вызывает дата хранения, где необходимо указать срок, в течение которого журнал будет находиться в организации. Этот срок устанавливается локальным актом (приказом) и составляет от 50 до 75 лет. При внесении записи необходимо поставить дату заполнения титульного листа в качестве отправной точки начала ведения и учёта ТК, а далее через тире поставить аналогичное число, а год – на 50 или 75 лет больше, в зависимости от решения руководителя.

Исправления

Учитывая наличие человеческого фактора, сложно полностью застраховаться от ошибок. Несмотря на то, что Правила прописывают заполнять журнал без помарок и ошибок, предусмотрено, что ошибки всё равно могут быть допущены.

Ни в коем случае нельзя допускать исправления ошибок.

Журнал – документ строжайшего учёта и контроля, исправления в котором аналогичны подделке документов. Некомпетентный работник, внёсший непосредственное исправление в Книгу учёта может значительно пострадать от своей недальновидности.

Наличие пломб, печатей и нумерации листов обозначает, что никакое неправомерное вторжение в записи производиться не может. Не являются исключением и неправомерные исправления.

При допущении ошибки нельзя:

  • пользоваться штрихом;
  • ластиком;
  • зачёркивать букву или номер и исправлять их в тексте.

Однако в нормативных документах, в том числе – в Трудовом кодексе или Правилах (№ 225) не указываются способы исправления ошибок, которые допускаются законодательно.

Поэтому будет не лишним издать приказ или другой нормативный акт локального происхождения, который позволит кадровику исправлять ошибки по стандарту, установленному для конкретного журнала учёта.

Можно составить памятку исправления ошибок, которой пользуются некоторые кадровики, понимая, что кадровый работник или лицо, уполномоченное за ведение журнала, может перемениться и начать исправление ошибок по собственному усмотрению. Желательно этого избегать, как собственно – стремиться избегать допуска ошибок в принципе.

Существует два правомочных варианта, которые предусматривают возможность исправления ошибок в документах, если иное не предусмотрено специальными инструкциями.

Оба из них можно использовать при работе с Книгой учёта:

  1. Неверная запись полностью зачёркивается одной линией полностью, рядом делается надлежащая запись и делается приписка: «исправленному верить». Обязательно проставляется должность лица, исправившего ошибку, с указанием фамилии и инициалов.
  2. Следом за неверной записью или опиской, следует внести: «запись за номером (указать) считать недействительной» или «запись в колонке (указать) считать недействительной». После этого необходимо внести верную запись.

По правовому статусу оба способа равнозначны. Однако для ведения одного журнала желательно избрать определённый способ исправления ошибок, утвердить его локальными инструкциями по ведению журнала и использовать законно.

Замена книги учёта движения трудовых книжек

Законодательство не предусматривает определённого алгоритма замены журнала, в котором учитывались трудовые.

Однако пользование этими документами происходит на протяжении 10 лет, что допускает их замену. Естественно, что на многих предприятиях за этот период журналы заканчивались. В обиходе сложились правила, которые распространяются повсеместно и принимают форму установленных норм.

В первом случае, по окончании Книги учёта, заводится новый экземпляр. Последняя заполненная страница завершается записью, что журнал окончен. Он сдаётся в архив, а на новом бланке оформляется новый журнал. То есть вновь образованная Книга учёта оформляется в качестве самостоятельного документа, с новым перечнем порядковых номеров. Она утрачивает логическую и правовую связь с предшествующим журналом.

Во втором случае, последняя страница в журнале не знаменует завершения Книги учёта, а продолжает её на следующем бланке, который оформлен надлежащим образом, но учитывается в качестве единой книги, то есть продолжения первой.

Здесь могут повторяться регистрационные номера книги, а также могут использоваться те же идентификаторы при её опломбировании. Этот экземпляр нумеруется по принципу продолжения порядковых номеров. То есть последний номер в старой Книге является предшествующим для первого (следующего по порядку) номера в новом экземпляре.

Оба правила правомерны и могут использоваться с равным успехом. Самое главное – надлежащее оформление, которое требуется по нормативам.

Что делать если книга учёта движения трудовых книжек не велась?

Отсутствие Книги учёта или её ненадлежащее оформление – грубое нарушение трудового законодательства.

При первой же проверке трудовых инспекторов и обнаружении столь серьёзного недочёта в работе, будут вменяться штрафные санкции. Если руководитель предприятия, который отвечает за организацию кадрового делопроизводства, обнаружил эту проблему, ему необходимо срочно принять меры по её исправлению.

Обычно отсутствие журнала наблюдается у индивидуальных предпринимателей, которым до недавнего времени не разрешалось вести ТК.

Соответственно, в таких условиях не были заведены и Книги их учёта. В настоящее время нужно завести журнал, внеся в него все имеющиеся в наличии трудовые работников, работающих у юридического лица.

Для этого нужно подготовить журнал по всем правилам, заполнить титульный лист, а далее – вписать в хронологическом порядке все имеющиеся трудовые работников. То есть под номером 1 должен быть вписан тот, кто устроился на работу ранее всех, а далее – книжки тех, кто устроился позже (поочерёдно). Ничего страшного в том, что дата заполнения журнала и дата приёма на работу сотрудника различаются. Главное, чтобы документ был оформлен надлежащим образом.

Скачать бланк книги учёта трудовых книжек и вкладышей к ним.

Образец титульного листа книги учёта трудовых книжек и вкладышей к ним

Полезное видео по теме

Заключение.

При работе с документами учёта трудовых книжек, к которым относится соответствующий журнал, могут возникнуть вопросы, которые придётся решать незамедлительно. Для этого Книгу учёта с самого начала нужно вести ответственно и аккуратно, не допуская грубых нарушений. По окончании свободных страниц в документе – его нужно незамедлительно заменить. А если обнаружено его отсутствие – срочно завести.

Выписка из журнала входящей корреспонденции образец

Довольно часто секретарю приходится оформлять выписки из документов для партнерских организаций, надзорных органов, сотрудников компании и других лиц. При этом работать приходится с внутренними документами, содержание которых может составлять коммерческую тайну, да и составить выписку не так просто. Разберемся в нашем материале, какие требования к ней предъявляют.

Что такое выписка из документа и когда ее оформляют

Выписка из документации состоит из воспроизведенной части или нескольких частей внутреннего документа, оформленного в письменном виде. Чаще всего такие выписки нужны тогда, когда нельзя передать третьим лицам весь документ. Если ни конфиденциальности, ни объема нет, достаточно копии. Выписка – это с точки зрения исполнителя делопроизводственный аналог копии документа, который оформляется, если есть такая потребность.

Это может быть связано с наличием в нем такой информации, которая составляет для компании коммерческую тайну. Другой случай, когда пригодится выписка, относится к документам большого объема. В этом случае весь документ просто не нужен просителю, а достаточно лишь той части, которая содержит нужную информацию.

При этом сразу же становится понятно, что необходимо получить четкий запрос от сторонней организации или заинтересованного лица, какая информация ему нужна.

Выписки заверяют подписью аналогично копиям документов, о чем должно быть требование в инструкции по делопроизводству компании. Можно предусмотреть разный порядок заверения выписки для внутреннего пользования и для сторонней организации. Во втором случае печать организации обязательно, а в первом можно обойтись остальными реквизитами.

Читайте в электронном журнале:

Требования к оформлению выписки из документа

Некоторые ведомства устанавливают жесткие требования к оформлению выписки из отдельных документов, но для частной компании эти требования необязательны. Достаточно будет учесть главные принципы формирования этого типа документа.

Обратите внимание, что на выписке из документа секретарь должен указать номер и дату внутренней регистрации оригинала документа, на который оформляется выписка. Также помните, что личная подпись руководителя или автора документа не нужна для оформления выписки.

Пример оформления выписки документа на основе приказа

Выписку оформляют на обычном листе, оставляют полностью шапку документа со всеми реквизитами за одним исключением: в название добавляют перед видом документа слова:

«Выписка из приказа»

В выписке из документа обязательно нужно оставить как есть регистрационный номер и дату исходного документа.

Вступительную часть документа, например, преамбулу приказа по основной деятельности или причины издания приказа по личному составу, нужно также оставить без редактирования и полностью внести в выписку.

А вот распорядительную часть нужно сократить, оставив лишь существенные стороны документа, которые относятся к запросу. Например, можно оставить один или несколько пунктов приказа.

Затем в выписку вносят должность лица, которое учредило (издало) приказ, ФИО или инициалы и фамилию без подписи.

Заверение выписки из документа

Особенностью этого формата предоставления информации о внутренних документах компании является необходимость ответственному лицу заверить выписку. Заверение оформляется следующим образом. В самом конце документа ставится запись «Верно», указывается дата заверения, должность, расшифровка подписи ответственного лица (чаще всего это секретарь), подпись и печать компании.

Выписка становится юридически значимым документом только после заверения.

Пошаговая инструкция по оформлению выписки из документа

Шаг 1. Изучите исходный документ

Определите, какая часть документа-оригинала нужна.

Шаг 2. Выделите цитаты

В выписке нельзя менять формулировки, цитаты должны точно совпадать с исходным документом. Выделите и скопируйте всю необходимую информацию, включая реквизиты документа.

Шаг 3. Оформите выписку

Перепишите заголовок документа по образцу выше, вставьте выбранные цитаты из исходника, реквизиты документа (дату, номер, ответственное лицо).

Шаг 4. Заверьте

Когда выписка готова, заверьте ее. Это обязанности секретаря или кадрового работника, если бывший сотрудник подал запрос по поводу работы в вашей организации.

Разместите печать и подпись руководителя компании, если это предусмотрено локальным нормативным актом по делопроизводству.

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

Для решения каких задач заводят журнал регистрации входящих документов?

  • Проведение продуктивной справочной работы с важными бумагами.
  • Контроль внешней и внутренней работы сотрудников
  • Приведение в действие решений руководства в указанное время.
  • Учёт, систематизация и грамотная обработка поступающей корреспонденции.

Самостоятельно руководство занимается решением вопросов по:

  • Количеству граф в журналах.
  • Регистрационным формам входящей документации. Она бумажная или электронная.

Регистрация входящих документов в бумажной форме

Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.

Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете тут.

Регистрация входящих документов в электронной форме

Для этого тоже назначается ответственное лицо. Оно использует привычный файл для внесения изменений. Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls. На бумаге журналы не дублируют.

Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения. Единственные искажения возникают в данных по резолюциям и исполнителям, датам поступления писем. Потому бумажные варианты считаются предпочтительным вариантом.

Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ – читайте в этой статье.

Электронный документооборот

Система электронного документооборота – это способ, облегчающий регистрацию входящей документации.

Отдельную карточку создают для каждого документа. Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.

Крупные организации нашли выход для ограничения доступа к важной информации для посторонних лиц. Бумажные журналы для регистрации входящей документации ведутся в каждом из структурных подразделений. А в электронной форме хранятся распоряжения или приказы от руководства.

О графах журнала регистрации

В журнале регистрации входящих документов основными станут графы:

  • С указанием на исполнителя.
  • Содержательной части
  • Корреспондентских данных
  • Разновидности деловых бумаг
  • Даты
  • Регистрационного номера.

Регистрация требует присвоения номеров для всех входящих бумаг. Это надпись из цифр и букв.

Трёхчастная структура предпочтительна при заполнении:

  1. Цифра с кодом структурных подразделений по штатному расписанию идёт вначале.
  2. Второй символ изображает номер самого журнала.
  3. Последним стоит порядковый номер по документу.

Для разделения цифр используют косую черту или тире.

В дате пишут день, месяц и год, когда деловая бумага поступила в организацию. Дата и регистрационные номера прописываются справа, в нижней части.

Корреспонденция входящего вида бывает внешней или внутренней.

К основным типам бумаг относят:

  • Текст справок и распоряжений.
  • Записки с объяснениями.
  • Записки служебного вида
  • Заявления, телеграммы
  • Письма

Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители – это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте.

Как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете узнать в материалах нашей новой публикации.

Что на счёт дополнительных граф?

  • Исполнительной отметки.
  • Резолюции

Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте. Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения.

Дата резолюции – ещё одно необходимое дополнение. Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа. И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги.

Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается. И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением.

Есть ещё графы, которые включаются по желанию руководителей:

  1. Сколько листов входит в документ?
  2. Каким способом деловая бумага была доставлена?
  3. Что можно сказать в примечаниях?
  4. В каком по номеру деле описан документ и его вопрос?

Образец журнала регистрации входящих документов:

Журнал регистрации входящей корреспонденции по предприятию. Образец журнала регистрации входящих документов ОАО Афиша.

Заполнение журнала: по каким правилам это делается?

Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе. Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью.

Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение. Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.

Основные принципы регистрации входящей корреспонденции

  • В пределах одного года нумерация ставится только сквозная.
  • Информация допускается только полная. Смысл документа теряется, если данные приводятся лишь сокращённо.
  • Однократность. Через регистрацию проходят только один раз. В этот момент документам присваиваются уникальные номера.
  • Соблюдение сроков. Регистрация проводится в тот же день, когда деловая бумага поступает в организацию. Срок увеличивается до 3 дней, но только в исключительных случаях.

Не знаете, как заполнить журнал регистрации входящих документов – скачать образец вы можете по следующей ссылке.

Формы регистрации

Документация, для которой регистрация не обязательна:

  1. Материалы информационного характера.
  2. Копии распоряжений государственных органов, постановлений и нормативной документации.
  3. «Личные» пакеты с соответствующей пометкой
  4. Журнальные, брошюрные бумаги и книги, другая печатная продукция.
  5. Программные описания конференций, совещаний и семинаров, приглашения на мероприятия.
  6. Телеграммы и письма с поздравлениями.
  7. Письма с рекламным содержанием.
  8. Информационно-справочная документация.

В какой срок необходимо зарегистрировать ООО в налоговой и каковы последствия несоблюдения сроков регистрации, вы можете прочесть, перейдя по ссылке.

О журнальной форме

Применяется, если первостепенное значение у учёта. Тогда регистрация проводится для документов с наибольшей ценностью. У каждой организации свои ценные бумаги, требующие этой процедуры. Журнальные системы актуальны для работы с документами ограниченного действия.

Это касается конфиденциальных данных. Форму журналов разрабатывают для каждого вида деловых бумаг. Дробность сведений о документе имеет разную степень.

При незначительном документообороте выбирают журнальные формы. Если объёмы увеличиваются – такая система обрастает рядом недостатков. Одновременное ведение всех документов доступно только одному человеку. Процесс регистрации отнимает слишком много времени, когда информации становится слишком много.

Невозможно организовать контроль за исполнением важных решений.

Журнальная форма регистрации входящей документации.

Автоматизированная и карточная формы

Автоматизированные процессы регистрации на компьютере становятся наиболее востребованным решением для современных предприятий. Регистрация ведётся на разных рабочих местах. Сведения о документах вносятся в единую базу данных.

Предприятия и номенклатура дел

Номенклатура дел – это перечень по делам, которые заводятся в организации. Указываются сроки хранения. Оформление проводится только в порядке, установленном законодательно.

Сюда входят дела относительно структурных подразделений. То же касается журналов регистрации. Только печатные издания и научно-технические документы – не одна из частей номенклатуры.

Как изменить основной ОКВЭД ООО и какие документы для этого нужны – читайте в новой юридической статье.

Дополнительные правила

Телеграммы на предприятии принимаются под расписку. Это касается и входящей, и исходящей документации. Правила регистрации остаются такими же, что и у всех писем.

Руководство компании рассматривает телеграммы, при необходимости – решает обозначенные в них вопросы. Получатель применяет бланк или журнал для переноса текста телеграммы.

При поступлении писем в электронной форме они сразу заносятся в систему. Отдельная карточка с регистрационными данными заводится для каждого письма. С сопроводительным письмом к файлу присылаются оригиналы.

Содержание и внешний вид карточки бывают разными в программах, но суть остаётся одинаковой. Не доставляет хлопот самостоятельное изменение существующих реквизитов. Или же изменение внешнего вида.

Формы регистрации в электронном виде при желании легко распечатать на бумаге. Автоматизированные системы в эксплуатации удобнее, но никто не заставляет отказываться от бумажной формы ведения документов. Правила по оформлению документов рекомендуется закреплять в локальных нормативных актах.

Больше информации о том, как зарегистрировать входящий документ в электронном журнале на компьютере, содержится в следующем видео:

Бумажную выписку / копию электронного документа просто оформить и удостоверить. Только для официального удостоверения необходимо проверить, в каком регламентирующем документе организации закрепляется порядок регистрации поступающих документов в форме простой электронной таблицы Excel, внесено ли название и электронная форма представления этого журнала в номенклатуру дел, как контролируются права доступа к нему. То есть этот журнал, который ведется по годам в форме таблицы Excel, должен быть официальным документом организации.

Далее необходимо четко определить, какая инстанция, какой контролирующий и регулирующий орган (внутренний контроль или внешний регулятор) запросили выписку, потому что для представления в контролирующие органы часто требуется ­удостоверение выписки / копии документа подписью руководителя и печатью организации.

Во всяком случае, выписку готовит секретарь, на чьем рабочем месте ведется журнал. Выписка – это копия части текста документа. Поэтому рекомендуем секретарю создать новый файл Excel (например, с именем «выписка»), скопировать в него ­выделенный фрагмент журнала, а выше оформить в файле название вида документа:

Ниже скопированных из журнала учетно-регистрационных данных (часть таблицы с необходимыми сведениями), лучше на следующей строчке или через 1-2 строки, нужно оформить реквизиты заверительной надписи (как показано в Примере 2).

Файл с именем «Выписка из журнала регистрации поступающих документов» сохраняется (желательно в той же папке, где хранится основной журнал), распечатывается на бумаге и удостоверяется личной подписью секретаря (или иного уполномоченного лица). Далее от руки и той же ручкой, что и личная подпись, оформляется дата выписки.

В Примере 2 мы показали заверительную надпись, которая состоит не только из элементов, рекомендуемых ГОСТ Р 6.30-2003, но и включили в нее местоположение оригинала, из которого делается выписка, как того требует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х. Это повышает ее достоверность и статус как бумажной копии электронного документа.

Заверительная надпись может быть и целиком оформлена от руки.

Книга учета движения трудовых книжек в 2020 году

При работе с трудовыми книжками работодатель ведет книгу учета движения трудовых книжек. В связи с переходом в 2020 г. на электронные трудовые книжки появились некоторые особенности заполнения данного журнала.

Для чего нужна книга учета движения трудовых книжек

Согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 каждый работодатель обязан вести учет всех принятых на хранение трудовых книжек. Для этого используется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, форма которой регламентирована Постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69. В данном нормативно-правовом акте содержится рекомендованная форма этого журнала, которая может использоваться работодателями и при необходимости дополняться какими-то нужными сведениями.

Книга учета движения трудовых книжек представляет собой журнал, в который вносится информация по трудовым книжкам и вкладышам к ним при передаче их работником в компанию или выдаче документов человеку на руки. Книгу должны вести и юридические лица, и предприниматели, если они являются работодателями.

В книге необходимо отражать следующую информацию:

  • поступление трудовой книжки от нового сотрудника;
  • оформление новой трудовой, если для работника данная компания — это его первое место трудовой деятельности;
  • выдача дубликата книжки (при необходимости);
  • оформление вкладыша в трудовую книжку, если пустые листы в ней закончились;
  • выдача трудовой книжки сотруднику, если он увольняется;
  • выдача трудовой книжки работнику, если он написал заявление на ведение документа в электронном формате.

Журнал хранится в том отделе, который обязан вести работу с трудовыми книжками. Как правило, это отдел кадров, но иногда книга хранится в бухгалтерии или у секретаря.

Внимание! Неверное заполнение журнала, ошибки в нем, а также отсутствие документа в организации — прямое нарушение законодательства, за которое работодатель несет административную ответственность.

Правила заполнения книги учета движения ТК

Заполнение книги должно осуществляться с учетом конкретных требований, к которым относятся такие моменты:

  • сведения нужно вносить строго в хронологическом порядке;
  • журнал необходимо прошить и опломбировать, а его страницы пронумеровать. Директор должен проставить заверительную запись, в которой указать наименование документа, количество пронумерованных листов, дату оформления журнала, а также ФИО, должности и подписи директора и сотрудников, ответственных за ведение трудовых книжек;
  • желательно, чтобы книга имела твердую обложку, поскольку документ, как правило, используется достаточно длительный период времени, а после его окончания передается на хранение в архив.

Важно! Нарушением считается, если книга заверяется не директором, а другим сотрудником — кадровиком, главным бухгалтером или иным должностным лицом.

Заполнение книги проводится построчно с включением информации по следующим графам:

  • гр. 1 — порядковый номер записи;
  • гр. 2, 3, 4 — дата заполнения трудовой книжки или приема сотрудника на работу. Если даты не совпадают, рекомендуется ставить дату начала трудовых отношений, поскольку оформлять записи в трудовой книжке разрешено в течение 5-ти дней;
  • гр. 5 — полные ФИО работника;
  • гр. 6 — серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней;
  • гр. 7 — должность, профессия, специальность работника;
  • гр. 8 — название места работы сотрудника (отдел, подразделение, служба);
  • гр. 9 — дата и номер приказа о приеме сотрудника на работу;
  • гр. 10 — подпись кадровика или иного уполномоченного лица;
  • гр. 11 — сумма в рублях, которая получена за заполнение трудовой книжки. Если плата не взимается, в графе ставится прочерк;
  • гр. 12 — дата выдачи трудовой книжки работнику на руки при прекращении трудовых отношений. Здесь же целесообразно указать дату, с которой трудовая книжка будет вестись в электронном виде, а потому бумажный документ будет передан сотруднику на хранение;
  • гр. 13 — подпись работника при получении трудовой книжки на руки.

В журнале нужно отражать информацию не только по заполненным трудовым книжкам, но и по пустым бланкам книжек, которые в последующем будут оформлены на сотрудников. Непосредственный бухгалтерский учет этих бланков нужно проводить через программу 1С: Бухгалтерия в качестве товарно-материальных ценностей на счете 10.

Особые моменты ведения и хранения книги учета движения трудовых книжек

При ведении и хранении книги необходимо особое внимание уделять таким моментам:

  • срок хранения журнала составляет 75 лет;
  • после заполнения всех листов книга должна храниться в архиве либо другом отделе, выполняющем функции по хранению документов;
  • журнал необходимо заполнять вручную;
  • при ошибках в книге их нужно исправлять следующим образом: в строке под неверной записью поставить отметку, что «Запись под номером… считать недействительной», а затем написать правильную информацию. Исправление обязательно нужно заверить ФИО и подписью сотрудника, внесшего корректировку, с указанием даты.

Важно! Прямого запрета в законодательстве на ведение книги в электронном виде нет. Однако такое действие не представляется возможным, поскольку и сам работник, и ответственный сотрудник должны ставить свои подписи при приеме или выдаче трудовой книжки.

Ответственность за ошибки или отсутствие книги

Если работодатель нарушит законодательство по вопросу ведения книги, например, не будет ее заполнять или же допустит ошибки в документе, к нему применяются меры административной ответственности в виде штрафов. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ их размеры составляют:

  • 1 000 — 5 000 руб. для должностных лиц и ИП;
  • 30 000 — 50 000 руб. для компаний.

Совет! Если книга ранее не велась, при обнаружении данного факта нужно сразу же оформить документ по всем правилам во избежание штрафных санкций или с целью уменьшения их размера.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

#1С:Бухгалтерия #Электронная трудовая книжка #ЭТК

Нет времени читать? Пришлем вам на почту!

Заказать бесплатную консультацию эксперта!

Заказать бесплатную консультацию эксперта!

Заказать бесплатную консультацию эксперта!

Заказать бесплатную консультацию эксперта!

Заказать бесплатную консультацию эксперта!

Заказать бесплатную консультацию эксперта!

Оформление выписки из книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Вообще изначально возникает вопрос в обоснованности предоставления сведений подобных работнику. Другое дело если запросит суд, ГИТ или иные полномочные органы.
Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно…..
Т.е. документы должны быть непосредственно связаны с работой данного работника(сотрудника). Выписка или копия журнала, таковой однозначно не является, т.е. непосредственно с работой не связаны. Они лишь подтверждают факты регистрации ТК работника в установленном порядке и подтверждает факт выдачи ТК при увольнении для работодателя.
«Как правильно оформить выписку из книги учета движения трудовых книжек с отметкой о получении трудовой книжки уволенного сотрудника?» — выписка обычно делается на фирменном бланке работодателя, далее переносится табличка с графами журнала, заполняется в соответствии с ним и заверяется уполномоченным на это лицом.
«Сделать копию этого листа и заверить?» — а это уже другой вид документа, это будет именно заверенная копия листа(ов) журнала.
Так что это абсолютно 2 разных вида документов.
Если подобное запросил работник, то лично я бы однозначно ОБОСНОВАННО отказал бы в письменном виде.

Для чего нужна

  1. Для порядка в работе с трудовыми книжками.
  2. Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Кто заполняет

Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.

Чаще всего в организации это:

  • кадровик
  • бухгалтер
  • hr-менеджер

Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.

Пример заполнения книги учета трудовых книжек

На обложке:

  • полное наименование организации;
  • дата начала и окончания ведения.

Этих сведений достаточно.

Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.

Заполняем при приеме на работу

Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек:

Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер.

Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи

Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки.

При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).

Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется.

Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу).

Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу.

Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо.

Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Заполняем при увольнении

Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой. В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал. Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от 16.04.2003 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Шаг 2. В тринадцатом столбце сотрудник должен расписаться за получение своей трудовой книжки.

Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет.

Как прошить книгу учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:

  1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
  2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
  3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
  4. Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.

Как опломбировать книгу учета трудовых книжек

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

  1. На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.
  2. Заверяем пломбу оттиском печати организации.

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

  1. Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
  2. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
  3. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Срок хранения и уничтожение

Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Где можно купить

Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.

Штрафы за отсутствие или нарушения учета

В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *